e-irsaliye araçta çıktı: Sevk sırasında ne bulunmalı?

Sevk sırasında e-irsaliye araçta çıktı olarak, düzenlenmiş belgeyi denetime sunmaya yarayan okunabilir bir basılı belge veya mevzuata uygun elektronik görüntü bulunmalıdır. Çıktıda belge numarası, tarih, taraf bilgileri, taşınan mallar ve kontrolü sağlayan teknik bilgiler görünmelidir.

Bu açıklama; şoförler, lojistik sorumluları, e-İrsaliye düzenleyen işletmeler ve mal kabul ekipleri için hazırlanmıştır. Amaç, araç yola çıkmadan önce hangi belgenin kontrol edileceğini, çıktı ile elektronik kayıt arasındaki farkı ve sistem arızasında izlenecek yöntemi netleştirmektir.

e-İrsaliye araçta çıktı nedir ve ne işe yarar?

e-İrsaliye araçta çıktı, elektronik ortamda oluşturulan sevk belgesinin taşıma sırasında gösterilebilen okunabilir halidir. Bu belge, malların hangi gönderici tarafından, hangi alıcıya, hangi tarihte ve hangi miktarla sevk edildiğini kontrol etmeye yarar.

Elektronik kayıt sistemde oluşturulur ve ilgili alıcıya iletilir. Araçtaki çıktı ise bu kaydın denetim veya mal kabul sırasında görülebilen sunum biçimidir. Bu nedenle çıktı üzerinde sonradan elle değişiklik yapılması, elektronik belgenin içeriğini değiştirmez.

e-İrsaliye, fatura yerine geçen bir belge değildir. Fatura satışın mali belgesini gösterirken, irsaliye malların fiili sevkini ve taşınan ürünlerin ayrıntılarını gösterir. Aynı işlemde fatura ve e-İrsaliye bilgileri birbirini desteklemelidir.

Araçta bulunan belge, taşınan mallarla uyumlu olmalıdır. Ürün açıklaması, miktar, alıcı adresi veya araç bilgisi fiili sevkle açıkça çelişiyorsa, yalnızca çıktının bulunması yeterli kabul edilmemelidir.

İşletmenin e-belge süreçlerini bir bütün olarak planlaması gerekir. e-Dönüşüm geçiş adımlarını anlamak isteyenler, e-Dönüşüm Nedir? İşletmeler İçin Adım Adım Geçiş Planı rehberindeki belge, yazılım ve kullanıcı hazırlıklarını inceleyebilir.

Bu çıktı tek başına malların teslim edildiğini kanıtlamaz. Teslim alma, kabul, kısmi kabul veya red durumu ayrıca alıcı sürecinde kayda alınır. Sevk belgesi ile teslim yanıtı, aynı işlemle ilgili fakat farklı amaçlara sahip kayıtlardır.

Sevk sırasında araçta hangi e-İrsaliye belgesi bulunmalı?

Sevk sırasında araçta, ilgili taşıma için düzenlenmiş e-İrsaliyenin okunabilir çıktısı veya güncel kuralların izin verdiği elektronik gösterimi bulunmalıdır. Belge, şoförün ve kontrol görevlisinin temel bilgileri kolayca görmesine izin vermelidir.

Basılı çıktı kullanılacaksa sayfa üzerindeki yazılar, belge numarası, ürün satırları ve teknik doğrulama alanları okunaklı olmalıdır. Çok küçük yazı, kesilmiş sayfa veya yalnızca belge numarasını gösteren not, güvenilir bir taşıma sunumu oluşturmaz.

Elektronik gösterim kullanılacaksa belge, gönderici sisteminden veya yetkili uygulamadan açılabilmelidir. İnternet bağlantısına güvenmek yerine sevk öncesinde görüntünün yüklenmesi, telefonun şarj edilmesi ve mümkünse yedek erişim hazırlanması gerekir.

Araçta bulunması gereken belge, sevk edilen mallarla aynı belge olmalıdır. Aynı gün içinde farklı müşterilere giden ürünler için yanlış alıcıya ait e-İrsaliye çıktısının gösterilmesi, belge bulunuyor gibi görünse de doğru kontrol sağlamaz.

e-İrsaliye düzenleme şartlarını, kimlerin kapsama girdiğini ve temel işlem sırasını ayrıca öğrenmek için e-İrsaliye Nedir? Kimler Zorunlu, Nasıl Düzenlenir? Rehberi incelenebilir. Bu rehber, araçtaki belge kontrolünün sevk sürecindeki yerini açıklar.

Özel durumlarda gösterim yöntemi değişebilir. Yazılım sağlayıcısının ekranı, GİB teknik kuralları veya güncel duyurular farklı bir uygulama öngörüyorsa, işletme buna göre hareket etmelidir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-İrsaliye çıktısında hangi bilgiler görünmeli?

e-İrsaliye çıktısında, sevkin taraflarını ve taşınan malları belirlemeye yarayan temel belge bilgileri görünmelidir. Bu bilgiler, aracın doğru sevkle eşleştirilmesini ve mal kabul işleminin hatasız yapılmasını sağlar.

Göndericinin ve alıcının unvanı, adresi ve vergi kimlik bilgileri kontrol edilmelidir. Şahıs işletmelerinde unvan ile kişi bilgisi, şirketlerde ticaret unvanı ve vergi bilgisi sistemdeki kayıtla uyumlu görünmelidir.

Belge numarası, düzenlenme tarihi ve belgeye ait benzersiz teknik bilgiler ayrıca kontrol edilmelidir. Bu alanlardan biri okunmuyorsa, şoför sevk başlamadan önce sistemden yeni ve okunaklı bir görüntü almalıdır.

Mal satırlarında ürünün tanımı, miktarı, ölçü birimi ve gerekli diğer sevk ayrıntıları bulunmalıdır. Örneğin on koli ürün taşınıyorsa, çıktıdaki toplam miktar ve birim, araçtaki fiili koli sayısıyla karşılaştırılmalıdır.

Sevk adresi, teslim adresi, taşıyıcı ve araç bilgileri süreçte kullanılıyorsa çıktıda veya yetkili ekranda görülebilmelidir. Araç plakası veya şoför bilgisi değişmişse, belge ile fiili taşıma arasındaki uyum yeniden kontrol edilmelidir.

Karekod veya barkod bulunan belgelerde bu alanın kesilmemesi ve okunabilir olması gerekir. Karekodun varlığı, diğer belge alanlarının kontrol edilmesi gereğini ortadan kaldırmaz; teknik doğrulama ile ürün ve taraf bilgileri birlikte değerlendirilmelidir.

e-İrsaliye kağıt çıktısı zorunlu mu?

Kağıt çıktının her durumda tek seçenek olduğunu söylemek doğru değildir. Güncel düzenlemeler ve teknik uygulama, e-İrsaliyenin araçta basılı veya mevzuatın izin verdiği elektronik biçimde gösterilmesine ilişkin şartları belirler.

Basılı çıktı, internet bağlantısının zayıf olduğu güzergâhlarda pratik bir yedek oluşturur. Ancak çıktı alınması, belgenin kağıt üzerinde yeniden düzenlendiği anlamına gelmez. Asıl kayıt elektronik sistemde oluşur ve elektronik belgeyle aynı içeriği taşımalıdır.

Elektronik gösterim tercih ediliyorsa şoför, belgeyi güvenilir bir ekrandan açabilmelidir. Ekran görüntüsünün belgeyi değiştirmemesi, tüm sayfaları göstermesi ve gerektiğinde belge numarasıyla sorgulanabilmesi önemlidir.

Yanlış: Araçta herhangi bir irsaliye fotoğrafı bulunması yeterlidir. Doğru: Araçta, sistemden oluşturulmuş okunabilir çıktı veya güncel mevzuata uygun elektronik belge görüntüsü bulunmalıdır.

Telefonun şarjının bitmesi, uygulamadan çıkış yapılması veya dosyanın açılmaması, belgeyi fiilen gösterilemez hale getirebilir. Bu nedenle işletme, sevk öncesinde basılı çıktı ya da çevrimdışı erişilebilen uygun bir yedek yöntem hazırlamalıdır.

Kağıt çıktı konusunda güncel bir zorunluluk veya istisna araştırılıyorsa, eski bir uygulama notuna güvenilmemelidir. GİB’in güncel duyurusu, teknik kılavuzu ve mali müşavirin görüşü birlikte incelenmelidir.

Şoför e-İrsaliye çıktısını nasıl göstermeli?

Şoför, e-İrsaliye çıktısını denetim veya mal kabul sırasında okunaklı biçimde göstermeli ve belge bilgilerini fiili sevkle karşılaştırmalıdır. Şoförün görevi belgeyi yeniden düzenlemek değil, mevcut belgenin doğru sevkle eşleşmesini sağlamaktır.

Yola çıkmadan önce şoför; alıcı unvanını, teslim adresini, belge numarasını, ürün miktarını ve araç plakasını kontrol etmelidir. Bu kontrol, yanlış müşteriye ait belgenin araçta bulunması gibi basit fakat önemli hataları önler.

Şoför, belge üzerinde elle miktar, tarih, alıcı veya ürün değişikliği yapmamalıdır. Sevk planı değişirse düzenleyici işletmenin yetkili kullanıcısı sistem üzerinden gerekli işlemi yapmalı ve yeni belgenin araca ulaştığını doğrulamalıdır.

Denetim sırasında belge ekranı gösterilecekse, şoför tüm sayfalar arasında ilerleyebilmelidir. Karekod, belge numarası veya ürün satırları görünmüyorsa, yalnızca ana başlık ekranının açık olması yeterli bir sunum sağlamaz.

Taşıma üçüncü bir lojistik firması tarafından yapılıyorsa, belgeye kimin erişeceği önceden belirlenmelidir. Gönderici, taşıyıcı ve alıcı arasındaki iletişim kopukluğu, doğru belgenin düzenlenmiş olmasına rağmen araçta gösterilememesine neden olabilir.

Mal kabul noktası da aynı kontrolü yapmalıdır. Alıcı, araçtaki çıktı ile kendi sistemine gelen e-İrsaliyeyi karşılaştırmalı; miktar veya ürün farkı varsa teslim sürecinde bunu kayıt altına almalıdır.

İnternet veya sistem arızasında e-İrsaliye için ne yapılır?

İnternet veya sistem arızasında işletme, e-İrsaliyeyi rastgele bir belgeyle değiştirmemeli; yetkili yazılımın hata kaydını ve güncel mevzuatın izin verdiği alternatif yöntemi kullanmalıdır. Arızanın belge oluşturma mı, gönderme mi, görüntüleme mi olduğu önce ayrılmalıdır.

Belge sevk öncesinde oluşturulmuş ve görüntülenmişse, işletme uygun çıktıyı önceden alarak araçtaki erişim sorununu azaltabilir. Şoförün yalnızca internet üzerinden belge açmasına güvenmek, kırsal güzergâhlarda veya kapalı alanlarda risk oluşturabilir.

Belge hiç oluşturulamıyorsa, kullanıcı aynı belgeyi farklı ekranlardan tekrar tekrar düzenlememelidir. Çift belge numarası, yinelenen sevk veya yanlış tarih oluşmaması için sistem yöneticisi ve mali müşavir bilgilendirilmelidir.

Özel entegratör veya yazılım destek birimi, arızanın başlangıç zamanını ve etkilenen kullanıcıyı kayda alabilir. Bu kayıt, daha sonra yapılan işlemlerin hangi teknik sorun nedeniyle gerçekleştirildiğini açıklamaya yardımcı olur.

Arıza halinde kağıt belgeye geçilip geçilemeyeceği, hangi alanların kullanılacağı ve sonradan elektronik kayıt gerekip gerekmediği mevzuata göre değişebilir. İşletme, yalnızca geçmişte kullanılan bir yöntemi otomatik olarak tekrarlamamalıdır.

Belirsizlik halinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Ayrıca yazılım sağlayıcınızın arıza prosedürünü, destek kayıtlarını ve sonradan yapılması gereken bildirimleri yazılı şekilde saklayın.

e-İrsaliye çıktısı ile kağıt sevk irsaliyesi nasıl karşılaştırılır?

e-İrsaliye çıktısı ile kağıt sevk irsaliyesi aynı taşıma amacına hizmet edebilir, fakat kayıt yapıları farklıdır. Aşağıdaki karşılaştırma, araçta görülen belgenin hangi özelliklere sahip olduğunu ayırmaya yardımcı olur.

Tablodaki fark, e-İrsaliye çıktısının basılı olmasının onu kağıt irsaliyeye dönüştürmediğini gösterir. Çıktı, elektronik belgenin sunumudur; belge numarası ve sistem kaydı korunur.

Kağıt irsaliye ile e-İrsaliye arasında seçim yapılırken yalnızca yazdırma kolaylığına bakılmamalıdır. İşletmenin tabi olduğu e-belge kapsamı, alıcıyla yapılan işlem ve güncel teknik kurallar birlikte değerlendirilmelidir.

Bir belgeyi diğerinin yerine kullanmak için varsayım yapılmamalıdır. Özellikle arıza, iade, kısmi sevk ve araç değişikliği gibi durumlarda mali müşavir ve yetkili sistem desteğiyle işlem adımı netleştirilmelidir.

Sevk öncesi e-İrsaliye nasıl düzenlenir ve araçta nasıl kontrol edilir?

Sevk öncesi e-İrsaliye kontrolü, belgenin oluşturulmasından sonra araç hareket etmeden tamamlanmalıdır. Aşağıdaki sıra, gönderici ile şoför arasındaki bilgi kopukluğunu azaltır.

İlk olarak sipariş, sevk emri ve fiili ürün hazırlığı karşılaştırılır. Sonra alıcı, adres, ürün, miktar, araç ve şoför bilgilerinin sisteme doğru girilip girilmediği kontrol edilir.

1. Gönderici, sevk edilecek ürünleri ve miktarlarını depo kayıtlarıyla karşılaştırır.
2. Yetkili kullanıcı, alıcı bilgilerini ve teslim adresini sistemde doğrular.
3. e-İrsaliye, gerekli taşıma ve belge bilgileriyle oluşturulur.
4. Belgenin alıcıya iletildiği ve sistemde oluştuğu kontrol edilir.
5. Okunabilir çıktı alınır veya uygun elektronik görüntü çevrimdışı erişime hazırlanır.
6. Şoför, belge bilgilerini araçtaki ürünler ve araç plakasıyla karşılaştırır.

Yanlış: Sevk emri doğruysa e-İrsaliye çıktısı ayrıca incelenmez. Doğru: Sevk emri, sistem belgesi ve araçtaki fiili ürünler yola çıkmadan önce ayrı ayrı karşılaştırılır.

Bu süreçte faturanın kesilmiş olması, e-İrsaliye kontrolünün tamamlandığı anlamına gelmez. Fatura numarası, irsaliye numarası ve ürün miktarı arasında bağlantı bulunabilir; fakat her belgenin amacı ve kontrol alanı ayrıdır.

Alıcı e-İrsaliye yanıtını araçta taşımalı mı?

Alıcının e-İrsaliye yanıtı, taşıma sırasında gösterilecek ana belge yerine geçmez. Araçta öncelikle sevki açıklayan e-İrsaliye bulunmalı; kabul, kısmi kabul veya red yanıtı ise alıcının işlem durumunu gösteren ayrı bir kayıttır.

e-İrsaliye yanıtı, alıcının gönderilen belgeyi ve teslim edilen malları nasıl değerlendirdiğini bildirir. Bu yanıt, kabul, kısmi kabul veya red şeklinde olabilir. Yanıt türü, teslim sırasında ortaya çıkan ürün ve miktar durumuna göre belirlenir.

Alıcının yanıt sürecini ayrıntılı öğrenmek için e-İrsaliye Yanıtı Nedir? Kabul, Kısmi Kabul ve Red rehberine bakılabilir. Rehber, yanıtın belgeyle ilişkisini ve tarafların kontrol noktalarını açıklar.

Şoförün yalnızca yanıt ekranını göstermesi, sevk belgesindeki ürün ve taraf bilgilerini ortaya koymaz. Bu nedenle yanıt ekranı varsa bile e-İrsaliye çıktısı veya uygun elektronik görüntü ayrıca erişilebilir olmalıdır.

Kısmi kabulde, alıcının teslim aldığı miktar ile araçtan çıkan miktar karşılaştırılmalıdır. Eksik, hasarlı veya farklı ürün varsa bu durum teslim kayıtlarına yazılmalı ve ilgili yetkililere bildirilmelidir.

Red yanıtı taşımanın başında oluşmuş bir belge değildir. Sevkin kabul edilmemesi, ürünün geri dönmesi veya yeni bir sevk yapılması gibi sonraki işlemler ayrıca planlanmalıdır.

Kısmi sevk ve araç değişikliğinde e-İrsaliye nasıl yönetilir?

Kısmi sevk veya araç değişikliğinde e-İrsaliye bilgileri fiili taşıma ile yeniden karşılaştırılmalıdır. Belge üzerinde elle değişiklik yapmak yerine, sistemin ve güncel mevzuatın izin verdiği düzeltme veya yeni belge süreci uygulanmalıdır.

Siparişin yalnızca bir bölümü gönderiliyorsa, araçtaki miktar e-İrsaliyede görünen miktarla uyumlu olmalıdır. Tek belgeyle farklı tarihlerde veya farklı araçlarda yapılan sevkler, belge kapsamı ve düzenleme kuralları bakımından ayrıca incelenmelidir.

Bir araç arızalanır ve mallar başka araca aktarılırsa, araç bilgisi ile taşıma kaydı arasında fark oluşabilir. Yeni araç hareket etmeden önce düzenleyici işletme, sistemdeki güncel bilgileri ve gerekli işlem adımını kontrol etmelidir.

Birden fazla müşterinin malları aynı araçta taşınıyorsa, her alıcıya ait belge ayrı erişilebilir olmalıdır. Şoför, durak sırasını ve belge eşleşmesini takip ederek yanlış belgenin yanlış alıcıya gösterilmesini önlemelidir.

Adres değişikliği, teslim noktasının kapanması veya müşterinin farklı şube istemesi gibi durumlarda belge bilgileri fiili sevkle çelişebilir. Bu durumda sevk devam ederken belgeyi karalamak yerine yetkili kullanıcıdan işlem talep edilmelidir.

İade veya geri taşıma, ilk sevkin basitçe tersine çevrilmesi olarak kabul edilmemelidir. İade nedeni, miktar, taraflar ve belge türü için güncel GİB uygulaması ile mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

Küçük işletme e-İrsaliye araçta çıktı kontrolünü nasıl yapmalı?

Küçük işletme, e-İrsaliye araçta çıktı kontrolünü sevkten önce kısa fakat yazılı bir kontrol listesiyle yapmalıdır. Böylece işletme sahibi, depo çalışanı ve şoför aynı bilgileri kontrol eder.

Örneğin bir eczane, ecza deposundan farklı ürünleri teslim alırken araçta bulunan çıktıyı ürün kolileriyle karşılaştırabilir. Çıktıda 48 kutu ve iki ayrı ürün satırı görünüyorsa, şoför ve teslim alan kişi bu bilgileri birlikte kontrol etmelidir.

Eczane sahibinin yalnızca belge numarasına bakması yeterli değildir. Alıcı unvanı, teslim adresi, ürün adları, miktarlar, belge tarihi ve varsa karekod okunmalıdır. Uyuşmazlık varsa araç yola çıkmadan göndericiye bildirilmelidir.

İşletmeler aşağıdaki kontrol listesini her sevkten önce kullanabilir:

• e-İrsaliye üzerindeki gönderici ve alıcı bilgileri fiili işlemle uyumludur.
• Belge numarası ve düzenlenme tarihi okunaklı biçimde görünür.
• Ürün açıklamaları, miktarlar ve ölçü birimleri araçtaki mallarla eşleşir.
• Sevk adresi ve teslim noktası güncel sipariş bilgileriyle aynıdır.
• Araç plakası ve taşıyıcı bilgileri mevcut süreçle çelişmez.
• Basılı çıktı veya elektronik görüntü şoför tarafından açılabilir.
• Karekod veya barkod varsa kesilmemiş ve okunabilir durumdadır.

Market, kafe veya küçük imalat işletmesi de aynı yöntemi uygulayabilir. Ürün sayısı az olsa bile yanlış alıcı, eksik koli veya okunmayan belge sorunu küçük işletmede doğrudan teslimat gecikmesine dönüşebilir.

İşletme sahibi, kontrol listesini imzalı bir kağıt olarak saklamak zorunda olmayabilir; ancak kullanılan yazılımda kontrol yapan kişiyi ve işlem zamanını kaydetmek faydalıdır. Süreç, işletmenin iç prosedürüne ve mali müşavir önerisine göre belirlenmelidir.

Özet: 5 maddede e-İrsaliye araçta çıktı kontrolü

e-İrsaliye araçta çıktı kontrolü, belgenin araçta bulunmasından daha geniş bir işlemdir. Belgenin doğru sevkle eşleşmesi, okunabilir olması ve değişiklik gerektiğinde yetkili sistem üzerinden işlem yapılması gerekir.

• Belgeyi doğru seçin: Araçta, taşınan mallara ve alıcıya ait e-İrsaliyenin basılı çıktısı veya güncel kuralların izin verdiği elektronik görüntüsü bulunmalıdır.
• Temel alanları karşılaştırın: Belge numarası, tarih, gönderici, alıcı, adres, ürün, miktar, araç ve teknik doğrulama bilgileri fiili sevkle uyumlu olmalıdır.
• Çıktıyı değiştirmeyin: Miktar, tarih, plaka veya alıcı bilgisi elle düzeltilmemeli; değişiklik ihtiyacında yetkili kullanıcı ve uygun sistem süreci kullanılmalıdır.
• Arızaya hazırlıklı olun: İnternet veya yazılım problemi yaşanırsa rastgele belge kullanılmamalı, sağlayıcının prosedürü ile güncel GİB kuralları ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.
• Yanıtı belgeyle karıştırmayın: Kabul, kısmi kabul veya red yanıtı teslim durumunu gösterir; sevk sırasında sunulacak e-İrsaliyenin yerine geçmez.

Kağıt çıktı kullanımı, elektronik belgenin asıl kaydını değiştirmez. Uygulama ayrıntıları kapsam, işlem türü, sistem ve güncel mevzuata göre değişebileceği için eski bilgiyle hareket edilmemelidir.

Kontör kullanımını ve portal seçeneklerini incelemek isteyen işletmeler, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar görebilir. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri de aynı yerde yer alır.