e-Fatura Portalı Ücretli mi? Piyasadaki Ücretlendirme Modelleri

e-Fatura portalı, temel erişim için ücretsiz olabilir; ancak belge hareketleri ve ek hizmetler ücret doğurabilir.

e-Fatura portalı ücreti, yalnızca ekran erişim bedeliyle değil, belge üretimi ve saklama modeline göre belirlenir. Ücretsiz portal erişimi, gönderilen veya alınan belgelerin kontörsüz olduğu anlamına gelmez.

Bu ayrım, küçük işletmelerin teklifleri doğru karşılaştırmasını sağlar. Portal aboneliği, işlem başı ücret, kontör paketi, entegrasyon ve ek hizmet bedelleri ayrı ayrı incelenmelidir.

e-Fatura portalı ücreti nedir?

e-Fatura portalı ücreti, elektronik belge işlemleri için ödenen toplam maliyeti ifade eder. Bu toplam, portal erişimi ücretsiz olsa bile kullanılan kontörleri veya sözleşmede belirtilen diğer kalemleri içerebilir.

Portal, e-Fatura oluşturma, imzalama, gönderme ve gelen belgeleri takip etme ekranıdır. Bazı portallar temel erişimi ücretsiz sunar, bazıları ise dönemsel abonelik bedeli uygular.

Ücretin ilk parçası, sisteme giriş ve belge yönetimi için alınan erişim bedelidir. İkinci parça, gönderilen veya alınan her belgenin tükettiği kontör üzerinden hesaplanabilir.

Üçüncü parça, ERP bağlantısı, özel entegrasyon, e-imza veya ek kullanıcı gibi seçeneklerden oluşabilir. Her sağlayıcı aynı özellikleri aynı fiyat kapsamına dahil etmez.

Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu, mali müşavire özel panel ve güvenli saklama bulunabilir. Sunulan özelliklerde belgelerin 10 yıl güvenli saklanması ayrıca belirtilmişse, bu kapsam sözleşmeden doğrulanmalıdır.

Ücretsiz erişim arayan işletme, öncelikle hangi işlemlerin ücretsiz olduğunu sormalıdır. Belge gönderme, gelen belge görüntüleme, arşivleme ve teknik destek ayrı satırlarda incelenmelidir.

Bu yüzden fiyatı tek bir rakam olarak değil, işlem akışı olarak inceleyin. Portalda giriş, belge hazırlama, imzalama, gönderme, alma ve saklama adımlarının her biri için kapsamı ayrı yazın.

Örneğin aylık birkaç belge düzenleyen bir kafe, manuel ekranla başlayabilir. Kafe sahibi önce gelen tedarikçi belgelerini ve gönderdiği belgeleri kaydeder; daha sonra ek kullanıcı veya entegrasyon gereksinimini değerlendirir.

İzlenecek sıra şöyledir: ücretsiz erişimin kapsamını okuyun, belge başına tüketimi sorun, kullanım süresini not edin ve yalnızca ihtiyaç duyulan ek hizmetleri seçin.

Yanlış: Portal ücretsizse e-Fatura kullanımı tamamen ücretsizdir. Doğru: Portal erişimi ücretsiz olabilir, fakat belge başına kontör veya başka hizmet bedeli uygulanabilir.

e-Fatura portalı ücretsiz mi, hangi durumlarda ücret çıkar?

e-Fatura portalı, temel kullanım için ücretsiz olabilir; ücret, belge hareketi veya seçilen ek hizmet başladığında ortaya çıkar. Bu nedenle ücretsiz ifadesinin kapsamı mutlaka hizmet tanımıyla birlikte okunmalıdır.

Kamu tarafından sunulan portal erişimi ile özel entegratör portalı aynı hizmet yapısına sahip değildir. Kullanıcı, hangi portalı kullandığını ve faturanın hangi sistemden gönderildiğini sözleşme veya başvuru ekranından kontrol etmelidir.

Örneğin küçük bir markette portal ekranına giriş ücretsiz olabilir; fakat tedarikçiden gelen her belge, hizmet tanımındaki alım kuralına göre kontör tüketebilir. Market sahibi yalnızca satış belgelerini sayarsa eksik bütçe çıkarır.

Ücret; kontör satın alımı, aylık abonelik, kurulum, entegrasyon veya destek paketi şeklinde görünebilir. Fiyat teklifinde vergi dahil mi, hariç mi bilgisi ayrıca bulunmalıdır.

Bir portal ücretsiz görünse bile, gelen belgelerin kutuya düşmesi kontör tüketebilir. Aynı şekilde düzenlenen faturanın gönderimi de ayrı bir belge işlemi olarak ücretlendirilebilir.

Ek kullanıcı, farklı şirket hesabı, özel rapor veya ERP bağlantısı her pakette bulunmayabilir. Bu özellikler gerekli değilse, işletme yalnızca temel portal ve belge tüketimini karşılaştırmalıdır.

Mevzuat kapsamındaki zorunluluklar da maliyet planını etkileyebilir. Belge türü, mükellefiyet durumu veya teknik geçiş tarihi için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

En doğru yöntem, sağlayıcıdan yazılı kapsam almaktır. Teklifte ücretsiz olan işlemler, kontör düşen hareketler, kullanım süresi, iptal koşulları ve ek ücretler açıkça yazmalıdır.

Yanlış: Ücretsiz deneme dönemini kalıcı fiyat kabul etmek. Doğru: Deneme bitince başlayacak ücretleri, otomatik yenilemeyi ve bakiye kullanım şartlarını yazılı olarak istemek.

Ücretin hiç oluşmadığı durum, yalnızca kapsam gerçekten işlemleri ücretsiz kılıyorsa geçerlidir. Taslak oluşturma, gelen kutusuna alma veya arşivleme için ayrı kural varsa, bu istisna uygulanmaz.

Piyasadaki e-fatura ücretlendirme modelleri nasıl çalışır?

Piyasadaki e-fatura ücretlendirme modelleri, abonelik, kontör, işlem başı ödeme veya karma yapı üzerinden çalışır. Uygun model, işletmenin belge hacmine ve kullanım düzenine göre değişir.

Kontör modelinde kullanıcı önceden belirlenmiş belge hakkı satın alır. Abonelik modelinde dönemsel sabit bedel ödenir; belge sınırı ve kapsam, planın şartlarına göre belirlenir.

İşlem başı modelde her gönderim veya alınan belge ayrı hesaplanır. Karma model ise düşük bir sabit bedel ile belge başına kontör veya işlem ücretini bir araya getirir.

Tablodaki modellerin hiçbiri tek başına ucuz veya pahalı kabul edilemez. Düşük aylık bedel, yüksek belge başı maliyetle; yüksek sabit bedel, geniş kapsamla birlikte sunulabilir.

Karşılaştırma yaparken yalnızca ilan edilen paket fiyatına bakmayın. KDV, kurulum, e-imza, ek kullanıcı, teknik destek, yenileme ve kullanılmayan hakkın durumu ayrıca yazılmalıdır.

Satın alma öncesinde son on iki aylık belge sayınızı çıkarın. Hacim bilinmiyorsa, en yoğun ayı ve gelen-giden toplamını ayrı hesaplayarak daha güvenli bir tahmin yapın.

Kararı somutlaştırmak için üç aylık değil, mümkünse son on iki aylık hareketi çıkarın. Her ay gelen ve giden belgeleri ayrı yazın; sonra sabit ücret, belge bedeli ve aşım koşulunu aynı satırda karşılaştırın.

Örneğin sezonu değişken bir kafe, normal ay ile yoğun ayı ayrı senaryo yapmalıdır. Normal ayda düşük kontör yeterli görünse bile kampanya dönemindeki artış, abonelik limitini veya ek işlem bedelini değiştirebilir.

Kontör nedir ve e-fatura portalı ücretine nasıl yansır?

Kontör, elektronik belge oluşturma veya alma işlemlerinde kullanılan ön ödemeli hizmet birimidir. Bu birim, e-Fatura portalı ücretini belge adediyle ilişkilendirerek takip etmeyi sağlar.

Kontör paketinde satın alınan toplam hak, sistemde bir havuz olarak tanımlanabilir. İşletme, aynı havuzdaki kontörleri e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM veya e-Bilet işlemlerinde kullanabilir.

Bu havuzun izlenmesi için her belge türünü ayrı raporlayın. Örneğin bir işletme e-Fatura gönderirken aynı bakiyeden e-Arşiv veya e-İrsaliye kullanıyorsa, aylık rapor toplam tüketimi tek ekranda göstermelidir.

Bir kontörün hangi hareketten düştüğü, sağlayıcının ürün şartlarında belirtilmelidir. Bu modelde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; ekran görüntüleme gibi işlemler ayrıca sorulmalıdır.

Kontör, fatura tutarı veya satır sayısı değildir. Aynı belgede çok sayıda ürün bulunması, kural böyle tanımlanmadıysa belge başına tüketim hesabını değiştirmez.

İlk kez kontör alacak işletme, paket sayısından önce tüketim mantığını öğrenmelidir. İlk kez kontör alacaklar için hazırlanan soru-cevap rehberi, bu kontrol noktalarını birlikte sunar.

Havuz modelinin avantajı, farklı e-belge türleri için ayrı ayrı bakiye takip etme gereğini azaltabilmesidir. Ancak bütün belge türlerinin aynı tüketim kuralına sahip olduğu varsayılmamalıdır.

Teklifte kontörün ne zaman düştüğünü, iptal veya reddedilen belgelerde ne olduğunu ve farklı ürünlerin aynı havuzu kullanıp kullanmadığını yazılı olarak isteyin.

Adım adım kontrol şu şekilde yapılır: önce belge türünü seçin, sonra gelen veya giden yönünü işaretleyin, ardından işlem sonrası bakiyeyi kaydedin. Bu kayıt, beklenmeyen düşüşleri sağlayıcıya açıklatmayı kolaylaştırır.

Yanlış: Kontör, faturanın tutarına veya ürün satırı sayısına göre azalır. Doğru: Sözleşmede farklı bir kural yoksa tüketim, belgenin işlem olarak oluşturulmasına veya alınmasına göre izlenir.

Gelen ve giden e-belgeler neden ayrı kontör tüketir?

Gelen ve giden e-belgeler ayrı kontör tüketir, çünkü her biri sistemde farklı bir belge hareketi oluşturur. Bu modelde gelen belge de giden belge de birer kontör olarak sayılır.

Giden belge, işletmenin müşterisine veya ilgili alıcıya gönderdiği elektronik belgedir. Gelen belge ise tedarikçi, müşteri veya başka bir gönderenden işletmenin kutusuna ulaşan belgedir.

Örneğin bir eczane, tedarikçisinden bir gelen fatura alıp gün içinde otuz beş satış belgesi gönderebilir. Her hareketin bir kontör tükettiği modelde günlük toplam tüketim otuz altı kontördür.

Eczane sahibi aylık tahmin yaparken tedarikçi sayısını ve yoğun günlerde gelen belgeleri ayrıca not etmelidir. Böylece yalnızca satış adedine dayanan bütçe yerine, gerçek iki yönlü belge trafiği kullanılır.

Bu hesap, yalnızca işletmenin düzenlediği faturaları sayan tahminlerden daha gerçekçidir. Özellikle tedarikçi faturaları fazla olan market, restoran veya eczanelerde gelen kutusu göz ardı edilmemelidir.

Yanlış: Sadece müşteriye gönderilen belgeler kontör tüketir. Doğru: Gelen belge de giden belge gibi ayrı bir işlem kabul edilerek kontör azaltabilir.

Aynı belgeyi tekrar göndermek, durumunu değiştirmek veya yeniden işlemek konusunda sağlayıcının kuralları incelenmelidir. Başarısız, iptal edilmiş veya taslak belgeler için otomatik varsayım yapılmamalıdır.

Uygulamada önce portal raporundan gelen kutusu toplamını, sonra giden kutusu toplamını alın. İki sayıyı birleştirin ve başarısız, iptal veya tekrar gönderim kayıtlarının sözleşmede nasıl sayıldığını ayrıca doğrulayın.

Karşı durum da mümkündür: işletme dışarıdan neredeyse hiç belge almıyor, fakat çok sayıda belge gönderiyorsa gelen kutusu bütçeyi belirgin biçimde etkilemez. Yine de sıfır kabulü, rapor kontrolü yapılmadan kullanılmamalıdır.

Aylık tahminde iki ayrı sütun açın: gelen belge sayısı ve giden belge sayısı. Bu iki toplamı birleştirdikten sonra, sözleşmedeki belge başına tüketim kuralıyla karşılaştırın.

Kontör başı maliyet nasıl hesaplanır?

Kontör başı maliyet, paket için ödenen toplam tutarın paketteki kullanılabilir kontör sayısına bölünmesiyle hesaplanır. Ek sabit bedeller varsa, gerçek maliyet ayrıca toplam bütçeye eklenmelidir.

Basit formül şöyledir: Kontör başı maliyet = toplam paket bedeli / kullanılabilir kontör sayısı. KDV, kurulum veya zorunlu abonelik ayrıca ödeniyorsa, kapsamlı hesapta bu kalemler de dikkate alınmalıdır.

Örneğin paket bedeli A, kullanılabilir kontör B ise sonuç A bölü B olur. Aylık erişim bedeli C ise yıllık karşılaştırmada C de toplam ödemeye eklenir; böylece yalnızca ilan edilen paket fiyatına yanılmaz.

Örnek varsayımda işletme ayda yüz yirmi giden ve seksen gelen belge düzenlesin. Toplam iki yüz belge tüketimi oluşur; paket seçimi bu toplamın yanı sıra yoğun aylara göre yapılmalıdır.

Bu örnekte yalnızca giden belgeleri hesaplamak, gerçek ihtiyacı yüzde yüz eksik gösterebilir. Kullanılmayan kontörün süresi doluyorsa, gereğinden büyük paket de beklenen tasarrufu sağlamayabilir.

Teklifleri karşılaştırırken önce vergi dahil toplam bedeli, sonra kullanılabilir kontörü yazın. Ardından varsa aktivasyon, aylık erişim, e-imza ve entegrasyon ücretlerini ayrı bir satırda toplayın.

Toplu alımın gerçekten avantajlı olup olmadığını, kontör başı fiyat ve kullanım süresi birlikte gösterir. Toplu kontör alımı ve kontör başı maliyet rehberinde bu hesap adım adım açıklanır.

Uzman notu: Hesaplamayı satın alma günündeki bakiyeyle değil, kullanım süresi içinde gerçekten tüketebileceğiniz kontörle yapın.

Uygulama için bir hesap tablosunda dört sütun açın: paket bedeli, kullanılabilir kontör, ek sabit ücret ve tahmini tüketim. Son sütunda gelen-giden belge toplamını kullanın; sonuçları vergi kapsamıyla birlikte değerlendirin.

Resmî fiyat belirtilmemişse, rakam tahmin etmek yerine kendi hacminizle senaryo kurun. Teklif geldiğinde aynı formüle uygulayın ve güncel paket koşullarını satın almadan önce doğrulayın.

Abonelik mi, kontör mü daha uygun?

Abonelik veya kontör seçimi, işletmenin belge hacmi düzenli mi değişken mi sorusuna göre yapılmalıdır. Düzenli hacim aboneliği, dalgalı hacim ise kontör modelini değerlendirmeye uygun kılabilir.

Abonelikte dönemsel sabit bedel bulunur ve bütçe planlaması kolaylaşabilir. Fakat kullanılmayan belge hakkı devretmiyorsa veya aşım bedeli uygulanıyorsa, düşük hacimli aylarda maliyet artabilir.

Örneğin her ay benzer sayıda belge gönderen bir klinik veya market, sabit bedelin karşılığında limit, destek ve entegrasyon kapsamını daha kolay planlayabilir. Ancak düşük hacimli aylar düzenliyse aynı model gereksiz ödeme doğurabilir.

Kontör modelinde işletme çoğunlukla ihtiyaç duyduğu belge hakkını önceden alır. Kullanım süresi sınırlıysa, paket büyüklüğü geçmiş hacim ve beklenen yoğunluk birlikte değerlendirilmelidir.

Abonelik her zaman sınırsız kullanım demek değildir. Planın belge limiti, ek belge bedeli, kullanıcı sayısı, saklama alanı ve entegrasyon kapsamı ayrıca kontrol edilmelidir.

Kontör modeli de her zaman daha ucuz değildir. Çok düzenli ve yüksek hacimli işletme, sabit ücretli bir planla daha öngörülebilir toplam maliyet elde edebilir.

Bir işletme yılın bazı aylarında kampanya, sezon veya stok hareketi nedeniyle çok belge düzenleyebilir. Bu durumda ortalama ay yerine en yoğun dönem için de ayrı maliyet senaryosu hazırlayın.

Abonelikte karşılaştırılacak adımlar; dahil belge limitini okuyun, aşım birimini öğrenin, devretmeyen hakkı belirleyin ve iptal süresini kontrol edin. Kontörde ise kullanım süresi ile minimum paket koşulunu ayrıca yazın.

Karşı durum olarak, belge hacmi beklenmedik biçimde büyüyen işletme için yalnızca ortalama aylık sayıya göre seçim yapmak risklidir. Yoğun ayda ek alım maliyeti ve operasyon gecikmesi birlikte değerlendirilmelidir.

Karar verirken üç senaryo yazın: düşük hacim, normal hacim ve yoğun hacim. Her senaryoda toplam belge sayısını, sabit bedeli, kontör maliyetini ve süresi dolan hakkı karşılaştırın.

Ücretsiz portal ile entegrasyonlu e-fatura kullanımı nasıl ayrılır?

Ücretsiz portal, belgelerin web ekranından manuel yönetilmesini; entegrasyon ise verilerin muhasebe veya ERP sisteminden otomatik aktarılmasını ifade eder. İki kullanımda belge başına kontör kuralı aynı kalabilir.

Manuel portal kullanımında kullanıcı giriş yapar, alıcı bilgilerini doldurur, belgeyi kontrol eder ve gönderir. Düşük belge hacmi olan işletmelerde bu yöntem yeterli olabilir.

Bir eczane, faturaları muhasebe programına zaten işliyorsa entegrasyon zaman kazandırabilir. Buna karşılık günlük belge sayısı düşükse, kurulum ve bağlantı bedeli manuel girişteki sınırlı zaman kazancını aşabilir.

Entegrasyonlu kullanımda fatura bilgileri işletmenin mevcut programından portala aktarılır. Otomatik aktarım, veri girişini azaltabilir; fakat bağlantı kurulumu, lisans veya teknik destek bedeli doğurabilir.

Entegrasyon, kontör tüketimini ortadan kaldırmaz. Sistemden otomatik gönderilen her belge, sağlayıcının tüketim kuralına göre yine bir işlem olarak hesaplanır.

Manuel kullanım ile otomatik kullanım arasındaki farkı e-Fatura ürününün işlem akışını incelerken belge hazırlama, imzalama, gönderme ve takip adımları üzerinden değerlendirebilirsiniz.

Portal seçerken günlük belge sayınızı ve veri kaynağınızı belirleyin. Bilgiler başka bir programda zaten bulunuyorsa, tekrar manuel giriş yapmak yerine entegrasyon maliyetini ve hata riskini birlikte ölçün.

Karar için şu sırayı izleyin: veri kaynağını belirleyin, günlük belge adedini ölçün, bağlantı ücretini yazın ve manuel işlem süresiyle karşılaştırın. Entegrasyonun gelen belgeleri de kapsayıp kapsamadığını ayrıca sorun.

Yanlış: Entegrasyon satın almak kontör tüketimini kaldırır. Doğru: Entegrasyon yalnızca veri aktarım biçimini değiştirir; belge hareketlerinin kontör kuralı ayrıca devam edebilir.

Entegrasyon zorunlu değilse, yalnızca otomasyon beklentisiyle yüksek sabit ücretli plan seçmeyin. Buna karşılık yoğun işlem yapan işletme, personel zamanını ve tekrar giriş kaynaklı düzeltmeleri de hesaba katmalıdır.

e-Fatura kontörünün kullanım süresi nasıl değerlendirilir?

e-Fatura kontörünün kullanım süresi, satın alma veya tanımlama koşullarında belirtilen son tarihe göre değerlendirilir. Kontör miktarı kadar sürenin de teklif ve fatura belgelerinde yazılı olması gerekir.

Kontrol için satın alma veya tanımlama tarihini, son kullanım tarihini ve kalan bakiyeyi aynı kayda yazın. Her ay tüketim oranını izlemek, süresi yaklaşan paket için erken karar vermeyi sağlar.

Kontör paketleri farklı kullanım sürelerine sahip olabilir. Piyasada on iki, on beş veya on sekiz ay gibi dönemlerle karşılaşılabildiğinden, kesin süre satın alınan paketin koşullarından doğrulanmalıdır.

Kontörün süresi, elektronik belgelerin saklama süresiyle aynı kavram değildir. Bir paket kontörünün kullanım süresi sona erebilir; daha önce oluşturulan belgelerin saklama hizmeti ayrı kurallarla devam edebilir.

Örneğin sezonluk çalışan bir işletme, yılın sessiz döneminde kontör kullanamayabilir. Böyle bir işletme uzun süreli paket seçmeden önce devir ve uzatma maddesini okumalı; yalnızca daha düşük birim fiyata bakmamalıdır.

Sunulan portalda güvenli saklama süresi 10 yıl olarak belirtiliyorsa, bu bilgi kontörün 10 yıl kullanılacağı anlamına gelmez. Kullanım süresi ve saklama süresi sözleşmede ayrı başlıklar altında aranmalıdır.

Yanlış: Kullanılmayan kontörler her zaman otomatik olarak sonraki pakete aktarılır. Doğru: Devir, uzatma veya yanma koşulu sağlayıcının güncel kampanya ve sözleşme şartlarından öğrenilmelidir.

Karşı durumda, düzenli ve yüksek hacimli işletme kontörleri süre içinde tüketebilir. Yine de yeni paket tanımlama tarihi ile eski bakiyenin birlikte kullanılıp kullanılmadığını yazılı doğrulamak gerekir.

Paketi seçmeden önce aylık ortalama tüketimi, sezonluk artışı ve kalan süreyi izleyin. Kontör kullanım süresi rehberinde hesaplama ve süre kontrolü için uygulanabilir adımlar bulunur.

Süre dolmadan önce bakiye ve son kullanım tarihini kontrol edin. Güncel uzatma koşulları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontör bitince e-fatura gönderimi nasıl yönetilir?

Kontör bitince yeni e-belge gönderimi durabilir veya sistem ek kontör alınmasını isteyebilir. İşletme, gönderimden önce bakiyeyi ve bekleyen belgelerin durumunu kontrol etmelidir.

Bakiyenin sıfırlanması, daha önce başarıyla gönderilmiş belgeleri kendiliğinden geçersiz hale getirmez. Ancak bekleyen veya gönderilemeyen belgeler için portalın işlem durumları ayrıca incelenmelidir.

1. Portalın bakiye ekranından kullanılabilir kontör miktarını kontrol edin.
2. Gelen ve giden belge sayılarını ayırarak hangi işlemin bakiyeyi tükettiğini belirleyin.
3. Yeni paket, ek kontör veya sözleşmedeki yenileme seçeneğini doğrulayın.
4. Belgenin daha önce gönderilip gönderilmediğini kontrol etmeden yeniden işlem başlatmayın.
5. Gönderim sonucunu ve sistem yanıtını kayıt altına aldıktan sonra alıcıyla iletişim kurun.

Örneğin yoğun bir kafede bakiye gün içinde biterse, personel önce taslak ve gönderim sonuçlarını kontrol etmelidir. Kontör satın almak, daha önce başarıyla sonuçlanan faturayı yeniden göndermek için tek başına gerekçe değildir.

Kontör aldıktan sonra belgenin otomatik gönderileceği varsayılmamalıdır. Bazı sistemlerde işlem yeniden başlatılır, bazı sistemlerde taslak belge üzerinden devam edilir; bu ayrım portal ekranından görülmelidir.

Aynı faturayı iki kez göndermemek için belge numarası, tarih ve gönderim durumu karşılaştırılmalıdır. Özellikle yoğun satış dönemlerinde personelin bu kontrolü atlamaması için kısa bir prosedür hazırlayın.

Yanlış: Kontör alındığında bütün bekleyen belgeler otomatik ve tek kez gönderilir. Doğru: Portalın bekleyen işlem ekranını inceleyip her belgenin durumuna göre kontrollü devam etmektir.

Kontör bitince yapılacaklar rehberi, bakiye kontrolü ve gönderim sonrasındaki adımları karşılaştırır. Teknik hata ile yetersiz kontörü birbirinden ayırmak önemlidir.

Gönderim sorunu mevzuat kapsamındaki süreleri etkileyebilecekse, işlemi geciktirmeden mali müşavirinizle görüşün. Güncel GİB duyuruları, teknik kesinti açıklamaları ve portal bildirimleri birlikte değerlendirilmelidir.

e-Fatura portalı ücretini satın almadan önce nasıl kontrol edebilirim?

e-Fatura portalı ücretini satın almadan önce yazılı teklif, hizmet kapsamı ve tüketim kuralını birlikte kontrol ederek doğrulayabilirsiniz. Sadece paket fiyatına bakmak, gerçek toplam maliyeti göstermeyebilir.

İlk olarak son dönemlerdeki gelen ve giden belge sayılarını çıkarın. Hacim bilinmiyorsa, muhasebe programındaki fatura raporlarını ve portalın belge hareketlerini karşılaştırın.

Sonra bir örnek ay seçin ve şu hesabı yapın: gelen belge sayısı artı giden belge sayısı, tahmini kontör ihtiyacını verir. Buna kullanım süresi, yoğun ay payı ve sözleşmedeki ek işlemler eklenir.

• Teklifte portal erişiminin ücretsiz veya ücretli olduğu açıkça yazmalıdır.
• Gelen ve giden belgelerin her biri için kaç kontör düşeceği belirtilmelidir.
• Kontörün kullanım süresi, devir ve uzatma koşulları belgede bulunmalıdır.
• KDV, kurulum, entegrasyon, e-imza ve ek kullanıcı ücretleri ayrı gösterilmelidir.
• Kontör bitince gönderim, ek alım ve yenileme süreci açıklanmalıdır.
• İptal, iade, teknik destek ve veri saklama şartları okunmalıdır.

İkinci olarak, teklif ile ticari faturadaki tutarları karşılaştırın. Paket adı, kontör sayısı, vergi durumu ve geçerlilik süresi farklı görünüyorsa ödeme yapmadan açıklama isteyin.

Üçüncü olarak, aylık kullanım raporu oluşturun. Raporda tarih, belge türü, gelen-giden yönü ve düşen kontör bulunursa sonraki paket seçimi varsayıma dayanmaz.

Örneğin küçük bir markette teklifin aylık bedeli düşük görünürse, tedarikçi faturalarının kontör tüketimini aynı ay üzerinden hesaplayın. Sonuç, ilan edilen fiyatla değil, marketin gerçek belge trafiğiyle karşılaştırılmalıdır.

Paket seçeneklerini incelerken aynı hesabı farklı kullanım süreleri ve havuz kapsamları için tekrarlayın. Şartlar değişirse eski hesap geçerliliğini kaybedebilir; satın alma öncesi güncel belgeyi esas alın.

Portalın ek hizmetlerini kullanmayacaksanız bunların zorunlu olup olmadığını sorun. Örneğin ERP bağlantısı gerekmeyen bir işletme, yalnızca manuel portal ihtiyacı için entegrasyon bedeli ödememelidir.

Mevzuat ve teknik yükümlülükler zamanla değişebilir. Geçiş şartları, belge türleri veya süreler için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Son kontrolde şu soruyu sorun: Bu teklif, bir ayda gelen ve giden tüm belgelerimin gerçek maliyetini gösteriyor mu? Cevap net değilse, fiyat karşılaştırması henüz tamamlanmamıştır.

Özet: 5 maddede e-fatura portalı ücreti

e-Fatura portalı ücreti, ücretsiz erişim ifadesinden daha geniş bir maliyet hesabıdır. Portal bedeli, kontör tüketimi, abonelik, entegrasyon, kullanım süresi ve ek hizmetler birlikte incelenmelidir.

Bu yaklaşım, küçük işletmenin yalnızca görünen portal bedelini değil, tüm belge yaşam döngüsünü bütçelemesini sağlar. Portalı kullanmayan ek özellikler maliyete dahil ediliyorsa, kapsam dışı bırakma seçeneği sorulmalıdır.

En sağlıklı karar, işletmenin gerçek belge hareketlerini iki yönlü hesaplamaktan geçer. Gelen belgeleri yok saymak, özellikle tedarikçi faturası yoğun işletmelerde kontör ihtiyacını eksik gösterebilir.

Fiyat karşılaştırması yapılırken resmî teklif ve sözleşme esas alınmalıdır. Güncel mevzuat bilgileri için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, teknik fiyat hesabını tamamlar.

• Ücretsiz portal erişimi, belge gönderme ve alma işlemlerinin de ücretsiz olduğu anlamına gelmez.
• Kontör modelinde gelen ve giden belgelerin her biri, belirtilen kurala göre bir kontör tüketebilir.
• Kontör başı maliyet, toplam ödeme ve kullanılabilir kontör sayısı birlikte değerlendirilerek hesaplanmalıdır.
• Abonelik, işlem başı ve karma modeller; belge hacmi, aşım ve ek hizmet şartlarıyla karşılaştırılmalıdır.
• Kullanım süresi, saklama süresi ve kontör bitince uygulanacak işlem birbirinden ayrı kontrol edilmelidir.

Sık sorulan sorular sayfasındaki hizmet kapsamı açıklamaları da okunabilir; ancak paket ve sözleşme için güncel yazılı koşullar önceliklidir.

Belirsiz kalan her kalemi ödeme öncesinde yazılı teyit edin.

İhtiyacınız olan modeli belirledikten sonra efaturakontor.com üzerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini inceleyebilirsiniz; seçenekler 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur.

Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve paket koşuluna göre 12-18 ay kullanım süresi bulunur; satın almadan önce kapsamı ve güncel şartları doğrulayın.