e-Arşiv Rapor Gönderilemedi Hatası Nasıl Çözülür?

e-Arşiv rapor gönderilemedi hatası, çoğunlukla GİB bağlantısı, XML verisi, tarih uyumsuzluğu, sertifika veya yetkilendirme sorunu düzeltilerek çözülür. Önce faturanın ve raporun gerçek durumunu kontrol edin; aynı belgeyi rastgele tekrar göndermeyin.

Bu rehber, e-Arşiv Portalı veya özel entegratör kullanan işletmelere yöneliktir. Hata mesajını sınıflandırmayı, gerekli ekranları kontrol etmeyi, raporu güvenli biçimde yeniden göndermeyi ve destek kaydı için kanıt toplamayı açıklar.

e-Arşiv rapor gönderilemedi hatası ne demektir?

e-Arşiv rapor gönderilemedi hatası, oluşturulan raporun GİB sistemine veya kullanılan entegrasyon kanalına başarıyla iletilemediği anlamına gelir. Bu uyarı, rapordaki her faturanın kesin olarak geçersiz olduğunu tek başına göstermez.

e-Arşiv raporu, belirli yöntem ve kurallara göre oluşturulan e-Arşiv belgelerinin bilgilerini GİB sistemine ileten teknik bildirimdir. Faturanın oluşturulması, imzalanması ve raporun kabul edilmesi farklı aşamalardır.

Hata, rapor hazırlanırken, XML doğrulamasında, mali mühür işleminde, bağlantı sırasında veya GİB yanıtı alınırken ortaya çıkabilir. Bu nedenle yalnızca hata metnini okuyup faturayı silmek doğru bir ilk adım değildir.

Kullandığınız ekranda belge durumu, rapor durumu, gönderim zamanı ve sistem yanıtı ayrı alanlarda gösterilebilir. Ekran adları yazılıma göre değişse de bu dört bilgiyi birlikte incelemek gerekir.

Yanlış: Rapor gönderilemedi uyarısını görünce faturayı hemen yeniden oluşturmak. Doğru: Önce mevcut faturanın belge numarasını, UUID bilgisini ve rapor kaydını kontrol etmek.

Bir rapor beklemede görünüyorsa yeni gönderim başlatmak mükerrer kayıt veya çakışma oluşturabilir. Başarısız, reddedildi ve beklemede durumlarını kullandığınız uygulamanın açıklamasıyla birlikte değerlendirin.

Örneğin portalda faturanın PDF'i indirilebiliyor, fakat rapor durumu başarısız görünüyorsa belge üretimi tamamlanmış olabilir. Bu ayrım, ikinci fatura düzenlemeden önce kontrol edilmesi gereken temel noktadır.

Rapor kaydı hiç oluşmamışsa belge numarasıyla gönderim geçmişini ve entegrasyon kuyruğunu inceleyin. Kayıt bulunamaması, raporun kabul edildiğini değil, işlemin ilgili aşamaya ulaşmadığını gösterebilir.

e-Arşiv rapor gönderilemedi hatası neden olur?

e-Arşiv rapor gönderilemedi hatası, genellikle teknik bağlantı, eksik veya hatalı belge verisi, imza yetkisi, tarih kuralları ya da GİB servisindeki geçici durum nedeniyle oluşur. Aynı belirti farklı nedenlerden kaynaklanabilir.

Rapor içindeki bir faturanın vergi kimlik bilgisi, adresi, birim kodu, tutarı veya tarih alanı beklenen formatta değilse XML doğrulaması başarısız olabilir. Böyle durumlarda bağlantıyı yenilemek sorunu çözmez.

İnternet kesintisi, güvenlik duvarı, proxy ayarı, oturum süresinin dolması veya GİB servisindeki bakım da gönderimi engelleyebilir. Hata yalnızca kısa bir aralıkta oluşuyorsa zaman bilgisini mutlaka not edin.

Mali mühür ya da e-imza sürücüsünün tanınmaması, sertifikanın geçerlilik sorunu ve yanlış kullanıcı yetkisi de rapor gönderimini durdurabilir. Sertifika çalışsa bile ilgili şirket hesabına tanımlı olmayabilir.

Hata mesajının tam metni, oluştuğu saat ve ilgili belge numarası neden ayrımını kolaylaştırır. GİB kuralları ve servis koşulları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tek bir faturada hata varsa veri alanı, kod veya tarih ayrıntısı önceliklidir. Aynı dakikada çok sayıda belge etkileniyorsa bağlantı, yetkilendirme veya servis yanıtı daha güçlü ihtimaldir.

Örneğin kafe işletmesinde yalnızca yabancı para birimli belge reddediliyorsa para birimi ve toplam alanları karşılaştırılır. Tüm günün belgeleri başarısızsa aynı alanı tek tek düzeltmek yerine servis akışı incelenir.

e-Arşiv raporunun durumunu nasıl kontrol edersiniz?

Raporun durumunu, kullandığınız portal veya entegrasyon uygulamasındaki rapor gönderim, belge izleme ya da işlem sonuçları ekranından kontrol edebilirsiniz. Öncelik, faturanın değil raporun hangi aşamada kaldığını belirlemektir.

Önce tarih aralığını daraltın ve hata alınan belgeyi belge numarası, UUID veya işlem zamanı ile arayın. Geniş tarih aralığı, benzer belgelerin karışmasına ve yanlış raporun seçilmesine neden olabilir.

Durum alanında başarısız, reddedildi, beklemede, gönderildi veya kabul edildi gibi ifadeler bulunabilir. Bu ifadelerin anlamı kullandığınız yazılıma göre değişebileceğinden, işlem ayrıntısı veya yardım ekranını da okuyun.

Başarısız durum, sistemin işlem tamamlanmadan durduğunu gösterebilir. Reddedildi durumu ise GİB ya da entegrasyon servisinin bir yanıt verdiğini ve yanıtın içeriğinin incelenmesi gerektiğini anlatabilir.

Beklemede görünen kayıt için hemen yeniden gönderim yapmayın. Önce işlem ayrıntısında GİB yanıtı, gönderim zamanı, deneme sayısı ve varsa alındı veya takip numarasını kontrol edin.

Kabul edilmiş bir rapor için uygulamadaki kayıtla GİB yanıtını eşleştirin. Faturanın ekranda görünmesi, raporun kabul edildiği anlamına her zaman gelmez; iki sonucu ayrı ayrı saklayın.

Kontrol sırasında rapor filtrelerini önce belge numarasıyla, sonra dar tarih aralığıyla uygulayın. Aynı numaraya benzeyen seriler varsa UUID ve işlem saatini ikinci doğrulama olarak kullanın.

Bir rapor kabul edilmiş görünürken faturanın durumu farklıysa kayıtları birleştirmeyin. Kabul yanıtının hangi UUID’ye ait olduğunu doğrulayın; eşleşmiyorsa destek kaydı açmadan önce ekran çıktısını saklayın.

Rapor ekranında filtre sonucu boşsa, tarih aralığını bir gün genişletip belge numarasıyla tekrar arayın. Sonuç yine yoksa uygulamanın arşiv, taslak veya hata kuyruğu ekranlarını kontrol edin.

İnternet ve GİB bağlantısı nasıl test edilir?

Bağlantı kaynaklı e-Arşiv rapor hatasını ayırmak için önce oturumu, tarayıcıyı, internet erişimini ve servis duyurularını sırayla kontrol edin. Tek bir başarısız deneme, kalıcı sistem arızası kanıtı değildir.

Önce portal oturumundan çıkıp yeniden giriş yapın. Oturum süresi dolduysa ekran açık görünse bile gönderim yetkilendirmesi geçersiz kalabilir. Yeniden girişten sonra aynı raporu hemen değil, durumunu kontrol ederek deneyin.

İşletme internetinde proxy, güvenlik duvarı veya antivirüs uygulaması dış servis bağlantısını sınırlayabilir. Sorunu anlamak için şirket politikanız izin veriyorsa farklı bir ağ üzerinden yalnızca bağlantı kontrolü yapabilirsiniz.

Farklı ağda işlem çalışıyor, şirket ağında çalışmıyorsa güvenlik biriminizle görüşün. Tarayıcı değişikliği tek başına kesin çözüm değildir; asıl sorun ağ geçidi, sertifika erişimi veya uygulama izinleri olabilir.

GİB sisteminde bakım, yoğunluk veya teknik kesinti duyurusu bulunuyorsa tekrar denemeyi duyurudaki yönteme göre planlayın. Duyuru yoksa bile kısa süreli servis yanıtı sorunu ihtimalini kayıt altına alın.

Yanlış: Zaman aşımı alınca art arda çok sayıda gönderim başlatmak. Doğru: Her deneme arasında rapor durumunu, bağlantı kaydını ve varsa servis yanıtını kontrol etmek.

Bağlantı testi için aynı kullanıcıyla yalnızca rapor durumunu sorgulamak, yeni gönderim denemekten daha güvenlidir. Böylece sorun devam ederken mükerrer kayıt oluşturma ihtimali azalır.

Yalnızca bir kullanıcı gönderemiyor, diğer yetkili kullanıcı gönderebiliyorsa ağdan önce rol ve oturum yetkisini karşılaştırın. Her kullanıcıda aynı hata varsa servis veya ortak ağ ayarını inceleyin.

Bağlantı sorunu yalnızca belirli saatlerde oluşuyorsa deneme saatlerini kaydedin. Sürekli yaşanıyorsa tarayıcı önbelleğini temizlemek yerine ağ yöneticisinden servis adresi ve erişim kayıtlarını incelemesini isteyin.

XML ve zorunlu alan hatası nasıl düzeltilir?

XML kaynaklı e-Arşiv rapor hatası, faturadaki verilerin beklenen şema, kod veya biçim kurallarına uymamasıyla düzeltilir. Önce hata veren belgeyi ayırın, sonra uygulamanın doğrulama sonucundaki alan adını izleyin.

En sık kontroller; vergi kimlik numarası, alıcı bilgileri, fatura numarası, tarih, para birimi, vergi oranı, birim kodu, miktar ve toplam tutar alanlarında yapılır. Her alanın zorunluluğu işlem türüne göre değişebilir.

Adres veya açıklama alanında desteklenmeyen karakterler, hatalı ondalık biçimi ve boş bırakılan kod alanları XML doğrulamasını bozabilir. Uygulamanızın otomatik oluşturduğu XML üzerinde rastgele elle değişiklik yapmayın.

Birim kodu uyarısı alıyorsanız, Birim Kodu Geçersiz Hatası rehberindeki kod ve miktar kontrollerini uygulayın. Ürün veya hizmet birimini muhasebe kaydıyla tutarlı seçin.

Bir alanı düzelttikten sonra yalnızca raporu değil, ilgili faturanın oluşturulan XML çıktısını da yeniden doğrulayın. Aynı belgeye ait farklı kopyalar varsa belge numarası ve UUID eşleşmesini ayrıca kontrol edin.

Hata metni UBL-TR şeması, kod listesi veya veri tipi belirtiyorsa teknik yanıtı kaydedin. Anlamı net değilse XML dosyasını ve ekran görüntüsünü destek ekibine gönderin; müşteri verilerini gereksiz biçimde paylaşmayın.

Örneğin alıcı adresindeki desteklenmeyen karakter doğrulamayı bozuyorsa, alanı uygulamanın izin verdiği biçimde düzeltin. Bu düzeltmenin muhasebe kaydı ve müşteriye sunulan belgeyle tutarlı kalması gerekir.

Alan hatası bulunmuyorsa XML şemasının ve kullanılan uygulama sürümünün güncel doğrulamasını çalıştırın. Teknik kullanıcı olmayan personel, XML etiketlerini elle değiştirmek yerine uygulama desteğinden yönlendirme almalıdır.

Farklı bir faturanın XML’i geçerli çıkıyorsa sorun genel şema erişiminde değil, ilgili belgenin verisindedir. Tüm belgeler doğrulanamıyorsa uygulama güncellemesi veya servis tarafındaki şema değişikliği araştırılmalıdır.

Fatura tarihi ve rapor dönemi hatası nasıl çözülür?

Fatura tarihi kaynaklı e-Arşiv rapor hatası, belge tarihi, rapor dönemi ve gönderim kurallarının birlikte karşılaştırılmasıyla çözülür. Önce bilgisayar saatini değil, faturanın kaydedilmiş tarih değerini kontrol edin.

Belge tarihi yanlış girilmişse faturayı silip yeniden oluşturmak her durumda doğru yöntem değildir. Belgenin mevcut durumu, imzalanıp imzalanmadığı ve muhasebe kaydıyla ilişkisi incelenmeden değişiklik yapmayın.

Rapor dönemi, kullanılan gönderim yöntemine ve güncel GİB kurallarına göre değerlendirilmelidir. Eski bir belgeyi yeni döneme taşıma veya yeni belgeyi geçmiş döneme bağlama kararını otomatik varsayımla vermeyin.

Sistem saati ve saat dilimi de özellikle gün sınırlarında sorun çıkarabilir. Bilgisayarın tarihini değiştirmek yerine işletim sistemi, uygulama ve entegrasyon ayarlarındaki saat bilgisini yetkili kişiyle kontrol edin.

Belge tarihine ilişkin ayrıntılı kontroller için Fatura Tarihi Geçersiz Hatası rehberine bakın. Bu rehberdeki yaklaşım, rapor tarihini de ayrıca doğrulamanız gerektiği gerçeğini değiştirmez.

Tarih kuralları ve gönderim süreleri mevzuatla güncellenebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yalnızca eski bir ekran görüntüsüne veya geçmiş uygulama deneyimine dayanmayın.

Gün sınırında oluşturulan belgelerde uygulamanın saat dilimi, sunucu zamanı ve rapor dönemi birlikte incelenir. Sadece bilgisayar saatini değiştirmek, kayıt zamanını düzeltmez ve yeni tutarsızlıklar doğurabilir.

Fatura zaten imzalanmış veya muhasebeye aktarılmışsa tarih değişikliğinin sonuçlarını mali müşavirinizle değerlendirin. Hata, tarih düzeltmesiyle değil, doğru rapor döneminde yetkili yeniden işleme alınarak çözülebilir.

Rapor tarihi doğru, fakat dönem kaydı farklıysa rapor ayarını değiştirmeden önce mevcut kuyruğu kontrol edin. Dönem düzeltmesi bazı sistemlerde yeni rapor üretir; eski kaydı silmek yerine işlem geçmişini koruyun.

Mali mühür veya e-imza sorununu nasıl giderirsiniz?

Mali mühür veya e-imza kaynaklı hata, sertifikanın bilgisayarda tanınması, geçerliliği, sürücüsü ve ilgili şirket hesabına yetkisi kontrol edilerek giderilir. Rapor verisi doğru olsa bile imza aşaması başarısız kalabilir.

Önce mali mühür cihazının veya imza aracının bilgisayara bağlı olduğunu ve işletim sisteminde göründüğünü kontrol edin. USB bağlantısını değiştirirken açık uygulamaları kapatın ve cihazı yetkili kişinin yönergesine göre yeniden başlatın.

Sertifika süresi, PIN durumu ve sürücü kurulumu birbirinden farklı kontrollerdir. PIN kilitliyse art arda deneme yapmayın; kilit açma prosedürünü sertifika sağlayıcınızın ve kurumunuzun yetkilisiyle uygulayın.

Tarayıcı veya masaüstü imza bileşeni güncel değilse portal imza aracına erişemeyebilir. Güncelleme öncesinde kullandığınız işletim sistemi ve uygulama sürümünün destek koşullarını kontrol etmek gerekir.

İmza hatası ile e-Defter imza hatası aynı süreç değildir; ancak sertifika, sürücü ve yetkilendirme mantığı bakımından benzer kontroller bulunabilir. Ayrıntılı karşılaştırma için e-Defter Berat İmza Hatası rehberini inceleyebilirsiniz.

Mali mühür çalışıyor görünse bile yanlış şirket hesabı seçilmiş olabilir. VKN, kullanıcı rolü ve sertifika eşleşmesini doğrulayın; PIN, özel anahtar veya parola bilgilerini destek kaydına kesinlikle yazmayın.

İmza aracı başka bir bilgisayarda çalışıyor, mevcut bilgisayarda çalışmıyorsa sertifika arızasından önce sürücü ve yerel izinleri karşılaştırın. Ancak cihazın PIN bilgisini paylaşarak uzaktan test yaptırmayın.

Birden fazla kullanıcı aynı sertifika hatasını alıyorsa sertifika süresi veya şirket hesabı eşleşmesi incelenir. Sadece tek kullanıcı etkileniyorsa kullanıcı rolü, oturum ve bilgisayar kurulumu ayrıca kontrol edilir.

Sertifika listede görünmüyorsa cihazı çıkarıp takmakla yetinmeyin; işletim sistemi ve imza bileşenindeki tanıma durumunu ayrı ayrı inceleyin. Sorun başka cihazlarda da sürüyorsa sertifika sağlayıcınıza başvurun.

e-Arşiv raporu güvenli biçimde nasıl yeniden gönderilir?

e-Arşiv raporu, önceki kaydın gerçekten başarısız olduğu doğrulandıktan ve kök neden düzeltildikten sonra yeniden gönderilmelidir. Başarılı veya beklemede raporu körlemesine tekrar göndermek mükerrer işlem riskini artırır.

Yeniden gönderimden önce aşağıdaki sırayı izleyin. Her adımda ekrandaki sonucu kaydedin ve bir sonraki adıma ancak önceki kontrol tamamlandıktan sonra geçin.

1. Fatura numarasını, UUID bilgisini, belge tarihini ve rapor kaydını aynı belge için eşleştirin.
2. Rapor durumunun başarısız veya reddedildi olduğunu, beklemede olmadığını işlem ayrıntısından doğrulayın.
3. Hata metnini okuyup XML, tarih, bağlantı, imza veya yetki kaynaklı nedeni sınıflandırın.
4. İlgili alanı düzeltin, XML doğrulamasını çalıştırın ve mali mühür veya e-imza erişimini test edin.
5. Uygulamadaki yeniden gönder veya benzeri işlemi yalnızca yetkili kullanıcıyla başlatın.
6. Yeni sonucu, GİB yanıtını ve gönderim zamanını işletme kayıtlarına ekleyin.

Uygulamada yeniden gönder seçeneği bulunmuyorsa yeni fatura üretmeden önce entegrasyon desteğine başvurun. Bazı sistemler başarısız kaydı düzeltme işleminden sonra yeniden kuyruğa alabilir.

Yanlış: Rapor ekranında kayıt görünmediği için faturayı ikinci kez kesmek. Doğru: Belge UUID’si, fatura numarası ve GİB yanıtıyla ilk işlemin sonucunu kesinleştirmek.

Yeniden gönderim sonrasında kabul veya ret yanıtı oluşana kadar işlem kaydını izleyin. Sonucu görmeden aynı raporu tekrar tekrar göndermeyin; bu yaklaşım hatanın nedenini gizleyebilir.

Yeniden gönderim sonrasında raporun kuyruğa alındığını görmek, kabul yanıtı alındığını göstermez. İşlem ayrıntısındaki sonuç kodunu ve GİB yanıtını kontrol etmeden dosyayı kapatmayın.

Karşı durum olarak sistem raporu otomatik yeniden deniyorsa elle ikinci işlem başlatmayın. Otomatik kuyruğun deneme sonucunu izleyin ve aynı UUID için tek işlem kaydı bulunduğundan emin olun.

Küçük bir eczanede e-Arşiv rapor hatası nasıl çözülür?

Küçük bir eczanede çözüm, yoğun satış akışı içinde hatalı faturayı diğer belgelerden ayırmakla başlar. Örnek senaryoda işletme sahibi, gün sonunda bir e-Arşiv raporunun gönderilemediğini görür.

Önce eczane sahibi ilgili faturanın numarasını, alıcı bilgilerini ve işlem saatini not eder. Aynı gün oluşturulan diğer faturaların rapor durumlarını inceleyerek sorunun tek belgeye mi, tüm gönderime mi yayıldığını belirler.

Yalnızca bir belge başarısızsa XML alanları, birim kodu ve tarih kontrol edilir. Birden fazla belge aynı anda başarısızsa bağlantı, oturum, sertifika veya GİB servis yanıtı öncelikli olarak incelenir.

İşletme sahibi faturayı yeniden oluşturmadan önce raporun beklemede olmadığını doğrular. Hata alanı düzeltildikten sonra yetkili kullanıcı raporu yeniden gönderir ve kabul yanıtını işlem kaydına ekler.

• Faturanın belge numarası ve UUID bilgisi rapor kaydıyla eşleşiyor mu?
• Rapor durumu başarısız mı, yoksa hâlâ beklemede mi?
• Hata mesajı XML, tarih, bağlantı veya imza sorununu açıkça belirtiyor mu?
• Mali mühür veya e-imza doğru şirket hesabında çalışıyor mu?
• Gönderim sonrası GİB yanıtı ve işlem zamanı kaydedildi mi?

Bu kontrol listesi, eczane dışında market, kafe ve serbest çalışan işletmelerde de uygulanabilir. Ancak belge türü, raporlama yöntemi ve güncel mevzuat farklıysa mali müşavirinizin yönlendirmesini esas alın.

Örneğin eczane sahibi birden fazla belgeyi aynı anda kaybettiğini düşünüyorsa, önce gün sonu rapor listesini dışa aktarmadan ekranda filtrelemelidir. Böylece bekleyen kayıtlar yanlışlıkla başarısız sayılmaz.

Yoğun saat sırasında düzeltme yapmak yerine belgeyi işaretleyip yetkili personelin kontrolüne bırakmak daha güvenlidir. Acil işlem gerekirse, önce mali müşavir veya entegrasyon desteğinin onayladığı yöntemi uygulayın.

Destek kaydı açmadan önce hangi bilgileri toplamalısınız?

Destek kaydı açmadan önce hata metni, belge bilgileri, işlem zamanı, kullanıcı rolü ve kullanılan uygulama sürümü toplanmalıdır. Bu bilgiler, destek ekibinin aynı sorunu yeniden üretmesini ve doğru kanala yönlendirmesini kolaylaştırır.

Belge numarası, UUID, VKN, fatura tarihi, rapor dönemi ve hata alınan saat temel kayıtlardır. Hassas müşteri bilgilerini tam olarak paylaşmak yerine destek ekibinin istediği minimum veriyi kullanın.

Ekran görüntüsünde hata metni, durum alanı ve işlem zamanı görünmelidir. Görüntüde PIN, parola, mali mühür bilgisi veya gereksiz kişisel veri bulunmamalıdır.

XML dosyası istenirse hangi belgenin XML’i olduğunu açıkça belirtin. Dosya adını belge numarası veya UUID ile ilişkilendirin; farklı faturaların XML’lerini aynı ad altında göndermek karışıklık yaratır.

Önceden yaptığınız denemeleri de yazın: oturum yenilendi mi, ağ değişti mi, sertifika kontrol edildi mi, rapor yeniden gönderildi mi? Deneme sırası, sorunun tekrarlanıp tekrarlanmadığını anlamaya yardım eder.

Genel kullanım ve işlem sorularında sık sorulan sorular sayfasını inceleyebilirsiniz. Çözüm için teknik destek gerekiyorsa iletişim sayfasındaki kanalı kullanın ve güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Destek kaydına mümkünse tek bir olay özeti yazın: belge ne zaman üretildi, hangi aşamada durdu ve hangi denemeden sonra sonuç değişti. Dağınık açıklamalar yerine kronolojik bilgi kullanın.

Destek ekibi ek dosya isterse güvenli yükleme kanalını tercih edin. E-posta veya mesaj içinde parola, PIN, özel anahtar ve tüm müşteri listesini paylaşmayın; yalnızca istenen belgeyi gönderin.

Birden fazla belge etkileniyorsa tek belgeye ait ekran görüntüsüyle yetinmeyin; etkilenen aralığı ve ortak hata kodunu belirtin. Buna karşılık yalnızca bir belge sorunluysa bütün müşteri verisini göndermek gereksizdir.

e-Arşiv rapor gönderilemedi hatası tekrar nasıl önlenir?

Hatanın tekrarlanmasını önlemek için belge verilerini, sertifika durumunu, uygulama güncellemelerini, bağlantıyı ve rapor sonuçlarını düzenli olarak kontrol eden bir işletme rutini oluşturun. Amaç yalnızca hatayı düzeltmek değil, erken fark etmektir.

Belge oluşturma sürecinde müşteri bilgileri, vergi bilgileri, birim kodları ve tarih alanları için standart veri kullanın. Aynı alanı farklı çalışanların farklı biçimde girmesi XML doğrulama hatalarını artırabilir.

Mali mühür veya e-imzanın geçerlilik durumunu son güne bırakmadan yetkili kişiyle kontrol edin. Sürücü ve portal güncellemelerini doğrudan rastgele kaynaklardan değil, kullandığınız hizmetin resmi yönlendirmesinden takip edin.

Raporlama işlemini, kullanılan yöntemin izin verdiği çalışma düzeninde düzenli izleyin. Başarılı görünen kayıtları da dönemsel olarak kontrol edin; yalnızca hata ekranına bakmak eksik raporlamayı fark ettirmeyebilir.

Uzman notu: Gönderim ekranında hata görünmemesi, GİB kabulünün kesinleştiği anlamına gelmez; rapor durumu, yanıt bilgisi ve fatura kaydını birlikte saklayın.

GİB mevzuatı, rapor içeriği ve teknik servis koşulları zamanla güncellenebilir. Otomatik bir kontrol kuralını kalıcı mevzuat gibi kabul etmeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Günlük kapanışta rapor durumu ile fatura listesini karşılaştırmak, ertesi güne kalan başarısız kayıtları erken gösterir. Bu kontrolü sorumlu kullanıcı ve yedek yetkili arasında yazılı biçimde paylaşın.

Bu rutin, servis kesintisini işletmenin kendi veri hatasından ayırmaya da yardım eder. Fakat otomatik raporlar mevzuat kontrolünün yerine geçmez; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yeni çalışanlara, gönderim sonrası kabul yanıtını nasıl kontrol edeceklerini gösteren kısa bir ekran prosedürü verin. Yetki değiştiğinde prosedürü güncelleyin; eski kullanıcı hesabını açık bırakmayın.

Özet: 5 maddede e-Arşiv rapor gönderilemedi hatası

e-Arşiv rapor gönderilemedi hatası, raporun durumunu doğrulayıp teknik nedeni düzelttikten sonra kontrollü yeniden gönderim yapılarak çözülür. Aşağıdaki beş madde, günlük işlem sırasında uygulanabilecek kısa kontrol planıdır.

• Durumu doğrulayın: Fatura kaydını ve rapor kaydını belge numarası, UUID, gönderim zamanı ve GİB yanıtıyla birlikte inceleyin; beklemede olan kaydı başarısız kabul etmeyin.
• Nedeni sınıflandırın: Hata metnini XML, tarih, bağlantı, mali mühür, e-imza veya yetki başlıklarından biriyle eşleştirin; nedeni belirlemeden rastgele ayar değiştirmeyin.
• Veriyi düzeltin: Zorunlu alanları, kodları, tarihleri, toplamları ve şirket bilgilerini kontrol edin; faturayı veya XML dosyasını ikinci kez oluşturup kayıtları karıştırmayın.
• Yeniden gönderimi yönetin: Yalnızca başarısız veya reddedilmiş kayıt için, yetkili kullanıcıyla ve düzeltme sonrasında yeniden gönderim başlatın; bekleyen kaydı çoğaltmayın.
• Kanıt saklayın: Hata ekranını, işlem zamanını, rapor sonucunu ve destek yazışmasını saklayın; parola, PIN ve özel anahtar bilgilerini hiçbir kanala göndermeyin.

Günlük uygulamada bu beş maddeyi bir işlem formuna dönüştürmek, farklı kullanıcıların aynı kaydı tekrar göndermesini önler. Formda belge UUID’si, son durum, sorumlu kişi ve bir sonraki kontrol zamanı bulunmalıdır.

Hata çözülmüyorsa teknik denemeleri sınırsız artırmayın. Aynı UUID için oluşan tüm yanıtları saklayıp destek kanalına başvurun; mevzuata ilişkin yorumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi esas alın.

Belge hacminiz için efaturakontor.com paketlerini incelerken kullanım yönteminizi, rapor takip sürecinizi ve mali müşavirinizin önerilerini birlikte değerlendirin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini güncel koşullarıyla kontrol edebilirsiniz.