e-Fatura Nasıl Kesilir? İlk Faturanızı Hatasız Düzenleme Rehberi

e-Fatura nasıl kesilir? Önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve VKN/TCKN bilgisini doğrulayın; ardından fatura tarihini, kalemleri, vergileri ve senaryoyu girin, belgeyi elektronik olarak imzalayıp gönderin ve sistem durumunu kontrol edin.

Bu rehber, ilk e-Faturasını düzenleyecek şirket, şahıs işletmesi ve serbest meslek erbabına yöneliktir. Alıcı kontrolünden toplam hesaplamasına kadar hatalı belge riskini azaltan adımları açıklar. e-Faturanın kapsamını önce e-Fatura nedir ve kimler kullanmak zorunda rehberinden de kontrol edebilirsiniz.

e-Fatura nasıl kesilir ve işlem nereden başlar?

e-Fatura kesme işlemi, satıcı ve alıcının elektronik fatura durumunu kontrol ederek başlar. Ardından uygun uygulamaya giriş yapılır, fatura bilgileri doldurulur, senaryo seçilir, belge doğrulanır ve alıcıya gönderilir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen ve sistem üzerinden iletilen faturadır. Sadece PDF hazırlamak, tek başına e-Fatura düzenlemek anlamına gelmez. Belgenin ilgili elektronik standartlarda oluşturulması ve gönderim kaydının oluşması gerekir.

İşlemi GİB Portal, GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör paneli veya işletmenizin entegre yazılımı üzerinden başlatabilirsiniz. Seçilecek yöntem, fatura hacmine, muhasebe yazılımına ve işletmenizin çalışma biçimine bağlıdır.

1. Satıcının unvanını, vergi kimlik bilgilerini ve fatura serisini kontrol edin.
2. Alıcının VKN/TCKN bilgisini ve e-Fatura kayıt durumunu doğrulayın.
3. Mal veya hizmet satırlarını, miktarları, birim fiyatları ve vergileri girin.
4. Temel veya ticari senaryoyu ve uygun fatura türünü seçin.
5. Toplamları, tarihleri ve açıklamaları kontrol ederek belgeyi gönderin.

e-Fatura kullanma zorunluluğu ciro, sektör ve işlem türüne göre değişebilir. Kapsamı öğrenmek için e-Fatura zorunluluğu ve sektör bazlı kapsam bilgilerini inceleyin.

İlk faturadan önce kullandığınız uygulamada bir taslak oluşturmak güvenlidir. Taslakta alıcı, kalem ve vergi alanlarını test edebilir; göndermeden önce mali müşavirinizle kontrol edebilirsiniz.

Örneğin ilk kez kurumsal satış yapan bir eczane, müşterisinin VKN bilgisini sipariş formundan alır. Sorgu sonucu farklı unvan getirirse fatura taslağını göndermeden durdurur ve müşteriden güncel bilgiyi ister.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse aynı adımları zorla tamamlamayın. Önce işlem için e-Arşiv veya başka belge gerekip gerekmediğini belirleyin; portal seçimi, alıcının niteliği ve satış koşullarına göre değişebilir.

e-Fatura kesmek için hangi bilgiler gerekir?

e-Fatura kesmek için satıcı, alıcı, belge, mal veya hizmet ve vergi bilgilerinin hazır olması gerekir. Eksik ya da yanlış VKN/TCKN, faturanın hatalı alıcıya gitmesine veya sistem doğrulamasından geçmemesine yol açabilir.

Satıcı bilgileri genellikle sistemde kayıtlı gelir. Alıcı bilgileri ise VKN/TCKN sorgusuyla doğrulanmalıdır. Fatura tarihi, seri ve sıra bilgisi, ödeme açıklaması, teslimat bilgisi ve ilgili özel alanlar işlem türüne göre tamamlanır.

Her alanda aynı bilgi kaynağını kullanın. Sipariş, irsaliye, sözleşme veya teslim tutanağı varsa fatura satırlarıyla karşılaştırın. Bu belgeler, faturadaki ticari bilgilerin doğrulanmasına yardımcı olur.

• Satıcının unvanı, vergi bilgisi ve adresi günceldir.
• Alıcının VKN/TCKN bilgisi resmi kayıttan doğrulanmıştır.
• Fatura tarihi ve tanımlı seri bilgisi kontrol edilmiştir.
• Mal veya hizmet açıklaması, miktarı ve birimi siparişle uyumludur.
• Vergi ve senaryo seçimi işlemle ilişkilendirilmiştir.

Fatura ekranındaki alan adları kullandığınız uygulamaya göre değişebilir. Bir alanın zorunlu olup olmadığını yalnızca ekran uyarısına göre değil, işlem ve mevzuat bağlamına göre değerlendirin.

Bilgileri işlemden önce hazırlarken sipariş numarası, teslim tarihi ve ödeme vadesini ayrı not edin. Bu alanlar her işlemde zorunlu olmayabilir; ancak sözleşme veya alıcı talebi varsa faturadaki ilgili bölüme doğru aktarılmalıdır.

Birden çok şubesi olan alıcıda merkez VKN'si ile teslimat adresini karıştırmayın. Vergi kimliği aynı kalsa bile sevk adresi farklı olabilir; belgeyi oluşturmadan önce sipariş kaydını inceleyin.

GİB Portal üzerinden e-Fatura nasıl kesilir?

GİB Portal üzerinden e-Fatura kesmek için yetkili kimlik doğrulama yöntemiyle giriş yapın, yeni fatura ekranını açın, alıcıyı sorgulayın, bilgileri doldurun ve gönderim sonucunu takip edin.

Portal ekranlarının adı ve yerleşimi zaman içinde değişebilir. Bu nedenle Yeni Fatura veya Fatura Oluştur gibi benzer işlevi taşıyan menüyü kullanın. Fatura türünü seçmeden önce alıcının kayıt durumunu sorgulamak daha güvenlidir.

1. GİB Portal hesabınıza yetkili elektronik kimlik doğrulama yöntemiyle giriş yapın.
2. Yeni fatura oluşturma ekranını açarak alıcının VKN/TCKN bilgisini yazın.
3. Sorgu sonucundaki unvanı ve adresi satış kaydınızla karşılaştırın.
4. Fatura tarihi, kalemler, vergiler, açıklamalar ve senaryo alanlarını doldurun.
5. Ön izleme veya doğrulama ekranında toplamları ve belge bilgilerini inceleyin.
6. Belgeyi sistem üzerinden imzalayıp gönderin ve oluşan durumu kaydedin.

Göndermeden önce taslak kaydetmek, bağlantı veya oturum sorunu yaşandığında veri kaybını azaltır. Ancak taslak oluşturulması, faturanın alıcıya gönderildiği anlamına gelmez.

GİB Portal ile e-Arşiv Portalı aynı işlevi taşımaz. Alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlem türü, hangi elektronik belge kanalının kullanılacağını etkiler.

Henüz başvuru yapmadıysanız e-Fatura başvurusu ve GİB başvuru adımları rehberini inceleyin. Başvuru tamamlanmadan portalda gönderim yapamayabilirsiniz.

Portalda ilk denemeyi düşük riskli, gerçek bir işlem kaydıyla ve gönderim öncesi taslakta yapın. Deneme amacıyla gerçek olmayan VKN, tutar veya müşteri bilgisi kullanmak muhasebe karışıklığı oluşturabilir.

İşlem sayısı arttığında manuel girişin kontrol süresini ölçün. Portal, az sayıda belge için yeterli olabilir; düzenli aktarımda kullanıcı yetkileri, veri eşleştirmesi ve onay adımları ayrıca tasarlanmalıdır.

Özel entegratör panelinde e-Fatura nasıl düzenlenir?

Özel entegratör panelinde e-Fatura düzenlemek için hesabınıza giriş yapın, yeni belge ekranını açın, alıcı ve işlem bilgilerini girin, doğrulama sonrasında gönderim onayı verin.

Özel entegratör, GİB sistemine elektronik belge iletimi için kullanılan yetkili hizmet kanalını ifade eder. Panel, GİB Portalından farklı olarak şablon, kullanıcı yetkisi, iç onay ve muhasebe yazılımı bağlantıları sunabilir.

İlk kullanımda şirket bilgilerinizin, fatura serilerinizin ve kullanıcı rollerinin doğru tanımlandığını kontrol edin. Banka bilgisi, teslimat adresi veya standart açıklama gibi alanlar şablona kaydedilmiş olsa bile her işlemde doğrulanmalıdır.

ERP veya ön muhasebe yazılımından veri aktarıyorsanız, ürün kodlarının ve vergi eşleştirmelerinin doğru çalıştığını test edin. Yanlış eşleşen ürün, miktar veya KDV bilgisi faturaya otomatik olarak hatalı yansıyabilir.

Paneldeki onay düğmesi bazı işletmelerde faturayı doğrudan gönderebilir. Taslak, onay bekliyor, gönderildi ve hata gibi durumları ayırın. Bir faturayı iki kez göndermemek için belge numarası ve tekil kimliği kontrol edin.

İşletmenizin kullandığı çözümün alanlarını e-Fatura ürün ve kullanım sayfasındaki genel bilgilerle karşılaştırabilirsiniz. Teknik bağlantı veya entegrasyon hatasında ilgili uygulamanın hata kodunu saklayın.

Az sayıda fatura düzenleyen işletme için portal yeterli olabilir. Düzenli veri aktarımı yapan işletmeler ise entegrasyon, yetki ve onay akışlarını ayrıca planlamalıdır.

Panelde kullanıcı rolü tanımlarken hazırlama, onaylama ve gönderme yetkilerini mümkünse ayırın. Böylece tutar veya alıcı değişiklikleri ikinci bir kontrol görür; yetkiler işletmenin görev dağılımına göre yazılı hale gelir.

ERP'den gelen kaydı göndermeden önce en az bir faturayı ekranla muhasebe fişi arasında karşılaştırın. Aktarım çalışıyor görünse bile birim, vergi kodu veya para birimi eşleşmesi işlem bazında yanlış olabilir.

e-Fatura alıcısının bilgileri nasıl doğrulanır?

e-Fatura alıcısının bilgileri, unvanı tahmin ederek değil VKN/TCKN ve elektronik kayıt sorgusuyla doğrulanır. Alıcının ticari adı, adresi veya e-posta adresi tek başına doğru e-Fatura alıcısını belirlemez.

Fatura ekranında alıcının VKN/TCKN bilgisini girin ve sistemin getirdiği unvanı satış evrakıyla karşılaştırın. Sonuç beklediğiniz işletmeyle uyuşmuyorsa belgeyi oluşturmadan önce alıcıdan güncel vergi bilgisi isteyin.

Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcısı değilse e-Fatura yerine hangi belgenin düzenleneceği işlem türüne göre değerlendirilir. Genel satışlarda e-Arşiv gündeme gelebilir; ancak istisna, sektör ve müşteri niteliğini mali müşavirinizle kontrol edin.

Yanlış: Alıcının yalnızca şirket adını yazıp sistemin önerdiği ilk kaydı seçmek. Doğru: VKN/TCKN sorgusunu yapmak, getirilen unvanı sipariş veya sözleşmeyle karşılaştırmak ve uyuşmazlıkta gönderimi durdurmak.

Gerçek kişi alıcılarda TCKN, şirketlerde VKN kullanılabilir. Kimlik türünü yanlış seçmek, sorgunun başarısız olmasına veya faturanın yanlış kişi kaydına bağlanmasına neden olabilir.

Adres bilgisi sistemden otomatik geliyorsa, bunu teslimat adresiyle karıştırmayın. Fatura adresi ve malın teslim edildiği adres farklı olabilir; uygulamadaki ilgili alanları ayrı ayrı kontrol edin.

Alıcının kayıt durumu güncel değilse sistem uyarısı alabilirsiniz. Uyarıyı görmezden gelerek PDF göndermek yerine, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Alıcı sorgusundan sonra ekranda görünen unvanı müşterinin teklifindeki adla karşılaştırın. Kısaltma veya ticari marka farklı olabilir; VKN/TCKN aynı ve kayıt bilgisi uyumlu değilse gönderim öncesi yazılı teyit alın.

Yabancı müşteri, kamu kurumu veya özel belge talep eden alıcılar için standart akışı otomatik uygulamayın. Belge türünü, adres alanlarını ve istisna koşullarını işlemden önce mali müşavirinizle değerlendirin.

e-Fatura kalemleri, KDV ve toplam tutar nasıl hesaplanır?

e-Fatura kalemleri, miktar ile birim fiyatın işlem koşullarına göre hesaplanması ve indirim, vergi, tevkifat veya istisna bilgilerinin doğru gösterilmesiyle oluşturulur.

Her satırda mal veya hizmetin açık açıklamasını, miktarını, birimini ve birim fiyatını yazın. Birden fazla ürünün tek açıklamada birleştirilmesi, siparişle fatura arasındaki kontrolü zorlaştırabilir.

İndirim varsa indirim tutarının hangi satıra veya toplam bedele uygulandığını kontrol edin. İndirim sonrası vergi matrahı, uygulamanın hesaplama yöntemiyle ve ticari kayıtlarınızla uyumlu olmalıdır.

KDV oranı işlem ve mevzuata göre belirlenir. İstisna, tevkifat veya özel vergi uygulaması varsa yalnızca oran seçmeyin; ilgili kod, açıklama ve matrah alanlarını da doldurun.

Yanlış: KDV tutarını toplam bedele elle ekleyip sistemin satır hesaplarını kontrol etmemek. Doğru: Satır toplamını, indirim sonrası matrahı, vergi tutarını ve genel toplamı ön izleme ekranında karşılaştırmak.

Para birimi yabancıysa kur, işlem tarihi ve uygulamadaki kur alanlarının muhasebe kaydınızla uyumunu inceleyin. Sistem otomatik kur getiriyorsa kaynağını ve kullanılan tarihi kontrol edin.

Yuvarlama farkı oluştuğunda rastgele bir satırı değiştirmeyin. Önce miktar, birim fiyat, indirim ve vergi ayarlarını inceleyin; fark sürerse uygulamanın destek kaydıyla mali müşavirinize danışın.

Örneğin üç adet ürünün birim fiyatı 100 TL ise satır tutarı 300 TL olur; indirim varsa matrah bu değişikliğe göre yeniden incelenir. Oran seçimi ise işlemin mevzuat niteliğine göre yapılır.

Aynı faturada farklı vergi uygulamaları bulunan kalemler varsa bunları ayrı satırlarda gösterin. Tek satırda birleştirmek, matrah ve açıklama kontrolünü zorlaştırabilir; uygulamanın özel kod alanlarını da inceleyin.

e-Fatura senaryosu ve fatura tipi nasıl seçilir?

e-Fatura senaryosu, belgenin alıcıyla hangi elektronik iş akışında ilerleyeceğini; fatura tipi ise satış, iade veya özel vergi durumunu gösterir.

Temel ve ticari senaryo, e-Fatura ekranlarında en sık karşılaşılan senaryo seçenekleridir. Ticari senaryoda alıcının yanıt ve kabul süreçleri önem kazanabilir; temel senaryoda iş akışı farklı ilerleyebilir.

Satış, iade, tevkifat ve istisna gibi fatura türleri işlemin gerçek niteliğine göre seçilir. Bir satış faturasında iade türünü kullanmak, muhasebe ve karşı taraf kayıtlarını bozabilir.

Senaryo ile fatura tipini birbirine karıştırmayın. Senaryo iletişim ve yanıt sürecini, fatura tipi ise işlemin ticari veya vergisel niteliğini açıklar.

Uzman notu: Kararsız kaldığınızda önce işlemin satış mı, iade mi, tevkifatlı mı veya istisnalı mı olduğunu belirleyin; ardından alıcıyla yürütülecek senaryoyu seçin.

Alıcının sipariş, sözleşme veya satın alma süreci belirli bir senaryo istiyorsa bu bilgiyi gönderimden önce doğrulayın. Özellikle kurumsal alıcılarda yanlış senaryo, faturanın işleme alınmasını geciktirebilir.

Senaryo seçimi mevzuat ve işlem türüne göre değişebileceği için emin olmadığınız durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Eski bir faturadaki seçimi yeni işleme otomatik olarak taşımayın.

Bir müşteri ürünü iade ediyorsa yeni belgenin satış mı, iade mi olduğunu önce ticari kayıtlardan belirleyin. Alıcının kabul akışı senaryodan etkilenebileceği için eski faturadaki seçimi kopyalamayın.

Tevkifat veya istisna içeren işlemlerde yalnızca açıklama yazmak yeterli olmayabilir. İlgili kodların, matrahın ve karşı taraf bilgilerinin uygulamada nasıl doldurulacağını güncel mevzuatla doğrulayın.

e-Fatura nasıl gönderilir ve durumu nasıl izlenir?

e-Fatura gönderimi, doğrulama ve elektronik imzalama adımlarından sonra yapılır. Gönderimden sonra belgenin yalnızca ekranda kaydedildiğini değil, sistem tarafından kabul edilip alıcıya iletildiğini kontrol etmek gerekir.

Gönder düğmesine basmadan önce alıcı, tarih, toplam ve senaryo alanlarını yeniden inceleyin. Sistem bazı hataları yakalar; ancak ticari yanlışları, eksik açıklamaları veya hatalı alıcı seçimini her zaman anlayamaz.

1. Belge doğrulama uyarılarını okuyup eksik alanları tamamlayın.
2. Ön izleme ekranında satırları ve toplam tutarı siparişle karşılaştırın.
3. Elektronik imza veya sistem onayının tamamlandığını kontrol edin.
4. Gönderim sonucunda oluşan belge numarasını ve tekil kimliği kaydedin.
5. Durum ekranından iletim, hata veya yanıt bilgisini takip edin.

ETTN veya UUID gibi tekil kimlikler, faturayı sistemde bulmanıza yardımcı olur. Belge numarasını muhasebe kaydı, sipariş ve teslim evrakıyla birlikte saklamak sonraki kontrolleri kolaylaştırır.

Başarıyla gönderildi ifadesi, alıcının faturayı ticari olarak kabul ettiği anlamına gelmeyebilir. İletim durumu ile alıcı yanıtı ayrı alanlarda gösteriliyorsa ikisini de inceleyin.

PDF çıktısı, okunabilir bir kopya olarak kullanılabilir; fakat tek başına elektronik fatura yerine geçmez. Asıl gönderim kaydını portal veya entegratör panelinden kontrol edin.

Teknik hata aldıysanız aynı faturayı hemen yeniden oluşturmayın. Önce gönderim geçmişinde belgenin oluşup oluşmadığını ve tekil kimliğini kontrol edin.

Gönderimden sonra belge durumunu işlem tamamlandı kabul etmeden yeniden açın. İletim başarılı görünürken alıcı yanıtı bekliyor olabilir; her iki bilgiyi de tarih ve belge numarasıyla birlikte kayıt altına alın.

Bağlantı koparsa önce gönderim geçmişini, sonra taslakları kontrol edin. Aynı veriyi yeni belgeye aktarmadan önce sistemde belge numarası veya ETTN oluşup oluşmadığını araştırın.

e-Fatura iptali ve itirazı nasıl yapılır?

e-Fatura iptali, gönderilmiş belgeyi silmekten ibaret değildir; senaryoya, alıcının yanıtına, işlem tarihine ve mevzuattaki yönteme göre yürütülür.

Gönderilmemiş taslak üzerinde düzeltme yapılabilir. Ancak sistemden alıcıya iletilmiş faturada tarih, tutar veya alıcı hatası varsa ilgili iptal, ret, itiraz veya düzeltme yöntemini değerlendirmek gerekir.

Temel ve ticari senaryoların yanıt süreçleri farklı olabilir. Alıcının faturayı kabul etmesi, reddetmesi veya yanıt vermemesi durumunda uygulanacak işlem için güncel sistem kurallarını inceleyin.

Hatalı faturayı silip aynı numarayla yeniden düzenlemeye çalışmayın. Orijinal belgenin durumunu, hata nedenini ve yeni düzenlenen belgenin bağlantısını muhasebe kayıtlarında açıklayın.

Yanlış alıcı, hatalı vergi veya yanlış toplam gibi durumlarda karşı tarafla iletişim kurun. İptal veya düzeltme işlemi tamamlanmadan yeni belge gönderilmesi, mükerrer kayıt oluşturabilir.

İptal ve itiraz süreleri ile yöntemleri mevzuata ve belge türüne göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yalnızca uygulamadaki eski deneyime göre işlem yapmayın.

Teknik olarak iptal düğmesi görünmesi, her faturanın otomatik ve koşulsuz iptal edilebileceği anlamına gelmez. İşlemin ticari ve vergisel etkisini ayrıca değerlendirin.

İptal kararı vermeden önce fatura karşılığında mal teslimi, ödeme veya muhasebe kaydı oluşup oluşmadığını belirleyin. Elektronik işlem ile ticari düzeltme aynı şey değildir; iki kaydı birlikte değerlendirin.

Alıcıdan ret veya itiraz mesajı geldiyse mesajı, tarihini ve ilgili belge kimliğini saklayın. Süre hesabı ve izlenecek yol, senaryo ve belge türüne göre değişebileceğinden güncel kuralları kontrol edin.

e-Fatura keserken hangi hatalardan kaçınmalısınız?

e-Fatura keserken en sık yapılan hatalar, yanlış alıcı seçimi, hatalı senaryo, eksik vergi bilgisi, mükerrer gönderim ve gönderim durumunun takip edilmemesidir.

İlk fatura öncesinde kısa bir kontrol rutini oluşturun. Aynı kişiye hem GİB Portal hem özel entegratör panelinden işlem başlatmak, özellikle kullanıcılar farklıysa çift belge riskini artırır.

Yanlış: Faturayı PDF olarak e-posta ile gönderip elektronik gönderim durumunu kontrol etmemek. Doğru: Belgeyi yetkili e-Fatura kanalından göndermek, sistem durumunu ve alıcı yanıtını kaydetmek.

Yanlış: Alıcının ticari unvanını arama kutusuna yazıp VKN/TCKN sorgusunu atlamak. Doğru: Kimlik numarasıyla sorgulamak ve sistemin getirdiği unvanı satış belgesiyle karşılaştırmak.

• Göndermeden önce alıcı kimliğini ikinci kez kontrol edin.
• Senaryo ve fatura tipi seçimlerini işlem türüyle karşılaştırın.
• Vergi, indirim ve toplam alanlarını muhasebe hesabıyla doğrulayın.
• Gönderim sonrasında belge numarasını ve tekil kimliği kaydedin.
• Hata mesajının ekran görüntüsünü veya kodunu saklayın.

Otomatik şablon kullanıyorsanız, her faturada değişen tarih, miktar, adres ve sipariş bilgilerini ayrıca inceleyin. Şablon, kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz; yalnızca tekrar eden alanları doldurur.

İşletmede birden fazla kullanıcı varsa yetki matrisi oluşturun. Faturayı hazırlayan kişi ile son onayı veren kişinin sorumlulukları açıkça belirlenirse hatalar daha erken fark edilir.

Bir hata mesajını yalnızca kapatmak yerine kodunu, oluştuğu ekranı ve işlemin saatini not edin. Destek kaydına bu bilgileri eklemek, aynı faturayı tekrar tekrar oluşturma riskini azaltır.

Şablondaki varsayılan vergi veya adres alanı değişmiş olabilir. Ayda bir kez şablonları güncelleyin; ancak güncelleme sonrası gerçek gönderimden önce küçük tutarlı bir taslakla tüm alanları yeniden doğrulayın.

Küçük işletme ilk e-Faturasını nasıl kesebilir?

Küçük işletme ilk e-Faturasını, alıcı kaydını doğrulayarak ve işlem bilgilerini adım adım kontrol ederek kesebilir. Fatura sayısı az olsa bile vergi ve senaryo seçimi ihmal edilmemelidir.

Örneğin küçük bir kafe, kurumsal bir şirkete toplantı catering hizmeti verdiğinde önce şirketin VKN bilgisini ve e-Fatura kayıt durumunu ister. Sipariş veya sözleşmedeki hizmet kapsamı, fatura açıklamasının temelini oluşturur.

Kafe sahibi daha sonra hizmet tarihini, kişi veya servis bilgisini, birim fiyatı ve toplam bedeli sisteme girer. KDV uygulamasını kendi tahminiyle değil, muhasebe kayıtları ve mali müşavirinin yönlendirmesiyle belirler.

1. Kurumsal müşterinin VKN bilgisini ve kayıt durumunu doğrular.
2. Sipariş, sözleşme veya teslim bilgisini faturaya temel alır.
3. Hizmet açıklamasını, miktarı, birimi ve fiyatı girer.
4. Uygun senaryo ve fatura tipini seçer.
5. Toplamı kontrol ederek faturayı gönderir ve durumunu kaydeder.

Aynı kafe, kayıtlı olmayan bir tüketiciye satış yaptığında e-Fatura yerine hangi belgenin düzenleneceğini ayrıca değerlendirmelidir. Bu durumda e-Arşiv veya başka bir belge seçimi işlem koşullarına göre değişebilir.

İlk işlemde faturayı hemen göndermek yerine taslak oluşturmak daha güvenlidir. Taslakta alıcı sorgusunu, toplam hesaplamasını ve senaryo seçimini mali müşavirle birlikte kontrol edebilirsiniz.

Küçük işletmelerde kullanıcı sayısı az olduğu için sözlü kontrol yapılması yaygındır. Buna rağmen belge numarası, gönderim durumu ve muhasebe kaydı yazılı olarak saklanmalıdır.

Örneğin mahalle marketi, bir şirkete toplu ürün sattığında ürün kodlarını ve teslim fişini aynı dosyada eşleştirir. Fatura satırları fişten farklıysa gönderimi durdurur; eksik bilgi için alıcıdan yazılı teyit ister.

İşletme sahibi faturayı kendisi hazırlasa bile son kontrolü farklı bir kişi yapabilir. Böyle bir imkân yoksa kontrol listesini sesli okuyup belge numarası ve gönderim ekranını ayrıca kaydetmek gerekir.

Özet: 5 maddede e-Fatura nasıl kesilir?

Özetle e-Fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı, alıcı doğrulaması, doğru veri girişi, uygun senaryo, elektronik gönderim ve durum takibinden oluşur.

İlk faturada hızdan önce doğruluğu hedefleyin. Uygulama ekranı bazı alanları otomatik getirse bile satırları, vergileri ve işlem belgelerini karşılaştırın.

• Alıcının VKN/TCKN bilgisini ve e-Fatura kayıt durumunu gönderimden önce doğrulayın.
• Fatura tarihini, seri bilgilerini, mal veya hizmet satırlarını ve para birimini doğru girin.
• İndirim, KDV, tevkifat veya istisna uygulamasını işlemin gerçek niteliğine göre seçin.
• Temel veya ticari senaryoyu, satış ya da iade gibi fatura tipiyle karıştırmayın.
• Gönderim sonrasında belge numarasını, tekil kimliği ve sistem durumunu kaydedin.

Alıcı kayıtlı değilse e-Fatura düzenlemek yerine işlem türüne uygun belgeyi belirleyin. İptal, ret veya düzeltme gerektiğinde orijinal kaydı silmeden mevzuattaki yöntemi uygulayın.

Ekran adları, doğrulama uyarıları ve entegrasyon seçenekleri zamanla değişebilir. Emin olmadığınız rakam, süre veya yöntem varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu beş adımı her faturada aynı sırayla uygulamak, özellikle ilk aylarda unutulan alanları fark ettirir. İşlem türü değiştiğinde yalnızca eski faturayı kopyalamayın; alıcı ve vergi koşullarını yeniden değerlendirin.

Elektronik arşivde belgeyi ararken tarih, numara ve tekil kimlikten en az ikisini kullanın. Muhasebe kaydı ile portal durumunu eşleştirmek, sonradan yapılacak düzeltme incelemesini hızlandırır.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar tek havuz kontör paketleri, ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama sunulur; paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürdüğü için paket seçerken bu kullanım kuralını dikkate alın.