e-Fatura Ödenmezse Ne Olur? Vade, İtiraz ve Tahsilat Rehberi

e-Fatura ödenmezse belge kendiliğinden iptal olmaz; vade geçer ve sözleşmeye göre tahsilat, gecikme bedeli veya hukuki süreç gündeme gelebilir.

Bu rehber, faturayı düzenleyen işletmeler, alıcı şirketler ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Ödeme vadesini, itiraz yöntemini, muhasebe etkisini ve tahsilat adımlarını birbirinden ayırır.

e-Fatura ödenmezse ne olur?

e-Fatura ödenmezse ilk sonuç, fatura ile ödeme durumunun birbirinden ayrılmasıdır. Belge elektronik ortamda düzenlenmiş ve alıcıya iletilmişse, ödeme yapılmaması onu otomatik olarak geçersiz kılmaz.

Faturanın geçerli olup olmadığı, mal veya hizmetin gerçekten sunulmasına, belgenin doğru düzenlenmesine ve taraflar arasındaki ticari ilişkiye bağlıdır. Ödeme, bu ilişkinin yerine geçen ayrı bir işlemdir.

GİB sistemindeki gönderildi, alındı veya kabul edildi gibi teknik durumlar, bankadaki ödeme hareketini göstermez. Bu nedenle sistemde kabul görünen bir fatura yine de ödenmemiş olabilir.

Yanlış: Fatura ödenmediğinde e-Fatura sisteminden otomatik silinir. Doğru: Belge saklanır, alacak kaydı devam eder ve ödeme ayrıca takip edilir.

Alacaklı işletme önce fatura numarasını, vade tarihini ve sözleşmedeki ödeme şartını kontrol etmelidir. Ardından banka hareketi, cari hesap ve varsa teslim belgeleri karşılaştırılmalıdır.

Borçlu taraf ise ödeme yapamıyorsa sessiz kalmak yerine yazılı açıklama göndermelidir. Gerçek bir hata varsa itirazın nedeni, ilgili fatura ve destekleyici belgeyle açıkça belirtilmelidir.

Mal hiç teslim edilmediyse, hizmet ayıplıysa veya tutar yanlışsa konu yalnızca gecikmiş ödeme değildir. Böyle durumlarda itiraz, iade, düzeltme veya sözleşmeden doğan haklar ayrıca değerlendirilir.

Ödeme tarihi geçtiğinde yapılacak ilk işlem, faturanın gerçekten aynı ticari işleme ait olduğunu doğrulamaktır. Mükerrer kayıt, yanlış alıcı bilgisi veya daha önce yapılmış mahsup, tahsilat talebinin sonucunu değiştirebilir.

Alacaklı, ödeme talebini göndermeden önce cari hesapta aynı numaralı başka bir fatura bulunup bulunmadığını incelemelidir. Borçlu da banka açıklamasında farklı fatura numarası kullanmış olabilir.

Belge iptal edilmek isteniyorsa yalnızca ödeme yapılmaması gerekçe olamaz. İptal, red veya düzeltme işleminin hangi yöntemle uygulanacağı; fatura senaryosu, işlem türü ve güncel mevzuata göre belirlenmelidir.

e-Faturanın teknik kaydı için e-Fatura sık sorulan sorular sayfasındaki işlem açıklamaları incelenebilir. Teknik ekran durumu ile ticari borcun aynı şey olmadığı unutulmamalıdır.

Ödenmeyen e-Fatura vergi borcu mudur?

Ödenmeyen e-Fatura, tek başına GİB’e karşı oluşmuş bir vergi borcu anlamına gelmez; öncelikle alıcı ile satıcı arasındaki ticari borç ilişkisidir.

Satıcı, satışın vergisel ve muhasebesel kaydını yalnızca tahsilat yapılmadı diye otomatik erteleyemez. Beyan ve kayıt yöntemi, işlem türüne, belge tarihine ve güncel mevzuata göre mali müşavir tarafından belirlenmelidir.

Alıcı açısından fatura, satıcıya karşı ticari borç veya cari hesap yükümlülüğü oluşturabilir. Bu yükümlülük ile alıcının vergi dairesine ödemesi gereken kamu borcu farklı hesaplarda izlenir.

Ödeme yapılmadığında satıcı, alacağın tahsil edilemediğini muhasebe kayıtlarında takip eder. Tahsilatın gecikmesi, satışın hiç yapılmadığı anlamına gelmez; ekonomik olayın niteliği ayrıca incelenir.

Yanlış: Müşteri ödemediği için satıcı KDV ve diğer vergileri hiç dikkate almaz. Doğru: Vergisel kayıt, tahsilat durumundan bağımsız kurallara göre değerlendirilir.

Alıcı faturayı kayıtlara alırken malın veya hizmetin gerçekten teslim edilip edilmediğini kontrol etmelidir. Hatalı ya da sahte olduğunu düşündüğü belgeyi yalnızca ödemeyerek çözmüş sayılmaz.

Vergi kaydı, cari hesap ve banka hareketi arasında fark varsa taraflar mutabakat yapmalıdır. Uyuşmazlık büyürse belgeler mali müşavire, gerektiğinde de hukuk danışmanına sunulmalıdır.

Satıcı açısından vergi incelemesinde ödeme dekontunun bulunmaması, işlemin otomatik olarak yok sayılacağı anlamına gelmez. Teslim, hizmetin gerçekleşmesi, sözleşme ve muhasebe kayıtları birlikte değerlendirilir.

Alıcı, faturayı hiç kayda almadan bekletirse muhasebe ve bildirim süreçlerinde ayrıca sorun yaşayabilir. Kayıt yöntemi, faturanın gerçekliği ve işlemle bağlantısı incelendikten sonra mali müşavir tarafından belirlenmelidir.

Bir faturanın ödenmemesi ile verginin doğduğu ekonomik olayın tarihi farklı olabilir. Bu nedenle ödeme tarihi, fatura tarihi ve teslim tarihi aynı çizelgede gösterilerek aradaki fark açıklanmalıdır.

e-Fatura vade tarihi nasıl belirlenir?

e-Fatura vade tarihi, çoğunlukla sözleşmede, siparişte, teklifte veya faturanın ödeme şartları bölümünde yer alan bilgiye göre belirlenir.

Fatura tarihi, düzenleme tarihini gösterir; vade tarihi ise ödemenin beklenen son zamanını gösterir. İki tarih aynı olabilir, fakat her faturada aynı olmak zorunda değildir.

Ödeme şartı sözleşmede açıkça yazılmışsa, tarafların onayladığı bu şart temel alınır. Sipariş formu, teklif, proforma yazışması veya cari hesap mutabakatı da yardımcı kanıt olabilir.

Faturanın geriye dönük düzenlenmesi veya yanlış tarih kullanılması, vade sorununu daha da büyütebilir. Düzenleme tarihleriyle ilgili ayrıntılar için e-Fatura geriye dönük düzenleme süresi rehberine bakılabilir.

Vade faturada görünmüyorsa alıcı ve satıcı, ödeme şartını yazılı olarak teyit etmelidir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Vade hesaplanırken başlangıç noktasının teslim, kabul, fatura veya sözleşme tarihi olup olmadığı ayrıca yazılı belgelerden okunmalıdır. Bu başlangıç açık değilse tarafların önceki uygulaması da inceleme konusu olabilir.

Örneğin sipariş formunda teslimden sonra ödeme, sözleşmede ise fatura tarihinden itibaren ödeme yazıyorsa iki belge arasında öncelik sorunu oluşur. Bu çelişki, tek taraflı yorum yerine yazılı mutabakatla çözülmelidir.

Vade sonradan değiştirilirse yeni tarih, ödeme planı veya ek protokol ile kayıt altına alınmalıdır. Sadece telefon görüşmesine dayanmak, gecikme bedelinin hangi tarihten başlayacağını ispatlamayı zorlaştırır.

Ödenmeyen e-Fatura için hangi belgeler saklanmalıdır?

Ödenmeyen e-Fatura için fatura XML dosyası, görüntü belgesi, gönderim kaydı, teslim kanıtı ve ödeme yazışmaları birlikte saklanmalıdır.

Tek başına PDF veya yazdırılmış görüntü her uyuşmazlığı açıklamayabilir. Faturanın benzersiz numarası, düzenleme tarihi, alıcı bilgisi, tutarı ve sistemdeki teknik durumu da dosyada bulunmalıdır.

Sözleşme, sipariş, sevk irsaliyesi, teslim tutanağı ve hizmet kabul formu alacağın dayanağını güçlendirir. Banka dekontları ve cari hesap ekstresi, ödemenin yapılıp yapılmadığını gösterir.

• Fatura numarası ve düzenleme tarihi kontrol edilmiştir.
• Vade bilgisi sözleşme veya sipariş belgesiyle karşılaştırılmıştır.
• Malın teslimi ya da hizmetin tamamlanması belgelenmiştir.
• Banka hesabında ilgili ödeme hareketi aranmıştır.
• Hatırlatma, itiraz ve mutabakat yazışmaları saklanmıştır.
• Faturanın teknik gönderim ve alım kayıtları arşivlenmiştir.

Alacaklı, ödeme talebini gönderirken fatura numarasını, tutarı, vade tarihini ve ödeme hesap bilgisini açıkça yazmalıdır. Belirsiz bir mesaj, karşı tarafın hangi borçtan sorumlu olduğunu karıştırabilir.

Borçlu taraf da ödeme yaptıysa dekontu fatura numarasıyla eşleştirmelidir. Kısmi ödeme, mahsup veya iade varsa hangi tutarın kapandığı yazılı biçimde belirtilmelidir.

Belgelerin saklama süresi ve elektronik arşivin güvenliği için işletmenin muhasebe düzeni esas alınmalıdır. Mali kayıtlar, yalnızca e-posta kutusunda tutulmamalı; yetkili kişilerin erişebileceği düzenli bir arşive aktarılmalıdır.

XML dosyası, faturanın elektronik veri içeriğini; görüntü belgesi ise kullanıcıların okuyabildiği sunumu gösterir. Uyuşmazlıkta iki dosyanın tutar, tarih, vergi ve taraf bilgileri bakımından aynı olduğu kontrol edilmelidir.

Arşiv klasöründe fatura numarası, müşteri veya tedarikçi adı ve işlem yılı kullanılabilir. Dosyaya erişen kişiler, değişiklik geçmişi ve yedekleme durumu işletmenin bilgi güvenliği prosedürlerine göre izlenmelidir.

Ödeme yapıldıktan sonra dekontu arşivden çıkarmak yerine fatura dosyasına eklemek gerekir. Böylece açık alacak listesi ile kapanmış cari hesap arasında sonradan denetim yapılabilir.

Ödenmeyen e-Faturaya itiraz ve iade nasıl yapılır?

Ödenmeyen e-Faturaya itiraz, yalnızca ödeme yapmayarak değil, hatanın veya uyuşmazlığın yazılı ve izlenebilir biçimde bildirilmesiyle yapılır.

Faturadaki tutar, ürün, miktar, vergi bilgisi veya alıcı bilgisi hatalıysa gerekçe açıkça yazılmalıdır. Mal hiç teslim edilmediyse teslim eksikliği; hizmet verilmediyse hizmetin gerçekleşmediği belirtilmelidir.

Temel senaryoda alıcı, sistemde faturayı basitçe reddederek uyuşmazlığı her zaman sonuçlandıramaz. İtirazın niteliğine göre noter, KEP, kayıtlı elektronik yazışma veya mevzuata uygun başka bir kanıt yöntemi gerekebilir.

Ticari senaryoda kabul, red veya itiraz için sistemde yanıt mekanizması bulunabilir. Ancak uygulanacak süre ve sonuç, fatura türüne, işlem niteliğine ve güncel düzenlemelere göre kontrol edilmelidir.

İade faturası da her durumda itiraz yerine geçmez. Gerçek bir mal iadesi veya tarafların kabul ettiği düzeltme varsa iade belgesi düzenlenebilir; yalnızca ödeme gecikti diye iade faturası kesilmez.

Yanlış: Ödemediğim her faturayı iade faturasıyla kapatabilirim. Doğru: İade, gerçek bir iade veya kabul edilmiş düzeltme gerekçesine dayanır.

Kuruş ve yuvarlama farkları da küçük görünmesine rağmen mutabakatı bozabilir. Böyle bir fark varsa e-Fatura kuruş farkı kontrol rehberindeki hesaplama ve belge karşılaştırması izlenmelidir.

İtiraz süresi konusunda sabit ve her olaya uyan tek bir cevap verilmemelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; sözleşmedeki bildirim şartlarını da ayrıca inceleyin.

İtiraz metninde yalnızca faturanın ödenmeyeceğini yazmak yerine somut uyuşmazlık açıklanmalıdır. Fatura numarası, hatalı kalem, doğru olması gereken bilgi ve eklenen teslim veya sipariş belgesi birlikte belirtilmelidir.

Alıcı, itiraz gönderdiği kanalı ve gönderim tarihini dosyaya kaydetmelidir. Satıcı ise itirazı aldıktan sonra karşılaştırma yapmalı, kabul edilen düzeltmeyi veya itirazın neden reddedildiğini yazılı olarak açıklamalıdır.

Malın bir bölümü iade edilmişse tüm faturayı yok saymak yerine iade edilen miktar ve kalan teslim ayrı hesaplanmalıdır. Kısmi iade, fiyat farkı ve eksik teslim için uygulanacak belge yöntemi mali müşavirle doğrulanmalıdır.

e-Fatura temel senaryo ve ticari senaryoda ödeme farkı nedir?

Temel ve ticari senaryo, faturanın ödeme durumunu değil, alıcının belgeye nasıl yanıt verebildiğini ve itiraz sürecinin nasıl işletileceğini etkiler.

Temel senaryoda fatura alıcıya iletildikten sonra sistemde kabul veya red yanıtı bulunmayabilir. Bu durum, alıcının hatalı faturaya karşı hiçbir hakkı olmadığı anlamına gelmez.

Alıcı, temel senaryoda teslim, sözleşme ve fatura hatasını yazılı şekilde bildirmelidir. Bildirim yöntemi, ispat gücü ve süre bakımından işlem türüne göre mali müşavir veya hukuk danışmanı yönlendirmesi alınmalıdır.

Ticari senaryoda sistem üzerinden kabul veya red yanıtı sunulabilir. Bu yanıtın verilmiş olması da bankadaki ödeme anlamına gelmez; fatura kabulü ile para transferi ayrı işlemlerdir.

Bir fatura ticari senaryoda kabul edilmiş, fakat ödenmemiş olabilir. Tersine, itiraz edilmiş bir belge için de teslim, sözleşme ve gerçek işlem durumu ayrıca kanıtlanmalıdır.

Alıcı, senaryo bilgisini e-Fatura görüntüsünden, entegratör ekranından veya ilgili kayıt alanlarından kontrol etmelidir. Ekrandaki durum anlaşılmıyorsa belge numarasıyla teknik destek ve mali müşavir incelemesi yapılmalıdır.

Senaryo bilgisi, vade tarihini tek başına değiştirmez. Ödeme şartı sözleşmeden veya tarafların açık mutabakatından doğuyorsa, senaryo seçimi bu şartın yerine geçmez.

Uygulamada önce fatura senaryosu, ardından teknik yanıt durumu ve son olarak banka kaydı incelenmelidir. Bu üç ekranın aynı anda değerlendirilmesi, kabul edildiği halde ödenmediği sanılan belgeleri ayırır.

Temel senaryo, alıcının itiraz hakkını ortadan kaldırmaz; ticari senaryo da satıcıya otomatik tahsilat sağlamaz. Her iki durumda da teslim ve sözleşme belgeleri uyuşmazlığın temelini oluşturur.

Yanıt ekranında kabul veya red görünüyorsa bu kaydın tarihini ve belge numarasını dışa aktarmak yararlı olabilir. Teknik kaydı saklamak, sonradan hangi işlemin yapıldığını açıklamayı kolaylaştırır.

Vadesi geçen e-Fatura için gecikme bedeli uygulanır mı?

Vadesi geçen e-Fatura için gecikme bedeli, otomatik ve sınırsız biçimde eklenemez; sözleşme, uygulanabilir mevzuat ve temerrüt koşulları birlikte incelenmelidir.

Taraflar sözleşmede faiz, gecikme bedeli veya cezai şart düzenlemiş olabilir. Bu düzenlemenin geçerliliği, oranı, başlangıç zamanı ve uygulanma şartı somut işleme göre değerlendirilir.

Sözleşmede hüküm yoksa hangi bedelin talep edilebileceği, borcun niteliğine ve yürürlükteki kurallara göre belirlenir. Yıllık güncellenen mevzuat oranları için güncel resmi kaynaklar kontrol edilmelidir.

Uzman notu: Faturaya sonradan rastgele faiz satırı eklemek yerine, vade dayanağını ve hesaplama yöntemini yazılı olarak açıklayın.

Gecikme hesabında ana borç, vade, ödeme tarihi, kısmi ödemeler ve varsa mahsuplar ayrı gösterilmelidir. Kısmi ödeme yapılmışsa kalan ana para üzerinden hangi tarihten itibaren hesaplama yapılacağı incelenmelidir.

Satıcı, gecikme bedelini talep etmeden önce cari hesap mutabakatı ve yazılı ödeme hatırlatması gönderebilir. Alıcı hesabın hatalı olduğunu düşünüyorsa itiraz gerekçesini aynı yazışmada belirtmelidir.

Bir e-Faturanın ödenmemesi, satıcının her koşulda istediği tutarı sonradan ekleyebileceği anlamına gelmez. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; hukuki hesaplamalarda uzman görüşü alın.

Hesaplama tablosunda fatura ana tutarı, varsa sözleşmedeki bedel, başlangıç tarihi, ara ödemeler ve bakiye ayrı sütunlarda gösterilmelidir. Böylece karşı taraf hangi kalemin neden talep edildiğini görebilir.

Alıcı, gecikme bedelini kabul etmiyorsa yalnızca toplam tutarı reddetmemelidir. Hangi sözleşme maddesine, tarihe veya hesaplama adımına itiraz ettiğini yazılı şekilde açıklamalıdır.

Ödeme planı üzerinde anlaşılmışsa yeni planın gecikme bedelini kapsayıp kapsamadığı açıkça yazılmalıdır. Plan bu konuyu düzenlemiyorsa taraflar ileride aynı bakiye için farklı hesaplar çıkarabilir.

Ödenmeyen e-Fatura için tahsilat adımları nelerdir?

Ödenmeyen e-Fatura için tahsilat, önce kayıtların doğrulanması, sonra yazılı hatırlatma, mutabakat ve gerekirse hukuki başvuru sırasıyla yürütülmelidir.

İlk mesajdan önce fatura numarası, vade, ana borç, teslim durumu ve önceki ödemeler kontrol edilmelidir. Yanlış cari hesap üzerinden gönderilen talep, haklı alacağın tahsilini zorlaştırabilir.

1. Faturanın ve teslim belgelerinin aynı işlemle ilgili olduğunu kontrol edin.
2. Banka hareketlerini ve cari hesap ekstresini karşılaştırın.
3. Fatura numarası, tutar ve vade bilgilerini içeren yazılı hatırlatma gönderin.
4. Karşı tarafın itirazı varsa gerekçeyi belgeyle birlikte değerlendirin.
5. Mutabakat sağlanamazsa mali müşavir ve hukuk danışmanından sonraki adımı sorun.

Hatırlatma mesajında suçlayıcı veya belirsiz ifadeler yerine, ödeme beklenen tarihi ve banka bilgilerini yazın. Birden fazla fatura varsa her fatura ayrı satırda gösterilmelidir.

Karşı taraf ödeme planı önerirse planı tarih, tutar ve ödeme yöntemiyle yazılı hale getirin. Sözlü vaat, daha sonra hangi ödemenin hangi borcu kapattığını kanıtlamayı zorlaştırabilir.

Alacağın tamamı tartışmalıysa tahsilat mesajı, uyuşmazlığın çözümünü de içermelidir. Yalnızca ödeme baskısı kurmak yerine mal teslimi, hizmet kabulü veya fiyat farkı konusunu açıklığa kavuşturun.

Bu adımlar sonuç vermediğinde icra, arabuluculuk veya dava seçenekleri gündeme gelebilir. Hangi yolun uygun olduğu, borcun tutarından çok belgelerin niteliğine ve uyuşmazlığın türüne de bağlıdır.

Pratikte tahsilat dosyası, fatura tarihinden ödeme tarihine kadar kronolojik hazırlanmalıdır. Sipariş, teslim, hatırlatma, itiraz, mutabakat ve dekont kayıtları aynı dosyada sıralanırsa eksik belge daha erken fark edilir.

Birden fazla vadesi geçmiş fatura varsa her belgenin ayrı bakiyesi çıkarılmalıdır. Toplu bir e-posta gönderilse bile fatura numarası, vade ve ödenmemiş tutar her satırda açıkça yazılmalıdır.

Ödenmeyen e-Fatura için icra veya dava ne zaman gündeme gelir?

Ödenmeyen e-Fatura için icra veya dava, vadesi gelmiş, gerçek bir işleme dayanan ve belgelerle desteklenebilen alacak tahsil edilemediğinde değerlendirilir.

e-Fatura, alacağın varlığını destekleyen önemli bir belge olabilir; fakat her uyuşmazlıkta tek başına kesin sonuç doğuracağı varsayılmamalıdır. Sözleşme, teslim ve hizmet kabul belgeleri de incelenir.

Alacaklı, hukuki başvurudan önce borçlunun gerçekten fatura alıcısı olduğunu ve borcun daha önce ödenmediğini doğrulamalıdır. Yanlış vergi numarası veya mükerrer fatura, süreci zayıflatabilir.

Borçlu, icra bildirimi veya resmi tebligat aldığında süreleri kaçırmadan hukuk danışmanına başvurmalıdır. Faturanın hatalı olması, malın teslim edilmemesi veya borcun ödenmesi gibi itirazlar belgelenmelidir.

Ticari uyuşmazlıklarda arabuluculuk şartının uygulanıp uygulanmadığı, başvuru tarihindeki güncel kurallara göre kontrol edilmelidir. Her uyuşmazlıkta aynı ön koşulun geçerli olduğu kabul edilmemelidir.

İcra dosyasına yapılan itiraz, borcun esasını otomatik olarak çözmez; alacaklı ve borçlu arasındaki belgeler yine değerlendirilir. Bu nedenle ilk fatura, teslim ve ödeme kayıtlarının düzenli saklanması önemlidir.

Resmi takip kararı vermeden önce güncel mevzuatı ve mali müşavirinizi kontrol edin. İcra, dava ve arabuluculuk işlemlerinin usulü için yetkili hukuk uzmanından somut dosyaya göre görüş alın.

Başvuru öncesinde alacak hesabı, yetkili taraflar ve tebligat bilgileri tekrar kontrol edilmelidir. Faturadaki şirket unvanı ile sözleşmedeki tarafın farklı olması, başvurunun hazırlanmasını etkileyebilir.

Borçlu taraf resmi bildirim aldıysa e-postayı bekletmek yerine tebliğ tarihini kaydetmelidir. İtiraz veya cevap süresi, belgenin türüne ve uygulanacak usule göre değişebileceğinden hukuk uzmanına hızla danışılmalıdır.

Alacaklı, tahsilat görüşmeleri sürerken yaptığı kısmi ödemeleri ve karşı tarafın yazılı beyanlarını dosyaya eklemelidir. Yeni bir ödeme planı imzalanırsa önceki borcun nasıl ele alındığı açıkça yazılmalıdır.

Küçük işletme senaryosunda e-Fatura ödenmezse ne olur?

Bir eczanenin tedarikçiden aldığı e-Fatura ödenmezse, eczane önce belgenin teslim edilen ürünlerle uyuşup uyuşmadığını ve vade şartını kontrol etmelidir.

Örneğin Ayşe Eczanesi, tamamen örnek olarak 12.000 TL tutarında ve otuz gün vadeli bir ürün faturası almış olsun. Vade geldiğinde ödeme yapılamazsa fatura kendiliğinden silinmez.

Eczane sahibi önce stok girişini, sevk irsaliyesini ve fatura kalemlerini karşılaştırır. Ürünler eksik geldiyse eksik miktarı; fiyat farklıysa ilgili sipariş belgesini tedarikçiye yazılı olarak gönderir.

Herhangi bir hata yoksa işletme, ödeme gecikmesini tedarikçiye bildirir ve yeni ödeme tarihini yazılı biçimde önerir. Tedarikçi bu öneriyi kabul ederse mutabakat metni veya e-posta kaydı saklanır.

Tedarikçi, vade geçtiği için gecikme bedeli istiyorsa bunun sözleşmedeki veya uygulanabilir hukuki dayanağı sorulmalıdır. Rastgele hesaplanan bir ek tutar, ödeme planına otomatik olarak eklenmemelidir.

Ayşe Eczanesi ödemeyi yaptıktan sonra banka dekontunu fatura numarasıyla eşleştirir. Tedarikçi de cari hesabı kapatır ve varsa kısmi ödeme veya kalan tutarı açıkça gösterir.

Bu örnekteki tutar ve süre yalnızca açıklama içindir; başka işletmelerde vade, ürün, sözleşme ve muhasebe yöntemi değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Ürünlerden bir bölümü hiç teslim edilmemişse Ayşe Eczanesi tüm faturayı sessizce bekletmek yerine eksik kalemleri belgelemelidir. Sevk irsaliyesi, depo kabul kaydı ve sipariş formu aynı dosyada tutulmalıdır.

Ürünler eksiksiz geldiyse fakat nakit akışı yetersizse durum farklıdır. Bu durumda işletme, borcun varlığını reddetmeden ödeme planı istemeli ve önerilen tarihleri tedarikçinin yazılı onayına bağlamalıdır.

Tedarikçi ödeme planını kabul etmezse eczane, vade geçmiş faturayı kayıtlarından silmemelidir. Cari hesapta açık bakiye korunur; ödeme yapıldığında dekont ve kapatma kaydı birlikte işlenir.

Aynı yöntem market, kafe veya küçük bir atölye için de uygulanabilir. Örneğin kafede hizmet faturası varsa teslim belgesi yerine hizmet kabulü, dönem raporu veya sipariş yazışması incelenir.

e-Fatura kontörü ödeme takibini etkiler mi?

e-Fatura kontörü, belgenin elektronik ortamda gönderilip alınması için kullanılan teknik bir kapasitedir; müşterinin ödeme yapıp yapmadığını göstermez.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle bir faturanın sisteme ulaşması ile banka hesabına ödeme gelmesi, hem zamanlama hem de işlem türü bakımından ayrı konulardır.

Kontör kullanılması, faturanın kabul edildiği veya ödendiği anlamına gelmez. Ödeme takibi için banka hareketi, cari hesap, dekont ve taraflar arasındaki yazışmalar incelenmelidir.

Kontör bittiğinde gelen belgelerin görülüp görülememesi, kullanılan portalın ve hizmet akışının teknik kurallarına bağlı olabilir. Bu konuda kontör bittiğinde gelen faturaların görüntülenmesi rehberini inceleyebilirsiniz.

Bir belgeyi yeniden görüntülemek ile yeni belge göndermek aynı işlem değildir. Portalın hangi eylemde kontör düşürdüğünü, kullanıcı panelindeki işlem açıklamalarından ve hizmet koşullarından kontrol etmek gerekir.

Ödeme uyuşmazlığı yaşayan işletme, kontör bakiyesini kontrol ederek tahsilatın yapıldığını varsaymamalıdır. Belge numarası ve ödeme dekontu farklı kontrol listelerinde tutulmalıdır.

e-Fatura teknik işleyişinde gönderim, alım, saklama ve ödeme takibi farklı kayıtlar oluşturur. Her kayıt türünün sorumlusu belirlenirse, muhasebe ve satış ekipleri aynı faturayı farklı yorumlamaz.

Örneğin bir market, gelen tedarikçi faturası için kontör düşümünü görürken banka hesabında ödeme hareketi görmeyebilir. Bu iki bilgi farklı ekranlardan geldiği için cari hesap sorumlusu ayrıca kontrol yapmalıdır.

Kontör hareketleri, hangi belgenin gönderildiğini veya alındığını açıklayabilir; ancak vade, borç bakiyesi ve ödeme planı için ayrı alanlar gerekir. Kullanıcılar bu bilgileri tek raporda birleştirirken alanların anlamını karıştırmamalıdır.

Teknik kayıtların nasıl tutulduğu ve hangi eylemlerde kontör kullanıldığı için güncel e-belge soru ve cevaplarını kontrol edin. Hizmet koşulları veya portal ekranı değiştiğinde eski işlem alışkanlığına güvenmeyin.

Ödeme takibi için işletme, fatura numarasıyla banka dekontunu eşleştiren ayrı bir cari hesap süreci kurmalıdır. Kontör bakiyesi yalnızca elektronik belge akışının izlenmesine yardımcı olur; tahsilat kanıtı yerine geçmez.

Özet: 5 maddede e-fatura ödenmezse ne olur?

e-Fatura ödenmezse süreç, belgenin teknik durumundan çok vade, gerçek işlem, itiraz ve tahsilat kayıtları üzerinden değerlendirilir. Aşağıdaki beş madde, günlük kontrol için kısa bir çerçeve sunar.

• e-Fatura ödenmediğinde belge kendiliğinden iptal olmaz; fatura ve ödeme kayıtları ayrı ayrı izlenir.
• Vade tarihi, yalnızca fatura tarihinden değil, sözleşme, sipariş ve tarafların kabul ettiği ödeme şartından da anlaşılır.
• Hatalı faturaya itiraz etmek için ödeme yapmamak yeterli değildir; gerekçe ve kanıt yazılı biçimde bildirilmelidir.
• Gecikme bedeli veya faiz, sözleşme ve uygulanabilir kurallar incelenmeden rastgele hesaplanamaz.
• Tahsilat sorunu çözülmezse mutabakat, arabuluculuk, icra veya dava seçenekleri uzman görüşüyle değerlendirilmelidir.

Günlük uygulamada önce faturanın gerçek işlemle bağlantısı, sonra vade ve ödeme kaydı kontrol edilmelidir. Bu sıralama, hatalı faturayı gecikmiş borçtan; teknik kabul durumunu da banka ödemesinden ayırır.

İşletme her fatura için fatura numarası, vade, teslim, itiraz, banka ve cari hesap durumunu aynı takip tablosunda gösterebilir. Uyuşmazlık halinde bu tablo, eksik belgenin ve bekleyen işlemin hızlıca görülmesini sağlar.

Efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresine sahiptir.

Ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavir paneli, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama özellikleriyle e-belge kayıtlarını düzenli izlemenize yardımcı olur.