e-Arşiv İnternet Satışı Alanları Eksik Hatası Nasıl Çözülür?

e-Arşiv internet satışı alanları eksik hatası, internet satışı seçildiğinde zorunlu web, ödeme veya gönderim bilgilerinden biri boş kaldığında oluşur. GİB’e gönderimden önce ilgili alanları gerçek işlem verileriyle tamamlamak gerekir.

Bu anlatım, e-ticaret işletmelerine, muhasebe çalışanlarına ve mali müşavirlere yöneliktir. Portal formundaki, entegrasyon eşlemesindeki ve XML içindeki eksik bilgiyi ayırarak düzeltme yolunu gösterir.

e-Arşiv internet satışı alanları eksik hatası neden olur?

e-Arşiv internet satışı alanları eksik hatası, internet üzerinden yapılan satış işaretlendiğinde ilgili alt bilgilerin gönderilmemesi nedeniyle oluşur. Sistem, faturayı oluşturmadan veya GİB’e iletmeden önce zorunlu veri bütünlüğünü denetler.

En sık neden, web adresinin, ödeme şeklinin veya ödeme tarihinin boş bırakılmasıdır. Bazı akışlarda ödeme aracısı, gönderim tarihi, taşıyıcı adı ve taşıyıcı kimlik bilgileri de kontrol edilir.

Hata, portal ekranındaki boş bir kutudan kaynaklanabileceği gibi entegrasyon şablonundan da çıkabilir. Kullanıcı alanı doldursa bile XML’e değer aktarılmıyorsa aynı uyarı tekrar görülebilir.

Fatura türünün yanlış seçilmesi de teşhisi zorlaştırır. Gerçek satış internetten yapılmadıysa internet satışı seçeneği gereksizdir; internetten yapıldıysa bu seçeneği kaldırmak doğru çözüm değildir.

Örneğin mahalle marketi, internet sitesinden teslimatlı sipariş aldı. Kullanıcı yalnızca müşteri ve ürün bilgilerini girip internet satış kutusunu işaretlerse, ödeme veya kargo alanları eksik kalabilir.

Hatanın hangi aşamada oluştuğunu belirlemek ilk adımdır. Taslak oluşturma, gönderim, XML doğrulama veya e-Arşiv raporu aşamalarındaki mesajlar farklı kontrolleri gösterir.

Mesajda alan adı ya da kod bulunuyorsa ekran görüntüsüyle yetinmeyin. İlgili faturanın taslağını, oluşturulan XML’i ve entegratör yanıtını birlikte inceleyin.

e-Arşiv internet satışında hangi alanlar doldurulmalıdır?

e-Arşiv internet satışında temel alanlar; satış web adresi, ödeme bilgileri ve fiziksel gönderi varsa taşıma bilgileridir. Portal ve entegrasyon ekranları bu alanları farklı başlıklarla gösterebilir.

Bu alanların tamamı her işlemde aynı şekilde uygulanmayabilir. Ürünün, ödeme yönteminin ve teslimat modelinin niteliği, ilgili alanların kullanımını etkiler.

Portalda yıldız işareti bulunması önemli bir göstergedir. Ancak yalnızca yıldızlı kutulara bakmak yeterli değildir; internet satış bölümündeki alt alanların XML’e aktarılıp aktarılmadığı da kontrol edilmelidir.

Vergi muafiyeti gibi başka bir alan da aynı faturada eksikse, iki hatayı birbirinden ayırın. Bunun için Vergi Muafiyet Sebebi Eksik Hatası rehberindeki kontrol mantığı kullanılabilir.

İnternet satışı seçimi ile e-Arşiv alan zorunluluğu nasıl ilişkilidir?

İnternet satışı seçimi, faturaya çevrim içi satışa ait ek bilgilerin eklenmesini sağlar. Seçim yapıldığında sistem, normal fatura alanlarına ek olarak satış kanalı, ödeme ve gönderim verilerini arar.

Bu seçim, faturanın mutlaka e-Arşiv olması gerektiği anlamına gelmez. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı ve işlem türünün mevzuata uygunluğu ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanlış: İnternetten satış yapıldığında yalnızca web adresini yazmak yeterlidir. Bu yaklaşım, ödeme veya gönderim alanları zorunlu olduğunda eksik veri hatası üretir.

Doğru: İnternet satışı seçildikten sonra portalın açtığı tüm ilgili alanlar gerçek sipariş kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır. Gerekmeyen bir alan için rastgele bilgi yazılmamalıdır.

Fiziksel mağazada yapılan ve internet siparişiyle ilişkisi bulunmayan satışlarda bu seçenek genellikle kullanılmaz. Yine de belge türü ve işlem senaryosu, işletmenin mali müşaviriyle doğrulanmalıdır.

Bir sipariş hem internet sitesi hem de pazar yeri üzerinden alınmış olabilir. Bu durumda satışın gerçekleştiği kanal, ödeme aracısı ve gönderim bilgileri kayıtlarla tutarlı seçilmelidir.

Alan seçiminin sonucu, faturanın PDF görüntüsünde her zaman açıkça görünmeyebilir. Bu nedenle form kontrolüyle birlikte XML ve gönderim yanıtı da incelenmelidir.

e-Arşiv internet satışı alanları eksik hatası portalda nasıl çözülür?

Portalda çözüm, hatalı faturayı taslak durumunda açıp internet satış bilgilerini eksiksiz ve doğru biçimde tamamlamaktır. Alan adları portala göre değişse de izlenecek kontrol sırası aynıdır.

Önce faturanın gerçekten internetten alınan siparişe ait olduğunu doğrulayın. Ardından alıcı, ürün, teslimat, ödeme ve belge türü bilgilerinin sipariş kaydıyla aynı olduğunu kontrol edin.

1. Fatura taslağını açın ve belge türü ile alıcının mükellefiyet durumunu kontrol edin.
2. İnternet satışı veya internet satış bilgileri seçeneğinin doğru işaretlendiğini doğrulayın.
3. Satışın gerçekleştiği web adresini, portalın istediği biçimde eksiksiz girin.
4. Ödeme şekli, ödeme tarihi ve gerekiyorsa ödeme aracısı bilgilerini sipariş kaydıyla karşılaştırın.
5. Fiziksel gönderi varsa gönderim tarihi, taşıyıcı adı ve kimlik bilgilerini ekleyin.
6. Doğrulama düğmesine basın, hatanın kalktığını gördükten sonra faturayı gönderin.

Portal, alanları bazen Genel Bilgiler, Diğer Bilgiler veya İnternet Satış Bilgileri sekmesinde gösterir. Sekme görünmüyorsa satış senaryosu veya belge türü seçimi yanlış olabilir.

Kaydetme işleminden sonra taslağı kapatıp yeniden açmak da yararlı bir kontroldür. Değerlerin korunmadığını görürseniz tarayıcıyı değiştirmeden önce portal veya entegrasyon desteğine başvurun.

Gönderimden sonra kabul, ret veya teknik hata durumunu mutlaka kaydedin. Aynı sipariş için yeni fatura kesmeden önce mevcut belgenin GİB durumunu kontrol edin.

Entegrasyon ve XML üzerinden e-Arşiv alanları nasıl kontrol edilir?

Entegrasyonda kontrol, portal ekranındaki değerlerin oluşturulan XML dosyasına gerçekten aktarıldığını doğrulamakla yapılır. Görsel olarak dolu görünen alanlar, hatalı eşleme nedeniyle XML’de boş kalabilir.

Önce ilgili siparişin ham XML çıktısını alın. İnternet satış bölümü, ödeme bilgileri ve taşıyıcı verileri için kullanılan yapıların boş, hatalı veya birden fazla kez üretilip üretilmediğini inceleyin.

Alan adları her yazılımda aynı görünmez. Bir sistemde ödeme tarihi adıyla görülen bilgi, başka sistemde sipariş ödeme tarihi veya tahsilat tarihi olarak eşleşebilir.

Özellikle tarih alanlarında saat, yerel tarih ve boş değer dönüşümlerine dikkat edin. Web adresinde baştaki protokol, özel karakterler ve gereksiz boşluklar da doğrulamayı etkileyebilir.

XML yapısını elle değiştirmek yerine entegrasyon şablonundaki alan eşlemesini düzeltin. Teknik ayrıntı için e-Fatura XML Yüklenmiyor Hatası rehberindeki dosya ve şema kontrolleri uygulanabilir.

XML doğru olduğu halde gönderim başlamıyorsa, sorun alan eksikliğinden değil bağlantı veya yetkilendirme katmanından kaynaklanabilir. Böyle durumlarda e-Fatura entegratör bağlantı hatası çözüm adımlarını inceleyin.

GİB şeması veya entegratör teknik dokümanı güncellendiyse eski şablon kullanılabilir. Emin olmadığınız alan adını tahmin etmeyin; güncel GİB duyurusunu, entegratör dokümanını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Ödeme bilgileri e-Arşiv internet satışında nasıl girilir?

Ödeme bilgileri, siparişte kullanılan tahsilat yöntemi ve gerçek ödeme kaydıyla uyumlu girilmelidir. Ödeme şekli, ödeme tarihi ve gerekiyorsa ödeme aracısı birbirinden ayrı alanlardır.

Kartla tahsilatta, sistemin sunduğu kart seçeneği ve gerçek ödeme aracısının bilgileri kullanılmalıdır. Banka veya ödeme kuruluşu bilgisi, işlem raporlarından doğrulanmadan tahmin edilmemelidir.

Havale veya EFT işlemlerinde ödeme tarihi, işletmenin banka hareketi ve sipariş kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Sipariş oluşturma tarihi, havalenin gerçekleştiği tarihi otomatik olarak göstermez.

Kapıda ödeme, kısmi ödeme veya henüz tahsil edilmemiş siparişlerde portalın seçeneklerini dikkatle değerlendirin. Gerçekleşmemiş bir tahsilatı gerçekleşmiş gibi göstermek, teknik hatayı çözmez.

Yanlış: Her siparişte ödeme tarihini otomatik olarak fatura tarihiyle aynı yazmaktır. Bu değer, gerçek tahsilat kaydıyla uyuşmuyorsa muhasebe kontrolü zorlaşabilir.

Doğru: Ödeme tarihini işlem kayıtlarından almak ve ödeme aracısını gerçek kurum bilgisiyle eşleştirmektir. Uygun seçenek yoksa mali müşavir ve entegratör desteği alınmalıdır.

Ödeme aracısı alanı boş bırakılamıyorsa, işletme bilgilerinizi tekrar yazmayın. Aracısız tahsilat modelinin portalda nasıl tanımlandığını güncel GİB duyurusu ve teknik dokümanla doğrulayın.

Kargo ve teslimat bilgileri hangi durumda zorunludur?

Kargo bilgileri, internetten satılan fiziksel ürünün gönderildiği durumlarda önem kazanır. Gönderim tarihi, taşıyıcı adı ve taşıyıcının kimlik bilgileri gerçek sevkiyat kayıtlarından alınmalıdır.

Gönderim tarihi, siparişin alındığı veya faturanın düzenlendiği tarih olmayabilir. Ürünün taşıyıcıya teslim edildiği tarih esas alınacaksa, depo ya da kargo çıkış kaydıyla karşılaştırma yapılmalıdır.

Taşıyıcı adı alanına yalnızca kısa bir marka adı yazmak yeterli olmayabilir. Portal VKN veya TCKN istediğinde, taşıma hizmeti sunan gerçek işletmenin doğru kimlik numarası kullanılmalıdır.

İşletme kendi aracıyla teslimat yapıyorsa sistemde buna uygun bir seçenek bulunabilir. Böyle bir seçenek yoksa taşıyıcı alanına uydurma şirket bilgisi girmek yerine teknik destek alınmalıdır.

Dijital ürün, çevrim içi hizmet veya teslimatsız işlemde kargo alanları farklı değerlendirilebilir. Bu durumda fiziksel gönderi varmış gibi tarih ve taşıyıcı bilgisi yazmak doğru değildir.

Pazar yeri üzerinden yapılan satışlarda web adresi ve taşıyıcı bilgisi, işletmenin kayıtlarıyla platform raporunda karşılaştırılmalıdır. Platformun yalnızca sipariş numarasını vermesi, fatura alanlarını kendiliğinden tamamlamaz.

Eksik kargo alanı uyarısı alıyorsanız önce ürünün fiziksel olup olmadığını belirleyin. Sonra sevkiyat modelini ve portalın ilgili senaryo seçeneklerini kontrol edin.

Yanlış alan eşlemesi e-Arşiv internet satışı hatasına nasıl yol açar?

Yanlış alan eşlemesi, sipariş sistemindeki bilginin e-Arşiv XML’inde farklı veya boş bir alana yazılmasıdır. Bu hata, kullanıcı arayüzünde tüm alanlar dolu görünse bile oluşabilir.

Örneğin ödeme tarihi, sipariş oluşturma tarihiyle eşleştirilmiş olabilir. Taşıyıcı VKN alanı ise kargo koduyla doldurulmuşsa sistem, beklediği kimlik bilgisini bulamaz.

Mahalle marketi senaryosunda internet sitesi ödeme kuruluşundan işlem tarihi alıyor, fakat entegrasyon bu alanı faturaya göndermiyor. Kullanıcı faturayı her defasında elle düzeltse bile sonraki siparişlerde hata sürer.

Bu durumda çözüm, tek faturayı düzeltmekten önce şablon eşlemesini incelemektir. Sipariş alanı, veri tipi, boş değer davranışı ve varsayılan değerler birlikte kontrol edilmelidir.

Yanlış: Eksik alanı her faturada aynı sabit bilgiyle doldurmaktır. Bu yöntem, gerçek işlem verisini bozabilir ve farklı siparişlerde yanlış kayıt oluşturabilir.

Doğru: Kaynak sistemdeki gerçek alanı doğru e-Arşiv alanına bağlamaktır. Eşleşme düzeltildikten sonra yeni bir taslakta tüm değerlerin XML’e aktarıldığı doğrulanmalıdır.

Şablon değişikliğinden sonra birkaç farklı senaryo test edilmelidir. Kartlı, havaleli, fiziksel gönderili ve teslimatsız siparişler aynı sonucu vermeyebilir.

Fatura düzenlendikten sonra eksik alan fark edilirse ne yapılır?

Eksik alan fark edildiğinde önce faturanın taslak, reddedilmiş veya kabul edilmiş durumunu belirleyin. Düzeltme yöntemi, belgenin GİB ve entegratör sistemindeki durumuna göre değişir.

Taslak belge gönderilmediyse alanları düzenleyip yeniden doğrulayabilirsiniz. Reddedilmiş belgede ise ret mesajını okuyarak eksik alanı düzeltin ve yeniden gönderimin mümkün olup olmadığını kontrol edin.

Kabul edilmiş faturanın içeriği, taslak gibi doğrudan değiştirilemez. İptal, iade, düzeltme veya yeni belge gerekip gerekmediğini işlem türüne göre mali müşavirinizle değerlendirin.

Uzman notu: Hata aldıktan sonra aynı siparişi tekrar faturalandırmadan önce belge numarasını, gönderim durumunu ve GİB yanıtını kontrol edin.

Portalda hata görülmesine rağmen belge GİB’e ulaşmış olabilir. Bu yüzden tarayıcı mesajını tek başına kesin ret kabul etmeyin; belge durumunu ve yanıt kayıtlarını açın.

Aynı satış için iki belge oluştuğundan şüpheleniyorsanız, yeni fatura kesmeden önce Çift Fatura Kesildi Sorunu çözüm adımlarını inceleyin.

Belge kabul edilmiş, ancak bilgi hatalı girilmişse düzeltme işleminin vergi ve muhasebe sonuçları olabilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden işlem tamamlamayın.

e-Arşiv raporu reddedildiğinde internet satışı alanları nasıl incelenir?

e-Arşiv raporu reddedildiğinde, önce faturanın kendisiyle rapor gönderim durumunu birbirinden ayırmak gerekir. Rapor reddi, her zaman yeni fatura kesilmesi gerektiği anlamına gelmez.

İlk olarak rapor numarasını, dönem bilgisini, belge numarasını ve GİB yanıtındaki açıklamayı kaydedin. Yanıtta belirtilen alan, oluşturulan XML içindeki karşılığıyla karşılaştırılmalıdır.

İnternet satış bilgileri rapora aktarılırken web adresi, ödeme tarihi veya taşıyıcı kimliği boş kalmış olabilir. Portal ekranındaki fatura ile rapora gönderilen dosya aynı olmayabilir.

Ret mesajı vergi muafiyet sebebi gibi farklı bir alanı gösteriyorsa, internet satışı uyarısıyla karıştırmayın. Gerekirse e-Arşiv Raporu Reddedildi Hatası rehberindeki durum ayrımını uygulayın.

Alan düzeltildikten sonra raporun yeniden gönderimine izin verilip verilmediğini sistemden kontrol edin. Aynı belgeyi yeni numarayla üretmek, mevcut raporun durumunu düzeltmeyebilir.

Rapor yanıtı teknik olarak açıklayıcı değilse XML dosyasını, işlem zamanını ve hata ekranını destek birimine iletin. Kimlik bilgilerini paylaşırken yalnızca güvenli destek kanallarını kullanın.

Mevzuat ve teknik kılavuzlar güncellenebildiği için eski bir ekran görüntüsüne göre karar vermeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hatanın tekrar etmemesi için e-Arşiv kontrol listesi nedir?

Tekrarı önlemenin en güvenilir yolu, fatura göndermeden önce kısa bir internet satış kontrol listesi uygulamaktır. Liste, kullanıcı girişini ve entegrasyon çıktısını birlikte kapsamalıdır.

• Satışın gerçekten internet sitesi veya çevrim içi platform üzerinden yapıldığını doğrulayın.
• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ve doğru belge türünü kontrol edin.
• Satışın gerçekleştiği web adresinin gerçek ve eksiksiz olduğunu doğrulayın.
• Ödeme şeklinin sipariş kaydındaki tahsilat yöntemiyle aynı olduğunu kontrol edin.
• Ödeme tarihini banka, ödeme kuruluşu veya işletme kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Gerekiyorsa ödeme aracısının unvan ve kimlik bilgilerini doğru kaynaktan alın.
• Fiziksel gönderide gönderim tarihini depo veya taşıyıcı kaydıyla eşleştirin.
• Taşıyıcı adı ile VKN veya TCKN bilgisinin aynı işletmeye ait olduğunu doğrulayın.
• Portalda dolu görünen alanların XML dosyasına aktarıldığını kontrol edin.
• Gönderimden sonra belge ve rapor durumunu kaydedip mükerrer işlem yapmayın.

Bu liste, özellikle günlük yüksek sayıda fatura oluşturan işletmelerde işlem standardı sağlar. Ancak standart liste, özel ürün veya teslimat senaryosundaki mevzuat değerlendirmesinin yerini tutmaz.

Bir alanın gerekip gerekmediğinden emin değilseniz boş bırakıp rastgele değer yazmayın. İşlem modelini, güncel teknik kılavuzu ve mali müşavirinizin görüşünü birlikte değerlendirin.

Kontrol listesi hatayı çözemiyorsa sorunu üç katmanda ayırın: kullanıcı formu, XML eşlemesi ve GİB yanıtı. Bu ayrım, gereksiz fatura tekrarlarını azaltır.

Özet: 5 maddede e-Arşiv internet satışı alanları eksik hatası çözümü

e-Arşiv internet satışı alanları eksik hatasının çözümü, internet satış senaryosunu doğrulayıp ödeme, web ve gönderim verilerini XML’e eksiksiz aktarmaktır.

• İnternet satışı seçeneğini yalnızca gerçek çevrim içi siparişlerde kullanın ve belge türünü ayrıca doğrulayın.
• Web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi ve gerekiyorsa ödeme aracısı bilgilerini gerçek işlem kayıtlarından alın.
• Fiziksel ürün gönderiliyorsa gönderim tarihi, taşıyıcı adı ve kimlik bilgilerini sevkiyat kayıtlarıyla eşleştirin.
• Portalda görünen değerlerin XML’e aktarıldığını ve GİB yanıtında aynı alanların kabul edildiğini kontrol edin.
• Belge durumunu görmeden yeniden fatura kesmeyin; kabul, ret ve rapor durumlarını mali müşavirinizle değerlendirin.

Bu adımlar, eksik alanın kullanıcı girişinden mi, entegrasyon eşlemesinden mi, yoksa rapor doğrulamasından mı kaynaklandığını gösterir.

Mevzuat alanları ve teknik kurallar zamanla güncellenebilir. Emin olmadığınız durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge hacminiz için tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini efaturakontor.com’da 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz.

Platformda ayrıca ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bulunur.