e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Defter: Hangi Belge Ne İçin?

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter farklı işlemleri kayıt altına alan e-belge türleridir: ilk ikisi satış faturasını, üçüncüsü mal sevkini, sonuncusu muhasebe defterlerini elektronik ortamda gösterir.

Bu rehber, fatura düzenleyen işletme sahiplerine, muhasebe çalışanlarına ve mali müşavirlere yol gösterir. Hangi belgenin hangi işlemde kullanılacağını ayırarak yanlış belge düzenleme riskini azaltır.

Fatura belgeleri, mal veya hizmet satışının bedelini, vergisini ve taraflarını gösterir. Sevk belgesi, malın taşınma sürecini açıklar. Defter ise işlemlerin muhasebe kayıtlarına nasıl işlendiğini gösterir.

Belge seçimini tek bir soruya indirgemek yerine işlem akışını baştan sona izlemek gerekir. Satış, sevk, alıcı statüsü ve muhasebe kaydı ayrı kontrol edildiğinde aynı olay için gereksiz veya eksik belge düzenleme olasılığı azalır.

e-Fatura, standart veri yapısıyla kayıtlı kullanıcılar arasında iletilen faturadır. e-Arşiv Fatura ise çoğunlukla e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır.

e-İrsaliye, faturadan bağımsız olarak malın fiili sevkini belgelemeye yarar. Sevk tarihi, taşıma bilgileri, malın cinsi ve miktarı gibi bilgiler bu belgenin merkezindedir.

e-Defter, yevmiye defteri ve defter-i kebir gibi muhasebe kayıtlarının elektronik formatta tutulmasıdır. Bu nedenle e-Defterin alıcısı yoktur ve işlem bazlı fatura yerine geçmez.

İşlemin mal mı hizmet mi olduğu, alıcının e-Fatura statüsü, sevk bulunup bulunmadığı ve işletmenin kapsamı birlikte değerlendirilmelidir. Emin olmadığınız durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-belge türleri nedir ve neden birbirinden ayrılır?

e-belge türleri, farklı ticari işlemleri elektronik ortamda belgeleyen kayıt biçimleridir. Her türün amacı, düzenleyeni, alıcısı ve düzenleme zamanı farklı olabilir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, satışın mali yönünü belgeleyen fatura türleridir. Faturada satıcı, alıcı, mal veya hizmet, tutar, vergi ve düzenleme tarihi gibi temel bilgiler yer alır.

e-İrsaliye, malın depodan, mağazadan veya satıcı adresinden başka bir adrese sevk edilmesini belgeleyen elektronik irsaliyedir. Belgenin amacı satış bedelini değil, taşıma ve teslim sürecini izlemektir.

e-Defter ise muhasebe kayıtlarının belirli formatta elektronik tutulmasını sağlar. Bir satış faturası düzenlendiğinde, bu işlem muhasebe kayıtlarına ayrıca işlenebilir; e-Defter faturanın kendisi değildir.

İşletmelerin kullandığı diğer elektronik belge türleri de işlem niteliğine göre değişir. Serbest meslek hizmetlerinde e-SMM, müstahsil işlemlerinde e-MM ve bazı yolculuk işlemlerinde e-Bilet gündeme gelebilir.

Bu ayrım, aynı işlem için dört ayrı belge düzenleneceği anlamına gelmez. Örneğin yalnızca hizmet veren ve mal sevki yapmayan işletmenin e-İrsaliye ihtiyacı, yaptığı işlem bakımından oluşmayabilir.

Belge türünü belirlerken yalnızca kullanılan yazılıma bakmak yeterli değildir. Alıcının statüsü, sektör kuralları, işlem tarihi ve zorunluluk kapsamı birlikte incelenmelidir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura ne için kullanılır ve kimlere düzenlenir?

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı taraflar arasındaki faturanın elektronik ve standart veri yapısında düzenlenmesidir. Satışın bedelini, vergisini ve taraflar arasındaki ticari işlemi kayıt altına alır.

Bir işletme, alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğunu doğruladığında standart iş akışında e-Fatura düzenler. Belge, kâğıt fatura gibi posta ile gönderilmek yerine yetkili elektronik sistem üzerinden alıcının gelen kutusuna iletilir.

e-Fatura üzerinde alıcının vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, unvanı, adresi, mal ya da hizmet açıklaması ve vergi bilgileri doğru yazılmalıdır.

Örneğin bir üretici, kayıtlı bir şirkete makine parçası sattığında satış bedeli e-Fatura ile bildirilir. Parçalar aynı gün depodan çıkıyorsa sevk için e-İrsaliye değerlendirmesi ayrıca yapılır; e-Fatura tek başına taşıma belgesi olmaz.

Düzenleme sırasında fatura senaryosu, belge tipi, ödeme bilgileri ve varsa sipariş veya irsaliye bağlantısı dikkatle seçilir. Yanlış senaryo veya eksik bilgi, alıcının belgeyi işleme almasını geciktirebilir.

e-Fatura düzenlemek, malın mutlaka aynı anda sevk edildiğini göstermez. Mal hareketi varsa ayrıca e-İrsaliye gerekip gerekmediği, işletmenin kapsamı ve ilgili GİB kuralları üzerinden değerlendirilmelidir.

İptal, iade veya itiraz süreçlerinde kullanılacak yöntem; belgenin senaryosuna, tarafların sistemine ve yürürlükteki uygulamaya göre değişebilir. Bu nedenle ekranlardaki işlem adımlarını güncel mevzuatla karşılaştırın.

e-Fatura uygulamasının teknik ayrıntılarını incelemek isteyen işletmeler, e-Fatura ürün sayfasındaki belge akışı ve kullanım başlıklarına bakabilir. Uygulama kapsamı için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Arşiv Fatura hangi alıcılar için düzenlenir?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura olarak iletilmeyen faturanın elektronik ortamda oluşturulup saklandığı belge türüdür. Standart iş akışında e-Fatura kullanıcısı olmayan işletme veya tüketici alıcılar için kullanılır.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, satışın koşulları e-Arşiv uygulamasına uygunsa e-Arşiv Fatura düzenlenebilir. Alıcının gerçek kişi veya vergi mükellefi olması, kullanılacak teslim yöntemini ve bilgi alanlarını etkileyebilir.

e-Fatura kullanıcısı olan bir şirkete, sırf alıcı kâğıt istemediği için e-Arşiv Fatura kesmek doğru yaklaşım değildir. Kayıt durumu ve özel istisnalar kontrol edilerek mevzuata uygun belge seçilmelidir.

e-Arşiv Faturada alıcının adı, soyadı veya unvanı, kimlik bilgisi, adresi, mal ya da hizmet açıklaması, vergi unsurları ve fatura tarihi eksiksiz yazılmalıdır.

Uygulamada önce müşteri kartındaki bilgileri güncelleyin, sonra alıcının kullanıcı durumunu sorgulayın ve belge türünü seçin. Tüketiciye düzenlenen belgede teslim ve iletim yöntemini ayrıca kontrol edin; yalnızca PDF kaydetmek elektronik düzenleme şartlarını karşılamayabilir.

Perakende satış, internet üzerinden satış, tüketiciye yapılan satış ve belirli özel işlemlerde e-Arşiv kuralları farklılaşabilir. Belirli tutar ve işlem koşulları yıllık olarak güncellenebildiği için rakam yerine güncel GİB duyurusunu inceleyin.

e-Arşiv Fatura yalnızca işletmenin bilgisayarında oluşturulan bir PDF kopyası değildir. Belgenin mevzuata uygun biçimde oluşturulması, alıcıya öngörülen yöntemle iletilmesi ve güvenli şekilde saklanması gerekir.

e-Arşiv sürecindeki alıcı kontrolü, fatura oluşturulmadan önce yapılmalıdır. Uygulama ayrıntılarını e-Arşiv Fatura sayfasında inceleyebilir, tereddüt edilen özel durumlarda mali müşavirinizden görüş alabilirsiniz.

e-İrsaliye neyi gösterir ve faturadan farkı nedir?

e-İrsaliye, malın bir adresten başka bir adrese fiilen sevk edildiğini gösteren elektronik sevk belgesidir. Faturadan farklı olarak temel konusu satış bedeli değil, mal hareketi ve teslim sürecidir.

Belgede gönderici ve alıcı bilgileri, sevk adresi, taşıma bilgileri, malın cinsi, miktarı ve sevkle ilgili açıklamalar bulunabilir. İşletmenin kullandığı senaryo ve güncel teknik kurallar, zorunlu alanları belirler.

e-İrsaliye, mal depodan çıkmadan veya sevk süreci başlamadan önce düzenlenmesi gereken durumlarda kullanılır. Ancak her işletme ve her mal hareketi otomatik olarak e-İrsaliye zorunluluğuna girmez.

Bir ürünün sevk edilmesiyle fatura düzenlenmesi aynı olay değildir. Fatura daha sonra düzenlenebilir veya aynı işlem akışında oluşturulabilir; iki belgenin bilgileri birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Yanlış: e-İrsaliye, faturanın elektronik adıdır. Doğru: e-İrsaliye mal hareketini, fatura ise satışın mali ve vergisel yönünü belgeleyen ayrı kayıtlardır.

Bir market, depodan mağazaya ürün gönderirken satış gerçekleşmemiş olsa bile mal hareketi oluşturur. Bu durumda fatura düzenlenip düzenlenmediğinden bağımsız olarak sevk belgesi ihtiyacı incelenir; yalnızca boş araç hareketi e-İrsaliye konusu değildir.

Şubeler arası transfer, depodan müşteriye gönderim, üretim tesisinden sevk ve iade taşıması gibi işlemlerde belge ihtiyacı ayrıca incelenir. Taşıma şekli ve tarafların kapsamı değerlendirmeyi değiştirebilir.

e-İrsaliye kullanımı için e-İrsaliye ürün sayfasındaki temel akışı inceleyebilirsiniz. Zorunluluk kapsamı sektör, faaliyet ve güncel mevzuata göre değişebileceğinden GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Defter nedir ve diğer e-belge türlerinden nasıl ayrılır?

e-Defter, işletmenin kanunen tutulması gereken muhasebe defterlerini elektronik formatta oluşturması, kaydetmesi ve ilgili doğrulama dosyalarıyla birlikte yönetmesidir.

Uygulama kapsamında yevmiye defteri ve defter-i kebir gibi defter kayıtları, belirlenen teknik formatta hazırlanır. Kayıtların muhasebe fişleri, faturalar, banka hareketleri ve diğer dayanaklarla uyumlu olması gerekir.

Berat, belirli döneme ait elektronik defter dosyasının doğrulanmasını ve ilgili sürece sunulmasını sağlayan elektronik dosyadır. Berat işlemi, fatura alıcısına gönderilen bir belge teslimi olarak düşünülmemelidir.

e-Fatura işlem anında satıcıdan alıcıya iletilirken e-Defter dönemsel muhasebe kaydı mantığıyla çalışır. Bu nedenle e-Defterin gelen kutusu, fatura alıcısı veya sevk numarası bulunmaz.

Bir işletmenin e-Fatura kullanması, aynı anda e-Defter kullanması gerektiği anlamına gelmez. Her uygulamanın kapsamı, işletmenin niteliği ve güncel zorunluluk kuralları ayrı ayrı incelenmelidir.

Elektronik defter kayıtlarının oluşturulması, muhasebe fişlerinin kontrol edilmesi ve berat süreçlerinin takibi birlikte yürütülmelidir. Dönem ve berat süreleri değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin banka hareketi veya gider belgesi muhasebe fişine dayanak olabilir, fakat bunların her biri ayrıca e-Fatura olarak düzenlenmez. e-Defterde amaç, dayanak belgelerden doğan kayıtları dönem bütünlüğü içinde göstermektir.

e-Defterin teknik ve operasyonel ayrımını e-Defter ürün sayfasında inceleyebilirsiniz. Buradaki amaç fatura düzenlemek değil, muhasebe defterlerini mevzuata uygun elektronik kayıt düzeninde tutmaktır.

e-belge türleri hangi ticari işlemde nasıl seçilir?

e-belge türleri, işlemdeki ana faaliyete bakılarak seçilir: satış için fatura, mal hareketi için irsaliye, muhasebe kayıtları için defter kullanılır.

Örneğin kayıtlı bir şirket müşteriye ürün satıyorsa e-Fatura, ürün depodan çıkıyorsa ayrıca e-İrsaliye gündeme gelebilir. Aynı şirketin dönemsel muhasebe kayıtları ise e-Defter sürecinde yer alabilir.

Bu örnekte belgeler birbirinin alternatifi değildir; farklı olayları tamamlar. Buna karşılık yalnızca danışmanlık hizmeti veren bir işletmede mal sevki yoksa e-İrsaliye değerlendirmesi aynı şekilde yapılmaz.

Pratik karar sırası şöyledir: önce faturalanacak mal veya hizmeti belirleyin, ardından alıcının statüsünü sorgulayın, son olarak malın fiziksel hareketini işaretleyin. Üç cevap, fatura türünü ve varsa sevk belgesini birbirinden ayırır.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını, sevkin fiilen gerçekleşip gerçekleşmediğini ve işletmenin ilgili uygulamaya tabi bulunup bulunmadığını kontrol edin. Belirsiz hallerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Alıcının e-Fatura durumu e-Arşiv seçimini nasıl etkiler?

Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olması, standart satışlarda e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki seçimi doğrudan etkiler.

Fatura kesmeden önce alıcının vergi kimlik numarası veya kimlik bilgisiyle sistemdeki kullanıcı durumunu doğrulamak gerekir. Unvan, adres ve vergi bilgileri de aynı kontrol sırasında karşılaştırılmalıdır.

Alıcı kayıtlı bir e-Fatura kullanıcısıysa, uygulanabilir istisna bulunmadığı sürece standart elektronik fatura akışı e-Fatura üzerinden yürütülür. Alıcı kayıtlı değilse, işlemin şartları uygunsa e-Arşiv Fatura seçeneği değerlendirilir.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, ödeme yönteminden bağımsız bir konudur. Havale, kredi kartı, vadeli satış veya kapıda ödeme tercihi belge türünü tek başına belirlemez.

Yeni müşteri daha önce e-Fatura kullanıcısı değilken sonradan sisteme dahil olabilir. Uzun süreli müşteri kartlarında eski bilgiye güvenmek yerine fatura düzenleme anında güncel kontrol yapılmalıdır.

Kontrol sonucunu müşteri kartına kalıcı bilgi olarak kaydetmek yararlı olabilir, ancak sonraki faturada yeniden doğrulama yapılmalıdır. Çünkü kayıt durumu değişebilir ve geçmişte doğru olan bir müşteri bilgisi yeni işlem tarihinde geçerli olmayabilir.

Tüketiciye yapılan satışlarda alıcının vergi mükellefi olmaması, e-Arşiv sürecinin bütün ayrıntılarını tek başına açıklamaz. Perakende kuralları, işlem türü ve varsa özel düzenlemeler ayrıca incelenmelidir.

Yanlış: Alıcı e-Arşiv istediği için her durumda e-Arşiv düzenlemek. Doğru: Önce alıcının sistem statüsünü ve işlem için geçerli belge kuralını kontrol etmektir.

Kontrol sırasında ekran sonucu ile müşteri bilgilerinin uyuşmadığı görülürse belgeyi göndermeden önce kayıtları düzeltin. Güncel kapsam ve özel durumlar için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-belge düzenleme sürecinde hangi adımlar izlenir?

e-belge düzenleme süreci, işlemi sınıflandırma, taraf bilgilerini doğrulama, belgeyi oluşturma, gönderme ve saklama adımlarından oluşur.

İlk adım, satış mı, mal sevki mi, muhasebe kaydı mı yapıldığını belirlemektir. Bu sınıflandırma yapılmadan açılan belge ekranı, yanlış tür seçme ve sonradan düzeltme riskini artırır.

1. İşlemin mal, hizmet, sevk veya muhasebe kaydı olduğunu belirleyin.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu ve kimlik bilgilerini doğrulayın.
3. Belge tarihini, seri-sıra bilgisini, mal veya hizmet açıklamasını ve vergi alanlarını kontrol edin.
4. Mal hareketi varsa sevk adresini, miktarı ve taşıma bilgilerini ayrıca değerlendirin.
5. Belgeyi ilgili elektronik sistem üzerinden gönderin ve oluşan durum bilgisini takip edin.
6. Belgeyi, yanıtları ve dayanak kayıtlarını işletmenin arşiv prosedürüne göre saklayın.

Gönderimden sonra yalnızca belgenin oluşturulmuş görünmesi yeterli değildir. Alıcının gelen kutusuna iletim, kabul veya ret bilgisi ve varsa teknik hata mesajı kontrol edilmelidir.

Yoğun dönemlerde bu adımlar için sorumluluk matrisi oluşturun: satış personeli taraf bilgilerini, depo sevk bilgilerini, muhasebe ise kayıt ve dönem kontrolünü üstlenebilir. Böylece tek bir kişinin ekran onayına bağlı hata zinciri azalır.

e-Defter sürecinde fatura gönderme adımı bulunmaz; muhasebe kayıtlarının oluşturulması, dosyaların hazırlanması ve berat işlemlerinin zamanında tamamlanması izlenir.

Yanlış belge türü seçilmişse doğrudan yeni belge kesmek yerine iptal, düzeltme veya iade yönteminin uygunluğunu değerlendirin. Uygulanacak yöntem senaryoya ve güncel kurala göre değişebilir.

Bu adımlar, küçük işletmede birkaç işlemle; yüksek hacimli işletmede otomatik kontrollerle yürütülebilir. Her iki durumda da güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek gerekir.

Uzman notu: Belgeyi göndermeden önce alıcı bilgisi, belge türü ve mal sevki kontrolünü aynı ekranda tamamlayın; sonradan yapılan düzeltmeler her zaman ilk hatayı ortadan kaldırmaz.

Gelen ve giden e-belgelerde kontör hesabı nasıl yapılır?

Gelen ve giden belgelerde kontör hesabı, işlem hacmine göre yapılır; her gelen belge bir, her giden belge bir kontör düşürür.

Örneğin bir işletme ay içinde seksen giden ve otuz beş gelen e-belge alıyorsa, bu belge trafiği için toplam yüz on beş kontörlük kullanım planı gerekir.

Bu hesap, yalnızca satış faturalarını sayarak yapılmamalıdır. Gelen e-Faturalar, giden e-Faturalar, e-Arşiv belgeleri ve kapsam dahilindeki diğer gelen veya giden e-belgeler birlikte değerlendirilmelidir.

e-Defter, alıcıya gönderilen veya alıcıdan alınan bir belge gibi çalışmaz. Bu nedenle kontör hesabında e-Defter işlemlerinin nasıl değerlendirildiğini kullandığınız hizmet koşullarından ayrıca doğrulamanız gerekir.

İşletme, geçmiş aylardaki belge sayısını, sezonluk yoğunluğu, yeni müşteri kazanımını ve iade işlemlerini ayrı ayrı incelemelidir. Sadece ortalama aylık sayıya bakmak, yoğun dönemlerde yetersiz kontör planına yol açabilir.

Gelen ve giden belge takibi, muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır. Gönderilen belgelerin durumları, hatalı belgeler, tekrar gönderimler ve alınan belgelerin işleme alınıp alınmadığı düzenli kontrol edilmelidir.

Ücretsiz e-fatura portalında mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve on yıl güvenli saklama gibi operasyonel alanlar bulunabilir. Bu özellikler belge kontrolünü destekler; muhasebe sorumluluğunu işletmeden kaldırmaz.

Kontör ihtiyacını belirlerken belge türü, aylık gelen-giden hacim ve kullanım süresi birlikte incelenmelidir. Paket veya uygulama ayrıntıları değişebileceği için güncel hizmet koşullarını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük işletmeler e-belge türlerini nasıl yönetebilir?

Küçük işletmeler e-belge türlerini, her işlem için kısa bir sınıflandırma ve kontrol rutini oluşturarak yönetebilir. Böylece fatura, sevk ve muhasebe kayıtları birbirine karıştırılmaz.

Örneğin bir eczane, tüketiciye yapılan fatura taleplerinde alıcının durumunu ve e-Arşiv koşullarını inceler. Kurumsal müşteri e-Fatura kullanıcısıysa standart akışta e-Fatura değerlendirilir.

Aynı eczane depodan başka bir şubeye ürün gönderdiğinde satış faturası düzenlenmiş sayılmaz. Mal hareketi için e-İrsaliye gerekip gerekmediği, işletmenin kapsamı ve sevkin niteliği üzerinden ayrıca kontrol edilir.

Eczanenin muhasebe kayıtları dönem sonunda e-Defter kapsamında tutuluyorsa, bu süreç faturaların gönderiminden farklı yürütülür. E-Fatura kullanıcısı olmak, tek başına e-Defter veya e-İrsaliye zorunluluğu anlamına gelmez.

Örneğin aynı eczanede kasa personeli alıcı statüsünü, depo sorumlusu koli miktarını, mali müşavir ise dönem kayıtlarını kontrol edebilir. Bu görev paylaşımı, belgeyi kimin düzenlediği ile kimin muhasebeleştirdiğini birbirinden ayırır.

• İşlemin mal satışı mı, hizmet sunumu mu, yoksa mal sevki mi olduğunu belirleyin.
• Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını belgeyi oluşturmadan önce kontrol edin.
• Fatura veya irsaliyedeki kimlik, adres, miktar ve tarih bilgilerinin siparişle uyuştuğunu doğrulayın.
• Mal hareketi bulunan işlemlerde e-İrsaliye kapsamını ayrıca değerlendirin.
• Gelen belgeleri muhasebeye aktarmadan önce belge durumunu ve temel bilgileri kontrol edin.
• e-Defter kapsamını ve dönemsel berat takvimini mali müşavirinizle birlikte izleyin.

Bu kontrol listesi, günlük işlemleri tek kişiye bağlı olmaktan çıkarır. İşletme sahibi izinliyken de satış personeli hangi bilgiyi kontrol edeceğini ve hangi durumda mali müşavire danışacağını bilir.

Ancak küçük işletmeler için de tek bir evrensel belge kuralı bulunmaz. Faaliyet alanı, satış kanalı, müşteri tipi ve güncel zorunluluklar değişebileceğinden GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-belge türlerinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

e-belge türlerinde en sık yapılan hatalar, alıcının durumunu kontrol etmemek, sevk belgesini faturayla karıştırmak ve muhasebe defterini işlem belgesi sanmaktır.

Yanlış: Alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğu kontrol edilmeden e-Arşiv Fatura düzenlemek. Doğru: Vergi kimlik bilgilerini ve kullanıcı statüsünü doğruladıktan sonra uygun fatura türünü seçmektir.

Yanlış: Ürün depodan çıktığında yalnızca faturanın yeterli olduğunu düşünmek. Doğru: Malın fiili sevki için e-İrsaliye gerekip gerekmediğini, sevk kapsamı ve işletme yükümlülükleriyle birlikte incelemektir.

Yanlış: e-İrsaliye numarasını fatura numarası gibi muhasebeleştirmek. Doğru: İrsaliye ile faturayı bağlantılı fakat ayrı belgeler olarak takip etmektir.

Yanlış: e-Defter dosyasını PDF olarak saklamanın bütün yükümlülüğü karşıladığını varsaymak. Doğru: Gerekli elektronik formatı, kayıt bütünlüğünü, berat işlemlerini ve saklama düzenini takip etmektir.

Bir diğer hata, müşteri kartındaki eski adres veya unvan bilgisini her faturada kullanmaktır. Belge gönderilmeden önce güncel bilgiler ve vergi numarası sipariş, sözleşme veya cari kayıtla karşılaştırılmalıdır.

Gönderim sonrasında hata mesajını görmezden gelmek de önemli bir risktir. Belgenin oluşturulmuş olması, mutlaka doğru alıcıya iletildiği veya muhasebe tarafından işlendiği anlamına gelmez.

Hata incelemesinde belge numarası, gönderim durumu ve ilgili sipariş numarasını birlikte kaydedin. Sadece ekran görüntüsü almak yerine işlem kaydını dayanak belgeyle eşleştirmek, iade veya denetim sırasında hangi belgenin düzeltileceğini belirlemeyi kolaylaştırır.

Mevzuat kapsamı, limitler ve teknik takvimler yıllık olarak güncellenebilir. Emin olmadığınız tutar, tarih veya zorunluluk için rakam tahmin etmeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede e-belge türleri nasıl seçilir?

e-belge türleri, belgenin neyi kanıtladığına ve işlemin hangi koşullarda gerçekleştiğine bakılarak seçilir. Aşağıdaki beş madde, günlük belge kararını hızlıca çerçeveler.

• e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılarla yapılan uygun faturalama işlemlerinde kullanılan elektronik faturadır.
• e-Arşiv Fatura, standart iş akışında e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenen ve elektronik ortamda arşivlenen faturadır.
• e-İrsaliye, malın fiili sevkini, taşıma sürecini ve miktarını belgeleyen elektronik sevk irsaliyesidir.
• e-Defter, muhasebe defterlerinin elektronik formatta tutulmasıdır ve fatura veya irsaliye yerine geçmez.
• Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürdüğü için belge hacmi, kontör planında birlikte hesaplanmalıdır.

Belge seçiminin ilk kontrolü işlem türüdür; ikinci kontrolü alıcının e-Fatura durumudur. Üçüncü kontrol ise malın sevk edilip edilmediği ve işletmenin ilgili uygulama kapsamında bulunup bulunmadığıdır.

Bu üç kontrol, fatura ile irsaliyenin karıştırılmasını ve kayıtlı alıcıya yanlış fatura türü gönderilmesini önler. e-Defter süreci ise bu belgelerden doğan muhasebe kayıtlarının dönemsel olarak yönetilmesini sağlar.

Uygulama ayrıntıları ve özel sektör kuralları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle tutar, tarih, zorunluluk ve berat takvimi konusunda doğrulanmamış bilgiyle işlem yapmayın.

Belge akışlarını karşılaştırmak için sık sorulan sorular bölümünü, farklı kullanım ihtiyaçlarını görmek için paketler sayfasını inceleyebilirsiniz. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur.

Ücretsiz e-fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneği bulunur; kontörlerin kullanım süresi pakete göre 12-18 ay arasındadır.