Kontör Alımını Muhasebeye Nasıl Anlatırım? Mali Müşavire Not

Kontör alımını muhasebeye, faturayı ödeme ve yükleme kayıtlarıyla eşleştiren bir kontör muhasebe notu göndererek anlatabilirsiniz. Notta satın alınan adedi, ilgili hesabı ve kullanım süresini belirtin. Vergisel değerlendirmeyi ve kayıt yöntemini mali müşavirinize bırakın.

Bu rehber, kontör satın alan işletme sahipleri ve muhasebeye evrak hazırlayan çalışanlar içindir. Hangi belgelerin gönderileceğini, gelen ve giden belge tüketiminin nasıl açıklanacağını gösterir. Fatura, ödeme, yükleme ve dönem sonu bakiyesi arasındaki farkı netleştirir.

Kontör muhasebe notu nedir ve hangi bilgileri içerir?

Kontör muhasebe notu, e-belge hizmeti alımını fatura ve kullanım kayıtlarıyla açıklayan işletme içi bilgi notu demektir. Mali müşavire işlemin niteliğini gösterir. Tek başına fatura, ödeme belgesi veya mevzuatta tanımlanmış ayrı bir muhasebe belgesi yerine geçmez.

Notun amacı, “Ne satın alındı?” sorusunu işlem bazında cevaplamaktır. E-belge kontörü, kapsama giren belgelerin işlenmesinde kullanılan hizmet birimi demektir. Bu alım, telefon konuşma süresi veya bankaya yatırılan nakit bakiye olarak açıklanmamalıdır. Notu faturayla birlikte arşivleyin.

İlk satıra işletmenin unvanını, ilgili hesap bilgisini ve işlemin amacını yazın. Ardından satıcı unvanını, fatura numarasını ve fatura tarihini ekleyin. Böylece aynı ayın diğer yazılım veya iletişim faturalarıyla karışmasını önlersiniz.

Sonraki satırda satın alınan kontör adedini ve paketin kullanım süresini belirtin. Yükleme tarihini ayrıca yazın; fatura tarihiyle aynı olduğunu varsaymayın. Varsa mevcut bakiyeyi, yeni yüklemeyi ve dönem sonu bakiyesini ayrı alanlarda gösterin.

Örneğin, yalnızca “kontör aldık” açıklaması muhasebe için işlemi yeterince tanımlamaz. “İşletmenin e-belge hesabına tanımlanan hizmet kontörü satın alındı” açıklaması daha nettir. Bu cümlenin yanına adet ve belge bağlantısını ekleyerek kaydı izlenebilir hâle getirin.

Muhasebe notunda kesin hesap kodu veya kesin gider dönemi dayatmayın. Hizmet sözleşmesi, kullanım süresi ve işletmenin muhasebe düzeni birlikte değerlendirilir. Mali müşavirin karar verebilmesi için yorum yerine faturadaki bilgileri eksiksiz ve değişmeden aktarın.

Kontör alımıyla birlikte başka bir hizmet satın aldıysanız bunu ayrıca belirtin. Örneğin, kurulum bedelini kontör adedi içinde göstermeyin. Faturada hizmetler ayrı satırlardaysa notta da aynı ayrımı koruyun; belirsiz satırlar için satıcıdan yazılı açıklama isteyin.

Kontör alımında mali müşavire hangi belgeler gönderilir?

Kontör alımında mali müşavire fatura, ödeme kanıtı, paket koşulları ve yükleme kaydı gönderilir. Belgeler aynı işlemi işaret etmelidir. Ödeme yapan kişiyle faturadaki işletme farklıysa bu farkı, ilgili açıklama ve ödeme belgesiyle görünür kılın. Düzeltme gerekip gerekmediğini sorun.

Elektronik faturanın yalnızca mesajlaşma uygulamasından alınmış görüntüsünü paylaşmakla yetinmeyin. Mevcutsa elektronik dosyayı ve okunabilir görüntüsünü birlikte iletin. Mali müşavirinizin kullandığı belge aktarım yöntemini izleyin; ekran görüntüsünü asıl belge dosyasının yerine koymayın. Eksik dosyaları ayrıca listeleyin.

• Faturanın elektronik dosyasını ve okunabilir kopyasını ekleyin; satıcı, alıcı, tarih ve numara alanlarının görünürlüğünü kontrol edin.
• Banka dekontunu veya ödeme kuruluşu kaydını ekleyin; ödeme tarihiyle fatura tarihini ayrı ayrı belirtin.
• Sipariş veya paket belgesini paylaşın; kontör adediyle kullanım süresinin aynı işlem için açıkça görüldüğünden emin olun.
• Yükleme kaydını ekleyin; tanımlamanın hangi işletme hesabına, hangi tarihte ve kaç kontör olarak yapıldığını gösterin.
• Dönemsel tüketim raporunu ekleyin; gelen belgelerle giden belgelerin adetlerini ve rapor tarih aralığını ayrı ayrı belirtin.
• Varsa iade, iptal veya düzeltme yazışmalarını ekleyin; tutar ve bakiye farklarının dayanağını aynı dosyada saklayın.

Dosyaları fatura numarası veya işletmenizin işlem kodu etrafında gruplayın. Örneğin, aynı işlem klasöründe fatura, dekont ve yükleme kaydı bulunabilir. Birden fazla şirket adına alım yaptıysanız her şirketin belgelerini ayrı dosyalarda tutun. Klasör adında ilgili dönemi belirtin.

Fatura henüz ulaşmadıysa dekontu gönderip işlemi tamamlanmış evrak gibi sunmayın. Notta eksikliği gizlemeden “fatura bekleniyor” ifadesini açıkça kullanın ve satıcıdan belgeyi talep edin. Ödeme kanıtı para hareketini gösterir; satın alınan hizmetin faturalandırıldığını tek başına doğrulamaz.

Kontör alımı muhasebeye hangi sırayla aktarılır?

Kontör alımı muhasebeye önce belge eşleştirmesi, sonra hesap ve dönem kontrolü yapılarak aktarılır. Satın alma bilgisiyle fiilî yüklemeyi ayrı aşamalar olarak izleyin. Bu sıra, mali müşavire bilgi verirken ödemenin kullanımla veya gider kaydıyla aynı şey sayılmasını önler.

1. Faturadaki alıcı unvanını ve vergi kimliğini işletmenin güncel bilgileriyle karşılaştırın; uyuşmazlığı daha sonra çözmek üzere ertelemeyin.
2. Fatura toplamını ödeme kaydıyla eşleştirin; kısmi ödeme veya ayrı tahsilat varsa muhasebe notunda ayrıca açıkça belirtin.
3. Siparişteki kontör adedini, kullanım süresini ve varsa ayrı hizmet satırlarını faturayla satır bazında karşılaştırın.
4. Hesap hareketlerinden yüklenen adedi doğrulayın; yükleme tarihini ve işletme hesabını muhasebe notuna aynı işlem için yazın.
5. Kullanım raporunda gelen ve giden belgeleri ayrı gösterin; raporun başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtin.
6. Hazırladığınız notu ekleriyle mali müşavire gönderin; cevap beklediğiniz eksik belge ve dönemlendirme sorularını ayrı maddelerde iletin.

Satın alma aşamasındaki işlem sırasını e-Fatura kontör satın alma rehberi üzerinden ayrıca kontrol edebilirsiniz. Muhasebeye gönderilecek notta satın alma kaydındaki sipariş numarasıyla fatura numarasını birbirine bağlayın. Aynı numara değillerse iki alanı tek bir numara gibi yazmayın.

Örneğin, ödeme yapıldıktan sonra yükleme başka bir tarihte tamamlanabilir. Bu durumda ödeme tarihini değiştirmek yerine her iki tarihi de ayrı alanlarda açıkça kaydedin. Mali müşavir, para hareketiyle hizmetin kullanılabilir hâle geldiği zamanı ayrı bilgiler üzerinden değerlendirir.

Yükleme görünmüyorsa yalnızca ödeme dekontuna bakarak kontörlerin kullanıma açıldığını söylemeyin. Satıcıya işlem numarası ve hedef hesap bilgisiyle başvurun. Muhasebe notuna ayrı bir satırda “ödendi, tanımlama doğrulanmadı” açıklamasını ekleyin; sonradan gelen yükleme kaydını aynı işlem dosyasına bağlayın.

Kontör faturasındaki satıcı ile entegratör hesabı farklıysa ne yazılır?

Kontör faturasındaki satıcı ile hesabın çalıştığı entegratör farklıysa notta her kurumun rolünü ayrı yazın. Faturayı düzenleyen taraf, satın alma belgesindeki satıcıdır. Sovos altyapısı ise kontörlerin tanımlandığı e-belge hesabının teknik bağlamını açıklar; bu iki bilgi birbirinin yerine geçmez.

Entegratör hesabı, işletmenin elektronik belgelerini ilgili teknik altyapıda yönettiği hesap demektir. Hesabı tanımlarken işletme unvanını ve doğrulanmış hesap bilgisini kullanın. Kullanıcı adı, parola veya elektronik imza erişim bilgilerini muhasebe notuna yazmayın.

Notta “Satıcı: faturada yazan unvan; altyapı: Sovos; hedef işletme: faturadaki alıcı” şeklinde alanlar açabilirsiniz. Bu alanları belgeden okuyarak doldurun. Satıcıyla altyapı adının farklı olması, faturanın yanlış düzenlendiğini tek başına kanıtlamaz.

Ancak alıcı vergi kimliği yanlışsa konu yalnızca açıklama notuyla kapatılamaz. Satıcıdan duruma uygun düzeltme sürecini yazılı olarak isteyin. Mali müşavire yanlış belgenin ve düzeltme yazışmasının mevcut olduğunu bildirin; faturadaki verileri kendiniz değiştirerek yeni belge üretmeyin.

Birden fazla işletmenin belgelerini yöneten muhasebe çalışanları hedef hesabı ayrıca kontrol etmelidir. Aynı kişinin erişebildiği iki hesap, aynı alıcı anlamına gelmez. Örneğin, farklı şirketlere ait kontör yüklemelerini tek şirketin faturası altında birleştirerek açıklamayın.

Hesabın teknik rolünü anlamak için Sovos altyapısı ve entegratör hesabı açıklamasını inceleyebilirsiniz. Muhasebe açısından gerekli olan, satın alma belgesiyle doğru hesabın bağlantısıdır. Altyapı adı tek başına bedeli, yükleme tarihini veya kullanım süresini doğrulamaz.

Ekranda firma adı kısaltılmış görünüyorsa yalnızca bu görüntüye güvenerek eşleştirme yapmayın. Vergi kimliği veya doğrulanmış hesap tanımlayıcısı üzerinden kontrol edin. Erişim sorunu varsa hesap sahibinden gerekli alanları gösteren kayıt isteyin; yetkisiz hesap paylaşımı talep etmeyin.

Kontör faturası gider kaydında hangi döneme aittir?

Kontör faturasının gider kaydı, yalnızca ödeme tarihine değil hizmetin niteliğine ve ilgili olduğu döneme göre değerlendirilir. Faturanın işletmeyle ilgisi ve belge uygunluğu da incelenir. Tüm bedelin tek seferde giderleştirilmesi her işlem için otomatik sonuç değildir.

Dönemlendirme, gelir ve giderlerin ilgili oldukları muhasebe dönemleriyle eşleştirilmesi demektir. Birden fazla döneme yayılan kullanım hakkı bu açıdan değerlendirme gerektirebilir. Kullanım süresi, sözleşme koşulları ve hizmetin sunuluş biçimi mali müşavirin kararına dayanak sağlar.

Örneğin, dönem sonuna yakın alınan kontörlerin büyük kısmı sonraki dönemde kullanılabilir. Bu bilgiyi bakiyeyle birlikte açıkça paylaşın. Mali müşavir, bedelin dönem gideri olarak mı yoksa gelecek dönemlere ait gider takibiyle mi izleneceğini somut belgelere göre değerlendirir.

Yanlış: Kontör bedeli ödendiyse tamamı mutlaka aynı gün gider yazılır. Doğru: Ödeme, fatura ve hizmet dönemi ayrı ayrı kontrol edilir. Muhasebe kaydının zamanı ve yöntemi, işlemin belgeleri ile uygulanacak muhasebe esaslarına göre belirlenir.

Ödeme yapılmış ancak fatura veya hizmet tanımlaması henüz tamamlanmamış olabilir. Böyle bir durumda işlemin avans olarak izlenmesi gerekip gerekmediğini mali müşavire sorun. Kullanılmamış kontör adedini doğrudan para tutarında gider veya zarar saymayın.

Uzman notu: Kullanım süresi dolan bakiyeyi otomatik gider veya iade kabul etmeyin. Önce sözleşmedeki sona erme ve iade koşullarını belgeleyin. Tereddütte güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; kesin hesabı varsayımla seçmeyin.

Kayıt yaklaşımının ayrıntıları için kontör faturasının gider kaydı açıklamasına bakabilirsiniz. Muhasebe notunda belirli bir hesap kodunu zorunluymuş gibi yazmak yerine gerekli belgeleri sağlayın. İşletmenin muhasebe düzeni ve işlem koşulları bilinmeden standart kayıt önerisi vermeyin.

Kontör bedeli, KDV ve ödeme tutarı nasıl eşleştirilir?

Kontör bedeli, KDV ve ödeme tutarı faturadaki alanlar ayrı ayrı okunarak eşleştirilir. Vergi hariç bedeli toplam tahsilatla karıştırmayın. Mali müşavire matrahı, faturada gösterilen KDV tutarını, genel toplamı ve fiilen ödenen tutarı ayrı alanlarda iletin.

Matrah, verginin hesaplanmasına esas alınan tutar demektir. Faturada indirim veya birden fazla hizmet satırı varsa ilgili tutarları satır bazında kontrol edin. Kontör bedeliyle başka hizmetlerin bedellerini, yalnızca aynı faturada bulundukları için tek kalemmiş gibi açıklamayın.

KDV oranını eski bir faturadan veya başka işletmenin belgesinden kopyalamayın. Elinizdeki faturanın düzenlendiği işlem için geçerli uygulama esas alınmalıdır. Oran ya da indirim hakkı konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

KDV indirimi, yalnızca ödemenin yapılmış olmasına dayanılarak varsayılamaz. Belgenin uygunluğu, hizmetin işletme faaliyetiyle ilişkisi ve ilgili şartlar birlikte değerlendirilir. Notta “KDV kesin indirilecek” yazmak yerine faturadaki verileri aktarın ve değerlendirmeyi mali müşavire açık bir soruyla bırakın.

Banka hesabından çıkan tutar fatura toplamından farklıysa farkın nedenini araştırın. Kısmi ödeme, ayrı banka masrafı veya birden fazla faturanın birlikte ödenmesi söz konusu olabilir. Farkı kapatmak için faturadaki KDV tutarını veya hizmet bedelini elle değiştirmeyin.

Örneğin, iki kontör faturası tek havaleyle ödenmişse her faturaya düşen ödeme payını belirtin. Dekont açıklaması yetersizse satıcıdan eşleştirme bilgisi isteyin. Muhasebeye tek dekont gönderirken bunun yalnızca bir faturaya ait olduğu izlenimini oluşturmayın.

Kontör başına maliyet hesabı yaparken kullandığınız tutarın kapsamını ayrıca yazın. Vergi hariç hizmet bedeliyle hesaplanan maliyet, toplam ödeme üzerinden hesaplanan maliyetle aynı değildir. Bu hesap, işletme içi bütçe karşılaştırmasıdır; tek başına muhasebe kaydı yöntemi belirlemez.

Gelen ve giden e-belgeler kontör tüketimini nasıl değiştirir?

Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; yalnızca düzenlenen belgeleri saymak tüketimi eksik gösterir. Muhasebe notuna iki yönün adetlerini ayrı ekleyin. E-belge türünü de belirtin; kontör hesabını yalnızca satış faturası sayısıyla sınırlamayın.

Tek havuz kontör, kapsamındaki farklı e-belge türlerinin ortak bakiyeden kullanılması demektir. Bu kapsam e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet işlemlerini içerir. Hizmet kapsamı dışında kalan ürünlerin de aynı bakiyeden karşılandığını varsaymayın. Her belge yönünü kendi raporuyla eşleştirin.

Tablodaki değerler yalnızca hesaplama örneğidir; mevzuat tutarı veya paket önerisi değildir. Başlangıçtaki 600 kontörden toplam 420 kontör tüketildiğinde 180 kontör kalır. Sonuç, aynı işletmenin raporlanan dönemi için başka yükleme, iade veya düzeltme hareketi bulunmadığı varsayımıyla geçerlidir.

Yanlış: Ay içinde 240 belge gönderdim, dolayısıyla yalnızca 240 kontör kullandım. Doğru: Aynı dönemde gelen 180 belge de tüketimi artırır. Muhasebe notunda gelen ve giden kutularının aynı tarih aralığına ait raporlarını birlikte kullanın.

Taslak, başarısız iletim veya iptal durumlarında bakiyenin nasıl etkilendiğini işlem kaydından doğrulayın. Bir belgenin iptal edilmesi otomatik kontör iadesi anlamına gelmeyebilir. Emin olmadığınız hareketleri raporda işaretleyip hizmet koşullarına ve yazılı destek açıklamasına başvurun.

Kontör yüklemesi ve ay sonu bakiyesi nasıl doğrulanır?

Kontör yüklemesi, işlem kaydındaki artışın doğru işletme hesabında görülmesiyle doğrulanır. Ay sonu bakiyesi ise başlangıç, yükleme ve tüketim hareketleri birlikte kontrol edilerek açıklanır. Sipariş onayı veya ödeme dekontu, hesabın gerçekten güncellendiğini tek başına kanıtlamaz.

Önce portalın bakiye veya hesap hareketleri alanını açın; ekran adı kullanılan arayüze göre değişebilir. İşletme hesabını ve rapor tarihini kontrol edin. Satın alınan adetle görünen yüklemeyi karşılaştırın; ekran görüntüsünü tarih bilgisi görünür şekilde aynı işlem dosyasına ekleyin.

Ardından gelen ve giden kutularındaki işlem raporlarını aynı tarih aralığında alın. Rapor yalnızca belirli belge türünü gösteriyorsa bunu not edin. E-İrsaliye hareketleriyle fatura hareketlerini farklı aralıklardan toplamak, görünürde açıklanamayan bir bakiye farkı oluşturabilir.

Basit kontrol hesabı şöyledir: başlangıç bakiyesi artı yüklemeler eksi tüketim, beklenen kalan bakiyeyi verir. Ancak ayrıca onaylanmış düzeltme veya iade hareketleri bulunabilir. Bu hareketleri ayrı satırlarda gösterin; farkı kapatmak için belge adetlerini değiştirmeyin.

Örneğin, satın alınan miktardan fazla artış görürseniz bunu otomatik olarak ek satın alma saymayın. Önce hareket açıklamasını ve varsa ek tanımlama kaydını inceleyin. Hediye veya düzeltme niteliğindeki bir yüklemeyi faturalanan kontör miktarından ayrı belirtin.

Hesaba tanımlama sürecini Sovos kontör yükleme adımları üzerinden kontrol edebilirsiniz. Yine de muhasebe notuna genel rehberi değil, kendi işleminizin kanıtını ekleyin. Hedef hesap bilgisi, yükleme tarihi ve kontör adedi aynı kayıtla ilişkilendirilebilmelidir.

Fark çözülemiyorsa satın alma sorumlusu satıcıyla görüşüp yazılı açıklama istemelidir. Mali müşavire açıklanamayan farkı gizlemek yerine tutarsızlığın hangi kalemde olduğunu bildirin. Ay kapanışında tekrar kontrol edilecek kayıtları listeleyin; sonradan gelen cevabı önceki notun yanına ekleyin.

Küçük bir kafe kontör alımını muhasebeye nasıl anlatır?

Küçük bir kafe, kontör alımını muhasebeye satın alma belgesiyle aylık gelen ve giden belge raporunu birleştirerek anlatabilir. Satış adediyle kontör tüketimini aynı kabul etmemelidir. Kafenin belge düzeni ve zorunlulukları ayrıca mali müşavirin değerlendirmesine bağlıdır.

Örnek kafede dönem başında 700 kontör bulunduğunu ve başka yükleme yapılmadığını varsayalım. İşletme aynı dönemde 130 e-belge göndermiş, 90 e-belge almış olsun. Toplam tüketim 220 kontör, başka hareket yoksa kalan bakiye 480 kontördür.

Kafe sahibi önce kontör alım faturasını ve ödeme kaydını muhasebe klasörüne ekler. Sonra hesabın doğru işletmeye ait olduğunu kontrol eder. Tüketim raporunda gelen 90 belgeyi, düzenlenen 130 belgenin altına ayrı bir satır olarak yazar.

Muhasebe notuna “Dönem başı 700, giden 130, gelen 90, dönem sonu 480 kontördür” açıklamasını ekleyebilir. Bu sayılar örnektir; gerçek notta portal kayıtları kullanılmalıdır. Kullanım süresinin ne zaman biteceği de paketin belgelerine bakılarak ayrıca belirtilir.

Kafedeki her perakende satışın mutlaka bu havuzdan bir kontör düşürdüğünü varsaymayın. İşlemde düzenlenen belgenin türünü ve kullanılan sistemi kontrol edin. Ödeme kaydedici cihaz fişi, kart ödeme kaydı ve e-belge kaydı birbirinin yerine kullanılmamalıdır.

Kafe sahibi bir sonraki alımı planlarken yalnızca müşterilere düzenlenen belgeleri dikkate almamalıdır. Tedarikçilerden gelen belgeler de kontör tüketir. Benzer dönemlerin iki yönlü toplamlarını karşılaştırın; açılış, sezon değişimi veya toplu alım gibi olağandışı hareketleri ayrıca işaretleyin.

Beklenen bakiye ile ekrandaki bakiye farklıysa hemen yeni paket alarak farkı kapatmaya çalışmayın. Önce tarih aralığını, ek yüklemeleri ve varsa düzeltmeleri kontrol edin. Çözülemeyen farkı mali müşavire bildirin; satın alma ihtiyacını doğrulanmış kalan bakiye üzerinden hesaplayın.

Ücretsiz e-fatura portalı ile kontör bedeli nasıl ayrılır?

Ücretsiz e-fatura portalı ile kontör bedeli ayrı hizmet unsurlarıdır; portal erişiminin ücretsiz olması belge tüketimini ücretsiz yapmaz. Muhasebe notunda satın alınan şeyin kontör olduğunu açıkça belirtin. Ayrı ücretli hizmet varsa bunu faturadaki satırıyla birlikte gösterin.

Portal, e-belgeleri oluşturma, görüntüleme ve yönetme işlemlerinin yürütüldüğü uygulama arayüzü demektir. Kontör, kapsamındaki belge işlemlerinde kullanılan hizmet birimi demektir. Faturada yalnızca kontör bedeli bulunuyorsa ayrıca ödenmiş portal lisansı varmış gibi bir açıklama eklemeyin.

Yanlış: Portal ücretsiz olduğuna göre muhasebeye gönderilecek hizmet alım faturası yoktur. Doğru: Kontör için ödeme yapıldıysa ilgili satın alma belgesi ayrıca değerlendirilir. Ücretsiz erişimle ücretli tüketim farklı unsurlardır; notta bunları tek kavram altında birleştirmeyin.

Örneğin, işletme portal için ayrıca ödeme yapmadan yalnızca kontör satın alabilir. Bu durumda açıklama “e-belge kullanım kontörü alımı” şeklinde kurulabilir. Faturada başka bir hizmet de varsa onun niteliğini satıcı açıklamasıyla doğrulayın; tamamını kontör olarak adlandırmayın.

Ücret kalemlerini ayırmak için e-fatura portalı ücretlendirme modelleri açıklamasını inceleyebilirsiniz. Muhasebe notunda genel fiyatlandırma modelinden çok kendi sözleşmenizdeki koşullar önemlidir. Erişim, kullanım, saklama veya ek hizmet bedellerinin hangilerinin ayrıca ücretlendirildiğini belge üzerinden kontrol edin.

E-Defter, e-İmza veya farklı bir ürün bedelinin kontör havuzuna dahil olduğunu kendiliğinden varsaymayın. Her ürünün fatura satırını ve kullanım koşulunu ayrı değerlendirin. Aynı tedarikçiden alınmaları, tüm hizmetlerin aynı tüketim birimiyle veya aynı muhasebe açıklamasıyla izleneceği anlamına gelmez.

Muhasebe dosyasında ücretsiz sunulan özellikler için varsayımsal bedeller üretmeyin. Ücretli bir paket içinde birlikte sunulan unsurlar belirsizse satıcıdan ayrıntılı açıklama isteyin. Mali müşavir, fatura ve sözleşmeyi birlikte değerlendirir; pazarlama metnini tek başına kayıt dayanağı olarak kullanmaz.

Mali müşavire gönderilecek kontör muhasebe notu nasıl yazılır?

Mali müşavire gönderilecek kontör muhasebe notu, işlem bilgilerini ve eklerini tek mesajda eşleştiren kısa bir metin olarak yazılır. Aşağıdaki taslak işletme kayıtlarıyla doldurulabilir. Köşeli parantezli alanları doğrulanmış bilgilerle değiştirin; bilinmeyen alanlara tahmin yazmayın.

Mesajın konusunu “Kontör alımı belgeleri ve dönem bilgisi” şeklinde belirleyebilirsiniz. Aynı işletmenin birden fazla faturası varsa her işlem için ayrı not hazırlayın. Böylece mali müşavir, bir yükleme kaydının hangi faturaya bağlandığını mesaj içinden anlayabilir.

Mali müşavire gönderilecek örnek mesaj

Sayın mali müşavirimiz, [işletme unvanı] adına e-belge işlemlerinde kullanılmak üzere [adet] kontör satın alındı. Satıcı [faturadaki unvan], fatura numarası [numara], fatura tarihi [tarih] bilgisindedir. Faturanın elektronik dosyası ve okunabilir kopyası mesajın ekindedir.

Faturada vergi hariç bedel [tutar], KDV [tutar], genel toplam [tutar] olarak görünmektedir. Ödeme [tarih] tarihinde [ödeme yöntemi] ile yapılmıştır. Ödenen tutar [tutar] olup dekont ektedir; varsa ödeme farkının açıklaması [açıklama] şeklindedir.

Kontörler [tarih] tarihinde [doğrulanmış işletme hesabı] hesabına tanımlanmıştır; yükleme kaydı ektedir. Paketin kullanım süresi [belgede yazan süre] olarak belirtilmiştir. Başlangıç bakiyesi [adet], dönem içi yüklemeler [adet], gelen belge sayısı [adet], giden belge sayısı [adet] şeklindedir.

Raporlanan tarih aralığı [başlangıç ve bitiş] olup kapanış bakiyesi [adet] kontördür. Varsa düzeltmeler [açıklama] alanında ayrıca gösterilmiştir. Eksik belge veya doğrulanmamış hareketler [açıklama] şeklindedir; gider dönemi ve KDV değerlendirmesi için görüşünüzü rica ederiz.

Taslağı göndermeden önce eklerin açıldığını ve bilgilerin aynı işletmeye ait olduğunu kontrol edin. Henüz tanımlanmayan kontörler için gerçekleşmiş yükleme ifadesini kullanmayın. Boş alan bırakmak yerine “belge bekleniyor” veya “doğrulanmadı” yazarak eksikliği açıkça belirtin.

Özet: 5 maddede kontör muhasebe notu

Kontör muhasebe notu, doğru fatura, ödeme, yükleme, tüketim ve dönem bilgisini bir araya getirmelidir. Bu beş başlık tamamlandığında mali müşavir işlemi belgeleriyle değerlendirebilir. Notun görevi kayıt kararını vermek değil, karar için gerekli veriyi görünür kılmaktır.

• Hizmeti e-belge kontörü olarak tanımlayın ve satın alınan adedi yazın. Başka ürünlerin bedellerini kontör miktarı içinde göstermeyin.
• Fatura ile ödeme kaydını aynı işlem dosyasında eşleştirin. Alıcı, satıcı, tarih, tutar ve varsa ödeme farklarını doğrulayın.
• Yüklemeyi doğru işletme hesabında işlem kaydıyla doğrulayın. Fatura, ödeme ve tanımlama tarihleri farklıysa her birini ayrı alanlarda belirtin.
• Gelen ve giden her belgenin bir kontör düşürdüğünü hesaba katın. Başlangıç, yükleme, tüketim ve kapanış miktarlarını birlikte kontrol edin.
• Kullanım süresini ve eksik belgeleri mali müşavire bildirin. Gider dönemiyle KDV değerlendirmesini varsayımlar yerine doğrulanmış işlem bilgileri üzerinden isteyin.

Örneğin, ödeme tamamlanmış ancak yükleme doğrulanmamışsa notu “işlem tamamlandı” diye kapatmayın. Sorumlu kişiyi belirleyip satıcıdan kayıt isteyin. Düzeltme geldikten sonra aynı dosyayı güncelleyin; eski ve yeni bilgilerin birbirinden ayırt edilebilmesini sağlayın.

Her ay yeniden uzun bir açıklama yazmanız gerekmez; aynı şablonun işlem alanlarını güncellemeniz yeterlidir. Ancak önceki ayın bakiyesini veya kullanım süresini kontrol etmeden kopyalamayın. Satın alma ihtiyacını, doğrulanmış iki yönlü tüketim ve kalan süreyle birlikte değerlendirin.

İhtiyacınızı netleştirdiğinizde, efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-fatura portalı ile Sovos altyapısına aynı gün tanımlama sunulur. Paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır; seçtiğiniz paketin süresini satın almadan doğrulayın.