Mali Müşavir e-Fatura e-Arşiv: Kime Hangi Belge? Rehberi

Mali Müşavir Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge? sorusunun cevabı şudur: e-Fatura, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya; e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenir.

Bu rehber, mali müşavirlik bürolarında belge türü seçen çalışanlara ve müşterilerinin süreçlerini takip eden meslek mensuplarına yarar. Alıcı statüsünü kontrol etmeyi, e-SMM farkını ve hatalı belge riskini açıklar.

Belge seçimi yalnızca müşterinin şirket veya şahıs olmasına dayanmaz. Alıcının GİB e-belge kaydı, satıcının mükellefiyet türü, işlem niteliği ve güncel özel düzenlemeler birlikte değerlendirilir.

Mali müşavir e-fatura e-arşiv ayrımı nedir?

Mali müşavir e-fatura e-arşiv ayrımı, alıcının GİB e-belge statüsünü esas alan belge seçimidir. Satıcı, kendi alışkanlığına veya müşterinin e-posta talebine göre belge türü belirlemez.

e-Fatura, GİB sisteminde kayıtlı e-Fatura kullanıcıları arasında düzenlenen elektronik faturadır. Belgenin asıl niteliği, yalnızca PDF görüntüsüyle değil, sistemde oluşturulan elektronik kayıt ve iletim süreciyle belirlenir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Alıcı gerçek kişi, tüketici veya e-Fatura kullanıcısı olmayan bir işletme olabilir.

Alıcının şirket olması otomatik olarak e-Fatura düzenleneceği anlamına gelmez. Vergi kimlik numarasıyla yapılan sorguda alıcının e-Fatura kayıt durumu ayrıca görülmelidir.

Mali müşavirlik bürosunun kendi belge süreçlerini incelerken, mali müşavir sektörü için belirlenen mesleki statü ve belge yükümlülükleri de dikkate alınmalıdır.

Aynı büro, bir yazılım şirketinden e-Fatura alabilir; bireysel bir müşteriye ise farklı belge türüyle hizmet sunabilir. Bu nedenle tek bir belge kuralı bütün işlemlere uygulanamaz.

Özetle ayrım, belgeyi kimin istediğiyle değil, alıcının kayıt durumu ve işlemdeki mükellefiyet yapısıyla belirlenir. Karar verilemeyen durumlarda güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

e-Fatura kime, e-Arşiv Fatura kime düzenlenir?

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcıya; e-Arşiv Fatura ise kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenir. Bu temel kural, işletmeler arası ve işletmeden tüketiciye işlemlerde farklı sonuçlar doğurur.

Bir mali müşavirlik bürosu, kayıtlı bir anonim şirkete ticari nitelikte belge düzenliyorsa önce şirketin e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol eder. Kayıt varsa e-Fatura senaryosu kullanılır.

Alıcı işletme vergi mükellefi olsa bile e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv Fatura gündeme gelir. Şirket unvanı, tek başına e-Fatura kullanıcısı olduğunu kanıtlamaz.

Bireysel müşteriye verilen hizmetlerde alıcının e-Fatura kullanıcı kaydı bulunmadığında e-Arşiv Fatura uygulanır. Ancak hizmeti veren mali müşavirin mesleki statüsü e-SMM kapsamındaysa belge türü ayrıca değerlendirilir.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını e-posta adresi belirlemez. E-posta, yalnızca bilgilendirme veya görüntü iletimi kanalı olabilir; asıl karar GİB kayıt kontrolüne dayanır.

Yanlış: Müşteri şirketse her durumda e-Fatura kesilir. Doğru: Önce vergi kimlik numarasıyla e-Fatura kayıt durumu kontrol edilir, sonra uygun belge türü seçilir.

Belge düzenlenmeden önce alıcının unvanı, VKN veya TCKN bilgisi de doğrulanmalıdır. Yanlış kimlik bilgisi, doğru belge türü seçilmiş olsa bile muhasebe ve düzeltme sürecini zorlaştırır.

Mali müşavir alıcının e-belge durumunu nasıl kontrol eder?

Mali müşavir, belge düzenlemeden önce alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle GİB e-Fatura kayıt durumunu sorgular. Sorgu sonucu belge türü kararının temel kanıtı olarak dosyalanır.

İlk adım, alıcıdan güncel unvan ve vergi kimlik bilgilerini almaktır. Eski müşteri kartındaki bilgiye güvenmek yerine, işlem tarihindeki resmi bilgiler kullanılmalıdır.

İkinci adım, GİB’in e-belge kullanıcı sorgulama ekranında alıcının durumunu kontrol etmektir. Özel entegratör ekranında bulunan alıcı sorgusu da kullanılabilir; sonuç yine güncel mevzuatla uyumlu olmalıdır.

Üçüncü adım, sorgu sonucunu müşteri kartına veya işlem dosyasına kaydetmektir. Ekran görüntüsünde tarih, alıcı bilgisi ve kullanıcı durumu birlikte görünmelidir.

Kontrol, fatura düzenleme anına yakın yapılmalıdır. Alıcının statüsü değişmiş olabilir; aylar önce alınan bir ekran görüntüsü yeni işlem için yeterli kanıt olmayabilir.

Uzman notu: Alıcının e-posta adresi e-Fatura kullanıcısı olduğunu göstermez; VKN veya TCKN üzerinden yapılan güncel GİB sorgusu esas alınmalıdır.

Alıcı bilgisi değişmişse eski faturayı kopyalamak yerine müşteri kartı güncellenmelidir. Özellikle şube, birleşme, unvan değişikliği veya vergi numarası değişimi sonrasında yeniden sorgu yapılmalıdır.

Mali müşavirin kendi hizmetinde e-SMM ne zaman kullanılır?

Mali müşavirin kendi mesleki hizmetinde belge türü, e-SMM kapsamındaki statüye göre belirlenir; e-Fatura veya e-Arşiv her durumda doğru belge değildir.

e-SMM, serbest meslek erbabının sunduğu mesleki hizmet karşılığında düzenlediği elektronik serbest meslek makbuzudur. Meslek mensubunun vergi ve faaliyet statüsü, bu belgenin kullanılıp kullanılmayacağını etkiler.

Bir SMMM, mükellefe muhasebe ve danışmanlık hizmeti sunuyorsa hizmetin niteliği kadar kendi mükellefiyet yapısını da incelemelidir. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olması, hizmet sağlayıcının belgesini otomatik olarak e-Faturaya çevirmez.

Örneğin serbest meslek statüsündeki bir mali müşavir, e-Fatura kullanan limited şirkete mesleki hizmet veriyor olabilir. Bu işlemde şirketin e-Fatura kullanıcısı olması ayrıca kayda alınır; fakat meslek mensubunun düzenleyeceği belge e-SMM kapsamında değerlendirilebilir.

Yanlış: Hizmet alan şirket e-Fatura kullanıyorsa mali müşavir mutlaka e-Fatura düzenler. Doğru: Önce hizmet sağlayanın serbest meslek veya ticari işletme statüsü belirlenir, sonra e-SMM, e-Fatura ya da e-Arşiv seçilir.

Mali müşavirlik bürosu ayrıca ticari mal satıyor veya ayrı bir ticari faaliyet yürütüyorsa bu işlem mesleki hizmetten ayrılabilir. Her faaliyet için mükellefiyet ve belge düzeni ayrı incelenmelidir.

e-SMM hakkında uygulama ayrıntılarını kontrol etmek isteyenler, e-Serbest Meslek Makbuzu sayfasındaki kapsamı inceleyebilir. Güncel zorunluluk ve istisnalar için GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki teknik farklar nelerdir?

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki teknik fark, alıcıya iletim ve sistemde raporlama biçiminde görülür. İki belge de elektronik ortamda oluşturulur, ancak aynı kullanıcı akışını izlemez.

Aşağıdaki tablo temel ayrımı gösterir. Özel senaryolar, istisnalar ve teknik kesinti uygulamaları için güncel GİB kılavuzları ayrıca incelenmelidir.

e-Fatura, alıcının sistemdeki elektronik posta kutusuna yönlendirilir. Alıcı tarafın kabul, ret veya yanıt işlemleri kullanılan senaryoya göre farklılaşabilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya yöneliktir. Belgenin görüntüsü e-posta, portal veya uygun başka bir teslim yöntemiyle paylaşılabilir; yöntem, güncel kurallara uygun olmalıdır.

Bir faturayı PDF olarak göndermek, otomatik biçimde e-Arşiv Fatura düzenlendiği anlamına gelmez. Belgenin sistemde oluşturulması, numaralandırılması, raporlanması ve saklanması da değerlendirilir.

Bu nedenle mali müşavir, müşterinin yalnızca PDF dosyasını değil, belge türünü, UUID veya belge numarasını ve sistem durumunu kontrol etmelidir. Muhasebe kaydı bu bilgilerle eşleştirilmelidir.

Mali müşavir için e-Fatura veya e-Arşiv düzenleme adımları nelerdir?

Mali müşavir için doğru düzenleme süreci, alıcı bilgilerini doğrulama, statü sorgulama, belge türünü seçme ve gönderim sonucunu arşivleme adımlarından oluşur.

İşleme başlamadan önce müşteri kartı güncellenir. Aşağıdaki sıra, günlük belge düzenleme işleminde temel kontrol akışı olarak kullanılabilir:

1. Alıcının güncel unvanı, VKN veya TCKN bilgisi kontrol edilir.
2. Alıcının GİB e-Fatura kullanıcı durumu işlem tarihine yakın sorgulanır.
3. Hizmet sağlayanın e-SMM veya ticari belge statüsü belirlenir.
4. e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura için uygun senaryo seçilir.
5. Mal veya hizmet açıklaması, miktar, tutar ve vergi bilgileri kontrol edilir.
6. Belge elektronik ortamda gönderilir ve sistem yanıtı izlenir.
7. Belge numarası, gönderim sonucu ve teslim kanıtı dosyalanır.

Belge gönderildikten sonra yalnızca ekranda başarılı yazısını görmek yeterli değildir. Alıcıya ulaştığı, durumunun tamamlandığı ve muhasebe kaydına aktarıldığı ayrıca kontrol edilmelidir.

İşlem bir müşteri adına yürütülüyorsa, düzenleme yetkisinin ve kullanıcı hesabının doğru firmaya ait olduğu doğrulanır. Yanlış şirket hesabından gönderilen belge, içerik doğru olsa bile ciddi operasyon sorunu yaratır.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ekranlarında alan adları farklı görünebilir. Kullanıcı, ekran adından çok seçilen belge türünü ve alıcı statüsünü birlikte kontrol etmelidir.

Bu adımlar her işlemde aynı sırayla uygulanırsa, aceleyle yanlış belge seçme ihtimali azalır. Mevzuata bağlı özel işlemlerde ise standart akış durdurulmalı ve uzman görüşü alınmalıdır.

Yanlış belge seçimi nasıl anlaşılır ve nasıl düzeltilir?

Yanlış belge seçimi, alıcının e-Fatura kayıt durumu ile düzenlenen belge türü karşılaştırılarak anlaşılır. Hata fark edilince ikinci belgeyi rastgele kesmek yerine düzeltme yöntemi belirlenmelidir.

Yanlış: e-Fatura gönderilemediğinde hemen e-Arşiv Fatura düzenlenir. Doğru: Önce teknik hata, alıcı statüsü ve kesinti prosedürü incelenir; uygun yöntem güncel GİB kurallarına göre seçilir.

Yanlış: Alıcı e-posta ile PDF istediğinde e-Arşiv yeterlidir. Doğru: Alıcının e-Fatura kullanıcı durumu sorgulanır ve elektronik belgenin resmi akışı takip edilir.

Yanlış türde belge düzenlenmişse iptal, itiraz veya yeniden düzenleme süreci belgenin türüne ve işlem tarihine göre değişebilir. Bu nedenle belge numarası ve sistem durumu korunmalıdır.

Aynı işlem için yeni bir belge kesmeden önce ilk belgenin geçerli, reddedilmiş, iptal edilmiş veya teknik olarak başarısız olup olmadığı kontrol edilir. Çift belge, vergi ve mutabakat sorununa yol açabilir.

Sistem kesintisi, yanlış alıcı seçimi veya hatalı vergi bilgisi aynı problem değildir. Her durumun uygulama adımı farklı olabilir; kullanıcı kendi başına genel bir çözümü bütün durumlara uygulamamalıdır.

Düzeltme kararında güncel GİB duyurusu, ilgili özel entegratör prosedürü ve mali müşavir görüşü birlikte kullanılmalıdır. Mevzuatın belirlediği süre veya yöntem varsa, bunlar yıllık güncellemeler nedeniyle ayrıca doğrulanmalıdır.

Küçük bir mali müşavirlik bürosunda e-Fatura ve e-Arşiv senaryosu nasıl uygulanır?

Küçük bir mali müşavirlik bürosunda senaryo, hizmet sağlayanın statüsü ve her alıcının e-belge kaydı ayrı incelenerek uygulanır.

Örneğin Ayşe Hanım, iki çalışanlı bir SMMM bürosu işletiyor. Büro, yirmi müşterinin muhasebe süreçlerini takip ediyor ve kendi ofis yazılımı ile elektronik belgelerini düzenliyor.

Ayşe Hanımın mesleki muhasebe hizmeti serbest meslek statüsündeyse, kendi hizmet belgesi için e-SMM değerlendirilir. Büro ayrıca ticari bir satış yapıyorsa, o satışın mükellefiyet ve belge yapısı ayrıca incelenir.

Büronun bilgisayar yazılımı aldığı şirket e-Fatura kullanıcısıysa, yazılım satıcısından e-Fatura alınabilir. Ofis kırtasiye alışverişini e-Fatura kullanıcısı olmayan bir işletmeden yapıyorsa e-Arşiv Fatura ile karşılaşabilir.

Ayşe Hanım, müşterisi olan bir marketin e-belge süreçlerini yönetirken marketin kendi alıcılarına kestiği belgeleri ayrı takip eder. Marketin kuralları için market e-Arşiv Fatura rehberindeki müşteri statüsü kontrolleri de karşılaştırılabilir.

Bir bireysel müşterinin e-Fatura kullanıcı kaydı bulunmadığından, ticari işletme statüsündeki hizmet sağlayıcı için e-Arşiv gündeme gelebilir. Ancak Ayşe Hanımın kendi e-SMM yükümlülüğü varsa sonuç değişir.

Bu örnek, aynı ofiste alınan ve verilen belgelerin farklı türlerde olabileceğini gösterir. Küçük işletmelerde tek müşteri kartı, tek belge türü veya tek kullanıcı hesabı varsayımı yapılmamalıdır.

e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri nasıl saklanır ve teslim edilir?

e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri, elektronik kayıtları, gönderim durumları ve teslim kanıtları birlikte korunarak saklanır. Sadece yazdırılmış kopya veya e-posta eki yeterli işlem arşivi oluşturmaz.

e-Fatura kutusunda gelen ve gönderilen belgeler; belge numarası, tarih, taraf bilgileri ve sistem durumu ile birlikte izlenir. Mali müşavir, müşterinin muhasebe kayıtlarıyla bu belgeleri düzenli eşleştirmelidir.

Ücretsiz e-Fatura portalı içinde mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve elektronik arşiv görünümü bulunabilir. Portal hizmetinde sunulan güvenli saklama süresi 10 yıl olarak belirtilir; yasal yükümlülükler ayrıca kontrol edilmelidir.

Belgenin teslim edildiğini göstermek için gönderim sonucu, alıcı hesabı ve sistem zaman bilgisi korunmalıdır. E-posta ile gönderilen görüntü, sistemdeki resmi belgenin yerine geçmez; yalnızca ek teslim kanıtı olabilir.

Arşiv klasöründe belge XML veya elektronik kayıt bilgisi, PDF görüntüsü, gönderim sonucu ve varsa iptal ya da itiraz kayıtları birlikte tutulmalıdır. Dosya adlarında müşteri, belge numarası ve tarih standardı kullanılabilir.

Her ay gelen ve giden kutular muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır. Kayıt bulunamayan belge, iki kez işlenen belge veya sistemde bekleyen belge, dönem kapanmadan araştırılmalıdır.

Yetki yönetimi de saklama sürecinin parçasıdır. Çalışanlara yalnızca gerekli ekran yetkisi verilmeli, ayrılan personelin hesabı kapatılmalı ve arşiv erişimlerinin kim tarafından yapıldığı izlenebilmelidir.

Mali müşavir e-belge süreçlerinde kontör hesabı nasıl yapılır?

Mali müşavir e-belge süreçlerinde kontör hesabı, ay içinde gönderilen ve alınan elektronik belge adedi üzerinden yapılır. Belge türü seçimi kontör hesabına göre değil, mevzuata göre belirlenir.

Dikkat: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca ofisin gönderdiği faturaları saymak, mali müşavirlik bürosunun gerçek tüketimini eksik gösterir.

Örneğin bir büro ay içinde 80 belge gönderiyor ve 45 belge alıyorsa, toplam kullanım 125 kontördür. Bu hesapta e-Fatura, e-Arşiv ve diğer desteklenen e-belge türleri ayrı havuzlar yerine tek kullanım mantığıyla izlenebilir.

Kontör planlamasında müşteri sayısı kadar müşterilerin işlem yoğunluğu da dikkate alınır. Her müşteri ayda iki belge gönderse bile, yoğun dönemlerde gelen faturalar ve düzeltme işlemleri toplam adedi artırabilir.

e-Ticaret hacmi ile kontör ilişkisini anlamak isteyen mali müşavirler, e-ticarette aylık kontör ihtiyacını işlem adedi üzerinden inceleyebilir. Bu yaklaşım, farklı sektör müşterilerini planlamaya yardımcı olur.

Aylık raporda gönderilen, alınan, iptal edilen ve başarısız kalan işlemler ayrı sütunlarda izlenmelidir. Başarısız işlemin kontör düşürüp düşürmediği, kullanılan sistemin güncel koşullarından kontrol edilmelidir.

Kontör miktarı yetersiz kaldığında belge türünü değiştirmek doğru çözüm değildir. Önce belge statüsü belirlenir, sonra kullanım raporu ve geçerlilik süresi incelenerek operasyon planlanır.

Hangi özel durumlarda e-Fatura ve e-Arşiv kuralı değişebilir?

Özel durumlarda temel e-Fatura ve e-Arşiv ayrımına ek kurallar gelebilir. İşlem türü, alıcının kamu veya özel sektör olması, faaliyet alanı ve güncel GİB düzenlemesi ayrıca incelenmelidir.

Bir işletmenin e-Fatura kullanıcısı olması, bütün işlemlerinin aynı senaryoda düzenleneceği anlamına gelmez. Temel veya ticari senaryo gibi seçenekler, işlemin niteliğine ve uygulamadaki şartlara göre değerlendirilir.

İhracat, kamuya yapılan satış, istisna veya özel vergi uygulaması içeren işlemler standart müşteri faturası gibi ele alınmamalıdır. Bu işlemlerde ilgili kılavuz ve tebliğ hükümleri güncel haliyle incelenmelidir.

Alıcı sonradan e-Fatura kullanıcısı olmuşsa, önceki tarihlerde düzenlenen belgeler kendiliğinden geriye dönük değişmez. Yeni işlemlerde güncel alıcı statüsü yeniden sorgulanır.

Şube veya grup şirketlerinde vergi kimlik numarası farklı olabilir. Ana şirketin e-Fatura kullanıcısı olması, şubenin veya ayrı tüzel kişiliğin otomatik olarak aynı statüde bulunduğunu göstermez.

Teknik kesinti, portal erişim sorunu veya entegrasyon hatası yaşandığında alternatif belge düzeni kendiliğinden seçilmemelidir. Uygulanacak yöntem, güncel GİB duyurusu ve entegratör prosedürüyle doğrulanmalıdır.

Zorunluluk kapsamları, hadler, süreler ve bazı uygulama ayrıntıları yıllık olarak güncellenebilir. Rakam veya tarih varsaymak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura ve e-Arşiv işleminde hangi kayıtlar birlikte izlenmelidir?

e-Fatura ve e-Arşiv işleminde belge kaydı, alıcı bilgisi, belge türü, gönderim durumu ve muhasebe kaydı birlikte izlenmelidir.

Bir mali müşavir, müşterinin aylık kontrol dosyasında belge numarası, düzenleme tarihi, müşteri unvanı ve vergi kimlik numarası için ayrı alanlar açabilir. Bu alanlar, dönem sonu mutabakatını hızlandırır.

Belge durumunun taslak, gönderildi, alıcıya ulaştı, reddedildi veya iptal edildi şeklinde görünmesi farklı işlemler gerektirebilir. Kullanıcı, her durumun anlamını kullandığı yazılımın güncel açıklamasından kontrol etmelidir.

Gelen belgelerde satıcı bilgisi, mal veya hizmet açıklaması, vergi tutarı ve toplam bedel incelenir. Giden belgelerde ise alıcı statüsü, teslim yöntemi ve senaryo seçimi ayrıca denetlenir.

Mutabakat sırasında yalnızca toplam tutara bakmak yeterli değildir. Aynı belge numarası, aynı alıcı, aynı tarih ve aynı işlem açıklaması farklı sistemlerde karşılaştırılmalıdır.

Belge görüntüsü ile muhasebe fişi arasında fark varsa kayıt düzeltilmeden önce elektronik belge açılmalıdır. Özellikle yuvarlama, vergi oranı veya müşteri kartı farklılıkları erken aşamada araştırılmalıdır.

Bu kayıt düzeni, mali müşavirin müşteriden gelen soru ve denetim taleplerine işlem bazında yanıt vermesini sağlar. Belgeleri ay sonunda topluca kontrol etmek yerine haftalık kısa kontroller daha güvenlidir.

e-Fatura ve e-Arşiv ayrımında mali müşavir hangi ekranları kullanır?

Mali müşavir, kullandığı portala göre gelen kutusu, giden kutusu, alıcı sorgusu, taslak belge ve rapor ekranlarını kullanır. Ekran adları değişse de kontrol edilen bilgiler aynıdır.

Alıcı sorgu ekranı, belge türü kararından önce kullanılır. Giden kutusu, gönderilen belgelerin durumunu gösterir; gelen kutusu ise müşteriye ulaşan belgelerin alınması ve işlenmesi için takip edilir.

Taslak ekranında alıcı bilgileri, açıklama, tutar ve vergi alanları kontrol edilir. Belge gönderildikten sonra bu alanlarda değişiklik yapılamayabileceği için ön izleme aşaması atlanmamalıdır.

Rapor ekranı, belirli tarih aralığında gönderilen ve alınan belgeleri listeler. Mali müşavir, bu raporu müşterinin muhasebe programındaki kayıtlarla karşılaştırarak eksik veya mükerrer işlemleri bulabilir.

Portal kullanıcısı, aynı müşteri adına işlem yaparken doğru firma hesabını seçmelidir. Birden fazla şirket hesabı arasında geçiş yapan personel için ekranın üst bölümündeki firma adı her işlemde kontrol edilmelidir.

Yetkili kullanıcı, mali mühür veya elektronik imza adımı gerekiyorsa işlemi yetki sahibi kişi tamamlamalıdır. Kullanıcı adı ve şifre paylaşımı, işlem sorumluluğunu ve güvenlik takibini zayıflatır.

Portalda hata mesajı görülürse mesaj kodu, işlem zamanı ve belge numarası kaydedilmelidir. Destek talebine bu bilgiler eklenirse aynı belgenin tekrar tekrar gönderilmesi önlenebilir.

Mali müşavir e-Fatura e-Arşiv kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Mali müşavir e-fatura e-arşiv kontrol listesi, her belge öncesi ve dönem sonu olmak üzere iki aşamada hazırlanır. Liste, alıcı statüsünü ve belge sonucunu birlikte izlemelidir.

Belge öncesi kontrol, yanlış alıcıya veya yanlış belge türüne düzenleme yapılmasını önler. Dönem sonu kontrolü ise gönderim, teslim, muhasebe ve arşiv kayıtlarını karşılaştırır.

• Alıcının güncel VKN veya TCKN bilgisi işlemden önce doğrulanmıştır.
• Alıcının e-Fatura kullanıcı durumu güncel GİB sorgusuyla kontrol edilmiştir.
• Hizmet sağlayanın e-SMM veya ticari belge statüsü belirlenmiştir.
• Seçilen belge türü, işlemdeki alıcı ve satıcı bilgileriyle uyumludur.
• Belge senaryosu, açıklaması, tutarı ve vergi alanları gönderim öncesinde incelenmiştir.
• Gönderim sonucu, belge numarası ve teslim bilgisi arşive kaydedilmiştir.
• Gelen ve giden belgeler muhasebe kayıtlarıyla dönem sonunda karşılaştırılmıştır.

Kontrol listesi elektronik tablo, portal notu veya kurum içi prosedür olarak tutulabilir. Önemli olan, her işlemde aynı alanların boş bırakılmadan doldurulmasıdır.

Yeni çalışanlar için listeye örnek ekran görüntüleri eklenebilir; ancak kişisel veri ve müşteri bilgileri maskelenmelidir. Eğitim dokümanı, güncel mevzuat değişikliklerinde yeniden gözden geçirilmelidir.

Liste üzerinde yalnızca evet veya hayır seçeneği bulunması bazen yetersizdir. Hata, bekleyen işlem veya özel durum için açıklama alanı açılması, sonradan yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.

Bu kontrol yapısı, mali müşavirin belge düzenleme işini kişisel hafızaya bağlı olmaktan çıkarır. Yine de liste, güncel GİB duyurularının ve mesleki değerlendirmelerin yerine geçmez.

Özet: 5 maddede mali müşavir e-fatura e-arşiv ayrımı

Mali müşavir e-fatura e-arşiv ayrımının özeti, alıcı statüsü ile hizmet sağlayanın mükellefiyetini birlikte değerlendirmektir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura aynı belgenin iki farklı dosya uzantısı değildir. İletim kanalı, alıcı kullanıcı durumu, sistem kaydı ve raporlama akışı bakımından farklılaşırlar.

• e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcıya düzenlenir.
• e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenir.
• Mali müşavirin mesleki hizmetinde e-SMM kapsamı ayrıca değerlendirilir.
• Belge türü seçilmeden önce VKN veya TCKN ile güncel GİB sorgusu yapılır.
• Yanlış veya başarısız işlemde yeni belge kesmeden önce iptal ve düzeltme yöntemi doğrulanır.

Bu beş madde, günlük işlemlerde hızlı bir başlangıç kontrolü sağlar. Ancak ihracat, kamu, istisna, kesinti veya teknik arıza gibi özel senaryolarda ayrıca güncel kılavuz incelenmelidir.

Belge düzenleme sırasında müşterinin şirket olması, e-posta istemesi veya geçmişte farklı belge almış olması tek başına karar gerekçesi değildir. GİB kullanıcı kaydı ve mükellefiyet statüsü esas alınır.

Mevzuat tutarları, hadleri, zorunluluk kapsamları ve teknik süreler yıllık güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.