Entegratör Karşılaştırma Kriterleri: Objektif Rehber

Yerli entegratör panelleri; GİB yetkisi, belge kapsamı, iş akışı, entegrasyon, güvenlik, destek ve toplam maliyet kriterleriyle karşılaştırılır. Tek bir fiyat veya ekran görüntüsü, günlük kullanım farklarını objektif biçimde göstermez. Aynı iş senaryosunu her panelde test etmek gerekir.

Bu rehber, e-Fatura ve diğer e-belge kullanıcılarına hizmet sağlayıcı seçimi sırasında yardımcı olur. Küçük işletmeler, mali müşavirler ve ERP kullanan şirketler; hangi soruları soracağını, hangi kanıtları isteyeceğini ve teklifleri nasıl aynı zeminde değerlendireceğini öğrenir.

Entegratör karşılaştırma kriterleri nelerdir?

Entegratör karşılaştırma kriterleri; yetki, kapsam, kullanılabilirlik, entegrasyon, süreklilik, güvenlik, destek ve maliyettir. Bu başlıklar, yalnızca panelin görünümünü değil, belgenin oluşturulmasından saklanmasına kadar tüm süreci ölçer. Karşılaştırma, işletmenin gerçek işlem hacmiyle yapılmalıdır.

İlk adımda zorunlu kriterleri, tercih edilen kriterlerden ayırın. GİB yetkisi, ihtiyaç duyulan belge türü ve güvenli saklama süreci zorunlu olabilir. Tema rengi, menü düzeni veya tanıtım sunumundaki ek özellikler ise kararın merkezinde bulunmamalıdır.

Her sağlayıcıdan aynı bilgileri, aynı tarih aralığı için isteyin. Paket kapsamı, kontör tüketimi, entegrasyon bedeli, destek kanalı ve sözleşme şartları yazılı alınmalıdır. Sözlü açıklamalar, teklif metninde bulunmuyorsa sonradan farklı yorumlanabilir.

Karşılaştırma tablosunda ölçülebilen kanıtlar kullanın. GİB listesi, API dokümanı, örnek sözleşme, saklama ve dışa aktarma prosedürü somut kanıt sayılır. “Çok hızlı” veya “tam güvenli” gibi ifadeler tek başına ölçüm sonucu değildir.

İşletmenin önceliklerine göre kriterleri ağırlıklandırmak, daha doğru sonuç verir. Yoğun e-Arşiv kullanan işletme performansa ağırlık verebilir. Mali müşavirle çalışan küçük bir işletme ise destek, panel sadeliği ve belge arama özelliklerini öne alabilir.

Yerli ifadesini de tek başına kalite ölçütü saymayın. Şirketin Türkiye’de kurulmuş olması, yazılımın yerli geliştirildiği, verinin Türkiye’de tutulduğu veya desteğin aynı ekip tarafından verildiği anlamına gelmeyebilir. Bu unsurları ayrı ayrı doğrulayın.

Sonuçları güncel bilgiyle değerlendirin ve kayıt altına alın. Yetki kapsamı, mevzuat ve paket şartları değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle geçiş, saklama ve belge düzenleme yükümlülüklerinde eski bilgilerle karar vermeyin.

GİB yetkisi ve özel entegratör statüsü nasıl karşılaştırılır?

Bir entegratörün GİB yetkisi, güncel özel entegratör listesi ve yetki kapsamı kontrol edilerek karşılaştırılır. Panelin yerli görünmesi veya bir yazılım markasının tanınması, tek başına GİB nezdindeki yetkiyi kanıtlamaz. Sözleşme yapılan tüzel kişiyi ayrıca doğrulamak gerekir.

GİB’in güncel listesinde şirketin tam ticari unvanını arayın. Marka adı ile sözleşmedeki şirket adı farklı olabilir. Bu durumda hizmeti kimin sunduğunu, faturanın kim tarafından kesildiğini ve teknik sorumluluğun hangi tüzel kişide bulunduğunu yazılı olarak sorun.

Yetkiyi belge bazında incelemek de önemlidir. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM veya e-MM hizmetleri aynı kapsamda sunulmayabilir. İhtiyacınız olan belge türünün üretim ortamında desteklendiğini ve başvuru sürecinin nasıl yürüdüğünü netleştirin.

Test ve üretim ortamlarını birbirinden ayırın. Deneme ekranında belge oluşturmak, gerçek GİB gönderiminin tamamlandığı anlamına gelmez. Test kullanıcılarının, üretim hesaplarının ve yetkilendirme adımlarının ayrı tanımlanıp tanımlanmadığını öğrenin.

GİB Portal ile özel entegratör arasındaki farkları değerlendirirken yalnızca lisans ücretine bakmayın. GİB Portal ve özel entegratör farklarını maliyet, işlem hacmi, destek ve entegrasyon ihtiyacıyla birlikte inceleyin.

Yanlış: Markanın GİB logosu kullanması, bütün e-belge hizmetlerinin yetkili olduğunu gösterir. Doğru: Güncel GİB listesindeki tüzel unvanı, belge kapsamını ve üretim hesabını ayrı ayrı doğrulayın.

Yetki kontrolünü karar tarihine göre belgeleyin. GİB listesi, duyurular ve hizmet sözleşmesi aynı tarihte incelenmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yetki veya uygulama değişikliklerini eski karşılaştırma dosyanıza göre yorumlamayın.

E-belge kapsamı ve ortak kontör havuzu nasıl değerlendirilir?

Belge kapsamı, işletmenin bugün ve yakın gelecekte kullanacağı e-belgelerle karşılaştırılır. Sadece e-Fatura sunan bir panel, e-Arşiv veya e-İrsaliye ihtiyacı olan işletme için eksik kalabilir. Ortak kontör havuzu varsa, bunun hangi belgelerde geçerli olduğu ayrıca yazılı incelenmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv aynı belge değildir; alıcı profili, gönderim kanalı ve uygulama koşulları farklılaşır. e-Fatura ve e-Arşiv farklarını inceleyerek panelin her iki süreçte hangi ekranları kullandığını karşılaştırın.

Belge türlerini ayrı satırlarda listeleyin. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet ihtiyaçları aynı başlık altında kaybolmamalıdır. Her belge için oluşturma, gönderme, alma, iptal, arama ve dışa aktarma desteğini sorun.

e-Defter, e-Fatura ile aynı işlem değildir ve ayrı bir uyum süreci içerir. Kapsam karşılaştırmasında e-Defter hizmetinin berat, dosya, imza ve saklama adımlarını ayrıca kontrol edin. Bir panelde fatura modülünün bulunması, e-Defter sürecinin otomatik olarak desteklendiğini göstermez.

Ortak havuz modeli, farklı e-belge türleri için ayrı bakiye takibi yapma ihtiyacını azaltabilir. Ancak ortak havuzun gerçekten tüm seçtiğiniz ürünlerde geçerli olup olmadığını sözleşmeden okuyun. Bazı hizmetler ayrıca lisans, aktivasyon veya entegrasyon koşuluna bağlanabilir.

Gelecekteki belge ihtiyacını da tabloya ekleyin. Bugün yalnızca e-Fatura kullanan bir şirket, yeni satış kanalı veya faaliyet türü nedeniyle e-Arşiv ya da e-İrsaliye kullanmaya başlayabilir. Sonradan geçiş maliyetini ve veri aktarımını önceden sorun.

Belge kapsamı konusunda şu ayrımı koruyun: “destekleniyor” ifadesi, “pakete dahil” anlamına gelmeyebilir. Özelliğin teknik olarak bulunması, seçtiğiniz kontör paketinde veya sözleşmede ücretsiz olduğu anlamına gelmez. Güncel ürün kapsamını ve mali müşavirinizin görüşünü birlikte kontrol edin.

E-fatura panelinin kullanım kolaylığı hangi ölçütlerle incelenir?

Panel kullanılabilirliği, gerçek bir belgenin en az hata ile oluşturulup izlenebilmesiyle ölçülür. Menülerin modern görünmesi yeterli değildir. Kullanıcı, gelen kutusunu, giden kutusunu, taslakları, hatalı belgeleri ve yanıt durumlarını kısa adımlarla bulabilmelidir.

Önce gelen ve giden belge ekranlarını test edin. Tarih, müşteri, vergi numarası, belge numarası, senaryo ve durum filtreleri bulunmalıdır. Arama sonucunun PDF, UBL veya ilgili yanıt dosyasını açabildiğini de kontrol etmek gerekir.

Tekrarlanan işlemler için şablon, cari kart, ürün kartı ve otomatik alan doldurma seçeneklerini inceleyin. Toplu indirme veya toplu durum kontrolü, yüksek belge hacminde zaman kazandırır. Bu işlevlerin hangi kullanıcı rollerine açık olduğunu ayrıca sorun.

Kullanıcı yetkileri, mali müşavir ve şirket personeli arasında ayrıştırılabilmelidir. Belge oluşturma, onaylama, gönderme, iptal talebi ve rapor alma yetkileri tek kullanıcıya bağlı kalmamalıdır. İşten ayrılan personelin erişiminin nasıl kapatıldığı da test edilmelidir.

Yanlış: Demo hesabında bir fatura oluşturulması, panelin işletme için yeterli olduğunu kanıtlar. Doğru: Gelen belgeyi bulma, hatalı gönderimi inceleme, kullanıcı değiştirme ve dışa aktarma adımlarını birlikte deneyin.

Paneli farklı kullanıcı profilleriyle deneyin. Muhasebe personeli, yönetici ve mali müşavir aynı ekranda aynı yetkiye sahip olmamalıdır. Ekranların hata mesajlarını açık göstermesi, kullanıcıların destek talebi açmadan önce sorunu anlamasına yardımcı olur.

Kullanım kolaylığı kararını kişisel alışkanlıkla vermeyin. En az iki çalışan, aynı senaryoyu ayrı ayrı tamamlasın ve gereken adımları kaydetsin. Yeni personelin kısa bir eğitimle süreci öğrenip öğrenemediği, arayüzün gerçek kullanılabilirliğini gösterir.

API ve ERP entegrasyonu karşılaştırılırken hangi kanıtlar aranır?

Entegrasyon kabiliyeti, API dokümanı, veri alanları, hata yönetimi ve test ortamı incelenerek karşılaştırılır. “ERP ile entegre olur” ifadesi tek başına yeterli değildir. Hangi ERP sürümünün, hangi işlem yönünün ve hangi belge türünün desteklendiği yazılı olmalıdır.

Önce teknik dokümanın güncelliğini ve kapsamını isteyin. Kimlik doğrulama, token süresi, istek limitleri, belge oluşturma, gönderme, durum sorgulama ve iptal akışları açıklanmalıdır. Dokümanda örnek istek, yanıt ve hata kodlarının bulunması uygulamayı kolaylaştırır.

ERP alan eşleştirmelerini tek tek kontrol edin. Cari kod, vergi numarası, senaryo, para birimi, iskonto, tevkifat, KDV ve ürün birimi gibi alanlar aktarılmalıdır. Eksik alanlar, belge gönderiminden önce fark edilmezse manuel düzeltme ve tekrar iş yükü oluşturur.

Durum kodlarının ERP’ye nasıl döndüğünü öğrenin. Başarılı gönderim, kuyrukta bekleme, reddedilme, teknik hata veya yanıt alınamaması farklı durumlardır. Panelin yalnızca “gönderildi” yazması, belgenin GİB sürecinin tamamlandığını kesin olarak göstermeyebilir.

Aynı belgenin iki kez oluşmasını önleyen mekanizmayı sorun. Benzersiz belge numarası, işlem kimliği veya idempotency yaklaşımı kullanılabilir. Bağlantı kesildiğinde yeniden deneme yapılması, ancak başarılı işlemin tekrar kopyalanmaması gerekir.

Test ortamında gerçek iş senaryolarını uygulayın. Bir başarılı belge, eksik vergi numarası, geçersiz ürün birimi ve bağlantı kesintisi gibi durumları ayrı ayrı deneyin. Hata mesajının teknik ekibe aktarılabilecek ayrıntıda olup olmadığını kaydedin.

Entegrasyon bedelini ve sorumluluk sınırını sözleşmede arayın. ERP firmasının mı, entegratörün mü, yoksa şirket içi ekibin mi destek vereceği açık olmalıdır. Özel geliştirme, versiyon güncellemesi ve veri taşıma ücretleri tekliften ayrı bırakılmamalıdır.

Entegratör hizmet sürekliliği ve performansı nasıl ölçülür?

Hizmet sürekliliği, geçmiş performans verileri, sözleşmedeki hizmet seviyesi ve kesinti prosedürüyle ölçülür. Yalnızca “kesintisiz hizmet” sözü objektif kanıt oluşturmaz. Kesintinin nasıl duyurulduğu, belgelerin nasıl sıraya alındığı ve işlemlerin nasıl tamamlandığı incelenmelidir.

Teklifte veya sözleşmede tanımlı bir hizmet seviyesi varsa kapsamını okuyun. Ölçüm dönemi, planlı bakım istisnası, GİB kaynaklı kesinti ve telafi yöntemi belirtilmelidir. Rakam bulunmuyorsa sağlayıcıdan ölçüm yöntemini yazılı istemek, uydurma bir oran kullanmaktan daha doğrudur.

GİB sistemindeki erişim sorunu ile entegratör altyapısındaki arızayı ayıran prosedür önemlidir. Her iki durumda kullanıcıya farklı bilgilendirme yapılabilir. Bekleyen belgelerin durumu, yeniden gönderim gerekip gerekmediği ve mükerrerlik riski açıklanmalıdır.

Kuyruk yönetimini ve otomatik yeniden denemeyi sorun. Yoğun saatlerde belge gönderiminin sıraya alınıp alınmadığı, kullanıcının belge durumunu nereden izlediği ve başarısız denemelerin loglarda tutulduğu bilinmelidir.

Yedekleme ve felaket kurtarma süreçleri de karşılaştırılmalıdır. Sağlayıcıdan yedekleme sıklığını, geri dönüş prosedürünü ve kullanıcı verilerinin hangi formatta dışa aktarılabildiğini sorun. “Yedek alıyoruz” ifadesi, geri yükleme testinin yapıldığını göstermez.

Performans testi, gerçek işlem adımlarıyla yapılmalıdır. Aynı anda çok sayıda belge yükleme, filtreleme, PDF indirme ve durum sorgulama işlemlerini deneyin. Ölçüm tarihini yazın; tek seferlik demo sonucunu sürekli performans göstergesi saymayın.

Kesinti sonrası müşteri sorumluluğunu da netleştirin. Belgenin yeniden düzenlenmesi, numara kontrolü veya karşı tarafa tekrar gönderim gerekiyorsa, kimin hangi adımı yapacağı yazılı olmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Teknik destek ve operasyonel hizmet nasıl objektif karşılaştırılır?

Destek kalitesi, ulaşılabilirlikten çok kayıt açma, yanıt, çözüm ve eskalasyon süreciyle karşılaştırılır. Telefon numarasının bulunması yeterli değildir. Sorunun takip numarasıyla izlenmesi ve çözüm adımlarının yazılı paylaşılması daha ölçülebilir bir kriterdir.

Destek kanallarını ve çalışma zamanlarını önceden sorun. Telefon, e-posta, canlı destek veya bilet sistemi kullanılıyorsa, hangi kanalın kritik arızalar için geçerli olduğunu öğrenin. Her kanalın farklı yanıt süresi varsa, bu sürelerin sözleşmede yer almasını isteyin.

Kurulum desteği ile mevzuat danışmanlığını birbirinden ayırın. Teknik ekip hesap açma, kullanıcı tanımlama ve bağlantı sorunlarını çözebilir. Belgenin hukuki niteliği, senaryo seçimi veya özel vergi uygulaması için mali müşavirinizin görüşü gerekir.

Destek ekibinin sorunu doğru birime aktarabilmesi önemlidir. Teknik arıza, entegrasyon hatası ve belge reddi aynı uzmanlık gerektirmez. İlk başvuruda alınan ekran görüntüsü, işlem kimliği ve hata kodu çözüm süresini kısaltabilir.

Destek performansını deneme sırasında küçük bir taleple test edin. Yanıtın ne kadar sürede geldiğini, açıklamanın uygulanabilir olup olmadığını ve talebin takip edilebilir biçimde kapatılıp kapatılmadığını kaydedin. Bu test, tanıtım sunumundan daha gerçekçi sonuç verir.

Uzman notu: Bir entegratörü seçmeden önce, kritik bir belge reddi senaryosunda kimin aranacağını ve hangi bilgilerin paylaşılacağını yazılı olarak öğrenin.

Sözleşmede destek kapsamı, ücretli özel hizmetler ve eskalasyon sorumlusu bulunmalıdır. Mali müşavir, ERP firması ve entegratör arasındaki görev paylaşımı belirsizse, sorun anında sorumluluk zinciri uzar. Kararı yalnızca satış temsilcisinin sözlü açıklamasına dayandırmayın.

E-belge güvenliği ve saklama koşulları nasıl doğrulanır?

E-belge güvenliği; erişim kontrolü, kayıt bütünlüğü, yedekleme, dışa aktarma ve saklama koşulları birlikte incelenerek doğrulanır. Sağlayıcının yalnızca güvenli olduğunu söylemesi yeterli değildir. Hangi teknik ve idari kontrollerin uygulandığı, kullanıcıya açıklanabilir olmalıdır.

Kullanıcı hesabı güvenliğinde güçlü parola, çok faktörlü doğrulama ve oturum yönetimini sorun. Yönetici, muhasebe personeli ve mali müşavir için ayrı roller tanımlanabilmelidir. Ortak kullanıcı hesabı kullanılması, işlem sahibini tespit etmeyi zorlaştırır.

Erişim kayıtlarının tutulup tutulmadığını öğrenin. Belgeyi kimin oluşturduğu, değiştirdiği, gönderdiği, indirdiği veya iptal sürecine aldığı görülebilmelidir. Bu kayıtların ne kadar süre saklandığı ve gerektiğinde hangi formatta sunulduğu da yazılı olmalıdır.

Veri aktarımı ve depolama hakkında somut bilgi isteyin. Şifreleme, yedekleme, veri merkezi, erişim yetkisi ve alt hizmet sağlayıcı kullanımı sözleşme veya güvenlik dokümanında açıklanabilir. Belgelerin hangi ülkede tutulduğunu varsaymak yerine doğrudan sorun.

Saklama süresini belge türüne ve yürürlükteki mevzuata göre değerlendirin. Hizmetin sunduğu arşivleme süresi, işletmenin tüm yasal yükümlülüklerini otomatik olarak ortadan kaldırmaz. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İşletme hizmet değiştirdiğinde belgelerini alabilmelidir. PDF, UBL-TR, yanıt dosyaları ve işlem kayıtlarının nasıl dışa aktarılacağını; aktarımın toplu mu, tekil mi yapıldığını öğrenin. Hesap kapanınca erişim, indirme ve veri teslim prosedürü ayrıca incelenmelidir.

Kişisel veri içeren e-belgelerde görev paylaşımı önem taşır. Veri işleme, yetkili kullanıcılar, alt yükleniciler ve ihlal bildirim prosedürü sözleşmede açık olmalıdır. Güvenlik karşılaştırmasını yalnızca parola şartına indirgemeyin; operasyonel süreçleri de değerlendirin.

Entegratör fiyat ve kontör maliyeti nasıl hesaplanır?

Entegratör maliyeti, birim kontör fiyatından değil, aynı kullanım senaryosunun toplam bedelinden hesaplanır. Paket ücreti, aktivasyon, entegrasyon, saklama, destek, ek kullanıcı ve veri aktarımı kalemleri birlikte incelenmelidir. KDV ve sözleşme dönemi de teklif üzerinde açıkça görünmelidir.

Önce aylık ve yıllık belge hacmini ayrı yazın. Gönderilen ve alınan belgeleri belge türlerine göre bölün. Sonra her teklifin hangi işlemi bir tüketim olarak saydığını, kullanılmayan bakiyenin devrini ve kullanım süresini karşılaştırın.

Kontör tanımı sağlayıcıya göre değişebileceği için varsayım yapmayın. efaturakontor.com modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Başka bir teklifte aynı işlem farklı sayılabilir; bu nedenle tüketim kuralını sözleşmeden doğrulayın.

Fiyat karşılaştırmasında düşük paket fiyatını tek başına öne çıkarmayın. Süresi dolan bakiye, zorunlu yenileme, minimum paket, API bağlantı bedeli veya belge başına ek ücret toplam maliyeti değiştirebilir. Teklifleri aynı belge adedi ve aynı dönem üzerinden hesaplayın.

Fiyat tablosunu gerçek kullanım örneğiyle yeniden hesaplayın. Özellikle gelen belgeler ve giden belgeler birlikte tüketim yaratıyorsa, yalnızca satış faturalarını baz almak eksik sonuç verir. Mali müşavirinizle tahmini belge hacmini ve dönemsel artışları ayrıca değerlendirin.

Gerçek işletme senaryoları entegratör seçimini nasıl gösterir?

Gerçek işletme senaryoları, panelin teorik özelliklerden çok günlük iş akışına uyup uymadığını gösterir. Testte gönderme, alma, arama, hata inceleme ve raporlama adımlarını aynı kullanıcı profiliyle deneyin. Sonuçları süre, hata ve manuel işlem sayısıyla kaydedin.

Örneğin küçük bir eczane ay içinde 600 e-Arşiv Fatura gönderiyor ve 80 e-Fatura alıyor olsun. efaturakontor.com modelinde her gelen veya giden belge bir kontör tükettiği için bu senaryonun belge kaynaklı tüketimi 680 kontördür.

Bu hesap, diğer sağlayıcıların da aynı sonucu vereceği anlamına gelmez. Bazı tekliflerde paket, belge türü veya işlem yönüne göre farklı tüketim tanımlanabilir. Eczane, aylık hacmini ve tüketim kuralını yazılı tekliflerle yan yana hesaplamalıdır.

Gelen faturaların doğru kullanıcıya ulaşması da test edilmelidir. Eczane sahibi, mali müşavir ve personel için farklı yetkiler tanımlayın. Belgeyi bulma, muhasebe sistemine aktarma ve yanıt durumunu izleme adımlarını ayrı ayrı ölçün.

Bir market için farklı senaryo, ürün ve müşteri yoğunluğu öne çıkabilir. Çok sayıda tekrarlı satışta şablon ve toplu işlem gerekirken, tedarikçi faturalarında gelen kutusu ve eşleştirme daha önemli olabilir. Paneli kendi iş akışınızla değerlendirin.

Müşteri tipine göre fatura senaryosu seçimi de süreçle bağlantılıdır. Temel ve ticari fatura senaryolarını karşılaştırırken, panelin yanıt, itiraz ve durum takibini nasıl gösterdiğini test edin.

Senaryo testinin sonunda yalnızca tamamlandı demeyin. Kaç ekran açıldığını, kaç manuel alan doldurulduğunu, hangi hata mesajlarının çıktığını ve destek gerekip gerekmediğini yazın. Bu kayıt, pazarlama sunumundan bağımsız ve işletmeye özel bir karar kanıtı oluşturur.

Entegratör karşılaştırması için puanlama ve test nasıl yapılır?

Objektif puanlama, her sağlayıcıya aynı soruları sorup kanıtları ağırlıklı bir matrise yerleştirerek yapılır. Önce işletme için kritik kriterleri belirleyin. Sonra her kriteri, tanımlı kanıt bulunup bulunmadığına ve test sonucuna göre puanlayın.

Basit bir ölçekte sıfır, kanıt veya destek yok anlamına gelebilir. Beş ise yazılı kapsam, başarılı test ve açık sorumluluk bulunduğunu gösterebilir. Bu ölçek yasal bir standart değildir; karar sürecini tutarlı kılmak için kullanılan iç değerlendirme yöntemidir.

1. İhtiyaç duyulan belge türlerini ve aylık gelen-giden hacmi aynı tabloda yazın.
2. GİB yetkisini, tüzel unvanı ve üretim kapsamını güncel kaynaklardan doğrulayın.
3. Her panelde aynı gönderme, alma, arama ve dışa aktarma senaryosunu uygulayın.
4. API, ERP bağlantısı, hata yönetimi ve veri aktarımı için teknik doküman isteyin.
5. Paket, kontör tüketimi, saklama, destek ve ek ücretleri toplam maliyetle hesaplayın.
6. Sonuçları mali müşavir, teknik sorumlu ve günlük kullanıcıyla birlikte değerlendirin.

Teknik olarak güçlü görünen bir panel, kullanıcıların günlük işlemlerinde yavaş kalabilir. Bunun tersine sade bir panel, karmaşık ERP akışlarını karşılamayabilir. Puanlama, her işletmenin önceliğine göre ağırlıklandırılmalı ve tek bir genel sıralama gibi sunulmamalıdır.

• Şirketin güncel GİB özel entegratör listesinde yer aldığı doğrulandı.
• İhtiyaç duyulan her e-belgenin üretim ortamındaki kapsamı yazılı alındı.
• Gelen ve giden belge tüketim kuralları aynı kullanım örneğiyle hesaplandı.
• API dokümanı, hata kodları ve test ortamı teknik ekip tarafından incelendi.
• Destek kanalı, yanıt süreci ve eskalasyon sorumlusu sözleşmede görüldü.
• Arşiv, dışa aktarma, kullanıcı yetkileri ve erişim kayıtları kontrol edildi.

Son karardan önce kısa bir pilot uygulama yapın. Pilot sırasında gerçek verilerin nasıl korunacağını, test hesaplarının nasıl kapatılacağını ve üretime geçişte veri aktarımı gerekip gerekmediğini yazılı netleştirin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede entegratör karşılaştırma kriterleri

Entegratör karşılaştırma kriterleri, yalnızca fiyat veya panel tasarımı değildir. GİB yetkisi, belge kapsamı, iş akışı, teknik bağlantı, güvenlik, destek ve toplam maliyet birlikte değerlendirilmelidir. Karar, aynı kullanım senaryosundan elde edilen kanıtlara dayanmalıdır.

En doğru yöntem, önce vazgeçilmez koşulları belirlemek ve ardından puanlama yapmaktır. Örneğin belge kapsamı eksikse düşük fiyat avantajı önemini kaybeder. API bulunmuyorsa, ERP kullanan şirket için sade panel yeterli olmayabilir.

• GİB yetkisini, sözleşmedeki tüzel unvanı ve belge bazındaki kapsamı güncel kaynaklardan doğrulayın.
• e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve ihtiyaç duyulan diğer e-belgeleri aynı kapsam tablosunda karşılaştırın.
• Gelen ve giden belgelerdeki kontör tüketimini, kullanım süresini ve ek ücretleri gerçek hacimle hesaplayın.
• Panel, API, destek, güvenlik, saklama ve dışa aktarma özelliklerini demo yerine kanıtla değerlendirin.
• Son kararı, teknik sorumlu, günlük kullanıcı ve mali müşavirin birlikte incelediği yazılı puanlama ile verin.

Karşılaştırma dosyanızı karar tarihine göre arşivleyin ve mevzuat değişikliklerini takip edin. Mevzuat tutarları, süreleri ve uygulama ayrıntıları yıllık güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, eski bir karşılaştırma tablosuyla işlem yapmanızı önler.

Bu kriterleri uyguladıktan sonra efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri, 100’den 500.000 kontöre kadar seçenekler ve ücretsiz e-Fatura portalı bulunur. Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ile 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini teklif aşamasında ayrıca inceleyebilirsiniz.