e-Mutabakat Nedir? BA-BS Mutabakatı Dijital Nasıl Yapılır?

e-Mutabakat, işletmelerin belirli bir tarih itibarıyla cari hesap bakiyesini ve işlem kayıtlarını dijital olarak karşılıklı doğrulaması demektir. Bu süreç, iki tarafın aynı borç, alacak ve ödeme verisini görmesini amaçlar.

Bu rehber; BA-BS mutabakatını cari hesap kontrolüyle karıştıran KOBİ sahiplerine, muhasebe ekiplerine ve mali müşavirlere yardımcı olur. Fatura eşleştirme, yanıt takibi, uyuşmazlık çözümü ve kayıt saklama adımlarını somut örneklerle açıklar.

e-Mutabakat nedir ve hangi bilgileri doğrular?

e-Mutabakat, satıcı ile alıcının belirli bir hesap dönemindeki ticari kayıtlarını elektronik ortamda karşılaştırması demektir. Genellikle cari hesap ekstresi, fatura listesi, tahsilat, ödeme, iade ve düzeltme kayıtları birlikte incelenir.

Mutabakatın temel çıktısı, tarafların belirlenen tarihte aynı bakiyeyi kabul edip etmediğini gösteren yanıttır. Yanıt mutabık, mutabık değil veya açıklama bekleniyor gibi durumlarla kaydedilebilir.

Bir cari hesabın yalnızca toplam tutarına bakmak yeterli değildir. Fatura tarihi, belge numarası, vergi dahil tutar, vade, ödeme tarihi, iade ve mahsup kayıtları da kontrol edilmelidir.

e-Mutabakat, e-Fatura düzenlemekten veya e-Arşiv Fatura oluşturmaktan farklı bir finansal kontrol sürecidir. Bu belgelerin farkını görmek için e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter karşılaştırmasına bakabilirsiniz.

Dijital yöntem; özel bir portal, muhasebe yazılımı, kurumsal kaynak planlama sistemi veya kontrollü e-posta akışı olabilir. Kullanılan kanal değişse de kapsam, tarih, bakiye ve yanıt kaydı açıkça belirtilmelidir.

Örneğin satıcı 31 Mart tarihli ekstreyi 5 Nisan tarihinde gönderiyorsa, hesap kesim tarihi ile gönderim tarihi ayrı gösterilir. Böylece sonradan işlenen faturanın hangi döneme ait olduğu ve yanıtın hangi veri sürümüne verildiği karışmaz.

e-Mutabakatın tamamlanması, tarafların muhasebe kayıtlarının otomatik olarak düzeldiği anlamına gelmez. Mutabakat sonucu, gerekli kayıt ve belge düzeltmeleri için kontrol kanıtı oluşturur.

Bir uyuşmazlığın çözümünde e-Mutabakat kaydı, faturanın kendisi, banka dekontu veya muhasebe fişiyle birlikte değerlendirilir. Tek başına yanıt ekranı, eksik belgenin düzenlendiğini ya da ödemenin gerçekleştiğini kanıtlamaz.

Bu nedenle e-mutabakat, e-belge düzenleme zorunluluklarının yerine geçen ayrı bir belge değildir. İşletme, faturalarını, defter kayıtlarını ve vergi bildirimlerini ilgili kurallara göre ayrıca yürütmelidir.

BA-BS mutabakatı ile e-mutabakat aynı şey midir?

BA-BS mutabakatı ile e-mutabakat aynı şey değildir; e-mutabakat cari hesap doğrulamasıdır, BA ve BS formları ise vergi bildirimleriyle ilgili ayrı bir uygulamadır.

Form Ba, mal ve hizmet alımlarına; Form Bs ise mal ve hizmet satışlarına ilişkin bildirim mantığıyla ilişkilendirilir. Bu formların kapsamı, dönemi ve verilme yükümlülüğü mevzuattaki düzenlemelere göre değişebilir.

e-Mutabakat ise iki ticari tarafın kendi kayıtlarını karşılaştırır. Bir şirket, karşı tarafıyla bakiye üzerinde anlaşsa bile bu sonuç tek başına herhangi bir vergi formunun verildiğini göstermez.

BA-BS uygulamasına ilişkin güncel yükümlülük, işletmenin mükellefiyet durumuna ve yürürlükteki GİB düzenlemelerine göre değerlendirilmelidir. Bu nedenle yalnızca yazılım ekranındaki mutabık yanıtına bakarak beyan sorumluluğu çıkarılamaz.

BA-BS ile e-mutabakatı ayırmanın pratik yolu, muhatabı ve amacı birlikte incelemektir. e-Mutabakat bildirimi ticari karşı tarafa gönderilir; BA-BS süreci ise vergi idaresine yönelik bildirim mantığı taşır. Bu nedenle karşı tarafın onayı, vergi bildirim adımının yapıldığını kanıtlamaz.

Bir şirketin tedarikçisiyle yaptığı bakiye teyidi, vergi bildirimindeki kayıtların otomatik olarak oluştuğu anlamına gelmez. Belge kapsamı, karşı taraf bilgisi ve güncel bildirim kuralları mali müşavir tarafından ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanlış: e-mutabakat yanıtı verildiğinde BA-BS bildirimi otomatik olarak tamamlanır. Doğru: Cari hesap doğrulaması ile vergi bildirimi ayrı süreçlerdir ve mali müşavir tarafından ayrıca kontrol edilmelidir.

Örneğin bir tedarikçiyle 250.000 TL bakiyede anlaşmak, o dönemde hangi kayıtların bildirim kapsamına girdiğini tek başına açıklamaz. Belge türü, karşı taraf bilgisi ve güncel bildirim kuralları ayrıca incelenir.

BA-BS konusundaki tarih, had veya zorunluluk bilgisini kullanmadan önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat değiştiğinde eski mutabakat prosedürleri yanlış yönlendirebilir.

Kimler e-mutabakat kullanmalı ve mutabakat ne zaman yapılmalı?

e-Mutabakat, çok sayıda müşteri veya tedarikçiyle çalışan ve cari hesap farklarını düzenli izlemek isteyen işletmeler için uygundur. Kullanım ihtiyacı, işlem hacmi kadar sözleşmelere ve iç kontrol politikasına da bağlıdır.

Toptancılar, üreticiler, distribütörler ve kurumsal satış yapan hizmet şirketleri her ay çok sayıda fatura ve ödeme kaydı eşleştirir. Dijital mutabakat, bu kayıtların hangi tarafça onaylandığını görünür kılar.

Az sayıda işlem yapan küçük bir işletme, basit bir ekstre ve kontrollü e-posta süreciyle de çalışabilir. Ancak işlem sayısı arttığında aynı yöntemde yanıt takibi, tekrar gönderim ve fark analizi zorlaşır.

Mutabakat dönemi tarafların anlaşmasına göre aylık, üç aylık veya belirli bir proje sonunda olabilir. Önemli olan her bildirimde hesap kesim tarihinin, para biriminin ve bakiye yönünün açıkça yazılmasıdır.

Mutabakat sıklığı, mevzuat takvimi değil, işletmenin iç kontrol planıdır. Yüksek tutarlı ve kısa vadeli satışlarda aylık kontrol; az hareketli, uzun vadeli hesaplarda üç aylık kontrol seçilebilir. Sözleşmede farklı bir süre varsa taraflar önce bu hükme göre hareket etmelidir.

Vadesi geçmiş alacaklar, çek ve senetler, avanslar, iadeler veya grup şirketi işlemleri bulunan hesaplarda daha sık kontrol gerekebilir. Sadece yıl sonunda kontrol yapmak, eski farkların kaynağını bulmayı güçleştirir.

Yeni müşteriyle çalışmaya başlamadan önce cari hesap kodu ve iletişim bilgileri doğrulanır. Ticari ilişkinin sonunda ise açık faturalar, iadeler ve son ödeme kayıtları kapatılmadan hesap sonlandırılmamalıdır.

Yanıt vermeyen hesaplar için sorumlu kişi, ilk hatırlatma tarihi ve aktarılacak yönetici önceden belirlenmelidir. Böylece cevap bekleniyor durumu pasif bir listeye dönüşmez ve geciken hesaplar düzenli izlenir.

İşletmeniz için e-mutabakat süreçlerinin kapsamını değerlendirirken e-mutabakat ürün sayfasındaki çalışma seçeneklerini, kullandığınız muhasebe sistemi ve mali müşavirinizin prosedürüyle birlikte inceleyebilirsiniz.

e-Mutabakat için hangi bilgi ve belgeler hazırlanmalı?

e-Mutabakat hazırlığı, doğru cari hesap ekstresinin seçilmesiyle başlar. İşletme, karşı tarafın unvanını, vergi bilgilerini, cari hesap kodunu, hesap kesim tarihini ve kullanılacak para birimini doğrulamalıdır.

Ekstrede açılış bakiyesi, dönem içi borç ve alacak hareketleri, belge numarası, belge tarihi, vade ve kapanış bakiyesi bulunmalıdır. Bakiyenin borç veya alacak yönü de açık bir başlıkla gösterilmelidir.

Fatura listesi yalnızca e-Fatura kayıtlarından oluşmayabilir. e-Arşiv Fatura, iade faturası, fiyat farkı, kur farkı, dekont ve sözleşmeye bağlı mahsup kayıtları da ilgili hesap kapsamında değerlendirilmelidir.

Ödeme kontrolünde banka hareketleri, kasa tahsilatları, sanal POS kayıtları, çekler, senetler ve mahsup fişleri karşılaştırılır. Ödeme tarihiyle bankaya geçiş tarihi farklıysa, tarafların kullandığı tarih ölçütü önceden belirlenmelidir.

İşlem yabancı para birimindeyse döviz cinsi, kur tarihi, kullanılan kur türü ve Türk lirası karşılığı birlikte yazılmalıdır. Aksi halde iki taraf aynı faturayı farklı kurla hesaplayıp gereksiz fark oluşturabilir.

Mutabakat dosyasında gereksiz kişisel veri, banka şifresi veya erişim bilgisi bulunmamalıdır. Dosyayı hazırlayan, gönderen, yanıtlayan ve son onayı veren kullanıcıların yetkileri ayrıca tanımlanmalıdır.

Pratik bir hazırlık şablonunda her satır için belge numarası, tarih, işlem türü, borç, alacak, para birimi ve açıklama sütunları bulunabilir. Bu alanlar, yalnızca toplam farkı değil, fark oluşturan hareketi de görünür hale getirir.

Gönderimden önce cari hesap ekstresi ile muhasebe programındaki dönem toplamı karşılaştırılır. Fatura sayısı, toplam borç, toplam alacak ve kapanış bakiyesi için basit bir kontrol tablosu kullanmak hatayı erken yakalar.

Dijital e-mutabakat nasıl yapılır?

Dijital e-mutabakat, hesap tarihini belirleme, kayıtları eşleştirme, bildirimi gönderme, yanıtı alma ve farkı kapatma adımlarıyla yapılır. Aşağıdaki sıra, farklı yazılım ve portal süreçlerine uyarlanabilir.

1. Önce mutabakat tarihini, hesap kesim saatini, para birimini ve bakiye yönünü yazılı olarak belirleyin.
2. Cari hesap ekstresini muhasebe sisteminden alın ve karşı tarafın doğru hesap koduyla eşleştirin.
3. Fatura, iade, ödeme, mahsup ve diğer hareketleri belge numarası ve tarihleriyle kontrol edin.
4. Mutabakat bildirimini, kapanış bakiyesini ve inceleme dönemini açıkça göstererek dijital kanaldan gönderin.
5. Karşı tarafın yanıtını sistemde kaydedin ve cevabın hangi kullanıcı tarafından verildiğini izleyin.
6. Fark varsa ilgili belge, ödeme veya kayıt satırını karşı tarafla açıklama üzerinden karşılaştırın.
7. Mutabık kalınan hesabı kapatın ve farkın giderilmesine ilişkin belgeleri aynı kayıt altında saklayın.

Gönderim ekranında yalnızca toplam bakiye görünüyorsa, ayrıntılı ekstreyi ayrıca paylaşmak gerekebilir. Karşı tarafın toplamı kabul etmemesi halinde satır bazlı karşılaştırma yapılmadan sonuç mutabık olarak kapatılmamalıdır.

Otomatik entegrasyon kullanılan sistemlerde kayıtlar belirli aralıklarla aktarılabilir. Aktarımın başarılı görünmesi, bütün fatura ve ödeme kayıtlarının doğru eşleştiğini kanıtlamaz; örneklem kontrolü yine yapılmalıdır.

Yanlış: Entegrasyon ekranında aktarım başarılı görünüyorsa bütün cari hareketler kontrol edilmiştir. Doğru: Aktarım durumu ayrıca fatura sayısı, toplam tutar ve seçilmiş örnek kayıtlarla doğrulanmalıdır.

İlk uygulamada küçük bir müşteri grubuyla deneme yapılması yararlı olur. Kullanıcı rolleri, bildirim metni, tekrar gönderme kuralı ve uyuşmazlık sorumlusu belirlendikten sonra süreç genişletilebilir.

e-Mutabakat bakiyesi ve cari hesap farkı nasıl hesaplanır?

e-Mutabakat bakiyesi, açılış bakiyesi ile dönem içindeki borç, alacak ve düzeltme hareketlerinin işletmenin hesap yönüne göre birlikte değerlendirilmesiyle bulunur.

Genel kontrol mantığı şudur: kapanış bakiyesi, açılış bakiyesine eklenen borç hareketleri ve düşülen alacak hareketleriyle hesaplanır. İade, ödeme, mahsup ve kur farkı gibi kayıtlar bu toplamı değiştirir.

Basit bir örnekte, borç yönündeki 10.000 TL açılış bakiyesine 8.000 TL fatura eklenip 5.000 TL ödeme ve 1.000 TL iade düşülürse, örnek kapanış bakiyesi 12.000 TL olur. Gerçek hesapta belge ve hesap yönü ayrıca doğrulanmalıdır.

Satıcı tarafında borç olarak görünen tutar, alıcı tarafında çoğu zaman aynı ticari işlem için alacak veya borç hareketi olarak farklı yönde izlenir. Bu nedenle yalnızca işarete bakmak yerine hesap yönü açıklanmalıdır.

Fatura toplamlarının vergi dahil mi, hariç mi olduğu mutlaka belirtilmelidir. Tevkifat, stopaj, iskonto veya masraf yansıtması bulunan işlemlerde fatura toplamı ile tahsil edilen tutar aynı olmayabilir.

İade faturası kesilmiş ancak karşı tarafın sistemine işlenmemişse dönem kapanışında geçici fark oluşabilir. İade belgesinin tarihi, kabul durumu ve hangi faturayı kapattığı satır bazında gösterilmelidir.

Yanlış: İki ekstredeki kapanış toplamı farklıysa doğrudan karşı taraf hatalı kabul edilir. Doğru: Önce hesap kesim tarihi, ödeme valörü, iade, kur ve vergi dahillik ölçütleri aynılaştırılır.

Kur farkı bulunan hesaplarda yalnızca TL toplamını karşılaştırmak yeterli değildir. Döviz bakiyesi, kullanılan kur ve kur farkı kaydının hangi tarihte işlendiği birlikte incelenmelidir; aksi halde doğru kayıt da hatalı görünebilir.

Mutabakat raporunda toplamların yanında hareket sayısını da izleyin. Fatura sayısı aynı görünmesine rağmen bir ödeme veya iade kaydının eksik olması, toplam farkın gerçek kaynağını ortaya çıkarabilir.

e-Mutabakat e-posta ve portal üzerinden güvenli nasıl yürütülür?

e-Mutabakat güvenliği, doğru alıcı doğrulaması, sınırlı kullanıcı yetkisi, kayıtlı yanıt ve değişiklik izinin birlikte uygulanmasıyla sağlanır.

E-posta yöntemi kullanılacaksa alıcı adresi, şirket alan adı ve yetkili kişi önceden doğrulanmalıdır. Yanlış adrese gönderilen cari ekstre, ticari ve kişisel bilgilerin yetkisiz paylaşılmasına neden olabilir.

Kurumsal e-posta adresi daha önce kullanılmış olsa bile, banka hesap değişikliği veya personel değişimi gibi durumlarda alıcı yeniden teyit edilmelidir. Ekstre gönderilecek kişiyi yalnızca e-posta imzasına bakarak yetkili kabul etmek güvenli değildir.

Portal yönteminde her kullanıcıya ayrı hesap açılması, ortak şifre kullanılmaması ve görevine uygun erişim verilmesi gerekir. Gönderen, onaylayan ve raporlayan kişinin aynı kullanıcı olması her işletme için uygun olmayabilir.

Elektronik yanıtın e-imza taşıması, her e-mutabakat işlemi için otomatik ve genel bir şart olarak kabul edilmemelidir. Geçerlilik ve kanıt değeri, sözleşmeye, şirket prosedürüne ve kullanılan uygulamaya göre değerlendirilir.

Ekstre dosyaları parola ile korunacaksa parola aynı e-posta içinde gönderilmemelidir. Daha güvenli bir kanal, erişim süresi sınırlı bağlantı veya yetkili kullanıcıların giriş yaptığı kapalı portal tercih edilebilir.

Her gönderimde tarih, kullanıcı, alıcı, kullanılan ekstre sürümü ve yanıt zamanı kaydedilmelidir. Dosya sonradan değiştirildiğinde önceki sürümün kaybolmaması, uyuşmazlık incelemesini kolaylaştırır.

Uzman notu: Mutabakat ekranında mutabık sonucu vermeden önce, toplam bakiyeyi en az bir kez fatura ve ödeme satırlarıyla karşılaştırın.

Güvenlik prosedürü, yalnızca yazılım sağlayıcısına bırakılmamalıdır. İşletme içinde yetki ayrımı, personel ayrılışında hesap kapatma ve düzenli erişim gözden geçirme adımları da uygulanmalıdır.

e-Mutabakat yanıtları nasıl sınıflandırılır ve takip edilir?

e-Mutabakat yanıtları, tarafların bakiye üzerinde anlaşma durumunu ve varsa açıklanan farkı gösteren takip kayıtlarıyla sınıflandırılır.

Mutabık yanıtı, bildirilen kapsam ve tarih için karşı tarafın bakiyeyi kabul ettiğini gösterir. Bu yanıtın hangi ekstre sürümüne verildiği ve sonradan değişiklik olup olmadığı da saklanmalıdır.

Mutabık değil yanıtı, mutlaka kimin hatalı olduğunu göstermez. Eksik fatura, farklı hesap kesim tarihi, kaydedilmemiş ödeme veya yanlış cari hesap seçimi gibi nedenler araştırılmalıdır.

Cevap bekleniyor durumu, bildirimin gönderildiğini fakat yetkili karşılığın henüz alınmadığını gösterir. Hatırlatma tarihi, sorumlu kişi ve yeniden gönderim sayısı raporda izlenebilir olmalıdır.

Kısmi mutabakat, yalnızca bazı belgelerin veya bir tutarın kabul edildiği durumlarda kullanılabilir. Yazılımda böyle bir seçenek yoksa kabul edilen ve itiraz edilen kalemler açıklama alanında ayrı ayrı yazılmalıdır.

Takip ekranında yalnızca sonuç durumu değil, son işlem tarihi ve sorumlu kullanıcı da görünmelidir. Böylece aynı hesaba iki kişinin farklı zamanda hatırlatma göndermesi önlenir ve geciken yanıtın kimin görevinde olduğu anlaşılır.

Yanıt süresi için bütün işletmelere uygulanan tek bir e-mutabakat takvimi bulunmayabilir. Taraflar sözleşmede veya iç prosedürde cevap gününü belirlemeli, vergi bildirim tarihleriyle karıştırmamalıdır.

Cevap gelmediğinde aynı bildirimi sınırsız biçimde göndermek yerine, yetkili kişiye hatırlatma yapılır ve gerekirse satış, satın alma veya mali işler yöneticisine aktarılır.

e-Mutabakat uyuşmazlığı nasıl bulunur ve düzeltilir?

e-Mutabakat uyuşmazlığı, iki tarafın ekstrelerini aynı tarih ve belge kapsamına getirip satır bazında karşılaştırmasıyla bulunur.

İlk kontrolde hesap kesim tarihi, cari hesap kodu, para birimi, açılış bakiyesi ve dönem sonu bakiyesi aynı mı sorusuna cevap verilir. Temel bilgiler farklıysa ayrıntılı fark analizi yanıltıcı olur.

İkinci kontrolde fatura numarası, belge tarihi, vergi dahil tutar, iade kaydı ve ödeme hareketi eşleştirilir. Aynı fatura iki kez işlenmiş veya farklı cari hesaba aktarılmış olabilir.

Örneğin karşı taraf bir faturayı doğru tutarla kaydetmiş, ancak ödemeyi başka cari hesaba mahsup etmiş olabilir. Bu durumda toplam farkın kaynağı fatura değil, ödeme eşleştirmesidir ve banka dekontu ile cari hesap kodu birlikte incelenmelidir.

Farkın nedeni bulunduğunda, düzeltmenin muhasebe fişiyle mi, iade veya yeni belgeyle mi yapılacağı belirlenir. Belge türüne göre uygulanacak işlem için mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Yanlış: Karşı taraf fark bildirdiğinde yalnızca mutabakat ekranındaki tutarı değiştirmek yeterlidir. Doğru: Önce temel muhasebe veya belge kaydı düzeltilir, ardından yeni bakiye ile tekrar mutabakat alınır.

Fark inceleme dosyasında hata kaynağı, sorumlu birim, düzeltme tarihi ve dayanak belge belirtilmelidir. Böylece aynı uyuşmazlık sonraki dönemde yeniden açılmaz.

Ödeme banka kayıtlarında görünmesine rağmen cari hesapta yoksa dekont tarihi ve işlem açıklaması kontrol edilir. Fatura düzeltmesi gereken durumlarda ise yalnızca ödeme kaydı değiştirilerek sorun kapatılmamalıdır.

Küçük işletmede e-mutabakat nasıl uygulanır?

Küçük işletmede e-mutabakat, sınırlı sayıda müşteri veya tedarikçi için düzenli ekstre, açık tarih ve kayıtlı yanıt düzeniyle uygulanabilir.

Örneğin bir eczane, üç ecza deposuyla aylık mutabakat yapıyor olsun. Dönem başında 18.000 TL borç, dönem içinde 42.000 TL fatura, 5.000 TL iade ve 35.000 TL ödeme varsa örnek kapanış borcu 20.000 TL olur.

Bu hesap yalnızca açıklama amaçlıdır; işletme, kendi muhasebe kayıtlarındaki vergi, kur, vade ve ödeme ölçütlerini kullanmalıdır. Eczane, her tedarikçi için ayrı cari hesap kodunu ve hesap kesim tarihini belirtir.

Tedarikçilerden biri 17.000 TL bakiye bildirirse, ilk soru ödeme farkıdır. 3.000 TL tutarındaki ödemenin hesap kesim tarihinden sonra bankaya geçmesi veya farklı hesaba mahsup edilmesi incelenir.

Eczane, fatura numarasını, iade belgesini ve banka dekontunu karşılaştırdıktan sonra farkın nedenini açıklama alanına yazar. Kayıt düzeltilirse yeni kapanış bakiyesiyle ikinci bir yanıt alınır.

Uygulama sırasında eczanenin kasa, banka ve satın alma kayıtlarını aynı kişi kontrol etmeyebilir. Bu durumda mali müşavir ekstreyi hazırlasa bile, ödeme ve iade bilgilerini işletme çalışanlarının onaylaması gerekir.

Az işlem yapan bir kafe, ayda birkaç tedarikçiyi elektronik tablo ve kurumsal e-posta ile izleyebilir. Ancak franchise, online sipariş veya çoklu şube işlemleri arttığında portal tabanlı takip gerekebilir.

Küçük işletmelerde en sık hata, mutabakatı yalnızca mali müşavirin görevi saymaktır. Satın alma, kasa ve banka kayıtlarını tutan çalışanlar da farkın kaynağı hakkında bilgi vermelidir.

e-Mutabakat kayıtları nasıl saklanır ve e-belgelerden nasıl ayrılır?

e-Mutabakat kayıtları; gönderilen ekstreyi, yanıtı, fark açıklamasını, düzeltme belgesini ve kullanıcı işlem izini birlikte gösterecek şekilde saklanmalıdır.

Saklanacak temel bilgiler arasında mutabakat tarihi, hesap kesim tarihi, taraf unvanları, cari hesap kodu, bakiye, para birimi, yanıt zamanı ve kullanılan dosya sürümü bulunur.

Dosya isimlendirme düzeni de aramayı kolaylaştırır. Örneğin şirket kodu, cari hesap kodu, dönem, ekstre sürümü ve sonuç bilgisi aynı dosya adında yer alabilir; kişisel veriler gereksiz biçimde dosya adına yazılmamalıdır.

e-Mutabakat kaydı, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura gibi bir satış belgesinin yerine geçmez. Benzer biçimde e-Defter kayıtlarının veya e-İrsaliye süreçlerinin yerine de kullanılmaz.

e-Defterin muhasebe kayıtları ve berat süreçleriyle ilişkisini ayrıca incelemek için e-Defter rehberine bakabilirsiniz. Sevkiyat belgesiyle cari hesap kontrolünü ayırmak için e-İrsaliye rehberi de yardımcı olur.

Tablodaki süreçler aynı ticari işlemden veri alabilir, fakat amaçları farklıdır. Bir faturanın e-Fatura olarak düzenlenmesi, o faturanın karşı tarafın cari hesabına doğru işlendiğini kendiliğinden kanıtlamaz.

Saklama süresi belge türüne, muhasebe kaydına, sözleşmeye ve yürürlükteki mevzuata göre değerlendirilmelidir. Güncel süreyi varsaymak yerine GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

• Her mutabakat kaydında hesap kesim tarihi ve para birimi açıkça yazılmıştır.
• Gönderilen ekstre ile yanıt verilen ekstre sürümü birbirine bağlanmıştır.
• Mutabakat farkı için belge numarası, ödeme kaydı veya açıklama eklenmiştir.
• Yetkili kullanıcı, yanıt zamanı ve sonuç durumu kayıt altına alınmıştır.
• Düzeltme yapıldıysa önceki kayıt ve yeni bakiye birlikte korunmuştur.
• e-Mutabakat kaydı, e-Fatura, e-Arşiv ve muhasebe kayıtlarından ayrı süreç olarak sınıflandırılmıştır.

Özet: 5 maddede e-mutabakat nasıl doğru uygulanır?

e-mutabakatı doğru uygulamak için kapsamı belirlemek, kayıtları eşleştirmek, yanıtı belgelemek, farkı düzeltmek ve sonuçları saklamak gerekir.

Mutabakat raporunun kapanışında yalnızca mutabık sonucunu değil, kullanılan ekstre sürümünü ve varsa açık düzeltme görevlerini de kaydedin. Böylece sonraki dönemde önceki yanıtın hangi verilere dayanarak verildiği anlaşılır.

• 1. Tarihi belirleyin: Her bildirimde hesap kesim tarihini, para birimini, bakiye yönünü ve incelenen hesap dönemini açıkça yazın.
• 2. Ekstreyi doğrulayın: Açılış bakiyesi, fatura, iade, ödeme, mahsup ve kapanış bakiyesini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.
• 3. Belgeleri eşleştirin: Fatura numarası, tarih, tutar, vergi dahillik ölçütü ve ödeme hareketlerini satır bazında inceleyin.
• 4. Yanıtı takip edin: Mutabık, mutabık değil, kısmi veya cevap bekleniyor durumlarını sorumlu kişi ve yanıt tarihiyle kaydedin.
• 5. Farkı kapatın: Uyuşmazlığı belge veya muhasebe kaydıyla düzeltin, ardından güncel bakiye üzerinden yeniden onay alın.

e-Mutabakat sonucu, ticari tarafların aynı cari bilgiyi gördüğünü gösteren bir kontrol kaydıdır. Bu sonuç, e-Fatura düzenleme, e-Defter tutma veya BA-BS bildirim sorumluluğunu otomatik olarak ortadan kaldırmaz.

Özellikle BA-BS uygulamasının güncel kapsamı, bildirim dönemi veya vergi mevzuatı değiştiğinde eski prosedürleri kullanmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar tek havuz kontör paketleri bulunur; kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır. Ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama sunulur; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır.