Market e-İrsaliye Gerekir mi? Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

Market İçin e-İrsaliye gerekir mi?

Market e-İrsaliye kullanmak zorunda olabilir; zorunluluk market adından değil, işletmenin e-İrsaliye kapsamına girmesinden ve sevkiyatın niteliğinden doğar. Mal başka bir adrese taşınıyorsa belge seçimi satıştan ayrı incelenmelidir.

Bu konu market sahiplerine, depo sorumlularına, satın alma çalışanlarına, sevkiyat personeline ve mali müşavirlere yöneliktir. Amaç, taşıma belgesiyle satış faturasını karıştırmadan doğru evrakı zamanında hazırlamaktır.

e-İrsaliye, malların taşınması veya sevk edilmesi sırasında kullanılan elektronik sevk belgesidir. Belge, malın nereden nereye, hangi miktarda ve hangi taşıma süreciyle gittiğini gösterir.

Marketin kasada müşteriye ürün satması ile ürünü araçla başka bir adrese göndermesi aynı işlem değildir. İlkinde perakende satış belgesi kuralları öne çıkabilir; ikincisinde taşıma belgesi ayrıca değerlendirilir.

Önce işletmenin GİB kapsamını, e-belge kullanıcı durumunu ve faaliyet yapısını kontrol edin. Sonra sevkiyatın taraflarını, adreslerini, ürün miktarını ve hareket zamanını doğrulayın.

Kapsam konusunda kesin karar vermeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat kapsamı, faaliyet ve mükellefiyet koşullarına göre değişebilir.

Marketin depo, şube ve satış kanallarını birlikte değerlendirmek için market sektörü sayfasına bakabilirsiniz. Böylece farklı mal hareketleri ayrı kontrol akışlarına ayrılır.

Market e-İrsaliye zorunluluğu kimleri kapsar?

Market e-İrsaliye zorunluluğu, belirli mükellef gruplarını, faaliyet alanlarını ve GİB tarafından belirlenen geçiş koşullarını kapsar. Sadece işletmenin market olarak faaliyet göstermesi kesin sonuç vermez.

Kontrolde vergi mükellefiyet türü, e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, faaliyet kodları, mal hareketlerinin niteliği ve uygulamaya geçiş şekli birlikte incelenir. Şube sayısı tek başına zorunluluk ölçütü değildir.

Bir market hem perakende hem toptan satış yapabilir. Ayrıca merkez depo, mağaza, internet siparişi ve işletmelere teslimat gibi farklı kanalları bulunabilir. Her kanalın belge ihtiyacı aynı olmayabilir.

Yanlış: Her market otomatik olarak e-İrsaliye kullanır. Doğru: Kapsam, işletmenin statüsü ve güncel GİB düzenlemesi üzerinden belirlenir.

Yanlış: Ciro veya çalışan sayısı bilinmeden kesin bir eşik söylemek. Doğru: Güncel tebliğ, duyuru ve mali müşavir değerlendirmesini birlikte kontrol etmektir.

• İşletmenin e-Fatura ve e-İrsaliye kullanıcı durumu kontrol edilmiştir.
• Marketin faaliyet alanı ve mükellefiyet bilgileri güncel kayıtlarla karşılaştırılmıştır.
• Depo, şube, tedarikçi ve müşteri sevkiyatları ayrı senaryolar halinde listelenmiştir.
• GİB kapsamı ve geçiş koşulları için güncel kaynaklar incelenmiştir.
• Belge düzenleme sorumluluğu mali müşavir ve operasyon ekibiyle netleştirilmiştir.
• Portal veya entegrasyon yönteminin teknik başvuru koşulları kontrol edilmiştir.

Kapsama girmeyen bir market, mevzuat ve teknik şartlar izin veriyorsa isteğe bağlı elektronik sevk süreci kurabilir. Gönüllü geçişte de kullanıcı kaydı, gönderim yöntemi ve saklama planlanmalıdır.

Kararsız durumda ilgili GİB kullanıcı listesi, işletmenin vergi bilgileri ve kullanılan uygulama ekranı karşılaştırılmalıdır. Bilgiler uyuşmuyorsa sevkiyat başlamadan önce yazılı teyit alınmalıdır.

Market e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

e-İrsaliye, malların taşınması veya sevk edilmesi sırasında kullanılan elektronik sevk belgesidir. e-Fatura ise satıcı ile alıcı arasındaki mal veya hizmet satışını ve bedelini gösteren elektronik faturadır.

Market e-İrsaliye ile e-Fatura aynı belge değildir ve aynı numaraya sahip olmak zorunda değildir. Faturada birim fiyat, vergi ve toplam tutar bulunur; irsaliyede sevk ve miktar bilgileri öne çıkar.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine veya nihai tüketicilere düzenlenen faturaların elektronik biçimidir. Alıcının durumu ve işlem koşulları, uygulanacak fatura türünü belirler.

Detaylı fatura ayrımı için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sayfalarındaki açıklamalar incelenebilir. Bu sayfalar, sevk belgesinin fatura yerine geçmediği temelini değiştirmez.

Yanlış: e-Fatura kesildiğinde kamyonun sevk belgesi tamamlanmış olur. Doğru: Fatura ve sevk belgesi, farklı yükümlülükleri karşılayan ayrı belgelerdir.

Yanlış: e-İrsaliye üzerinde ürün ve miktar bilgisi varsa fatura yerine geçer. Doğru: Belgenin türü, satış faturasının yerini kendiliğinden değiştirmez.

Örneğin market, tedarikçiden yüksek miktarda ürün alabilir. Tedarikçi satış için fatura düzenlerken malın taşıması için uygun irsaliye senaryosu kullanılabilir; market teslimde iki belgeyi birlikte eşleştirir.

Market deposundan şubeye ürün gönderirken e-İrsaliye gerekir mi?

Market deposundan şubeye ürün gönderiliyorsa mal fiilen bir adresten başka bir adrese taşınır. İşletme e-İrsaliye kapsamındaysa bu hareket için sevk başlamadan önce uygun belge düzenlenmelidir.

Şube transferinde satış faturası kesilmemesi, taşıma belgesi ihtiyacını kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Belge kararı, işletmenin kapsamı ve malın fiili hareketi birlikte incelenerek verilmelidir.

Gönderen depo, varış şubesi, ürün kalemleri, miktarlar ve araç bilgileri stok sistemiyle uyumlu olmalıdır. Özellikle aynı ada sahip şubelerde adres ve şube kodu ayrıca doğrulanmalıdır.

Örnek olarak küçük bir market zincirinin merkez deposundan iki kasalık ürün, ilçe şubesine gönderilsin. Depo görevlisi sevk listesini hazırlamalı ve araç çıkmadan önce şube adresini kontrol etmelidir.

Görevli ayrıca belge numarasını, ürün miktarını ve sevk kaydını araç dosyasına bağlamalıdır. Böylece teslim sırasında koli sayısı ile sistemdeki stok hareketi karşılaştırılabilir.

Bu senaryoda satış faturası düzenlenip düzenlenmeyeceği, şirketler ve transfer kaydı arasındaki hukuki yapıya bağlıdır. İç transferi satış faturası gibi göstermek de faturayı yok saymak da doğru değildir.

Şube teslim aldığında koli, adet ve hasar bilgisi belgeyle karşılaştırılmalıdır. Eksik veya fazla miktar görülürse stok kaydı, teslim tutanağı ve muhasebe prosedürü birlikte değerlendirilmelidir.

Şubeli işletmeler için süreç tasarlarken market sektörü ve e-İrsaliye açıklamalarını birlikte okuyabilirsiniz. Mevzuat bakımından güncel GİB kaynakları esas alınmalıdır.

Tedarikçiden markete gelen ürünlerde e-İrsaliye süreci nasıldır?

Tedarikçiden markete gelen mallarda belge sorumluluğu, sevkiyatı başlatan tarafın işlemine göre belirlenir. Market, satıcının e-İrsaliye durumunu ve gönderimin hangi belgeyle yapılacağını sipariş aşamasında netleştirmelidir.

Depo kabul personeli araç geldiğinde belge numarasını, gönderen ve alıcı bilgilerini, varış adresini, ürün açıklamalarını, miktar birimini ve sevk tarihini kontrol etmelidir.

Tablo, her dosya için otomatik hukuki sonuç üretmez; kapsam ve işlem türü değişebilir. Üretici, distribütör, taşıyıcı ve market farklı taraflarsa belge sorumlulukları ayrıca yazılılaştırılmalıdır.

Fatura teslimattan sonra geldiğinde market, irsaliye ile stok girişini bekleyen fatura kaydını birbirine bağlamalıdır. İrsaliye numarasını ilgili referans alanında izlemek, sonradan mutabakatı destekler.

Belge hiç ulaşmadıysa ürünleri sessizce rafa almak yerine satın alma ve muhasebe birimleri bilgilendirilmelidir. Sonradan düzenlenen belge, sevk anındaki belge düzeninin yerine otomatik olarak geçmez.

Market müşterisine yapılan teslimatta e-İrsaliye gerekir mi?

Market müşterisine yapılan her satışta e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmez. Müşterinin ürünü mağazadan alıp götürmesiyle ürünün araçla başka bir adrese gönderilmesi farklı belge senaryolarıdır.

Kasa satışında belge seçimi, işlemin perakende niteliğine, müşterinin talebine ve e-Fatura veya e-Arşiv kurallarına göre yapılır. Karar yalnızca POS cihazının fatura üretip üretmediğine bakılarak verilemez.

Market, restoran, kafe veya ofise toplu ürün gönderiyorsa mal hareketi ayrıca incelenmelidir. Fatura düzenlenmiş olması, sevk için gereken belgenin otomatik olarak tamamlandığı anlamına gelmez.

Yanlış: Kurye teslimatında e-Fatura varsa başka belge gereksizdir. Doğru: Ticari malın fiili sevki için uygulanacak belge ayrıca kontrol edilir.

Yanlış: Müşterinin bireysel olması her sevkiyatı belgesiz yapar. Doğru: İşlem türü, teslimat adresi, taşıma şekli ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilir.

Online siparişlerde depo, mağaza ve teslimat adresi birbirinden ayrılabilir. Siparişin faturalandırıldığı kişiyle malın teslim edildiği yer farklıysa sistemde alıcı ve teslimat bilgileri karıştırılmamalıdır.

Bu ayrım, e-Arşiv Fatura kurallarıyla birlikte incelenebilir; ancak e-Arşiv Fatura, taşıma belgesinin yerine geçen genel bir belge değildir.

Market e-İrsaliye nasıl düzenlenir?

Market e-İrsaliye düzenleme süreci, sevkiyat bilgilerini doğrulamakla başlar ve araç çıkmadan önce elektronik belgenin oluşturulmasıyla devam eder. Portal veya entegrasyon ekranındaki alanlar kullanılan yönteme göre değişebilir.

Aşağıdaki sıra, depo ve sevkiyat ekiplerinin günlük kontrol akışını oluşturur:

1. İşletmenin e-İrsaliye kapsamında olup olmadığı ve alıcının belge durumu kontrol edilir.
2. Gönderen depo, alıcı şube veya müşteri ve fiili teslim adresi doğrulanır.
3. Ürün adı, stok kodu, miktar, ölçü birimi ve gerekiyorsa parti bilgisi hazırlanır.
4. Sevk tarihi, araç, sürücü ve taşıyıcı bilgileri mevcut kayıtlara göre girilir.
5. Belge, sevk başlamadan önce portal veya entegrasyon üzerinden oluşturulur.
6. Gönderim durumu, hata mesajı ve belge numarası sistemden kontrol edilir.
7. Teslim kaydı, stok hareketi ve ilgili fatura veya sipariş numarasıyla eşleştirilir.

İlk üç adım atlanırsa belge doğru alıcıya gitse bile stok, adres veya miktar hatası oluşabilir. Marketlerde aynı ürünün farklı gramaj ve koli seçenekleri bulunduğundan birim seçimi ayrıca doğrulanmalıdır.

Son adım, belgenin sipariş, teslim ve stok kayıtlarıyla eşleştirilmesidir. Sistem gönderim onayı vermediyse belge düzenlenmiş kabul edilmemeli; durum ekranı ve hata mesajı incelenmelidir.

Mevzuata göre düzenleme ve gönderme zamanı farklı teknik adımlar içerebilir. Bu nedenle kullandığınız portalın güncel yardım metnini ve GİB teknik kılavuzunu kontrol edin.

Market e-İrsaliye üzerinde hangi bilgiler bulunur?

Market e-İrsaliye üzerinde tarafları, sevkiyatı, ürünleri ve taşıma ayrıntılarını tanımlayan bilgiler bulunur. Zorunlu alanlar belge senaryosuna ve güncel teknik kılavuza göre ayrıca kontrol edilmelidir.

Temel bilgilerde belge numarası ve tarihi, gönderenin ve alıcının kimlik bilgileri, sevk adresi ve teslim adresi yer alır. Ürün bölümünde malın adı, miktarı ve ölçü birimi yazılır.

Gerekiyorsa ürünün parti, seri, model veya açıklama bilgisi de eklenir. Marketlerde aynı ürünün farklı gramajları bulunduğu için yalnızca genel ürün adı kullanmak karışıklık yaratabilir.

Taşıma bölümünde araç, sürücü, taşıyıcı veya teslim şekline ilişkin alanlar bulunabilir. Depo personeli plaka ve sürücü bilgisini araç hareketinden önce doğrulamalı, değişiklikleri sistem yöntemine göre güncellemelidir.

Sipariş numarası, satın alma referansı veya ilgili fatura bilgisi belgeleri eşleştirmeyi kolaylaştırır. Ancak referans alanının doldurulması, eksik zorunlu bilgileri telafi etmez; sistem uyarıları dikkate alınmalıdır.

Yanlış: Ürün adını yalnızca iç stok koduyla yazmak. Doğru: Karşı tarafın ve kabul ekibinin anlayacağı açıklama ile miktar birimini kullanmaktır.

Yanlış: Koli gönderip adet seçmek. Doğru: Sevk edilen fiili ölçü birimini belgeye kaydetmektir. Önizleme, alıcı bilgisi ve sevk adresi ikinci kişi tarafından kontrol edilebilir.

e-İrsaliye sayfası, elektronik sevk iş akışına ilişkin genel çerçeveyi sunar. Zorunlu alanlar ve özel senaryolar için güncel GİB kaynakları esas alınmalıdır.

İade ve şube transferinde market e-İrsaliye nasıl kullanılır?

İade, şube transferi ve eksik teslimatlarda market e-İrsaliye süreci, ilk sevkiyatın aynısını kopyalamaktan ibaret değildir. Yeni hareketin yönü, nedeni, miktarı ve tarafları yeniden belirlenmelidir.

İadede mal marketten tedarikçiye dönüyorsa taşıma belgesi ile iade faturası ayrı konulardır. İade kabul numarası, ilk sevk belgesi ve ürün miktarı birlikte eşleştirilmelidir.

Hangi tarafın hangi belgeyi düzenleyeceği, sözleşme ve işlem modeline göre netleştirilmelidir. Market çalışanı, sadece ilk belgenin numarasını tekrarlayarak yeni taşıma hareketini kapatmamalıdır.

Şube transferinde alıcı, aynı tüzel kişilik içindeki varış noktası olabilir. Buna rağmen depo kodu, şube adresi ve stok sahibi bilgisi yanlış seçilirse fiili varış noktası hatalı görünür.

Hasarlı veya eksik ürünlerde kabul personeli, araçtan indirilen miktarı belgeyle karşılaştırır ve farkı kayıt altına alır. Farkın stok, fatura veya iade işlemine etkisi muhasebe prosedürüyle belirlenir.

Yanlış: İade belgesi düzenleyip ilk sevkiyat belgesini aynen kullanmak. Doğru: İade yönündeki yeni mal hareketini ayrıca tanımlamaktır.

Yanlış: Şube transferini satış faturasıyla kapatmak. Doğru: Satış ve iç stok hareketini ayrı değerlendirmektir.

Konsinye, emanet veya üçüncü taraf depolama varsa malın mülkiyeti ile fiili taşıma ayrışabilir. Böyle dosyalarda sözleşme, sipariş ve sevk akışını mali müşavirle birlikte inceleyin.

Market e-İrsaliye kayıtları nasıl kontrol ve saklanır?

Market e-İrsaliye kayıtları, sadece gönderim anında değil, teslim ve muhasebe sonrasında da kontrol edilmelidir. Elektronik belgenin durumu, mal kabulü ve stok kaydı aynı dosyada izlenmelidir.

Her gün veya sevkiyat yoğunluğuna göre belirlenen periyotta gönderilemeyen, reddedilen, bekleyen ve teslim bilgisi eksik belgeler raporlanmalıdır. Belirsiz durumda aynı sevkiyat ikinci kez gönderilmemelidir.

Depo ile muhasebe arasında üçlü eşleştirme yapılabilir: irsaliye numarası, sevk edilen miktar ve stok giriş kaydı. Satış faturası veya iade belgesi varsa ilgili numara da eklenmelidir.

• Belgenin gönderim durumu ve numarası sistemden doğrulanmıştır.
• Teslim alınan ürün miktarı, e-İrsaliye satırlarıyla karşılaştırılmıştır.
• Eksik, fazla veya hasarlı ürünler teslim kaydında açıklanmıştır.
• İlgili stok, sipariş, fatura veya iade kaydı belgeye bağlanmıştır.
• Belgeye erişim, yedekleme ve gerektiğinde ibraz yöntemi tanımlanmıştır.

Yetki matrisi, belgeyi kimin hazırladığını, kimin onayladığını ve kimin teslim aldığını göstermelidir. İşten ayrılan personelin erişimi kapatılmalı, portal değişikliğinde eski kayıtlar test edilmelidir.

Elektronik belgeler mevzuatta öngörülen süre ve bütünlük şartlarıyla saklanır. Dosyayı yalnızca bilgisayar masaüstüne indirmek yeterli değildir; erişim ve yedekleme yöntemi yazılı olmalıdır.

Belge statüsü veya arşiv sorusu için SSS sayfası kontrol edilebilir. Saklama süresi ve teknik yöntem değişebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Market e-İrsaliye işlemlerinde en sık hangi hatalar yapılır?

Market e-İrsaliye hatalarının çoğu, yanlış alıcı seçimi, eksik sevk adresi, hatalı miktar birimi ve araç çıkışından sonra işlem yapmaktan kaynaklanır. Hata, teslimatta fark edilirse stok kayıtlarını da etkileyebilir.

Depo ekranında aynı isimli şubeler, farklı vergi kimlikleri veya eski adresler bulunabilir. Sevk emrini onaylayan personel, otomatik adresi sorgulamadan kullanmamalı ve siparişle karşılaştırmalıdır.

Yanlış: İrsaliyeyi araç çıktıktan sonra düzenleyip gönderim saatini geriye almak. Doğru: Sevk başlamadan önce belgeyi oluşturmak ve sistemdeki gerçek zamanı izlemektir.

Yanlış: Miktar farkını yalnızca telefonla bildirmek. Doğru: Farkı teslim kaydı ve ilgili belge bağlantısıyla yazılılaştırmaktır.

Bir başka hata, sipariş satırlarını sevk satırlarıyla eşitlememektir. Örneğin on koli su siparişinde sekiz koli gönderiliyorsa belge fiili miktarı göstermeli, kalan iki koli ayrı izlenmelidir.

Belge gönderim hatası alındığında hata kodu, ekran durumu ve sevkiyat saati kaydedilmelidir. Teknik sorun, belgeyi kağıda geçirerek veya aynı numarayı tekrar kullanarak çözülemez.

İşletme ayda bir örneklem denetimi yapabilir. Farklı şube, ürün grubu, tedarikçi ve taşıyıcı seçilerek adres, miktar, belge durumu ve teslim kaydı karşılaştırılmalıdır.

Denetim sonucunda bulunan hata için sorumlu kişi, düzeltme yöntemi ve tekrarını önleme adımı yazılı hale getirilmelidir. Mevzuat sonucu doğurabilecek durumlarda mali müşavirden görüş alınmalıdır.

Özet: 5 maddede market e-İrsaliye zorunluluğu

Market e-İrsaliye kararında en güvenli yöntem, işletmenin kapsamını, mal hareketini ve belge zamanını birlikte değerlendirmektir. Aşağıdaki beş madde, günlük operasyon için kısa bir son kontrol sağlar.

• Marketin e-İrsaliye kapsamına girip girmediği güncel GİB kaynakları ve mali müşavir aracılığıyla kontrol edilmelidir.
• Depo, şube, tedarikçi ve işletme müşterisi sevkiyatları, kasadaki perakende satışlardan ayrı değerlendirilmelidir.
• e-İrsaliye taşıma belgesidir; e-Fatura ve e-Arşiv Fatura satışın faturalandırılması için ayrıca incelenmelidir.
• Belge, sevk başlamadan önce doğru alıcı, adres, ürün, miktar ve taşıma bilgileriyle hazırlanmalıdır.
• Gönderim, teslim, stok, fatura ve iade kayıtları aynı belge numarası üzerinden karşılaştırılmalıdır.

Bu liste, mevzuattaki tüm özel senaryoların yerine geçmez. Farklı tüzel kişiler, konsinye ürün, kargo teslimatı, iade ve yüksek hacimli şube transferlerinde işlem dosyası ayrıca incelenmelidir.

Market sahibi, depo sorumlusu ve mali müşavir aynı terminolojiyi kullanmalıdır. e-İrsaliye taşıma belgesidir; fatura türleriyle karıştırılmadığında sipariş, stok, teslim ve muhasebe kayıtları ayrı ayrı izlenebilir.

İhtiyacınızı değerlendirirken efaturakontor.com üzerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini inceleyebilirsiniz; paketler 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneği bulunur.

Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; satın almadan önce güncel kapsamı ve mali müşavirinizin önerisini kontrol edin.