e-arşiv internet satışı zorunluluğu ve e-ticaret kuralları

e-Arşiv Fatura İnternet Satışı Zorunluluğu: E-ticaret Kuralları, kapsama giren internet satıcılarının müşteriye uygun elektronik belge düzenlemesini gerektirir.

Bu rehber, web sitesi, mobil uygulama ve pazaryerinden satış yapan işletmelere yardımcı olur. Fatura türünü, zorunlu bilgileri, düzenleme zamanını ve iade akışını somutlaştırır.

e-Arşiv internet satışı nedir ve zorunluluk ne anlama gelir?

e-Arşiv internet satışı, internet üzerinden yapılan işlemler için elektronik fatura düzenlenmesi demektir. Belge, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya elektronik ortamda sunulur.

İnternet satışı yalnızca şirketin kendi web sitesindeki ödeme ekranını ifade etmez. Mobil uygulama, çevrim içi sipariş formu, elektronik pazar yeri veya benzeri uzaktan satış kanalları da değerlendirmeye girebilir.

Bir işletmenin internetten satış yapması, bütün işlemlerde otomatik olarak aynı belge türünü kullanacağı anlamına gelmez. Alıcının e-Fatura sistemindeki durumu, işletmenin yükümlülüğü ve işlem türü birlikte incelenir.

Son tüketiciye yapılan satışlarda çoğunlukla e-Arşiv Fatura gündeme gelir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı olan bir işletmeyse, satışın e-Fatura olarak düzenlenmesi gerekir.

İnternet satışında belge oluşturmak tek işlem değildir. Sipariş verisi, ödeme, teslimat, müşteri bilgileri, belge raporu, iade ve arşiv kayıtları birlikte yönetilmelidir.

• e-Arşiv internet satışı, uzaktan verilen siparişin elektronik belgeye bağlanmasını gerektirir.
• Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, uygun belge türü genellikle e-Faturadır.
• İnternet satışına ilişkin özel alanlar, normal mağaza satışından farklı olabilir.
• Güncel zorunluluk, faaliyet ve mükellefiyet koşullarına göre ayrıca kontrol edilmelidir.

Uzman notu: Siparişin web sitesinden gelmesi tek başına yeterli değerlendirme değildir; müşteri statüsünü ve satış kanalını belge oluşturulmadan önce kontrol edin.

İnternetten satışta e-Arşiv Fatura kimler için zorunludur?

İnternetten satışta e-Arşiv Fatura zorunluluğu, işletmenin e-belge kapsamına ve güncel mevzuat koşullarına göre belirlenir.

Değerlendirmede işletmenin faaliyet alanı, brüt satış hasılatı, e-Fatura kapsamına girip girmediği ve satışın kime yapıldığı önem taşır. Bu unsurlar, yalnızca sipariş sayısına bakılarak belirlenmez.

İnternet üzerinden satış yapan işletmeler için dönemsel düzenlemeler ayrıca yayımlanabilir. Ciro sınırları, geçiş tarihleri veya belirli sektörlere yönelik şartlar yıllık olarak güncellenebilir.

Bu nedenle tek bir eski tutarı bütün işletmelere uygulamak doğru değildir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle yeni kurulan işletmelerde başlangıç yükümlülüğünü ayrıca doğrulayın.

İşletme e-Fatura uygulamasına geçtiğinde, son tüketiciye yapılan satışlar için e-Arşiv Fatura kullanımı devam edebilir. Ancak e-Fatura kullanıcısı olan ticari alıcıya e-Arşiv kesilmesi yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekir.

Yanlış: Her internet satışında, alıcının durumuna bakmadan aynı belge kesilir. Doğru: Önce alıcı sorgulanır, sonra e-Fatura veya e-Arşiv Fatura seçilir.

• İşletmenin e-Fatura uygulamasındaki kayıt durumu kontrol edilmelidir.
• Alıcının vergi kimlik numarası veya gerekli müşteri bilgileri doğrulanmalıdır.
• Faaliyet alanına ilişkin güncel e-belge şartları incelenmelidir.
• Hasılat ve geçiş tarihleri için güncel GİB duyurusu okunmalıdır.

e-Arşiv internet satışı ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

e-Arşiv internet satışı ile e-Fatura arasındaki temel fark, belgenin hangi alıcıya ve hangi elektronik uygulama üzerinden gönderildiğidir.

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler arasındaki elektronik fatura akışıdır. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen ve elektronik arşivde saklanan faturadır.

Son tüketici, serbest meslek sahibi veya e-Fatura kullanıcısı olmayan bir şirket için belge türü aynı olmayabilir. Alıcının kayıt durumu, satış anında doğru şekilde sorgulanmalıdır.

Bir pazaryerinde hem bireysel tüketici hem de şirket müşterisi bulunabilir. Bu durumda satıcı, sipariş bazında alıcı bilgilerini ve e-belge statüsünü dikkate almalıdır.

Belge türü seçimi, yalnızca PDF görüntüsüne göre yapılmaz. Elektronik sistemde oluşturulan kayıt, raporlama ve alıcıya iletim süreci de aynı kurala uygun olmalıdır.

Yanlış: e-Arşiv Fatura, e-Faturanın basılı kopyasıdır. Doğru: İki uygulamanın alıcı, gönderim ve raporlama yapısı farklıdır.

İnternet satışında e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunur?

İnternet satışında e-Arşiv faturada, temel fatura bilgilerine ek olarak satış kanalı, ödeme ve teslimatla ilgili bilgiler bulunur.

Faturada satıcı bilgileri, alıcı bilgileri, ürün veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, vergiler, toplam tutar ve belge tarihi yer alır. Bu bilgiler, işlem kayıtlarıyla tutarlı olmalıdır.

İnternet satışlarına özgü olarak satışın yapıldığı internet sitesi veya elektronik kanal bilgisi istenebilir. Belgenin internet satışına ait olduğunu belirten alan ya da ibare de doğru seçilmelidir.

Ödeme yöntemi, ödeme tarihi ve teslimat bilgileri de işlem akışına göre kayda alınır. Kredi kartı, havale, kapıda ödeme veya ödeme kuruluşu kullanılan işlemler birbirinden ayrılmalıdır.

Kargo veya taşıyıcı bilgisi, özellikle ürünün müşteriye gönderildiği satışlarda önem taşır. Kargo firması, gönderi bilgisi ve teslimat adresi, kullanılan yazılımın ilgili alanlarına doğru aktarılmalıdır.

• Satışın gerçekleştiği web sitesi veya elektronik kanal bilgisi kontrol edilmelidir.
• İnternet satışına ilişkin özel işaretleme veya açıklama doğru seçilmelidir.
• Ödeme yöntemi ve ödeme tarihi sipariş sistemiyle karşılaştırılmalıdır.
• Teslimat adresi ve taşıyıcı bilgisi kargo kaydıyla eşleştirilmelidir.
• Ürün, vergi, indirim ve toplam tutar alanları siparişle aynı olmalıdır.

Her işlemde aynı alanın zorunluluğu, satışın niteliğine ve güncel teknik kılavuza göre değişebilir. Şüpheli alanlarda e-Arşiv Fatura uygulamasının güncel kılavuzunu ve mali müşavir görüşünü esas alın.

Online siparişte e-Arşiv Fatura ne zaman düzenlenir?

Online siparişte e-Arşiv Fatura, mal teslimi veya hizmet ifasıyla ilgili fatura düzenleme kurallarına uygun zamanda oluşturulmalıdır.

Sipariş tarihi, ödeme tarihi, kargoya teslim tarihi ve müşteriye teslim tarihi aynı gün olmayabilir. Bu tarihler yazılımda ayrı tutulmalı, fatura tarihi gerçek işlem akışını yansıtmalıdır.

Genel fatura düzenleme süresi, mal teslimi veya hizmet ifasından sonraki mevzuat süresiyle ilişkilidir. Özel durumlarda ödeme, teslim veya hizmetin niteliği farklı sonuç doğurabilir.

İşletme, siparişin tamamlanmasını beklerken yasal düzenleme süresini aşmamalıdır. Fatura kesme tarihi ile kargo çıkışının otomatik eşleşmesi, her işlem türünde doğru sonuç vermeyebilir.

e-Arşiv belgesi oluşturulduktan sonra elektronik raporlama adımı da tamamlanır. Belge numarası, tarih, alıcı ve tutar bilgileri sipariş sistemiyle karşılaştırılmalıdır.

1. Siparişin müşteriye, ürüne ve teslimat adresine ait bilgileri alınmalıdır.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı satıştan önce kontrol edilmelidir.
3. Ödeme ve teslimat yöntemi sipariş sisteminde kesinleştirilmelidir.
4. Uygun e-Fatura veya e-Arşiv Fatura türü seçilmelidir.
5. Belge oluşturulmalı, alıcıya iletilmeli ve GİB raporlama akışı takip edilmelidir.

Faturayı ay sonunda topluca düzenlemek, her durumda güvenli bir yöntem değildir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özel satış modellerinde farklı süre veya belge kuralı bulunabilir.

Pazaryeri satışlarında e-Arşiv internet satışı nasıl yönetilir?

Pazaryeri satışlarında e-Arşiv internet satışı, satıcının müşteri siparişini, platform kesintisini ve kendi fatura sorumluluğunu ayrı izlemesiyle yönetilir.

Pazaryeri, satıcı ile son müşteri arasındaki sipariş bilgilerini taşıyabilir. Ancak ürünün satıcısı, faturanın kimin adına düzenleneceğini ve belgenin hangi bilgilerle oluşturulacağını sözleşme ve mevzuata göre belirlemelidir.

Platformun satıcı adına fatura oluşturup oluşturmadığı, yalnızca yazılım ekranına bakılarak anlaşılmaz. Hizmet sözleşmesinde faturalama yetkisi, belge düzenleyenin bilgileri ve müşteri iletişim yöntemi incelenmelidir.

Pazaryerinin komisyon faturası, satıcının müşteriye düzenlediği ürün veya hizmet faturasıyla aynı belge değildir. Satıcı, müşteriye satış belgesini ayrıca izlemeli; platformun komisyon belgesini de muhasebeleştirmelidir.

Alıcı bilgileri pazaryerinden eksik veya hatalı gelirse belge oluşturma süreci durdurulmalıdır. Yanlış adres, vergi numarası veya müşteri türü, iade ve denetim aşamasında sorun çıkarabilir.

Yanlış: Pazaryeri siparişi oluşturduğu için satıcı ayrıca fatura sürecini kontrol etmez. Doğru: Satıcı, sözleşmedeki rolünü ve her siparişin gerçek fatura akışını doğrular.

Entegrasyonda sipariş numarası ile fatura numarası arasında ilişki kurulmalıdır. Kargo numarası, ödeme yöntemi, komisyon ve iade bilgileri de gerektiğinde aynı kayıt üzerinde izlenmelidir.

Uzman notu: Pazaryeri raporundaki satış toplamı ile e-Arşiv faturaların toplamı, komisyon ve iadeler ayrıştırılmadan karşılaştırılmamalıdır.

İade, iptal ve kısmi iadede e-Arşiv internet satışı nasıl düzeltilir?

İade, iptal ve kısmi iadede e-Arşiv internet satışı, ilk faturanın durumuna ve alıcının statüsüne göre uygun düzeltme yöntemiyle yönetilir.

Henüz oluşturulmamış siparişte, satış kaydı iptal edilerek fatura kesilmesi önlenebilir. Fatura elektronik olarak oluşturulduysa, sistemde tanınan iptal süresi ve iptal onay adımları kontrol edilmelidir.

Belge raporlandıktan veya iptal süresi geçtikten sonra doğrudan veri silmek doğru değildir. İade faturası, gider pusulası, bedel iadesi veya başka bir belge gerekip gerekmediği işlem türüne göre değerlendirilir.

Alıcı tüketiciyse, ürünün geri alınması ve bedelin iade edilmesi kayıt altına alınmalıdır. Alıcı vergi mükellefiyse, iade belgesini kimin düzenleyeceği ve vergi etkisi ayrıca kontrol edilmelidir.

Kısmi iadede bütün siparişi iptal etmek yerine, iade edilen ürünlerin miktarı, vergi oranı ve bedeli ayrı hesaplanmalıdır. Kargo bedeli veya indirim de iade hesabına dahilse sistemde ayrıca gösterilmelidir.

• İade talebinin sipariş numarası ve fatura numarasıyla eşleştirilmesi gerekir.
• İade edilen ürünün miktarı, birim fiyatı ve vergi bilgisi doğrulanmalıdır.
• İptal veya iade belgesinin alıcı türüne uygunluğu kontrol edilmelidir.
• Para iadesi, ödeme kuruluşu ve muhasebe kaydı birlikte izlenmelidir.
• İade nedeniyle oluşan yeni belge, ilk belgeyle ilişkilendirilmelidir.

İptal ve iade süreleri, belge türüne ve uygulama ekranına göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yalnızca sipariş ekranındaki silme işlemini hukuki düzeltme kabul etmeyin.

e-Arşiv internet satışı için portal, entegrasyon veya özel entegratör nasıl seçilir?

e-Arşiv internet satışı için portal, özel entegrasyon veya doğrudan entegrasyon seçimi; işlem hacmi, otomasyon ihtiyacı ve kontrol sorumluluklarına göre yapılmalıdır.

Portal yöntemi, düşük işlem hacminde faturayı ekrandan manuel oluşturmak için kullanılabilir. Ancak müşteri, ürün ve teslimat bilgilerinin tekrar girilmesi yoğun siparişlerde hata riskini yükseltebilir.

Özel entegrasyon, web sitesi veya pazaryeri siparişlerinin fatura sistemine otomatik aktarılmasını sağlar. Bu yöntemde ürün kodları, vergi oranları, müşteri alanları ve iade senaryoları başlangıçta eşleştirilmelidir.

Doğrudan entegrasyon, teknik ekip ve sürdürülebilir yazılım altyapısı gerektirir. API erişimi, hata yönetimi, elektronik imza veya mali mühür, raporlama ve arşiv sorumlulukları önceden belirlenmelidir.

Seçim yaparken yalnızca belge oluşturma hızına bakılmamalıdır. Kayıtların GİB durumunu görebilme, başarısız gönderimi tekrar deneyebilme ve destek kayıtlarını saklayabilme özellikleri de incelenmelidir.

• Sipariş sisteminden hangi müşteri ve teslimat alanlarının aktarılacağı belirlenmelidir.
• e-Fatura ve e-Arşiv ayrımını yapan alıcı sorgusu test edilmelidir.
• İptal, iade, kısmi iade ve ödeme iadesi senaryoları denenmelidir.
• GİB gönderim hatalarında kullanıcıya açık hata mesajı gösterilmelidir.
• Yetki, kullanıcı, arşiv ve yedekleme sorumlulukları yazılı hale getirilmelidir.

İşletmenin sipariş sayısı düşükse portal yeterli olabilir; fakat her siparişi manuel taşımak hata maliyeti doğurabilir. Güncel GİB teknik kılavuzunu ve mali müşavirinizin önerisini teknik seçimle birlikte değerlendirin.

e-Arşiv internet satışı kontör ve belge sayımı nasıl hesaplanır?

e-Arşiv internet satışı için kontör hesabı, hukuki bir yükümlülük değil, kullanılan hizmetin belge bazlı kullanım planıdır.

Bir işletme aylık sipariş sayısını, sipariş başına oluşan belge sayısını ve iade işlemlerini ayrı hesaplamalıdır. Böylece yalnızca satış adedine bakarak eksik kullanım planı yapılması önlenir.

Tek havuz kontör modelinde, kullanılan hizmet koşullarına göre e-Arşiv, e-Fatura ve diğer e-belgeler aynı bakiyeden düşebilir. Gelen ve giden belgelerin her biri, ilgili hizmet koşullarında bir kontör olarak sayılabilir.

Örneğin yüz online siparişin her biri bir e-Arşiv faturası oluşturuyorsa, temel ihtiyaç yüz giden belgedir. Bazı siparişlerde iade, yeniden düzenleme veya ek belge oluşabileceği için işletme ayrıca güvenlik payı planlamalıdır.

Kontör tüketimi, faturanın tutarına göre değil, çoğunlukla oluşturulan veya alınan belge adedine göre belirlenir. Kesin sayım yöntemi, hizmet sağlayıcının sözleşmesinde ve kullanım koşullarında yazmalıdır.

Yanlış: Yüksek tutarlı fatura daha fazla kontör tüketir. Doğru: Kullanım hesabında önce belgenin türü ve adet sayısı kontrol edilir.

• Aylık tamamlanan sipariş sayısı rapordan alınmalıdır.
• İade ve iptal sonrası gerçekten oluşturulan belgeler ayrıca sayılmalıdır.
• Gelen e-belgelerin havuz bakiyesinden düşüp düşmediği kontrol edilmelidir.
• Başarısız gönderimlerin yeniden gönderimde nasıl sayıldığı öğrenilmelidir.
• Kontör son kullanma veya kullanım süresi sözleşmeden doğrulanmalıdır.

Kontör hesabında kesin fiyat veya süre vermek yerine, sağlayıcının güncel kullanım koşullarına bakmak gerekir. Belge hacminiz değişiyorsa dönemsel rapor alıp maliyet planınızı yeniden değerlendirin.

e-Arşiv internet satışı arşivleme ve denetiminde hangi kayıtlar tutulur?

e-Arşiv internet satışı arşivinde yalnızca PDF dosyası değil, belgenin elektronik kaydı ve işlemle ilişkili veriler de korunmalıdır.

Belge numarası, belge tarihi, benzersiz belge kimliği, alıcı bilgileri, vergi tutarları ve toplam bedel temel takip alanlarıdır. GİB raporlama durumu ve gönderim sonucu da ayrıca izlenmelidir.

Sipariş numarası, ödeme hareketi, kargo kaydı, teslimat bilgisi, iade talebi ve para iadesi kaydı faturayla ilişkilendirilmelidir. Bu ilişki, müşteri itirazı veya mali inceleme sırasında açıklama sağlar.

Arşiv dosyalarına erişim yetkisi rol bazında sınırlandırılmalıdır. Muhasebe kullanıcısı belgeyi inceleyebilirken, her kullanıcının belgeyi iptal etme veya müşteri verisini değiştirme yetkisi bulunmamalıdır.

Yedekleme yapılırken dosyanın adı değil, bütünlüğü ve tekrar erişilebilirliği kontrol edilmelidir. Düzenli olarak örnek belge açılmalı, elektronik verinin okunabildiği ve raporla eşleştiği doğrulanmalıdır.

Yanlış: Faturanın müşteriye e-postayla gönderilmesi saklama yükümlülüğünü bitirir. Doğru: Belge, rapor ve destekleyici işlem kayıtları mevzuatın öngördüğü süre boyunca erişilebilir tutulur.

Denetim hazırlığında tarih aralığına göre satış raporu alınabilmelidir. Rapor, sipariş sistemi ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırıldığında eksik, yinelenen veya hatalı belge daha kolay bulunur.

Uzman notu: Arşivde belgeyi bulmak için yalnızca müşteri adına güvenmeyin; benzersiz belge numarası ve sipariş numarasını birlikte saklayın.

e-Arşiv internet satışı için muhasebe ve sipariş sistemi nasıl eşleştirilir?

e-Arşiv internet satışı sürecinde muhasebe ve sipariş sistemi, ortak sipariş numarası ve benzersiz fatura numarası üzerinden eşleştirilmelidir.

Ürün kartlarındaki vergi oranı, birim, stok kodu ve açıklama alanları muhasebe sistemindeki kayıtlarla aynı olmalıdır. Farklı ürün adları veya yuvarlama kuralları, toplamların uyuşmamasına neden olabilir.

Ödeme kuruluşundan gelen tahsilat raporu, pazaryeri satış raporu ve düzenlenen e-Arşiv belgeleri aynı dönem için karşılaştırılmalıdır. Komisyon, kargo bedeli, indirim ve iade tutarları ayrı sütunlarda izlenmelidir.

Gün sonu veya dönem sonu kontrolünde sipariş adedi ile belge adedi karşılaştırılır. Tamamlanan, iptal edilen, bekleyen ve iade edilen siparişlerin neden farklılaştığı kayıt altına alınmalıdır.

Birden fazla satış kanalı kullanılıyorsa her kanal için ayrı kaynak kodu tanımlanabilir. Böylece web sitesi, mobil uygulama ve pazaryeri satışları tek raporda karışmadan analiz edilir.

1. Ürün, müşteri ve vergi kartları iki sistemde karşılaştırılmalıdır.
2. Sipariş numarasının faturaya aktarılıp aktarılmadığı test edilmelidir.
3. Ödeme ve kargo bilgilerinin doğru alanlara yazıldığı doğrulanmalıdır.
4. İptal, iade ve kısmi iade kayıtları örnek siparişlerle denenmelidir.
5. Dönem sonunda satış, tahsilat ve e-belge raporları mutabıklaştırılmalıdır.

Bu eşleştirme yapılmadığında fatura düzenlenmiş görünür, fakat muhasebe kaydı eksik kalabilir. Otomasyon kurulmadan önce gerçek sipariş verileriyle test yapılması, sonradan toplu düzeltme ihtiyacını azaltır.

e-Arşiv internet satışı hatalarında hangi kontroller yapılmalıdır?

e-Arşiv internet satışı hatalarında önce belge durumunu, sonra sipariş ve müşteri verilerini kontrol etmek gerekir.

Belge oluşturulamadıysa müşteri bilgileri, vergi oranı, zorunlu alanlar, mali mühür veya elektronik imza ve bağlantı durumu incelenmelidir. Aynı siparişin ikinci kez gönderilmesi önlenmelidir.

Belge oluşturuldu fakat GİB raporlaması başarısızsa, sistemdeki hata kodu okunmalıdır. Kullanıcı, yalnızca PDF oluştu diye işlemi tamamlanmış kabul etmemeli; gönderim durumunu ayrıca doğrulamalıdır.

Alıcı bilgisi hatalıysa belgeyi sessizce değiştirmek yerine uygun iptal, iade veya düzeltme süreci uygulanmalıdır. Hangi yöntemin seçileceği belgenin durumu ve alıcının mükellefiyetine bağlıdır.

Toplu entegrasyonlarda aynı müşterinin farklı yazımları ayrı kişi gibi oluşabilir. Vergi kimlik numarası, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, e-posta ve adres alanları için tekilleştirme kuralı belirlenmelidir.

• Belgenin oluşturulup oluşturulmadığı sistem durumundan kontrol edilmelidir.
• GİB raporlama sonucu ve hata kodu incelenmelidir.
• Belgenin alıcıya ulaştığına ilişkin teknik kayıt saklanmalıdır.
• İşlemde mükerrer fatura oluşup oluşmadığı aranmalıdır.
• Düzeltme yöntemi uygulanmadan önce mali müşavirden görüş alınmalıdır.

Hata tekrar ediyorsa tek tek belge düzeltmek yerine kök neden araştırılmalıdır. Ürün kartı, API alanı, kullanıcı yetkisi veya ödeme entegrasyonu hatası kalıcı olarak giderilmelidir.

e-Arşiv internet satışı için işletme hangi mevzuat kaynaklarını izlemelidir?

e-Arşiv internet satışı için işletme, GİB e-Belge duyurularını, teknik kılavuzları ve ilgili vergi mevzuatını birlikte izlemelidir.

İnternet satışındaki belge bilgileri, raporlama yöntemi, iptal akışı veya zorunluluk kapsamı zaman içinde güncellenebilir. Eski bir blog yazısı ya da yazılım ekranı tek başına güncel hukuki kaynak sayılmaz.

Vergi usulü, tüketici işlemleri, mesafeli satış, kişisel veriler ve ödeme süreçleri farklı sorumluluklar doğurabilir. e-Arşiv faturanın doğru düzenlenmesi, diğer e-ticaret yükümlülüklerinin yerine geçtiği anlamına gelmez.

İşletme, mevzuat değişikliğini öğrendiğinde yalnızca yeni faturaları değil, yazılım ayarlarını ve geçmiş kayıt raporlarını da incelemelidir. Geçiş tarihi varsa, hangi siparişlerin etkilendiği belirlenmelidir.

Belirsiz bir konuda önce GİB'in güncel duyurusu okunmalı, ardından mali müşavirle işletmeye özgü değerlendirme yapılmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mevzuat tutarları ve geçiş şartları yıllık güncellenebilir. Bu yüzden makalelerdeki rakamsız yöntem anlatımı, güncel resmi düzenlemenin yerine geçmez.

GİB uygulamalarına ilişkin pratik sorular için sık sorulan sorular sayfası incelenebilir. Ancak özel sektör, müşteri tipi veya işlem hacmi için profesyonel görüş ayrıca alınmalıdır.

Küçük işletme e-Arşiv internet satışı sürecini nasıl kurar?

Küçük işletme e-Arşiv internet satışı sürecini, az sayıda ancak net kontrol noktası oluşturarak kurabilir.

Örneğin bir eczane, dermokozmetik ürünlerini web sitesinden satıyor ve bazı müşterileri son tüketici, bazıları şirketlerden oluşuyor. Eczane, sipariş tamamlandığında önce müşteri türünü ve e-belge durumunu kontrol etmelidir.

Son tüketici siparişinde e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olan şirket siparişinde ise e-Fatura akışı seçilir. Ürün, vergi, ödeme ve teslimat bilgileri sipariş kaydından otomatik aktarılır.

Kargoya verilen ürünün gönderi numarası faturayla ilişkilendirilir. Müşteri ürünü iade ederse, iade talebi ilk faturaya bağlanır ve tüketici ya da mükellef müşteri ayrımına göre uygun belge süreci başlatılır.

Eczanenin fiziksel mağazadaki işlemleri ile web sitesi satışları aynı raporda karıştırılmamalıdır. Satış kanalı ayrı izlenirse kargo, ödeme ve internet satışına özgü alanların kontrolü kolaylaşır.

• Web sitesi siparişleri için tek bir müşteri ve ürün veri kaynağı belirlenmelidir.
• Alıcı e-Fatura durumunu kontrol eden bir adım satış akışına eklenmelidir.
• İnternet satışına özgü ödeme, teslimat ve taşıyıcı alanları doldurulmalıdır.
• Fatura gönderim ve GİB raporlama sonuçları günlük izlenmelidir.
• İade, iptal ve kısmi iade için yazılı bir görev akışı hazırlanmalıdır.
• Ay sonunda sipariş, tahsilat, kargo ve fatura raporları karşılaştırılmalıdır.

İşletme yalnızca fiziksel mağazada satış yapıyorsa internet satışına özgü alanlar her işlemde uygulanmaz. Buna rağmen e-Fatura ve e-Arşiv kapsamı, diğer faaliyet ve mükellefiyet koşullarıyla ayrıca incelenmelidir.

e-Arşiv internet satışı başlamadan önce hangi kontrol listesi uygulanır?

e-Arşiv internet satışı başlamadan önce işletme, müşteri statüsü, belge alanları, zamanlama, raporlama ve arşiv adımlarını birlikte test etmelidir.

İlk test gerçek bir müşterinin verileriyle değil, mümkünse kontrollü test kaydıyla yapılmalıdır. Testte bireysel müşteri, e-Fatura kullanıcısı şirket, teslimat adresi ve farklı ödeme yöntemleri ayrı denenmelidir.

İkinci test, kargo ve iade sürecini kapsamalıdır. Siparişten faturaya, faturadan kargo kaydına, iade talebinden bedel iadesine kadar bütün bağlantılar gözden geçirilmelidir.

Üçüncü test, hata senaryosudur. İnternet bağlantısı kesildiğinde, müşteri bilgisi eksik geldiğinde veya GİB gönderimi başarısız olduğunda kullanıcı hangi adımı atacağını bilmelidir.

İşletme, görevleri tek kişiye bağlamamalıdır. Sipariş ekibi veriyi hazırlayabilir, muhasebe belgeyi kontrol edebilir, yönetici ise hata ve rapor sonuçlarını izleyebilir.

• İşletmenin e-belge kapsamı mali müşavirle doğrulanmalıdır.
• Alıcı statüsü sorgulaması gerçek sipariş akışında test edilmelidir.
• İnternet satışına ait özel fatura alanları kontrol edilmelidir.
• Ödeme ve kargo verilerinin faturaya aktarımı doğrulanmalıdır.
• GİB gönderim sonucu ve hata bildirimi incelenmelidir.
• İptal, iade ve kısmi iade için belge senaryosu yazılmalıdır.
• Arşiv, yetki, yedekleme ve rapor erişimi sınanmalıdır.

Test tamamlanmadan canlı satışa geçmek, geçmiş siparişlerde toplu düzeltme ihtiyacı doğurabilir. Yeni bir kanal açıldığında aynı liste yeniden uygulanmalı ve değişiklikler kayıt altına alınmalıdır.

Özet: 5 maddede e-Arşiv internet satışı zorunluluğu

e-Arşiv internet satışı zorunluluğu, satış kanalını, alıcı statüsünü ve güncel e-belge kapsamını birlikte değerlendirmeyi gerektirir.

İlk olarak internet satışı kavramı doğru anlaşılmalıdır. Web sitesi, mobil uygulama ve pazaryeri siparişleri, fiziksel mağaza işlemlerinden farklı veri ve teslimat alanları oluşturabilir.

İkinci olarak e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı satış bazında yapılmalıdır. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa uygun elektronik fatura kanalı seçilmeli, son tüketici işlemlerinde e-Arşiv süreci uygulanmalıdır.

Üçüncü olarak tutar, faaliyet ve geçiş şartları güncel resmi kaynaklardan kontrol edilmelidir. Mevzuat tutarları yıllık güncellenir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Dördüncü olarak ödeme, teslimat, taşıyıcı, internet sitesi, iade ve raporlama bilgileri faturayla ilişkilendirilmelidir. Beşinci olarak bütün belgeler erişilebilir, güvenli ve denetlenebilir biçimde saklanmalıdır.

• İnternet satışında e-Arşiv Fatura, uygun alıcılar için elektronik fatura düzenleme sürecidir.
• e-Fatura kullanıcısı olan ticari alıcıya belge türü sorgulanmadan e-Arşiv kesilmemelidir.
• İnternet sitesi, ödeme, teslimat ve taşıyıcı bilgileri işlem akışıyla uyumlu tutulmalıdır.
• İptal, iade ve kısmi iade işlemleri doğrudan veri silme yöntemiyle yapılmamalıdır.
• Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü, zorunluluk değerlendirmesinin temel kontrol noktasıdır.

İşletmeniz farklı e-belge türlerini birlikte kullanıyorsa, e-dönüşüm ürünleri sayfasından belge türlerinin kapsamını karşılaştırabilirsiniz.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar havuz paketleri; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama sunulur.

Kontörlerin kullanım süresi 12-18 ay arasındadır; gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür ve güncel koşullar paketler sayfasından kontrol edilmelidir.