Kırtasiye e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Rehberi

Kırtasiye e-fatura nasıl kesilir? Önce alıcının e-belge durumunu doğrulamalı, doğru belge türünü seçmeli ve ürün satırlarını eksiksiz girmelisiniz.

Bu rehber, kırtasiye sahipleri, çalışanları ve mali müşavirleri için hazırlanmıştır. Kırtasiye sektörü sayfasında satış senaryolarına göre belge seçimini, portal adımlarını ve kontrol noktalarını bulabilirsiniz.

Uygulamadaki temel amaç, satış siparişi ile elektronik belge kaydını aynı bilgiler üzerinden eşleştirmektir. Böylece alıcı, stok, tahsilat ve muhasebe kayıtları arasında sonradan açıklanması zor farklar oluşmaz.

Kırtasiye e-Fatura kesmeden önce hangi bilgiler hazırlanır?

Kırtasiye e-Fatura kesmeden önce işletme bilgilerini, alıcının e-belge statüsünü ve satış kalemlerini hazırlamalısınız.

E-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenip iletilen resmi faturadır. E-Fatura, kâğıt faturanın elektronik ortamda oluşturulan ve sistem üzerinden iletilen biçimi demektir.

Mükellefiyet türü, sektör, ciro ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilir. Zorunluluk koşulunuzdan emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Fatura ekranına geçmeden önce kontrol listesi

• İşletmenin unvanı, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi hazır olmalıdır.
• Alıcının vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası doğrulanmalıdır.
• Defter, kalem, toner, dosya ve benzeri ürünlerin miktarı belirlenmelidir.
• Her ürün için birim, birim fiyat, indirim ve uygulanacak vergi bilgisi hazırlanmalıdır.
• Fatura tarihi, ödeme yöntemi ve varsa sipariş bilgisi kontrol edilmelidir.

Örneğin kırtasiye sahibi Ayşe Hanım, bir okula toplu defter satmadan önce okulun VKN bilgisini ve e-Fatura etiketini sorgular.

Aynı işletme, bireysel öğrenci velisine satış yaparken alıcının statüsünü ayrıca değerlendirir. Perakende satış belgesi gerekip gerekmediği, satış kanalına ve güncel mevzuata göre değişebilir.

Hazırlık sırasında eski bir faturayı kopyalamak yerine güncel sipariş formunu esas alın. Özellikle okul, şirket ve kamu alıcılarında unvan, şube, teslim adresi ve satın alma referansı değişebilir.

Alıcı VKN veya TCKN bilgisini müşteri sözlü olarak veremiyorsa tahmin yürütmeyin. Bilgi kesinleşmeden belge ekranına geçmek, yanlış alıcıya gönderim ve sonradan düzeltme ihtimalini artırır.

Satışta hem mal hem hizmet bulunuyorsa kalemleri baştan ayırın. Örneğin toner satışı ile fotokopi hizmetini tek bir ürün açıklamasında birleştirmek, stok ve vergisel değerlendirmeyi zorlaştırabilir.

Kırtasiye e-Fatura mı, e-Arşiv fatura mı kesmelidir?

Kırtasiyede e-Fatura, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya; e-Arşiv fatura ise çoğunlukla kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenir.

e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda oluşturulan fatura türüdür. e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcı için düzenlenen elektronik fatura demektir. Alıcının kayıtlı olup olmadığını yalnızca müşterinin beyanıyla değil, sistem sorgusuyla kontrol edin.

Yanlış: Her müşteriye aynı belge türünü düzenlemek doğrudur. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu sorgulayıp sonra belgeyi seçmektir.

Ayşe Hanımın okula yaptığı toplu satışta okul kayıtlı bir kullanıcıysa e-Fatura gerekir. Velinin bireysel alışverişinde ise e-Arşiv veya perakende satış belgesi gündeme gelebilir.

Bu ayrım, yalnızca ekran seçimi değildir; yanlış belge, muhasebe ve teslim süreçlerinde uyuşmazlık oluşturabilir. Emin olunmayan perakende senaryolarında mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Bir müşteri kendisini e-Fatura kullanıcısı olarak tanımlasa bile sorgu sonucu farklı çıkabilir. Sorguda kayıt görünmüyorsa e-Fatura seçimini zorlamayın; güncel koşullara göre e-Arşiv veya gerekli perakende belgesini değerlendirin.

Kamu kurumu veya büyük şirket satışlarında belge seçimine ek teknik alanlar bulunabilir. Sipariş, ihale, satın alma ve teslim bilgileri isteniyorsa faturayı oluşturmadan önce alıcının belge talimatını yazılı olarak alın.

Kırtasiye e-fatura nasıl kesilir: GİB portalı adımları

GİB portalında kırtasiye e-fatura kesmek için giriş yapmalı, alıcıyı seçmeli, ürün satırlarını doldurmalı ve belgeyi imzalayıp göndermelisiniz.

İşletmenin e-Fatura başvurusu ve aktivasyonu tamamlanmadan fatura oluşturulamaz. Mali mühür veya e-imza kullanımı, işletmenin türüne ve GİB başvuru koşullarına göre belirlenir.

1. GİB portalına veya yetkili özel entegratör ekranına kimlik doğrulama yöntemiyle giriş yapın.
2. Yeni fatura oluşturma ekranında belge türünü ve uygun fatura senaryosunu seçin.
3. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini girerek unvanı ve e-Fatura etiketini sistemden doğrulayın.
4. Defter, kalem veya toner gibi ürünleri miktar, birim fiyat ve vergi bilgileriyle ekleyin.
5. Toplamları, tarihleri ve ödeme bilgisini kontrol ederek belgeyi imzalayın ve gönderin.
6. Gönderim sonrasında belge numarasını ve sistem durumunu kayıt altına alın.

e-Fatura ürün sayfasındaki temel süreç, portal veya özel entegratör kullanıldığında aynı mantığa dayanır.

Ekran adları kullanılan yazılıma göre değişebilir. Bu nedenle menü adını ezberlemek yerine belge statüsünü, alıcı etiketini ve gönderim sonucunu kontrol edin.

Toplu ürün satışı yapan kırtasiyeler, hızlı giriş özelliklerini kullanabilir. Ancak otomatik aktarımda ürün kodu ve vergi bilgisinin doğru eşleştiğini ayrıca incelemek gerekir.

Uygulamada önce sipariş dosyasını açın, sonra taslak belgeyi oluşturun ve gönderimden önce ön izlemeyi alın. Bu sıra, fatura ekranında unutulan ürün veya yanlış miktar farklarının daha erken görülmesini sağlar.

Ayşe Hanımın okula gönderdiği 100 defterlik siparişte önce alıcı sorgusu tamamlanır. Ardından ürün kartı seçilir, miktar siparişle karşılaştırılır, toplam kontrol edilir ve ancak bundan sonra mali mühür veya e-imza adımına geçilir.

Özel entegratör ekranında otomatik aktarım kullanılıyorsa ilk işlemlerde birkaç faturayı elle karşılaştırın. Ürün kodu, birim, vergi bilgisi ve alıcı etiketi doğru eşleşmeden tüm toplu faturaları otomatik göndermeyin.

Kırtasiye e-fatura için alıcı bilgileri nasıl doğrulanır?

Alıcı bilgilerini VKN veya TCKN üzerinden sorgulamalı, sistemin getirdiği unvan ve e-Fatura etiketini faturaya aktarmalısınız.

Şirket alıcılarda vergi kimlik numarası, ticaret unvanı, vergi dairesi ve adres bilgilerini kontrol edin. Sistemden gelen unvanı müşterinin söylediği kısa adla değiştirmeyin.

e-Fatura kullanıcısının birden fazla alıcı etiketi bulunabilir. Fatura türü veya şube bilgisiyle ilişkili doğru etiketi seçmek, belgenin doğru adrese iletilmesi için önemlidir.

Bireysel alıcıda TCKN ve ad soyad bilgisi kullanılır. Bu durumda e-Fatura etiketi aranmaz; e-Arşiv veya perakende satış belgesi seçimi ayrıca değerlendirilir.

Yanlış: Müşterinin eski faturadaki unvanını sorgulamadan kullanmaktır. Doğru: Her yeni satışta VKN veya TCKN bilgisini güncel sistem kaydıyla karşılaştırmaktır.

Örneğin bir okulun satın alma birimi, merkez adresinden farklı bir şube etiketi verebilir. Sipariş formu ile sorgu sonucunu karşılaştırın ve tereddütte fatura göndermeden önce alıcıdan teyit alın.

Alıcı bilgilerindeki hatayı belge gönderildikten sonra düzeltmek daha karmaşık olabilir. Yanlış VKN veya TCKN fark edildiğinde mali müşavirle birlikte uygun iptal, red veya yeniden düzenleme yolunu belirleyin.

Doğrulama için önce VKN veya TCKN bilgisini girin, sonra sistemin getirdiği unvanı sipariş formuyla karşılaştırın. Son aşamada şube, birim ve etiket bilgisinin alıcının talebiyle uyumlu olduğunu kontrol edin.

Sorgu sonucu ile müşterinin verdiği adres farklıysa belgeyi hemen göndermeyin. Adres farkının merkez, şube veya teslim noktası kaynaklı olup olmadığını yazılı teyitle netleştirin.

Kırtasiye ürünleri e-faturaya nasıl eklenir?

Kırtasiye ürünleri e-faturaya ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, indirim ve geçerli vergi bilgisiyle ayrı satırlar halinde eklenir.

Fatura satırı, satılan mal veya hizmetin miktarını ve bedelini gösteren ayrı kalemdir. Fatura satırı, bir mal veya hizmetin faturada ayrı olarak gösterilen açıklama ve tutar alanı demektir. Birden fazla ürün grubunu tek ve belirsiz satırda birleştirmek yerine anlaşılır ürün adları kullanın.

Defter, kurşun kalem, klasör, fotokopi kâğıdı ve toner farklı satırlarda gösterilebilir. Barkod veya stok kodu kullanıyorsanız ürün kartındaki açıklamanın fatura görünümünde anlaşılır olduğundan emin olun.

Her satırda miktar ve birim eşleşmelidir. Paket, kutu, adet veya kilogram gibi birimler gerçek satış şekline uygun seçilmeli; stok programındaki birimle fatura birimi çelişmemelidir.

Vergi oranı ürünün niteliğine ve güncel mevzuata göre değerlendirilir. Kırtasiye ürünlerinin tamamına aynı oranı otomatik uygulamayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin aynı faturada 20 defter, 5 toner ve 3 dosya varsa her kalemin miktarı, fiyatı ve indirimi ayrı görünmelidir. Böylece müşteri, stok birimi ve muhasebe kaydı karşılaştırılabilir.

Fotokopi veya baskı gibi bir hizmet de satılıyorsa bu kalem, stok ürünü gibi girilmemelidir. Hizmetin vergisel niteliğini ve kullanılacak e-belgeyi mali müşavirinizle kesinleştirin.

Satırları eklerken önce yüksek adetli ürünleri sipariş formuyla karşılaştırın, ardından küçük kalemleri kontrol edin. Bu yöntem, 100 defter ve 10 kalem gibi benzer isimli ürünlerde miktarların yer değiştirmesini azaltır.

İndirim yalnızca toplam tutara değil, belirli ürünlere uygulanıyorsa indirimi ilgili satırda gösterin. Toplu iskonto kullanılıyorsa hangi ürün grubunu etkilediğini sipariş ve muhasebe kaydıyla açıklanabilir biçimde saklayın.

Kırtasiye e-faturada tarih, numara ve ödeme bilgisi nasıl girilir?

Kırtasiye e-faturada düzenleme tarihini, sistemin verdiği belge numarasını, ödeme bilgisini ve varsa sipariş bağlantısını gerçek işlemle uyumlu girmelisiniz.

Fatura tarihi, düzenleme işleminin yapıldığı işlemle uyumlu olmalıdır. Geçmiş veya ileri tarih kullanmadan önce özel durumun muhasebe etkisini mali müşavirinizle değerlendirin.

Fatura seri ve sıra numarası, kullanılan sistemin numaralandırma yapısına göre oluşturulur. Gönderilmiş bir belgenin numarasını sonradan değiştirerek yeni bir belgeye aktarmaya çalışmayın.

Ödeme yöntemi nakit, banka, kart veya vadeli ödeme gibi gerçek durumu göstermelidir. Kartla tahsilat yapıldıysa ödeme bilgisini faturadaki satışla eşleştirecek kayıtları saklayın.

Sipariş numarası, müşteri sipariş formu veya kurumun satın alma referansı varsa ilgili alana eklenir. Bu bilgi, özellikle okullara ve şirketlere yapılan toplu satışlarda mutabakatı kolaylaştırır.

Sevkiyat için ayrıca belge gerekiyorsa e-İrsaliye sürecini değerlendirin. e-İrsaliye ürün sayfasındaki açıklamalar, bu belgenin faturadan farklı işlevini anlamaya yardımcı olur.

Her mal sevkiyatı otomatik olarak e-İrsaliye zorunluluğu doğurmaz. Kırtasiyenin mükellefiyet durumu, faaliyet alanı ve güncel kapsam şartları incelenmeden e-İrsaliye seçimi yapılmamalıdır.

Gönderimden önce tarih, sıra numarası, ödeme türü ve sipariş referansını aynı işlem dosyasındaki bilgilerle karşılaştırın. Özellikle vadeli okul satışlarında ödeme tarihi ile fatura düzenleme tarihini birbirine karıştırmayın.

Mal teslimi faturadan farklı bir tarihte yapılıyorsa sevk belgesi ve teslim kaydını ayrıca saklayın. Fatura üzerindeki açıklama alanına işlemle ilgisi olmayan tarih veya numara eklemek yerine ilgili belge alanlarını kullanın.

Kırtasiye e-fatura nasıl gönderilir ve takip edilir?

Kırtasiye e-fatura, bilgiler kontrol edildikten sonra uygun senaryo seçilerek imzalanır, gönderilir ve sistemdeki son durumu takip edilir.

Gönderimden önce alıcının unvanını, etiketi, ürün satırlarını, toplam tutarı ve vergi hesaplarını yeniden inceleyin. Ön izleme ekranı, yazım hatalarını yakalamak için son kontrol noktasıdır.

Temel fatura senaryosunda alıcıya yanıt akışı farklıdır. Ticari fatura senaryosunda alıcı kabul veya red yanıtı gönderebilir; seçimin ticari ilişkiye uygun olması gerekir.

Gönderim sonrasında yalnızca PDF dosyasına bakmayın. Elektronik belgenin esas kaydı sistemdeki belge numarası ve durum bilgisidir; PDF, çoğu durumda görsel paylaşım kopyasıdır.

Uzman notu: Gönderim başarısız görünüyorsa aynı faturayı hemen yeniden oluşturmayın. Önce belge numarasını, hata mesajını ve sistem durumunu kontrol edin; mükerrer belge riskini böyle azaltırsınız.

Alıcıya ulaşmayan, imza hatası veren veya teknik nedenle bekleyen belgeleri günlük olarak ayırın. Sorun çözüldükten sonra yeniden gönderim gerekip gerekmediğini sistem kaydı ve mali müşavir görüşüyle belirleyin.

Okula gönderilen toplu faturada alıcının kabul durumu, kırtasiyenin tahsilat takvimini etkileyebilir. Bu nedenle gönderim kaydı, sipariş dosyası ve teslim belgesiyle birlikte saklanmalıdır.

Takipte önce belge numarasını, sonra sistem durumunu ve varsa alıcı yanıtını kontrol edin. Belge gönderilmiş görünse bile teknik hata, bekleme veya red bilgisi varsa işlemi tamamlanmış kabul etmeyin.

Küçük bir kırtasiyede gün sonu kontrolü yeterli olabilir; yoğun okul satışlarında gün içinde birkaç ara kontrol yapılması gerekir. Kontrol sıklığını belge hacmine ve teslim takvimine göre belirleyin.

Kırtasiye e-fatura iptali ve düzeltmesi nasıl yapılır?

Düzenlenmiş kırtasiye e-fatura doğrudan açılıp değiştirilemez; durumuna ve senaryosuna göre iptal, red veya yeniden düzenleme süreci uygulanır.

Belge henüz taslak aşamasındaysa ürün, alıcı ve ödeme bilgileri düzeltilerek yeniden kontrol edilebilir. İmzalanıp gönderilmiş belge üzerinde aynı düzenleme serbestçe yapılamaz.

Temel ve ticari fatura senaryolarındaki yanıt akışları farklı olabilir. Ticari faturada alıcının red yanıtı, temel faturada ise ilgili iptal veya düzeltme prosedürü gündeme gelebilir.

e-Arşiv faturada kullanılan portalın iptal ekranı ve yürürlükteki kurallar dikkate alınır. İptal işlemi yapılmadan muhasebe programındaki kaydı silmek, elektronik belgeyi kendiliğinden geçersiz kılmaz.

Yanlış alıcıya gönderilen faturada yeni belge kesmeden önce mali müşavirinizle görüşün. VKN veya TCKN hatası, ürün fiyatı hatasından farklı sonuç doğurabileceği için işlem yolu değişebilir.

İade edilen ürünlerde iade faturası veya uygun karşı belge gerekip gerekmediği satışın yapısına göre belirlenir. Stoktan düşmek, tek başına fatura düzeltmesi anlamına gelmez.

İptal, red veya yeniden düzenleme sonrasında eski ve yeni belge numaralarını birlikte dosyalayın. Böylece müşteri hesabı, stok kaydı ve vergi kayıtları arasındaki bağlantı korunur.

İlk adımda belgenin taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya iptal edildi durumunu belirleyin. İkinci adımda hatanın alıcı, ürün, tutar, tarih ya da ödeme alanlarından hangisinde olduğunu yazılı olarak tespit edin.

Ürün adındaki küçük bir açıklama hatası ile yanlış VKN aynı şekilde değerlendirilmez. İşlem yolu netleşmeden karşı tarafa yeni belge göndermek, iki faturanın aynı satışla ilişkilendirilmesine neden olabilir.

Kırtasiye e-fatura kontör tüketimi nasıl hesaplanır?

Kırtasiye e-fatura kontör tüketimi, düzenlenen ve alınan elektronik belgelerin adedi üzerinden hesaplanır; her gelen ve giden belge bir kontör düşürür.

Kontör, e-belge işlemlerinde kullanılan işlem hakkı demektir. Tek havuz modelinde e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve desteklenen diğer e-belge türleri aynı kontör bakiyesinden kullanılabilir.

Örneğin bir kırtasiye ay içinde 70 giden fatura düzenleyip 25 gelen fatura alırsa toplam tüketim 95 kontördür. Bu hesap, belgelerin tutarına değil belge adedine dayanır.

Giden belge tahmininde okul, şirket ve bireysel müşterilere yapılan aylık satışları ayrı sayın. Gelen belge tahmininde ise toptancılar, distribütörler ve hizmet sağlayıcılardan beklenen faturaları ekleyin.

Tek bir müşteriye düzenlenen tek fatura, içinde çok sayıda ürün olsa bile belge adedi bakımından bir giden belgedir. Ürün satırı sayısını kontör sayısıyla karıştırmayın.

Aylık tüketimi hesaplarken iptal, red ve teknik hata durumlarını platform raporundan inceleyin. Hangi durumun kontör bakiyesine nasıl yansıdığını hizmet sağlayıcınızın güncel kullanım koşullarından doğrulayın.

Bilgisayar servislerinin kontör ihtiyacını anlatan rehberde de aynı planlama, aylık belge hacmi üzerinden açıklanır.

Aylık tahmin için önce giden faturaları, sonra gelen tedarikçi faturalarını ve ayrıca kullanılacak diğer e-belgeleri listeleyin. Ortalama aylık sayıya beklenmeyen okul siparişleri veya dönemsel yoğunluk için işletmenin kendi verisine göre pay ekleyin.

Kampanya veya toplu satış dönemlerinde yalnızca satış tutarına bakmayın. Bir faturadaki ürün sayısı kontörü artırmaz; ancak daha fazla müşteriye ayrı belge düzenlenmesi toplam kontör ihtiyacını yükseltir.

Kırtasiye e-fatura arşivi ve mutabakatı nasıl yönetilir?

Kırtasiye e-fatura arşivi, gelen ve giden belgelerin numara, tarih, alıcı ve durum bilgileriyle düzenli saklanması ve aranabilir tutulmasıdır.

Portal seçiminde 10 yıl güvenli saklama özelliği bulunuyorsa bu hizmetten yararlanabilirsiniz. Yine de işletmenin muhasebe kayıtları, siparişleri ve teslim belgeleriyle birlikte kendi dosyalama düzenini kurması gerekir.

Gün sonunda gönderilen belgelerin başarılı, bekleyen veya hatalı durumlarını kontrol edin. Gelen faturaları da muhasebe programına aktarılmadan önce tedarikçi, tutar ve ürün bilgileriyle karşılaştırın.

Haftalık kontrolde aynı siparişe ait fatura, irsaliye ve teslim belgesini eşleştirin. Aylık kontrolde ise satış raporu, banka tahsilatı, POS kayıtları ve e-belge toplamlarını karşılaştırın.

Arşiv aramasında belge numarası, VKN, tarih aralığı ve durum filtresi kullanmak daha hızlı sonuç verir. Dosya adlandırırken müşteri adı yerine belge numarası ve tarih gibi sabit alanları tercih edin.

İade veya iptal edilen belgeleri silmeyin; ilgili işlem durumunu ve yeni belgenin numarasını aynı dosyada gösterin. Bu yöntem, denetim veya müşteri itirazı sırasında işlem geçmişini açıklar.

Gelen belgelerin her biri de bir kontör tükettiği için arşiv ve bakiye kontrolünü birlikte yürütün. Böylece yalnızca satış hacmini değil, tedarikçi fatura trafiğini de planlamaya dahil edersiniz.

Arşiv yönetiminde belgeyi saklamak kadar doğru dosyayla eşleştirmek de önemlidir. Okul siparişinin faturası, teslim belgesi ve tahsilat kaydı aynı referansla bulunabiliyorsa mutabakat daha hızlı yapılır.

Küçük işletmelerde günlük beş dakikalık durum kontrolü bile biriken hataları azaltır. Bekleyen, reddedilen ve iptal edilen belgeler ayrı bir listede tutulmalı; ay sonunda bu liste muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Kırtasiye e-fatura keserken hangi hatalardan kaçınılır?

Kırtasiye e-fatura keserken en sık yapılan hatalar yanlış belge türü, hatalı alıcı etiketi, eksik ürün satırı ve gönderim durumunu izlememektir.

• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını her satışta kontrol edin.
• VKN veya TCKN bilgisini eski faturadan kopyalamak yerine güncel sorguyla doğrulayın.
• Şube veya birim için doğru e-Fatura etiketini seçtiğinizden emin olun.
• Ürün miktarı, birimi, fiyatı ve indirimini siparişle karşılaştırın.
• Ürünün vergisel niteliğine uygun güncel vergi bilgisini kullanın.
• Temel veya ticari senaryo seçimini müşteri sürecine göre yapın.
• Gönderim sonrasında belge numarasını ve sistem durumunu arşivleyin.

Yanlış: PDF dosyasını müşteriye gönderdikten sonra e-Fatura işleminin tamamlandığını varsaymaktır. Doğru: Elektronik gönderim durumunu portalda kontrol edip belge numarasını kaydetmektir.

Örneğin okul siparişinde 100 defter yerine 10 defter yazılması, yalnızca yazım hatası değildir. Tutar, stok ve teslim kaydı da etkileneceği için gönderim öncesi sipariş karşılaştırması yapılmalıdır.

Uzman notu: Otomatik ürün kartı kullanıyorsanız yeni vergi veya birim değişikliklerini ayrıca gözden geçirin. Eski kart bilgisi, yeni mevzuata uygun olmayabilir.

Stoklu ürün satan işletmeler için alıcı doğrulaması ve satır ayrıntısı, yedek parça satışındaki kontrollerle benzerlik taşır. Yedek parça e-Fatura rehberindeki karşılaştırmalı yaklaşım bu açıdan kullanılabilir.

Hata fark edildiğinde yeni fatura kesmeden önce belgenin taslak, gönderildi, kabul edildi veya reddedildi durumunu belirleyin. Doğru işlem, bu statüye göre değişir.

Hataları alıcı bilgisi, belge türü, ürün satırı, vergi, tarih ve gönderim statüsü olarak sınıflandırın. Her sınıf için farklı kontrol uygulamak, bütün faturayı baştan incelemekten daha hızlı ve düzenli sonuç verir.

Yoğun satış saatlerinde gönderim öncesi kısa bir ikinci kontrol görevi belirleyin. Bir çalışan ürün ve miktarı, diğer çalışan ise alıcı ve belge türünü kontrol ederse tek kişinin gözden kaçırdığı hata daha kolay yakalanır.

Özet: 5 maddede kırtasiye e-fatura nasıl kesilir?

Kırtasiye e-fatura nasıl kesilir sorusunun kısa cevabı, alıcıyı doğrulamak, belge türünü seçmek, ürünleri doğru girmek, göndermek ve sonucu izlemektir.

Bu beş aşama, küçük bir kırtasiyede de çok şubeli işletmede de aynı kontrol mantığını oluşturur. Fark, yalnızca ürün ve belge hacminin artmasıdır.

1. İşletmenizin e-Fatura kapsamını güncel GİB koşulları ve mali müşavirinizle doğrulayın.
2. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini sorgulayarak e-Fatura ya da e-Arşiv seçimini yapın.
3. Defter, kalem, toner ve diğer ürünleri miktar, birim, fiyat ve vergi bilgileriyle ayrı satırlarda gösterin.
4. Tarih, numara, ödeme, senaryo ve toplam tutarı gönderimden önce karşılaştırın.
5. Belge durumunu, arşiv kaydını ve gelen-giden kontör tüketimini düzenli izleyin.

Bu adımlardan biri belirsizse faturayı tahmini bilgiyle göndermeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Perakende satış fişi, e-Arşiv, e-Fatura ve e-İrsaliye ayrımını satışın niteliğine göre yapın. Her elektronik belge, aynı ticari işlemi göstermez.

İşlem hacmi büyüdüğünde ürün kartlarını, alıcı etiketlerini ve gönderim raporlarını düzenli aralıklarla gözden geçirin. Küçük bir kırtasiyede bile aynı kontrol sırası, dönem sonu mutabakatını ve belge aramasını kolaylaştırır.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli tek havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar bulunur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneği sunulur.

Kontör paketlerinde kullanım süresi 12-18 ay arasındadır. İşletmeniz için seçim yaparken aylık giden belgelerin yanında gelen belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü de hesaba katın.