e-Fatura Sorgulama: Gelen ve Giden Faturalar Nasıl Kontrol Edilir?

e-Fatura sorgulama, yetkili portal veya özel entegratör ekranında gelen ve giden faturaları filtreleyerek kontrol etmektir.

Bu rehber, fatura durumunu doğrulamak isteyen işletmelere, muhasebe çalışanlarına ve mali müşavirlere yardımcı olur. Yanlış alıcıya gönderim, görünmeyen belge, mükerrer kayıt ve hatalı durum yorumlarını ayıklamanızı sağlar.

e-Fatura Sorgulama: Gelen ve Giden Faturalar Nasıl Kontrol Edilir?

Gelen ve giden e-Faturalar, hesabınızdaki ilgili kutu seçilerek tarih, VKN, fatura numarası veya UUID ile aranır.

Gelen kutusu, işletmenize düzenlenen faturaları gösterir. Giden kutusu ise işletmenizin oluşturup gönderdiği faturaları listeler. Bazı yazılımlar bu alanları Gelen Belgeler ve Giden Belgeler şeklinde adlandırır.

Sorgu sonucunda fatura numarası, düzenlenme tarihi, toplam tutar ve gönderici bilgisi incelenir. Ardından belgenin teknik ve ticari durumuna bakılır.

Bir faturanın ekranda görünmesi, her zaman işlemin tamamlandığı anlamına gelmez. Belge taslakta, gönderim kuyruğunda, hata durumunda veya alıcı yanıtı bekliyor olabilir.

e-Fatura sorgulama işlemi yalnızca PDF görüntülemekten ibaret değildir. Belgenin XML içeriği, imza veya mühür bilgisi ve sistem kayıtları da gerektiğinde kontrol edilir.

Gelen faturada gönderici VKN'si ile ticari ilişkiniz karşılaştırılır. Giden faturada ise alıcı VKN'si, fatura numarası ve gönderim sonucu kontrol edilir.

Aradığınız belge çıkmıyorsa önce doğru şirket hesabını ve belge türünü seçin. Sonra tarih aralığını genişletin ve farklı bir filtreyle tekrar arama yapın.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura aynı sorgu kutusunda bulunmayabilir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse işlem e-Arşiv olarak düzenlenmiş olabilir.

Örneğin bir işletme, tedarikçiden gelen faturayı PDF olarak indirip kayda alabilir. Ancak UUID ve durum bilgisi görünmüyorsa sorgu ekranından aynı belgeyi açmalı, indirilen dosyanın bu kayda ait olduğunu doğrulamalıdır.

Karşı durum, belgenin yalnızca taslak olarak kaydedilmesidir. Taslakta XML ve tutar alanları bulunabilir, fakat alıcıya iletim gerçekleşmediği için gönderilmiş fatura gibi muhasebeleştirilmemelidir.

e-Fatura sorgulama için hangi bilgiler gerekir?

e-Fatura sorgulama için en azından doğru şirket hesabı, belge türü ve uygun tarih aralığı gerekir.

En güçlü arama bilgileri fatura numarası, UUID, gönderici veya alıcı VKN'sidir. Gerçek kişi işlemlerinde TCKN kullanılabilir. Bu bilgilerden biri doğruysa sonuçları daraltmak kolaylaşır.

Fatura numarası, işletmenin kendi belge serisiyle karıştırılmamalıdır. Giden faturada sizin verdiğiniz numara kullanılır. Gelen faturada karşı tarafın düzenlediği numara aranır.

UUID, elektronik belgenin benzersiz kimliğidir. Fatura numarası değişikliği, seri kullanımı veya entegrasyon aktarımı sorunlarında UUID daha güvenilir bir arama anahtarı olabilir.

Arama yapmadan önce aşağıdaki bilgileri hazırlamak, yanlış sonuç riskini azaltır.

• Şirketin doğru VKN veya TCKN bilgisi sisteme tanımlanmış olmalıdır.
• Belgenin e-Fatura mı, e-Arşiv mi, yoksa başka bir e-belge mi olduğu bilinmelidir.
• Arama için düzenlenme tarihi ve gerekiyorsa gelen tarihi belirlenmelidir.
• Fatura numarası, UUID veya karşı tarafın vergi kimlik bilgisi hazır bulunmalıdır.
• Belgenin gelen kutusunda mı, giden kutusunda mı aranacağı önceden belirlenmelidir.

Karşı tarafın e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını bilmiyorsanız, e-Fatura kimlere kesilir rehberindeki ayrımı inceleyin.

Eksik bilgiyle arama yapılabilir, fakat sonuç listesi genişler. Bu durumda aynı numaraya sahip farklı dönem belgelerini ayrıca kontrol etmek gerekir.

Arama bilgilerini farklı kaynaklardan doğrulayın. UUID e-posta ekinden, fatura numarası PDF veya XML'den, VKN ise vergi bilgileriyle eşleşen cari karttan alınabilir. Kopyalama sırasında nokta ve boşluk eklenmemelidir.

Karşı durum, yalnızca tutarın bilinmesidir. Tutarla arama yapılabiliyorsa sonuçları numara, VKN ve tarihle daraltın; aksi halde benzer tutarlı faturayı yanlış belge sanma riski artar.

Belge kimliklerini tek bir kontrol dosyasında tutmak, dönem sonu incelemesini hızlandırır. Bu dosyada fatura numarası, UUID, karşı taraf VKN'si, düzenleme tarihi, durum ve muhasebe kayıt numarası ayrı alanlarda bulunmalıdır.

Gelen e-Fatura sorgulama nasıl yapılır?

Gelen e-Fatura sorgulama, Gelen Kutusu bölümünde belgeyi bulup alıcı, tutar, tarih ve durum bilgilerini karşılaştırarak yapılır.

Önce portal veya entegratör hesabınıza yetkili kullanıcıyla giriş yapın. Menü adı değişebilir; Gelen Kutusu, Gelen Belgeler veya Alınan Faturalar seçeneklerinden uygun olanı açın.

Arama ekranında önce dar bir tarih aralığı seçin. Ardından gönderici VKN'sini veya fatura numarasını yazın. Sonuç bulunmazsa tarih aralığını genişletip UUID ile tekrar deneyin.

• Gelen faturanın gönderici unvanı ve VKN'si, sözleşme yaptığınız işletmeyle uyuşmalıdır.
• Fatura numarası ve düzenlenme tarihi, karşı tarafın ilettiği belgeyle aynı olmalıdır.
• Mal veya hizmet açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV bilgisi incelenmelidir.
• Toplam tutar, muhasebe kaydı ve sipariş veya teslim belgesiyle karşılaştırılmalıdır.
• Belgenin kabul, ret, hata veya bekleme durumunda olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Gelen belgeyi açtığınızda yalnızca ekrandaki özet alanına bakmayın. XML veya UBL görüntüsündeki satırları da gerektiğinde muhasebe kaydıyla karşılaştırın.

Fatura listede görünmüyorsa göndericiye hemen yeni fatura düzenletmeyin. Önce farklı şirket hesabı, tarih alanı ve belge türü seçilerek yeniden sorgulama yapın.

Gelen faturanın kaydı bulunuyor, fakat dosyası açılmıyorsa bu durum görüntüleme veya aktarım sorunu olabilir. Belgenin sistem kayıt numarasını saklayıp teknik destek kanalına iletin.

Bir faturayı muhasebeye aktarmadan önce ilgili sipariş, irsaliye veya hizmet kabul belgesini de kontrol edin. Fatura doğru görünse bile ticari işlemin gerçekleştiği ayrıca doğrulanmalıdır.

Örneğin market sahibi, tedarikçi faturasını bulduğunda yalnız toplam tutarı değil, koli veya ürün miktarını da irsaliye ile eşleştirmelidir. Ürün satırı uyuşmuyorsa muhasebe aktarımı bekletilmelidir.

Karşı durum, faturanın gelen kutusunda görünmesi fakat cari hesapta bulunmamasıdır. Bu durumda belgeyi silmek yerine UUID, gönderici VKN ve aktarım hata kaydı birlikte saklanmalıdır.

Giden e-Fatura sorgulama ve gönderim kontrolü nasıl yapılır?

Giden e-Fatura sorgulama, Giden Kutusu bölümünde faturanın alıcıya gönderilip gönderilmediğini ve sonraki durumunu incelemektir.

İlk kontrolde alıcı VKN'sini, unvanını, fatura numarasını ve düzenleme tarihini karşılaştırın. Bu bilgilerden biri yanlışsa belge doğru müşteriye ulaşmamış olabilir.

Gönderim sonucu, yazılımın kullandığı ifadeye göre değişebilir. Gönderildi, alıcıya ulaştı, kabul edildi, reddedildi veya hata gibi durumlar ayrı anlam taşır.

Giden faturanın taslakta kalması, elektronik olarak alıcıya iletilmediğini gösterir. Gönderim kuyruğunda kalması ise işlem başlatılmış olsa bile sonucun henüz kesinleşmediğini gösterebilir.

Gönderim tamamlandıktan sonra alıcı yanıtı ayrıca izlenmelidir. Özellikle ticari fatura senaryosunda kabul veya ret yanıtı, yalnızca gönderim kaydından farklıdır.

Uygulamada önce alıcı bilgilerini, sonra satır ve toplam tutarı, son olarak gönderim ve yanıt kayıtlarını inceleyin. Böylece içerik hatasıyla iletişim hatasını birbirinden ayırabilirsiniz.

Fatura düzenleme adımlarını baştan kontrol etmek için e-Fatura nasıl kesilir rehberindeki alan ve gönderim kontrollerinden yararlanabilirsiniz.

Giden belge görünmüyorsa taslaklar, başarısız işlemler ve arşivlenmiş kayıtlar ayrı ayrı incelenmelidir. Bazı ekranlar varsayılan olarak yalnızca son günlerin belgelerini listeler.

Elektronik imza veya mali mühür kaynaklı bir sorun varsa sertifikanın geçerlilik durumu da kontrol edilmelidir. Bu ayrım için e-İmza mı mali mühür mü açıklamasını inceleyin.

Adım adım kontrolde aynı UUID'nin taslak, hata ve gönderim listelerinde tekrarlanıp tekrarlanmadığını da inceleyin. Tek UUID'li kayıt, aynı faturanın yeniden düzenlenmesini önleyen temel takip bilgisidir.

Karşı durum, giden kaydın kabul edildi görünmesine rağmen müşterinin belgeyi alamadığını bildirmesidir. UUID ve teslim yanıtı karşılaştırılmalı, yeni belge düzenlemeden önce teknik kayıt incelenmelidir.

e-Fatura sorgulama ekranında hangi filtreler kullanılır?

e-Fatura sorgulama ekranında en kullanışlı filtreler tarih, belge numarası, VKN, UUID ve işlem durumudur.

Önce hangi tarihi aradığınızı belirleyin. Düzenleme tarihi ile sisteme geliş tarihi aynı olmayabilir. Bu ayrım, özellikle geçmiş dönem belgelerini ararken sonuçları etkiler.

1. Önce Gelen Kutusu veya Giden Kutusu seçimini yapın.
2. Belge türünün e-Fatura olarak işaretlendiğini kontrol edin.
3. Biliniyorsa fatura numarasını veya UUID bilgisini girin.
4. Gönderici ya da alıcı VKN'siyle sonuçları daraltın.
5. Düzenlenme veya geliş tarihi için uygun aralığı seçin.
6. Sonuçları durum filtresiyle taslak, hata, kabul veya ret olarak ayırın.

Arama alanlarına gereksiz boşluk eklemek, bazı sistemlerde sonuç alınmasını engelleyebilir. Kopyalanan VKN ve fatura numarasını aramadan önce başında veya sonunda boşluk olmadığını kontrol edin.

Tarih aralığını çok geniş seçmek, özellikle yoğun hesaplarda listelerin yavaş açılmasına neden olabilir. Önce ay veya hafta bazında arayın, ardından gerekirse aralığı büyütün.

Hiç sonuç bulunamıyorsa bütün filtreleri aynı anda kullanmayın. Önce yalnızca belge türü ve tarih ile arayın, sonra VKN veya numara ekleyin.

Sonuç ekranındaki dışa aktarma seçeneği, muhasebe kontrolünü kolaylaştırabilir. Ancak indirilen dosyanın adı ve tarih aralığı, kayıt altına alınan belgeyle birlikte saklanmalıdır.

Bir faturayı bulmak için yalnızca tutar filtresine güvenmeyin. Aynı tutara sahip birçok belge olabilir; kimlik ve tarih bilgileri birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin ay sonu mutabakatında önce tarih ve belge türüyle liste alın, ardından VKN filtresi uygulayın. Bu yöntem, aynı fatura numarasının farklı cari hesaplarda karışmasını azaltır.

Filtre sonucu birden fazla belge dönerse toplam tutara göre seçim yapmayın. Her kaydı UUID, VKN ve düzenleme tarihiyle eşleştirin; tutar yalnızca yardımcı bir ölçüttür.

e-Fatura durum sorgulama sonuçları nasıl yorumlanır?

e-Fatura durum sorgulama, belgenin taslaktan gönderime, teslimden kabul veya red aşamasına kadar hangi noktada olduğunu gösterir.

Durum adları kullanılan portal veya özel entegratöre göre değişebilir. Bu nedenle aşağıdaki karşılıklar genel açıklamadır; ekrandaki işlem kodu ve ayrıntı mesajı da okunmalıdır.

Gönderildi durumu, her zaman alıcının faturayı kabul ettiği anlamına gelmez. Teslim ve yanıt kayıtları ayrı alanlarda tutulabilir.

Kabul veya ret bilgisi görünmüyorsa işlem türünü ve alıcı yanıtını kontrol edin. Ticari yanıt gerektiren durumlarda yalnızca gönderim tarihine bakmak yeterli olmaz.

Hata mesajı varsa ekran görüntüsünü almak yerine mümkünse hata kodunu ve UUID'yi kaydedin. Destek ekipleri bu bilgilerle daha doğru inceleme yapabilir.

Durum sorgusunda görülen kayıt ile muhasebe programındaki kayıt uyuşmuyorsa iki sistemi aynı fatura numarasıyla karşılaştırın. Gerekirse XML dosyasını da kontrol edin.

Örneğin gönderildi kaydı uzun süre değişmiyorsa aynı UUID için ayrıntı ekranını ve hata bildirimini inceleyin. Tekrar gönderim kararı, mevcut kaydın gerçekten başarısız olduğu doğrulanmadan verilmemelidir.

Uzman notu: Gönderildi ve kabul edildi ifadelerini aynı kabul etmeyin; UUID, yanıt kaydı ve senaryo bilgisi birlikte incelenmeden yeni fatura düzenlemeyin.

Karşı durum, kabul yanıtı bulunan faturanın muhasebede görünmemesidir. Bu kez elektronik durumdan bağımsız olarak aktarım kuyruğu, cari kod ve muhasebe entegrasyon kaydı kontrol edilmelidir.

e-Fatura doğrulama sırasında hangi alanlar karşılaştırılır?

e-Fatura doğrulama, belgenin taraf, tarih, tutar, kimlik ve elektronik onay bilgilerinin birbirini destekleyip desteklemediğini incelemektir.

İlk olarak gönderici ve alıcı VKN veya TCKN bilgilerini kontrol edin. Unvanın ekranda doğru görünmesi önemlidir, fakat vergi kimlik bilgisi daha ayırt edici bir alandır.

Fatura numarası, düzenleme tarihi ve UUID birlikte incelenmelidir. Aynı fatura numarasının farklı dönem veya seri içinde kullanılması karışıklık oluşturabilir.

Satır bazında mal veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, indirim ve KDV oranı karşılaştırılır. Toplam tutar, satır hesaplarıyla uyumlu olmalıdır.

Belgenin elektronik imza veya mali mühür doğrulaması, kullanılan sistemin sunduğu teknik alandan yapılmalıdır. Sadece PDF görüntüsüne bakarak teknik geçerlilik kararı verilmemelidir.

Yanlış: PDF üzerindeki unvanı görmek, e-Faturanın bütün alanlarını doğrulamış olmak demektir. Doğru: XML, taraf bilgileri, tutar ve belge durumunu birlikte kontrol etmektir.

Alıcı türü de doğrulamanın parçasıdır. İşlem e-Fatura yerine e-Arşiv olarak düzenlenmesi gereken bir alıcıya gönderilmişse, sorgu sonucu farklı bir belge kanalında bulunabilir.

Vergi ve ticari kontrolün kapsamı işletmeye göre değişir. Eczane, market veya hizmet işletmesi aynı alanları inceler, ancak stok ve teslim belgeleri farklılaşabilir.

Örneğin hizmet faturasında stok irsaliyesi bulunmayabilir; bu durumda sözleşme, sipariş veya hizmet kabul kaydı esas alınır. Belge doğrulama, her işletmede aynı ticari evrakla yapılmaz.

Karşı durum, PDF ile XML tutarlarının farklı görünmesidir. PDF'yi esas kabul etmek yerine teknik destek ve mali müşavirle UUID üzerinden inceleme başlatın; yeni belgeyi rastgele düzenlemeyin.

Hatalı e-Fatura sorgulama sonucunda iptal veya red nasıl seçilir?

Hatalı e-Fatura bulunduğunda iptal, ret veya itiraz seçimi belgenin durumuna ve fatura senaryosuna göre değerlendirilir.

Önce hatanın türünü belirleyin. Yanlış VKN, yanlış tutar, eksik satır, hatalı KDV veya hiç gerçekleşmemiş işlem farklı değerlendirme gerektirebilir.

Gelen faturada alıcı olarak işletmeniz görünüyorsa, belgeyi doğrudan muhasebeye aktarmadan önce mali müşavirinizle süreci görüşün. Sistem üzerindeki bir buton, her durumda hukuki sonucu tek başına belirlemez.

Giden faturada hata fark edilirse alıcıya yeni belge göndermeden önce mevcut belgenin durumunu inceleyin. Aynı işlem için iki geçerli belge oluşmasını önlemek gerekir.

Yanlış: Hatalı görünen her faturayı silmek, iptal işlemini tamamlar. Doğru: Belgenin durumunu, senaryosunu ve uygulanacak iptal veya itiraz yöntemini kayıt altına almaktır.

Uygulama adımı olarak UUID'yi ve mevcut durumu kaydedin, hata türünü sınıflandırın, senaryo bilgisini kontrol edin ve karşı tarafla iletişimi belgeleyin. Sonra uygun süreci mali müşavirinizle netleştirin.

İptal, red ve itiraz ayrıntıları için e-Fatura iptal edilir mi rehberini inceleyin. Uygulanacak işlem, belgenin karşı taraftaki durumu ve mevzuattaki koşullara göre değişebilir.

Temel ve ticari fatura arasındaki yanıt farkı, yanlış işlem seçmemek açısından önemlidir. Temel fatura ile ticari fatura farkı bu ayrımı örneklerle açıklar.

Karşı durum, alıcının faturayı kabul etmiş olmasıdır. Kabul edilmiş belge için taslak silme işlemine güvenilmemeli; kayıtların hangi yöntemle düzeltileceği güncel uygulamaya göre değerlendirilmelidir.

Bir başka karşı durum, hatanın yalnızca açıklama veya cari kod aktarımında bulunmasıdır. Elektronik belgenin iptaliyle muhasebe programındaki düzeltme aynı işlem olmayabilir; iki kayıt ayrı ayrı takip edilmelidir.

Mevzuata bağlı süreler ve uygulama ayrıntıları yıllık olarak güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

GİB portalında ve özel entegratörde e-Fatura sorgulama nasıl değişir?

GİB portalında ve özel entegratör ekranında e-Fatura sorgulama amacı aynıdır, fakat menü, filtre, saklama ve aktarım özellikleri farklı olabilir.

GİB portalı, yetkili kullanıcıların e-Fatura işlemlerini ilgili kamu sistemi üzerinden yürütmesini sağlar. Kullanılabilen ekranlar, mükellefiyet ve portal türüne göre değişebilir.

Özel entegratör ekranı, gelen ve giden belgeleri tek panelde gösterebilir. Otomatik aktarım, arşiv, kullanıcı yetkisi ve rapor seçenekleri kullanılan hizmete göre farklılaşır.

Bir ekranda görünen belge diğerinde görünmüyorsa bu durum mutlaka faturanın yok olduğu anlamına gelmez. Hesap, tarih, belge türü ve aktarım ayarları karşılaştırılmalıdır.

Sorgulama için kullanılan kullanıcı hesabının yetkisini de kontrol edin. Bazı kullanıcılar yalnızca gelen belgeleri, bazıları ise şirketin bütün kutularını görebilir.

Portal değişikliğinde geçmiş belgelerin nasıl taşınacağı ve saklanacağı önceden öğrenilmelidir. Sözleşmedeki saklama, erişim ve dışa aktarma koşulları dikkatle okunmalıdır.

Örneğin mali müşavir panelinde belge listesi görünürken işletme kullanıcısında görünmüyorsa iki hesabın rol ve şirket bağlantısı incelenmelidir. Bu fark, belgenin silindiğini göstermez.

Portalda görülen belgenin muhasebe programına aktarılmaması ayrı bir sorundur. Önce dışa aktarma dosyası ve aktarım tarihi kontrol edilmeli, teknik sorun çözülmeden aynı kayıt yeniden girilmemelidir.

GİB uygulaması, özel entegratör ekranı veya mali müşavir paneli arasında karar verirken ihtiyaç duyulan işlem hacmini değerlendirin. Güncel teknik koşulları GİB duyuruları ve mali müşavirinizle doğrulayın.

e-Fatura sorgulama sırasında yapılan hatalar nelerdir?

e-Fatura sorgulama sırasında en sık yapılan hatalar yanlış kutu seçmek, dar tarih kullanmak ve belge türünü karıştırmaktır.

İlk hata, gelen faturayı giden kutusunda aramaktır. İşletmenin düzenlediği belge giden kutusuna, işletmeye düzenlenen belge ise gelen kutusuna kaydedilir.

İkinci hata, e-Fatura ile e-Arşiv Faturayı aynı belge sanmaktır. Alıcının kayıt durumu, belgenin hangi elektronik kanaldan düzenleneceğini etkiler.

Üçüncü hata, yalnızca fatura numarasıyla arama yapmaktır. Seri değişikliği, yazım farkı veya aktarım sorunu varsa VKN, tarih ve UUID ile alternatif arama yapılmalıdır.

Sonuç alınamadığında aşağıdaki sırayı uygulamak, gereksiz tekrar düzenlemeyi önler.

• Doğru şirket hesabına giriş yapıldığını kontrol edin.
• Gelen veya giden kutusunun doğru seçildiğini kontrol edin.
• Belge türünü e-Fatura olarak yeniden işaretleyin.
• Tarih aralığını önce dar, sonra geniş şekilde deneyin.
• Fatura numarası yerine UUID veya VKN ile arama yapın.
• Arşiv, taslak ve hata kayıtlarının ayrı listelenip listelenmediğini inceleyin.

Bir diğer hata, durum mesajını okumadan belgeyi yeniden göndermektir. Önce mevcut kaydın UUID'sini ve hata açıklamasını saklayın.

Yanlış: Arama sonucu boşsa karşı taraftan hemen yeni belge istemektir. Doğru: Kutu, belge türü, tarih, VKN ve UUID sırasıyla kontrol edilerek mevcut kaydın izini sürmektir.

Arama sonucu boşsa ekranı yenilemek tek başına çözüm olmayabilir. Yetki, bağlantı, aktarım ve belge kabul ayarları da kontrol edilmelidir.

Kontrolü tamamladıktan sonra sonuç ekranındaki belge sayısını, dışa aktarma tarihini ve sorumlu kullanıcıyı not edin. Karşı durum, yetkili hesabın yalnızca sınırlı dönemi göstermesidir; yönetici hesabıyla doğrulama gerekir.

Hesap dönemleri kapatılırken yalnızca PDF indirmek yerine belge kimliklerini de kaydedin. Böylece daha sonra XML ve muhasebe kaydı eşleştirilebilir.

Küçük işletmede e-Fatura sorgulama nasıl günlük rutine bağlanır?

Küçük işletmede e-Fatura sorgulama, sabit saatlerde gelen ve giden kutularının kısa kontrol listesiyle izlenebilir.

Örneğin bir eczane sahibi, gün sonunda gelen faturaları kontrol eder. Gönderici VKN'sini, fatura tarihini, ürün satırlarını ve toplam tutarı stok kayıtlarıyla karşılaştırır.

Aynı eczane, satış veya hizmet işlemleri için düzenlediği giden faturaları da ayrıca inceler. Alıcı VKN'si, fatura numarası ve gönderim durumu kontrol edilmeden gün kapatılmaz.

Bu rutinde önce taslak ve hata kayıtları, sonra gelen belgeler, en sonunda kabul veya ret yanıtları gözden geçirilebilir. Sıralama, açık işlemlerin unutulmasını engeller.

Hatalı kayıt bulunduğunda belge numarası, UUID, işlem tarihi ve hata açıklaması not alınmalıdır. Mali müşavire yalnızca ekran görüntüsü yerine bu bilgilerle başvurmak daha sağlıklı olur.

Havuz kontör kullanılan hizmetlerde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle günlük sorgulama ile belge düzenleme hareketlerini, hesap hareketleriyle birlikte izlemek gerekir.

Bu kural, kullanılan hizmetteki kontör tüketimini planlamak açısından önemlidir. Fakat her portalın fiyatlandırma modeli aynı olmayabilir; sözleşmedeki kontör tanımını ve güncel kullanım koşullarını kontrol edin.

İşletme sahibi izinli kullanıcıları belirlemeli, mali müşavirle görev paylaşımını yazılı hale getirmeli ve dönem sonunda belge listesini dışa aktarmalıdır. Böylece sorgulama kişiye bağlı kalmaz.

Bu rutin haftanın belirli günlerinde raporla desteklenebilir. Örneğin düşük hacimli bir kafe, haftada bir gelen faturaları ve her gün giden belgeleri kontrol edebilir; yoğun dönemlerde sıklık artırılabilir.

Karşı durum, tek kişinin hem düzenleme hem onay görevini yürütmesidir. İşletme sahibi en azından gün sonunda UUID ve durum listesini saklamalı, mali müşavir kontrolünü ayrı tarihte yapmalıdır.

Özet: 5 maddede e-Fatura sorgulama nasıl yapılır?

e-Fatura sorgulama sürecinin özeti, doğru kutuyu seçmekten belge durumunu ve muhasebe kaydını eşleştirmeye kadar beş temel kontrolden oluşur.

Aşağıdaki maddeler, günlük veya haftalık belge kontrolünde kullanılabilecek kısa bir uygulama çerçevesi sunar. İşletmenin işlem hacmine göre kontrol sıklığını mali müşavirinizle belirleyin.

• Doğru şirket hesabına girip gelen veya giden kutusunu seçin.
• Belge türünü ve tarih aralığını kontrol ederek fatura numarası, VKN veya UUID ile arayın.
• Gönderici, alıcı, tarih, satır, KDV ve toplam tutar bilgilerini karşılaştırın.
• Taslak, gönderildi, kabul, ret ve hata durumlarının anlamını işlem sonucuyla birlikte değerlendirin.
• Şüpheli veya hatalı belgelerde yeniden gönderim yapmadan önce durumu kaydedip mali müşavirinize danışın.

Arama sonucunda belge bulunamıyorsa hemen yeni fatura düzenlemeyin. Önce tarih, kutu, belge türü, kullanıcı yetkisi ve alternatif kimlik bilgilerini yeniden kontrol edin.

Örneğin belge bulunamadığında bu beş adımı sırayla uygulayın ve her denemede kullandığınız filtreyi not edin. Böylece destek başvurusunda aynı aramalar tekrarlanmaz.

Dosyalama sırasında PDF'nin yanına XML, UUID, durum ve muhasebe fiş numarasını ekleyin. Karşı durum, yalnızca ekran görüntüsünün saklanmasıdır; bu görüntü teknik doğrulama için tek başına yeterli değildir.

İptal, ret ve itiraz işlemlerinde güncel mevzuat uygulanır. Mevzuat tutarları ve süreleri yıllık güncellenebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur.

Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır. Güncel paket ve kullanım ayrıntılarını kontör paketleri sayfasından inceleyebilirsiniz.