IdeaSoft ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

IdeaSoft ile e-Arşiv Fatura kesmek için siparişleri desteklenen bir e-belge bağlantısına aktarıp faturalandırma kurallarını tanımlamanız gerekir. Otomatik akış; doğru belge türünü seçmeli, faturayı oluşturmalı ve oluşan belgeyi ilgili siparişle eşleştirmelidir.

Bu rehber, IdeaSoft mağazası işleten küçük işletmelere ve muhasebe ekiplerine yöneliktir. Bağlantı seçimi, sipariş kontrolü, mükerrer fatura önleme ve kontör hesabı için uygulanabilir bir kontrol düzeni sunar.

IdeaSoft e-Arşiv Fatura otomasyonu nasıl çalışır?

IdeaSoft e-Arşiv Fatura otomasyonu, sipariş verilerini doğrulanmış bir bağlantıyla e-belge sistemine aktararak çalışır. Siparişin oluşması, faturanın düzenlendiği anlamına gelmez. Belge numarası, işlem durumu, sipariş eşleşmesi ve müşteriye iletim sonucu ayrıca doğrulanmalıdır.

Otomatik fatura akışı, belirlenen sipariş koşulları gerçekleştiğinde faturalandırma işlemlerinin yazılımla yürütülmesi demektir. Bu akış; mağaza, varsa muhasebe yazılımı ve özel entegratör arasında kurulabilir. Her sistemin yönettiği kayıtlar ve günlük kontrol sorumluları başlangıçta yazılmalıdır.

Önce IdeaSoft paketinizin hangi bağlantıları desteklediğini hizmet sağlayıcısından yazılı olarak doğrulayın. Hazır uygulama, muhasebe bağlantısı veya API erişimi aynı şey değildir. Paket, sürüm, bağlantı yetkileri ve hizmet kapsamı kullanılabilecek yöntemi değiştirebilir.

IdeaSoft ile Sovos arasında doğrudan, kullanıma hazır bağlantı bulunduğunu varsaymayın. Entegrasyon sağlayıcısından desteklenen belge türlerini ve sipariş geri bildirimini sorun. Sovos hesabının açılması, IdeaSoft bağlantısının ayrıca kurulması ve test edilmesi gereğini ortadan kaldırmaz.

Örneğin ödemesi alınmış bir siparişin faturası, eksik fatura adresi nedeniyle düzenlenemeyebilir. Sistem bu kaydı hata listesine taşımalı ve sorumlu kişiyi bilgilendirmelidir. Eksik bilgiyi rastgele doldurarak, müşteriden doğrulama almadan otomasyonu sürdürmek doğru değildir.

Bağlantı yalnızca siparişleri dışa aktarıyorsa tam otomasyon kurulmuş sayılmaz. Belge oluşturma, sonuç sorgulama ve müşteriye iletme adımları ayrı kalabilir. Teklifte her adımın otomatik mi, kullanıcı onaylı mı olduğunu ve sorumlusunu belirleyin.

Başarılı akışın kanıtı, yalnızca ekrandaki yeşil durum göstergesi değildir. Bir siparişten belge kaydına ve teslim sonucuna ulaşabilmelisiniz. Günlük kontrolde bu üç kaydı eşleştiremediğiniz işlemleri, ödeme alınmış olsa bile tamamlanmış kabul etmeyin.

IdeaSoft siparişinde e-Arşiv Fatura mı, e-Fatura mı seçilir?

IdeaSoft siparişinde e-Arşiv Fatura seçimi, satıcının uygulama kapsamı ve alıcının kayıt durumuyla belirlenir. Satıcı e-Fatura kullanıcısıysa kayıtlı alıcıya kural olarak e-Fatura düzenlenir. Alıcının şirket olması tek başına belirleyici değildir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kapsamı dışında kalan alıcılara mevzuata uygun elektronik ortamda düzenlenen fatura demektir. e-Arşiv Fatura akışında tüketici siparişleriyle şirket siparişleri aynı kontrol mantığından geçmelidir. Belge seçimi tahmine dayanmamalıdır.

Kayıt sorgusunu, bağlantının desteklediği güncel yöntemle fatura düzenleme öncesinde gerçekleştirin. Sipariş oluşturulurken alınan sonuç sonradan değişmiş olabilir. e-Fatura kayıt kontrolünün ne zaman yenilendiğini ve sonucun hangi kayıtta saklandığını entegrasyon sağlayıcınıza sorun.

Yanlış: Şirket adına verilen her IdeaSoft siparişine e-Fatura kesilir. Doğru: Belge türü, ilgili uygulama kapsamı ve güncel kayıt kontrolüyle belirlenir. Şirket unvanının bulunması, alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğunu kanıtlamaz.

Örneğin vergi bilgisi paylaşan küçük bir atölye henüz e-Fatura kullanıcısı olmayabilir. Böyle bir siparişte yalnızca unvana bakılarak seçim yapılamaz. Sorgu sonucu ile müşteri bilgilerinin aynı kişiyi gösterdiği ayrıca doğrulanmalıdır.

Geçiş zorunluluğu, yalnızca kullandığınız alışveriş altyapısına bakılarak belirlenmez; faaliyet ve mükellefiyet bilgileri birlikte değerlendirilir. Mevzuattaki parasal hadler yıllık güncellenir. İşletmenizin kapsamı için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

IdeaSoft fatura entegrasyonu için hangi bilgiler hazırlanmalıdır?

IdeaSoft fatura entegrasyonu için firma bilgileri, bağlantı yetkileri ve sipariş alanlarının örnekleri hazırlanmalıdır. Kuruluma başlamadan önce üretim hesabını, varsa deneme ortamından ayırın. Yanlış ortama bağlanmak, test siparişinin gerçek faturaya dönüşmesine neden olabilir.

Hazırlık dosyanıza ticari unvanı, vergi kimlik bilgisini, adresi ve ilgili şube bilgisini ekleyin. Bilgileri mevcut resmi kayıtlarla karşılaştırın. Şahıs işletmesi ile şirket hesabında kullanılan kimlik alanlarının aynı olacağını varsaymayın.

• IdeaSoft paketinizde gereken uygulama veya API erişiminin açık olduğunu, varsa kullanım kısıtlarıyla birlikte sağlayıcıdan yazılı olarak doğrulayın.
• Özel entegratör hesabının aktifliğini, belge düzenleme yetkisini ve doğru firma hesabıyla eşleştiğini gerçek işlem öncesinde mutlaka kontrol edin.
• Entegrasyonun kullandığı kullanıcıyı belirleyin ve yalnızca fatura akışı için gereken erişim yetkilerini tanımlayın. Bu yetkileri görev değişikliklerinde yeniden gözden geçirin.
• Örnek siparişte ürün, indirim, kargo, ödeme ve fatura adresi alanlarının hangi kaynaktan geldiğini ekipçe kaydedin.
• Kurulum hatalarını inceleyecek kişiyi ve muhasebe onayını verecek sorumluyu belirleyip iletişim bilgilerini ortak çalışma kaydında tutun.

API, yazılımların tanımlanmış kurallarla veri alışverişi yapmasını sağlayan arayüz demektir. Bağlantınız API kullanıyorsa anahtar ve parolaları e-posta zincirlerinde paylaşmayın. Erişim bilgilerini yetkili kişilerin kullanabildiği güvenli bir ortamda saklayın; görev değişikliklerinde eski erişimleri iptal edin.

Hazır uygulamayla çalışan mağazadan ayrıca özel yazılım geliştirmesi istenmeyebilir; ihtiyaç bağlantının kapsamına bağlıdır. Buna karşılık muhasebe yazılımı araya giriyorsa ikinci eşleştirme gerekebilir. Örneğin mağazadaki şube kodunun muhasebedeki firma kartıyla gerçekten aynı işletmeyi gösterdiğini kurulum öncesinde ayrıca doğrulayın.

IdeaSoft sipariş verileri e-Arşiv Fatura alanlarına nasıl eşlenir?

IdeaSoft sipariş verileri, müşteri kartı ve ürün satırları üzerinden fatura alanlarına eşlenmelidir. Eşleştirme, kaynak verinin hedef belgede hangi alana yazılacağının belirlenmesi demektir. Sipariş toplamının aktarılması, satır bilgilerinin doğru olduğu anlamına gelmez.

Önce unvan veya ad soyad, fatura adresi ve gereken kimlik bilgilerini kontrol edin. Teslimat adresini fatura adresinin yerine otomatik yazmayın. Hediye gönderilerinde alıcı kişiyle faturanın muhatabı farklı olabilir; bu ayrım siparişte korunmalıdır.

Ürün kodu, açıklama, miktar, birim ve vergi bilgileri satır bazında taşınmalıdır. Muhasebecinizin belirlediği vergi uygulamasını ürün gruplarıyla eşleştirin. Bir ürünün oranını bütün kataloğa uygulamak, özellikle farklı vergi özellikleri taşıyan ürünlerde hatalı sonuç yaratır.

Örneğin vergiler dâhil 800 TL ürün, 50 TL kargo ve 100 TL indirim içeren sipariş düşünün. Müşteriden 750 TL tahsil edilir. Bu örnekte faturanın satırları, indirim dağılımı ve toplamı aynı sonucu vermelidir.

Bu tutarlar yalnızca işlem örneğidir; vergi oranı veya yasal had belirtmez. İndirimin ürün satırlarına dağıtılması, farklı oranlarda hesaplamayı etkileyebilir. Kargo bedelinin belgede gösterilme biçimini de muhasebe kuralınızla ve entegrasyonun alan eşleştirmesiyle birlikte doğrulayın.

İnternet satışlarında mevzuatın aradığı site adresi, ödeme ve sevk bilgilerini ayrıca eşleyin. Taşıyıcı ve tarih alanlarının hangi koşullarda gerektiğini belge senaryosuyla kontrol edin. Tüm siparişlerin aynı teslimat yöntemiyle gönderildiğini varsayan sabit değerler kullanmayın.

Dövizli satış, hediye çeki veya kısmi teslimat varsa standart örnek yeterli değildir. Her farklı işlem için ayrı deneme kaydı hazırlayın. Yuvarlama farklarını, ödeme toplamını değiştirmeden ve muhasebe kurallarını bozmadan nasıl yöneteceğinizi önceden yazın.

IdeaSoft otomatik fatura hangi sipariş durumunda tetiklenmelidir?

Otomatik fatura, ödeme ve sevkiyat politikanızla uyumlu, mevzuattaki düzenleme süresini aşmayan bir olayla tetiklenmelidir. Fatura tetikleyicisi, belge oluşturma işlemini başlatan tanımlı olay demektir. Sipariş oluşturulmasını her durumda yeterli koşul saymayın.

Ödeme alınmadan iptal edilen siparişler, erken tetikleme yüzünden gereksiz belge işlemleri doğurabilir. Buna karşılık faturayı belirsiz süreyle sevkiyata bağlamak da uygun değildir. Tetikleyiciyi, fiili satış ve teslim sürecinizle birlikte mali müşavirinize onaylatın.

1. Siparişin ödeme durumunu belirlediğiniz kurala göre kontrol edin ve bekleyen işlemleri ayrı kuyrukta tutun.
2. Alıcı bilgilerini ve belge türünü doğrulayarak eksik alan içeren siparişleri düzenleme işleminden önce durdurun.
3. Seçilen sevkiyat veya onay koşulu gerçekleştiğinde, düzenleme süresini gözeterek siparişi fatura oluşturma kuyruğuna alın.
4. Entegratörden dönen belge numarasını ve işlem durumunu aynı sipariş kaydında saklayarak sonucu doğrulanabilir bırakın.
5. Belgeyi belirlediğiniz iletim kanalıyla müşteriye ulaştırın ve başarısız gönderimleri fatura hatasından ayrı olarak takip edin.

Kapıda ödemeli siparişlerde ödeme onayı, kartlı siparişten farklı zamanda oluşabilir. Bu yüzden bütün ödeme türlerine aynı tetikleyiciyi kopyalamayın. Teslim, tahsilat ve fatura düzenleme zamanları arasındaki ilişkiyi kendi işlem modeliniz için ayrıca belgeleyin.

Ön sipariş veya parçalı sevkiyat yapıyorsanız, tek sipariş birden fazla belgeyle ilişkilendirilebilir. Hangi ürünlerin hangi belgede yer aldığını satır bazında izleyin. Gönderilmeyen ürünün yanlışlıkla ikinci kez faturalanmasını engelleyen miktar kontrolü kurun.

Kuralların adlarını gerçek panel alanlarıyla eşleştirip ekip içinde paylaşın; ekran adları sürüme göre değişebilir. Örneğin faturaya hazır etiketi burada yalnızca açıklayıcı bir durum adıdır. Panelinizde aynı isimle hazır seçenek bulunduğunu varsaymayın.

IdeaSoft e-Arşiv Fatura bağlantısı nasıl test edilir?

IdeaSoft e-Arşiv Fatura bağlantısı, desteklenen deneme ortamında veya sağlayıcının onayladığı kontrollü yöntemle uçtan uca test edilmelidir. Yalnızca bağlantının kurulması yeterli değildir. Sipariş verisi, belge sonucu ve mağazaya dönen durum birlikte incelenmelidir.

Önce bağlantının belge oluşturmayı mı, yalnızca veri aktarımını mı desteklediğini doğrulayın. Ardından firma hesabını ve yetkileri kontrol ederek alan eşleştirmelerini uygulayın. Otomatik tetiklemeyi, örnek sonuçlar muhasebe tarafından görülmeden bütün siparişlere açmayın.

Deneme kümesine bireysel alıcı, kayıtlı işletme, indirimli sepet ve kargo ücretli sipariş ekleyin. Her örnekte satır toplamlarını, adresleri ve belge türünü karşılaştırın. Kayıt sorgusu başarısız olduğunda sistemin sessizce başka belge türüne geçmediğini de kontrol edin.

Bağlantı kesintisini ve yanıt gecikmesini ayrıca sınayın; test yöntemi sağlayıcının izinleriyle uyumlu olmalıdır. Belge oluştuğu hâlde cevap dönemeyen işlem özellikle önemlidir. Yeniden denemeden önce var olan belgenin sorgulanabildiğini ve siparişle eşleştirilebildiğini kanıtlayın.

Uzman notu: Deneme ortamı bulunmuyorsa rastgele müşteri adına gerçek fatura düzenleyerek test yapmayın. Sağlayıcınız ve mali müşavirinizle kontrollü yöntemi belirleyin. Gerçek oluşan belgeyi panelden silmek, belgenin hukuki sonuçlarını veya bildirim yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

İleti testi sırasında belge bağlantısının doğru kişiye gittiğini ve açıldığını doğrulayın. Alıcının adresini doğrulamak için gereksiz kişisel veri toplamaktan kaçının. E-posta başarısızsa belgenin yeniden düzenlenmediğini, yalnızca teslim işleminin tekrarlandığını işlem kaydından kontrol edin.

Canlı geçişte önce izlenebilir küçük bir sipariş grubuyla ilerleyin; ardından hata listesini inceleyin. Başarılı sonuçtan sonra kapsamı kademeli büyütün. Sağlayıcının desteklemediği geri bildirim veya sorgulama özelliğini varmış gibi kabul ederek otomasyona güvenmeyin.

IdeaSoft entegrasyonunda mükerrer fatura nasıl önlenir?

IdeaSoft entegrasyonunda mükerrer fatura, siparişe bağlı tekil işlem kaydı ve yeniden deneme öncesi belge sorgusuyla önlenir. Aynı siparişin tekrar gelmesi yeni fatura gerekçesi değildir. Bağlantı, önceki işlemin sonucunu bulup kullanabilmelidir.

Tekilleştirme, aynı satış için yinelenen teknik taleplerin ikinci belge üretmesini önlemek demektir. Anahtar tasarımında mağaza, sipariş ve gerekiyorsa sevkiyat parçası birlikte değerlendirilir. Aynı numarayı farklı mağazaların kullanabileceğini hesaba katmadan yalnızca sipariş numarasına güvenmeyin.

Belge numarası veya ETTN oluştuğunda bu bilgiyi siparişle kalıcı eşleştirin. ETTN, elektronik belgenin tekil tanımlayıcısı demektir. Zaman aşımında mevcut eşleşmeyi kontrol edin; sistem destekliyorsa entegratörde işlem sorgusu yaparak sonucu doğrulayın.

Yanlış: Sistem yanıt vermediyse aynı sipariş için hemen yeni fatura kesilir. Doğru: Önce belgenin gerçekten oluşup oluşmadığı sorgulanır. Yanıtın kaybolması, düzenleme işleminin başarısız olduğunu kanıtlamaz; belge entegratör tarafında oluşmuş olabilir.

Örneğin ödeme bildirimi iki kez gelirse sistem ikinci bildirimi tanımalıdır. Aynı anda çalışan iki görev de tek siparişe ulaşabilir. Teknik ekipten eşzamanlı işleme korumasını ve aynı talebin tekrarındaki davranışı örnek işlemle göstermesini isteyin.

Muhasebe yazılımı da fatura üretiyorsa belgeyi hangi sistemin oluşturacağı açıkça belirlenmelidir. Odoo e-Fatura entegrasyonu gibi muhasebe bağlantılarında da tek düzenleyici ilkesi uygulanır. Diğer sistemin görevi belge üretmek değil, sonucu almak olabilir.

Buna karşılık parçalı teslimatta aynı siparişe bağlı farklı faturalar gerekebilir. Bu nedenle her ikinci belgeyi otomatik hata saymayın. Sipariş, ürün satırı, faturalanan miktar ve belge ilişkisini birlikte kontrol ederek meşru parçalamayı teknik tekrardan ayırın.

IdeaSoft e-Arşiv Fatura müşteriye nasıl iletilir ve saklanır?

IdeaSoft e-Arşiv Fatura, entegrasyonun desteklediği ve mevzuata uygun iletim kanalıyla müşteriye ulaştırılmalıdır. Belgenin oluşması, müşterinin belgeye eriştiğini tek başına göstermez. Gönderim zamanı, alıcı bilgisi ve iletim sonucu ayrı bir kayıt olarak izlenmelidir.

Bağlantı sipariş hesabına belge bağlantısı ekliyorsa, erişimi farklı kullanıcı rolleriyle kontrol edin. Bir müşterinin başka müşteriye ait faturaya ulaşamaması gerekir. Herkese açık, tahmin edilebilir bağlantılar yerine sağlayıcının sunduğu yetkili erişim yöntemlerini kullanın.

E-posta gönderimi başarısız olduğunda önce adresi ve iletim hata kodunu inceleyin. Müşteriden doğrulanan adrese mevcut belgeyi yeniden iletin. Sırf posta dönmedi diye aynı satışa ikinci fatura oluşturmayın; düzenleme ve teslim durumlarını birbirinden ayırın.

Saklama planı, görüntülenebilir kopyanın yanında mevzuatın gerektirdiği elektronik kayıtları ve doğrulama unsurlarını kapsamalıdır. Entegratörünüzden hangi dosyaların dışa aktarılabildiğini yazılı öğrenin. PDF görüntüsünün bulunması, bütün saklama ve ibraz yükümlülüklerinin kendiliğinden tamamlandığı anlamına gelmez.

Aylık kontrol için sipariş numarası, belge numarası, belge tarihi, toplam ve durum alanlarını raporlayın. Yetkili muhasebe kullanıcısının ilgili belgeye ulaşabildiğini sınayın. Dışa aktarılan raporun tek başına asıl elektronik belgenin yerine geçeceğini varsaymayın.

Örneğin müşteri hesabını kapatsa bile işletmenin belge saklama yükümlülüğü ayrıca değerlendirilir. Buna karşılık bütün sipariş verilerini sınırsız tutmak da doğru değildir. Belge saklama, kişisel veri erişimi ve silme süreçlerini birbirinden ayırarak sorumluları belirleyin.

Hizmet değişikliğinde eski belgelere erişimin nasıl süreceğini sözleşmeden kontrol edin. Dosya aktarımı, yetkili kullanıcılar ve yedeklerin açılabilirliği için teslim kaydı oluşturun. Saklama süreleri ve ibraz koşulları konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

IdeaSoft sipariş iptali ve e-Arşiv Fatura iadesi nasıl yönetilir?

IdeaSoft siparişinin iptal edilmesi, düzenlenmiş e-Arşiv Faturayı kendiliğinden iptal etmez. Önce belgenin oluşup oluşmadığını ve hangi aşamada bulunduğunu kontrol edin. Sipariş, ödeme ve belge kayıtlarında gereken işlemleri ayrı ayrı tamamlayarak birbiriyle ilişkilendirin.

Fatura henüz düzenlenmediyse ilgili siparişi otomatik fatura kuyruğundan çıkarın ve nedeni kaydedin. Daha önce gönderilmiş bir oluşturma talebi varsa önce sonucunu sorgulayın. Kuyruktan kaldırılan kaydın gecikmiş yanıtla sonradan belgeye dönüşüp dönüşmediğini de denetleyin.

Belge oluşmuşsa iptal, itiraz veya iade süreci işlem türüne göre belirlenir. Düzenlenmiş belgenin tutarını sipariş ekranında değiştirerek düzeltme yapamazsınız. Güncel başvuru yöntemi, süre ve gerekli belgeler için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin iki üründen yalnızca biri iade edildiğinde tam iptal her zaman uygun değildir. İade edilen ürünün miktarını ve indirim payını ayırın. Muhasebenin belirlediği belge yöntemini, kalan satışın faturasıyla ilişkiyi koparmadan uygulayın.

Tüketicinin yaptığı iadeyle ticari alıcının iade işlemi aynı belge düzenini gerektirmeyebilir. Her müşteriden aynı şekilde iade faturası istemeyin. Alıcının mükellefiyet durumuna ve işlemin niteliğine uygun belgeyi mali müşavirinize sorarak kayıt akışına ekleyin.

Ödeme kuruluşundan yapılan para iadesi, vergisel belge işlemini tek başına tamamlamaz. Aynı şekilde stok girişinin yapılması da yeterli değildir. İade kaydında asıl siparişi, asıl faturayı, iade tutarını ve uygulanan muhasebe işlemini birlikte izleyin.

İptal ve iade işlemlerini sınırsız yetkiyle bütün kullanıcılara açmayın; onaylayan kişiyi kaydedin. Hatalı işlem sonrası değişiklik geçmişini koruyun. İade kargosu yoldayken veya uyuşmazlık sürerken, belirsiz durumu tamamlanmış muhasebe işlemi gibi raporlamaktan özellikle kaçının.

Küçük bir mağazada IdeaSoft otomatik fatura akışı nasıl kurulur?

Küçük bir mağazada IdeaSoft otomatik fatura akışı, tek sorumlu, açık tetikleyici ve günlük eşleştirme raporuyla kurulmalıdır. İş hacmi küçük olsa bile belge kontrolleri atlanmamalıdır. Aşağıdaki giyim mağazası örneği, işlem adımlarını görünür kılar.

Mağaza sahibi sabah beş sipariş görsün; dördünün ödemesi onaylanmış, birinin ödemesi bekliyor olsun. Ödeme onayı seçilen tetikleyiciyse bekleyen sipariş ayrı kalır. Diğer dört siparişte alıcı bilgileri, ürün satırları ve belge türleri kontrol edilir.

Onaylı siparişlerden birinde fatura adresi eksikse bu işlem hata kuyruğuna ayrılır. Çalışan müşteriden gerekli bilgiyi alır ve kaynağı günceller. Sonra aynı siparişi yeniden değerlendirir; eksiklik için ikinci bir sipariş açıp eşleştirmeyi bozmaz.

Ön koşulları tamamlanan üç sipariş için oluşturulan belgelerin numaraları siparişlere işlenir. Mağaza sahibi yalnızca düzenlenen belge sayısını değil, oluşmayan siparişleri de görür. Eksik adres tamamlanınca kalan sipariş aynı kuralla kontrollü biçimde tekrar işlenir.

Mağaza ayrıca pazaryerinde satış yapıyorsa numara çakışması ve çift belge riski büyür. Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu gibi kanal bağlantılarında sipariş kaynağını da kimliğe ekleyin. Tek satışın hem kanal hem muhasebe tarafından bağımsız faturalanmasını engelleyin.

Gün sonunda mağaza sahibi ödeme alınan siparişleri, düzenlenen belgeleri ve iletim sonuçlarını karşılaştırır. Muhasebe sorumlusu vergi ve iade istisnalarını inceler. Teknik destek ise bağlantı hatalarını çözer; bu üç görev aynı raporda ayrı sorumlularla izlenebilir.

Bu örnek, ödeme onayıyla çalışan ve tek seferde sevk yapan mağazaya uygundur. Kapıda ödeme, ön sipariş veya parçalı teslimatta koşullar değiştirilmelidir. Düşük sipariş hacmini gerekçe göstererek kayıt sorgusunu ya da mükerrerlik kontrolünü kaldırmayın.

IdeaSoft e-Arşiv Fatura akışında kontör nasıl hesaplanır?

IdeaSoft e-Arşiv Fatura akışında kontör, gelen ve giden belgelerin toplamı üzerinden hesaplanır. Bu modelde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Yalnızca müşterilere kestiğiniz faturaları saymak, ihtiyaç hesabını eksik bırakır.

Kontör, bu hizmet modelinde e-belge kullanımını sayan birim demektir. Örneğin ay içinde 150 giden belge ve 25 gelen belge işlendiğinde toplam 175 kontör kullanılır. Bu sayılar kullanım örneğidir; paket zorunluluğu veya mevzuat sınırı değildir.

Gelen belgeler arasında tedarikçi faturaları bulunabilir; mağaza siparişleri bunları göstermeyebilir. Bu nedenle IdeaSoft sipariş raporuyla entegratör belge raporunu birlikte inceleyin. Muhasebenin takip ettiği alış belgelerini dışarıda bırakırsanız, aylık tüketim tahmininiz gerçek kullanımdan düşük kalır.

Yanlış: Yüz satış siparişi her zaman yüz kontör tüketir. Doğru: Kontör hesabı sipariş sayısına değil, gelen ve giden belge sayısına dayanır. Parçalı faturalama, alış belgeleri ve ayrı düzenlenen belgeler toplamı değiştirebilir.

Havuz kontör modelinde e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet ortak bakiyeden değerlendirilir. Her belge türünü satış tahmininize gelişigüzel eklemeyin. İşletmenizin gerçekten kullandığı türleri belirleyip gelen ve giden yönlerini ayrı satırlarda izleyin.

Yeni belge oluşmayan PDF indirme veya tekrar iletim işlemlerini yeni faturayla karıştırmayın. Başarısız taleplerin ve iptal edilen belgelerin bakiyeye etkisini sağlayıcının koşullarından doğrulayın. İptal sonrasında kontörün mutlaka geri yükleneceğini varsayarak bütçe hazırlamayın.

Tahmin için geçmiş dönem raporlarını çıkarın ve kampanya aylarını ayrıca değerlendirin. Belge hacmine uygun pay bırakırken kullanım süresini de kontrol edin. IdeaSoft uygulaması, özel geliştirme veya bağlantı bedellerinin kontör paketine dâhil olduğunu yazılı teyit olmadan kabul etmeyin.

Özet: 5 maddede IdeaSoft e-Arşiv Fatura akışı

IdeaSoft e-Arşiv Fatura akışının özeti; bağlantıyı doğrulamak, veriyi eşlemek, tetikleyiciyi belirlemek, sonucu izlemek ve kontörü belge üzerinden hesaplamaktır. Otomasyonun başarısını yalnızca hızla ölçmeyin. Her siparişin hangi belgeye dönüştüğünü ve hangi işlemin beklediğini açıklayabilmelisiniz.

Canlı kullanımdan önce aşağıdaki beş maddeyi teknik sorumlu ve muhasebe ekibiyle birlikte onaylayın. Hazır bağlantı yoksa süreç otomatik kabul edilmemelidir. Önce desteklenen yöntemi netleştirin; manuel kalan adımlar için ayrı sorumlu ve takip kaydı oluşturun.

• Bağlantıyı doğrulayın. IdeaSoft paketinin desteklediği yöntemi, özel entegratör hesabını ve geri bildirim kapsamını yazılı belirleyin; hesap açılmasını tamamlanmış entegrasyon saymadan önce örnek siparişin belge sonucunu kontrol edin.
• Veriyi kontrol edin. Alıcının kayıt durumunu, fatura adresini, ürün satırlarını, indirimleri ve kargoyu doğrulayın; farklı vergi uygulamalarını veya dövizli işlemleri standart siparişle aynı kabul ederek alan eşleştirmeyin.
• Tetikleyiciyi sınayın. Ödeme ve sevkiyat koşullarını düzenleme süresiyle birlikte değerlendirin; geciken yanıt, eksik adres ve parçalı teslimat örneklerini test ederek ikinci belge oluşmasını önleyen kontrolü gösterin.
• Belgeyi izleyin. Sipariş kimliğini belge numarasıyla eşleştirin, müşteriye iletimi ve saklamayı kontrol edin; sipariş iptalinin veya para iadesinin düzenlenmiş faturayı kendiliğinden ortadan kaldırmadığını ekibe açıkça anlatın.
• Tüketimi hesaplayın. Gelen ve giden her belgenin 1 kontör düşürdüğünü hesaba katın; alış faturalarını, kullanılan diğer e-belgeleri ve dönemsel yoğunluğu rapora ekleyerek paket ihtiyacını kullanım süresiyle birlikte değerlendirin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre uzanır. Ücretsiz e-fatura portalı ile Sovos altyapısına aynı gün tanımlama sunulur. Kullanım süresi 12-18 aydır; seçtiğiniz paketin koşullarını kontrol edin.