e-İrsaliye Kontörü Nasıl Hesaplanır? Sevkiyat Bazlı Kontör Planı

e-irsaliye kontör hesabı, oluşturulan giden ve alınan gelen e-İrsaliye belgelerinin toplamı üzerinden yapılır; her belge hareketi bir kontör düşürür. Sevkiyattaki ürün satırı, koli veya araç sayısı tek başına kontör adedini değiştirmez.

e-İrsaliye Kontörü Nasıl Hesaplanır? Sevkiyat Bazlı Kontör Planı yaklaşımı, özellikle eczane, market, üretici, toptancı ve depolu işletmelere yarar. Bu yöntem, aylık belge ihtiyacını görünür kılar ve yetersiz kontör nedeniyle sevkiyat planının aksamasını önlemeye yardımcı olur.

e-İrsaliye kontör hesabı nasıl yapılır?

e-İrsaliye kontör hesabı, seçilen dönemdeki giden ve gelen belge adetlerinin toplanmasıyla yapılır. Temel formül, giden e-İrsaliye sayısı artı gelen e-İrsaliye sayısıdır. İki yön birlikte değerlendirilir.

Bir giden e-İrsaliye 1 kontör, bir gelen e-İrsaliye de 1 kontör olarak dikkate alınır. Hesapta ölçü birimi ürün satırı değil, sistemde oluşan belge hareketidir. Tedarikçi belgeleri de toplama dahildir.

Örneğin bir işletme ay içinde 120 giden ve 30 gelen e-İrsaliye kaydı oluşturuyorsa temel ihtiyaç 150 kontördür. Bu sayı, yalnızca gerçekleşmiş belge kayıtlarını gösterir ve gelecek ayın tahmini değildir.

Tek belgede 15 farklı ürün, 40 koli veya üç ayrı stok kalemi bulunabilir. Bu ürünler aynı e-İrsaliye içinde yer alıyorsa belge adedi yine 1 olarak hesaplanır.

Aynı fiziksel sevkiyat için mevzuat, operasyon veya sistem akışı nedeniyle birden fazla belge düzenlenirse her ayrı belge hesaba katılır. Ancak sevkiyatı parçalama kararı, yalnızca kontör azaltmak amacıyla verilmemelidir.

Bu yazıdaki birim hesabı, efaturakontor.com için belirtilen ortak havuz modelini açıklar. Kontör, e-belge hizmetindeki kullanım birimi demektir. Kontör tüketimi, GİB'in belirlediği bir vergi tutarı veya resmî harç değildir. Belge ücretlendirmesiyle yasal yükümlülük ayrı başlıklarda değerlendirilir.

İlk işlem olarak hesap döneminin başlangıcını ve bitişini yazılı belirleyin. Ardından gelen ve giden kayıtları aynı tarih aralığında sayın. Aynı belgenin ekran yenilemesi veya durum bildirimi, yeni belge oluştuğunu tek başına göstermez.

Yanlış: Kırk koli taşıyan araç için kırk kontör gerekir. Doğru: Tüketim, taşınan koli sayısından değil, oluşan ayrı e-İrsaliye belgelerinden hesaplanır. Belgelerin hangi sevkiyata ait olduğunu depo kayıtlarıyla eşleştirmek, sayımın sonradan doğrulanmasını sağlar. Böylece aynı sevkiyatın tekrar sayılması da önlenir.

Sevkiyat sayısı ile e-İrsaliye belge sayısı neden farklıdır?

Sevkiyat sayısı ile e-İrsaliye sayısı aynı olmak zorunda değildir. Sevkiyat, malın fiziksel olarak taşınması demektir. e-İrsaliye ise ilgili mal hareketini elektronik ortamda belgeleyen sevk belgesi demektir. Kontör hesabında ikinci kavram esas alınır.

Aşağıdaki karşılaştırma, yalnızca belirtilen sayıda ayrı belge oluştuğu varsayımına dayanır. Tablo, hangi taşıma düzeninde hangi belgenin zorunlu olduğunu belirlemez. Belge düzeni önce mevzuata göre kurulur, kontör hesabı ardından doğrulanmış kayıtlarla yapılır.

Örneğin bir toptancı, aynı kamyonla üç müşterisine ürün gönderebilir. Her müşteri için ayrı e-İrsaliye düzenlenmişse üç giden belge sayılır. Kamyonun tek olması, bu üç belgeyi aylık hesapta tek kontöre indirmez.

Tersine, aynı geçerli belgenin içinde farklı ürün satırları bulunması yeni belge yaratmaz. Depo çalışanı satır sayısını ayrı bir kontrol alanında tutabilir. Fakat kontör tablosuna ürün veya koli toplamını taşımamalıdır. Belge numarası sayımın temel anahtarıdır.

Uygulamada sevkiyat numarası, belge numarası ve alıcı bilgisi yan yana kaydedilir. Bir sevkiyata bağlı kaç ayrı belge bulunduğu böylece görülür. Belgeleri ayırırken kullanılan operasyon kuralı, ilgili depo sorumlusuyla ayrıca doğrulanır ve gerektiğinde mali müşavire sorulur.

Bir aracın güzergâh değiştirmesi veya yükünün yeniden düzenlenmesi tek başına kesin belge sayısı vermez. Özellikle parçalı teslimatta varsayımla hareket etmeyin. e-İrsaliye düzenine ilişkin güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gelen e-İrsaliye belgeleri kontör planına nasıl eklenir?

Gelen e-İrsaliye belgeleri, seçilen dönemde işletmenize ulaşan ayrı belgeler sayılarak plana eklenir. Tedarikçi sayısı tek başına yeterli değildir. Aynı tedarikçi, farklı teslimatlar için bir ayda çok sayıda ayrı belge gönderebilir.

Örneğin marketinize yirmi iş günü boyunca her gün üç belge geldiğini varsayalım. Gelen belge ihtiyacı altmış kontördür. Ürünler tek araçla indirilse bile üç ayrı e-İrsaliye alınmışsa günlük gelen adet üç kalır.

Sayımı, portalın gelen kutusunda belirlediğiniz dönem üzerinden başlatın. Belge numaralarını tedarikçi ve teslim alma kaydıyla eşleştirin. Aynı belgenin farklı ekranlarda görünmesini, iki ayrı gelen belge oluşması şeklinde yorumlamayın; belge kimliğini kontrol edin.

• Her tedarikçinin olağan teslimat sıklığını yazın ve bu bilgiyi önceki dönem belgeleriyle karşılaştırın; haftalık tahminleri gerçek belge adediyle düzeltip aylık planın gelen sütununa ayrı olarak aktarın.
• Dönem içinde yeni açılan ürün gruplarını ayrıca işaretleyin; yeni tedarikçi sözleşmelerinin daha sık teslimat yaratıp yaratmayacağını satın alma sorumlusuna sorarak beklenen ilave belgeleri başlangıç planına ekleyin.
• Daha önce gelmiş bir belgenin yeniden görüntülenmesini yeni teslimat saymayın; benzersiz belge kimliğini kontrol edin ve şüpheli tekrarları tüketim raporuyla karşılaştırmadan aylık toplamınıza ikinci kez eklemeyin.

Ancak her teslimatın mutlaka e-İrsaliye oluşturduğunu varsaymak da yanlıştır. İşletmenin ve işlemin belge düzenini mali müşavirinizle belirleyin. Kontör planı, fiziksel mal girişlerinin tamamından değil, ilgili elektronik belge kayıtlarından hazırlanır. Teslim alma kaydı bu ayrımı doğrulamakta kullanılır.

Gelen belgeleri yalnızca ay sonunda saymak, yoğun haftaları gizleyebilir. Örneğin kampanya öncesinde stok alımı artarsa, çıkış yapmadan da bakiye azalır. Satın alma takvimini sevkiyat takvimiyle birlikte haftalık olarak izleyin.

Giden e-İrsaliye ihtiyacı adım adım nasıl çıkarılır?

Giden e-İrsaliye ihtiyacı, planlanan mal çıkışlarının oluşturacağı ayrı belgeler üzerinden çıkarılır. Önce mevcut siparişleri listeleyin, sonra belge düzenini doğrulayın. Her satış siparişinin tek belgeye dönüşeceğini varsaymadan, parçalı teslimat ihtimalini ayrıca kayda geçirin.

Başlangıç kaynağınız depo çıkış planı, kesinleşmiş siparişler ve şube transfer takvimi olabilir. Ancak henüz hazırlanmamış siparişlerle düzenlenmiş belgeleri aynı sütunda toplamayın. Birisi tahmini ihtiyacı, diğeri gerçekleşmiş tüketimi gösterir; ikisi farklı amaçla izlenir.

1. Dönem içindeki planlı çıkışları tarih, alıcı ve sipariş numarasıyla sıralayın; aynı siparişin farklı günlerde gönderilecek parçalarını, beklenen sevk tarihleriyle birlikte çalışma tablonuzda ayrı satırlarda açıkça gösterin.
2. Her çıkış için oluşması beklenen e-İrsaliye adedini depo sorumlusuyla doğrulayın; tek araç, tek müşteri veya tek sipariş bilgisinden doğrudan belge adedi çıkarmadan önce uygulanan belge düzenini inceleyin.
3. Satış dışındaki şube hareketlerini, tedarikçiye iadeleri ve diğer mal çıkışlarını araştırın; yalnızca ilgili işlemde gerçekten düzenlenecek e-İrsaliye belgelerini, dayanak operasyon kaydıyla birlikte giden belge tahminine ekleyin.
4. Gün sonunda kesinleşen belge numaralarını plana işleyin ve tahmin edilen adetle karşılaştırın; ertelenen sevkiyatların beklenen belgelerini uygun döneme taşıyıp değişikliğin nedenini depo ekibiyle birlikte kayıt altına alın.

Örneğin yirmi siparişin beşi iki ayrı tarihte gönderilecek olsun. Her gönderim için ayrı belge düzenlendiği varsayımında toplam yirmi beş giden belge oluşur. Hesap sipariş adedinden değil, doğrulanmış belge planından çıkar. Parçaların sevk tarihlerini tabloda ayrı gösterin.

Sipariş iptal edilirse tahmin tablosundaki beklenen belgeyi yeniden değerlendirin. Fakat önceden düzenlenmiş belgenin tüketimini otomatik silmeyin. Gerçekleşmiş kontör hareketi ayrı kontrolden geçmelidir; operasyon iptali, kullanım kaydının kendiliğinden geri alınacağını tek başına göstermez.

Bir marketin aylık e-İrsaliye kontör planı nasıl hazırlanır?

Bir marketin aylık e-İrsaliye kontör planı, tedarikçi girişleri ve belgeli mal çıkışları birlikte hesaplanarak hazırlanır. Aşağıdaki örnek varsayımsaldır. İşletmenin ilgili hareketlerde e-İrsaliye kullandığı ve belirtilen her çıkışta ayrı belge düzenlediği kabul edilir.

Market ayda yirmi dört gün mal kabul etsin. Her gün üç ayrı gelen e-İrsaliye alıyorsa gelen toplamı 72 olur. Bu rakam, tedarikçi faturalarını veya ürün satırlarını değil, yalnızca gelen sevk belgelerini kapsar.

Aynı işletmenin şubesine günde iki ayrı belgeli çıkış yaptığını varsayalım. Yirmi dört günde 48 giden e-İrsaliye oluşur. Ay içinde ayrıca altı tedarikçi iadesi için altı yeni belge düzenlenirse giden toplamı 54 olur.

Temel aylık ihtiyaç, 72 gelen ve 54 giden belgenin toplamıyla 126 kontördür. Çalışma tablosunda bu iki yönü ayrı tutun. Böylece gelecek ay artışın satın almalardan mı, şube çıkışlarından mı kaynaklandığı görülebilir. Sütunların toplamını ayrıca formülle doğrulayın.

Kampanya haftası için on ek gelen ve sekiz ek giden belge bekleniyorsa ihtiyaç 144'e çıkar. İşletme ayrıca yirmi dört belgeli bir yoğunluk senaryosu belirlerse hedef 168 olur. Bu ek pay zorunlu oran değildir.

Yanlış: Market yalnızca 54 giden belgeyi esas alarak paket seçer. Doğru: Gelen belgeler de aynı hesapta tüketim oluşturur. Sadece çıkışları saymak, örnekteki temel ihtiyacı 72 kontör eksik gösterir ve satın alma zamanını yanlış belirletir.

Karşı durumda, şube sevkiyatları ertelenebilir veya bazı alış hareketleri farklı belge düzenine tabi olabilir. Beklenen adetleri gerçek akışa göre düzeltin. Perakende satışları otomatik olarak e-İrsaliye saymayın; düzenlenen diğer e-belgeleri ortak havuz hesabına ayrıca ekleyin.

İade, ret ve yeniden düzenlenen e-İrsaliye nasıl sayılır?

İade, ret ve yeniden düzenleme işlemlerinde kontör hesabı, oluşan ayrı belge kayıtları kontrol edilerek yapılır. Bir belgenin durumunun değişmesiyle yeni belge düzenlenmesi aynı olay değildir. Tüketim değerlendirmesinde belge kimliği ve kullanım kaydı birlikte incelenir.

İade sevkiyatında yeni bir e-İrsaliye düzenlenmişse bu belge giden veya gelen yönüyle ayrıca değerlendirilir. Ancak her iade için aynı işlem sırasını varsaymayın. Mal hareketinin niteliği ve uygulanacak belge düzeni mali müşavirle doğrulanmalıdır.

Örneğin dönem içinde kırk giden belge kaydedilmiş olsun. Hatalı bilgiler nedeniyle iki yeni belge daha düzenlenirse ayrı belge adedi kırk ikiye çıkar. İlk belgelerin tüketimden çıkarıldığını varsaymadan, her kaydın kontör karşılığını raporda kontrol edin.

Uzman notu: Reddedilen, iptal edilen veya hatalı düzenlenen belgenin kontörünü otomatik geri gelmiş kabul etmeyin. Önce belge durumunu ve tüketim kaydını eşleştirin. İade veya düzeltme uygulanıp uygulanmadığını hizmet koşullarından ve destek yanıtından doğrulayın.

Yanlış: Belge reddedildiği için tüketilen kontör mutlaka geri döner. Doğru: Belge durumu ile bakiye düzeltmesi ayrı kayıtlarla doğrulanır. Bütçede geri dönüş bekliyorsanız, ancak gerçekleşmiş düzeltme hareketini gördükten sonra kullanılabilir bakiyeye ekleyin.

Bir iletim denemesinin tekrarlanması ise her zaman yeni belge anlamına gelmez. Aynı belge kimliğiyle yürüyen teknik tekrarları ayrı belge diye saymayın. Buna karşılık yeni belge numarasıyla düzenlenen kaydın akışını ayrıca araştırın. Belge kimliğini karşılaştırmadan toplamı artırmayın.

e-İrsaliye yanıtı, alınan belgeye ilişkin kabul veya ret bilgisinin elektronik bildirilmesi demektir. Yanıt mesajını doğrudan yeni sevk belgesiyle eşitlemeyin. Portalda hangi hareketin tüketim oluşturduğunu inceleyin; belirsiz teknik kayıtları açıklama almadan toplamınıza eklemeyin.

e-İrsaliye kontör planında dönem ve sevkiyat yoğunluğu nasıl seçilir?

e-İrsaliye kontör planında dönem, işletmenin satın alma ve sevkiyat ritmine göre seçilir. Aylık toplam bütçeyi gösterir; haftalık kırılım yoğunluğu ortaya çıkarır. Düzenli izleme için aynı başlangıç ve bitiş kuralını her raporda koruyun.

Önce tamamlanmış birkaç karşılaştırılabilir dönemin gelen ve giden adetlerini çıkarın. Eksik çalışma günlerini, tatilleri ve kapanışları not edin. Tam faaliyet ayıyla yarım faaliyet ayını doğrudan kıyaslamak, gelecek dönem ihtiyacını olduğundan düşük gösterebilir.

Örneğin dört haftalık toplamlar sırasıyla 40, 50, 80 ve 30 belge olsun. Aylık tüketim 200, haftalık ortalama 50 kontördür. Ancak yoğun haftada 80 kontör gerekir; yalnızca ortalamayı görmek bu farkı gizler. Haftalık bakiyeyi bu dağılıma göre izleyin.

Her haftanın yanına artış nedenini yazın: kampanya, toplu alım veya yeni şube açılışı. Gelecek dönemde aynı olay bekleniyorsa ilgili haftanın tahminini artırın. Tek seferlik taşınmayı ise sürekli aylık ihtiyaçmış gibi bütün yıla yaymayın.

Henüz geçmiş kaydı olmayan işletme, kesinleşmiş siparişlerle tedarikçi teslimat takviminden başlar. İlk faaliyet dönemindeki gerçek belge adetlerini düzenli kaydeder. Tahmin sonradan bu kayıtlarla yenilenir; geçmiş veri yokken sektör ortalaması adıyla bilinmeyen rakamlar kullanılmaz.

Dönem sınırındaki belgeler için rapor tarihini özellikle kontrol edin. Belge tarihi ile kontör hareketinin kaydedildiği tarih farklı dönemlere düşebilir. Belge ihtiyacını belge raporuyla, bakiye değişimini tüketim kaydıyla izleyerek aradaki farkı açıklayın. Farkın kaynağını kapanış dosyasına not edin.

Yıllık plan, aynı aylık değerin körlemesine on ikiyle çarpılması değildir. Düşük sezonu, bakım duruşunu ve büyüme planını ayrı satırlarda gösterin. İşletmenin düzenli çalışan aylarında bile gelen ve giden yönlerin farklı hızlarda değişebileceğini unutmayın.

e-İrsaliye için güvenlik payı ve sipariş eşiği nasıl belirlenir?

e-İrsaliye güvenlik payı, olağan planı aşabilecek belgeler için ayrılan ek kapasite demektir. Sipariş eşiği ise yeni kontör alımını başlatacağınız bakiye düzeyi demektir. İkisi farklı soruları yanıtlar ve aynı satırda birbirine karıştırılmamalıdır.

Güvenlik payını belirlemek için geçmişteki beklenmeyen belge artışlarını inceleyin. Yeni müşteri, ek sevkiyat ve tedarikçi bölünmesi gibi nedenleri ayırın. Her işletmeye uygulanacak zorunlu bir yüzde varsaymayın; ek adedi kendi operasyon verinizle gerekçelendirin.

Örneğin olağan plan 240 belge, olası ek hareket 32 belge olsun. Bu senaryoda ihtiyaç 272 kontördür. Otuz iki belgelik ek kapasitenin hangi gelişmelerden geldiğini yazın; gerekçe değişirse tahmini de değiştirin. Ek kapasiteyi ayrı sütunda açıkça gösterin.

Sipariş eşiğinde şirket içi onay ve satın alma süresini kullanın. Varsayımsal işletmede bu süreç iki iş günü sürsün. Günlük toplam tüketim on belgeyse, işlem tamamlanana kadar beklenen ihtiyaç yirmi kontördür. Gelen belgeler bu hesaba dahildir.

İşletme bu iki gün için ayrıca on beş belgeli dalgalanma payı belirlerse eşik 35 olur. Kullanılabilir bakiye bu seviyeye yaklaşınca satın alma süreci başlatılır. Bu örnek, hizmet sağlayıcının teslim süresi veya genel sektör standardı değildir.

Planlanan dönem ihtiyacını ve sipariş eşiğini otomatik toplamayın; aynı risk iki kez eklenebilir. Önce hangi belgelerin temel tahmine girdiğini işaretleyin. Günlük tüketim artarsa eşik hesabını yenileyin ve tedarikçi girişlerini de günlük toplama katın.

Sevkiyat yapılmayan günlerde gelen belgeler nedeniyle tüketim devam edebilir. Ayrıca şirket içi onay tatil günlerine denk gelirse bekleme uzayabilir. Bakiye uyarısını yalnızca depo çıkış saatine bağlamayın; sorumlu kişiye ve yedeğine düzenli görünürlük sağlayın.

e-İrsaliye ve diğer e-belgeler ortak havuzdan nasıl hesaplanır?

e-İrsaliye ve diğer e-belgeler ortak havuzda kullanılıyorsa toplam ihtiyaç, bütün kapsamdaki belge adetlerinin birleşimidir. Ortak havuz, farklı e-belge türlerinin aynı kontör bakiyesinden karşılanması demektir. Yalnızca sevk belgelerini saymak, işletmenin toplam paket ihtiyacını göstermez.

Bu modelde e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet aynı havuz kapsamında değerlendirilir. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Hesabı belge türü ve yönüyle ayrı satırlarda kurun; toplamı en sonda alın.

Örneğin ayda 72 giden ve 28 gelen e-İrsaliye, toplam 100 kontör tüketir. Ayrıca 90 giden ve 30 gelen e-Fatura bulunuyorsa buna 120 kontör eklenir. Böylece bu iki türün ara toplamı 220 olur.

Aynı dönemde 80 giden e-Arşiv fatura düzenlendiğinde genel toplam 300 kontöre ulaşır. Bu örnekte başka belge türü bulunmadığı varsayılır. Ek e-SMM, e-MM veya e-Bilet kayıtları varsa ilgili adetleri de ortak havuz tahminine ekleyin.

Yanlış: Aynı satışın faturası ve irsaliyesi birlikte yalnızca bir kontör tüketir. Doğru: Ayrı düzenlenen e-Fatura ve e-İrsaliye, iki ayrı belgedir. Ticari olayın tek olması, sistemde oluşan belgeleri tüketim bakımından tek belgeye dönüştürmez.

E-posta kutusundaki her dosyayı gelen e-belge kontörü olarak saymayın. Aynı belgenin PDF kopyası veya yeniden gönderilen dosyası ayrı kayıt olmayabilir. Esas alınacak belgeyi, hizmet kapsamındaki gelen kutusu ve gerçek tüketim hareketiyle doğrulayın.

e-Defter veya e-İmza gibi farklı hizmetleri isim benzerliğiyle bu adede eklemeyin. Havuz kapsamını sözleşmedeki belge türlerinden kontrol edin. İşletmeniz yalnızca e-İrsaliye kullanıyorsa diğer türlerin tahminini sıfır bırakabilirsiniz; olmayan belge için tüketim üretmeyin.

e-İrsaliye kontör raporu nasıl kontrol edilir?

e-İrsaliye kontör raporu, gelen ve giden belge listeleriyle bakiye hareketleri eşleştirilerek kontrol edilir. Belge raporu hangi kayıtların oluştuğunu gösterir. Kontör hareketi ise bu kayıtların bakiyeye etkisini açıklar; iki kaynağın birlikte değerlendirilmesi gerekir.

Önce gelen kutusu ve giden kutusu için aynı dönemi seçin. Dışa aktarma özelliği varsa belge listesini alın; yoksa ilgili kayıtları karşılaştırın. Çalışma tablosunda belge numarası, benzersiz kimlik, yön, tarih ve durum alanlarını yan yana tutun.

Ardından aynı dönem için kullanılabilir bakiye ve tüketim hareketlerini inceleyin. Kontör yüklemelerini belge tüketiminden ayrı sütunda gösterin. Süre sonu, düzeltme veya başka hareketler görünüyorsa açıklamalarını ayrıca kaydedin; bunları kendiliğinden e-İrsaliye sayısına dönüştürmeyin.

Basit kontrolde dönem başı bakiyeye alınan kontör eklenir, dönem sonu bakiye çıkarılır. Örneğin 500 başlangıç, 200 yükleme ve 400 kapanış, 300 kontörlük azalma gösterir. Bu sonuç yalnızca başka bakiye hareketi bulunmadığında belge tüketimine eşittir.

Ortak havuz kullanılıyorsa bu 300 kontörün tamamı e-İrsaliye olmayabilir. Önce diğer e-belge türlerinin tüketimini ayırın. Kalan tutarı gelen ve giden e-İrsaliye adetleriyle karşılaştırın; fark varsa belge bazında inceleyerek nedeni açıkça yazın.

Destek talebi gerektiğinde tarih aralığını, ilgili belge kimliğini ve beklenen hesabı belirtin. Gerekliyse ekran görüntüsünde ilgisiz müşteri bilgilerini kapatın. Şifre veya imza aracı erişim bilgisini paylaşmayın; sorunu anlatmaya yetecek kayıtla ilerleyin. Destek talebinin sonucunu kapanış kontrol dosyanızda ayrıca saklayın.

Ay kapanışında farkların çözüldüğünü muhasebe ve depo sorumlusuna birlikte onaylatın. Küçük işletmeler aynı kontrolü haftalık kısa bir çizelgeyle sürdürebilir. Ancak rapor kesim tarihleri farklıysa, görünen farkı doğrudan hatalı tüketim diye değerlendirmeyin. Önce tarih filtrelerini yeniden eşitleyin.

e-İrsaliye paket seçiminde süre ve yetkiler nasıl denetlenir?

e-İrsaliye paket seçiminde belge kapasitesi, kullanım süresi ve işletme içi yetkiler birlikte denetlenir. Büyük paket, tek başına uygun paket anlamına gelmez. Beklenen tüketimin geçerli kullanım dönemi içinde gerçekleşmesi ve bakiyenin izlenmesi gerekir.

Önce paket için açıklanan kullanım süresinin başlangıç koşulunu okuyun. Bitiş tarihini ve varsa devir koşullarını yazılı doğrulayın. Geçerlilik süresini tahmin ederek alım yapmayın; kullanılmayan bakiyenin sonraki döneme aktarılacağını sözleşme olmadan kesin kabul etmeyin. Bu bilgileri teklif dosyasında birlikte saklayın.

Örneğin ayda 200 belge kullanan işletmenin on iki aylık temel ihtiyacı 2.400 kontördür. Bu hesap, aylık hacmin değişmediği varsayımına dayanır. İşletme sezonluk kapanıyorsa veya yeni şube açacaksa, toplamı ilgili ayların gerçek beklentileriyle yeniden oluşturun.

Paketin birim maliyetini karşılaştırırken güncel teklif tutarını kullanılabilecek kontöre bölün. Vergilerin teklife dahil olup olmadığını ayrıca kontrol edin. Kullanım süresi içinde tüketilemeyecek kontörleri hesaba katmadan verilen düşük birim fiyatı tek seçim ölçütü yapmayın.

Depo çalışanı belgeyi hazırlayabilir, muhasebe sorumlusu raporu kontrol edebilir ve işletme sahibi satın almayı onaylayabilir. Küçük ekiplerde roller birleşebilir. Yine de bakiye takibinin kimde olduğu ve asıl sorumlu yokken kimin devralacağı yazılı olmalıdır.

Kontör satın almak, e-İrsaliye yükümlülüğünün başlayıp başlamadığını belirlemez. Zorunluluk ile kapasite planı ayrı değerlendirilir. Mevzuattaki parasal hadler yıllık güncellenir; işletmenizin tabi olduğu şartlar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Son kontrolde planlanan belge türlerini, tahmini adetleri ve kullanım dönemini yan yana koyun. Yalnızca tek aylık kampanya yoğunluğuna bakarak uzun dönem satın almayın. Buna karşılık sürekli büyümeyi de geçici artış sayarak tamamen dışarıda bırakmayın.

Özet: 5 maddede e-İrsaliye kontör planı

e-İrsaliye kontör planı; gelen ve giden belgeleri sayma, sevkiyatı belgeyle eşleştirme, diğer e-belgeleri ekleme, yoğunluğu öngörme ve bakiyeyi doğrulama adımlarından oluşur. Her adım için sorumlu kişi ve kontrol günü belirleyin. Kontrol sonucunu aynı çalışma dosyasında tarih belirterek saklayın.

Pratik bir çalışma dosyasında dönem, belge türü, yön, beklenen adet ve gerçekleşen adet sütunları yeterli bir başlangıç sağlar. Bakiye raporunu ayrı sayfada tutun. Tahminle gerçekleşen tüketim arasındaki farkı kısa bir gerekçeyle açıklayın.

• Gelen ve giden e-İrsaliyeleri aynı dönem için ayrı ayrı sayın; her belgenin bir kontör tükettiğini esas alıp tekrar görüntülenen kayıtları yeni belge olarak toplamınıza yeniden eklemeyin.
• Araç, koli ve ürün satırı yerine gerçek belge kimliğini izleyin; parçalı teslimat veya farklı alıcı nedeniyle oluşan ayrı belgeleri, ilgili sevkiyat kaydıyla eşleştirerek aylık çizelgenizde gösterin.
• Ortak havuzdaki diğer e-belgeleri hesap dışı bırakmayın; aynı satışa ait fatura ve irsaliyeyi ayrı belgeler olarak sayıp işletmenin bütün belge türlerindeki toplam ihtiyacını açıkça görünür kılın.
• Yoğun dönemler için gerekçeli ek kapasite belirleyin ve şirket içi satın alma süresini ölçün; sipariş eşiğini günlük gelen ve giden toplamına göre düzenli olarak yeniden hesaplayın.
• Kullanılabilir bakiyeyi tüketim raporuyla doğrulayın; ret, iptal veya düzeltme işlemlerinde otomatik kontör iadesi varsaymadan kayıtları inceleyin ve paket kullanım süresini tahmini tüketim takviminizle son kez karşılaştırın.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri, 100'den 500.000 kontöre uzanır. Ücretsiz e-fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama sunulur. Seçiminizi, pakete göre değişen 12-18 ay kullanım süresini öngörülen toplam belge planınızla karşılaştırarak yapabilirsiniz.