Kırtasiye e-İrsaliye Gerekir mi? Belge Zorunluluğu

Kırtasiye e-İrsaliye, işletme GİB’in belirlediği zorunluluk kapsamındaysa veya bu yöntemi seçtiyse gerekir; yalnızca kırtasiye ürünleri satmak, her işletmeyi kendiliğinden e-İrsaliye kullanıcısı yapmaz.

Bu rehber, kırtasiye mağazası sahipleri, toptan satış yapan işletmeler ve mali müşavirler için sevkiyat belgesi kararını netleştirir. Perakende teslim, depo transferi, kargo gönderimi, e-Fatura ayrımı ve kontör hesabı birlikte açıklanır.

Kırtasiye e-İrsaliye hangi işletmeler için zorunludur?

Kırtasiye e-İrsaliye zorunluluğu, işletmenin faaliyetinden çok GİB’in belirlediği kapsam ve koşullara göre belirlenir. Faaliyet konusu, mükellefiyet yapısı, e-Fatura durumu ve ilgili mevzuatta tanımlanan diğer şartlar birlikte incelenir.

Bu nedenle kırtasiye sektöründe faaliyet göstermek, tek başına zorunlu kullanıcı olma sonucu doğurmaz. Bir mağaza yalnızca son tüketiciye satış yapabilir veya okul, şirket ve kamu kurumlarına düzenli sevkiyat gerçekleştirebilir. Bu iki modelin belge akışı aynı değildir.

Zorunluluk kontrolü için önce işletmenin GİB sistemindeki e-belge durumuna bakılmalıdır. Ardından güncel GİB duyuruları, yürürlükteki tebliğler ve işletmenin özel faaliyet koşulları mali müşavirle değerlendirilmelidir. Eski ciro bilgileriyle karar vermek güvenli değildir.

Örneğin küçük bir kırtasiye sahibi, mağazasında kalem ve defterleri müşteriye teslim ediyor olabilir. Aynı işletme, bir okulun toplu siparişini kendi deposundan kargo firmasıyla gönderiyorsa, bu ikinci işlem ayrıca sevkiyat belgesi açısından incelenmelidir.

İşletmeniz kapsamdaysa, kâğıt irsaliye kullanmaya devam etmek yerine uygun elektronik sürece geçmeniz gerekir. Kapsamda değilseniz, isteğe bağlı geçiş seçeneğini ve operasyonel faydayı mali müşavirinizle karşılaştırabilirsiniz.

Uzman notu: Zorunluluk kararını yalnızca sektör adına veya satış hacmine bakarak vermeyin; GİB kapsamı ve işletmenin gerçek sevkiyat modelini birlikte kontrol edin.

Kırtasiye sevkiyatında e-İrsaliye ne zaman düzenlenir?

Kırtasiye sevkiyatında e-İrsaliye, malların fiilen taşınması veya taşıttırılması öncesindeki ilgili süreçte düzenlenir. Belge tarihi, sevk başlangıcı, taşıyıcı bilgileri ve alıcı verileri gerçek hareketle uyumlu olmalıdır.

Bir kırtasiye deposundan okulun adresine gönderilen koli, ürünlerin mağazada satılmasından farklıdır. Defter, fotokopi kâğıdı, toner veya kırtasiye setleri araçla taşınıyorsa, işlem için irsaliye gerekip gerekmediği ve elektronik yöntemin uygulanıp uygulanmayacağı birlikte değerlendirilir.

Müşterinin ürünü mağazada seçip aynı yerde teslim alması, her durumda ticari taşıma sevkiyatı anlamına gelmeyebilir. Ancak ürün müşterinin deposuna, şubesine veya belirlediği başka bir adrese gönderiliyorsa fiili hareket oluşur. Bu durumda satış belgesiyle sevk belgesi ayrılmalıdır.

Şubeler arası stok aktarımı da satış faturası bulunmasa bile mal hareketidir. Merkez depodan mağazaya gönderilen ajanda, kalem veya yazıcı sarf malzemesi için işlem türü doğru seçilmelidir. Stok transferini satış gibi göstermek, kayıtların sonradan eşleşmesini zorlaştırır.

Elektronik belge düzenleme sürecinin teknik ayrıntıları, kullanıcı hesabının durumuna göre değişebilir. GİB kurallarını ve güncel uygulamayı e-İrsaliye ürün sayfasındaki bilgilerle birlikte kontrol edin; özel senaryoları mali müşavirinize sorun.

Kırtasiye e-İrsaliye ile fatura arasındaki fark nedir?

Kırtasiye e-İrsaliye, malın sevk edildiğini gösteren belgedir; e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ise mal veya hizmet satışının mali belgesidir. İki belge aynı işlemde kullanılabilir, fakat birbirinin yerine geçmez.

Örneğin bir kırtasiye, şirkete 500 adet dosya gönderiyorsa, sevkiyat sırasında irsaliye; satışın mali kaydı için uygun fatura düzenlenir. Faturanın daha sonra düzenlenmesi veya farklı tarihte oluşturulması, sevk belgesinin gerekip gerekmediği konusunu kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Yanlış: e-Fatura kullanmak, otomatik olarak e-İrsaliye düzenlemek demektir. Doğru: Her belge türünün kapsamı, amacı ve düzenleme adımı ayrı değerlendirilir.

Alıcı bir e-Fatura kullanıcısı olsa bile, sevkiyat belgesi konusu ayrıca incelenir. Alıcının e-Fatura durumunu kontrol etmek, irsaliye kararının tamamı değildir. Fatura türü ve sevk belgesi, aynı siparişin farklı kayıtlarını temsil eder.

Bu ayrımı daha geniş müşteri senaryolarıyla görmek için e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı rehberine bakabilirsiniz. Kırtasiye işletmesi, fatura seçimini alıcı bilgileriyle; sevk belgesini ise mal hareketiyle ilişkilendirmelidir.

Kırtasiye ürünleri gönderilirken e-İrsaliyede hangi bilgiler yer alır?

Kırtasiye e-İrsaliye üzerinde tarafları, sevk edilen malları, miktarları ve taşıma bilgilerini doğru tanımlayan alanlar bulunmalıdır. Zorunlu alanlar ve teknik kurallar, kullanılan yönteme ve güncel GİB düzenlemelerine göre kontrol edilmelidir.

Alıcının unvanı, vergi kimlik bilgisi veya kimlik bilgisi, adresi ve teslim noktası dikkatle girilmelidir. Özellikle okul, şirket, bayi ve kamu kurumu gönderilerinde fatura adresi ile fiili teslim adresi aynı olmayabilir. Bu iki adresi gelişigüzel birleştirmeyin.

Mal satırlarında ürün adı, miktar, ölçü birimi ve gerekiyorsa ürün kodu açık yazılmalıdır. Koli içinde farklı kalemler varsa yalnızca kırtasiye malzemeleri ifadesi yeterli olmayabilir. 200 spiralli defter ile 200 kartuşun ayrımı kayıt üzerinde görünmelidir.

Sevk tarihi, belge numarası, sipariş veya fatura bağlantısı, taşıyıcı, araç ve sürücü bilgileri gibi alanlar işlem türüne göre doldurulur. Kargo firması kullanılıyorsa taşıyıcı bilgisi, kargo teslim kaydıyla tutarlı olmalıdır. Alanların boş bırakılması sonradan açıklama ihtiyacı doğurabilir.

Depo çalışanı belgeyi hazırlarken ürün adlarını stok kartlarıyla karşılaştırmalıdır. Birim olarak paket seçilmişse miktar paket üzerinden, adet seçilmişse adet üzerinden yazılmalıdır. Koli içeriği farklıysa toplam miktar yerine ürün bazında ayrıntı kullanmak daha güvenlidir.

Yanlış: Ürün açıklamasına yalnızca kırtasiye yazmak yeterlidir. Doğru: Sevk edilen malı, miktarını ve birimini karşı tarafın teslim alabileceği açıklıkta tanımlayın.

Kırtasiye e-İrsaliye düzenleme süreci nasıl yürütülür?

Kırtasiye e-İrsaliye süreci, müşteri ve ürün bilgilerinin hazırlanması, belgenin oluşturulması, gönderilmesi, durumunun izlenmesi ve arşivlenmesi adımlarından oluşur.

İlk aşamada müşteri kartındaki vergi bilgileri, teslim adresi, telefon ve yetkili bilgileri kontrol edilir. Sonra sipariş satırları stok kartlarıyla eşleştirilir. Depo personeli, gönderilecek koli sayısını ve ürün miktarını fiziksel hazırlıkla karşılaştırmalıdır.

1. Siparişin alıcı, teslim adresi ve sevk türü bilgilerini kontrol edin.
2. Sevk edilecek ürünleri stok kartındaki ad, miktar ve birimlerle eşleştirin.
3. Belge ekranında tarih, taşıma ve ilgili referans alanlarını doldurun.
4. e-İrsaliyeyi gönderin ve sistemdeki kabul, ret veya hata durumunu izleyin.
5. Belgeyi sipariş, teslim tutanağı ve uygun fatura kaydıyla arşivleyin.

Gönderimden sonra yalnızca belgenin oluşturulmuş görünmesi yeterli değildir. Taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya teknik hata gibi durumlar takip edilmelidir. Alıcıdan gelen belgeler de gelen kutusunda incelenmeli ve ilgili satın alma kaydıyla eşleştirilmelidir.

Depo ile muhasebe aynı ekranı veya bağlantılı kayıtları kullanıyorsa, sevkiyat bilgisi daha az manuel aktarılır. Ancak otomasyon, yanlış müşteri veya yanlış ürün seçimini engellemez. Gönderimden önce kısa bir kullanıcı kontrolü yine gereklidir.

İrsaliye ile fatura farklı zamanlarda düzenleniyorsa, iki belgenin referanslarını dosyalamak önemlidir. Böylece muhasebe, hangi sevkin hangi satış kaydına bağlı olduğunu daha kolay doğrular.

Perakende kırtasiye satışında e-İrsaliye gerekir mi?

Perakende kırtasiye satışında e-İrsaliye gerekip gerekmediği, ürünün mağazada teslim edilmesiyle başka adrese gönderilmesi arasındaki farka ve işletmenin kapsamına bağlıdır.

Kalem, silgi veya defter müşteriye kasada teslim ediliyorsa, işlem çoğunlukla perakende satış belgesi ve uygun fatura süreci üzerinden değerlendirilir. Burada her alışveriş için otomatik olarak e-İrsaliye düzenleneceği söylenemez. İşletmenin statüsü ve güncel kurallar ayrıca kontrol edilmelidir.

Müşteri mağazadan toplu ürün alıp kendi aracıyla teslim alıyorsa, fiili taşımanın nasıl gerçekleştiği önem kazanır. Ürün işletme tarafından başka bir adrese götürülüyorsa, sevk belgesi değerlendirmesi farklılaşabilir. Kasa işlemi ile depo çıkışını aynı kabul etmeyin.

Örneğin Ayşe Hanım’ın küçük kırtasiye mağazası, bireysel müşterilere ürünleri tezgahta teslim ediyor. Bir okul siparişi geldiğinde ise 40 koli fotokopi kâğıdını okul adresine gönderiyor. İlk işlem perakende akışıdır; ikinci işlem için sevkiyat ve uygun belge türü ayrı kontrol edilmelidir.

Perakende mağazalarda sık görülen başka bir işlem, internetten verilen siparişin kargo ile gönderilmesidir. Siparişin fatura türü, müşterinin statüsüne göre seçilir. Malın kargoya teslim edilmesi ise sevkiyat belgesi bakımından ayrıca incelenir.

Bu nedenle satış kanalı, teslim şekli ve işletmenin e-belge kapsamı aynı tabloda değerlendirilmelidir. Kırtasiye faaliyetinin diğer belge ihtiyaçlarını görmek için kırtasiye sektörü sayfasını inceleyebilirsiniz.

Toptan kırtasiye sevkiyatında e-İrsaliye nasıl planlanır?

Toptan kırtasiye sevkiyatında e-İrsaliye planı, siparişin tek seferde mi yoksa bölünerek mi gönderileceğine göre yapılmalıdır. Her fiili mal hareketi, ilgili belge ve teslim kaydıyla eşleştirilmelidir.

Bir toptancı aynı müşteriye defter, dosya ve yazıcı sarf malzemesi gönderiyorsa, ürünlerin tamamı aynı araçta taşınabilir. Stok hazır değilse sipariş birkaç sevke bölünebilir. Bölünen her hareket için belgenin miktar, tarih ve teslim bilgileri gerçek duruma göre düzenlenmelidir.

Bayilere yapılan sevkiyatlarda alıcı kartları güncel tutulmalıdır. Bayinin merkez adresi ile ürünün gideceği mağaza adresi farklıysa, teslim noktası doğru seçilmelidir. Yanlış adrese düzenlenen belge, ürün doğru yere ulaşsa bile kayıtların açıklanmasını zorlaştırır.

Şubeler arası transferlerde satış faturası bulunmayabilir. Buna rağmen ürün merkez depodan şubeye taşınıyorsa stok hareketi ve sevk belgesi süreci oluşturulmalıdır. Transferi satış gibi kaydetmek, stok ve muhasebe raporlarında gereksiz fark yaratır.

Toptan satış yapan kırtasiyelerde sipariş, depo, sevkiyat ve muhasebe ekipleri farklı kişiler olabilir. Belgenin kim tarafından hazırlanacağı, kim tarafından kontrol edileceği ve teslim bilgisinin kimin tarafından işleneceği önceden belirlenmelidir.

Fatura türleriyle ilgili alıcı ayrımını ayrıca görmek için toptancı için e-Arşiv kuralları yazısından yararlanabilirsiniz. e-İrsaliye planı, bu fatura kararının yerine geçmez; sevk hareketini tamamlayan ayrı bir kontroldür.

Kırtasiye e-İrsaliye kontör hesabı nasıl yapılır?

Kırtasiye e-İrsaliye kontör hesabı, ürün satırı sayısına değil, gelen ve giden belge adedine göre yapılmalıdır. efaturakontor.com kullanım kuralında gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür.

Bu hesapta yalnızca satış sevkiyatlarını saymak hatalı sonuç verir. Kırtasiye işletmesinin tedarikçilerden aldığı gelen e-İrsaliyeler, kendi gönderdiği belgeler ve aynı havuzdan kullandığı diğer e-belgeler birlikte izlenmelidir. Bir belgede 2 satır veya 200 satır bulunması, belge adedini değiştirmez.

Örneğin bir ayda 120 giden ve 30 gelen e-İrsaliye oluşan kırtasiye, yalnızca bu belge türü için 150 belge hareketini öngörmelidir. Aynı dönemde e-Fatura veya e-Arşiv kullanımı varsa, ortak havuz planına bu belgeler de eklenmelidir.

En sağlıklı yöntem, son aylardaki gelen ve giden belge raporunu çıkarmaktır. Sezon başı, okul alışveriş dönemi ve kampanya günleri ayrı incelenmelidir. İptal, ret veya yeniden düzenleme işlemlerinin kontör etkisini sağlayıcının güncel ekranından doğrulayın.

Kırtasiye sevkiyatında e-İrsaliye hataları nasıl düzeltilir?

Kırtasiye sevkiyatında e-İrsaliye hatası, belgenin sistemdeki durumuna ve hatanın türüne göre ele alınmalıdır. Gönderilmiş belgeyi sessizce değiştirmek yerine mevzuata uygun düzeltme veya yeni belge süreci izlenmelidir.

En sık hatalar alıcı vergi bilgisi, teslim adresi, ürün miktarı, ölçü birimi, sevk tarihi ve taşıyıcı bilgilerinde görülür. Depo çalışanı koli hazırlarken 100 paket yerine 100 adet seçerse, sistemdeki belge ile fiziksel teslim arasında fark oluşur.

Yanlış: Alıcı belgeyi reddettiğinde aynı belgeyi değiştirip tekrar göndermek yeterlidir. Doğru: Ret nedenini okuyun, gerekiyorsa yeni belge düzenleyin ve önceki kayıtla ilişkilendirin.

Belge henüz gönderilmediyse taslak üzerinde veri kontrolü yapılabilir. Gönderimden sonra düzeltme imkânı, belgenin statüsüne ve uygulanacak kurala bağlıdır. Bu yüzden kullanıcılar iptal, ret, kabul ve yeniden düzenleme seçeneklerini birbirine karıştırmamalıdır.

Ürün yola çıktıktan sonra miktar değişmişse, teslim alanın notu, taşıma belgesi ve depo çıkışı birlikte incelenmelidir. Sadece muhasebe ekranındaki miktarı değiştirmek, fiili sevk kaydını düzeltmez. İlgili işlemi mali müşavir ve taşıma sorumlusu ile koordine edin.

Her düzeltme için tarih, kullanıcı, eski belge numarası, yeni belge numarası ve açıklama kaydı saklanmalıdır. Böylece denetim sırasında işlem zinciri gösterilebilir. Sistem hata mesajı veriyorsa ekran görüntüsü almak ve destek kaydı açmak da yararlıdır.

Kırtasiye e-İrsaliye için hangi istisnalar ve özel durumlar vardır?

Kırtasiye e-İrsaliye özel durumları, ürünün teslim şekline, taşıma biçimine, işlem taraflarına ve teknik koşullara göre değişir. Her özel durum, işletmeyi otomatik olarak e-İrsaliye zorunluluğundan çıkarmaz.

İade sevkiyatında ürünlerin neden geri döndüğü, hangi önceki belgeyle bağlantılı olduğu ve miktarın ne olduğu açıkça kaydedilmelidir. Müşteri 50 kalemin 5 tanesini iade ediyorsa, iade hareketi ilk sevkiyatın tamamı gibi gösterilmemelidir.

Kısmi teslimlerde gönderilen miktar ile bekleyen miktar ayrılmalıdır. Depo ürünü iki araçla gönderiyorsa, her hareketin kendi sevk bilgisi bulunmalıdır. Tek belgeyle hiç taşınmayan ürünleri gösterme yaklaşımı, stok sayımında ve teslim mutabakatında sorun yaratır.

Kargo veya lojistik firması kullanıldığında, taşıyıcı bilgileri ile teslim adresi doğru seçilmelidir. Kargo takip numarası, mevzuatın istediği alanların yerine geçmez. Aynı şekilde sipariş numarası da tek başına irsaliye numarası olarak kullanılmamalıdır.

GİB’in öngördüğü teknik arıza veya özel uygulama usulleri varsa, bunlar ayrıca takip edilmelidir. Böyle bir durumda hangi alternatif belgenin, hangi sürede ve hangi kayıtla kullanılacağını güncel GİB duyurusundan öğrenin. Rakam, süre veya istisna bilgisini eski kaynaklardan teyitsiz aktarmayın.

Mevzuat ve uygulama koşulları yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle özel senaryoları işlem tarihindeki GİB duyurusu ve tebliğleriyle, ayrıca mali müşavirinizin görüşüyle doğrulayın.

Kırtasiye e-İrsaliye ile e-Fatura alıcısı nasıl kontrol edilir?

Kırtasiye e-İrsaliye düzenlemeden önce alıcının kimliği, e-belge durumu ve teslim adresi birlikte kontrol edilmelidir. Tek başına vergi numarasını bilmek, doğru belge türünü seçmek için her zaman yeterli değildir.

Şirket müşterilerinde unvan ve vergi kimlik bilgileri resmi kayıtla karşılaştırılmalıdır. Okul, kamu kurumu veya dernek gibi alıcılarda kurumun fatura bilgisi ile fiili teslim yeri farklı olabilir. Siparişi veren kişiyle belge alıcısını aynı kişi kabul etmeyin.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, fatura türünü etkileyebilir. Ancak bu bilgi e-İrsaliye zorunluluğunu tek başına belirlemez. Sevk hareketi, işletmenin e-İrsaliye kapsamı ve ilgili işlem koşulları ayrıca incelenmelidir.

Yeni müşteri kaydında vergi numarası, unvan, adres, teslim noktası ve iletişim bilgileri için sorumluluk belirleyin. Kasa personeli yalnızca sipariş notuna güvenmemeli, kayıtlı müşteri kartını kullanmalıdır. Düzenli müşterilerde de adres değişikliklerini periyodik olarak doğrulayın.

Fatura sürecini anlamak için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ürün açıklamalarındaki belge ayrımlarını inceleyebilirsiniz. Bu sayfalar, sevk belgesinin fatura yerine geçmediği gerçeğini değiştirmez; yalnızca fatura tarafının doğru kurulmasına yardımcı olur.

Kırtasiye e-İrsaliye arşivi ve mutabakatı nasıl tutulur?

Kırtasiye e-İrsaliye arşivi, gönderilen ve gelen belgelerin erişilebilir, düzenli ve işlemle bağlantılı biçimde saklanmasıdır. Sadece belgeyi indirmek yerine sipariş, teslim, fatura ve stok kayıtlarıyla ilişki kurmak gerekir.

Giden belgeler için belge numarası, alıcı, sevk tarihi, ürün grubu, taşıyıcı ve sistem durumu raporlanmalıdır. Gelen belgelerde tedarikçi, teslim alınan miktar ve satın alma siparişiyle eşleşme kontrol edilmelidir. Ret veya hata durumları ayrıca işaretlenmelidir.

Ay sonunda depo ve muhasebe kayıtları karşılaştırılmalıdır. Sevk edilmiş görünen ancak teslim kaydı olmayan belgeler, teslim edilmiş fakat muhasebeye aktarılmamış hareketler ve miktar farkları ayrı listeye alınmalıdır.

Örneğin kırtasiye deposu 300 koli ürünü üç ayrı sevkte gönderiyorsa, her sevkin belgesi ve teslim kanıtı ayrı tutulmalıdır. Faturayı ay sonunda toplu düzenlemek, önceki sevk belgelerinin izini kaybettirmemelidir.

Arşivleme yöntemi seçilirken yetki, yedekleme ve erişim süreleri dikkate alınmalıdır. Kullanıcı, belgenin XML veya görüntü kaydına ulaşabilmeli; gerektiğinde belge numarasıyla arama yapabilmelidir. Saklama koşulları ve portal özellikleri için hizmet sağlayıcının güncel açıklamalarını inceleyin.

Mutabakat sırasında yalnızca toplam belge sayısına bakmak yetersizdir. Ürün, miktar, alıcı, tarih ve durum alanları da örneklem yöntemiyle kontrol edilmelidir. Bu yaklaşım, yanlış sevk ve eksik fatura riskini daha erken gösterir.

Kırtasiye e-İrsaliye kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Kırtasiye e-İrsaliye kontrol listesi, sevk öncesi veri doğrulama, gönderim sonrası durum takibi ve ay sonu mutabakatını kapsamalıdır. Listeyi depo, satış ve muhasebe sorumlularının görevlerine göre ayırmak gerekir.

Aşağıdaki liste, günlük sevkiyatlarda kullanılabilecek temel bir kontrol çerçevesi sunar. İşletmenin özel faaliyetleri, GİB kapsamı ve kullandığı entegrasyon ekranları için maddeler mali müşavirle genişletilmelidir.

• Alıcının unvanı, vergi kimlik bilgisi ve teslim adresi siparişle karşılaştırılmıştır.
• Sevk edilen ürünlerin adı, miktarı ve ölçü birimi fiziksel kolilerle eşleştirilmiştir.
• Sevk tarihi ve fiili taşıma zamanı işlemle uyumlu biçimde kontrol edilmiştir.
• Taşıyıcı, araç veya sürücü bilgileri uygulanabilir alanlarda doğru girilmiştir.
• Belge numarası ve varsa sipariş veya fatura bağlantısı kayıt altına alınmıştır.
• Gönderim sonrasında belgenin sistem durumu kontrol edilmiştir.
• Gelen belgeler satın alma ve depo kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• İade, kısmi teslim, ret ve teknik hata kayıtları açıklamasıyla saklanmıştır.

Listeyi belge gönderildikten sonra doldurmak yerine, sevk öncesi kısa onay adımı olarak kullanın. Bir personel belgeyi hazırlıyor, başka bir personel kontrol ediyorsa görev ayrımı yanlış müşteri ve miktar riskini azaltır.

Ay sonunda liste sonuçları raporlanmalıdır. Tekrarlanan adres, birim veya ürün kodu hataları varsa stok kartı ve müşteri kartı güncellenmelidir. Böylece aynı problem her sevkiyatta yeniden çözülmez.

Kırtasiye e-İrsaliye zorunluluğu nasıl güncel olarak doğrulanır?

Kırtasiye e-İrsaliye zorunluluğu, işlem tarihindeki GİB duyuruları ve yürürlükteki mevzuat kontrol edilerek doğrulanır. Eski blog yazıları, geçmiş ciro sınırları veya başka bir işletmenin durumu tek başına karar kaynağı değildir.

İlk olarak işletmenin vergi mükellefiyeti, faaliyet kodu, e-Fatura kullanıcı durumu ve fiili sevkiyat modeli çıkarılmalıdır. Sonra GİB’in güncel e-belge sayfalarında zorunlu kullanıcı kapsamı ve başvuru koşulları incelenmelidir.

Mevzuatta yer alan hadler, süreler ve ceza tutarları yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle burada rakam vermek yerine doğrulama yöntemi kullanmak daha güvenlidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İşletme yeni bir toptan satış kanalına geçerse daha önceki değerlendirme geçerliliğini kaybedebilir. İnternet siparişi, bayi sevkiyatı, şube transferi ve kargo gönderileri ayrı ayrı listelenmelidir. Değişen işlem modeli, belge kapsamını etkileyebilir.

Kararı yazılı hale getirmek için mali müşavirden işletmeye özel kısa bir değerlendirme isteyin. Hangi işlemde hangi belge kullanılacağı, zorunluluk başlangıcı ve teknik geçiş adımları dosyalanmalıdır. Böylece personel, her siparişte yeniden tahmin yapmak zorunda kalmaz.

Yükümlülük bulunmuyorsa bile isteğe bağlı elektronik kullanımın maliyetini, eğitim ihtiyacını ve gelen belge hacmini hesaplayın. Seçim yaparken yalnızca gönderilen belgeleri değil, alınan belgeleri de plana dahil edin.

Özet: 5 maddede kırtasiye e-İrsaliye zorunluluğu

Kırtasiye e-İrsaliye değerlendirmesinde temel ölçüt, işletmenin GİB kapsamı ile malın fiilen taşınıp taşınmadığıdır. Fatura türü, alıcı statüsü ve kontör hesabı bu ana kararın ardından incelenmelidir.

Mağaza içi teslim, okul sevkiyatı, kargo gönderisi ve şube transferi aynı işlem değildir. Her senaryoda ürünün nereden nereye gittiği, kim tarafından taşındığı ve hangi kayıtla eşleştiği açıkça belirlenmelidir.

• Kırtasiye satışı yapmak, tek başına her işletmeyi e-İrsaliye kullanmak zorunda bırakmaz.
• GİB kapsamındaki işletmeler, uygun istisna yoksa sevkiyatlarında elektronik belge sürecini uygulamalıdır.
• e-İrsaliye mal hareketini, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura ise satışın mali kaydını gösterir.
• Kontör planı, gelen ve giden belge adetleriyle birlikte ortak e-belge kullanımına göre yapılmalıdır.
• Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü, özel durumlarda son kontrol noktasıdır.

Sevkiyat hacmini tek havuzda izlemek isteyen kırtasiyeler, efaturakontor.com üzerindeki tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir; ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneğini ayrıca değerlendirebilir.

Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır; satın alma öncesinde belge hacmini mali müşavirinizle doğrulayın.