E-ticaret e-Fatura Zorunluluğu: Kapsam ve Geçiş Takvimi

e-ticaret e-fatura zorunluluğu, yalnızca internetten satış yapmaya göre değil; faaliyet türüne, brüt satış hasılatına ve GİB mevzuatındaki kapsama göre belirlenir. Bu nedenle her çevrim içi satıcı aynı tarihte e-Fatura uygulamasına geçmez.

Bu rehber, kendi sitesinde veya pazaryerinde satış yapan işletmeler için kapsam, sınır ve geçiş takvimini açıklar. E-ticaret sektörü sayfasındaki genel süreçleri, burada vergi belgesi türleri ve operasyon adımlarıyla birlikte değerlendirebilirsiniz.

e-ticaret e-fatura zorunluluğu kimleri kapsar?

e-ticaret e-fatura zorunluluğu, ilgili mevzuatta belirtilen faaliyet ve hasılat koşullarını karşılayan mükellefleri kapsar. İnternet sitesi, mobil uygulama veya pazaryeri kullanmak tek başına yeterli ölçüt değildir.

Kapsam değerlendirmesinde işletmenin vergi mükellefiyeti, satış faaliyeti, brüt satış hasılatı ve uygulanan e-Belge düzenlemeleri birlikte incelenir. Aynı şirket, farklı faaliyetleri nedeniyle birden fazla elektronik belge yükümlülüğüne sahip olabilir.

Kendi internet sitesinden ürün satan şirketler, çevrim içi sipariş alan şahıs işletmeleri ve pazaryeri üzerinden satış yapan mükellefler ayrı ayrı değerlendirilir. Satış kanalının adı, vergi yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Pazaryeri işletmecisinin aracılık faaliyeti ile ürünün gerçek satıcısının faaliyeti birbirinden farklıdır. Platform, kendi hizmet geliri için belge düzenlerken satıcı da müşteriye yaptığı ürün satışı için belge düzenlemek zorunda olabilir.

E-ticaret faaliyetine ek olarak konaklama, taşımacılık, akaryakıt, üretim veya başka özel sektör faaliyetleri yürütülüyorsa farklı geçiş şartları doğabilir. Bu nedenle yalnızca internet satış raporuna bakmak eksik sonuç verir.

GİB tarafından yayımlanan güncel e-Belge duyuruları, hangi mükelleflerin hangi tarihte geçeceğini gösterir. Duyurudaki faaliyet tanımı ile işletmenin vergi kayıtlarındaki faaliyet kodu birlikte kontrol edilmelidir.

Uygulamada ilk ayrım, satışı kimin yaptığıdır. Platformun yalnızca aracılık ettiği modelde satıcı, kendi mal veya hizmet satışı için belge sorumluluğunu korur. Platformun kendi adına yaptığı satışta ise sözleşme ve fatura akışı farklı incelenir.

Kontrolü pratikleştirmek için son hesap döneminin satış raporlarını kanal bazında indirin. Ardından bu raporları muhasebe hesaplarıyla karşılaştırın, aynı siparişin iki kez kaydedilmediğini ve iadelerin doğru hesaba işlendiğini kontrol edin.

İşletme yalnızca tüketiciye satış yapıyorsa e-Fatura kayıtlı alıcı senaryosu daha az görülebilir. Ancak vergi mükellefi müşteriler, kurumsal siparişler veya özel faaliyetler belge türünü değiştirebilir; düşük hacim bu ihtimali ortadan kaldırmaz.

İşletmeniz zorunlu kapsama girip girmediğini belirlerken son bilanço, gelir tablosu, vergi levhası ve satış kanalı sözleşmelerini hazırlamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-ticaret e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler arasında düzenlenen, standart elektronik veri yapısıyla iletilen faturadır. Belgenin geçerliliği yalnızca PDF görüntüsüne değil, sistemdeki elektronik kayda ve durum bilgisine bağlıdır.

e-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Tüketiciye yapılan internet satışlarında, alıcının durumuna ve güncel mevzuata göre çoğunlukla bu belge türü kullanılır.

Bir e-ticaret işletmesi e-Fatura kullanıcısı olduğunda tüm müşterilerine aynı belgeyi göndermez. Müşterinin e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığı sorgulanır; sonuç, belgenin e-Fatura veya e-Arşiv olarak oluşturulmasını etkiler.

Vergi mükellefi olan bir şirket e-Fatura sistemine kayıtlıysa satıcı, uygun belgeyi e-Fatura olarak düzenler. Son tüketici, e-Fatura kayıtlı olmayan işletme veya farklı alıcı statüsünde kişi için e-Arşiv kuralları uygulanır.

Yanlış: E-ticaret yapan işletme, müşteriye gönderdiği her PDF dosyasını e-Fatura kabul edebilir. Doğru: Belgenin türü, alıcı kaydı, elektronik sistem durumu ve mevzuat şartları birlikte doğrulanmalıdır.

Alıcı sorgusu yalnızca ilk siparişte değil, müşteri bilgilerinin güncellendiği durumlarda da tekrarlanmalıdır. Şirket unvanı, vergi kimlik numarası veya müşteri hesabı değiştiğinde eski alıcı kaydıyla fatura oluşturmak belge hatasına yol açabilir.

Örneğin toptan satış yapan bir çevrim içi mağaza, aynı müşteriye hem tüketici hem şirket hesabı açabilir. Sipariş ekranındaki hesap türü ile fatura bilgilerinin eşleşmesi, yanlışlıkla e-Arşiv veya e-Fatura düzenlenmesini önlemek için kontrol edilmelidir.

Bu ayrım, sipariş yönetim sistemi ile muhasebe veya e-Belge uygulamasının doğru bağlanmasını gerektirir. e-Fatura sürecinde alıcı sorgusu, belge gönderimi ve durum takibi; e-Arşiv fatura sürecinde ise tüketici ve kayıt dışı alıcı senaryosu ayrıca ele alınır.

e-ticaret e-fatura zorunluluğunda ciro sınırı nasıl hesaplanır?

e-ticaret e-fatura zorunluluğundaki ciro sınırı, mevzuatta belirtilen brüt satış hasılatı ölçütü üzerinden değerlendirilir. Bankaya yatan net ödeme, pazaryeri raporu veya reklam harcaması tek başına resmi hesaplama yöntemi değildir.

İşletme, ilgili hesap dönemine ait muhasebe kayıtlarını ve finansal tablolarını esas almalıdır. İade, indirim, komisyon ve kampanya kayıtlarının brüt satış hasılatına etkisi, muhasebe tekniği ve yürürlükteki düzenlemelerle birlikte incelenmelidir.

Pazaryeri, müşteriden tahsil ettiği bedeli komisyon keserek satıcıya aktarabilir. Satıcının hesabına geçen net tutar, çoğu durumda satışın gerçek brüt tutarını tek başına göstermez; platform mutabakatı ve fatura kayıtları karşılaştırılmalıdır.

Brüt satış hasılatı kontrolü nasıl yapılır?

Örneğin bir pazaryeri, müşterinin ödediği bedelden komisyon ve kargo keserek satıcıya ödeme yapabilir. Satıcı, brüt sipariş tutarını, kesinti raporunu, düzenlenen faturayı ve banka hareketini ayrı satırlarda eşleştirmelidir.

Adım adım kontrolde önce kanal raporundaki iptal ve iadeleri ayırın. Sonra muhasebe kayıtlarındaki satış hesaplarını dönem toplamıyla karşılaştırın. Son olarak komisyon faturalarını ve ödeme dekontlarını eşleştirin. Bu çalışma, net tahsilat ile brüt satışın karıştırılmasını önler.

Bir satışın bedeli taksitli tahsil edilmişse bankaya farklı tarihlerde yansıması mümkündür. Tahsilat tarihi, satışın hasılat kaydını otomatik olarak belirlemez; kayıt yöntemi ve mevzuattaki tanım için mali müşavirinizin değerlendirmesi gerekir.

Yanlış: Pazaryerinin banka hesabına yatırdığı komisyon sonrası tutar, doğrudan şirket cirosudur. Doğru: Brüt satış hasılatı, ilgili muhasebe kayıtları ve mevzuat tanımı esas alınarak mali müşavirle hesaplanır.

Hasılat eşiği her yıl güncellenebilen mevzuat ölçütleriyle bağlantılıdır. Bu nedenle eski blog yazılarındaki rakamları kopyalamak yerine güncel GİB duyurusunu, ilgili tebliğ metnini ve mali müşavirinizin hesaplamasını kontrol edin.

e-ticaret e-fatura geçiş takvimi nasıl belirlenir?

e-ticaret e-fatura geçiş takvimi, işletmenin zorunlu kategoriye hangi hesap döneminde girdiğine ve GİB düzenlemesinde belirtilen başlangıç tarihine göre belirlenir. E-Fatura başvuru günü ile zorunlu kullanım başlangıcı aynı şey değildir.

Mevzuat bazı mükellefler için izleyen hesap döneminin başlangıcını, bazı faaliyet grupları için ise özel olarak duyurulan bir tarihi esaslayabilir. Bu nedenle tüm e-ticaret işletmeleri için tek bir geçiş günü vermek güvenilir değildir.

1. İşletmenin e-ticaret faaliyetini ve vergi mükellefiyet türünü güncel kayıtlarla belirleyin.
2. İlgili hesap döneminin brüt satış hasılatını, satış kanalları toplamını dikkate alarak kontrol edin.
3. GİB duyurusundaki zorunlu başlangıç tarihini ve başvuru için verilen son tarihi karşılaştırın.
4. Başvuru, teknik tanımlama, test, belge senaryosu ve saklama süreçlerini başlangıçtan önce tamamlayın.

Örneğin GİB duyurusu belirli bir hesap döneminin başlangıcını esaslıyorsa, işletme başvurusunu son güne bırakmamalıdır. Entegrasyon kurulumu, kullanıcı tanımları, numara serisi ve test faturası için takvimde ayrı günler planlanmalıdır.

Başlangıçtan önce en az bir gerçekçi deneme siparişiyle alıcı sorgusu, vergi hesaplama, PDF görünümü ve sistem statüsü kontrol edilir. Testte hata çıkarsa ürün kataloğu veya sipariş yazılımı düzeltilir; yalnızca son faturayı elle düzenlemek kalıcı çözüm değildir.

İşletmenin özel hesap dönemi varsa takvim, takvim yılı kullanan işletmeden farklı okunabilir. Gönüllü geçişte erken başvuru mümkün olsa da zorunlu tarihin hesabı değişmez; iki tarih mali müşavirle yazılı biçimde not edilmelidir.

Başvuru işlemi tamamlanmadan önce müşterilerin e-Fatura kayıt durumunu, ürün ve vergi kodlarını, iade akışını ve kargo entegrasyonunu test etmek gerekir. Sadece portal hesabının açılması, tüm operasyonun hazır olduğu anlamına gelmez.

Yanlış: E-Fatura hesabı açıldığı anda geçiş takvimi otomatik olarak tamamlanır. Doğru: Hesap aktivasyonu, zorunlu başlangıç tarihi, belge düzenleme yöntemi ve kayıt saklama süreci birlikte yönetilir.

Gönüllü olarak daha erken başvuran işletme, düzenlediği belgelerde alıcı türünü ve e-Arşiv yükümlülüğünü yine doğru uygulamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle hesap dönemi değişen işletmelerde tarihleri yeniden doğrulayın.

Pazaryerinde satış yapan e-ticaret işletmesi e-Fatura kullanmalı mı?

Pazaryerinde satış yapan işletmenin e-Fatura kullanıp kullanmayacağı, platform üyeliğinden çok satıcının kendi vergi ve hasılat durumuna bağlıdır. Pazaryeri, satıcının e-Belge yükümlülüğünü otomatik olarak üstlenmiş sayılmaz.

Üç temel model vardır: platform yalnızca aracılık yapabilir, platform kendi adına ürün satabilir veya sipariş ve tahsilat süreçlerini sözleşmeyle farklı biçimde yürütebilir. Her modelde faturayı kimin düzenleyeceği, sözleşme ve muhasebe kayıtlarıyla belirlenir.

Satıcı için pratik adım, sözleşmedeki “satışın tarafı”, “fatura”, “komisyon” ve “iade” maddelerini ayrı ayrı incelemektir. Bu maddeler net değilse platformun ödeme raporunu tek başına yorumlamak yerine yazılı açıklama istenmelidir.

Aracılık modelinde ürünün sahibi ve satışın tarafı satıcıysa, müşteriye yapılan satış için belgeyi genellikle satıcı düzenler. Pazaryeri ise komisyon veya hizmet bedeli için satıcıya ayrı bir belge düzenleyebilir.

Platform kendi adına ürün satıyorsa, müşteriye düzenlenen belge ve hasılat kaydı farklı olabilir. Bu ayrım, platformdaki mağaza adından değil; fatura unvanından, vergi bilgilerinden, sözleşmeden ve ticari işlem akışından anlaşılır.

Örneğin bir kafe, kendi paket servis sitesinde de pazaryerinde de satış yapıyorsa, her kanaldaki siparişi ayrı operasyonla izleyebilir; fakat vergi kayıtlarını aynı mükellef adına toplar. Kanalların ayrı olması, hasılat değerlendirmesini otomatik olarak bölemez.

Pazaryerinin sunduğu sipariş raporu, satış özeti veya ödeme dekontu fatura yerine geçmez. Bu raporlar fatura kesme, iade kontrolü, komisyon kaydı ve mutabakat için yardımcı veri olarak kullanılmalıdır.

Satıcı, pazaryerindeki mağazasını açmadan önce fatura sorumluluğunu yazılı biçimde netleştirmelidir. Müşteri e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, son tüketiciyse uygun e-Arşiv belgesi düzenlenir; nihai yöntem güncel kurallarla doğrulanır.

E-ticaret yapan şahıs işletmesi e-Fatura kullanmak zorunda mı?

E-ticaret yapan şahıs işletmesi, yalnızca şahıs işletmesi olduğu için otomatik olarak e-Fatura kapsamına girmez. Hukuki yapı tek başına belirleyici değildir; faaliyet, hasılat, özel kapsam ve GİB tarafından belirlenen geçiş şartları birlikte incelenir.

Şahıs işletmesi belirlenen zorunluluk koşullarını karşılıyorsa şirketler gibi e-Fatura uygulamasına geçer. Koşulları karşılamıyorsa gönüllü başvuru yapabilir veya e-Arşiv fatura için kendi durumuna uygun yöntemi kullanabilir.

Küçük işletme senaryosu düşünelim: Bursa'da el yapımı takı satan bir şahıs işletmesi, kendi sitesinde ve bir pazaryerinde satış yapıyor. İşletme önce iki kanaldaki satışları aynı muhasebe kayıtlarında birleştirmelidir.

Bu işletme, ilgili brüt satış hasılatı eşiğini aşıp aşmadığını mali müşaviriyle inceler. Son tüketicilere yapılan satışlarda e-Arşiv, e-Fatura kayıtlı şirketlere yapılan satışlarda ise uygun e-Fatura senaryosu gündeme gelebilir.

Bu senaryoda geçiş kararı vermeden önce ürün kataloğundaki vergi oranları, fatura adresi ve iade yöntemi test edilmelidir. Pazaryeri müşterinin iletişim bilgilerini eksik aktarıyorsa, satıcı fatura için gerekli alanları tamamlayacak bir süreç kurmalıdır.

Buna karşılık, yalnızca sosyal medya üzerinden ara sıra satış yapan ve zorunluluk şartlarını karşılamayan bir işletme için aynı geçiş tarihi otomatik çıkarılamaz. Yine de yapılan satışlar için geçerli belge düzenleme ve kayıt saklama yükümlülüğü devam eder.

Şahıs işletmesi yeni kurulmuşsa geçmiş dönem hasılatı bulunmayabilir. Bu durum, geçiş şartlarının tamamen ortadan kalktığı anlamına gelmez; işe başlama tarihi, faaliyet türü ve güncel tebliğdeki özel hükümler ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanlış: Küçük veya şahıs işletmesi olduğu için müşteriye yalnızca sipariş onayı göndermek yeterlidir. Doğru: Sipariş onayı, sevk belgesi ve vergi faturası ayrı işlevlere sahiptir; gereken belge türü her işlemde ayrıca belirlenmelidir.

E-ticaret yapan işletme e-Faturayı nasıl düzenler ve gönderir?

E-ticarette e-Fatura, GİB Portalı, özel entegratör veya uygun teknik entegrasyon yöntemi üzerinden oluşturulur ve alıcının kayıt durumuna göre gönderilir. Faturanın PDF çıktısı, elektronik belgenin asıl teknik kaydının yerine geçmez.

Belge oluşturulurken alıcının vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, unvanı ya da adı, adresi, ürün bilgileri, miktar, birim bedel, vergi ve teslimat bilgileri kontrol edilmelidir.

1. Siparişin gerçek satıcısını ve alıcının e-Fatura kayıt durumunu doğrulayın.
2. Müşteri, ürün, vergi, teslimat ve ödeme bilgilerini fatura sistemine aktarın.
3. Belge tarihini ve fatura düzenleme süresini teslim veya hizmet tarihiyle karşılaştırın.
4. Belgeyi gönderin, sistemdeki gönderim ve kabul durumunu takip edin.
5. Faturayı sipariş, kargo, ödeme ve iade kayıtlarıyla ilişkilendirerek saklayın.

Günlük uygulamada sipariş durumu ile fatura durumunu ayrı alanlarda tutun. “Ödendi” bilgisi tahsilatı, “teslim edildi” bilgisi mal hareketini, “kabul edildi” veya “gönderildi” bilgisi ise elektronik belgenin sistem durumunu ifade eder; bu alanlar birbirinin yerine kullanılmamalıdır.

Yoğun kampanya günlerinde belge kuyruğu oluşabilir. Sorumlu kişi gün sonunda başarısız, bekleyen ve mükerrer görünen kayıtları raporlamalıdır. Siparişi kapatmak yerine hatanın nedenini düzeltmek, aynı belgeyi iki kez düzenleme riskini azaltır.

Genel fatura düzenleme kuralı, mal teslimi veya hizmet tarihini izleyen azami yedi günlük süreyi esas alır. Özel işlem türlerinde farklı hükümler bulunabileceği için e-ticaret sipariş tarihi ile teslim tarihini karıştırmamak gerekir.

Entegrasyon kullanılıyorsa sipariş sistemi ile e-Belge sistemi arasında başarısız gönderim, mükerrer belge ve eksik vergi kodu kontrolleri kurulmalıdır. Her gün gönderim hataları ve bekleyen belgeler için sorumlu kişi belirlenmelidir.

Alıcı bilgisi yanlışsa belgeyi sessizce silmek yerine, belge statüsüne uygun iptal, ret veya düzeltme prosedürü uygulanır. Teknik yöntem seçerken e-Fatura ürün sürecindeki gönderim, sorgulama ve saklama adımlarını mali müşavirinizin iş akışıyla eşleştirin.

E-ticarette e-Arşiv fatura ne zaman düzenlenir?

E-ticarette e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmadığı veya işlemin tüketiciye yapıldığı durumlarda, ilgili şartlar sağlanıyorsa düzenlenir. E-Fatura kullanıcısı olmayan her satıcı için aynı e-Arşiv kuralı geçerli değildir.

Son tüketiciye yapılan internet satışında fatura alıcısı genellikle gerçek kişidir. Satıcı, müşterinin seçtiği teslimat adresi, iletişim bilgileri ve mevzuatın zorunlu tuttuğu diğer fatura bilgilerini doğru kaydetmelidir.

Bir işletme e-Fatura kullanıcısı olsa bile tüketiciye satışlarını e-Fatura olarak göndermez. Alıcının statüsü ve elektronik kayıt durumu, e-Fatura ile e-Arşiv arasında seçim yapılmasını sağlar.

E-Fatura kullanıcısı olmayan bir e-ticaret satıcısının e-Arşiv kullanma zorunluluğu ise faaliyet türü, hasılat ve güncel limitlere göre ayrıca değerlendirilir. Bu nedenle zorunlu e-Fatura bulunmadığı için kâğıt belgeye otomatik olarak dönülmemelidir.

Fatura gönderim kanalı, müşterinin belgeyi nasıl alacağını da belirler. E-posta, portal veya başka bir elektronik aktarım yöntemi seçilirken belgenin oluşturulma kaydı, gönderim kanıtı ve gerektiğinde yeniden erişim süreci birlikte planlanmalıdır.

İşletme yalnızca küçük tutarlı tüketici siparişleri alıyor olsa bile fatura bilgilerini eksiksiz toplamalıdır. Sipariş tutarının düşük olması, alıcı bilgisi, belge tarihi ve saklama gibi temel kuralların uygulanmayacağı anlamına gelmez.

Fatura, sipariş onayından bağımsız bir vergi belgesidir. Kargo barkodu, ödeme dekontu veya pazaryeri sipariş numarası; e-Arşiv faturanın taşıması gereken bilgileri tek başına karşılamaz.

İnternet satışlarında e-Arşiv fatura akışı kurulurken satış kanalından gelen sipariş verisi, fatura tarihi, alıcı türü, iade süreci ve belge raporlama adımları birlikte test edilmelidir. Güncel GİB limitlerini rakamsal olarak kontrol edin.

E-ticarette iade, iptal ve değişim faturası nasıl yönetilir?

E-ticarette iade, iptal ve değişim işlemleri, düzenlenen faturanın türüne ve sistemdeki durumuna göre yönetilir. Belgeyi uygulamadan silmek, düzenlenmiş faturayı hukuken ortadan kaldıran genel bir yöntem değildir.

Sipariş kargoya verilmeden iptal edilmişse fatura oluşturulup oluşturulmadığı kontrol edilir. Fatura oluşturulmuşsa iptal veya düzeltme için belgenin e-Fatura ya da e-Arşiv olması ve mevcut teknik prosedür dikkate alınır.

e-Fatura tarafında temel veya ticari senaryo, alıcının yanıtı ve belgenin sistem durumunu etkileyebilir. İptal, ret veya itiraz süresi işlem türüne göre değişebileceğinden güncel GİB teknik kılavuzu incelenmelidir.

Son tüketici iadelerinde alıcının vergi mükellefi olup olmadığı önemlidir. Tüketiciden her durumda iade faturası beklemek doğru değildir; iade talebi, teslim belgesi, bedel iadesi ve muhasebe kaydı mali müşavirle birlikte belgelendirilmelidir.

İade akışında sipariş numarası, ilk fatura, ürün kodu, iade nedeni ve para iadesi tarihi birlikte kaydedilmelidir. Bu alanlar, depoya dönen ürünle muhasebede yapılan satış düzeltmesinin aynı işlem olduğunu göstermeye yardımcı olur.

Değişim işleminde yeni ürünün fiyatı, eski ürünün iade durumu ve varsa fark bedeli ayrı kontrol edilmelidir. Kargo ücretsiz görünse bile kargo bedelinin faturaya nasıl yansıtıldığı, kampanya koşulları ve vergi hesaplaması ayrıca incelenmelidir.

Ürün değişiminde eski faturanın tamamen yok sayılması yerine, eski ürünün iadesi ve yeni ürünün satışı ayrı kayıtlarla izlenebilir. Fiyat farkı, kargo bedeli, kampanya indirimi ve vergi tutarı yeni belgeyle uyumlu olmalıdır.

Yanlış: Müşteri siparişi iptal edince oluşturulmuş fatura sistemden silinir. Doğru: Belgenin statüsü kontrol edilir ve geçerli iptal, ret, iade veya düzeltme prosedürü uygulanır.

E-ticarette e-İrsaliye ve e-Defter, e-Fatura ile aynı zorunluluk mudur?

e-İrsaliye ve e-Defter, e-Fatura ile aynı belge değildir ve aynı şartlarla zorunlu hale gelmez. Bir işletmenin e-Fatura kullanması, diğer iki uygulamaya her durumda otomatik olarak geçtiği anlamına gelmez.

e-İrsaliye, mal hareketini ve sevkiyatı belgeleyen elektronik sevk belgesidir. Fatura ise satışın mali belgesidir; e-ticarette ürünün kargoya verilmesi, fatura ve sevk belgesinin rollerini birbirine dönüştürmez.

İşletmenin faaliyet alanı, sevk edilen malın niteliği, hasılatı ve güncel e-İrsaliye düzenlemeleri ayrıca incelenmelidir. Kargo firması etiketi veya depo çıkış fişi, zorunlu e-İrsaliye kapsamındaysa tek başına yeterli olmayabilir.

e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defter gibi yasal defterlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlayan uygulamadır. Fatura düzenlemek ile muhasebe defterini elektronik tutmak farklı uyum adımlarıdır.

Depo ve kargo süreçlerinde ürünün sevk edildiği an ile faturanın düzenlendiği an farklı olabilir. Bu nedenle sipariş sistemi, depo yazılımı ve e-Belge uygulamasındaki tarih, ürün miktarı ve adres alanları birbirleriyle karşılaştırılmalıdır.

Karşı durumda, işletme yalnızca dijital ürün veya hizmet sunuyorsa klasik mal sevkiyatı senaryosu doğmayabilir. Yine de e-Defter kapsamı ve hizmet faturası yükümlülüğü ayrı değerlendirilir; bir belgenin gerekmemesi diğer uygulamayı ortadan kaldırmaz.

E-ticaret işletmesi, siparişten tahsilata kadar tüm kayıtları birbirine bağlamalıdır. Örneğin ürün depodan çıkarken e-İrsaliye, satış tamamlandığında fatura, muhasebe dönemi kapanırken ilgili defter kaydı ayrı ayrı kontrol edilir.

Bu nedenle e-İrsaliye kapsamını ve e-Defter yükümlülüğünü e-Fatura geçişinden bağımsız kontrol edin. Zorunluluk şartları, başlangıç tarihleri ve teknik kılavuzlar için güncel GİB duyurusu esas alınmalıdır.

e-ticaret e-fatura zorunluluğu için hangi kontrol listesi kullanılmalı?

e-ticaret e-fatura zorunluluğu kontrolü, vergi kaydı, hasılat, satış kanalı, alıcı türü, teknik sistem ve saklama adımlarının birlikte incelenmesiyle yapılır. Aşağıdaki liste, geçiş öncesi temel belgeleri ve kontrolleri sıralar.

Uzman notu: E-ticarette en sık hata, siparişin tamamlanmasını fatura düzenleme anı sanmaktır; teslim, alıcı statüsü ve belge durumu ayrıca kontrol edilmelidir.

• İşletmenin vergi levhasındaki faaliyet bilgileri ile gerçek e-ticaret faaliyetini karşılaştırın.
• Kendi site, mobil uygulama ve pazaryeri satışlarını aynı hasılat değerlendirmesinde gözden geçirin.
• İlgili hesap döneminin brüt satış hasılatını muhasebe kayıtlarıyla doğrulayın.
• GİB duyurusundaki güncel e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter şartlarını kontrol edin.
• Alıcı e-Fatura kayıt sorgusunun sipariş sistemi içinde doğru çalıştığını test edin.
• Ürün, vergi, adres, teslimat, ödeme ve iade alanlarının zorunlu bilgilerle eşleşmesini sağlayın.
• Gönderim hataları, iptal talepleri, iade belgeleri ve arşiv kayıtları için sorumlu belirleyin.
• Fatura, sipariş, kargo ve tahsilat kayıtlarının denetimde birlikte sunulabileceği bir dosyalama yapısı kurun.

Kontrol listesindeki her madde için ekran görüntüsü, rapor veya muhasebe belgesi saklamak faydalıdır. Özellikle pazaryeri komisyonları ve müşteri iadeleri, aylık kapanışta satış raporuyla karşılaştırılmalıdır.

GİB mevzuatındaki güncellemeler, geçiş tarihlerini ve teknik şartları değiştirebilir. Kararsız kaldığınız belge türü, limit veya tarih için sık sorulan sorular bölümünü inceleyin; ardından güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede e-ticaret e-fatura zorunluluğu

e-ticaret e-fatura zorunluluğunu doğru uygulamak için satış kanalı, mükellefiyet, hasılat ve alıcı statüsü birlikte değerlendirilmelidir. Tek başına internet sitesi açmak, pazaryerine katılmak veya PDF fatura göndermek geçiş şartlarını açıklamaz.

• e-ticaret e-fatura zorunluluğu, faaliyet türü ve mevzuatta belirtilen brüt satış hasılatı koşulları karşılanıyorsa doğabilir.
• e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura, son tüketiciye veya uygun kayıt dışı alıcıya e-Arşiv düzenlenmesi gereken durumlar ayrıca belirlenir.
• Pazaryerinin sipariş raporu ve net ödeme dekontu, satıcının fatura düzenleme sorumluluğunu kendiliğinden ortadan kaldırmaz.
• Geçiş takvimi, ilgili hesap dönemi ve GİB duyurusundaki başlangıç tarihi birlikte okunarak belirlenmelidir.
• İade, iptal, e-İrsaliye ve e-Defter süreçleri e-Fatura işleminden ayrı kontrol edilmelidir.

Bu beş madde birlikte kontrol edildiğinde işletme, yalnızca satış kanalına bakarak karar verme hatasından kaçınabilir. Belge türü, hasılat ve tarih için elde edilen kayıtlar mali müşavirin incelemesine hazır tutulmalıdır.

E-ticaret işletmesi karar vermeden önce vergi levhasını, gelir tablosunu, platform sözleşmesini, müşteri türlerini ve teknik iş akışını mali müşaviriyle karşılaştırmalıdır. Limitler ve tarihler yıllık güncellenebileceği için eski içeriklere dayanarak işlem yapılmamalıdır.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar tek havuz kontör paketleri, ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresiyle sunulur.

Belge hacminizi ve geçiş tarihinizi netleştirdikten sonra bu seçenekleri işletmenizin e-dönüşüm planıyla birlikte değerlendirebilirsiniz.