Güzellik Salonu e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Güzellik salonu e-Fatura e-Arşiv ayrımında temel kural şudur: e-Fatura, e-Fatura kullanıcısı olan müşteriye; e-Arşiv ise bu sisteme kayıtlı olmayan alıcıya, fatura düzenlenmesi gereken işlemlerde kesilir. Güzellik Salonu Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge? sorusunun yanıtı, hizmetten önce alıcı statüsünde saklıdır.

Bu rehber, güzellik salonu sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Müşteri türünü kontrol etmeyi, hizmet belgesini seçmeyi, POS tahsilatını eşleştirmeyi ve e-belgeleri düzenli saklamayı adım adım açıklar.

Güzellik salonu e-Fatura e-Arşiv ayrımı nedir?

e-Fatura, GİB sistemi üzerinden e-Fatura kullanıcıları arasında düzenlenen ve elektronik olarak iletilen faturadır. e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenen ve elektronik ortamda saklanan faturadır.

Güzellik salonunda belge seçimini hizmetin adı değil, alıcının e-belge statüsü belirler. Cilt bakımı, saç işlemi, manikür, kalıcı makyaj veya ürün satışı için aynı alıcı kontrolü yapılır.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasında geçerlilik bakımından üstünlük sıralaması bulunmaz. Fark, belgenin hangi elektronik akışla düzenlendiği ve alıcıya hangi kanaldan iletildiğidir.

Salon, işlem öncesinde alıcının vergi kimlik bilgilerini ve e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmelidir. Son tüketiciye fatura düzenlenmesi gereken işlemlerde ise e-Arşiv seçeneği değerlendirilir.

Tablodaki son satır önemlidir; her tüketici işlemi otomatik olarak e-Arşiv fatura anlamına gelmez. İşlemin belge düzenleme kuralı, tutarı ve işletmenin vergi statüsü ayrıca incelenmelidir.

Karar verirken önce alıcı statüsünü, sonra işlemin belge gerektirip gerektirmediğini değerlendirin. Ödeme şekli, hizmetin adı ve salonun müşteriyle uzun süredir çalışması bu sırayı değiştirmez. Kararsızlıkta belgeyi oluşturmadan mali müşavirden yazılı yöntem alın.

Örneğin salon, e-Fatura kullanıcısı olan bir otelin çalışanlarına kurumsal bakım hizmeti verirse alıcının şirket bilgileriyle e-Fatura düzenler. Bireysel müşteriye fatura gerekiyorsa e-Arşiv kullanır.

Salonun kendi e-belge yükümlülüğü, faaliyet biçimi ve güncel GİB düzenlemeleriyle birlikte ele alınmalıdır. Sektör adı tek başına bütün salonlar için aynı geçiş sonucunu doğurmaz.

Güzellik salonu hangi müşteriye e-Fatura keser?

Güzellik salonu, kendi e-Fatura düzenleme statüsü uygunsa e-Fatura kullanıcısı olan kurumsal veya bireysel müşterisine e-Fatura keser. Alıcının kayıtlı olduğunu işlem sırasında doğrulamak gerekir.

Bir şirket, dernek, kamu kurumu veya şahıs işletmesi e-Fatura sistemine kayıtlı olabilir. Alıcının tüzel kişi olması tek başına yeterli değildir; esas ölçüt, güncel e-Fatura kullanıcı kaydıdır.

Bireysel müşteri de ticari faaliyeti nedeniyle e-Fatura kullanıcısı olabilir. Bu durumda müşterinin yalnızca adını değil, sistemdeki vergi kimlik bilgilerini ve kullanıcı statüsünü kontrol etmek gerekir.

Salon, müşteri tarafından verilen VKN veya TCKN bilgisini doğrudan belge türü kabul etmemelidir. Vergi kimlik numarasının bulunması, alıcının mutlaka e-Fatura kullanıcısı olduğunu göstermez.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı olarak görünüyorsa e-Fatura adresi, unvanı ve vergi bilgileri sistemden alınmalıdır. Yanlış alıcı bilgisi, belgenin iletilememesine veya muhasebe kaydının düzeltilmesine neden olabilir.

Devamlı gelen kurumsal müşteriler için kayıtlı bilgi kullanılabilir; ancak kayıt durumu değişebileceği için periyodik yeniden sorgulama yapılmalıdır. Özellikle yeni mali yıl, unvan değişikliği veya entegratör değişiminde kontrol yenilenmelidir.

Örneğin kurumsal müşteri bilgileri geçen ay doğru olsa bile yeni VKN veya unvan değişikliğini ayrıca sorgulayın. Şirket birleşmesi, bölünmesi ya da adres değişikliği, eski müşteri kartını güvenilir tek kaynak olmaktan çıkarır. Güncel sorgu sonucu belge düzenleme ekranına aktarılmalıdır.

Belgenin teknik alanlarını görmek isteyen salon çalışanları, e-Fatura ürün sayfasındaki açıklamalarla temel akışı karşılaştırabilir. Mevzuat yorumu gereken durumlarda güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Kayıtlı olmayan müşteriye e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefine veya fatura gereken nihai tüketiciye elektronik fatura düzenleme yöntemidir. Salon, alıcı bilgilerini doğru girerek belgeyi oluşturur.

İlk olarak sistemde alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı doğrulanır. Ardından e-Arşiv belge türü seçilir ve alıcının adı, soyadı veya unvanı, vergi bilgileri ve adresi kaydedilir.

Güzellik hizmetinin açıklaması faturada anlaşılır yazılmalıdır. Örneğin cilt bakımı seansı, saç bakım uygulaması veya ürün satışı ayrı satırlarda gösterilebilir.

Hizmetin miktarı, birimi, birim bedeli, vergi oranı ve toplamı sistemde kontrol edilmelidir. Vergi uygulaması işlem türüne göre değişebileceği için oran veya istisna bilgisi tahmin edilmemelidir.

Alıcının e-posta adresi varsa doğruluğu işlem sırasında teyit edilmelidir. Elektronik teslim yöntemi, kullanılan portalın özelliklerine ve güncel GİB kurallarına uygun yürütülmelidir.

Nihai tüketici fatura istemiyorsa, salonun ilgili işlemde kullanması gereken perakende belgesi ayrıca değerlendirilmelidir. Her tahsilatı otomatik biçimde e-Arşiv faturaya çevirmek, belge düzenleme kuralını ortadan kaldırmaz.

Karşı durum şudur: Müşteri faturayı kendi şirketi adına ister, fakat hizmeti kişisel kullanım için alır. Bu durumda alıcı bilgisi ve işlemin gerçek niteliği birlikte değerlendirilmelidir; yalnızca şirket unvanını yazmak doğru belge seçimini garanti etmez.

e-Arşiv sürecinin alanlarını ve kullanım senaryolarını incelemek için e-Arşiv fatura ürün sayfasına bakılabilir. Ekran adları değişebileceğinden, işlemden önce güncel portal kılavuzu incelenmelidir.

Güzellik salonunda müşteri belge türü nasıl kontrol edilir?

Güzellik salonunda belge türü, müşteri bilgilerinin alınması ve e-Fatura kullanıcı durumunun sorgulanmasıyla kontrol edilir. Sorgu yapılmadan yalnızca müşteri beyanıyla e-Fatura veya e-Arşiv seçilmemelidir.

Yeni müşteri kaydı açılırken işletme türü, VKN veya TCKN, unvan, ad-soyad ve adres bilgileri alınmalıdır. Bu bilgiler, randevu programındaki kısa müşteri notundan ayrı tutulmalıdır.

• Alıcının gerçek kişi, şahıs işletmesi veya tüzel kişi olduğu doğrulanmalıdır.
• VKN veya TCKN bilgisinin müşteriden doğru şekilde alındığı kontrol edilmelidir.
• Alıcının güncel e-Fatura kullanıcı durumu, GİB veya portal sorgusuyla incelenmelidir.
• Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura adresi ve unvanı sistemden eşleştirilmelidir.
• Alıcı kayıtlı değilse fatura gerekip gerekmediği ve e-Arşiv seçeneği değerlendirilmelidir.
• Kontrol sonucu, işlem numarası veya sistem kaydıyla izlenebilir hale getirilmelidir.

Yanlış: Müşteri şirket adını söylediğinde doğrudan e-Fatura seçmek. Doğru: VKN bilgisiyle güncel e-Fatura kullanıcı kaydını sorgulayıp belge türünü seçmektir.

Sorgu ekranı geçici olarak çalışmıyorsa tahminde bulunulmamalıdır. İşlem bilgileri not edilmeli, sistem yeniden çalıştığında kontrol yapılmalı veya mali müşavirden yöntem alınmalıdır.

Aynı müşteri daha önce e-Fatura kullanıcısı görünmüş olsa bile, eski kayıt otomatik olarak güncel kabul edilmemelidir. Unvan, şirket türü, vergi numarası ve e-belge statüsü birlikte karşılaştırılmalıdır.

Kontrol kaydı için sorgu tarihi, kullanılan VKN veya TCKN, sonuç ve belge türü aynı işlem numarasıyla saklanabilir. Böylece müşteri sonradan bilgiyi değiştirdiğinde salon hangi veriye dayanarak belge düzenlediğini gösterebilir. Ekran görüntüsü alınamıyorsa sistem logu veya işlem notu kullanılmalıdır.

e-Arşivde sık yapılan alıcı bilgisi hatalarını görmek için e-Arşiv fatura kuralları ve hataları rehberine bakılabilir. Emlak ve güzellik salonu farklı sektörlerdir; ortak nokta alıcı kontrolüdür.

Güzellik hizmetlerinde e-Fatura ve e-Arşiv senaryoları nelerdir?

Güzellik hizmetlerinde belge senaryosu, salonun statüsü, alıcının kayıt durumu ve işlemin fatura gerektirip gerektirmesine göre değişir. Aynı hizmet, farklı müşteriler için farklı elektronik belgelerle sonuçlanabilir.

Örneğin küçük işletme olan Nil Güzellik Atölyesi, e-Fatura sisteminde kayıtlıdır. Salon, e-Fatura kullanıcısı olan bir otel şirketine aylık kurumsal bakım hizmeti verirse e-Fatura düzenler.

Nil Güzellik Atölyesi aynı hizmeti e-Fatura kullanıcısı olmayan bir spor kulübüne verirse e-Arşiv fatura seçeneğini değerlendirir. Kulübün VKN sahibi olması, tek başına e-Fatura düzenlenmesini gerektirmez.

Salon, bireysel müşteriye paket bakım hizmeti sağladığında ödeme kartla veya nakitle yapılabilir. Fatura düzenlenmesi gerekiyorsa, müşterinin e-Fatura kaydı yoksa e-Arşiv kullanılır.

Şampuan, bakım kremi veya benzeri ürünlerin satışı, müşteri statüsü kuralını değiştirmez. Ürün ve hizmet aynı faturada yer alacaksa satırlar ayrı açıklanmalı, vergi bilgileri doğru uygulanmalıdır.

Salonun e-Fatura kullanıcısı olmaması halinde, alıcı e-Fatura kullanıcısı diye otomatik olarak e-Fatura kesilemez. Salonun kendi geçiş durumu ve kullanabileceği belge türü mali müşavirle belirlenmelidir.

Adım adım uygulamada resepsiyon önce müşteri kartını açar, muhasebe sorumlusu vergi ve e-belge bilgilerini doğrular. Sonra hizmet satırları kontrol edilir ve tahsilat yöntemi eklenir. Gönderim öncesi müşteri ekranı ile fatura ekranı karşılaştırılır; uyuşmazlık varsa belge tamamlanmadan düzeltilir.

Salon sahibi ticari faaliyet değil, ayrı bir serbest meslek faaliyeti yürütüyorsa belge türü e-SMM olabilir. Bu ayrımı görmek için e-Serbest Meslek Makbuzu açıklamaları incelenmeli ve vergi statüsü doğrulanmalıdır.

Güzellik salonunda e-Fatura ve e-Arşiv nasıl kesilir?

Güzellik salonunda e-Fatura veya e-Arşiv kesme işlemi, doğru alıcı seçimi, hizmet satırlarının girilmesi ve gönderim öncesi kontrol adımlarından oluşur. Portal veya özel entegratör ekranları farklı görünebilir.

İşleme başlamadan önce salonun unvanı, adresi, vergi bilgileri, belge serisi ve kullanıcı yetkileri tanımlanmalıdır. Hizmet kartları, fiyatlar ve vergi ayarları mali müşavir kontrolüyle sisteme aktarılmalıdır.

1. Alıcının VKN veya TCKN bilgisi girilerek e-Fatura kullanıcı durumu sorgulanmalıdır.
2. Alıcının statüsüne göre e-Fatura veya e-Arşiv belge türü seçilmelidir.
3. Hizmet ya da ürün satırları, miktar, birim fiyat ve vergi bilgileriyle oluşturulmalıdır.
4. Belge tarihi, toplam tutar, açıklama, adres ve iletişim bilgileri gönderimden önce kontrol edilmelidir.
5. Belge oluşturulmalı, alıcıya uygun elektronik kanaldan iletilmeli ve arşiv kaydı saklanmalıdır.

e-Fatura seçildiğinde alıcının elektronik adresine ve sistem akışına dikkat edilmelidir. e-Arşiv seçildiğinde ise alıcının e-posta veya diğer teslim bilgileri yanlış yazılmamalıdır.

Gönderimden sonra belge numarası, durum kodu ve alıcıya iletim bilgisi raporlanmalıdır. Bekleyen veya teknik hata veren belgeler günlük listede izlenmelidir. Böylece düzenlendiği sanılan fakat tamamlanmamış bir belge, ay sonu mutabakatında gözden kaçmaz.

İlk uygulamada düşük riskli bir örnek belgeyle ekran akışı test edilebilir. Test işlemi gerçek fatura oluşturmadan yapılabiliyorsa test ortamı kullanılmalı, gerçek belge yanlışlıkla gönderilmemelidir.

Randevu yazılımı ile e-belge sistemi birlikte kullanılıyorsa, müşteri kartlarının çift açılmasını önleyen bir eşleştirme kuralı kurulmalıdır. Aynı müşterinin farklı vergi bilgileriyle kayıtlı olması hatalı belge doğurabilir.

Farklı sektörlerdeki işlem sırasını karşılaştırmak isteyenler, e-Fatura kesme adımlarını anlatan mimarlık ofisi rehberine bakabilir. Güzellik salonunda hizmet satırları ve müşteri statüsü ayrıca uyarlanmalıdır.

Kişisel bilgiler e-Arşiv faturada nasıl korunur?

Kişisel bilgiler, faturanın zorunlu alanlarıyla sınırlı tutulmalı ve doğru alıcıya güvenli biçimde iletilmelidir. Güzellik salonları, fatura içeriğine gereksiz sağlık veya bakım ayrıntıları eklememelidir.

Son tüketicinin adı, soyadı, adresi ve sistemin istediği kimlik bilgileri dikkatle girilmelidir. Bilgi eksikliği kadar, başka müşteriye ait bilgilerin seçilmesi de ciddi kayıt ve gizlilik sorunu oluşturur.

Cilt hassasiyeti, alerji, sağlık geçmişi veya özel bakım notları fatura açıklamasına yazılmamalıdır. Bu bilgiler hizmetin muhasebe belgesi için zorunlu değilse randevu sisteminde de sınırlı erişimle tutulmalıdır.

Fatura e-posta ile gönderilecekse alıcının adresi müşteriye teyit ettirilmelidir. Ortak personel hesabı, yanlış otomatik adres veya eski müşteri kaydı kullanılması belgenin üçüncü kişiye gitmesine neden olabilir.

Yanlış: PDF dosyasını yalnızca WhatsApp üzerinden paylaşmayı teslimatın tamamı saymak. Doğru: Elektronik belgenin sistemde oluşturulduğunu, uygun kanaldan iletildiğini ve erişim kaydının korunabildiğini kontrol etmektir.

PDF, faturanın okunabilir görüntüsünü sağlayabilir; fakat sistemdeki elektronik belge kaydının yerine geçtiği varsayılmamalıdır. Orijinal belge, portalda veya yetkili arşiv altyapısında erişilebilir tutulmalıdır.

Örneğin resepsiyon çalışanı yanlış e-posta adresi seçerse, belge üçüncü kişiye ulaşabilir. Gönderim öncesi adres müşteriye sözlü teyit ettirilmeli ve sistemde kayıtlı eski adres güncellenmelidir. Bu kontrol, özellikle aynı soyadını taşıyan müşteriler arasında karışıklığı azaltır.

Personel erişimleri görevlerine göre sınırlandırılmalıdır. Resepsiyon çalışanı müşteri kaydı açabilirken, iptal, kullanıcı yetkisi ve muhasebe aktarımı gibi işlemler sorumlu kullanıcıya bırakılmalıdır.

Güzellik salonunda e-Fatura ve e-Arşiv iptali nasıl yapılır?

e-Fatura ve e-Arşiv iptali, belgeyi sistemden silerek değil, belge türüne ve işlem durumuna uygun resmi iptal, itiraz, iade veya düzeltme süreciyle yapılır.

Belge gönderilmeden önce fark edilen hata, kullanılan sistemin taslak veya düzenleme özelliğiyle düzeltilebilir. Belge oluşturulup gönderildikten sonra ise silme işlemi yapılmadan durum kaydı incelenmelidir.

e-Faturada alıcının kabul, ret, itiraz veya iade akışı; kullanılan senaryoya ve işlem türüne göre değişebilir. Alıcıdan gelen durum yanıtı, salonun muhasebe kayıtlarıyla birlikte takip edilmelidir.

e-Arşiv faturada iptal veya düzeltme yöntemi, belgenin gönderim durumu ve güncel GİB uygulamasına göre belirlenir. Gerekirse iade faturası veya başka bir resmi düzeltme belgesi düzenlenebilir.

Yanlış: Müşteri tutarı beğenmediğinde eski faturayı portaldan silmek. Doğru: Belge numarasını koruyarak uygun iptal, iade veya düzeltme adımını mali müşavirle uygulamaktır.

Yanlış alıcıya gönderilen belgelerde yeni fatura kesmeden önce ilk belgenin hukuki ve sistemsel durumu kontrol edilmelidir. Aksi halde aynı işlem için iki farklı belge ve çelişkili kayıt oluşabilir.

İptal veya itiraz için süre, yöntem ve başvuru kanalı her işlemde aynı olmayabilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski ekran alışkanlığıyla işlem yapmayın.

POS tahsilatı e-Fatura ve e-Arşiv kaydıyla nasıl eşleştirilir?

POS tahsilatı, e-Fatura veya e-Arşiv belge türünü belirlemez. Belge türünü alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlemin geçerli vergi belgesi kuralı belirler.

Kart, nakit, havale veya çevrim içi ödeme alınması aynı müşteri sınıflandırma adımlarını gerektirir. Ödeme aracı, faturanın alıcı bilgilerini veya elektronik gönderim yöntemini değiştirmez.

POS slipi ödeme kanıtıdır; tek başına fatura yerine geçmez. Salon, POS kapanış toplamlarını düzenlenen faturalar, perakende belgeleri ve banka hareketleriyle günlük veya belirlenen muhasebe periyodunda karşılaştırmalıdır.

Randevu yazılımındaki hizmet kaydı ile fatura satırı aynı işlem numarasıyla eşleştirilebilir. Böylece iptal edilen randevu, tamamlanan hizmet, ürün satışı ve tahsilat arasındaki fark daha kolay bulunur.

Aynı tahsilat için iki kez fatura oluşturulması, özellikle paket hizmetlerde görülebilir. Paket satışı, her seansın ayrıca faturalandırılması ve avans uygulaması mali müşavirle belirlenen yönteme göre kaydedilmelidir.

İade, kısmi iptal veya müşteri değişikliği olduğunda POS iadesi ile e-belge düzeltmesi birlikte takip edilmelidir. Sadece kart iadesi yapmak, daha önce düzenlenen faturanın durumunu kendiliğinden değiştirmez.

Örneğin bir müşteri üç seanslık paketi kartla öder ve salon tek belge düzenler. Sonradan bir seans iptal edilirse, POS hareketi ile belgenin düzeltme yöntemi ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Gün sonu mutabakatında POS toplamı, randevu kapanışları, düzenlenen belgeler ve perakende belge sayısı karşılaştırılmalıdır. Fark çıktığında önce iptal edilen randevular ve paket bakiyeleri incelenir. Daha sonra eksik fatura ya da çift kayıt için muhasebe sorumlusuna rapor açılır.

Güzellik salonunda e-belge kontör ve saklama hesabı nasıl yapılır?

e-Belge kontör hesabı, yalnızca salonun düzenlediği faturalarla değil, sisteme gelen belgelerle birlikte yapılır. Güzellik salonu e-Fatura e-Arşiv planlamasında iki yönlü belge trafiği dikkate alınmalıdır.

Dikkat: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Örneğin ayda 60 giden e-Arşiv veya e-Fatura ile 25 gelen e-Fatura varsa, temel tüketim 85 kontör olarak hesaplanır.

Tek havuz yapısında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgeleri aynı kontör havuzundan izlenebilir. İşletme, yalnızca aylık satış faturalarını sayarak eksik planlama yapmamalıdır.

Kontör tahmini yapılırken kurumsal bakım sözleşmeleri, bireysel fatura talepleri, ürün satışları, tedarikçi faturaları ve dönemsel kampanyalar ayrı ayrı listelenmelidir. Ortalama yerine son birkaç dönemin gerçek kayıtları kullanılmalıdır.

Elektronik belgelerin erişilebilir ve güvenli saklanması, muhasebe denetimi açısından önemlidir. Ücretsiz e-Fatura portalında 10 yıl güvenli saklama sunuluyorsa, kapsamı, erişim yetkileri ve belge dışa aktarma koşulları ayrıca incelenmelidir.

Arşiv planında belge numarası, tarih, müşteri, işlem türü ve muhasebe aktarım durumu bulunmalıdır. Portalda saklama olsa bile salon, kendi muhasebe kayıtlarının bütünlüğünden ve yetkili kullanıcı yönetiminden sorumludur.

Aylık kontör ihtiyacını hesaplarken gelen-giden kutularının toplamını ayrı raporlayın. İptal, iade veya yeniden düzenleme gibi işlemlerin kontör etkisi için kullandığınız sistemin güncel tüketim açıklamasını kontrol edin.

Güzellik salonu e-belge geçiş kontrol listesi nedir?

Güzellik salonu e-belge geçiş kontrol listesi; vergi statüsünü, GİB yükümlülüğünü, kullanıcı yetkilerini, belge şablonlarını ve arşiv düzenini birlikte kontrol eder.

Salonun e-Faturaya geçip geçmeyeceği yalnızca sektör adına göre belirlenmez. Faaliyet türü, işletme yapısı, güncel ciro veya özel kapsamlar değerlendirilir; ilgili hadler yıllık güncellenebildiği için rakamlar eski kaynaklardan alınmamalıdır.

• Salonun şahıs işletmesi, limited şirket veya anonim şirket olarak vergi statüsü belirlenmelidir.
• Güncel GİB e-Fatura ve e-Arşiv yükümlülükleri mali müşavirle birlikte kontrol edilmelidir.
• VKN, unvan, adres, banka ve kullanıcı bilgileri portala doğru şekilde tanımlanmalıdır.
• Gelen ve giden belge kutuları için sorumlu personel ile yedek kullanıcı atanmalıdır.
• Hizmet, ürün, vergi ve açıklama alanları gerçek salon işlemleriyle test edilmelidir.
• POS, randevu, stok ve muhasebe kayıtlarının hangi alanlarla eşleşeceği yazılı hale getirilmelidir.
• Belge saklama, dışa aktarma, iptal ve düzeltme prosedürleri personele anlatılmalıdır.

Geçiş öncesinde bir kurumsal müşteri ve bir bireysel müşteri için örnek akış hazırlanmalıdır. Bu iki örnek, e-Fatura ile e-Arşiv seçimindeki farkı çalışanlara somut biçimde gösterir.

Kullanıcı yetkileri oluşturulurken herkesin iptal veya mali mühür işlemi yapmasına izin verilmemelidir. Resepsiyon, muhasebe ve işletme sahibi için görev bazlı ekran erişimi tanımlanmalıdır.

Her ayın sonunda giden belgeler, gelen faturalar, POS toplamı ve banka hareketleri karşılaştırılmalıdır. Belge numarası atlamaları, aynı müşterinin çift kaydı ve bekleyen gelen faturalar raporlanmalıdır.

GİB yükümlülükleri ve ekran uygulamaları değişebileceği için geçiş planı sabit bir internet yazısına dayandırılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu, portal kılavuzunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede güzellik salonu e-Fatura e-Arşiv ayrımı

Güzellik salonu e-Fatura e-Arşiv ayrımının özeti, alıcının elektronik kayıt durumu ile işlemin fatura gerektirip gerektirmesinin birlikte incelenmesidir.

Birinci sonuç, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Fatura düzenlenmesidir. Salonun kendi e-Fatura yetkisi, sistem kaydı ve belge düzenleme sorumluluğu da aynı anda uygun olmalıdır.

İkinci sonuç, e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükellefi veya fatura gereken nihai tüketici için e-Arşiv seçeneğinin değerlendirilmesidir. Geçerli perakende belgesi ihtimali ayrıca incelenmelidir.

Üçüncü sonuç, POS slipinin fatura olmadığıdır. Kartla ödeme, nakit tahsilat, paket hizmet, ürün satışı ve randevu kaydı ayrı kayıtlar olarak doğru belgeyle eşleştirilmelidir.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi alınmalı ve e-Fatura kullanıcı durumu güncel sorguyla doğrulanmalıdır.
• e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya fatura gereken durumda e-Arşiv düzenlenmelidir.
• Son tüketici işlemlerinde fatura ile geçerli perakende belgesi seçenekleri birlikte değerlendirilmelidir.
• İptal, iade ve düzeltme işlemleri belgeyi silmeden resmi sistem adımlarıyla yürütülmelidir.
• Gelen ve giden her belgenin 1 kontör tükettiği dikkate alınarak aylık ihtiyaç hesaplanmalıdır.

Dördüncü sonuç, salonun ticari işletme mi yoksa serbest meslek faaliyeti mi yürüttüğünün belge türünü etkileyebilmesidir. Bu nedenle e-SMM ihtimali, fatura düzenleme sürecinden ayrı kontrol edilmelidir.

Beşinci sonuç, geçiş ve saklama planının yalnızca satış sayısına göre hazırlanmamasıdır. Gelen belgeler, kullanıcı yetkileri, arşiv erişimi ve güncel GİB duyuruları da düzenli izlenmelidir.

Kontör ihtiyacınızı karşılaştırırken efaturakontor.com üzerindeki tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar seçenekleriyle inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel paket koşullarıyla birlikte kontrol edin.