Amazon TR ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Amazon TR e-Arşiv fatura kesme işlemi, Amazon sipariş verilerinin doğrulanıp uygun e-belgeye dönüştürülmesiyle otomatikleşir. Akış; siparişin alınması, alıcı tipinin belirlenmesi, faturanın oluşturulması, GİB durumunun izlenmesi ve belgenin müşteriye iletilmesinden oluşur.

Bu rehber, Amazon Türkiye üzerinden satış yapan küçük işletmelere, muhasebe ekiplerine ve yazılım sorumlularına yardımcı olur. Manuel veri girişini azaltır, yanlış belge türü seçimini önler ve kontör kullanımını sipariş hacmiyle birlikte planlamayı sağlar.

Amazon TR e-Arşiv fatura kesme nasıl çalışır?

Amazon TR e-Arşiv fatura kesme süreci, sipariş bilgilerinin bir entegrasyon bağlantısıyla fatura sistemine aktarılmasıyla çalışır. Sistem, müşterinin statüsünü kontrol eder ve uygun belge tipini seçmeye yardımcı olur.

Amazon üzerindeki sipariş, tek başına düzenlenmiş bir fatura anlamına gelmez. Siparişin satıcı tarafından kabul edilmesi, ürün bilgilerinin eşleşmesi ve fatura tetikleyicisinin oluşması gerekir.

Satıcı, kendi vergi mükellefiyeti kapsamında faturayı düzenleyen taraftır. Amazon satış kanalı, sipariş ve alıcı bilgilerini sağlayabilir; e-belgenin mevzuata uygun oluşturulması satıcının sorumluluğunda kalır.

Otomatik fatura akışı, sipariş numarasını, ürün kalemlerini, miktarları, fiyatları, indirimleri ve teslimat bilgilerini birlikte işler. Böylece muhasebe ekibinin siparişi tekrar yazması gerekmez.

Akışın hangi aşamada çalışacağı önceden belirlenmelidir. Sipariş alındığında, ödeme onaylandığında veya sevkiyat başladığında fatura oluşturulması farklı sonuçlar doğurabilir.

İptal edilen ya da stok nedeniyle gönderilmeyen siparişlerde erken fatura oluşması sorun yaratabilir. Bu nedenle satıcı, kendi operasyonuna uygun tetikleyiciyi mali müşaviriyle birlikte seçmelidir.

Otomatik fatura akışı, sipariş verisinin belirlenen kurallarla e-belgeye çevrilip durumunun izlenmesi demektir. Bu akışın ayrıntıları kullanılan bağlantı yazılımına ve satıcının muhasebe düzenine göre değişebilir.

Örneğin Amazon’da satış yapan küçük bir kırtasiye, önce üç test siparişiyle akışı deneyebilir. Satıcı, sipariş numarası, alıcı tipi ve ürün toplamını kontrol eder; taslak doğruysa canlı tetikleyiciyi açar.

Ödeme onayı beklenmeden fatura kesiliyorsa iptal edilen siparişler kuyruğa girebilir. Sevkiyat sonrası tetikleyici seçiliyorsa bu kez teslimat ve fatura zamanı birlikte izlenmelidir; seçim işletmenin sürecine göre yapılır.

e-Arşiv belgesinin temel kapsamını öğrenmek için e-Arşiv Fatura sayfasındaki açıklamalar incelenebilir. Amazon dışındaki satış kanallarında da benzer mantık kullanılır; ancak her kanalın veri alanları farklı olabilir.

Amazon TR sipariş bilgileri e-Arşiv faturaya nasıl aktarılır?

Amazon TR sipariş bilgileri, yetkilendirilmiş bir bağlantı üzerinden alınarak fatura sistemindeki alanlarla eşleştirilir. Bağlantı yöntemi, kullanılan entegrasyonun Amazon hesabıyla sunduğu güncel yetkilendirme seçeneklerine bağlıdır.

Amazon servisleri veya bağlantı yazılımı; sipariş numarası, sipariş tarihi, ürün kodu, ürün açıklaması ve miktar gibi verileri çekebilir. Hangi alanların aktarılabildiği, kullanılan sürüm ve izin kapsamı kontrol edilerek doğrulanmalıdır.

Ürün kodlarının Amazon kataloğundaki kodlarla fatura sistemindeki kodlarla aynı olması gerekir. Kodlar eşleşmezse ürün adı, birim, vergi oranı veya stok açıklaması yanlış aktarılabilir.

Alıcıya ait ad, soyad, şirket unvanı, vergi bilgisi ve teslimat adresi ayrı alanlarda işlenmelidir. Siparişte bulunmayan veriler, tahmin edilerek veya başka müşteriden kopyalanarak tamamlanmamalıdır.

Ürün fiyatı, indirim, kargo bedeli ve varsa diğer satırlar fatura toplamıyla karşılaştırılmalıdır. Amazon sipariş toplamı ile oluşan e-belge toplamı eşleşmiyorsa belge gönderilmeden önce işlem durdurulmalıdır.

Aynı siparişin iki kez aktarılmasını önlemek için sipariş numarası benzersiz kayıt anahtarı olarak izlenebilir. Bağlantı kesintisinden sonra yeniden deneme yapılırken mevcut fatura numarası ve belge durumu kontrol edilmelidir.

Amazon tarafındaki veri aktarımı başarısız olduğunda hata kaydı, tarih, sipariş numarası ve eksik alan birlikte incelenmelidir. Sadece bağlantıyı yeniden başlatmak, temel veri eksikliğini çözmeyebilir.

Uygulamada önce tek bir SKU seçilir, ürün kartındaki kod ve birim eşleştirilir. Ardından bireysel ve işletme siparişleri ayrı test edilir; her testte Amazon toplamı, fatura toplamı ve aktarım kaydı karşılaştırılır.

Varyantlar aynı SKU altında toplanıyorsa otomatik eşleştirme yapılmamalıdır. Renk, beden veya paket farkı fiyatı değiştiriyorsa her varyant için ayrı kart ve kontrol kuralı gerekir.

Shopify veya OpenCart kullanan satıcılar için de benzer veri eşleştirme adımları bulunur. Farklı kanal örnekleri için Shopify e-Arşiv Fatura Kesme ve Opencart e-Arşiv Fatura rehberleri karşılaştırılabilir.

Amazon TR satışlarında e-Arşiv mi e-Fatura mı kesilir?

Amazon TR satışlarında hangi belgenin düzenleneceği, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve müşteri türü kontrol edilerek belirlenir. Sadece Amazon siparişinin varlığı, belge tipini tek başına belirlemez.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara veya son tüketicilere düzenlenen elektronik fatura türüdür. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa genel kural olarak e-Fatura senaryosu değerlendirilir.

Uzman notu: Şirket unvanı görüldüğünde VKN ve e-Fatura kayıt durumu doğrulanmadan belge türünü kesinleştirmeyin.

Kontrolü adım adım yapmak için önce VKN veya alıcı bilgisi alınır, sonra güncel kullanıcı durumu sorgulanır ve en son belge senaryosu seçilir. Sorgu sonucu alınamıyorsa otomatik fatura bekletilmelidir.

Şirket unvanının siparişte yazması, müşterinin otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğunu göstermez. Belge türü seçilmeden önce vergi kimlik bilgileri ve güncel kayıt durumu kontrol edilmelidir.

Son tüketici siparişlerinde e-Arşiv düzenlenmesi yaygın senaryodur. Ancak müşterinin işletme olarak fatura istemesi, tek başına e-Fatura düzenlenmesi gerektiği anlamına gelmez.

Yanlış: Amazon’daki her sipariş için doğrudan e-Arşiv Fatura seçmek. Doğru: Alıcının statüsünü kontrol edip uygun e-belge senaryosunu uygulamaktır.

Belge türü, müşterinin beyan ettiği bilgiye göre değil, doğrulanabilen kayıt ve mevzuat kurallarına göre belirlenmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı, yanlış gönderim ve sonradan düzeltme riskini azaltır. Özellikle kurumsal Amazon müşterilerinde vergi bilgileri eksikse fatura oluşturma işlemi bekletilmelidir.

Amazon TR e-Arşiv fatura için hangi bilgiler gerekir?

Amazon TR e-Arşiv faturası için satıcı, alıcı, sipariş, ürün, vergi ve teslimat bilgilerinin eksiksiz eşleşmesi gerekir. Gerekli alanlar alıcının türüne ve işlemin niteliğine göre değişebilir.

Satıcı tarafında unvan, vergi bilgileri, adres, belge serisi ve fatura numarası düzeni bulunmalıdır. Bu bilgiler fatura sisteminde güncel değilse Amazon’dan gelen sipariş verisi doğru olsa bile belge hatalı oluşabilir.

Alıcı bireyse ad, soyad ve teslimat veya fatura adresi gibi alanlar kontrol edilir. Alıcı işletmeyse şirket unvanı, VKN veya ilgili vergi bilgileri ve adres birlikte incelenmelidir.

• Amazon sipariş numarasının fatura kaydıyla eşleştiğini kontrol edin.
• Ürün adı, ürün kodu, miktar ve birim bilgilerinin doğru aktarıldığını doğrulayın.
• Fiyat, indirim, kargo ve genel toplam alanlarını sipariş ekranıyla karşılaştırın.
• Alıcı türünün son tüketici veya işletme olarak doğru sınıflandırıldığını inceleyin.
• Vergi oranı ve fatura tarihi için güncel muhasebe kurallarını uygulayın.
• Belge durumunun gönderildi, kabul edildi veya reddedildi şeklinde izlendiğini kontrol edin.

Amazon siparişinde alıcının vergi bilgisi eksikse otomatik akış belge üretmeyi durdurabilir. Eksik alanı tahmin etmek yerine müşteriden doğru bilgi alınması ve kaydın güncellenmesi gerekir.

Yanlış: Siparişteki şirket adını VKN kontrolü olmadan faturaya aktarmak. Doğru: Unvan, vergi bilgisi ve adresi birlikte doğrulamaktır.

Ürün bazında vergi uygulaması, kargo bedeli ve indirim dağılımı ayrıca incelenmelidir. Bu ayrıntılar işletmenin ürün grubuna ve güncel mevzuata göre mali müşavir tarafından değerlendirilmelidir.

Bilgi alanlarını uygularken önce satıcı tanımı, sonra alıcı kartı, ardından ürün ve vergi alanları kontrol edilmelidir. Bu sıra, eksik alıcı bilgisi nedeniyle bütün sipariş kuyruğunun durmasını erken gösterir.

Alıcı adresi teslimat adresinden farklıysa fatura adresi ayrı alana yazılmalıdır. Teslimat adresini otomatik olarak fatura adresi kabul etmek, özellikle işletme müşterilerinde yanlış belge bilgisi oluşturabilir.

Bilgi alanları tamamlandıktan sonra örnek bir siparişle test faturası oluşturulmalıdır. Gerçek müşteriye ait belgeyi göndermeden önce toplam, alıcı ve belge durumları birlikte kontrol edilmelidir.

Amazon TR otomatik fatura akışı hangi adımlardan oluşur?

Amazon TR otomatik fatura akışı, siparişin alınmasından e-belgenin arşivlenmesine kadar sıralı kontrollerden oluşur. Her adımın sonucu kaydedilirse hata tespiti ve muhasebe mutabakatı kolaylaşır.

Akış başlamadan önce satıcı hesabı, ürün kartları, vergi bilgileri ve belge serileri hazırlanır. Bu hazırlık tamamlanmadan canlı siparişleri doğrudan otomatik faturalandırmak risklidir.

1. Amazon siparişi, belirlenen bağlantı yöntemiyle fatura sistemine alınır.
2. Siparişin ödeme, iptal ve sevkiyat durumu işletmenin fatura kuralıyla karşılaştırılır.
3. Alıcının e-Fatura kayıt durumu ve müşteri türü kontrol edilir.
4. Ürün, miktar, fiyat, indirim, kargo ve vergi alanları eşleştirilir.
5. Uygun e-belge taslağı oluşturulur ve sıra numarası kontrol edilir.
6. Belge, ilgili elektronik gönderim sürecine iletilir ve durum sonucu izlenir.
7. Oluşan belge, sipariş kaydıyla ilişkilendirilerek saklama ve raporlama için hazırlanır.

Bu adımların tamamı tek ekranda görünmeyebilir. Bazı bağlantılar sipariş aktarımını ayrı, e-belge gönderimini ayrı bir uygulamada gösterebilir.

Gönderimden sonra kabul veya ret bilgisi alınmadan faturanın tamamlandığı varsayılmamalıdır. Reddedilen belgeler için hata nedeni incelenmeli, düzeltme yapılmadan tekrar gönderim başlatılmamalıdır.

Fatura oluşturma anı, satıcının satış ve sevkiyat politikasına göre belirlenir. Mevzuatın gerektirdiği süreler, belge türü ve işlemin özellikleri bakımından mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Otomatik akışın amacı, kontrol noktalarını ortadan kaldırmak değil, tekrar eden veri girişini azaltmaktır. Özellikle ilk kurulumda manuel örnekleme ve günlük durum kontrolü devam etmelidir.

İlk canlı gün için işlemleri saat bazında raporlamak yararlıdır. Örneğin sabah alınan siparişlerin aktarım sayısı, bekleyen kayıtları ve gönderim sonucu öğleden sonra karşılaştırılır; fark varsa aynı gün araştırılır.

Stok veya ödeme onayı kesinleşmeden fatura tetiklenirse, sonradan iptal ve iade takibi artabilir. Bu durum, hızlı sevkiyat yapan işletmelerde farklı; ön siparişle çalışan işletmelerde farklı bir kural gerektirebilir.

Amazon Seller Central e-Arşiv entegrasyonu nasıl hazırlanır?

Amazon Seller Central e-Arşiv entegrasyonu, satıcı hesabının yetkilendirilmesi, veri alanlarının eşleştirilmesi ve test siparişleriyle doğrulanmasıyla hazırlanır. Menü adları kullanılan bağlantı yazılımına ve güncel Amazon arayüzüne göre değişebilir.

İlk olarak hangi Amazon hesabının ve hangi satış verilerinin aktarılacağı belirlenir. Birden fazla mağaza veya farklı şirket hesabı kullanılıyorsa her hesabın vergi ve belge ayarları ayrı tutulmalıdır.

Yetkilendirme aşamasında bağlantının hangi verilere erişeceği incelenmelidir. Gereksiz izin verilmemeli, bağlantı sahibi, tarih ve erişim kapsamı işletme kayıtlarında tutulmalıdır.

Ürün kartları Amazon SKU bilgileriyle fatura sistemindeki ürün kodlarına bağlanır. Aynı ürünün farklı varyantları varsa renk, beden, paket veya birim ayrımları ayrıca test edilmelidir.

Fatura tetikleyicisi de kurulumun önemli parçasıdır. Sipariş oluşturma, ödeme onayı veya sevkiyat gibi seçeneklerden hangisinin kullanılacağı, iptal ve iade oranları dikkate alınarak seçilmelidir.

Canlı kullanımdan önce farklı müşteri tipleriyle test yapılmalıdır. Bireysel alıcı, işletme alıcısı, indirimli sipariş, kargo bedelli sipariş ve iptal edilmiş sipariş ayrı ayrı incelenebilir.

Bağlantı kesildiğinde siparişlerin kaybolmaması için bekleyen kayıtlar ve son başarılı aktarım zamanı izlenmelidir. Yeniden bağlanma sonrasında aynı siparişin iki defa faturalandırılmadığı doğrulanmalıdır.

Kurulumda önce bağlantıyı yetkilendirin, sonra iki ürün kartını eşleştirin ve bir test siparişi oluşturun. Test sonucunda ürün, alıcı, toplam ve belge durumu doğruysa aktarım kapsamını kademeli genişletin.

Birden fazla Amazon hesabı aynı şirkete bağlıysa mağaza adı, satıcı şirketi ve belge serisi kayıtlarda ayrı tutulmalıdır. Aksi halde doğru sipariş yanlış şirket bilgisiyle taslağa dönüşebilir.

Kurulum mantığı, diğer pazar yerlerindeki entegrasyonlara da benzer. Karşılaştırma için Hepsiburada e-Fatura Entegrasyonu ve N11 E-Fatura Entegrasyonu içerikleri incelenebilir.

Amazon TR e-Arşiv fatura akışında kontör nasıl hesaplanır?

Amazon TR e-Arşiv fatura akışında kontör hesabı, oluşturulan ve işlenen e-belge sayısına göre yapılır. Bu hizmette gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Kontör, e-belge hizmetinde işlenen her belge için kullanılan birim demektir. Sipariş sayısı, belge sayısıyla her zaman aynı olmayabilir; bir siparişin bölünmesi veya birden fazla belge doğurması mümkündür.

Örneğin küçük bir market, Amazon üzerinden 120 ayrı sipariş için birer e-Arşiv Fatura oluşturuyorsa başlangıç hesabı 120 giden belge üzerinden yapılır. İade veya ek belge süreçleri ayrıca değerlendirilir.

Gelen belgeler de kontör hesabına dahil edilir. Satıcının tedarikçilerinden aldığı gelen e-Fatura veya diğer e-belgeler aynı hizmet havuzunda işleniyorsa her belgenin tüketimi ayrıca izlenmelidir.

Başarısız aktarım ile GİB’e iletilmiş belge aynı durum değildir. Yeniden denemeden önce işlem kaydı, belge numarası ve gönderim sonucu kontrol edilmelidir.

Aylık kontör planlamasında sadece Amazon sipariş sayısı kullanılmamalıdır. Diğer satış kanalları, tedarikçi belgeleri, iade süreçleri ve test işlemleri de toplam belge hacmine eklenmelidir.

Kontör tahmini için son dönemde işlenen gerçek belge sayısını temel alın. Amazon sipariş adedine gelen tedarikçi belgelerini, farklı kanalları, testleri ve düzeltme işlemlerini ekleyip beklenen yoğunluğu aylık raporda ayrı gösterin.

Yanlış: Yalnızca tamamlanan Amazon siparişlerini kontör hesabına yazmak. Doğru: Gelen ve giden tüm belgeleri, testleri ve düzeltme süreçlerini raporla birlikte değerlendirmektir.

Kontör düşümü görüldüğünde ilgili belgenin tarih, numara ve durum bilgisi rapordan incelenmelidir. Böylece eksik veya tekrarlı kullanım muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılabilir.

Güncel kontör kuralları ve paket koşulları değişebileceğinden, satın alma veya kullanım öncesinde hizmet sağlayıcının güncel açıklamalarını ve mali müşavirinizin operasyon önerisini kontrol edin.

Amazon TR e-Arşiv faturada hata ve iptal nasıl yönetilir?

Amazon TR e-Arşiv faturadaki hata, belge gönderilmeden önce veri düzeltilerek; gönderimden sonra ise belgenin durumuna ve mevzuattaki yönteme göre yönetilir. Her hata için doğrudan yeni fatura kesilmemelidir.

Yaygın hatalar arasında yanlış alıcı bilgisi, eksik VKN, yanlış ürün miktarı, hatalı toplam, tekrar eden fatura ve yanlış belge türü bulunur. Hatanın kaynağı siparişte mi, eşleştirmede mi, fatura ayarında mı belirlenmelidir.

Belge henüz gönderilmediyse taslak iptal edilip doğru bilgilerle yeniden oluşturulabilir. Gönderilmiş belgelerde ise kabul, ret, iptal ve iade süreçleri birbirinden ayrılmalıdır.

GİB’e iletilmiş ve kabul edilmiş bir belgenin sistemden silinmesi, muhasebe açısından geçerli bir düzeltme yöntemi olmayabilir. Uygulanacak işlem belge türüne, tarihe ve işlemin niteliğine göre belirlenir.

Yanlış: Amazon siparişi iptal edildiğinde oluşturulmuş faturayı kayıtlardan silmek. Doğru: Belge durumunu inceleyip mevzuata uygun iptal, iade veya düzeltme yöntemini uygulamaktır.

İptal ve iade için kullanılacak yöntem ile süreler güncel düzenlemelere bağlıdır. Bu noktada güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; rakam veya süre varsayımıyla işlem yapmayın.

Hata incelemesinde dört alanı sırayla kontrol edin: kaynak sipariş, veri eşleştirme, fatura taslağı ve elektronik gönderim yanıtı. Sorun hangi adımda başladıysa düzeltme önce o aşamada yapılmalıdır.

Belge kabul edilmiş olsa bile alıcı bilgilerinin sonradan hatalı fark edilmesi ayrı değerlendirilir. Kabul durumunu görmeden yeni belge kesmek, aynı satış için mükerrer kayıt oluşturabilir.

Reddedilen belgelerde ret açıklaması okunmalı, temel veri düzeltilmeli ve yeni gönderim öncesi aynı numaranın tekrar kullanılıp kullanılmadığı incelenmelidir. Her yeniden deneme kayıt altına alınmalıdır.

Hata yönetiminde sipariş, fatura ve gönderim kayıtlarının birlikte tutulması önemlidir. Böylece müşteri hizmetleri, muhasebe ve satış ekibi aynı olay için farklı işlem başlatmaz.

Amazon TR sipariş iadelerinde e-Arşiv fatura ne olur?

Amazon TR sipariş iadesi, faturayı otomatik olarak ortadan kaldırmaz; iadenin türü, alıcının statüsü ve belgenin durumuna göre uygun düzeltme süreci uygulanır.

Amazon’daki iade kaydı, müşterinin ürünü geri gönderdiğini veya ücretin iade edildiğini gösterebilir. Ancak bu kayıt, tek başına e-belge iptali ya da muhasebe düzeltmesi anlamına gelmez.

İade işleminde ürünün tamamı veya bir kısmı geri dönebilir. Kısmi iadelerde miktar, indirim, kargo ve vergi etkisi fatura kalemleriyle karşılaştırılmalıdır.

Alıcının işletme veya son tüketici olması, uygulanacak belge ve kayıt yöntemini etkileyebilir. İade faturası, düzeltme belgesi veya başka bir yöntem gerekip gerekmediği işlemin niteliğine göre incelenmelidir.

Örneğin küçük bir eczane, Amazon üzerinden kişisel bakım ürünü sattığında müşteri iadesi alabilir. Eczane önce Amazon iade kaydını, ürün kabulünü, ücret iadesini ve düzenlenmiş faturanın durumunu eşleştirmelidir.

Adım adım iade kontrolünde önce Amazon iade numarasını ve ürün miktarını kaydedin. Sonra ilgili faturanın numarasını ve kabul durumunu bulun; son olarak ücret iadesi ile muhasebe düzeltmesinin eşleştiğini doğrulayın.

Kısmi iade, ilk faturadaki tüm kalemlerin yeniden düzenlenmesini gerektirmeyebilir. Hangi kalemin, hangi miktarın ve hangi bedelin düzeltileceği belirlenmeden otomatik yeni fatura oluşturulmamalıdır.

İade bilgisi fatura sistemine geç ulaştığında aynı sipariş için yeni bir satış faturası oluşturulmamalıdır. Önce mevcut belgenin numarası, tarihi ve kabul durumu kontrol edilmelidir.

Satıcı, iade ve iptal akışını sipariş sisteminden muhasebe sistemine kadar yazılı hale getirmelidir. Kim kontrol edecek, hangi belge oluşturulacak ve hangi kayıt kapatılacak açıkça belirtilmelidir.

İade uygulamasındaki süre ve belge ayrıntıları güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden yalnızca Amazon ekranındaki iade durumuna göre işlem yapmayın.

Amazon TR e-Arşiv faturaları nasıl saklanır ve kontrol edilir?

Amazon TR e-Arşiv faturaları, belge dosyası, sipariş bağlantısı, gönderim sonucu ve muhasebe kaydı birlikte erişilebilir olacak şekilde saklanmalıdır. Sadece müşteriye gönderilen kopyayı tutmak yeterli kontrol sağlamaz.

Her belge için fatura numarası, tarih, alıcı, toplam, sipariş numarası ve elektronik gönderim durumu kaydedilmelidir. Bu alanlar, satış raporuyla e-belge raporunun karşılaştırılmasını sağlar.

Belge arşivi düzenli yedeklenmeli ve yetkili kullanıcılarla sınırlandırılmalıdır. Kullanıcıların belge oluşturma, iptal talebi, görüntüleme ve dışa aktarma yetkileri aynı olmak zorunda değildir.

Amazon satış raporu ile fatura raporu belirli dönemlerde karşılaştırılmalıdır. Sipariş var fakat fatura yoksa aktarım bekliyor olabilir; fatura var fakat sipariş yoksa eşleştirme hatası araştırılmalıdır.

Müşteriye e-posta ile gönderim yapılması, belgenin GİB durumunun kabul edildiğini tek başına kanıtlamaz. Gönderim kanalı ve elektronik belge durumu ayrı kayıtlar olarak izlenmelidir.

Arşiv kontrolünde ayın ilk ve son günündeki belgeleri filtreleyerek örnekleme yapılabilir. Her örnekte sipariş numarası, belge dosyası, alıcı bilgisi ve gönderim sonucu aynı kayıttan bulunmalıdır.

Bir belgeyi PDF olarak indirmek, elektronik belgenin bütün teknik geçmişini korumayabilir. Bu nedenle platformun sunduğu belge formatı, durum kayıtları ve saklama koşulları ayrıca incelenmelidir.

Arşiv sisteminde belgeye ulaşma süresi, dosya adı ve arama yöntemi önceden belirlenmelidir. Yoğun satış dönemlerinde tek tek dosya aramak yerine tarih, sipariş numarası veya müşteri bilgisiyle filtreleme yapılmalıdır.

Elektronik belgelerin saklama süresi ve teknik koşulları mevzuata bağlıdır. İşletme, güncel düzenlemeleri mali müşaviriyle değerlendirmeli ve platformun saklama kapsamını ayrıca incelemelidir.

Arşivden dışa aktarılan kayıtlar üzerinde değişiklik yapılmamalı, düzeltme gerekiyorsa yeni işlem ve gerekçe kaydı oluşturulmalıdır. Bu yaklaşım denetim sırasında belge geçmişinin izlenmesini kolaylaştırır.

Amazon TR otomatik fatura akışında hangi kontroller yapılmalı?

Amazon TR otomatik fatura akışında günlük veri, belge durumu, alıcı, toplam ve kontör kontrolleri yapılmalıdır. Kontrollerin yazılı bir listeye bağlanması, yoğun dönemlerde unutulan işlemleri azaltır.

Günlük kontrol, aktarılmayı bekleyen siparişleri ve reddedilmiş belgeleri kapsar. Haftalık kontrol ise Amazon satış raporu, fatura raporu ve muhasebe kayıtlarının toplamlarını karşılaştırır.

• Yeni siparişlerin belirlenen fatura tetikleyicisine göre işlendiğini doğrulayın.
• GİB durumunda bekleyen veya reddedilen belgeleri ayrı raporlayın.
• Fatura numarası ile Amazon sipariş numarasının birlikte göründüğünü kontrol edin.
• Alıcı bilgilerinde eksik veya şüpheli verileri gönderimden önce inceleyin.
• Ürün toplamı, indirim, kargo ve genel toplamın siparişle eşleştiğini doğrulayın.
• İptal ve iade kayıtlarının ilgili faturayla ilişkilendirildiğini kontrol edin.
• Gelen ve giden belgelerin kontör tüketimini raporla karşılaştırın.

Kontrol listesini uygulamak için her gün birkaç sipariş örneği seçin ve raporla karşılaştırın. Sonra bekleyen, reddedilen ve iade bağlantısı bulunmayan kayıtları ayrı görev olarak ilgili kişiye atayın.

Satış hacmi düşük olsa bile kontrol tamamen kaldırılmamalıdır. Az sayıda siparişte tek bir yanlış VKN veya mükerrer fatura, dönem kapanışında orantısız düzeltme yükü oluşturabilir.

Küçük bir kafe, Amazon’da paketli kahve satıyorsa günlük kontrolü satış kapanışına ekleyebilir. Kafe sahibi, sipariş toplamı ile oluşan fatura toplamını aynı gün karşılaştırarak gecikmiş kayıtları erken fark eder.

Kontrol listesinde sorumlu kişi ve tamamlanma saati bulunmalıdır. Muhasebeci yalnızca ay sonunda inceleme yapıyorsa, günlük operasyon hatalarını düzeltecek bir çalışan ayrıca belirlenmelidir.

Başka pazar yerlerinde de sipariş, e-belge ve kontör kayıtları karşılaştırılmalıdır. Bu nedenle Getir Çarşı e-Fatura Entegrasyonu gibi kanal bazlı içerikler, ortak kontrol noktalarını görmek için yararlı olabilir.

GİB kuralları, entegrasyon teknikleri ve belge senaryoları güncellenebilir. Kontrol listenizi düzenli olarak güncelleyin ve belirsiz durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede Amazon TR e-Arşiv fatura akışı

Amazon TR e-Arşiv fatura akışı, sipariş verisini doğru alıcı ve belge senaryosuyla eşleştirip gönderim sonrasında kontrol etmeyi gerektirir. Otomasyon, muhasebe denetiminin yerine geçmez; tekrarlı veri girişini azaltır.

1. Amazon siparişini faturaya çevirmeden önce satıcı, alıcı ve sipariş bilgilerinin eksiksiz olduğunu kontrol edin.
2. Alıcının e-Fatura kayıt durumunu inceleyerek e-Fatura veya e-Arşiv senaryosunu doğru belirleyin.
3. Ürün, miktar, fiyat, indirim, kargo ve vergi alanlarını sipariş toplamıyla karşılaştırın.
4. GİB gönderim durumunu, ret açıklamalarını, iptal ve iade kayıtlarını düzenli olarak izleyin.
5. Belgeleri sipariş numarası ve muhasebe kaydıyla ilişkilendirerek mevzuata uygun şekilde saklayın.

Canlıya geçişten sonraki ilk hafta, otomatik kurala güvenmek yerine her gün örnek kontrolü yapılması daha güvenlidir. Hatalar görünür hale geldiğinde kural, ürün kartı veya tetikleyici yeniden düzenlenebilir.

En sık hata, Amazon’daki sipariş durumunu faturanın kesinleşmiş durumu sanmaktır. Sipariş iptali, müşteri iadesi, belge reddi ve fatura iptali farklı işlemlerdir.

Kontör planlamasında yalnızca sipariş sayısını değil, gelen ve giden belgelerin tamamını dikkate alın. Bu hizmette her gelen veya giden belge 1 kontör düşürür.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama özelliğiyle birlikte kullanılabilir.

Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri için güncel koşulları kontrol edin. Amazon TR akışını kurmadan önce entegrasyon kapsamını, kontör hesabını ve mali müşavirinizin önerisini birlikte değerlendirin.