e-Arşiv Fatura: E-Ticaret Kuralları ve Sık Hatalar

E-ticaret e-Arşiv Fatura kuralları; alıcının belge türünü, zorunlu alanları, düzenleme zamanını, gönderimi ve saklama yöntemini birlikte belirler. Yanlış alıcı seçimi, eksik kimlik bilgisi veya hatalı tarih, sürecin en yaygın sorunlarıdır.

Bu rehber, kendi sitesi veya pazaryerinde satış yapan işletmelere yarar. Siparişten belge arşivine kadar hangi kontrolün ne zaman yapılacağını açıklar ve e-ticaret e-arşiv fatura hatalarını azaltmak için uygulanabilir bir akış sunar.

E-Ticaret İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

E-ticaret için e-Arşiv Fatura kuralları, satış kanalından önce alıcının e-Fatura durumuna göre uygulanır. Alıcı aktif e-Fatura kullanıcısıysa belge türü e-Fatura olur. Diğer alıcılarda e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gündeme gelir.

Satıcının kendi internet sitesi, mobil uygulaması, sosyal medya mağazası ve pazaryeri aynı belge mantığıyla değerlendirilmez. Her kanalda satıcı, alıcı ve ödeme bilgilerinin hangi sistemde tutulduğu ayrıca kontrol edilmelidir.

Faturadaki tarih, sipariş tarihiyle otomatik olarak aynı kabul edilmez. Malın teslimi, hizmetin yapılması, ödeme ve kargo bilgileri birlikte incelenmelidir. Bu alanlar, satış modeline göre farklı tarihler içerebilir.

En sık hata, siparişin oluştuğu anda alıcının belge türünü kontrol etmeden e-Arşiv Fatura oluşturmaktır. Sipariş sırasında alınan VKN veya TCKN, gönderimden önce güncel kullanıcı listesi ve müşteri bilgileriyle karşılaştırılmalıdır.

İşletmeler ayrıca düzenlenen belgenin müşteriye ulaştığını, sistemde başarıyla gönderildiğini ve arşiv kaydının oluştuğunu izlemelidir. Sadece PDF dosyasını indirmek, teknik ve muhasebesel kontrolün tamamlandığı anlamına gelmez.

Pratik akış, sipariş kaydını faturaya dönüştürmeden önce üç ayrı doğrulama yapar: alıcı statüsü, kimlik bilgisi ve teslim veya hizmet olayı. Bu kontrollerden biri eksikse belge taslağı beklemeye alınmalıdır.

Örneğin kafe işletmesi internetten kurumsal catering siparişi aldığında, şirket bilgilerini müşteri hesabından olduğu gibi kabul etmemelidir. VKN, unvan ve fatura adresi teklif veya sipariş onayıyla karşılaştırılmalıdır.

E-ticaret sektöründeki kanal, sipariş ve kargo ayrıntılarını birlikte görmek için e-ticaret sektörü sayfasındaki belge akışını da inceleyebilirsiniz. Mevzuat değişikliklerinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-ticaret e-Arşiv Fatura nedir ve hangi satışlarda kullanılır?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemindeki alıcılar dışındaki alıcılara elektronik ortamda düzenlenen ve arşivlenen faturadır. Belge, satıcının elektronik kayıtlarında oluşturulur ve alıcıya elektronik veya mevzuatın izin verdiği başka bir yöntemle iletilir.

Bir tüketici internet mağazasından ürün aldığında, tüketicinin aktif e-Fatura kullanıcı olup olmadığı genellikle belirleyici noktadır. Aktif e-Fatura kaydı bulunmayan tüketici için e-Arşiv Fatura süreci değerlendirilir.

Vergi mükellefi olan bir şirketin e-Fatura kullanıcı olup olmadığı ise VKN bilgisiyle kontrol edilmelidir. Şirketin e-Fatura kullanıcısı olması halinde e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekir.

e-Arşiv Fatura; ürün satışı, hizmet satışı, uzaktan sipariş, telefonla alınan sipariş ve çevrim içi ödeme gibi farklı e-ticaret modellerinde kullanılabilir. Belgenin türü, satış kanalından çok alıcının statısı ve güncel yükümlülüklerle ilgilidir.

Belgenin alıcıya elektronik gönderilmesi, alıcının e-Fatura posta kutusuna gönderim yapılacağı anlamına gelmez. e-Arşiv Fatura için kullanılan iletim biçimi, alıcının statüsü ve mevzuatın izin verdiği yöntem birlikte değerlendirilmelidir.

Yanlış: İnternet üzerinden yapılan her satışta aynı belgeyi seçmek. Doğru: Önce alıcı kaydını, sonra satış ve teslim koşullarını kontrol ederek belge türünü belirlemek.

Örneğin el yapımı sabun satan bir işletme, tüketicinin e-Fatura kaydı bulunmadığında e-Arşiv düzenler; aynı siparişte şirket adına belge istenirse VKN ve kayıt durumu yeniden incelenir. Müşterinin e-posta adresi belge türünü belirleyen tek veri değildir.

Teknik oluşturma, raporlama ve saklama seçeneklerini görmek için e-Arşiv Fatura hizmeti sayfasındaki kapsamı inceleyebilirsiniz. Portal, entegratör veya farklı bir yöntem seçerken GİB teknik gerekliliklerini ayrıca doğrulayın.

E-ticaret yapan her işletmenin aynı tarihte aynı yönteme geçeceği varsayılmamalıdır. Ciro, faaliyet alanı, alıcı profili ve güncel tebliğler yükümlülüğü etkileyebilir. Emin olmadığınız durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

E-ticarette e-Fatura ile e-Arşiv Fatura nasıl ayrılır?

E-ticarette e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark, alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumudur. Belgeyi oluşturmadan önce alıcı bilgisiyle doğru belge türü seçilmelidir.

Aşağıdaki tablo, sipariş ekranında yapılacak ilk ayrımı gösterir. Teknik gönderim, iptal ve raporlama ayrıntıları kullanılan sisteme göre değişebilir.

e-Fatura ve e-Arşiv ayrımında yalnızca müşterinin şirket olup olmadığına bakılmaz. Şirketin e-Fatura kullanıcısı olması, VKN ile yapılan sorgunun sonucu ve alıcı bilgilerinin doğruluğu birlikte değerlendirilir.

Örneğin bir elektronik ürün mağazası, aynı ürünü hem bireysel müşteriye hem de şirket müşterisine satabilir. Bireysel müşteri için e-Arşiv, kayıtlı şirket müşterisi için e-Fatura düzenlenmesi gerekebilir.

Kontrolü siparişin ilk kaydında yapmak, yanlış belge oluşturulduktan sonra düzeltme aramaktan daha güvenlidir. Ancak kullanıcı listesi anlık veya gün sonu güncelleniyorsa, son gönderim öncesi yeniden sorgulama kuralı tanımlanmalıdır.

Belge türlerini teknik özellikleriyle karşılaştırmak için e-Fatura ürün sayfasına da bakabilirsiniz. GİB kullanıcı durumu değişebildiğinden, kayıt kontrolünü yalnızca eski sipariş bilgilerinden yapmak doğru değildir.

E-ticaret e-Arşiv Fatura üzerinde hangi bilgiler bulunur?

E-ticaret e-Arşiv Fatura üzerinde satıcı, alıcı, belge, ürün, vergi, ödeme ve teslimat bilgileri eksiksiz bulunmalıdır. İnternet satışlarında, satışın çevrim içi yapıldığını gösteren ek alanlar da önem kazanır.

• Satıcının unvanı veya adı, adresi, vergi kimlik bilgisi ve gerekli iletişim bilgileri yer almalıdır.
• Fatura numarası, düzenleme tarihi ve belgeyi tanımlayan diğer teknik bilgiler eksiksiz olmalıdır.
• Alıcının adı veya unvanı, VKN ya da TCKN bilgisi ve adresi satış türüne uygun yazılmalıdır.
• Ürün veya hizmet adı, miktarı, birimi, birim fiyatı, indirimleri, vergi oranı ve toplamı gösterilmelidir.
• İnternet satışına ilişkin ödeme, teslimat, kargo veya satış kanalı alanları uygulanıyorsa doldurulmalıdır.

İnternet satışlarında ödeme yöntemi, ödeme tarihi ve teslimat adresi gibi bilgiler sipariş sistemiyle uyumlu olmalıdır. Kargo adresi ile fatura adresi farklıysa, iki adresin hangi amaçla kullanıldığı açıkça ayrıştırılmalıdır.

Ürün adı çok genel yazılmamalıdır. Sipariş ekranında renk, model veya varyant bilgisi bulunuyorsa, faturadaki açıklama müşterinin aldığı ürünü ayırt edebilecek düzeyde olmalıdır.

Fatura toplamı, ödeme kaydı ve sipariş tutarı birbirini açıklamalıdır. Kupon, kargo bedeli, hediye ürün, indirim ve taksit gibi unsurlar ayrı işleniyorsa muhasebe kurgusu mali müşavirle netleştirilmelidir.

Belge oluşturma ekranında zorunlu alanların dolu görünmesi, bilgilerin mutlaka doğru olduğu anlamına gelmez. Gönderimden önce sipariş kaydı, müşteri kaydı ve fatura taslağı karşılaştırılmalıdır.

Kurumsal alıcıda unvanın kısaltılması, bireysel alıcıda eksik ad-soyad veya yanlış VKN, teslimatın gerçekleşmesini engellemese bile muhasebe kaydını bozabilir. Bu nedenle müşteri formundaki zorunlu alanlar belge kurallarıyla aynı tutulmalıdır.

Fatura adresi, teslimat adresi ve iade adresi aynı olmak zorunda değildir; sistem bu alanları karıştırmamalıdır. Adres değişikliği varsa siparişin hangi anındaki bilginin belgeye alınacağı prosedürde belirtilmelidir.

E-ticaret e-Arşiv Fatura ne zaman düzenlenir?

E-ticaret e-Arşiv Fatura, mal teslimi veya hizmet ifasıyla ilgili faturalama süresi içinde düzenlenir. Genel vergi usulü kuralında fatura, teslim veya hizmet tarihinden itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; özel düzenlemeler ayrıca kontrol edilmelidir.

Siparişin oluşturulduğu tarih, ödemenin alındığı tarih, kargonun teslim edildiği tarih ve faturanın düzenlendiği tarih aynı olmayabilir. İşletme, kendi satış modelinde hangi olayın faturalama zamanını doğurduğunu mali müşaviriyle yazılı olarak netleştirmelidir.

Ön siparişlerde ödeme daha erken alınabilir, ancak ürün teslimi daha sonra gerçekleşebilir. Kısmi teslimatlarda ise tek siparişin birden fazla sevkiyata bölünüp bölünmediği ve faturalama yönteminin nasıl uygulanacağı ayrıca değerlendirilmelidir.

Uygulama için işletme, sipariş ekranına teslim veya hizmet tamamlanma tarihini ayrı alan olarak koymalıdır. Gün sonunda fatura bekleyen siparişler listelenmeli; süresi yaklaşan, iptal edilen ve kısmi teslim edilen kayıtlar farklı işaretlenmelidir. Fatura tarihi ile sevk tarihini ayrı raporlayın.

Abonelik veya dijital hizmet satışlarında hizmet dönemi, yenileme tarihi ve ödeme planı önem taşır. Fiziksel ürün satışındaki teslimat yaklaşımı, her dijital hizmete otomatik olarak uygulanmamalıdır.

Karşı durum: Sadece ödeme alınmış olması, fiziksel malın teslim edildiğini kanıtlamaz. Ön ödeme, kapora ve teslimat sonrası tahsilat kayıtları ayrı izlenmelidir.

Yanlış: Siparişin oluşturulduğu anda her durumda fatura kesmek. Doğru: Teslim, hizmet ve özel faturalama kuralını kontrol edip uygun tarih akışını uygulamak.

Uzman notu: Otomatik faturalama kuralını yayına almadan önce teslim, ödeme ve kısmi sevkiyat senaryolarını test siparişleriyle doğrulayın; tek tarih alanına güvenmeyin.

Mevzuattaki süreler ve özel sektör düzenlemeleri güncellenebilir. Yedi günlük genel kuralı her senaryoda tek başına yeterli kabul etmeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Pazaryeri ve kendi sitenizde e-Arşiv Fatura sorumluluğu kimdedir?

Pazaryeri ve kendi sitesinde e-Arşiv Fatura sorumluluğu, satışın hukuki ve ticari tarafının kim olduğuna göre belirlenir. Platformda mağaza açılması, faturayı otomatik olarak platformun düzenleyeceği anlamına gelmez.

Kendi internet sitesinde satış yapan işletme, siparişin satıcısı ve faturadaki ürün veya hizmet sağlayıcısıysa belgeyi kendi mükellefiyetine göre düzenler. Ödeme kuruluşu veya kargo firması bu sorumluluğu kendiliğinden üstlenmez.

Pazaryerlerinde platformun aracı, komisyoncu veya farklı bir ticari rolde bulunması mümkündür. Faturanın kimin adına kesileceği; sözleşme, sipariş akışı, satıcı kaydı ve platformun mevzuata uygun işleyişi birlikte incelenerek belirlenmelidir.

Bu ayrım için üç belgeyi birlikte okuyun: pazaryeri sözleşmesi, satıcı panelindeki fatura ayarı ve müşteriye verilen sipariş özeti. Belgeler farklı tarafı satıcı gösteriyorsa otomatik fatura kuralı çalıştırılmadan mali müşavirden görüş alın.

Satıcı, pazaryerinden gelen sipariş dosyasındaki müşteri bilgilerini kendi fatura sistemine aktarmadan önce kontrol etmelidir. Alıcı bilgisi eksikse yalnızca kargo etiketine bakarak fatura oluşturmak risklidir.

Yanlış: Pazaryeri sipariş dosyasında PDF bulunduğu için kendi kayıtlarında fatura sorumluluğu olmadığını varsaymak. Doğru: Satış tarafını ve belge numarasını sözleşme ile doğrulamak.

Örneğin küçük bir giyim mağazası, kendi sitesinde tüketiciye satış yaparken e-Arşiv düzenleyebilir. Aynı mağaza pazaryerinde şirket müşterisine satış yaptığında, şirketin e-Fatura kullanıcı durumunu ayrıca kontrol etmelidir.

Hem tüketiciye hem işletmelere satış yapan otomotiv parçası mağazaları, belge ayrımını somutlaştırmak için yedek parça e-Fatura rehberindeki B2B akışını da inceleyebilir. Pazaryeri sözleşmesi ve güncel GİB kuralları çelişiyorsa mali müşavir görüşü alınmalıdır.

E-Arşiv Fatura müşteriye nasıl iletilir ve saklanır?

E-Arşiv Fatura müşteriye, mevzuata ve satış koşullarına uygun elektronik veya diğer teslim yöntemiyle iletilmeli, satıcının sisteminde doğrulanabilir biçimde saklanmalıdır. Gönderim ve saklama birbirinden ayrı iki kontroldür.

Fatura e-posta eki, müşteri hesabındaki belge ekranı veya başka bir uygun elektronik kanal üzerinden paylaşılabilir. Gönderilen adres, sipariş kaydıyla eşleşmeli ve iletim sonucu sistemde iz bırakmalıdır.

PDF, müşterinin okuyabileceği görsel sunumdur; teknik belgenin ve arşiv kaydının yerini her durumda tek başına tutmayabilir. İşletme, kullanılan sistemin oluşturduğu yapılandırılmış kayıt, numara, tarih ve raporlama izini korumalıdır.

Gönderim başarısızsa müşteriye aynı dosyayı tekrar tekrar yollamak yerine hata nedeni ve belge durumu incelenmelidir. E-posta adresindeki yazım hatası, ek boyutu veya servis yanıtı gibi nedenler kayıt altına alınmalı; düzeltmeden sonra kontrollü yeniden iletim yapılmalıdır.

Yetki matrisi de yazılı olmalıdır. Muhasebe belgeyi kontrol ederken, operasyon teslimat ve iade kaydını; teknik ekip ise gönderim ve yedekleme uyarılarını izlemelidir.

Arşivde fatura kaydı, iptal veya düzeltme bilgisi, gönderim durumu ve ilgili sipariş verisi birlikte tutulmalıdır. Dosyaların yalnızca bilgisayarda bir klasöre indirilmesi, erişim ve bütünlük kontrolünü garanti etmez.

Fatura ile kargo belgesi de karıştırılmamalıdır. Malın taşınmasına ilişkin belge ihtiyacı ayrıca doğabilir; bu durumda e-İrsaliye süreci fatura gönderiminden ayrı planlanmalıdır.

Saklama süresi, erişim yetkisi, yedekleme ve veri güvenliği işletmenin muhasebe ve teknik prosedüründe yazılı olmalıdır. Hizmet sağlayıcının arşiv kapsamını, dışa aktarma imkânını ve kayıtların ne kadar süre erişilebilir kaldığını sözleşmede kontrol edin.

Arşiv yedeği alınırken dosya adı olarak yalnızca müşteri adını kullanmayın. Fatura numarası, tarih ve sipariş referansı birlikte kullanılırsa aynı adlı müşterilerin belgeleri karışmaz.

E-ticaret e-Arşiv Fatura iade ve iptal işlemleri nasıl yapılır?

E-ticaret e-Arşiv Fatura iade ve iptal işlemleri, belgenin durumuna ve iadenin nedenine göre uygun kayıt yöntemiyle yapılır. Düzenlenmiş faturayı sistemden silmek veya aynı numarayla yeniden oluşturmak doğru değildir.

Yanlış alıcı, hatalı tutar veya yanlış belge türü gibi sorunlarda mevcut belgenin iptal edilip edilemeyeceği, kullanılan sistem ve güncel kurallar üzerinden kontrol edilmelidir. İptal süresi ve yöntemi her belge senaryosunda aynı olmayabilir.

Tüketici ürün iade ettiğinde, siparişin iade kaydı, para iadesi, stok hareketi ve fatura düzeltmesi birlikte ele alınmalıdır. Sadece müşteriye para göndermek, muhasebe açısından faturadaki işlemi kendiliğinden düzeltmez.

İade talebi geldiğinde önce orijinal sipariş numarası, teslim edilen miktar ve ödeme hareketi bulunmalıdır. Sonra iade kabul tarihi, ürünün depoya dönüşü ve uygulanacak muhasebe belgesi aynı dosyada ilişkilendirilmelidir.

Kısmi iadede hangi ürünün, hangi miktarın ve hangi vergi tutarının döndüğü açıkça belirlenmelidir. Kargo bedeli, kupon indirimi veya ücretsiz ürün gibi unsurların iade hesabına etkisi ayrıca değerlendirilir.

Karşı durum: Sipariş hiç teslim edilmeden iptal edilmişse, teslim edilmiş ürün iadesi akışını otomatik kullanmayın. Ödeme, stok ve belge durumuna göre farklı iptal veya düzeltme adımı gerekebilir.

İade belgesi müşteriye iletilirken orijinal faturanın numarası veya sipariş referansı açıklamada tutulmalıdır. Bu bağlantı, denetimde işlemin hangi satıştan doğduğunu göstermeye yardımcı olur.

Yanlış: İade gelen faturayı silip yeni bir fatura numarasıyla eski satışı yok saymak. Doğru: İade, iptal veya düzeltme işlemini sistem kaydı ve muhasebe belgesiyle ilişkilendirmek.

İptal veya iade adımı konusunda tereddüt varsa önce mali müşavirinizle, ardından kullandığınız portal veya entegratörün güncel işlem kılavuzuyla ilerleyin. GİB duyuruları değişebileceği için eski ekran görüntülerine dayanmayın.

E-ticaret e-Arşiv Fatura entegrasyonu nasıl kontrol edilir?

E-ticaret e-Arşiv Fatura entegrasyonu, siparişten belge gönderimine kadar her aşamada kayıt eşleşmesi ve durum kontrolü yapılarak doğrulanır. Entegrasyon yalnızca faturayı otomatik oluşturmak değil, sonucu izlemek demektir.

Kurulumdan önce ürün, müşteri, vergi, kargo ve ödeme alanlarının hangi sistemden alınacağı yazılı olarak belirlenmelidir. Boş gelen bir alanın varsayılan değerle doldurulması, yanlış bilgi üretme riskini artırır.

1. Sipariş numarası ile fatura numarasının birbirine bağlanacağı alanı belirleyin.
2. Alıcının VKN, TCKN ve e-Fatura kullanıcı durumunun hangi aşamada kontrol edileceğini tanımlayın.
3. Ürün, miktar, fiyat, indirim, vergi ve kargo verilerinin toplamla uyumunu test edin.
4. Belgenin oluşturuldu, gönderildi, reddedildi veya bekliyor durumlarını ayrı izleyin.
5. Hatalı belgelerde otomatik tekrar gönderimin çoğaltma oluşturup oluşturmadığını kontrol edin.
6. Arşiv ve rapor kayıtlarının sipariş ekranından sonradan bulunabildiğini test edin.

İlk testler gerçek müşteriye gönderim yapılmadan, farklı alıcı tipleriyle gerçekleştirilmelidir. Bireysel tüketici, e-Fatura kullanıcısı şirket ve e-Fatura kullanıcısı olmayan işletme ayrı test senaryosu oluşturur.

Entegrasyon hata verdiğinde sistemi tekrar tekrar çalıştırmak yerine hata kodu, sipariş numarası ve belge durumunu kaydedin. Gerekirse ilgili sipariş geçici olarak beklemeye alınmalı ve manuel kontrol yapılmalıdır.

Canlıya geçişte ilk hafta günlük örnekleme yapılması yararlıdır: her kanaldan birkaç sipariş seçilir, yapılandırılmış kayıt, PDF görünümü, ödeme ve kargo bilgisi karşılaştırılır. Uyuşmazlık varsa otomasyon durdurulup neden analiz edilir.

GİB bağlantısı, servis kesintisi veya veri aktarım sorunu yaşanabilir. İşletmenin yazılı bir bekleyen belge prosedürü olmalı, gönderim tamamlanmadan müşteriye belgenin kesinleştiği söylenmemelidir.

E-ticarette e-Arşiv Fatura hataları ve kontör planı nasıl yönetilir?

E-ticarette e-Arşiv Fatura hataları çoğunlukla yanlış alıcı türü, eksik adres, hatalı vergi, tekrar eden belge ve gönderim durumunun izlenmemesinden kaynaklanır. Hata listesi aylık olarak sınıflandırılmalıdır.

İşletme önce kaç sipariş aldığını değil, kaç elektronik belge düzenlediğini ve kaç belge aldığını hesaplamalıdır. Giden ve gelen belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle tedarikçi e-Faturaları da kullanım planına eklenmelidir.

Yanlış: Kontör ihtiyacını yalnızca müşteriye kesilen fatura sayısına eşitlemek. Doğru: Giden belgelerle birlikte gelen belgeleri, iade senaryolarını ve büyüme payını ayrı izlemek.

Örneğin iki çalışanlı bir butik mağaza, aylık sipariş sayısını ve tedarikçi faturalarını aynı tabloda izleyebilir. Her siparişin fatura oluşturup oluşturmadığı, her gelen belgenin de sisteme düşüp düşmediği ay sonunda karşılaştırılmalıdır.

Basit hesap için son üç ayın giden belge sayısını, gelen belge sayısını ve kampanya zirvesini ayrı sütunlarda toplayın. Ortalama tüketimi tek başına kullanmayın; en yoğun ayın üstüne beklenen büyüme ve iade kaynaklı ek belgeleri ayrıca ekleyin.

Kontör sayacı ile muhasebe raporu arasında fark görürseniz belge türlerini ve başarısız denemeleri ayrı ayrı inceleyin. Başarısız bir işlemde tüketim olup olmadığı, kullanılan hizmetin kuralından doğrulanmalıdır.

Kontör planı yapılırken kampanya dönemleri, sezonluk satışlar, pazaryeri kanalları ve yeni tedarikçiler dikkate alınmalıdır. Mevzuat veya işletme hacmi değişirse paketi değiştirmek yerine önce gerçek belge tüketimini ölçmek daha sağlıklıdır.

Karşı durum: Yalnızca e-Arşiv gönderen ve hiç gelen e-belge almayan bir işletmede gelen belge payı sıfıra yakın olabilir. Bu varsayım, yeni tedarikçi veya e-Fatura geçişi başladığında yeniden hesaplanmalıdır.

Kullanılan hizmette belge başına tüketim, saklama, destek ve kullanım süresi farklı olabilir. Güncel koşulları incelemek ve teknik sorular için sık sorulan sorular bölümüne bakmak, satın alma kararından önce yapılmalıdır.

E-ticarette çoklu kanal e-Arşiv Fatura kontrolü nasıl yapılır?

E-ticarette çoklu kanal e-Arşiv Fatura kontrolü, kendi sitesi, pazaryeri, sosyal medya ve fiziksel satış kayıtlarını tek sipariş mantığında eşleştirerek yapılır. Amaç, aynı siparişin iki kez faturalanmasını veya hiç faturalanmamasını önlemektir.

Her kanalın sipariş numarası, ödeme durumu, kargo numarası ve müşteri kaydı farklı olabilir. İşletme ortak bir iç referans oluşturmalı, ancak resmi fatura numarasını sipariş numarasıyla karıştırmamalıdır.

• Siparişin hangi kanaldan geldiği ve satıcının kim olduğu kontrol edilmelidir.
• Alıcının e-Fatura kullanıcı durumu ve kimlik bilgileri fatura öncesinde doğrulanmalıdır.
• Ödeme, indirim, kargo ve teslimat bilgilerinin siparişle eşleştiği görülmelidir.
• Faturanın tek kez oluşturulduğu ve gönderim durumunun başarılı olduğu doğrulanmalıdır.
• İade veya iptal varsa ilgili belge, sipariş ve ödeme kaydı birbirine bağlanmalıdır.
• Gün sonu veya ay sonu raporunda sipariş ve belge sayıları karşılaştırılmalıdır.

Örneğin küçük bir ev dekorasyonu mağazası, kendi sitesinden gelen siparişleri A, pazaryerinden gelenleri B koduyla izleyebilir. Bu kod resmi fatura numarası değildir; yalnızca sipariş, kargo ve muhasebe kayıtlarını eşleştiren iç referanstır.

Çoklu kanalda bir müşteri aynı gün iki farklı sipariş verdiyse, müşteri bilgisine bakarak kayıtları birleştirmeyin. Her siparişin teslimatı, ödeme hareketi ve belge gerekliliği ayrı incelenmelidir.

Günlük mutabakat için kanal raporundaki sipariş adedi, ödeme kuruluşu hareketi ve oluşturulan belge adedi üç ayrı satırda karşılaştırılmalıdır. Bir sayının diğerine eşit olmaması her zaman hata değildir; iptal, bekleyen ödeme ve bölünmüş teslimat açıklaması aranmalıdır.

Kontrol ekranı bulunmayan işletmeler, günlük basit bir tabloyla başlayabilir. Belge türü veya iade yöntemi konusunda emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede e-ticaret e-Arşiv Fatura kontrolü

E-ticaret e-Arşiv Fatura kontrolü, doğru belge türünü seçmekten başlayıp arşiv kaydını doğrulamaya kadar beş temel adımda özetlenebilir.

• Alıcıyı doğrulayın: Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını, VKN veya TCKN bilgisini ve adresini belge oluşmadan önce kontrol edin.
• Bilgileri eşleştirin: Sipariş, ödeme, kargo, teslimat, ürün, indirim ve vergi bilgilerinin faturadaki tutarlarla uyumlu olmasını sağlayın.
• Zamanı doğru belirleyin: Sipariş, teslim, hizmet ve ödeme tarihlerini ayırın; genel fatura süresini ve varsa özel düzenlemeleri mali müşavirinizle değerlendirin.
• Gönderimi izleyin: Faturanın oluşturulduğunu, doğru müşteriye iletildiğini, hata vermediğini ve sistemde arşiv kaydının oluştuğunu kontrol edin.
• İadeyi belgeleyin: İptal, iade, para geri ödemesi, stok hareketi ve muhasebe kaydını birbirinden koparmadan aynı siparişle ilişkilendirin.

Bu beş kontrolün her biri için sorumlu kişi ve tamamlanma zamanı belirleyin. Özellikle yoğun kampanyalarda tek çalışanın hem sipariş hem fatura hem de iade durumunu kontrol etmesi, fark edilen hataların geç düzeltilmesine yol açabilir.

Bu listeyi operasyon prosedürüne dönüştürürken her maddeye kayıt yeri, kontrol zamanı ve sorumlu kişi yazın. Böylece hata çıktığında yalnızca sonucu değil, hangi adımda oluştuğunu da bulabilirsiniz.

Günlük kontrol tamamlandığında tarih, kullanıcı ve sonuç bilgisi kısa bir kayıtla saklanmalıdır. Bu kayıt, yoğun satış günlerinde sonradan yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.

Vergi usulü, e-belge teknik kılavuzları ve e-ticaret uygulamaları zamanla güncellenebilir. Özellikle yeni yükümlülük, istisna, süre veya alıcı tanımı için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet dahil tüm e-belgelerde geçerli, 100’den 500.000 kontöre kadar havuz kontör paketleri bulunur. Ücretsiz e-fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama kapsamını inceleyebilirsiniz.

Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri için güncel koşulları kontrol edebilirsiniz.