E-Ticaret Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

e-ticaret e-fatura e-arşiv ayrımında alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse genel olarak e-Arşiv Fatura düzenlenir. Belge seçimi, satış kanalından önce alıcının kayıt durumuna ve işlemin güncel mevzuat kapsamına göre yapılır.

Bu rehber, internetten ürün veya hizmet satan işletmelerin yanlış belge düzenlemesini önler. Özellikle pazaryeri, kurumsal satış, tüketici satışı, iade ve kontör hesabı süreçlerini birlikte değerlendirir. E-ticaret sektörüne göre diğer e-dönüşüm konularını e-ticaret sektörü sayfasında da inceleyebilirsiniz.

E-ticarette e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nedir?

e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı, temel olarak alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmamasına dayanır. Kayıtlı alıcıya genel kural olarak e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise e-Arşiv Fatura düzenlenir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura alışverişini sağlayan belgedir. Belge, yapılandırılmış elektronik veri olarak oluşturulur ve alıcının elektronik fatura posta kutusuna gönderilir. Satıcı ile alıcının sistemdeki statüsü önem taşır.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Son tüketiciye yapılan internet satışları, çoğunlukla bu belge türüyle belgelendirilir. Ancak işletmenin özel yükümlülükleri ayrıca kontrol edilmelidir.

Satıcının e-Fatura kullanıcısı olması, her satışta otomatik olarak e-Fatura kesileceği anlamına gelmez. Alıcının kayıt durumu, alıcı bilgileri, satışın yurt içi veya yurt dışı niteliği ve varsa özel düzenlemeler birlikte incelenir.

E-ticaret faaliyeti tek başına bütün işletmeler için aynı belge rejimini doğurmaz. Mükellefiyet türü, faaliyet alanı, ciro, satış modeli ve güncel GİB düzenlemeleri değerlendirilmelidir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

Karar sırasını ters kurmak, işletmenin kanal bilgisine bakarak otomatik belge üretmesine neden olabilir. Doğru sıra; gerçek alıcıyı belirlemek, kayıt durumunu sorgulamak, belge türünü seçmek ve oluşan belgeyi siparişle karşılaştırmaktır.

Örneğin internetten bilgisayar satan bir işletmede aynı ürün, tüketiciye, kayıtlı şirkete veya kayıtlı olmayan şirkete satılabilir. Ürün ve satış kanalı aynı kalsa da alıcı statüsü değiştiği için fatura akışı farklılaşabilir.

E-ticarette alıcının durumuna göre e-Fatura mı e-Arşiv mi seçilir?

E-ticarette doğru belge, siparişi veren kişinin veya şirketin e-Fatura kayıt durumuna göre seçilir. Şirketin vergi mükellefi olması tek başına e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez.

Bir şirket internetten ürün aldığında önce VKN, unvan ve fatura bilgileri alınmalıdır. Ardından alıcının güncel e-Fatura kullanıcı kaydı kontrol edilir. Kayıt varsa e-Fatura, kayıt yoksa uygulanabilir kurallar çerçevesinde e-Arşiv düzenlenir.

1. Önce siparişin gerçek alıcısını ve fatura düzenlenecek tarafı belirleyin.
2. Alıcının VKN veya gerekli kimlik bilgilerini eksiksiz alın.
3. Alıcının güncel e-Fatura kullanıcı durumunu sistemden kontrol edin.
4. Belge türünü sipariş tamamlanmadan veya fatura oluşturulmadan önce seçin.
5. Oluşturulan belgenin numara, tarih, tutar ve alıcı bilgilerini siparişle karşılaştırın.

Yanlış: Müşterinin şirket unvanı bulunduğu için her durumda e-Fatura kesileceğini varsaymaktır. Doğru: Şirketin e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığını ayrıca kontrol ederek belge türünü belirlemektir.

Son tüketici alışverişinde alıcı genellikle e-Fatura kullanıcısı değildir. Bu nedenle e-Arşiv süreci gündeme gelir. Tüketicinin şirket bilgisi istemesi, tek başına belgeyi e-Fatura yapmaz; kayıt kontrolü yine gerekir.

Manuel çalışan küçük işletmeler, sipariş formunda belge türünü kendileri seçiyorsa VKN kontrolünü fatura oluşturma adımından önce yapmalıdır. Otomatik sistem kullananlar ise kullanıcı sorgusu başarısız olduğunda siparişi sessizce e-Arşiv akışına göndermemelidir.

Bir mahalle kafesi, kurumsal etkinlik için şirketten sipariş aldığında şirket unvanını ve VKN bilgisini alabilir. Ancak e-Fatura kaydı bulunmuyorsa, yalnızca kurumsal müşteri olduğu gerekçesiyle e-Fatura seçmemelidir. Kayıt sonucu belirleyici adımdır.

e-Fatura kullanıcısı sorgusu e-ticaret siparişinde nasıl yapılır?

e-Fatura kullanıcısı sorgusu, alıcının vergi kimlik bilgileriyle güncel kayıt bilgisi üzerinden yapılır. E-ticaret işletmesi bu kontrolü GİB kaynakları veya kullandığı entegrasyon sistemindeki sorgu ekranıyla gerçekleştirebilir.

Kurumsal siparişte öncelikle VKN, unvan, vergi dairesi ve adres bilgileri alınmalıdır. Sadece şirket adını yazmak yeterli değildir. Benzer unvanlı işletmeler, şube bilgileri ve yanlış VKN seçimi belgeyi hatalı alıcıya yönlendirebilir.

Sorgu ekranında alıcının e-Fatura kayıt durumu görülürse sonuç sipariş kaydına işlenmelidir. Manuel çalışan işletmeler, kontrol tarihini ve sonucu not edebilir. Entegrasyon kullanan işletmeler ise bu bilgiyi sipariş statüsüne bağlayabilir.

Alıcının durumu zaman içinde değişebilir. Daha önce e-Fatura kullanıcısı olmayan bir şirket sonradan sisteme kaydolmuş olabilir. Bu nedenle uzun süre bekleyen siparişlerde eski sorgu sonucunu doğrudan kullanmak yerine yeniden kontrol yapılması daha güvenlidir.

Toplu siparişlerde aynı VKN için tek kontrol yapılması pratik olabilir; fakat kayıt sonucunun ilgili siparişlere doğru aktarılması gerekir. Sorgu ekranı veya entegrasyon davranışı anlaşılmıyorsa işletmenin sık sorulan sorular sayfasını ve güncel GİB açıklamalarını birlikte incelemesi gerekir.

Uygulamada sipariş formu ile fatura ekranındaki VKN alanı aynı kaynaktan beslenmelidir. Müşteri hizmetleri sonradan bir VKN değişikliği yaptıysa, belge oluşturulmadan önce kayıt durumu yeniden sorgulanmalıdır. Eski müşteri kartı otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir.

Yanlış: Sorgu sonucunu yalnızca ekranda görüp sipariş kaydına işlememektir. Doğru: Sorgu tarihini, VKN bilgisini ve çıkan sonucu saklayarak belge seçiminin sonradan açıklanabilir olmasını sağlamaktır.

E-ticaret satışında e-Fatura düzenleme adımları nelerdir?

e-Fatura düzenlemek için alıcı bilgileri doğrulanır, yapılandırılmış belge oluşturulur ve belge kayıtlı alıcının elektronik posta kutusuna gönderilir. E-ticaret işletmesi bu süreci portal, ERP veya özel entegratör bağlantısıyla yürütebilir.

İlk adımda siparişin gerçek alıcısı belirlenir. Sonra ürün veya hizmet kalemleri, miktar, birim, vergiler, indirimler, teslimat ve ödeme bilgileri sisteme aktarılır. Alıcının VKN ve unvanı, resmi kayıttaki bilgilerle uyumlu olmalıdır.

Belge oluşturulurken e-Fatura seçeneği işaretlenir ve alıcı kullanıcı bilgisi tekrar kontrol edilir. İşletmeler, e-Fatura ürün sayfasındaki teknik akışları inceleyerek kullandıkları portal veya entegrasyon yöntemini daha doğru planlayabilir.

Gönderimden sonra belgenin başarıyla iletilip iletilmediği ve alıcı sistemindeki durum takip edilmelidir. Taslakta kalan, teknik olarak reddedilen veya alıcı tarafından işlem gören belgeler ayrı statülerle izlenmelidir. Sadece PDF görüntüsüne bakmak yeterli değildir.

e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcı için e-Fatura seçmek, gönderim hatasına veya yanlış belge düzenine yol açabilir. Aynı şekilde alıcı e-Fatura kullanıcısı olduğu halde alışkanlıkla e-Arşiv seçmek de genel kurala aykırı olabilir. Özel istisnalar için güncel mevzuat kontrol edilmelidir.

Belge oluşturma öncesinde ürün kodları, birim fiyat, indirim ve vergi hesapları sipariş sistemiyle karşılaştırılmalıdır. Özellikle kupon kullanılan satışlarda indirim tutarı yanlış aktarılırsa fatura toplamı ile ödeme kaydı birbirinden ayrılabilir.

Örneğin kurumsal bir müşteri aynı gün üç ayrı sipariş verdiyse işletme her siparişin alıcı bilgilerini ve belge senaryosunu ayrı izlemelidir. Bir siparişin başarılı gönderilmesi, diğer iki belgenin de otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez.

E-ticaret satışında e-Arşiv Fatura nasıl düzenlenir?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya veya son tüketiciye yapılan satışın elektronik olarak belgelenmesini sağlar. İnternet mağazalarında B2C satışların önemli bölümü bu belge türüyle yürütülür.

Checkout ekranında fatura türü, alıcı adı, adresi, iletişim bilgileri ve gerekiyorsa kimlik veya vergi bilgileri alınmalıdır. Tüketici ile şirket alıcısının bilgileri karıştırılmamalıdır. Sipariş sahibinin bilgisi ile faturadaki alıcı bilgisi tutarlı olmalıdır.

e-Arşiv belgesi oluşturulurken satış kalemleri, bedeller, vergiler, indirimler ve teslimat bilgileri sipariş kaydıyla karşılaştırılır. Teknik yöntem, işletmenin portalına veya entegratörüne göre değişebilir. Ayrıntılı akış için e-Arşiv Fatura ürün sayfası incelenebilir.

Elektronik belgenin aslı sistemde oluşturulan elektronik veridir. PDF, e-posta görüntüsü veya çıktı, belgenin kullanıcıya sunulan görseli olabilir. Bu nedenle işletme yalnızca bilgisayarındaki PDF klasörüne güvenmemeli; elektronik kayıt, gönderim ve saklama sürecini birlikte yönetmelidir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv, genel kural olarak doğru alternatif değildir. E-ticaret yazılımının otomatik e-Arşiv üretmesi, alıcının kayıt durumunu kontrol etme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Kural dışı görünen işlemler mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Tüketici siparişinde teslimat adresi ile fatura adresi farklı olabilir. Bu iki alanın yazılımda ayrı tutulması, gönderim adresinin yanlışlıkla fatura adresi olarak kullanılmasını önler. Fatura bilgileri, müşterinin sipariş sırasında verdiği güncel kayıtla karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: E-arşiv belgesini yalnızca müşteriye gönderilen PDF olarak kabul etmektir. Doğru: Elektronik belge kaydını, gönderim bilgisini, belge durumunu ve saklama sürecini birlikte takip etmektir.

B2B, B2C ve pazaryeri satışlarında e-Fatura e-Arşiv nasıl ayrılır?

B2B, B2C ve pazaryeri satışlarında belge türünü satış kanalı değil, alıcının kayıt durumu ve işlemin hukuki yapısı belirler. Aşağıdaki tablo, yurt içi standart senaryolar için pratik bir başlangıç sağlar.

Ankara’da ev tekstili satan küçük işletme sahibi Derya Hanım üç farklı sipariş alabilir. Bir sipariş kayıtlı e-Fatura kullanıcısı olan mağazadan, biri kayıtlı olmayan şirketten, diğeri tüketiciden gelebilir. Üç siparişte aynı belgeyi kullanmak doğru değildir.

Derya Hanım ilk siparişte e-Fatura kullanıcı kontrolü yapar ve e-Fatura düzenler. İkinci siparişte şirket bilgilerini doğrular, kayıt yoksa e-Arşiv sürecini kullanır. Tüketici siparişinde ise son tüketici bilgileriyle e-Arşiv oluşturur.

Yanlış: Pazaryerinden gelen bütün siparişleri otomatik e-Arşiv olarak kabul etmektir. Doğru: Pazaryerinin satış kanalını, faturayı kimin düzenlediğini ve alıcının e-Fatura durumunu ayrı ayrı değerlendirmektir.

Bu ayrım, e-ticaret operasyonunda sipariş yazılımı ile belge sisteminin birlikte çalışmasını gerektirir. Otomatik kural kurulacaksa kuralın yalnızca kanal adına değil, alıcı statüsüne ve işletmenin hukuki rolüne bağlanması gerekir.

Tablodaki genel kurallar, her işlemin bütün ayrıntılarını tek başına açıklamaz. Yurt dışı satış, özel teslim şekli, istisna uygulaması veya pazaryerinin farklı hukuki rolü varsa standart B2B ve B2C akışı doğrudan uygulanmamalıdır.

İzmir’de el yapımı ürün satan küçük bir işletme, kendi internet mağazasında tüketiciye e-Arşiv düzenlerken pazaryerindeki kurumsal siparişte farklı bir akışla karşılaşabilir. Aynı ürünün iki kanalda satılması, faturayı düzenleyen tarafın mutlaka aynı olduğu anlamına gelmez.

E-ticaret iadelerinde e-Fatura ve e-Arşiv nasıl düzeltilir?

E-ticaret iadesinde önce asıl satışta hangi belgenin düzenlendiği belirlenir. e-Fatura ile belgelenen satışın ve e-Arşiv ile belgelenen satışın iade veya düzeltme adımları aynı kabul edilmemelidir.

e-Fatura satışında alıcı ve satıcı, iade işleminin niteliğine göre iade faturası, iptal, itiraz veya ilgili düzeltme yöntemlerinden birini kullanabilir. Hangi yöntemin uygulanacağı belgenin senaryosuna, kabul durumuna ve güncel teknik kurallara bağlıdır.

e-Arşiv satışında ürünün geri alınması, bedelin iadesi ve belge düzeltmesi ayrı kayıtlar olarak izlenmelidir. Bankadan para iadesi yapılması, tek başına faturanın iptal edildiği anlamına gelmez. Belge hareketi ayrıca muhasebe sistemine işlenmelidir.

İade kaydında orijinal fatura numarası, sipariş numarası, iade edilen kalem, miktar ve tutar eşleştirilmelidir. Kısmi iadelerde bütün siparişi iptal etmek yerine yalnızca dönen ürünlerin belge ve muhasebe etkisi değerlendirilmelidir.

İptal, itiraz ve iade süreçlerinin süreleri ile yöntemleri değişebileceği için işletme işlem anında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirini kontrol etmelidir. Özellikle bekleyen veya kabul edilmiş belgelerde otomatik silme işlemi yapılmamalıdır.

İade kaydı açılırken müşteri talebi, kargo teslimi ve ürün kontrolü aynı sipariş numarasına bağlanmalıdır. Ürün işletmeye ulaşmadan yapılan ödeme iadesi ile ürün kabulünden sonra yapılan düzeltme farklı zamanlarda gerçekleşebilir.

Örneğin iki üründen yalnızca biri iade edildiğinde, stok hareketi ve para iadesi yalnızca dönen ürünle ilişkilendirilmelidir. Orijinal belgenin tamamını yok saymak, kalan ürünün satış ve muhasebe kaydını da hatalı gösterebilir.

Pazaryeri satışlarında e-ticaret e-Fatura bilgisini kim belirler?

Pazaryeri, satışın gerçekleştiği kanalı sağlar; fakat belge türü ve faturayı düzenleyen taraf, sözleşme ile fiili satış yapısına göre belirlenir. Pazaryerinde bulunmak, her siparişte aynı belgenin düzenleneceği anlamına gelmez.

Önce ürünün satıcısı, tahsilatı yapan taraf, teslimatı gerçekleştiren taraf ve müşteriye faturayı düzenleyen işletme belirlenmelidir. Bazı modellerde satıcı faturayı düzenler, bazı modellerde ise platformun rolü ayrıca değerlendirilir. Bu ayrım sözleşmeden kontrol edilmelidir.

Satıcı faturayı düzenliyorsa sipariş verisindeki alıcı bilgileri satıcının e-belge sistemine doğru aktarılmalıdır. Platformun sipariş numarası, satıcının fatura numarasının yerine geçmez. Her iki numara gerekiyorsa birbirine referans verilerek saklanabilir.

Kurumsal alıcı için VKN ve unvan, tüketici için gerekli müşteri bilgileri alınmalıdır. Ödeme yapan kişi ile faturanın düzenleneceği taraf farklıysa bu durum rastgele birleştirilmemelidir. Gerçek alıcı bilgisi, sipariş ve muhasebe kayıtlarıyla doğrulanmalıdır.

Pazaryeri raporları komisyon, kargo, ödeme ve satış bedelini ayrı gösterebilir. Bu kalemlerin her biri aynı müşteri faturasının satırı değildir. E-ticaret işletmeleri, sektör uygulamalarını e-ticaret sektör sayfasıyla birlikte değerlendirip özel muhasebe akışını mali müşavirle netleştirmelidir.

Bu nedenle pazaryerinden gelen veri dosyasında müşteri, satıcı, komisyon ve ödeme alanları ayrı sütunlarda tutulmalıdır. Tek bir toplam tutarı doğrudan fatura tutarı kabul etmek, komisyon veya kargo bedelinin yanlış belgeye eklenmesine yol açabilir.

Fatura sürecinde kullanılan sipariş numarası, pazaryeri raporundaki kayıtla eşleşmelidir. Aynı müşteri için birden fazla sipariş birleştiriliyorsa bu işlem önceden tanımlanmış muhasebe ve belge kuralına göre yapılmalı, rastgele uygulanmamalıdır.

E-ticarette e-Fatura ve e-Arşiv kontör hesabı nasıl yapılır?

Kontör hesabı, sipariş adedinden çok oluşturulan ve alınan e-belge sayısına göre yapılır. Aynı siparişte birden fazla belge oluşuyorsa her belgenin kontör etkisi ayrıca değerlendirilmelidir.

efaturakontor.com kullanımında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca giden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini değil, işletmenin aldığı belgeleri de aylık tahmine eklemek gerekir.

Örneğin bir e-ticaret işletmesi ay içinde 240 giden satış belgesi ve 80 gelen alış belgesi alıyorsa örnek toplam 320 belge hareketi oluşur. İade için yeni bir belge düzenlenmesi, bu tahmine ayrıca eklenebilecek ikinci bir hareket yaratır.

Havuz kontör yaklaşımında e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belge türleri aynı kullanım planı içinde izlenebilir. Bunun avantajı, ay içinde satış kanalının değişmesi halinde yalnızca e-Fatura veya yalnızca e-Arşiv paketine bağlı kalmamaktır. Yine de gerçek tüketim belge bazında takip edilmelidir.

Kontör ihtiyacını hesaplarken son üç veya altı ayın gelen-giden belge sayılarını çıkarın. Kampanya dönemlerini, iade oranını, yeni pazaryerlerini ve sezon yoğunluğunu ayrıca ekleyin. Güncel paket seçeneklerini karşılaştırmak için kontör paketleri sayfasına bakılabilir.

Örneğin aylık 300 satış belgesi üreten bir işletme, gelen alış faturalarını ve iade kaynaklı ek belgeleri hesaba katmazsa gerçek ihtiyacını düşük tahmin edebilir. Sezon kampanyası öncesinde geçmiş yoğunluk ve beklenen sipariş artışı ayrı satırda hesaplanmalıdır.

Kontör tablosu hazırlanırken her belge türü için ayrı sütun açmak ve toplamı günlük raporla karşılaştırmak gerekir. Böylece e-Fatura, e-Arşiv veya başka bir e-belge hareketinin beklenenden fazla tüketim oluşturduğu daha erken fark edilir.

E-ticarette e-Fatura ve e-Arşiv kullanırken hangi hatalar yapılır?

E-ticarette en sık hata, alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmeden belge türünü otomatik seçmektir. Bunun yanında yanlış VKN, eksik alıcı bilgisi, PDF’yi resmi kayıt sanma ve iade işlemini silme gibi hatalar da görülür.

Yanlış: Bir şirketin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını yalnızca unvanına bakarak belirlemektir. Doğru: VKN ile güncel kayıt durumunu sorgulamak ve sorgu sonucunu sipariş kaydına bağlamaktır.

Yanlış: e-Arşiv PDF’sini kaydetmenin elektronik arşiv yükümlülüğünü tek başına tamamladığını düşünmektir. Doğru: Elektronik aslı, gönderim bilgisi, belge statüsü ve saklama kaydını birlikte korumaktır.

Bir başka hata, pazaryerinin otomatik gönderdiği müşteri bilgisini kontrol etmeden kullanmaktır. Sipariş verisindeki eksik adres, hatalı VKN veya yanlış vergi bilgisi faturaya aynen aktarılırsa düzeltme süreci uzayabilir.

Son hata, iade edilen siparişi sistemden silmektir. Satış belgesi, ödeme iadesi, stok hareketi ve muhasebe kaydı arasında iz bırakılmalıdır. Mevzuat ve teknik uygulama değişebildiği için işlem öncesinde güncel GİB duyurusu ve mali müşavir kontrolü yapılmalıdır.

Uzman notu: Otomatik belge kuralını canlıya almadan önce farklı alıcı tipleriyle test siparişi oluşturun ve oluşan belge türünü, VKN bilgisini ve gönderim statüsünü birlikte kontrol edin.

Hata görüldüğünde ilk adım, yeni bir belge oluşturmak değil mevcut belgenin durumunu anlamaktır. Taslak, gönderim hatası, kabul, ret veya iptal gibi statüler birbirinden ayrılmalı; aynı satış için mükerrer belge oluşturulması önlenmelidir.

E-ticaret e-Fatura ve e-Arşiv için günlük kontrol listesi nedir?

Günlük kontrol listesi, siparişin doğru alıcıya, doğru belge türüyle ve doğru tutarla aktarılıp aktarılmadığını gösterir. Bu liste, özellikle yoğun kampanya ve pazaryeri dönemlerinde manuel hataları azaltmak için kullanılabilir.

Aşağıdaki kontrol, siparişten arşivlemeye kadar temel adımları kapsar. İşletme kendi sektörüne, kullandığı yazılıma ve mali müşavirinin talebine göre listeye ek kontroller koymalıdır.

• Her kurumsal sipariş için VKN, unvan ve adres bilgilerinin sipariş kaydıyla uyumlu olduğunu kontrol edin.
• Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu belge oluşturmadan önce güncel kaynaktan sorgulayın.
• Alıcı durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv belge türünün otomatik seçim sonucunu doğrulayın.
• Ürün, miktar, indirim, vergi, kargo ve toplam tutarın siparişle aynı olduğunu karşılaştırın.
• Belgenin taslakta, gönderimde, iletildi veya hata durumunda olup olmadığını izleyin.
• Gelen e-Faturaları ve e-Arşivle ilgili işletme kayıtlarını günlük iş akışına dahil edin.
• İade taleplerini orijinal belge numarası ve sipariş numarasıyla eşleştirin.
• PDF görüntüsü yanında elektronik belge ve işlem statüsü kayıtlarını da saklayın.
• Gün sonunda belge sayısını sipariş ve muhasebe raporlarıyla karşılaştırın.

Kontrol sonucunda bir belge gönderilememişse aynı faturayı gelişigüzel yeniden oluşturmadan önce hata nedenini belirleyin. Yeni belge numarası, önceki denemenin teknik durumu ve muhasebe kaydı birlikte incelenmelidir.

Yoğun işletmeler bu kontrolleri otomasyon kuralına bağlayabilir. Ancak otomasyon, alıcı statüsünü eski veriden okuyorsa yanlış belge üretebilir. Bu nedenle kullanıcı kaydı, alıcı bilgisi ve belge türü arasında görünür bir kontrol noktası bulunmalıdır.

Günlük kontrolün amacı yalnızca belge kesmek değildir. Gelen-giden belgeleri, iadeleri, ödeme hareketlerini, stok çıkışlarını ve saklama kayıtlarını aynı sipariş zincirinde izlemektir. Böylece ay sonu mutabakatında eksik belge arama ihtiyacı azalır.

Örneğin gün sonunda 120 sipariş tamamlanmış görünürken yalnızca 115 belgenin gönderildiği fark edilirse eksik beş sipariş belirlenmelidir. Kontrol, yalnızca toplam sayıyı değil, her sipariş ile belge arasındaki eşleşmeyi de göstermelidir.

Özet: 5 maddede e-ticaret e-fatura e-arşiv ayrımı

E-ticarette temel ayrım, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmamasıdır. Kayıtlı alıcıya genel olarak e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya veya son tüketiciye ise uygulanabilir kurallar çerçevesinde e-Arşiv düzenlenir.

• Alıcının şirket olması, tek başına e-Fatura düzenleneceği anlamına gelmez; VKN üzerinden güncel kullanıcı kaydı kontrol edilmelidir.
• e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura akışıdır; e-Arşiv Fatura ise kayıtlı olmayan alıcıların elektronik faturalandırılmasında kullanılır.
• Pazaryeri satışında kanal adı belge türünü belirlemez; faturayı düzenleyen taraf, alıcının statüsü ve sözleşmedeki rol birlikte incelenir.
• İadelerde orijinal belgenin türü, kabul durumu, ödeme iadesi ve muhasebe kaydı birlikte değerlendirilmeden belge silinmemelidir.
• Kontör planı yapılırken giden ve gelen belgeler, kampanya dönemleri, iadeler ve diğer e-belge hareketleri birlikte sayılmalıdır.

Belge türü konusunda tereddüt oluştuğunda siparişi tamamlamadan önce alıcı bilgilerini ve kayıt durumunu kontrol edin. Güncel mevzuat, özel sektör uygulaması veya teknik senaryo farklılıkları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresine sahiptir. Ücretsiz e-Fatura portalı, mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri de ayrıca incelenebilir.