Market İçin Havuz Kontör Avantajı: Tüm e-Belgeler Tek Pakette

Market için havuz kontör avantajı, e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi e-belgeleri ortak bakiyeden kullanarak belge tüketimini tek noktada izlemektir. Market havuz kontör, marketin e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi e-belgelerini ortak bakiyeden oluşturmasını sağlayan kontör modelidir. Böylece kapsam dahilindeki belge türleri için ayrı bakiye yerine, tek paketten tüketim izlenir.

Bu model, mahalle marketlerinden birden fazla şubesi bulunan işletmelere kadar farklı satış hacimlerine yarar. Özellikle gelen tedarikçi belgeleriyle giden satış belgelerini birlikte takip etmek isteyen marketler için kontör hesabını tek noktada toplar.

Market havuz kontör nedir ve markette nasıl çalışır?

Market havuz kontör, birden fazla e-belge türünün aynı kontör bakiyesinden kullanılması demektir. Market, hizmet kapsamına giren belgeleri oluştururken her işlem için ilgili ortak bakiyeden düşüm görür.

Market operasyonunda e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye akışı aynı ay içinde birlikte çalışabilir. Tedarikçi faturaları gelen kutusuna düşerken, kurumsal müşterilere faturalar ve sevkiyatlara irsaliyeler gönderilebilir.

Havuz modelinin temel kuralı, gelen ve giden belgelerin her biri için 1 kontör düşmesidir. Bu nedenle yalnızca satış faturalarını değil, gelen tedarikçi belgelerini de aylık tahmine dahil etmek gerekir.

Yanlış: Sadece marketin kestiği faturalar kontör hesabına girer. Doğru: Gelen ve giden belgelerin her biri, kapsam dahilindeyse ayrı ayrı hesaplanır.

Bir market aynı ayda hem e-Fatura hem e-Arşiv kullanıyorsa, iki belge türünün tüketimi aynı havuzda izlenebilir. Ancak paketin ilgili belge türünü kapsayıp kapsamadığı satın alma öncesinde kontrol edilmelidir.

Örneğin market, tedarikçiden gelen 300 e-Fatura ve müşterilerine gönderdiği 700 e-Arşiv belgesi için toplam 1.000 kontörlük örnek tüketim oluşturur. Bu sayı yalnızca açıklama amaçlıdır; gerçek ihtiyaç satış ve tedarikçi verileriyle hesaplanır.

Uygulamada market önce aktif belge türlerini ve kullanıcı rollerini belirler. Ardından gelen kutusu, giden kutusu ve sevkiyat kayıtları aynı dönem için karşılaştırılır; böylece ortak bakiyenin hangi işlemlerle azaldığı görünür.

Bu model, tüm belge türlerinin sınırsız biçimde aynı pakete dahil olduğu anlamına gelmez. Örneğin yalnızca e-Fatura ve e-Arşiv tanımlıysa, e-İrsaliye işlemi için ayrıca kapsam kontrolü gerekir.

Market havuz kontör avantajı hangi maliyet ve operasyon sorunlarını çözer?

Market havuz kontör avantajı, değişken belge trafiğinde farklı hizmetler için ayrı bakiye takip etme ihtiyacını azaltır. Market, ay içinde hangi belge türünün artacağını tek paket planı içinde değerlendirebilir.

Marketlerde satış yoğunluğu sabit değildir. Hafta sonu, kampanya, bayram veya sezon değişikliği e-Arşiv ve e-Fatura sayısını artırabilir. Tedarikçi teslimatları da aynı dönemde gelen belge sayısını yükseltebilir.

Ayrı paketlerde bir belge türünün bakiyesi erken tükenirken başka bir türün bakiyesi kullanılmadan kalabilir. Havuz modelinde ise kapsam içindeki belge türleri ortak bakiyeyi kullandığından, tüketim toplam belge akışı üzerinden izlenir.

Bu avantaj, kullanılmayan kontörlerin otomatik olarak başka bir hizmete aktarılacağı anlamına gelmez. Aktarım yerine, paketin baştan ortak havuz mantığıyla tanımlanması gerekir.

Yanlış: Havuz kontör, belge sayısını veya her belgenin tüketimini azaltır. Doğru: Havuz kontör, farklı belge türlerinin tüketimini tek bakiyede birleştirir; her belge için 1 kontör kuralı devam eder.

Bu nedenle fayda, muhasebe ve operasyon takibindeki dağınıklığın azalmasıdır. Market yöneticisi aylık raporda gelen, giden ve sevkiyat belgelerini tek toplamla karşılaştırabilir.

Örneğin bayram haftasında e-Arşiv sayısı artan bir market, kullanılmayan e-Fatura bakiyesinin ayrı kalması yerine toplam havuz hareketini izler. Bunun için kampanya öncesinde geçmiş yoğun haftanın belge adedi çıkarılmalıdır.

Karşı durum, tek tür belge üreten ve hacmi çok düzenli işletmedir. Böyle bir markette havuzun takip avantajı sınırlı kalabilir; yine de gelen tedarikçi belgeleri varsa toplam hesap yalnızca satış kanalına göre yapılmamalıdır.

Market hangi e-belgeleri tek havuz kontör ile kullanabilir?

Marketler için en sık kullanılan havuz kapsamı e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye belgeleridir. Ortak bakiye, satın alınan hizmet kapsamı bu belge türlerini içeriyorsa kullanılabilir.

e-Fatura, kayıtlı bir alıcıya elektronik fatura gönderilmesi veya ilgili sistem üzerinden gelen faturanın alınması demektir. Marketin kurumsal müşterileriyle yaptığı satışlarda ve tedarikçi alışlarında bu belge türü görülebilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara veya mevzuatın izin verdiği durumlara göre elektronik fatura düzenlenmesidir. Marketin bireysel ya da farklı statüdeki müşterilerine düzenlediği belgeler, sistem kuralına göre bu kapsamda oluşabilir.

e-İrsaliye, mal hareketini ve sevkiyat bilgisini elektronik ortamda belgeleyen e-belgedir. Depodan şubeye veya müşteriye yapılan sevkiyatlarda, marketin yükümlülüğü ve işlem türü uygunsa kullanılır.

Havuz modelinde e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi diğer e-belge hizmetleri de ortak kapsamda bulunabilir. Ancak marketin bu hizmetleri kullanması, faaliyet alanına ve aktif ürün tanımına bağlıdır.

e-Defter, elektronik defter sürecidir ve e-belge kontör hesabıyla otomatik olarak aynı kabul edilmemelidir. e-Defter, e-İmza veya başka bir hizmet için kontör kapsamını ürün koşullarından ayrıca kontrol etmek gerekir.

Bu ayrım, paket seçerken yanlış beklenti oluşmasını önler. Güncel hizmet kapsamını, ilgili ürün açıklamasını ve mali müşavirinizin yönlendirmesini birlikte kontrol edin.

Belge türü seçimi için önce alıcının e-Fatura durumunu, sonra mal hareketinin niteliğini kontrol edin. Sadece bireysel kasa satışına bakıp kurumsal alıcı veya depo sevkiyatını dışarıda bırakmak, kapsamı eksik planlar.

Gelen ve giden market e-belgeleri kaç kontör tüketir?

Gelen veya giden her belge, havuz kapsamındaysa 1 kontör tüketir. Hesaplama, belgenin satır sayısına veya ürün çeşidine göre değil, oluşturulan ya da alınan belge adedine göre yapılır.

Gelen belgeler, marketin tedarikçilerinden aldığı e-Fatura ve kapsam içindeki diğer e-belgelerdir. Bu belgeler gelen kutusunda görüntülense bile kontör hesabına dahil edilir.

Giden belgeler, marketin müşterilerine düzenlediği e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya sevkiyat için oluşturduğu e-İrsaliye gibi belgelerdir. Her belge türünü ayrı raporlayıp sonunda toplamı görmek gerekir.

Örneğin bir markette varsayımsal olarak 400 gelen e-Fatura, 900 giden e-Arşiv Fatura ve 150 e-İrsaliye oluşsun. Her belge 1 kontör tüketiyorsa örnek toplam 1.450 kontördür.

Aynı satış için hem fatura hem irsaliye düzenlenmesi, iki ayrı e-belge oluşturulduğunu gösterir. Bu nedenle yalnızca işlem sayısını değil, işlem başına oluşan belge türlerini de incelemek gerekir.

İptal, ret, yeniden gönderim veya teknik hata gibi durumların kontör etkisi sistem kuralına göre değişebilir. Bu işlemlerde kesin varsayım yapmadan paneldeki işlem hareketini ve hizmet koşullarını kontrol edin.

Basit formül şöyledir: aylık kontör ihtiyacı, gelen belge adedi ile giden belge adetlerinin ve kapsam içindeki diğer belgelerin toplamıdır. Sonuca, veriyle açıklanamayan sabit bir rakam eklemek yerine geçmiş aylar karşılaştırılmalıdır.

Kontrol adımı olarak ay sonunda gelen kutusundaki belge sayısını, giden kutusundaki başarılı kayıtları ve irsaliye raporunu ayrı raporlayın. Aynı belge numarası iki raporda görünüyorsa, bunun ilişki mi yoksa ayrı belge mi olduğunu doğrulayın.

Marketin aylık havuz kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Marketin aylık havuz kontör ihtiyacı, son aylardaki gelen ve giden belge adetleri ayrı ayrı incelenerek hesaplanır. En doğru tahmin, yalnızca satış faturalarına değil, tedarikçi ve sevkiyat trafiğine de dayanır.

İlk adımda son üç veya daha fazla ayın e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye adetlerini çıkarın. Panel raporları, gelen kutusu, giden kutusu ve muhasebe kayıtları birbirini doğrulamalıdır.

İkinci adımda belgeleri türlerine göre ayırın. Örneğin gelen e-Faturalar, giden e-Arşiv belgeleri ve e-İrsaliyeler ayrı satırlarda yazılmalıdır. Aynı belgenin iki kez sayılmaması için belge numarası kontrolü yapılmalıdır.

Üçüncü adımda her satırdaki belge adedini 1 kontör kuralıyla toplayın. Sonuç, belirlenen dönemin temel tüketimidir. Mevsimsel yoğunluk varsa normal ay ile yoğun ayı ayrı değerlendirmek gerekir.

Yeni şube açılması, tedarikçi değişimi veya kurumsal satışların artması geçmiş ortalamayı geçersiz kılabilir. Bu durumda mevcut belge planına yeni şubenin ve yeni müşteri kanalının tahmini eklenmelidir.

Kontör ihtiyacını hesaplarken sabit bir öneri rakamı kullanmak yerine, belge adetlerini aylık izlemek daha güvenlidir. Market e-Fatura akışının uygulamalı anlatımı için market e-Fatura nasıl keser rehberini inceleyebilirsiniz.

Adım adım tahmin için önce tablonun dönemini sabitleyin, sonra her belge türü için gerçekleşen adetleri yazın. Son olarak yeni şube, kampanya veya sevkiyat artışı gibi bilinen değişiklikleri ayrı varsayım satırında gösterin.

Yanlış: En yoğun ayı her ayın kesin tüketimi kabul etmek. Doğru: Normal, yoğun ve beklenen değişim senaryolarını ayrı hesaplayıp paketin kullanım süresiyle karşılaştırmak.

Küçük market senaryosunda havuz kontör nasıl planlanır?

Küçük bir mahalle marketi, havuz kontör planını tedarikçi belgeleri, satış belgeleri ve varsa sevkiyat belgelerini birlikte sayarak yapabilir. Bu yaklaşım, yalnızca kasa çıkışlarına bakmaktan daha gerçekçi bir tablo oluşturur.

Örnek olarak bir marketin ay içinde 420 gelen e-Fatura, 1.100 giden e-Arşiv veya e-Fatura ve 260 e-İrsaliye oluşturduğunu varsayalım. Her belge 1 kontör tüketiyorsa örnek aylık toplam 1.780 kontördür.

Bu örnekte 420 kontör alış belgelerinden, 1.100 kontör satış belgelerinden ve 260 kontör sevkiyat belgelerinden gelir. Market yöneticisi hangi grubun büyüdüğünü ayrıca görebilir.

Kasadan geçen her fişin otomatik olarak e-Arşiv Fatura sayılması gerektiği varsayılmamalıdır. Belgenin hangi kanaldan ve hangi sistem kuralıyla düzenlendiği kontrol edilerek yalnızca oluşan e-belge adedi hesaba katılmalıdır.

Gelen belgelerin takibi için ücretsiz e-fatura portalındaki gelen kutusu kullanılabilir. Mali müşavire özel panel, belgelerin kontrolünü kolaylaştırabilir; saklama koşullarında 10 yıl güvenli saklama bilgisini de hizmet kapsamından doğrulamak gerekir.

Marketin belge trafiği düşükse aylık toplamın yanında kullanım süresine de bakılmalıdır. Yüksek sezonda belge adedi artıyorsa, yalnızca ortalama ayı değil, yoğun dönem planını da satın alma kararına dahil etmek gerekir.

Bu küçük market, hesabı haftalık yenilerse 420 gelen belgenin tedarikçi teslimatlarıyla, 1.100 giden belgenin satış kanallarıyla ilişkisini görebilir. Böylece artışın kasa mı, alış mı, sevkiyat mı kaynaklandığı anlaşılır.

Şube veya depo bulunmuyorsa e-İrsaliye tahmini sıfır olabilir; ancak bu varsayım ilerideki sevkiyat kararlarını kapsamaz. Yeni dağıtım kanalı açıldığında hesap tablosu yeniden güncellenmelidir.

Tek havuz kontör ile ayrı paket modeli nasıl karşılaştırılır?

Tek havuz kontör ile ayrı paket modeli arasındaki temel fark, belge türlerinin aynı bakiyeyi kullanıp kullanmamasıdır. Market karar verirken bakiye görünürlüğünü, kapsamı ve kullanım süresini birlikte değerlendirmelidir.

Tek havuz, marketin e-Fatura ve e-Arşiv arasında geçiş yapan belge trafiğini tek toplamda görmesini sağlar. Ancak bu durum, bütün ürünlerin otomatik olarak pakete dahil olduğu anlamına gelmez.

Ayrı paket modelinde market, her hizmet için daha ayrıntılı tüketim görebilir. Buna karşılık farklı bakiyeleri aynı anda izlemek, özellikle gelen belgeler ve şube işlemleri arttığında ek kontrol gerektirebilir.

Karşılaştırma yapılırken yalnızca paket adedine bakılmamalıdır. Gelen belge tüketimi, e-İrsaliye kapsamı, kullanım süresi, portal özellikleri ve tanımlama yöntemi aynı tabloda değerlendirilmelidir.

Marketin tek belge türüyle çalıştığı çok sınırlı bir akışta ayrı paket modeli yeterli olabilir. Belge türleri ve aylık hacim çeşitleniyorsa, ortak havuzun takip avantajı daha anlamlı hale gelir.

Karşılaştırmayı uygulamak için market önce üç aylık belge adetlerini tabloya işler, sonra her modelde bakiye tükenme ihtimalini simüle eder. Kullanım süresi bitmeden tüketilemeyecek kontör varsa yalnızca toplam adede göre karar verilmez.

Market e-Fatura ve e-Arşiv süreci hangi adımlarla yürütülür?

Market e-Fatura ve e-Arşiv süreci, alıcının durumunu kontrol ederek doğru belge türünü seçme, bilgileri doğrulama ve gönderim sonucunu izleme adımlarıyla yürütülür.

1. Market, müşterinin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ve işlem için uygun belge kanalını kontrol eder.
2. Market, tarih, alıcı bilgileri, ürün veya hizmet açıklaması, miktar, tutar ve vergi bilgilerini sisteme doğru şekilde girer.
3. Market, alıcı adresi, vergi bilgileri ve belge senaryosunu göndermeden önce tekrar karşılaştırır.
4. Mal sevkiyatı varsa e-İrsaliye gerekip gerekmediğini ve fatura ile ilişkisinin nasıl kurulacağını kontrol eder.
5. Market, gönderim sonrasında belge durumunu, hata mesajını ve giden kutusundaki kayıtları izler.

Bu adımlar, yalnızca belgeyi göndermeyi değil, gönderim sonucunu kanıtlayan kayıtları da yönetmeyi amaçlar. Giden kutusunda görünmeyen veya hata alan işlemler için yeniden işlem yapmadan önce durum incelenmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv ayrımında alıcının statüsü önemlidir. Market, her müşteriye aynı belge türünü uygulamak yerine güncel mevzuat ve sistem kurallarına göre seçim yapmalıdır.

Marketin uygulamalı belge kesme sürecini e-Fatura ürün sayfasındaki kapsamla ve e-Arşiv adımlarını e-Arşiv Fatura sayfasındaki bilgilerle karşılaştırabilirsiniz.

Gönderim adımlarıyla kontör hesabı da birlikte izlenmelidir. Her geçerli gelen veya giden belgenin 1 kontör tükettiği unutulmadan, aylık rapor belge türlerine göre kontrol edilmelidir.

Yoğun kasada personel için kısa bir kontrol sırası tanımlanabilir: alıcı sorgusu, bilgilerin doğrulanması, belge türü seçimi, gönderim durumu ve arşiv kaydı. Bu sıra, yetkisi olmayan kullanıcının belgeyi rastgele yeniden göndermesini önler.

Market havuz kontör tüketimi nasıl doğru takip edilir?

Market havuz kontör tüketimi, gelen kutusu, giden kutusu ve belge türü raporları karşılaştırılarak doğru takip edilir. Amaç belge başına düşen kontörü azaltmak değil, oluşan belge adedini eksiksiz görmektir.

Günlük veya haftalık kontrol, ay sonundaki sürpriz bakiye tükenmesini önlemeye yardımcı olur. Panelde rapor özelliği varsa tarih aralığı, belge türü ve gelen-giden ayrımıyla kayıt alınmalıdır.

Şubeli marketlerde belge numarası, şube kodu veya kullanıcı bilgisiyle ayrım yapılması yararlı olur. Böylece merkez, hangi satış noktası veya depo kanalının daha fazla belge ürettiğini görebilir.

Teknik hata, ret veya yeniden gönderim durumlarında işlem otomatik olarak bir kez daha sayılmalıdır denemez. Bu işlemlerin kontör etkisi, paneldeki hareket ve hizmet koşullarından doğrulanmalıdır.

Yanlış: Bakiye azaldığında aynı belgeyi tekrar tekrar göndermek çözüm olur. Doğru: Önce gönderim durumu, hata kodu ve alıcının belge bilgileri kontrol edilmelidir.

Entegrasyon kullanan marketler, test ortamı ile canlı ortam kayıtlarını karıştırmamalıdır. Canlıda oluşan her belgenin gerçek işlem ve kontör etkisi olabileceği için yetki ve kullanıcı rolleri sınırlandırılmalıdır.

Ay sonunda muhasebe kayıtlarıyla kontör raporu karşılaştırılmalıdır. Belge sayısı ile bakiye hareketi uyuşmuyorsa, belge türü kapsamı ve gelen belgelerin hesaba katılıp katılmadığı yeniden incelenmelidir.

Haftalık kontrolde üç sayı kaydedilebilir: gelen belge adedi, giden belge adedi ve e-İrsaliye adedi. Önceki haftaya göre olağan dışı fark varsa kullanıcı, şube ve işlem durumları incelenmeden yeni paket varsayımı yapılmamalıdır.

Örneğin merkez raporu ile şube raporu farklıysa tarih filtresi veya test kaydı etkisi araştırılır. Raporların aynı başlangıç ve bitiş tarihleriyle alınması, basit ama önemli bir karşılaştırma adımıdır.

Market havuz kontör paketi seçerken hangi kontroller yapılır?

Market havuz kontör paketi seçerken önce aylık belge hacmi, sonra hizmet kapsamı ve kullanım süresi kontrol edilmelidir. Tek başına yüksek kontör sayısı, doğru paket seçildiğini göstermez.

• Market, son aylardaki gelen e-Fatura adedini ayrı bir kayıtla doğrular.
• Market, giden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini müşteri kanalına göre ayırır.
• Market, e-İrsaliye kullanıyorsa aylık sevkiyat belge sayısını hesaba katar.
• Market, gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör tükettiğini paket hesabına dahil eder.
• Market, e-SMM, e-MM, e-Bilet veya başka bir hizmetin gerçekten gerekli olup olmadığını kontrol eder.
• Market, paketin kullanım süresini ve süre başlangıcını satın alma koşullarından doğrular.
• Market, ücretsiz e-fatura portalı, gelen-giden kutusu ve güvenli saklama özelliklerini inceler.
• Market, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinin yönlendirmesini satın alma öncesinde kontrol eder.

Kullanım süresi paketlere göre 12-18 ay aralığında olabilir. Bu nedenle market, aylık tüketim ile paketin süresini birlikte değerlendirmeli ve kullanamayacağı kadar büyük alımı yalnızca birim fiyat varsayımıyla seçmemelidir.

Portal kullanımı da seçimde önemlidir. Mali müşavire özel panel, gelen ve giden belgelerin aynı iş akışında kontrol edilmesini sağlayabilir; ancak saklama ve erişim ayrıntıları hizmet koşullarından okunmalıdır.

Aynı gün tanımlama, bakiye kullanılabilirliği açısından operasyon planını etkileyebilir. Tanımlama zamanı, hizmet kapsamı ve teknik aktivasyonun nasıl yapıldığı satın alma sırasında yazılı olarak teyit edilmelidir.

Adım adım seçimde önce gerçek tüketimi bulun, sonra kapsam dışı hizmetleri ayırın, ardından kullanım süresinde tüketilebilecek miktarı değerlendirin. Son kontrol, gelen belgelerin pakete dahil olup olmadığı ve her birinin kontör düşümüdür.

Market yalnızca e-Fatura alıyor ve e-Arşiv düzenlemiyorsa, kullanılmayacak hizmeti varsayarak hesap yapmak doğru değildir. Buna karşılık kampanya dönemleri veya yeni şubeler, geçmiş düşük ortalamaya tek başına bağlı kalmayı da riskli hale getirir.

Market e-dönüşümünde havuz kontör kullanımı için hangi sorumluluklar vardır?

Market havuz kontör kullanımı, e-belge üretim sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Market, doğru belge türünü seçmek, bilgileri eksiksiz girmek ve belgeleri mevzuata uygun saklamakla yükümlüdür.

GİB kullanıcı durumu, e-Fatura veya e-Arşiv uygulamasına geçiş şartları ve e-İrsaliye kapsamı işletmenin faaliyetlerine göre değişebilir. Bu nedenle sabit bir tarih, had veya ceza rakamı üzerinden karar verilmemelidir.

Market, tedarikçilerden gelen belgeleri düzenli kontrol etmelidir. Gelen kutusunda bekleyen, hatalı görünen veya muhasebe kaydıyla eşleşmeyen belgeler mali müşavirle birlikte değerlendirilmelidir.

Giden belgelerde ürün, miktar, fiyat, vergi, müşteri ve sevkiyat bilgilerinin doğruluğu önemlidir. Yanlış bilgiyle oluşturulan belge, yalnızca kontör hesabı değil, muhasebe ve ticari kayıt açısından da sorun çıkarabilir.

Uzman notu: Kontör hesabını satın alma anında değil, her ay gelen-giden belge raporunu karşılaştırırken doğrulayın; mevzuat kapsamındaki değişiklikleri de güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle kontrol edin.

Marketin sektör ihtiyaçlarını ayrıca görmek için market sektörü sayfasını, sevkiyat belgesi kullanımı için de e-İrsaliye ürün açıklamasını inceleyebilirsiniz.

Havuz kontör, belge üretim kanallarını birleştiren bir bakiye yöntemidir. Mevzuat uygunluğu, kullanıcı yetkilendirmesi, veri doğruluğu ve saklama sorumluluğu yine market işletmesinde kalır.

Örneğin market çalışanı yanlış vergi bilgisiyle belge oluşturduğunda, havuz bakiyesi kadar önemli olan konu belgenin düzeltilme sürecidir. İşlem iptal veya yeniden düzenleme gerektiriyorsa, kayıtlar silinmeden mali müşavirle izlenmelidir.

Yanlış: Kontör satın almak, belge bilgilerinin ve saklama yükümlülüğünün sorumluluğunu sağlayıcıya devreder. Doğru: Sağlayıcı teknik akışı sunar; market doğru veri, yetki ve mevzuat kontrolünü sürdürür.

Özet: 5 maddede market havuz kontör

Market havuz kontör planı, belge türlerini ve gelen-giden akışını birlikte sayan veri temelli bir hesapla yapılmalıdır. Aşağıdaki beş madde, marketin satın alma ve kullanım kontrolünü özetler.

• Market havuz kontör, kapsam dahilindeki e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi belgelerin ortak bakiyeden kullanılmasını sağlar.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör tükettiği için yalnızca satış faturalarını saymak eksik hesap oluşturur.
• Aylık ihtiyaç, son aylardaki gelen belge, giden belge ve sevkiyat adetleri ayrı ayrı incelenerek hesaplanmalıdır.
• Paket seçerken belge kapsamı, kullanım süresi, portal özellikleri, güvenli saklama ve tanımlama yöntemi birlikte kontrol edilmelidir.
• İptal, ret, yeniden gönderim ve yeni şube gibi durumların kontör etkisi panelden ve hizmet koşullarından doğrulanmalıdır.

Marketin gerçek ihtiyacı, sabit bir kontör rakamıyla değil, kendi belge hacmiyle ortaya çıkar. Bu nedenle satın alma öncesinde rapor alınmalı, gelen belgeler unutulmamalı ve güncel GİB duyurusu ile mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

Ücretsiz e-fatura portalı, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama gibi özellikler de belge yönetimiyle birlikte değerlendirilmelidir. Böylece kontör hesabı, muhasebe ve operasyon sürecinden kopuk kalmaz.

Bu beş maddeyi aylık kapanışta uygulamak için market, rapor tarihini sabitler, belge numaralarını kontrol eder ve bakiye hareketini muhasebe kayıtlarıyla eşleştirir. Uyuşmazlık varsa yeniden gönderim yapmadan önce işlem durumunu doğrular.

efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar incelenebilir; ücretsiz e-fatura portalı seçeneği de değerlendirilebilir. Sovos altyapısına aynı gün tanımlanan paketlerde kullanım süresi pakete göre 12-18 ay arasındadır.