Mimarlık Ofisi e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Rehber

Mimarlık ofisi e-Fatura nasıl kesilir sorusunun uygulamadaki cevabı, alıcı sorgusu ve doğru belge seçimidir. Sonra proje hizmeti, tutar, vergi alanları ve gönderim onayı tamamlanır. Belge durumu da gönderim sonrasında kontrol edilir.

Bu rehber, şirket olarak çalışan mimarlık ofisleri, şahıs işletmeleri ve serbest meslek faaliyeti yürüten mimarlar için belge seçimini ayırır. Proje, hakediş, avans, düzeltme ve arşiv adımlarını somutlaştırır. Ayrıca mimarlık ofisi sektör sayfasındaki iş akışını faturaya uyarlamanıza yardımcı olur.

Mimarlık ofisi e-Fatura nasıl kesilir?

Mimarlık ofisi e-Fatura nasıl kesilir sorusunun kısa yanıtı şudur: Alıcının kaydı sorgulanır, hizmet kalemi girilir, tutar ve vergi alanları tamamlanır. Yetkili imza sonrasında belge elektronik olarak gönderilir.

İlk olarak müşterinin vergi kimlik numarası veya kimlik bilgisi kontrol edilir. Sistem, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını gösterir. Bu sonuç, e-Fatura ile e-Arşiv arasında seçim yapmanın temelidir.

Sonra proje adı, hizmet türü, hizmet dönemi, bedel, miktar ve birim bilgileri eklenir. Sözleşmede hakediş veya aşamalı ödeme bulunuyorsa açıklama alanı buna göre hazırlanır.

Fatura taslak olarak kaydedildikten sonra alıcı unvanı, adresi, vergi bilgisi, toplam ve ödeme koşulları karşılaştırılır. Hata yoksa uygun mali mühür veya elektronik imza adımı uygulanır.

Örneğin iki ortaklı bir mimarlık ofisi, konut projesinin avan proje hizmetini faturalandırabilir. Sözleşmede üç aşama varsa her aşama, muhasebe uygulamasına uygun ayrı belgeyle izlenebilir.

Fakat her müşteri için e-Fatura seçmek doğru değildir. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv akışı, serbest meslek faaliyeti söz konusuysa e-SMM ihtimali ayrıca değerlendirilir.

Bu sırayı kullanmak, fatura ekranında rastgele alan doldurma riskini azaltır. Proje yöneticisi, muhasebe sorumlusu ve mali müşavir için belirgin kontrol noktaları oluşturur.

İş akışını görev bazında ayırmak da yararlıdır. Mimar hizmet kapsamını ve dönemini doğrular, muhasebe sorumlusu vergisel alanları inceler, yetkili kullanıcı imzalar. Bu görev ayrımı, yoğun teslim haftasında yanlış projeye belge gönderilmesini önler.

Mimarlık ofisi e-Fatura mı, e-Arşiv mi kullanır?

Ofis, e-Fatura ve e-Arşiv seçimini alıcının kayıt durumu, kendi mükellefiyet tipi ve işlemin niteliğine göre yapar. e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenip iletilen fatura demektir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya uygun elektronik akışla düzenlenen fatura demektir. Ancak özel durumlar, alıcının statüsü ve güncel elektronik belge kuralları ayrıca kontrol edilmelidir.

Mimarlık hizmeti veren kişi serbest meslek erbabı olarak çalışıyorsa, e-Fatura yerine e-SMM kapsamı gündeme gelebilir. Bu değerlendirme yalnızca meslek adına göre değil, mükellefiyet ve işlem niteliğine göre yapılır.

Şirket veya şahıs işletmesi üzerinden fatura düzenleyen ofis, müşteri kayıtlıysa e-Fatura sürecini kullanır. Müşteri kayıtlı değilse e-Arşiv seçeneğini ve kendi elektronik belge yükümlülüğünü kontrol eder.

Bir kamu kurumu, şirket, taşeron veya bireysel konut müşterisi farklı kayıt bilgileri taşıyabilir. Aynı ofis, farklı projelerde farklı belge türleri düzenlemek zorunda kalabilir; son kararı alıcı sorgusu belirler.

Geçiş zorunluluğunun kapsamı, faaliyet ve mükellefiyet özelliklerine göre değişebilir. Hadler ve uygulama koşulları yıllık güncellenebilir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge türü seçildikten sonra alıcının unvanı, vergi numarası veya kimlik bilgisi yeniden doğrulanmalıdır. Yanlış kayıt, doğru hizmet satırı bulunsa bile belgenin reddedilmesine veya yanlış işlenmesine yol açabilir.

Pratikte aynı müşterinin farklı vergi numaraları veya şubeleri bulunabilir. Sorguda görünen kayıt, sözleşmedeki şirket bilgisiyle uyuşmuyorsa belgeyi bekletin. Önce hangi tüzel kişiliğe hizmet verildiğini yazılı olarak netleştirin; adres benzerliği tek başına yeterli değildir.

Karşı durum, alıcının kayıt sorgusunda geçici olarak bulunamamasıdır. Bu sonuçta ekran görüntüsünü saklayıp tekrar sorgulama zamanını kaydedin. Belge türünü yalnızca müşterinin telefonla verdiği bilgiye dayanarak seçmeyin; güncel sistem sonucunu esas alın.

Mimarlık ofisi e-Fatura kesmeden önce ne hazırlamalı?

e-Fatura kesmeden önce ofis, mükellefiyet bilgilerini, yetkili kullanıcıyı, imza aracını ve müşteri kaydını hazırlar. Eksik tanım, gönderim sırasında teknik hata veya muhasebe uyuşmazlığı oluşturabilir.

Proje dosyasındaki sözleşme, teklif, sipariş, hakediş tutanağı ve ödeme bilgileri aynı klasörde bulunmalıdır. Her belge faturaya eklenmez; fakat açıklama ve tutar kontrolü bu kaynaklardan yapılır.

İmza yetkisi, portal kullanıcı adı ve sertifika geçerliliği önceden denenmelidir. Uygun e-imza çözümünün çalışması, fatura taslağı hazırlandıktan sonra beklenmeyen kesintileri önler.

• Ofisin vergi unvanı, vergi numarası ve adres bilgileri sistemde günceldir.
• Yetkili kullanıcının portal erişimi ve uygun imza veya mali mühür aracı çalışır durumdadır.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu ve vergi kimlik bilgileri doğrulanmıştır.
• Proje sözleşmesindeki hizmet kapsamı, dönem ve faturalama koşulu görülmüştür.
• Birim fiyat, miktar, para birimi, indirim ve vergi bilgileri hesaplanmıştır.
• Faturanın gönderileceği kişi ve iletişim bilgileri gerekiyorsa ayrıca kontrol edilmiştir.

Ofis, bu listeyi her faturada yeniden kullanabilir. Özellikle ay sonlarında yalnızca tutarı kontrol etmek yeterli değildir; alıcı, proje, hizmet dönemi ve belge türü de birlikte incelenmelidir.

Yeni kurulan bir mimarlık ofisi, ilk belgeyi göndermeden önce mali müşavirinden belge türü onayı almalıdır. Güncel GİB duyurusu ve kullanılan portalın teknik kılavuzu da kontrol edilmelidir.

Fatura kesme günü gelmeden bir örnek taslak hazırlamak, eksik alanları erken gösterir. Taslakta gerçek gönderim yapmadan müşteri kaydı, proje kodu, vergi seçimi ve açıklama sırası denenebilir. Ancak deneme belgesinin üretim ortamında gönderilmediğini ayrıca doğrulayın.

Mimarlık hizmeti e-Faturasında hangi bilgiler bulunur?

Mimarlık hizmeti e-Faturasında satıcı ve alıcı bilgileri, belge tarihi, hizmet açıklaması, tutar, vergi alanları ve elektronik belge numarası bulunur. Ekrandaki zorunlu alanlar boş bırakılmadan gönderim yapılmalıdır.

Hizmet satırında avan proje, uygulama projesi, ruhsat çizimi, danışmanlık veya kontrollük gibi işin gerçek kapsamı yazılabilir. Açıklama, müşterinin hangi hizmet karşılığında fatura aldığını tek başına anlamasına yardımcı olmalıdır.

Proje adı, mahal, sözleşme numarası, hakediş dönemi ve teslim aşaması not alanında gösterilebilir. Bu bilgiler, faturayı sözleşme ve proje klasörüyle eşleştirmeyi kolaylaştırır. Ancak açıklama, sözleşmenin yerine geçmez.

Birim fiyat, miktar, indirim, ara toplam, vergi, genel toplam, para birimi ve ödeme vadesi kontrol edilmelidir. İstisna veya tevkifat gibi alanlar, işlemin şartları doğrulanmadan seçilmemelidir.

Yanlış: Hizmet satırına yalnızca mimarlık hizmeti yazmak ve hangi projenin faturalandığını belirtmemektir. Bu ifade, aynı müşterinin birden çok işi olduğunda muhasebe ve tahsilat takibini zayıflatır.

Doğru: Konut projesi uygulama projesi, sözleşme numarası ve ilgili hizmet dönemini açıkça yazmaktır. Tutar ve vergi bilgileri de sözleşmedeki faturalama planıyla karşılaştırılmalıdır.

Birden fazla hizmet aynı faturadaysa her kalem ayrı satırda gösterilebilir. Kapsam, dönem veya vergi uygulaması farklı olan işleri tek ve belirsiz açıklamada birleştirmekten kaçının.

Belge açıklamasında ölçü birimi, hizmet bedelinin hesaplama mantığını taşımalıdır. Örneğin aylık kontrollük hizmetinde miktar ay, birim bedel aylık ücret olabilir. Tek seferlik çizimde miktarı belirsiz bırakmak yerine sistemin izin verdiği uygun birim seçilmelidir.

Karşı durumda, aynı satırda çizim, danışmanlık ve kontrollük birlikte gösteriliyorsa toplam bedelin hangi hizmete ait olduğu belirsizleşebilir. Kapsamı ayrıştırmak mümkün değilse sözleşme referansını ve teslim dönemini açıklamada daha görünür yazın.

Mimarlık ofisinde proje ve hakediş faturası nasıl düzenlenir?

Proje ve hakediş faturası, sözleşmede kararlaştırılan iş aşaması ve muhasebe uygulaması esas alınarak düzenlenir. Faturada tamamlanan hizmetin kapsamı, dönemi ve bedeli açıkça ilişkilendirilmelidir.

Avan proje, ruhsat projesi, uygulama projesi ve danışmanlık ayrı satırlarda gösterilebilir. Tek satır da mümkündür; ancak açıklama, müşterinin hangi teslim veya hizmet için ödeme yaptığını açıkça anlatmalıdır.

Hakediş tutanağı varsa belge numarası, dönem ve onay durumu fatura notunda referans verilebilir. Tutar, sözleşme, önceki faturalar ve kalan iş miktarıyla karşılaştırılmalıdır.

Uzman notu: Hakediş faturası hazırlarken yalnızca son ödeme tutarını değil, önceki faturaları ve sözleşmedeki toplam işi birlikte kontrol edin.

Avans tahsilatı, hizmetin ne zaman faturalandırılacağı ve muhasebe kaydının nasıl kurulacağı işlem niteliğine göre değerlendirilir. Avansı otomatik olarak tamamlanmış hizmet faturası kabul etmeyin; mali müşavirinize danışın.

Yurt dışı proje, dövizli sözleşme, tevkifat ihtimali veya ortak gider yansıtması varsa ayrı kontrol gerekir. Oran, istisna ve tevkifat bilgilerini tahmin ederek girmeyin; sözleşme ve güncel mevzuatla doğrulayın.

Bir ofis üç aşamalı tasarım sözleşmesi yaptıysa her aşamayı ayrı belgelemek, tahsilat ve proje kârlılığı takibini destekleyebilir. Ancak bölme işlemi sözleşmede bulunmuyorsa sonradan tek taraflı uygulanmamalıdır.

Fatura tarihi ile hizmet dönemi aynı kavram değildir. Belge tarihi sistemde oluşturulan tarihi gösterirken, hizmet dönemi açıklamada ve sözleşme kaydında ayrıca izlenmelidir.

Adım adım kontrol için önce hakediş tutanağındaki tamamlanma oranını, sonra sözleşmedeki ödeme tutarını, son olarak önceki faturaların toplamını inceleyin. Bu üç tutar aynı mantıkla örtüşmüyorsa fatura taslağını imzaya göndermeyin.

Karşı durum, müşterinin hakediş tutanağını henüz onaylamamasıdır. Böyle bir aşamada düzenleme zamanı ve belge niteliği konusunda varsayım yapmayın. Onay kaydı, teslim kanıtı ve muhasebe değerlendirmesi tamamlanmadan işlem sırasını mali müşavirle netleştirin.

Mimarlık ofisi e-Fatura portalında hangi adımları izler?

Portalda e-Fatura kesmek için doğru hesapla giriş yapılır, yeni belge ekranı açılır, bilgiler doldurulur, taslak kontrol edilir ve yetkili imza sonrasında gönderim yapılır.

Menü adları ve butonların yeri kullanılan sisteme göre değişebilir. Aşağıdaki sıra, mimarlık ofisinin temel veri ve kontrol adımlarını düzenli biçimde uygulamasına yardımcı olur.

1. Yeni e-Fatura oluşturma ekranını açın ve belge senaryosunu seçin.
2. Alıcıyı vergi kimlik numarası veya sistemdeki kayıt üzerinden doğrulayın.
3. Proje hizmetinin açıklamasını, miktarını, birimini ve birim bedelini girin.
4. İndirim, vergi, para birimi ve ödeme vadesini sözleşmeyle karşılaştırın.
5. Not alanına proje adı, dönem, hakediş veya sözleşme referansını yazın.
6. Ön izleme ile alıcı, toplam ve tarih bilgilerinin görsel kontrolünü yapın.
7. Taslağı kaydedin, yetkili imza adımını tamamlayın ve belgeyi gönderin.

İmza veya mali mühür hatası alırsanız belgeyi tekrar tekrar göndermeyin. Sertifikanın süresini, bilgisayar bağlantısını, kullanıcı yetkisini ve portal uyarısını kontrol ederek teknik destek kaydı oluşturun.

Gönderimden önce taslak numarası ile sözleşme dosyasını eşleştirin. Mimarın hazırladığı hizmet kalemleri ile muhasebenin kullandığı hesap açıklaması farklıysa, ortak metni gönderimden önce belirleyin.

Bu adımları e-Fatura ürün sayfasındaki genel teknik akışla karşılaştırabilirsiniz. Yine de her portalın arayüzü farklıdır; ekran görüntüsünden çok, veri alanlarının doğruluğuna odaklanın.

Örneğin muhasebeci taslağı hazırlarken mimar, hizmet satırlarını kontrol edebilir. Yetkilendirme izinleri buna elveriyorsa bu görev ayrımı uygulanır; her kullanıcıya imza yetkisi verilmesi gerekmez. Kullanıcı rolleri ve erişim kayıtları düzenli gözden geçirilmelidir.

Gönderilen mimarlık e-Faturası nasıl kontrol edilir?

Gönderilen mimarlık e-Faturası, yalnızca ekranda gönderildi yazmasıyla tamamlanmış sayılmamalıdır. Ofis, belge durumunu, işlem numarasını ve alıcıya ulaşan yanıtı portalın giden kutusundan kontrol etmelidir.

Başarılı, hata, kabul, ret veya bekleyen gibi durum adları kullanılan sisteme göre değişebilir. Önemli olan, belgenin teknik olarak işlenip işlenmediğini ve alıcının yanıt gerektirip gerektirmediğini anlamaktır.

İşlem numarası, belge tarihi, alıcı ve toplam tutar proje klasörüne kaydedilmelidir. PDF görünümü hızlı kontrol için yararlıdır; elektronik belgenin asıl kayıt ve doğrulama bilgisini ayrıca koruyun.

Gelen kutusunda müşterilerin gönderdiği faturalar da izlenmelidir. Ofis, taşeron çizim hizmeti veya danışmanlık alıyorsa gelen belgenin proje ve sözleşme bilgileriyle eşleştiğini kontrol etmelidir.

Örneğin giden kutusunda başarısız görünen bir faturayı yeniden hazırlamadan önce hata mesajını okuyun. Aynı numara veya içerikle ikinci belge oluşturmak, muhasebe kayıtlarında mükerrerlik riski doğurabilir.

Belge alıcıya ulaşmadıysa portal durumunu, internet bağlantısını ve sistem duyurusunu kontrol edin. Teknik sorun sürerse kayıt numarasıyla destek alın ve mali müşavire belge durumunu bildirin.

Arşivde belge numarası, işlem tarihi, müşteri, proje ve dosya yolu birlikte tutulmalıdır. Bu kayıt, müşterinin sonradan sorduğu bir faturayı hızlıca bulmayı ve muhasebeye aktarmayı sağlar.

Kontrol sırasında alıcının yanıtı ile kendi gönderim kaydını ayrı değerlendirin. Teknik olarak iletilen ancak ticari açıdan hatalı belge, müşteriyle mutabakat gerektirebilir. Durum ekranı olumlu görünse bile proje sorumlusunun içerik onayı ayrıca alınmalıdır.

Giden kutusundaki filtreleri tarih, alıcı ve belge numarasına göre kullanın. Aynı gün düzenlenen birden fazla hakedişi yalnızca toplam tutardan ayırmaya çalışmayın; proje ve hizmet dönemi sütunlarını da karşılaştırın.

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura nasıl keser?

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura kayıtlı olmadığı veya işlem için e-Arşiv akışının gerektiği durumda portalda düzenlenir. Önce alıcı bilgisi, sonra hizmet satırı ve belge türü kontrol edilir.

e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda oluşturulan, saklanan ve uygun yöntemle alıcıya iletilen fatura demektir. Bireysel konut müşterisinde ad, soyad, adres ve gereken kimlik bilgileri doğru yazılmalıdır.

Şirket müşterisinde unvan, vergi bilgisi ve adres, teklif dosyasındaki kayıtla karşılaştırılmalıdır. Proje adı, hizmet dönemi ve hakediş referansı, e-Faturada olduğu gibi e-Arşiv açıklamasında da yer alabilir.

e-Arşiv fatura ekranında belge oluşturma, vergi alanlarını doldurma, ön izleme, imzalama ve alıcıya iletme adımları izlenir. Portalda ek alanlar veya farklı menüler bulunabilir.

e-Arşiv seçimini rastgele yapmayın. Alıcının kayıtlı olduğu halde yanlış belge türü düzenlenmesi, belgenin işlenmesini ve muhasebe takibini zorlaştırabilir; gönderimden önce kayıt sorgusu yapın.

Belgenin gönderim veya teslim yöntemi, alıcı bilgileri ve güncel uygulama şartlarına göre belirlenir. E-posta adresini sözleşmeden alın; kişisel adresi tahmin ederek belge paylaşmayın.

Zorunluluk kapsamı, tutar hadleri ve teknik kurallar zamanla değişebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle yeni kurulan ofislerde ilk belgeyi göndermeden bunu yapın.

Küçük bir konut projesinde müşteri, faturayı şirket adına değil kendi adına isteyebilir. Mimarın sözleşmedeki tarafı ve ödeme yapan kişi farklıysa, alıcı bilgilerinin kime göre düzenleneceği önceden yazılı netleştirilmelidir. Bu ayrım belge sonradan değişmesin diye önemlidir.

e-Arşiv belgesini alıcıya iletmeden önce PDF görünümündeki ad, adres, toplam ve proje açıklamasını okuyun. E-posta adresinin doğruluğu, elektronik belgenin yanlış kişiye paylaşılmasını önlemek için müşteri kaydıyla karşılaştırılmalıdır.

Mimarlık e-Faturası nasıl iptal edilir veya düzeltilir?

Yanlış alıcıya veya hatalı tutarla düzenlenen mimarlık e-Faturası, portalda silinerek yok sayılmaz. Önce belge durumu ve alıcının yanıtı kontrol edilir, sonra uygun düzeltme yöntemi belirlenir.

e-Fatura senaryosu, alıcının kabul veya ret süreci ve muhasebe kaydı düzeltmenin yolunu etkileyebilir. Hizmetin verilip verilmediği, tahsilat ve sözleşme durumu da mali müşavir tarafından değerlendirilmelidir.

Yanlış: PDF dosyasını bilgisayardan silip aynı faturayı hiç düzenlenmemiş kabul etmektir. Doğru: Portal durumunu belgeleyip mevzuata uygun işlem adımını muhasebe sorumlusuyla uygulamaktır.

Alıcı belgeyi reddettiyse ret yanıtını ve gerekçeyi saklayın. Hatalı vergi bilgisi düzeltilirken yeni belgenin açıklamasında önceki belgenin işlem numarasına uygun referans kullanılması değerlendirilmelidir.

Belge kabul edilmiş veya muhasebeleştirilmişse iptal süreci farklılaşabilir. e-Arşiv için de belge türüne ve güncel kurala göre iptal veya düzeltme yolu belirlenir; tek tip çözüm yoktur.

Bir tasarım bedeli yanlış projeye yazılmışsa yeni belge kesmeden önce iki proje dosyasını karşılaştırın. İptal ve düzeltme kaydı tamamlanmadan müşteriye yalnızca yeni PDF göndermek sorunu çözmez.

Süreler ve yanıt seçenekleri belge senaryosuna göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden, eski bir işlemde kullanılan yöntemi yeni belgeye uygulamayın.

Yeni belge düzenlenmesi gereken hallerde eski belgenin numarası, düzenleme tarihi ve düzeltme gerekçesi proje dosyasında birlikte tutulabilir. Böylece müşteri, muhasebe ve denetim sırasında iki kayıt arasındaki ilişkiyi görebilir; eski belgeyi silmek doğru iz bırakmaz.

Örneğin yanlış vergi bilgisi fark edildiğinde önce hatanın belgeye mi, müşteri kartına mı ait olduğunu ayırın. Müşteri kartı düzeltilmeden yeni belge düzenlenirse aynı hata tekrar edebilir; gönderim öncesi kayıt güncellemesini doğrulayın.

Mimarlık ofisi e-Fatura kontörünü nasıl planlar?

Mimarlık ofisinde e-Fatura kontörü, gönderilen ve alınan elektronik belge adedine göre planlanır. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; bu kural aylık hesabın temelidir.

Ofis, yalnızca müşterilere kestiği faturaları saymamalıdır. Taşeron, danışman, proje ortağı veya tedarikçiden gelen e-belgeler de hesaba eklenmelidir. Gelen kutusu izlenmezse tüketim tahmini eksik kalır.

Örneğin üç aktif projesi bulunan küçük bir ofis, ay içinde sekiz belge gönderip üç belge alıyorsa dönem tüketimi on bir kontördür. Aynı tempo sürerse sonraki dönem planı bu gözleme dayanır.

Proje sayısı yerine belge adedini izlemek daha doğrudur. Tek projede dört hakediş faturası, iki düzeltme belgesi ve taşerondan gelen belgeler varsa her işlem ayrı değerlendirilmelidir.

Kontör hesabı için aylık raporda gönderilen, alınan ve bekleyen belge sayıları ayrı sütunlarda tutulabilir. Böylece yeni proje sözleşmesi imzalandığında tahmin, geçmiş gerçek kullanım üzerinden güncellenir.

İptal edilen veya başarısız görünen işlemlerin kontör etkisi, hizmet sağlayıcının güncel kullanım kuralına göre kontrol edilmelidir. Emin olmadığınız durumda paket hesabını satış tahminiyle değil, belge raporuyla yapın.

Arşiv planında belge numarası, işlem tarihi, müşteri, proje ve dosya yolu birlikte tutulmalıdır. Kullanılan saklama çözümünün erişim, yedekleme ve dışa aktarma koşullarını da mali müşavirinizle değerlendirin.

Kontör planına mevsimsel teslim yoğunluğunu ekleyin. Ruhsat döneminde gönderim artıyor, kış aylarında gelen taşeron belgeleri çoğalıyorsa son üç ay ortalaması tek başına yeterli olmaz. En yüksek aylık tüketimi ayrıca senaryo olarak yazın.

Küçük ofislerde bir kişinin hem fatura kesmesi hem gelen kutusunu yönetmesi mümkündür. Yine de aylık raporda gönderilen ve alınan belgeleri ayrı sayın; tek toplam sayı, hangi iş akışının kontör tükettiğini göstermez.

Mimarlık ofisi e-Fatura sürecinde hangi hatalardan kaçınmalı?

Mimarlık ofisi e-Fatura sürecindeki hatalar çoğunlukla alıcı bilgisi, hizmet dönemi, proje referansı, vergi alanı ve gönderim durumunun kontrol edilmemesinden kaynaklanır. Hataları işlem öncesi kısa bir listeyle azaltabilirsiniz.

İki kişilik küçük bir mimarlık ofisini düşünün. Ofis, aynı müşterinin iki projesi için teklif hazırlıyor ve muhasebe çalışanı yalnızca müşteri unvanını kontrol ediyor. Proje kodu yanlış seçilirse sorun oluşur.

Bu durumda müşteri adı doğru görünür; fakat hizmet açıklaması, hakediş dosyası ve kârlılık takibi yanlış projeye bağlanır. Fatura gönderilmeden önce proje kodu ve sözleşme numarası birlikte kontrol edilmelidir.

Yanlış: Müşteri adı doğruysa faturayı hemen göndermektir. Doğru: Alıcı, proje, hizmet dönemi, tutar, vergi ve imza durumunu aynı işlem sırasında karşılaştırmaktır.

Bir başka hata, e-Fatura kullanıcısı olmayan konut müşterisine e-Fatura göndermeye çalışmaktır. Kayıt sorgusu sonucuna göre e-Arşiv veya uygun e-SMM akışına geçmek gerekir.

Fatura tarihi ile hizmet dönemi de karıştırılabilir. Belge tarihi sistemde oluşturulan tarihi gösterir; hizmetin hangi döneme ait olduğu açıklamada ve sözleşme kaydında ayrıca izlenmelidir.

Son hata, başarılı gönderim yanıtını saklamamaktır. Portal raporunu, işlem numarasını ve ilgili proje klasörünü eşleştirin. Özel durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu kontroller özellikle dönem sonlarında önem kazanır. Yoğunluk arttığında tek kişi onayı yerine, tutar ve alıcı için ikinci kısa kontrol görevi oluşturulabilir.

Yoğun günlerde ekip, aynı taslağı iki kez oluşturabilir. Taslak numarası, proje kodu ve gönderim listesi karşılaştırılmadan ikinci kayıt açmayın. Bir belgenin gönderilip gönderilmediği belirsizse önce giden kutusunu ve işlem geçmişini inceleyin.

Özet: 5 maddede mimarlık ofisi e-Fatura nasıl kesilir?

Özetle, mimarlık ofisi e-Fatura nasıl kesilir sorusunun güvenli cevabı; belge türünü doğrulamak, proje hizmetini doğru tanımlamak, gönderim durumunu izlemek ve kayıtları saklamaktır.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu vergi kimlik numarası veya uygun kimlik bilgisiyle doğrulayın.
• Şirket faturası ile serbest meslek belgesi arasındaki farkı mükellefiyet yapınıza göre mali müşavirle netleştirin.
• Proje adı, hizmet dönemi, hakediş referansı, bedel ve vergi alanlarını sözleşmeyle karşılaştırın.
• Taslağı imzalamadan önce alıcı, toplam, belge türü ve açıklama bilgilerini ikinci kez kontrol edin.
• Gönderim durumunu, işlem numarasını ve ilgili proje kayıtlarını arşivleyerek gelen belgeleri de izleyin.

Bu beş adım, mimarlık ofisinin proje bazlı faturalama düzenini daha izlenebilir hale getirir. Ancak avans, tevkifat, istisna, dövizli hizmet veya serbest meslek statüsü gibi konular ayrıca değerlendirilmelidir.

Belge türü veya zorunluluk konusunda tereddüt varsa tahminle işlem yapmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; kullanılan portalın teknik uyarılarını da kayıt altına alın.

Küçük bir ofiste bu kontrolü tek sayfalık aylık prosedüre dönüştürmek mümkündür. Her proje için sözleşme, taslak, gönderim yanıtı ve muhasebe aktarım kaydı aynı dosya düzeninde tutulursa yeni çalışanlar da süreci daha az soru ile uygulayabilir.

Bu prosedür, mevzuat değerlendirmesinin yerine geçmez. Belge türü, istisna, tevkifat ve serbest meslek ayrımında işlem tarihindeki kuralları esas alın ve tereddüt halinde mali müşavirinizden yazılı görüş isteyin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri ayrıca belirtilir.

Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini paketler sayfasında inceleyerek belge hacminize uygun seçimi yapabilirsiniz.