e-İrsaliye Nedir? Kimler Zorunlu, Nasıl Düzenlenir? Rehberi

e-İrsaliye, kağıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen ve mal hareketini belgeleyen biçimidir. Malın satıcıdan alıcıya, depodan şubeye veya başka bir teslim noktasına taşınması öncesinde hazırlanır. Faturanın yerine geçmez; sevkiyatın hukuki ve operasyonel kaydını oluşturur.

Bu rehber, e-İrsaliye zorunluluğunu kontrol etmek isteyen işletmelere, mali müşavirlere ve sevkiyat ekiplerine yöneliktir. Kimlerin kapsama girdiği, belgenin hangi alanları içerdiği, GİB'e nasıl gönderildiği ve hatalı kaydın nasıl ele alınacağı adım adım açıklanır.

e-İrsaliye nedir ve sevk irsaliyesinden farkı nedir?

e-İrsaliye, malın fiili sevkini gösteren elektronik sevk belgesidir. Kağıt sevk irsaliyesiyle aynı temel amacı taşır. Ancak belge, elektronik ortamda oluşturulur, teknik kurallara göre GİB sistemlerine iletilir ve alıcıya elektronik yöntemlerle sunulur.

Belgenin temel amacı satış bedelini göstermek değildir. Amaç; hangi malın, hangi miktarda, kimden kime ve hangi araçla taşındığını kayıt altına almaktır. Bu nedenle e-İrsaliye, fatura düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Kağıt irsaliyede belge numarası, tarih, taraf bilgileri ve mal açıklaması bulunur. e-İrsaliyede bunlara ek olarak elektronik belge numarası, UUID, gönderim durumu ve sistem doğrulama bilgileri yer alabilir. Kullanılan özel entegratör veya portal, teknik alanları otomatik tamamlayabilir.

Sevk irsaliyesi ile e-İrsaliye arasındaki ana fark, belgenin kağıt yerine elektronik formatta hazırlanmasıdır. İçerik ve zamanlama açısından mevzuattaki sevk kuralları yine önem taşır. Sadece PDF oluşturmak, tek başına e-İrsaliye düzenlemek anlamına gelmez.

Elektronik belge, GİB'in belirlediği teknik formatta oluşturulmalı ve geçerli yöntemle iletilmelidir. Bu nedenle işletme, kullandığı portalın veya entegratörün belge durumunu göstermesini sağlamalıdır. Gönderilmemiş taslak, araçta geçerli sevk belgesi olarak kabul edilmeyebilir.

Bir eczane, ecza deposundan şubesine ürün taşıdığında belgeye satış fiyatı değil, ürün ve miktar bilgisi işlenir. Şube teslim adresiyse alıcı ve sevk adresi ayrımı kontrol edilir. Fatura ilişkisi ayrıca muhasebe kaydında kurulabilir.

Yanlış: Bir dosyayı PDF olarak kaydetmek e-İrsaliye düzenlemek için yeterlidir. Doğru: Belge, geçerli elektronik kanaldan oluşturulmalı, gönderilmeli ve sistem yanıtıyla izlenebilir hale getirilmelidir.

e-İrsaliye kimler için zorunludur?

e-İrsaliye zorunluluğu, e-Fatura kullanıcısı olma şartı, faaliyet alanı, mal türü ve GİB düzenlemelerinde belirlenen diğer kriterlerle birlikte değerlendirilir. Her e-Fatura kullanıcısı otomatik olarak e-İrsaliye zorunlusu değildir.

Kapsamda genellikle belirli brüt satış hasılatı kriterini sağlayan mükellefler ve belirli malların üretim, ithalat veya teslimini yapan işletmeler bulunur. Maden, akaryakıt ve yaş sebze-meyve gibi bazı faaliyet alanları da düzenlemelerde ayrıca ele alınabilir.

Zorunluluk listesi, faaliyet koduna veya yalnızca şirket unvanına göre belirlenmez. İşletmenin fiilen yaptığı iş, malın niteliği, hesap dönemi hasılatı ve özel düzenleme kapsamı birlikte incelenir. Aynı sektördeki iki işletmenin sonucu farklı olabilir.

e-Fatura kullanmayan küçük bir işletmenin e-İrsaliye zorunluluğu bulunduğu varsayılmamalıdır. Buna karşılık e-Fatura kullanan bir işletme, belirli sektör veya hasılat şartlarını sağlıyorsa ayrıca e-İrsaliye uygulamasına geçmek zorunda kalabilir.

Yanlış: e-Fatura kullanan herkes için e-İrsaliye otomatik olarak zorunludur. Doğru: e-İrsaliye kapsamı, güncel GİB kriterleri ve işletmenin faaliyet özellikleri birlikte kontrol edilerek belirlenir.

Zorunlulukta kullanılan hasılat eşiği, yürürlük tarihi ve faaliyet listesi mevzuat değişiklikleriyle güncellenebilir. Bu nedenle kesin karar vermeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Rakamların eski bir rehberden alınması risklidir.

Örneğin üretici bir işletme hem kendi ürününü hem de dışarıdan aldığı farklı malları sevk ediyorsa, her mal grubunu ayrı değerlendirmelidir. Faaliyet unvanındaki genel ifade yerine fiili işlem, malın niteliği ve geçiş koşulu esas alınır.

e-İrsaliye zorunluluğu nasıl kontrol edilir?

e-İrsaliye zorunluluğu, işletmenin vergi bilgileri, faaliyet alanı, satış hasılatı ve mal hareketleri incelenerek kontrol edilir. Kontrol, yalnızca kullanılan muhasebe programındaki bir seçeneğe bakılarak tamamlanmamalıdır.

İlk adımda işletmenin e-Fatura kullanıcı durumu ve vergi mükellefiyeti kontrol edilir. Ardından faaliyet konusu, NACE kodu, üretilen veya satılan mallar ve ilgili hesap dönemlerindeki brüt satış hasılatı değerlendirilir.

• İşletmenin e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığı kontrol edilir.
• Fiili faaliyet ile vergi kaydındaki faaliyet bilgilerinin uyumlu olup olmadığı incelenir.
• Satılan, üretilen veya ithal edilen malların özel kapsamda bulunup bulunmadığı kontrol edilir.
• GİB'in güncel e-Belge duyurularında geçiş tarihi ve kapsam şartları incelenir.
• Şubeler, depolar ve sevkiyat noktaları için mal hareketlerinin nasıl belgelendiği belirlenir.
• Sonuç, işletmenin mali müşaviriyle yazılı veya kayıtlı bir kontrol notuyla teyit edilir.

Örneğin iki şubeli küçük bir market, ürünleri merkez depodan mağazalara taşıyabilir. Marketin e-İrsaliye zorunluluğu bulunup bulunmadığı, yalnızca şube sayısına bakılarak belirlenmez. Faaliyet, hasılat ve güncel mevzuat birlikte incelenir.

Kontrol sonucunda zorunluluk yoksa işletme yine de elektronik sevk süreçlerini kullanmak isteyebilir. Ancak gönüllü kullanımın başvuru ve teknik şartları ayrıca doğrulanmalıdır. Zorunluluk yok diye kağıt belgenin her durumda kaldırılacağı düşünülmemelidir.

Sonuçta bir geçiş tarihi varsa, hazırlık planı bu tarihten önce yapılmalıdır. Kullanıcı tanımları, yetkili kişiler, mal kartları ve araç bilgileri önceden hazırlanır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Pratikte kontrol sonucunu bir dosyada toplamak yararlıdır: faaliyet açıklaması, hasılat değerlendirmesi, GİB duyurusu ve müşavir teyidi aynı kayıtta tutulur. Böylece geçiş tarihinin hangi gerekçeyle belirlendiği sonradan izlenebilir.

e-İrsaliye ne zaman düzenlenir?

e-İrsaliye, malın fiili sevkinden önce düzenlenir ve geçerli elektronik yöntemle gönderilir. Araç depodan, mağazadan veya teslim noktasından ayrılmadan önce belge numarası ve sevk bilgileri hazır olmalıdır.

Satış amacıyla yapılan sevkiyatlarda belge, malın alıcıya taşınmasından önce oluşturulur. Depodan şubeye yapılan şirket içi taşımalarda da mal hareketinin niteliğine göre sevk belgesi gerekebilir. Sevkiyatın satışa bağlı olmaması, kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

Belgede sevk tarihi ile düzenleme tarihi arasında fark bulunabilir. Ancak bu fark, fiili hareketi gizleyecek şekilde kullanılmamalıdır. Araç çıkış saati, teslimat planı ve belgenin gönderim zamanı operasyon ekibi tarafından uyumlu tutulmalıdır.

Uzman notu: e-İrsaliye taslağını sevk başladıktan sonra hazırlamak yerine, yükleme planı kesinleştiğinde düzenleyin. Plaka, sürücü ve miktar bilgilerini araç çıkışından önce kontrol edin.

Mal araçtan çıktıktan sonra belge oluşturulması, sevk anındaki belgelendirme yükümlülüğü açısından risk doğurabilir. Sistem arızası gibi özel durumlarda uygulanacak usul farklı olabilir. Böyle bir durumda ilgili teknik kılavuz ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

İleri tarihli sevk planı yapılabilir; fakat belge tarihi, sevkin gerçek akışıyla uyumlu olmalıdır. İptal edilen sipariş için hazırlanmış ancak kullanılmamış taslaklar ayrı tutulur. Sevk başlamadıysa taslak üzerinde değişiklik yapılması daha kontrollüdür.

Örneğin siparişin bir bölümü sabah, kalan bölümü akşam çıkıyorsa araçların gerçek hareketlerine göre ayrı sevk kayıtları gerekebilir. Tek belgede fiilen gerçekleşmeyen miktarı göstermek yerine, her çıkışın ürün ve adres bilgisi doğrulanmalıdır.

e-İrsaliye nasıl düzenlenir?

e-İrsaliye, GİB Portalı, özel entegratör veya uygun doğrudan entegrasyon yöntemiyle düzenlenir. İşletme önce sevkiyat bilgilerini hazırlar, sonra belgeyi oluşturur, doğrular ve sevk öncesinde gönderir.

Seçilen yöntemde kullanıcı yetkileri, vergi bilgileri, adresler ve mal kartları tanımlı olmalıdır. Manuel girişte miktar ve araç bilgisi hataları artabileceğinden, sık sevk yapan işletmeler otomatik veri aktarımını değerlendirebilir.

1. Gönderici ve alıcının unvan, adres ve vergi kimlik bilgilerini kontrol edin.
2. Sevk adresini, teslim adresinden farklıysa ayrıca seçin.
3. Malın adını, kodunu, miktarını ve ölçü birimini doğru girin.
4. Sevk tarihi, araç plakası ve sürücü bilgilerini ilgili alanlara ekleyin.
5. Belgeyi teknik doğrulamadan geçirip GİB'e gönderin.
6. Oluşan belge numarasını ve gönderim durumunu araç çıkışından önce kaydedin.

Gönderimden sonra sistem, belgenin kabul edildiğini veya teknik hata verdiğini gösterebilir. Hatalı belge numarasıyla sevk yapılmamalıdır. Önce hata açıklaması incelenmeli, sonra gerekli düzeltme güncel belge akışına göre yapılmalıdır.

Yoğun sevkiyat yapan işletmeler, satış siparişinden e-İrsaliye taslağı üretmeyi tercih edebilir. Bu yöntem, aynı malın tekrar tekrar yazılmasını azaltır. Yine de araç ve gerçek miktar bilgisi sevk öncesinde insan tarafından kontrol edilmelidir.

İşletme, kendi iş akışına uygun e-İrsaliye uygulamasını seçerken portal, entegrasyon, kullanıcı sayısı ve arşiv erişimini birlikte değerlendirmelidir. Teknik seçenek, mevzuattaki belge sorumluluğunu işletmeden kaldırmaz.

Manuel işlemde en güvenli sıra; taslağı kaydetmek, stok satırlarını karşılaştırmak, sevk bilgilerini eklemek, teknik kontrolü çalıştırmak ve kabul yanıtını beklemektir. Sipariş ekranındaki miktar, yüklenen gerçek miktarla aynı değilse taslak güncellenmelidir.

e-İrsaliye üzerinde hangi bilgiler bulunur?

e-İrsaliye üzerinde taraf bilgileri, sevk bilgileri, malın tanımı, miktarı ve taşıma bilgileri bulunur. Belgenin geçerliliği için hem ticari bilgiler hem de elektronik belgeye ait teknik alanlar doğru olmalıdır.

Göndericinin ve alıcının unvanı, vergi kimlik numarası, adresi ve gerekiyorsa şube bilgisi yazılır. Sevk adresi, fatura adresinden farklı olabilir. Bu durumda malın gerçekten hareket edeceği adres ayrıca seçilmelidir.

Mal satırlarında ürün adı, stok veya mal kodu, miktar ve ölçü birimi yer alır. Koli, palet, kilogram, litre veya adet gibi birimler işletmenin fiili sevk şekliyle uyumlu kullanılmalıdır.

Sevk tarihi, belge numarası, düzenleme zamanı ve belgeyi oluşturan tarafın bilgileri teknik formatta tutulur. Malın parti, seri veya lot numarası gereken sektörlerde ilgili alanlar kullanılmalıdır. Her mal için aynı genel açıklamayı yazmak izlenebilirliği azaltabilir.

Taşıma bilgilerinde plaka, taşıyıcı, sürücü adı ve gerekli kimlik bilgileri bulunabilir. Taşıma üçüncü kişiyle yapılıyorsa taşıyıcı bilgileri doğru tanımlanmalıdır. Araç değişirse belgenin nasıl güncelleneceği, sevk başlamadan önce kontrol edilmelidir.

e-İrsaliye bir fiyat belgesi değildir; bu nedenle fatura tutarıyla karıştırılmamalıdır. Ancak sipariş veya fatura referansı, işletmenin izleme ihtiyacına göre kullanılabilir. Zorunlu ve opsiyonel alanlar için güncel GİB teknik kılavuzuna bakın.

Mal kartlarında aynı ürünün farklı ölçü birimleriyle açılması, sevkiyat toplamlarını bozabilir. Depo sorumlusu yükleme listesiyle e-İrsaliye satırlarını karşılaştırmalı; kullanıcılar belgeyi göndermeden önce ürün kodu ve miktar kontrolü yapmalıdır.

e-İrsaliye GİB'e nasıl gönderilir?

e-İrsaliye, GİB'in kabul ettiği elektronik kanallardan biriyle oluşturulur ve gönderilir. Başlıca yöntemler GİB Portalı, özel entegratör bağlantısı ve uygun teknik şartları sağlayan doğrudan entegrasyondur.

GİB Portalı, düşük belge hacmine sahip işletmeler için manuel giriş seçeneği sunabilir. Kullanıcı belgeyi ekrandan oluşturur, doğrular ve gönderim sonucunu takip eder. Portalda bulunan ekran ve özellikler için güncel GİB kılavuzu esas alınmalıdır.

Özel entegratör yönteminde belge, işletmenin muhasebe veya ticari yazılımından aktarılabilir. Entegratör, belgeyi teknik formata dönüştürür ve gönderim durumunu kullanıcı ekranında gösterir. Veri aktarımı otomatik olsa bile hatalı müşteri veya stok bilgisi düzeltilmelidir.

Doğrudan entegrasyon, kendi yazılım altyapısı bulunan işletmeler için teknik geliştirme ve test gerektirir. UBL-TR formatı, şema doğrulaması, sistem yanıtları ve hata yönetimi yazılım ekibi tarafından izlenmelidir. Her işletme için en uygun yöntem aynı değildir.

Gönderim sonrasında belge numarası, UUID, alıcıya iletim durumu ve teknik hata mesajı kaydedilmelidir. Sadece ekran görüntüsü almak yerine, belge XML'i ve sistem yanıtı saklanmalıdır. Bu kayıtlar muhasebe, denetim ve sevkiyat mutabakatında kullanılır.

İşletme, gönderim sürecini fatura süreçleriyle karıştırmamalıdır. e-Fatura uygulaması satış bedelini belgelendirirken, e-İrsaliye malın hareketini takip eder. İki belgenin numara ve tarih bağlantısı işletmenin iç kontrolünde kurulabilir.

Gönderim yanıtı alınmadan aracın hareket ettirilmesi, belgenin durumunun belirsiz kalmasına yol açar. Operasyon prosedüründe kabul, hata ve bekleyen durumları için ayrı sorumlu belirlenmeli; hata çözülmeden sevk başlatılmamalıdır.

e-İrsaliye alıcıya ve araç sürücüsüne nasıl ulaştırılır?

e-İrsaliye, alıcının elektronik sistemine iletilir ve sevkiyat sırasında yetkili kişilerin belgeyi ibraz edebilmesini sağlayacak şekilde hazırlanır. Alıcı, sürücü ve depo personeli belgenin numarasına erişebilmelidir.

Alıcının e-İrsaliye kullanıcı durumu önemlidir. Alıcı kullanıcıysa belge elektronik sistem üzerinden alınır. Alıcı kullanıcı değilse uygulanacak çıktı, teslim ve istisna prosedürü güncel mevzuata göre belirlenir; yalnızca e-posta göndermek yeterli kabul edilmemelidir.

Sürücüye belge numarası, elektronik görüntü veya mevzuata uygun çıktı sağlanabilir. Kullanılan yöntem, denetim sırasında belge bilgilerinin okunabilmesine ve doğrulanabilmesine imkan vermelidir. Karekod veya barkod kullanılıyorsa, bunun belge sistemindeki karşılığı kontrol edilmelidir.

Alıcı depo personeli teslim sırasında ürün, miktar, araç ve belge bilgilerini karşılaştırır. Eksik veya fazla mal varsa teslim kaydı ile e-İrsaliye bilgisi birbirinden ayrılmalıdır. Miktar farkı, doğrudan belgeyi sessizce değiştirerek kapatılmamalıdır.

İnternet kesintisi, portal erişim sorunu veya araçta cihaz bulunmaması gibi durumlar önceden planlanmalıdır. Acil durum prosedürü, işletmenin kullandığı yöntem ve güncel GİB kılavuzuna göre hazırlanır. Sonradan belge oluşturma alışkanlık haline getirilmemelidir.

Şubeli bir markette merkez depo, aynı gün üç mağazaya ürün gönderiyorsa her sevkin alıcısı ve sevk adresi ayrı kontrol edilmelidir. Tek belgeyle farklı alıcılara yapılan taşıma, belge izlenebilirliğini bozabilir.

Şoförün yalnızca sipariş numarasını bilmesi yeterli değildir; belge numarasına veya mevzuata uygun görüntüye erişebilmesi gerekir. Depo çıkışında görevli, belge ile yükleme listesini birlikte kontrol etmeli ve teslimde alıcıya aynı referansı vermelidir.

e-İrsaliye ile fatura arasındaki fark nedir?

e-İrsaliye malın taşınmasını, e-Fatura ise satış işlemini ve bedelini belgeleyen elektronik belgedir. Bir sevkiyat için iki belgenin de düzenlenmesi gerekebilir; biri diğerinin yerine otomatik olarak geçmez.

e-İrsaliyede ürün, miktar, gönderici, alıcı ve taşıma bilgileri öne çıkar. Faturada ise mal veya hizmetin birim fiyatı, vergiler, toplam tutar ve ödeme bilgileri bulunur. Bu nedenle irsaliye düzenlemek, fatura düzenleme sürecini tamamlamaz.

Mal önce sevk edilip fatura daha sonra düzenlenebilir. Bununla birlikte fatura düzenleme süresi, satışın niteliği ve ilgili mevzuat ayrıca kontrol edilmelidir. İşletmenin muhasebe programı, sevk ile fatura arasındaki referansı doğru kurmalıdır.

Örneğin küçük bir market, depodan şubeye iç transfer yaparken fiyat içermeyen bir mal hareketi kaydı kullanabilir. Aynı market tedarikçiden ürün alıyorsa, tedarikçinin düzenlediği e-İrsaliye ile daha sonra gelen faturayı eşleştirmelidir.

Yanlış: e-İrsaliye kesildiğinde satış faturası da düzenlenmiş sayılır. Doğru: e-İrsaliye taşıma belgesidir; fatura yükümlülüğü ayrıca değerlendirilir ve ayrı belgeyle yerine getirilir.

Alıcının fatura türü, e-İrsaliye düzenleme mantığını değiştirmez. e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve kağıt fatura ayrımı alıcının durumuna göre belirlenir. Fatura süreçlerini ayrıca incelemek isteyen işletmeler e-Arşiv Fatura bilgilerini de kontrol edebilir.

Yanlış: Aynı numara ve tarih yakınsa e-İrsaliye ile fatura aynı belge kabul edilebilir. Doğru: Her belge kendi amacına göre kaydedilmeli, sipariş veya sevk referansı üzerinden eşleştirilmelidir.

e-İrsaliye hangi sevk ve taşıma durumlarında kullanılır?

e-İrsaliye, satış sevkiyatlarının yanı sıra işletmenin mal hareketi oluşturan farklı işlemlerinde de kullanılabilir. Kullanımın doğru olup olmadığı, malın neden ve kimin adına taşındığı incelenerek belirlenir.

Depodan müşteriye yapılan sevkiyat, e-İrsaliyenin en yaygın kullanım alanıdır. Ürünler müşteriye teslim edilmeden önce gönderici, alıcı, miktar ve araç bilgileri belgeye işlenir. Birden fazla teslimat varsa güzergah ve alıcı ayrımı yapılmalıdır.

Merkez depodan şubeye veya üretim tesisinden depoya yapılan taşımalar satış içermese de mal hareketidir. Bu tür iç transferlerde alıcı ve teslim noktası alanları işletmenin gerçek organizasyonuna göre tanımlanır.

İade amacıyla taşınan mallarda, taşımanın kimden kime yapıldığı ve iade gerekçesi izlenebilir olmalıdır. İade belgesi ile ilk sevke ait kayıtlar arasında referans kurulması, miktar ve ürün kontrolünü kolaylaştırır.

Fason üretim, emanet mal, konsinye teslim veya üçüncü kişiye ait malların taşınması gibi işlemler özel değerlendirme gerektirebilir. Her taşıma satış değildir; ancak satış olmaması, sevk belgesi gerekip gerekmediği sorusunu tek başına cevaplamaz.

Taşıma biçimi, araç değişikliği ve sevkin bölünmesi de önemlidir. Aynı sipariş farklı araçlarla gönderiliyorsa fiili hareketlere uygun belge düzenlenmelidir. Özel sektör kuralları bulunan mallarda ayrıca ilgili düzenleme ve mali müşavir görüşü incelenmelidir.

Hatalı e-İrsaliye nasıl düzeltilir veya reddedilir?

Hatalı e-İrsaliye için önce hatanın sevk başlamadan mı, başladıktan sonra mı fark edildiği belirlenir. Düzeltme yöntemi, hatanın türüne ve güncel teknik uygulamaya göre değişir.

Alıcı vergi numarası, sevk adresi, ürün miktarı veya araç plakası hatalıysa belge gönderilmeden önce taslak üzerinde düzeltme yapılabilir. Gönderilmiş belgede ise aynı kaydı sessizce değiştirmek yerine sistemin sunduğu işlem izlenmelidir.

Sevk başlamadıysa yanlış belge kullanılmamalı, yeni belgenin hangi nedenle düzenlendiği iç kayıtlarda açıklanmalıdır. Eski kayıt silinmek yerine taslak, iptal veya geçersiz kullanım durumuyla saklanmalıdır. Kullanılan portalın işlem adları dikkatle okunmalıdır.

Sevk başladıktan sonra miktar veya mal bilgisi değişmişse, alıcıyla iletişim kurulmalı ve teslim kaydı oluşturulmalıdır. E-İrsaliye için fatura iptaline benzeyen tek bir standart işlem varsayılmamalıdır. Güncel GİB teknik kılavuzu ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

Alıcının belgeyi kabul etmemesi, malların fiziksel olarak geri gönderildiği anlamına gelmez. Red gerekçesi, teslim durumu, ürün miktarı ve yeni sevk belgesi ihtiyacı ayrı ayrı kaydedilmelidir.

Tekrarlanan hatalar için mal kartları, müşteri adresleri, plaka kayıtları ve kullanıcı yetkileri incelenir. Hata raporları haftalık olarak değerlendirilirse aynı ürünün yanlış birimle gönderilmesi veya eski plakanın kullanılması gibi sorunlar azalır.

Örneğin plaka hatası sevk başlamadan fark edilirse taslak düzeltilir; araç yola çıktıktan sonra fark edilirse teslim ekibine bilgi verilir ve sistemdeki düzeltme prosedürü izlenir. Fiziki teslim, elektronik kayıt ve müşteri bildirimi ayrı notlanmalıdır.

e-İrsaliye kayıtları nasıl saklanır ve denetlenir?

e-İrsaliye kayıtları, elektronik belgenin asıl dosyası, sistem yanıtı ve sevk teslim bilgileri birlikte saklanarak denetlenir. Yalnızca yazdırılmış görüntüyü arşivlemek, elektronik belgenin bütün teknik izlerini korumayabilir.

Her sevk için belge numarası, UUID, oluşturma zamanı, gönderim sonucu ve varsa hata mesajı kaydedilmelidir. XML dosyası, mevzuatta kabul edilen görüntü ve teslim tutanağı aynı sevk referansında eşleştirilebilir. Bu kayıtlar, sonradan düzenlenen faturayla da karşılaştırılabilir.

Arşiv düzeninde gönderici, alıcı, sevk tarihi, araç plakası ve depo bilgileri aranabilir olmalıdır. Kullanıcıların belgeleri değiştirmeden görüntülemesi, yetkili kişilerin ise işlem geçmişine erişmesi sağlanmalıdır. Saklama süresi ve elektronik kayıtların korunması için güncel mevzuat kontrol edilmelidir.

Örneğin küçük bir market, merkez depodan şubelere yapılan transferlerde belge numarasını yükleme listesine işler. Şube tesliminde miktar ve teslim saati eklenir. Ay sonunda bu kayıtlar stok hareketi, e-İrsaliye ve fatura referanslarıyla karşılaştırılır.

Denetim öncesi örneklem kontrolü yapmak, eksik kayıtları erken gösterir. Bir ay içindeki farklı alıcı, depo ve araç kayıtlarından örnekler seçilir; belge durumu, ürün miktarı ve teslim bilgisi birlikte incelenir. Uyuşmazlık varsa düzeltme gerekçesi ayrıca belgelenir.

Özet: 5 maddede e-İrsaliye nedir?

e-İrsaliye, malın sevkini elektronik ortamda belgeleyen ve fatura yerine geçmeyen e-Belgedir. Doğru uygulama için zorunluluk, zamanlama, içerik, gönderim ve hata yönetimi birlikte değerlendirilmelidir.

• e-İrsaliye, kağıt sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır ve mal hareketini gösterir.
• e-İrsaliye zorunluluğu, e-Fatura durumu, faaliyet alanı, mal türü ve güncel GİB kriterleriyle belirlenir.
• Belge, mal araçla taşınmadan önce düzenlenmeli ve geçerli elektronik yöntemle gönderilmelidir.
• Gönderici, alıcı, sevk adresi, ürün, miktar, tarih, araç ve sürücü bilgileri dikkatle kontrol edilmelidir.
• e-İrsaliye fatura değildir; hatalı belgelerde güncel GİB kılavuzu ve mali müşavir görüşü izlenmelidir.

Bir işletme uygulamaya başlamadan önce kullanıcılarını, depolarını, şubelerini ve araçlarını tanımlamalıdır. Mal kartlarında ölçü birimleri doğru seçilmelidir. Böylece sevk ekibi, belgeyi araç çıkışından önce eksiksiz hazırlayabilir.

Belge gönderildikten sonra numara, teknik yanıt, alıcıya iletim durumu ve teslim kaydı saklanmalıdır. Bu kayıtlar muhasebe fişleriyle ve sonradan düzenlenen faturalarla karşılaştırılmalıdır.

Sevk ekibi için tek sayfalık kontrol akışı hazırlanabilir: alıcı, adres, ürün, miktar, araç, gönderim yanıtı ve teslim kaydı sırasıyla işaretlenir. Bu akış, özellikle farklı şubelere yapılan günlük transferlerde unutulan alanları görünür kılar.

İşletme, gönüllü kullanım kararı verse bile geçiş yöntemi ve teknik şartları ayrıca doğrulamalıdır. Zorunluluk bulunmaması, belgenin her taşıma için otomatik olarak kullanılabileceği veya kağıt sürecinin hemen sona ereceği anlamına gelmez.

Zorunluluk kapsamı, geçiş tarihleri ve teknik kurallar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Teknik sorular için sık sorulan sorular bölümünü, özel durumlar için iletişim kanalını inceleyebilirsiniz.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12-18 aydır; ayrıntılar için paketler sayfasına bakabilirsiniz.