Sovos Altyapısı Nedir? Kontörün Tanımlandığı Entegratör Hesabı

Sovos altyapısı, e-belgelerin oluşturulması, GİB’e iletilmesi, saklanması ve kontör kullanımının özel entegratör hesabında yönetilmesini sağlayan teknik yapıdır. Kontör, GİB hesabına değil, hizmet alınan entegratör hesabına tanımlanır; bu ayrım, bakiye takibinin temelidir.

Bu açıklama, e-Fatura kullanmaya başlayan şirket sahipleri, mali müşavirler ve kontör yükleme işlemini yöneten çalışanlar için hazırlanmıştır. Amaç, hesabın kime ait olduğunu, kontörün nasıl harcandığını ve sorunlarda hangi kayıtların inceleneceğini netleştirmektir.

En kritik kural şudur: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Ücretsiz portal kullanımı, belge işlemlerinin kontör tüketmediği anlamına gelmez; bakiye ve belge hareketleri ayrı ayrı izlenmelidir.

Bu farkı bilmeyen işletme, bakiye azalmasını yanlış hesaba bağlayabilir. Doğru kontrol, önce şirket profilini, sonra belge yönünü ve en son kontör hareketini aynı tarih aralığında karşılaştırmaktır.

Sovos altyapısı nedir ve entegratör hesabı neyi yönetir?

Sovos altyapısı, e-belge üretimi, doğrulama, iletim, yanıtların izlenmesi ve arşivleme süreçlerini aynı hizmet akışında birleştirir. Kullanıcı, belgeyi panelden oluşturabilir veya uygun bağlantı üzerinden iş akışına gönderebilir.

Bu yapıda teknik sunucular, kullanıcı paneli, belge kayıtları ve GİB iletişimi birlikte çalışır. Kullanıcının gördüğü ekran, altyapının yalnızca arayüz bölümüdür; kontör hareketi ise hesap ve işlem kayıtlarıyla ilişkilendirilir.

Entegratör hesabı, şirketin e-dönüşüm hizmetlerine eriştiği kurumsal kayıttır. Bu kayıtta mükellef bilgileri, yetkili kullanıcılar, belge türleri, kontör bakiyesi ve geçmiş işlem hareketleri bulunabilir.

Bu hesap, işletmenin GİB portalındaki kullanıcı profilinden farklıdır. Özel entegratör üzerinden işlem yapan şirket, belge gönderme ve alma süreçlerini entegratör hesabı aracılığıyla yürütür.

Hesap eşleştirmesinde şirketin vergi bilgileri, kullanıcı bilgileri ve hizmet kapsamı dikkate alınır. Şube, unvan veya mükellef değişikliklerinde hangi hesabın kullanılacağı ayrıca doğrulanmalıdır.

Bu hizmet modelinde Sovos altyapısı, GİB onaylı özel entegratör süreçleriyle birlikte çalışır. Sağlayıcının Sovos Platinum Partner statüsü, hesabın hangi teknik altyapı üzerinde yürüdüğünü açıklayan bir bilgidir.

Sonuç olarak Sovos altyapısı, yalnızca belge kesilen bir ekran değildir. Kontörün tanımlandığı hesap, belge trafiğinin izlendiği kayıt ve kullanıcı yetkilerinin yönetildiği servis bütünüdür.

Hesabı anlamanın pratik yolu, üç ekranı birlikte düşünmektir: şirket profili, belge kutuları ve kontör hareketleri. Bu ekranlardan biri farklı mükellefi gösteriyorsa, görülen bakiye doğru hesabı temsil etmeyebilir.

GİB’e iletim teknik olarak altyapı üzerinden gerçekleşse de yetki ve mükellef sorumluluğu şirkette kalır. Bu nedenle altyapı hesabını kullanmak, vergi mükellefiyetinin entegratöre devredildiği anlamına gelmez.

Sovos altyapısında kontör hangi hesaba nasıl tanımlanır?

Kontör, satın alma sırasında belirlenen mükellef veya kurumsal entegratör hesabına tanımlanan kullanım hakkıdır. Bu hak, doğrudan şirketin ilgili hizmet hesabında görünür; kişisel kullanıcı hesabına nakit bakiye gibi aktarılmaz.

Kontör tanımlama süreci, sipariş bilgilerinin hizmet hesabıyla eşleştirilmesiyle başlar. Şirket unvanı, vergi kimlik bilgisi, yetkili kullanıcı ve kullanılacak e-belge kapsamı kontrol edilerek işlem kaydı oluşturulur.

Birden fazla şirket yöneten mali müşavirlerde hesap seçimi özellikle önemlidir. Aynı kullanıcı, farklı mükellef profillerine erişebilir; ancak bir şirket için alınan kontörün hangi profile tanımlandığı ayrıca kontrol edilmelidir.

Hesap bilgisi eksik veya hatalıysa kontör doğru panelde görünmeyebilir. Böyle bir durumda yeni bir paket satın almak yerine sipariş, ödeme ve hesap eşleştirme bilgilerinin birlikte incelenmesi gerekir.

Yanlış: Ödeme yapıldığında kontör, aynı e-posta adresindeki bütün şirketlere otomatik geçer. Doğru: Kontör, siparişte eşleştirilen entegratör hesabında kullanılabilir.

Örneğin bir eczane sahibi, kendi vergi kimliğiyle kayıtlı e-Fatura hesabına kontör almalıdır. Mali müşavirin ortak kullanıcı olması, kontörün mali müşavir hesabına tanımlanacağı anlamına gelmez.

Unvan, vergi numarası, şirket türü veya kullanıcı değiştiğinde mevcut hesabın durumu sorulmalıdır. Emin olunmayan eşleştirmelerde güncel hesap kaydını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tanımlama tamamlandığında kullanıcı, panelde paket miktarını ve işlem tarihini görmelidir. Görünmeyen bakiye için üç bilgiyi hazırlayın: vergi kimlik numarası, sipariş numarası ve giriş yapılan mükellef profili.

Adım adım uygulamada önce çıkış yapıp doğru şirket profilini seçin. Sonra bakiye ekranını yenileyin, son tanımlama hareketini açın ve sipariş kaydındaki şirket bilgileriyle panel bilgilerini karşılaştırın.

Kontör, mali müşavirin e-posta adresine veya çalışanın kişisel profiline değil, siparişte belirlenen hizmet hesabına bağlanır. Bu nedenle erişim yetkisi değişse bile şirket hesabındaki kontör kaydı ayrıca korunur.

Sovos kontör e-Fatura ve diğer e-belgelerde nasıl kullanılır?

Sovos kontör, e-belge işlemlerinde kullanılan ortak hizmet birimidir. Uygulanan havuz modelinde e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet işlemleri aynı kontör bakiyesiyle ilişkilendirilebilir.

Tek havuz yaklaşımı, her belge türü için ayrı bir bakiye takip etme ihtiyacını azaltır. Ancak hesabın hangi ürünleri kapsadığı, satın alma kaydı ve hizmet tanımı üzerinden doğrulanmalıdır.

Gönderilen bir e-Fatura, alınan bir e-Fatura veya işlenen başka bir e-belge, ilgili tüketim kuralına göre kayda alınır. Bu nedenle belge türünü bilmek kadar yönünü, yani gelen mi giden mi olduğunu bilmek de önemlidir.

Bir belgenin kaç satır içerdiği, kontör takibindeki temel ölçü değildir. Temel takip, oluşturulan veya alınan belgenin işlem kaydındaki belge adedi ve durumudur.

Taslak, iptal, ret veya yeniden gönderim gibi özel durumlarda tüketim davranışı hizmet kuralına göre değişebilir. Bu işlemleri tahmin etmek yerine hesap hareketi ve belge işlem kaydı birlikte incelenmelidir.

Ücretsiz e-Fatura portalının kapsamını anlatan kontör alımıyla gelen portal hizmetleri yazısında da portal kullanımı ile kontör tüketimi arasındaki ayrım açıklanır.

Bu nedenle çalışanlar belge göndermeden önce kalan bakiyeyi kontrol etmeli, işlem sonrasında hareket kaydını incelemelidir. Böylece teknik hata, yanlış hesap ve gerçek kontör tüketimi birbirinden ayrılabilir.

Örneğin işletme aynı ayda 80 e-Fatura ve 10 e-Arşiv Fatura gönderip 65 belge alıyorsa, havuz kuralı kapsamındaki her işlemi tür ve yön bilgisiyle ayrı satırlarda izlemek gerekir.

Bu hesap, yalnızca tahmini kapasite planlamasıdır; iptal, ret ve yeniden gönderim gibi hareketlerde kesin tüketim için işlem detayına bakılır. Panel kaydı ile paket koşulu çelişirse destek kaydı açın.

Gelen ve giden belgelerde kontör hesabı nasıl yapılır?

Kontör hesabı, gelen ve giden belge adetlerinin ayrı ayrı sayılmasıyla yapılır. Uygulanan kurala göre her gelen belge 1 kontör, her giden belge de 1 kontör tüketir.

Basit hesaplama yöntemi şöyledir: Dönem kontör tüketimi, giden belge sayısı ile gelen belge sayısının toplamıdır. Örneğin 20 giden ve 15 gelen belge, toplam 35 kontörlük işlem anlamına gelir.

Küçük bir eczane, ay içinde tedarikçilerinden 40 e-Fatura alıp müşterilerine veya kurumlara 12 belge gönderebilir. Bu örnekte toplam tüketim, aynı dönem için 52 kontör olarak izlenir.

Eczanenin ayrıca e-Arşiv veya e-İrsaliye işlemleri varsa bu belgeler de kapsam ve işlem yönü bakımından ayrı kaydedilmelidir. Tek havuz varsa kayıtlar aynı bakiyeden düşebilir; işlem ayrıntısı panelden doğrulanmalıdır.

Yanlış: Sadece şirketin gönderdiği faturalar kontör harcatır. Doğru: Gelen belgeler de her biri 1 kontör olacak şekilde bakiyeyi azaltabilir.

Uzman notu: Ay sonu bakiye kontrolünü yalnızca gönderilen faturalarla yapmayın; gelen kutusundaki belge adedini de aynı döneme ekleyin.

İptal, ret, düzeltme veya yeniden gönderim işlemlerinde yeni tüketim oluşup oluşmadığını işlem kaydından teyit edin. Belgeyi tekrar göndermeden önce aynı numaraya ait hareketleri incelemek gereksiz kaybı önleyebilir.

Adım adım kontrolde önce giden kutusundaki başarılı işlem sayısını yazın. Ardından gelen kutusundaki aynı dönem belgelerini ekleyin, yeniden gönderimleri işaretleyin ve toplamı bakiye hareketiyle karşılaştırın.

Bir belgenin taslakta kalması, tamamlanmış gönderimle aynı kabul edilmemelidir. Şirket içi raporda taslakları ayrı, GİB’e iletilenleri ayrı sütunda tutmak daha doğru sonuç verir.

Entegratör hesabında Sovos kullanıcı yetkileri nasıl ayrılır?

Entegratör hesabındaki kullanıcı yetkileri, belge oluşturma, gönderme, görüntüleme ve bakiye izleme görevlerini birbirinden ayırır. Hesap sahibi bütün işlemleri yapabilse de her çalışana aynı yetkiyi vermek zorunlu değildir.

Şirket sahibi veya yetkili yönetici, kullanıcı ekleme ve hesap bilgisi güncelleme görevlerini üstlenebilir. Kullanıcının bu işlemleri yapabilmesi, hesabın yönetici yetkisinin ilgili profile verilmesine bağlıdır.

Mali müşavir, gelen ve giden belgeleri izlemek, raporları kontrol etmek veya onay süreçlerini takip etmek için ayrı bir kullanıcı profiline sahip olabilir. Paneldeki rol adları sağlayıcıya göre farklı görünebilir.

Belge hazırlayan çalışan için yalnızca oluşturma ve taslak kaydetme yetkisi yeterli olabilir. GİB’e gönderme yetkisi ise şirketin iç prosedürüne göre yönetici veya sorumlu personelle sınırlandırılabilir.

Kullanıcı yetkisi ile kontör sahipliği aynı kavram değildir. Bir çalışan bakiyeyi görebilir, fakat kontörün tanımlandığı kurumsal hesabın sahibi yine şirketin entegratör kaydıdır.

Örneğin kafe sahibi, mali müşavirine gelen-giden kutusunu ve raporları açabilir. Günlük satış faturası oluşturan personel ise bakiye satın alma veya kullanıcı silme yetkisine ihtiyaç duymayabilir.

İşten ayrılan personelin erişimi kapatılmalı, ortak şifre kullanılmamalı ve yeni yetkiler kayıt altına alınmalıdır. Bu kontroller, yanlış hesaptan belge gönderme riskini ve kontör hareketlerindeki belirsizliği azaltır.

Yetki kontrolünde her kullanıcı için görev, profil ve son erişim tarihi tutulabilir. Bu kayıt, yanlış şirket seçildiğinde kimin işlem yaptığını anlamayı sağlar; tek başına kontör sahibini değiştirmez.

Yanlış: Mali müşavir paneli kullanıyorsa şirket hesabının sahibi odur. Doğru: Mali müşavir yetkili kullanıcı olabilir; hesap ve kontör eşleştirmesi şirket kaydına göre doğrulanır.

Sovos altyapısında kontör bakiyesi nereden kontrol edilir?

Sovos altyapısında kontör bakiyesi, entegratör hesabının bakiye veya kontör hareketleri bölümünden kontrol edilir. Menü adı değişebilir; önemli olan kalan hak ile geçmiş tüketimin aynı hesaba ait olmasıdır.

İlk kontrolde görünen toplam bakiyeyi, son kontör tanımlama kaydıyla karşılaştırın. Tanımlanan miktar ile kullanılan miktar arasındaki fark, paneldeki mevcut bakiyeyle tutarlı olmalıdır.

Hareket ekranında tarih, belge türü, belge yönü, işlem durumu ve mümkünse belge numarası incelenmelidir. Bu alanlar, bir düşüşün hangi işlemden kaynaklandığını anlamaya yardımcı olur.

Kontrolü belirli aralıklarla tekrarlamak, özellikle gelen belge hacmi yüksek şirketlerde önemlidir. Sadece ay sonunda bakmak, yanlış hesap veya beklenmeyen tüketimin geç fark edilmesine neden olabilir.

Bakiye beklenenden düşükse önce gelen kutusu, giden kutusu ve farklı belge türlerinin aynı dönemdeki adetlerini karşılaştırın. Ardından kullanıcıların aynı hesabı kullanıp kullanmadığını kontrol edin.

Bakiyenin değişmemesi, siparişin hesaba tanımlanmadığını veya ekranın güncellenmediğini gösterebilir. Bu durumda ödeme kaydı, sipariş bilgisi ve işlem hesabı birlikte değerlendirilmelidir.

Paneldeki kayıtlar açıklama sunmuyorsa belge numaralarını ve tarihleri not ederek destek talebi oluşturun. Güncel ekran adlarını ve mevzuat değişikliklerini kontrol ederken mali müşavirinize de danışın.

Günlük kontrolde bakiyenin ekran görüntüsünü almak yerine hareket tarihini ve belge numarasını kaydetmek daha anlamlıdır. Ekran değişebilir; işlem kaydı, sonradan yapılacak karşılaştırmaya dayanak sağlar.

Sovos kontör yükleme işlemi hangi adımlarla tamamlanır?

Sovos kontör yükleme işlemi, doğru entegratör hesabının seçilmesi, paket kapsamının incelenmesi ve ödeme sonrasında tanımlamanın doğrulanmasıyla tamamlanır. İşlemin kritik noktası, paketin doğru mükellef hesabıyla eşleştirilmesidir.

Sipariş vermeden önce şirketin hangi e-belgeleri kullanacağını ve yaklaşık belge hacmini belirleyin. Sadece giden faturaları değil, gelen belgeleri ve diğer belge türlerini de tahmine ekleyin.

1. Önce kayıtlı şirket bilgilerini ve ilgili entegratör hesabını kontrol edin.
2. Sonra paket kapsamını, geçerlilik süresini ve tek havuz kullanım koşulunu inceleyin.
3. Ödeme veya sipariş formunda mükellef bilgilerini eksiksiz ve doğru girin.
4. Tanımlama bildirimini, sipariş numarasını ve ödeme kaydını saklayın.
5. Son olarak panele girip bakiye ve kontör hareketi ekranını doğrulayın.

Adımların ayrıntılı ekran akışını görmek isteyenler, Sovos kontör yükleme ve hesaba tanımlama rehberini inceleyebilir.

Kontör görünmüyorsa aynı işlem için ikinci kez ödeme yapmadan önce tanımlama kaydını sorgulayın. Aynı şirketin birden fazla hesabı bulunuyorsa siparişin hangi kullanıcı profiline bağlandığı netleştirilmelidir.

Yükleme sonrası belge göndermek yerine önce mevcut bakiyeyi ve son hareket tarihini kontrol etmek daha güvenlidir. Belge gönderimi, uygulanan kurala göre yeni bir kontör tüketimi oluşturabilir.

Uygulama sonrasında ilk belgeyi göndermeden önce küçük bir kontrol yapın: hesap adı, bakiye, belge türü ve kullanıcı yetkisi aynı iş akışını göstermelidir. Bu dört alan uyuşmuyorsa işlemi bekletin.

Kontör paketi ve kullanım süresi nasıl seçilir?

Kontör paketi, şirketin toplam gelen-giden belge hacmi ve kullanım süresi birlikte değerlendirilerek seçilir. En doğru yöntem, geçmiş aylardaki gerçek belge adetlerini çıkarıp dönemsel artışları ayrıca hesaba katmaktır.

Hesaplamaya son dönem giden faturalarını, gelen faturaları, e-İrsaliye işlemlerini ve kullanılan diğer e-belgeleri dahil edin. Hangi hizmetlerin havuz kapsamında olduğunu paket açıklamasından ayrıca doğrulayın.

Sezonluk işletmelerde aylık ortalamaya körü körüne güvenmek doğru değildir. Turizm, eğitim, kampanya, hasat veya vergi dönemi gibi yoğunluklar, kısa sürede daha fazla kontör tüketilmesine yol açabilir.

Kullanım süresi, satın alma tarihinden veya tanımlama tarihinden itibaren işleyen paket koşuluna göre belirlenebilir. Bu başlangıç noktasını sipariş kaydından öğrenmeden kalan süre hesabı yapmayın.

Bir paketin fiyatını değerlendirirken yalnızca toplam kontör sayısına bakmayın. E-Fatura kontör fiyatları ve paket seçimi karşılaştırmasında kapsam, süre ve tüketim kuralı birlikte incelenmelidir.

Kullanım süresinin nasıl hesaplandığını anlamak için kontör kullanım süresi rehberindeki başlangıç, bitiş ve uzatma yöntemlerini kontrol edin.

Belge hacmi çok düzensizse, en düşük paketi otomatik seçmek yerine kullanım süresiyle ihtiyaç tarihini karşılaştırın. Mevzuat veya şirket faaliyeti değişirse mali müşavirinizle güncel ihtiyacı yeniden değerlendirin.

Örneğin yaz aylarında yoğunlaşan bir kafe, önceki üç ayın ortalamasını tek başına kullanmamalıdır. Yoğun dönemdeki günlük belge adedini ayrıca hesaplayıp paketin bitiş tarihini bu senaryoya göre izlemelidir.

Hesaplamada yalnızca bugünkü faaliyet değil, yakın dönemdeki şube açılışı veya yeni satış kanalı da dikkate alınabilir. Buna karşılık tek seferlik ve tekrarlanmayacak bir işlem, sürekli aylık hacim gibi kabul edilmemelidir.

Ücretsiz e-Fatura portalı Sovos altyapısıyla nasıl ilişkilidir?

Ücretsiz e-Fatura portalı, e-Fatura işlemlerinin tarayıcı üzerinden yürütüldüğü kullanıcı arayüzüdür. Portal, şirketin özel entegratör hesabına bağlanır; kullanıcı bu ekrandan gelen ve giden belge süreçlerini takip eder.

Portalın ücretsiz olması, e-belge işlemlerinin kontör tüketmediği anlamına gelmez. Gelen ve giden her belge 1 kontör düşürür. Bu nedenle portal erişim ücreti ile belge kullanım hakkı ayrı değerlendirilmelidir.

Portalda gelen kutusu, giden kutusu, belge durumu ve arşiv kayıtları incelenebilir. Ekran adları veya işlem sıraları değişebileceği için bakiye kontrolü, ilgili hesap hareketiyle birlikte yapılmalıdır.

Sunulan portal hizmetinde belgelerin 10 yıl güvenli saklanması ve mali müşavire özel panel bulunması, arşiv ve erişim yönetimi açısından önemlidir. Saklama koşullarının hesabınızda nasıl uygulandığını sözleşme ve hizmet tanımından okuyun.

Bir market sahibi, entegrasyon yazılımı kullanmadan portal üzerinden günlük e-Fatura alıp gönderebilir. Ancak kasadan otomatik veri aktarımı gerekiyorsa manuel portal akışı yerine uygun entegrasyon seçeneği değerlendirilmelidir.

Portal, düşük veya orta hacimli işlemlerde pratik bir çalışma kanalı olabilir. Yüksek hacimli işletmelerde kullanıcı sayısı, veri aktarımı, onay akışı ve hata takibi ayrıca planlanmalıdır.

Portalın sunduğu hizmetleri ve kontör alımıyla bağlantısını ücretsiz e-Fatura portalı açıklamasında ayrıntılı biçimde karşılaştırabilirsiniz.

Portal ile entegrasyon yazılımı arasındaki seçim, belge hacmi ve veri giriş biçimine bağlıdır. Elle birkaç belge düzenleyen işletme portalı kullanabilir; sipariş veya kasa verisini otomatik aktaran işletme ise teknik bağlantı gereksinimini ayrıca incelemelidir.

Portal kullanan personel, işlem sonunda belge durumunu yalnızca ekranda görmekle yetinmemelidir. Giden kutusundaki durum, kontör hareketi ve gerekiyorsa alıcının yanıtı birlikte kontrol edilmelidir.

Sovos altyapısında e-belge türleri ve kontör kapsamı nasıl ayrılır?

Sovos altyapısında e-belge türleri, hesabın hizmet kapsamına göre yönetilir. Tek havuz modeli belirli e-belgelerde ortak kontör kullanımına izin verir; her ürünün işlem ve saklama koşulu ayrıca kontrol edilmelidir.

e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet, havuz kontör kapsamında değerlendirilebilen belge türleridir. Belgenin gelen veya giden olması, uygulanacak tüketim hesabında ayrıca önem taşır.

e-Fatura süreçlerinin temel özellikleri için e-Fatura ürün sayfasındaki belge akışı, kullanım alanı ve hesap koşullarını inceleyin. Ürün adı benzer olsa da kapsam dışı işlemler ayrıca belirtilmelidir.

Tablodaki ayrım, bütün ürünlerin aynı teknik menüde aynı şekilde çalıştığı anlamına gelmez. Özellikle e-Defter ve e-İmza için belge başına kontör varsayımı yapmadan hizmet koşullarını okuyun.

Şirketiniz birden fazla e-belge türü kullanıyorsa aylık adetleri tür ve yön bazında kaydedin. Böylece tek havuzun ne kadar hızlı azaldığı ve hangi hizmetin daha fazla tüketim oluşturduğu görülebilir.

Karşılaştırmayı yaparken belge türünü tek başına yeterli kabul etmeyin. Aktivasyon durumu, gelen-giden yönü, işlem adedi ve ilgili ürün koşulu birlikte okunmalıdır; aksi halde ortak havuz hesabı hatalı yorumlanabilir.

Sovos entegratör hesabında kontör veya belge sorunu nasıl çözülür?

Sovos entegratör hesabında sorun çözümü, önce hesap eşleştirmesini, sonra sipariş kaydını ve en sonunda belge hareketini kontrol ederek yapılır. Sorun kaynağı belirlenmeden tekrar yükleme veya tekrar gönderim yapılmamalıdır.

Kontör görünmüyorsa doğru kullanıcıyla giriş yapıldığını ve doğru mükellef profilinin seçildiğini kontrol edin. Ortak kullanıcıların farklı şirket profillerine erişmesi, yanlış bakiyenin incelenmesine neden olabilir.

Ardından sipariş numarası, ödeme tarihi, şirket bilgisi ve tanımlama bildirimi karşılaştırılmalıdır. Bu kayıtlar, ödemenin alınıp alınmadığını ve kontörün hangi hesaba yönlendirildiğini açıklamaya yardımcı olur.

Belge gönderimi başarısız görünüyorsa belge numarası, işlem zamanı, hata açıklaması ve giden kutusu birlikte incelenmelidir. Aynı belgeyi tekrar göndermeden önce ilk denemenin tüketim oluşturup oluşturmadığını teyit edin.

Gelen belge görünmüyorsa doğru hesap, tarih aralığı, gelen kutusu ve mükellef bilgilerinin eşleşmesini kontrol edin. Teknik görünürlük sorunu ile henüz gönderilmemiş belge aynı durum değildir.

Yanlış: Bakiye azaldığında hemen yeni paket almak sorunu çözer. Doğru: Önce kontör hareketi, belge durumu ve hesap eşleştirmesi incelenir.

• Doğru mükellef hesabıyla giriş yaptığınızı kontrol edin.
• Sipariş veya ödeme kaydındaki şirket bilgilerini paneldeki bilgilerle karşılaştırın.
• Gelen ve giden belge sayılarını aynı tarih aralığında yeniden hesaplayın.
• Belge numarası, işlem zamanı ve hata mesajını kayıt altına alın.
• Çözüm bulunamazsa destek birimine ve mali müşavirinize eksiksiz bilgi iletin.

Mevzuat, teknik zorunluluklar ve GİB uygulamaları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Ceza veya had gibi tutarlar için doğrulanmamış eski bilgilere güvenmeyin.

Hareket dökümünü indirilebiliyorsa sipariş ve belge kayıtlarıyla aynı dosyada saklayın. Böylece destek birimine yalnızca “bakiye eksik” demek yerine, tarih, belge numarası ve beklenen hareketi somut biçimde iletebilirsiniz.

Bir sorun yalnızca kullanıcı ekranında görünüyorsa farklı tarayıcı veya kullanıcıyla deneme yapılabilir; ancak bu deneme, aynı belgeyi yeniden göndermek anlamına gelmemelidir. Teknik kontrol ile ticari işlem birbirinden ayrılmalıdır.

Özet: 5 maddede Sovos altyapısı ve kontör yönetimi

Sovos altyapısı ve kontör yönetiminde temel sonuç, hesabı, belge yönünü ve işlem kaydını birlikte izlemektir.

• Sovos altyapısı, e-belge üretimi, GİB iletişimi, saklama ve kontör takibini özel entegratör hesabında birleştiren teknik hizmet yapısıdır.
• Kontör, GİB portal kullanıcı hesabına değil, siparişte eşleştirilen şirket veya mükellef entegratör hesabına tanımlanan kullanım hakkıdır.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca gönderilen faturaları saymak doğru bakiye hesabı oluşturmaz.
• Kontör seçimi, geçmiş belge hacmi, dönemsel yoğunluk, hizmet kapsamı ve paketin kullanım süresi birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.
• Kontör veya belge sorunu yaşandığında tekrar ödeme ya da gönderim yapmadan önce kullanıcı, hesap, sipariş ve işlem kayıtları karşılaştırılmalıdır.

Bu beş kural, özellikle birden fazla kullanıcı veya belge türü kullanan işletmelerde günlük kontrol standardı oluşturur. Her ay sonunda toplamı, kullanıcıları ve paket süresini birlikte değerlendirmek yeterli bir başlangıçtır.

Hesap bilgileri değiştiğinde eski kayıtları silmek yerine değişiklik tarihini not edin. Böylece hangi dönemde hangi mükellef profilinin kullanıldığı ve kontör hareketinin hangi siparişe bağlı olduğu geriye dönük anlaşılır.

efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir, ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneklerini değerlendirebilirsiniz.

Paketlerde 12-18 ay kullanım süresi bulunur; seçimden önce kapsamı, güncel koşulları ve işletmenizin gerçek belge hacmini kontrol edin.