İhracat e-Faturası Nasıl Düzenlenir? GTİP ve Gümrük Bilgileri

İhracat e-faturası, gümrük beyannamesiyle yürütülen mal ihracatında GİB’in ihracat senaryosu seçilerek düzenlenir; faturada GTİP, gümrük bilgileri, miktar, bedel, para birimi ve KDV istisnası doğru gösterilir.

Bu rehber, yurt dışına ilk kez mal satan şirketlere ve muhasebe çalışanlarına yardımcı olur. Ayrıca gümrük müşaviriyle veri paylaşan küçük işletmelerin fatura, beyanname ve sevkiyat kayıtlarını eşleştirmesini sağlar.

İhracat e-faturası nedir ve hangi işlemlerde kullanılır?

İhracat e-faturası, gümrük beyannamesiyle gerçekleştirilen mal ihracatının elektronik fatura senaryosuyla belgelendirilmesi demektir. Belge, satış bedelinin yanında ürün, gümrük ve vergi bilgilerini de düzenli biçimde taşır.

Bu senaryo, Türkiye’den başka ülkeye gönderilen malların ihracat işlemlerinde kullanılır. E-Fatura mükellefi olan ihracatçı, uygun işlem türünü ve ihracat profilini seçerek belgeyi GİB sistemine gönderir.

Teknik alıcı veya ilgili gümrük birimi, kullanılan entegrasyon ve uygulama ekranına göre gösterilebilir. Yabancı müşterinin ticari bilgileri ise faturada ayrıca yer alır ve teknik alıcı alanıyla karıştırılmaz.

Her yurt dışı tahsilat, ihracat e-faturası anlamına gelmez. Hizmet ihracatı, hızlı kargo veya posta yoluyla yapılan mikro ihracat ve farklı beyan yöntemleri ayrı belgelendirme kurallarına bağlanabilir.

Bu nedenle işlemden önce malın fiziksel olarak yurt dışına çıkıp çıkmadığını ve gümrük beyannamesi kullanılacağını doğrulayın. Hizmet satışında aynı alanları kopyalamak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

E-Fatura zorunluluğunuzu ayrıca değerlendirin. Özellikle şahıs işletmelerinde kapsamı anlamak için şahıs şirketlerinde e-Fatura zorunluluğu rehberine, yeni işletmelerde ise ilk 90 günde yapılacaklara bakabilirsiniz.

İhracat e-faturası ile e-Arşiv faturası arasındaki fark nedir?

İhracat e-faturası ile e-Arşiv faturası aynı belge yolu değildir. Hangi belgenin kullanılacağı; ihracatın beyan şekline, satıcının e-Fatura durumuna, alıcının niteliğine ve güncel GİB kurallarına göre belirlenir.

Gümrük beyannameli mal ihracatında, e-Fatura mükellefi olan satıcı için ihracat senaryosu temel alınır. E-Arşiv faturası ise yalnızca alıcı yurt dışında olduğu için otomatik olarak doğru seçenek haline gelmez.

Alıcının e-Fatura mükellefi olmaması, doğrudan yurt içi e-Arşiv mantığıyla işlem yapılacağı anlamına gelmez. Bu ayrımı, e-Fatura mükellefi olmayan firmaya fatura kesme süreçlerinden ayrı değerlendirin.

Portal seçimi de belge türünü değiştirmez. GİB Portal ve özel entegratör yöntemlerini karşılaştırırken, gönderim yöntemi farklarını inceleyin; ihracat senaryosunun desteklendiğini ayrıca doğrulayın.

İhracat e-faturası düzenlemek için hangi bilgiler hazırlanır?

İhracat e-faturası düzenlemeden önce satış, ürün, müşteri, sevkiyat ve gümrük verilerini tek bir kontrol dosyasında birleştirin. Böylece fatura bilgileriyle gümrük müşavirinin beyanname verileri çelişmez.

Proforma fatura, sipariş formu ve satış sözleşmesi hazırlıkta kullanılabilir. Ancak proforma fatura, düzenlenmiş ticari e-fatura yerine geçmez; kesin bilgiler netleştiğinde asıl fatura oluşturulur.

• İşlemin gümrük beyannameli mal ihracatı olduğunu doğrulayın.
• Satıcının unvan, adres, vergi kimlik numarası ve e-Fatura bilgilerini kontrol edin.
• Yabancı alıcının unvanını, ülkesini, adresini ve varsa yabancı vergi numarasını hazırlayın.
• Her ürün için açıklama, miktar, birim, birim fiyat, para birimi ve GTİP bilgisini toplayın.
• Gümrük müşavirinden kullanılacak gümrük idaresi ve beyanname verilerini teyit edin.
• Teslim şekli, taşıma yöntemi, ödeme şartı ve sevkiyat adresini satış belgeleriyle karşılaştırın.
• İşleme uygun KDV istisnasını güncel portal seçeneklerinden belirleyin.

Bu verilerden biri henüz kesinleşmediyse faturayı varsayımla göndermeyin. Özellikle ürün sınıflandırması, döviz bedeli ve gümrük birimi bilgisi için müşavirle yazılı teyit alın.

Fatura serisi ve sıra numarası da muhasebe kayıtlarıyla uyumlu ilerlemelidir. Daha önce kullanılan yurt içi fatura şablonunu kopyalamak, ihracat senaryosu alanlarının eksik kalmasına neden olabilir.

GTİP kodu ihracat e-faturasında nasıl gösterilir?

GTİP, bir malın Türk Gümrük Tarife Cetveli içindeki sınıflandırma kodudur. İhracat e-faturasında ürünün gümrükteki sınıfını gösterir ve gümrük beyannamesindeki ürün satırıyla uyumlu olmalıdır.

Türkiye uygulamasında GTİP, 12 haneli tarife yapısıyla kullanılır. Ürünün yalnızca ilk altı hanesini içeren uluslararası HS kodunu yazmak, Türkiye’deki tam sınıflandırmanın yerine geçmeyebilir.

Doğru kod, ürünün malzemesine, kullanım amacına, teknik özelliklerine ve işlenme biçimine göre belirlenir. Aynı ürün adı, farklı malzeme veya fonksiyon nedeniyle farklı GTİP sınıfına girebilir.

Bu nedenle GTİP’i stok kodu, barkod veya işletme içi ürün numarası gibi düşünmeyin. Gümrük müşaviri, tarife danışmanı ve gerektiğinde ilgili gümrük kaynaklarıyla sınıflandırmayı teyit edin.

Yanlış: İşletmenin ABC-104 stok kodunu GTİP alanına yazmak. Doğru: Ürünün teknik özellikleri incelenerek gümrük tarife cetvelindeki uygun GTİP’i ilgili ürün satırına girmek.

Faturada birden fazla ürün varsa her satırın sınıflandırmasını ayrı değerlendirin. Farklı GTİP’leri tek satırda birleştirmeyin; miktar, birim fiyat ve toplam bedeli ilgili ürünle eşleştirin.

Önceki ihracatta kullanılan kod, yeni işlem için yalnızca başlangıç referansı olabilir. Ürün değiştiyse veya sınıflandırma konusunda tereddüt varsa güncel gümrük bilgisini ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gümrük bilgileri ihracat e-faturasına nasıl eklenir?

Gümrük bilgileri, kullanılan portalın ihracat senaryosunda sunduğu yapılandırılmış alanlara ve işlemle ilgili belgelere uygun şekilde eklenir. Bu bilgiler, faturanın gümrük beyannamesiyle eşleştirilmesine yardımcı olur.

Ekranda gümrük idaresi, beyanname numarası ve tarihi, çıkış bilgisi, taşıma veya sevkiyat alanları bulunabilir. Ancak bütün alanlar her işlemde aynı anda zorunlu olmayabilir; güncel teknik kılavuz esas alınmalıdır.

Fatura düzenlendiği anda gümrük beyannamesi numarası henüz oluşmamış olabilir. Böyle bir durumda numara uydurmayın veya sıfırlardan oluşan geçici bir değer yazmayın.

Alan zorunlu görünüyorsa gönderimden önce gümrük müşaviriyle ve kullandığınız yazılımın güncel yardım ekranıyla görüşün. Fatura tarihi, beyanname numarası ve çıkış tarihi sonradan gelişigüzel değiştirilmemelidir.

Fatura ile beyanname arasında unvan, fatura numarası, ürün tanımı, GTİP, miktar, döviz cinsi ve toplam değer bakımından uyum arayın. Teslim şekli veya taşıma bilgisi isteniyorsa satış ve taşıma belgeleriyle karşılaştırın.

Yanlış: Gümrük müşavirinden alınmamış bir beyanname numarasını faturaya yazmak. Doğru: Numaranın oluşma zamanını teyit etmek ve portalın izin verdiği doğru işlem adımını uygulamak.

Serbest metin alanına not düşmek, zorunlu yapılandırılmış gümrük alanlarını doldurmanın yerine geçmez. Sistem doğrulaması geçse bile müşavirinizin beyanname eşleşmesini ayrıca kontrol etmesini sağlayın.

İhracat e-faturasında alıcı ve gönderici bilgileri nasıl yazılır?

İhracat e-faturasında gönderici bilgileri Türkiye’deki satıcıyı, alıcı bilgileri ise yabancı müşteriyi ve teknik alıcı akışını doğru biçimde göstermelidir. Bu iki bilgi grubu aynı alana yazılmamalıdır.

Satıcı tarafında ticari unvan, adres, vergi kimlik numarası, e-Fatura kullanıcı bilgisi ve fatura düzenleme bilgileri şirket kayıtlarıyla aynı olmalıdır. Şube veya depo kullanılıyorsa ilgili adresin niteliğini ayrıca kontrol edin.

Yabancı alıcı için ticari unvan, açık adres, ülke ve varsa yabancı vergi veya şirket kayıt numarası kullanılır. Yabancı alıcıya ait olmayan bir Türk vergi kimlik numarasını kolaylık amacıyla yazmayın.

Bazı ihracat senaryolarında teknik alıcı, gümrük idaresi veya uygulamanın tanımladığı ilgili birim olarak görünür. Bu teknik seçim, yabancı müşterinin ticari bilgilerinin faturadan çıkarılacağı anlamına gelmez.

Portalın alıcı listesinden güncel ve uygun kaydı seçin. Elle yazılan alıcı kodu, yanlış vergi numarası veya hatalı gümrük birimi belgenin teknik olarak reddedilmesine ya da beyannameyle eşleşmemesine yol açabilir.

Fatura adresi ile teslimat adresi aynı olmayabilir. Faturadaki ticari adresi, taşıma belgesindeki teslim adresinden ayırın ve iki bilgiyi satış sözleşmesiyle karşılaştırın.

Yabancı müşterinin Türkiye’de e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, ihracat senaryosunun teknik alıcısını tek başına belirlemez. Yurt içi alıcı türleriyle ilgili ayrıntı için mükellef olmayan alıcıya belge düzenleme açıklamalarını ihracat akışından ayrı okuyun.

İhracat e-faturasında KDV istisnası ve tutarlar nasıl hesaplanır?

İhracat e-faturasında KDV, mal ihracatına ilişkin istisna şartları sağlanıyorsa ilgili istisna seçilerek gösterilir. KDV hesaplanmaması, yalnızca vergi oranını sıfırlamakla değil, doğru istisna bilgisini belgeye işlemekle sağlanır.

İhracat istisnasının uygulanması için malın ve ihracat işleminin mevzuattaki şartları karşılaması gerekir. Yurt dışındaki müşteriye fatura kesilmiş olması, her satışın otomatik olarak istisnalı olduğu anlamına gelmez.

Portalda işlem türüne uygun istisna seçeneğini kullanın. İstisna kodunu ezbere yazmayın; güncel GİB listesinde ve muhasebe yazılımında görünen seçimi mali müşavirinizle doğrulayın.

Fatura para birimi, döviz kuru, miktar, birim fiyat, indirim, navlun veya sigorta gibi kalemler toplamı etkileyebilir. Kullanılan ekranın ara toplam, vergi matrahı ve genel toplam alanlarını otomatik hesapladığını kontrol edin.

İhracat e-faturasındaki döviz bedeli, proforma ve gümrük beyannamesindeki ticari değerle uyumlu olmalıdır. Küsurat farkı oluşuyorsa yuvarlama yöntemini değiştirmeden önce muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.

Yanlış: KDV oranını sıfır seçip istisna alanını ve açıklamasını boş bırakmak. Doğru: İşleme uygun ihracat istisnasını seçmek, sistemin vergi alanlarını kontrol etmek ve dayanak belgelerini saklamak.

Hizmet ihracatında KDV değerlendirmesi mal ihracatından farklı olabilir. Hizmetin yurt dışında faydalanılması ve diğer koşullar ayrıca incelenmelidir; bu nedenle mal ihracatı şablonunu hizmet faturasında kullanmayın.

İhracat e-faturası portal üzerinden hangi adımlarla düzenlenir?

İhracat e-faturası portalda, önce ihracat senaryosu seçilerek ve ardından ürün, gümrük, alıcı ve vergi alanları doğrulanarak düzenlenir. Ekran isimleri portala göre değişebilir, fakat kontrol sırası aynı mantığı izler.

1. Fatura serisini, sıra numarasını ve düzenleme tarihini muhasebe kayıtlarıyla kontrol edin.
2. Yeni fatura ekranında senaryo alanından İhracat seçeneğini belirleyin.
3. İşleme uygun fatura türünü, istisna seçimini ve para birimini tanımlayın.
4. Teknik alıcı bilgileriyle yabancı müşterinin ticari bilgilerini doğru alanlara girin.
5. Her ürün satırına açıklama, miktar, birim fiyat ve uygun GTİP bilgisini ekleyin.
6. Gümrük idaresi, beyanname ve sevkiyat alanlarını güncel işlem bilgileriyle doldurun.
7. Toplamları, KDV istisnasını, döviz kurunu ve XML ön izlemesini kontrol edin.
8. Belgeyi elektronik olarak imzalayın, gönderin ve oluşan durum ile belge kimliğini kaydedin.

Mal ihracatı istisna işleminde XML ön izlemesinde ProfileID alanının IHRACAT olarak üretildiğini kontrol edin. Fatura türü alanı da işlemin niteliğiyle uyumlu olmalıdır; teknik kodları elle değiştirmeyin.

Gönderimden önce taslak faturayı gümrük müşavirine iletmek, ürün ve değer uyuşmazlıklarını erken yakalar. Müşavir onayı, şirketin muhasebe ve vergi sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; yalnızca veri kontrolünü güçlendirir.

Hangi portalın kullanılacağına karar verirken günlük belge sayısını, kullanıcı yetkilerini, ERP bağlantısını ve arşiv indirme ihtiyacını değerlendirin. İhracat senaryosunun desteklenip desteklenmediğini sağlayıcının güncel teknik dokümanından teyit edin.

İhracat e-faturasında en sık yapılan hatalar nelerdir?

İhracat e-faturasında en sık yapılan hatalar, yanlış senaryo seçimi, eksik GTİP, hatalı teknik alıcı, uyumsuz gümrük verisi ve yanlış KDV istisnasıdır. Bu hatalar, gönderimden önce satır satır kontrol edilerek azaltılabilir.

İlk hata, yurt içi fatura şablonunu ihracat işlemine uyarlamaktır. Bu durumda gümrük alanları eksik kalabilir. İkinci hata, yabancı müşterinin bilgilerini teknik alıcı alanına yazmaktır.

Yanlış: Alıcının ülkesini seçmeden yalnızca şirket adını yazmak. Doğru: Unvan, açık adres, ülke ve mevcut yabancı kayıt numarasını satış belgeleriyle doğrulayarak ilgili alanlara girmek.

Yanlış: Önceki sevkiyattaki GTİP’i yeni ürün için değiştirmeden kullanmak. Doğru: Her ürünün teknik özelliğini ve gümrük sınıflandırmasını yeni işlem için yeniden teyit etmek.

Üçüncü hata, faturadaki döviz tutarıyla beyannamedeki tutarın farklılaşmasıdır. Birim fiyat, miktar, indirim, navlun ve yuvarlama etkisini birlikte inceleyin.

Teknik doğrulamanın başarılı olması, gümrük işleminin de tamamlandığı anlamına gelmez. Reddedilen veya hata veren belgede önce hata kodunu okuyun, sonra müşavir ve muhasebe sorumlusuyla düzeltme yolunu belirleyin.

Gönderilmiş belgeyi aynı numarayla yeniden üretmeye çalışmayın. İptal, yeniden düzenleme, iade veya bedel değişikliği için uygulanacak yöntem belgenin durumuna ve işlemin niteliğine göre değişebilir.

İhracat e-faturası gönderildikten sonra neler kontrol edilir?

İhracat e-faturası gönderildikten sonra belge durumu, gümrük eşleşmesi, muhasebe kaydı ve sevkiyat kanıtı birlikte kontrol edilir. Sadece gönderim ekranında başarılı mesajı görmek, sürecin tamamlandığını kanıtlamaz.

Önce faturanın gönderim durumunu, belge numarasını, benzersiz kimliğini ve sistem yanıtını kaydedin. Durum beklemede veya hatalıysa, aynı işlemi tekrarlamadan önce yanıtın nedenini ve tekrar gönderim koşulunu inceleyin.

Gümrük müşavirinden beyanname bilgilerinin faturayla eşleştiğini teyit edin. Fatura numarası, tarih, GTİP, ürün miktarı, döviz cinsi, toplam değer ve satıcı bilgileri üçlü kontrolün temel unsurlarıdır.

• Faturanın sistemde oluşan durumunu ve gönderim zamanını kontrol edin.
• Gümrük beyannamesiyle fatura satırlarını ve toplam değerleri karşılaştırın.
• Sevkiyat, taşıma ve çıkış belgelerinin ilgili işlem dosyasında bulunduğunu doğrulayın.
• Muhasebe kaydında para birimi, kur, istisna ve toplamların doğru işlendiğini inceleyin.
• XML, görüntülenebilir belge, sistem yanıtı ve ilgili ticari evrakı saklayın.

İhracatın gümrükten çıkışı ile e-Fatura sistemindeki kabul durumu ayrı kayıtlar olabilir. Bu iki aşamayı tek bir onay gibi değerlendirmeyin; muhasebe kapanışında her ikisini de belgeleyin.

Sonradan fiyat, miktar veya müşteri bilgisi değişirse düzeltme yöntemini doğrudan muhasebe kaydından seçmeyin. Belgenin durumunu, gümrük işlemini ve güncel mevzuatı dikkate alarak mali müşavirinizle ilerleyin.

Küçük işletme ihracat e-faturası sürecini nasıl yönetir?

Küçük işletme, ihracat e-faturası sürecini tek bir veri tablosu, gümrük müşaviri teyidi ve gönderim sonrası mutabakatla yönetebilir. Belge sayısı az olsa bile her sevkiyat için aynı kontrol sırası uygulanmalıdır.

Örneğin Bursa’daki küçük bir tekstil atölyesi, Almanya’daki müşterisine iki farklı ürün gönderiyor. Atölye sahibi önce ürün açıklamalarını, kumaş özelliklerini, miktarları ve GTİP sınıflandırmasını müşaviriyle doğrular.

Sonra yabancı alıcının unvanını, ülkesini ve teslim adresini satış sözleşmesiyle karşılaştırır. Fatura para birimini sözleşmeye göre seçer. Gümrük idaresi ve beyannameye ilişkin bilgileri müşavirden aldıktan sonra portalda ihracat senaryosunu açar.

İki ürünün GTİP’i farklıysa satırları birleştirmez. İstisna seçimini kontrol eder, XML ön izlemesini inceler, belgeyi imzalar ve oluşan sistem durumunu kaydeder.

Beyanname numarası fatura oluşturulurken henüz hazır değilse, atölye sahibi geçici numara uydurmaz. Portal ve müşavir tarafından belirtilen doğru zamanlamayı izler; sonrasında fatura ile beyannameyi yeniden karşılaştırır.

Bu işletme yurt dışına tasarım hizmeti verseydi aynı mal ihracatı akışını kullanamazdı. Mikro ihracat veya ETGB ile gönderim yapsaydı belge yolu da değişebilirdi; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirini kontrol etmeliydi.

Belge sayısı arttığında kullanıcı yetkileri, ERP bağlantısı ve toplu veri aktarımı önem kazanır. Temel ve ticari fatura ayrımını anlamak için fatura senaryoları arasındaki farkları inceleyin; bu ayrımı ihracat profilinin yerine koymayın.

Özet: 5 maddede ihracat e-faturası düzenleme

İhracat e-faturası düzenlemenin özeti, doğru senaryo, doğru GTİP, uyumlu gümrük verisi, doğru istisna ve gönderim sonrası kontroldür.

• İşlemin gümrük beyannameli mal ihracatı olup olmadığını belirleyin; hizmet, mikro ihracat ve farklı taşıma yöntemlerini ayrı değerlendirin.
• Her ürün satırı için teknik açıklamayı, miktarı, birim fiyatı, para birimini ve gümrük müşaviri tarafından doğrulanan GTİP’i kullanın.
• Yabancı müşterinin ticari bilgilerini teknik alıcı veya gümrük idaresi bilgileriyle karıştırmayın; her veriyi portalın doğru alanına yazın.
• Mal ihracatının şartlarını ve KDV istisnasını güncel GİB seçenekleriyle kontrol edin; yalnızca vergi oranını sıfırlamakla yetinmeyin.
• Belgeyi imzalayıp gönderdikten sonra sistem yanıtını, beyannameyi, sevkiyatı, muhasebe kaydını ve arşiv dosyasını birlikte kontrol edin.

En güvenli uygulama, faturayı göndermeden önce gümrük müşaviriyle ürün ve beyanname verilerini karşılaştırmaktır. Emin olmadığınız kod, tarih veya istisna için rakam tahmini yapmayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com’da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilette geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır; geçişten önce güncel koşulları ve mali müşavirinizin önerisini kontrol edin.