e-fatura e-arşiv farkı: 10 Maddede Temel Farklar Rehberi

e-Fatura e-Arşiv farkı, öncelikle alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmamasından kaynaklanır. Kayıtlı alıcıya kural olarak e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise e-Arşiv Fatura düzenlenir. İletim kanalı ve işlem adımları da buna göre değişir.

Bu karşılaştırma; fatura düzenleyen işletmeler, mali müşavirler, e-ticaret satıcıları ve küçük işletme sahipleri için yol gösterir. Hangi belgeyi seçeceğinizi, alıcının durumunu nasıl kontrol edeceğinizi ve iptal sürecini daha net belirlemenizi sağlar.

Belge türünü yalnızca dosyanın PDF olup olmadığına bakarak belirlemek doğru değildir. Elektronik faturanın türü; mükellefin uygulama durumu, alıcının bilgileri, kullanılan senaryo ve GİB kuralları birlikte değerlendirilerek seçilir.

Tablodaki “genellikle” ifadesi önemlidir. Özel mevzuat düzenlemeleri, sektör kuralları veya işlem türüne ilişkin istisnalar farklı sonuç doğurabilir. Bu nedenle yalnızca müşteri türüne bakıp otomatik seçim yapmak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu yazının devamında farkları on ayrı başlıkta inceleyerek düzenleme, gönderme, saklama, iptal ve maliyet hesaplamasını açıklıyoruz. Böylece “e-Fatura mı, e-Arşiv mi?” sorusunu her işlemde aynı yöntemle değerlendirebilirsiniz.

e-Fatura kimler arasında düzenlenir?

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasındaki işlemlerde düzenlenen elektronik faturadır. Satıcı ve alıcının sistemdeki kayıt durumu, belge türünün belirlenmesindeki ilk kontroldür.

Bir işletmenin vergi mükellefi olması, tek başına e-Fatura alıcısı olduğu anlamına gelmez. İşletmenin GİB sisteminde e-Fatura kullanıcısı olarak görünmesi gerekir. Satıcı, işlem öncesinde alıcının vergi kimlik bilgilerini ve kayıt durumunu kontrol etmelidir.

e-Fatura gönderilirken alıcının doğru posta kutusu veya kullanıcı adresi seçilir. Aynı şirketin birden fazla şubesi, markası veya teknik adresi olabilir. Yanlış adres seçimi, belgenin ilgili birime düşmemesine veya muhasebe sürecinin gecikmesine yol açabilir.

e-Fatura uygulamasında kullanılan senaryo da önem taşır. Temel ve ticari senaryoların yanıt, kabul, ret veya itiraz işleyişi aynı değildir. Senaryo seçimi, satışın niteliği ve tarafların süreçleri dikkate alınarak yapılmalıdır.

Yanlış: “Her vergi mükellefine e-Fatura kesebilirim.” Doğru: “Önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve doğru kullanıcı adresini kontrol etmeliyim.” Bu kontrol, özellikle yeni müşterilerde düzenli biçimde tekrarlanmalıdır.

Alıcının kayıt durumu değişmiş olabilir veya işletme bilgileri güncellenmiş olabilir. Bu yüzden eski müşteri kartındaki bilgiye koşulsuz güvenmek yerine işlem öncesi sistem sorgusu yapılması daha güvenlidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Arşiv Fatura kime düzenlenir?

e-Arşiv Fatura, çoğunlukla e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Tüketiciler, e-Fatura kullanıcısı olmayan işletmeler ve belirli satış kanallarındaki alıcılar bu gruba girebilir.

Bir tüketiciye yapılan mağaza, internet sitesi veya hizmet satışında alıcının e-Fatura posta kutusu bulunmaz. Satıcı, işlemi e-Arşiv Fatura olarak oluşturur ve alıcının mevzuata uygun bilgilerini belgeye işler. Gerekli kimlik ve adres alanları işlem türüne göre değişebilir.

e-Arşiv Fatura, alıcıya elektronik ortamda iletilebilir. Elektronik posta, müşteri paneli veya mevzuata uygun başka bir teslim yöntemi kullanılabilir. Bazı işlemlerde kâğıt sunum gündeme gelebilir; uygulanacak yöntem güncel kurallara göre belirlenmelidir.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı varsayımı, işletmenin e-Arşiv uygulamasını her durumda serbestçe seçebileceği anlamına gelmez. Zorunluluk kapsamı, sektör, işlem biçimi ve özel düzenlemeler sonucu değiştirebilir.

Yanlış: “E-Arşiv, yalnızca internetten yapılan satışlarda kullanılır.” Doğru: “E-Arşiv, e-Fatura posta kutusu bulunmayan alıcılara yapılan birçok satışta kullanılabilir.” Mağaza içi satışlar da işlem koşullarına göre bu kapsama girebilir.

Alıcı bir şirketse, vergi numarasını almak ve e-Fatura kayıt durumunu sorgulamak gerekir. Sadece şirket unvanına veya müşterinin “e-fatura kullanıyoruz” beyanına göre karar verilmemelidir. Belirsiz durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura ve e-Arşiv faturanın iletim şekli nasıl değişir?

e-Fatura, alıcının sistemde tanımlı e-Fatura posta kutusuna iletilir; e-Arşiv Fatura ise e-Fatura posta kutusu olmayan alıcıya uygun yöntemle sunulur. Bu fark, iki belgenin operasyonel olarak en görünür ayrımıdır.

e-Fatura alıcısı belgeyi kendi kullandığı portalda, özel entegratör ekranında veya ERP bağlantısında görür. E-posta ile gönderilen bilgilendirme, e-Fatura’nın sistemdeki asıl iletim sürecinin yerine geçmez. Muhasebe kaydı, sistemde oluşan belgeye göre izlenmelidir.

e-Arşiv Fatura’da alıcıya PDF veya benzeri bir görüntüleme dosyası gönderilebilir. Ancak dosyanın e-posta ile paylaşılması, belgenin tek başına geçerli elektronik fatura olduğu anlamına gelmez. Belgenin yetkili sistemde oluşturulması ve gerekli raporlama sürecinin tamamlanması gerekir.

Satış personeli, alıcının e-posta adresini alırken belge türünü de doğru belirlemelidir. E-posta adresi bulunmaması, otomatik olarak e-Fatura düzenleneceği anlamına gelmez. Belirleyici unsur, alıcının e-Fatura uygulamasındaki kayıt durumudur.

Gönderim süreçlerini incelerken e-Fatura ürün sayfasındaki posta kutusu ve kullanıcı akışını, e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki alıcıya teslim adımlarıyla birlikte değerlendirebilirsiniz.

İletim yöntemindeki fark, arşivleme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Satıcı, gönderilen belgenin durumunu, tarihini ve alıcıya sunulan kopyasını takip etmelidir. Elektronik posta kutusundaki gönderilmiş dosyayı silmek, işletmenin saklama yükümlülüğünü bitirmez.

e-Fatura ve e-Arşiv faturanın hukuki geçerliliği aynı mıdır?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, kurallara uygun oluşturulduklarında elektronik fatura niteliği taşıyan belgelerdir. e-Arşiv’in alıcıya PDF olarak ulaşması, onu e-Fatura’dan daha düşük değerli bir belge yapmaz.

Geçerlilik, yalnızca dosyanın ekranda düzgün görünmesine bağlı değildir. Belgenin doğru mükellef tarafından oluşturulması, gerekli bilgileri içermesi, ilgili sistemde kayda alınması ve elektronik belge kurallarına uygun saklanması gerekir.

Bir PDF dosyası, elektronik faturanın okunabilir yüzünü gösterebilir. Fakat PDF’nin üzerinde satıcı bilgileri bulunması, dosyanın tek başına GİB uyumlu e-belge olduğunu kanıtlamaz. Belgenin kaynağı, numarası, gönderim kaydı ve sistem geçmişi de önemlidir.

Alıcı, kendisine gönderilen e-Arşiv belgesini muhasebe kayıtlarında kullanmadan önce satıcı bilgilerini, tutarı, vergi alanlarını ve belge numarasını kontrol etmelidir. Şüpheli belgelerde satıcıyla ve mali müşavirle doğrulama yapılmalıdır.

e-Fatura’da ise alıcı, belgeyi kayıtlı posta kutusunda görür ve belgenin sistemsel hareketlerini izleyebilir. Bu durum, e-Fatura’nın ayrı bir belge türü olmasından çok, teslim ve iş akışının farklı tasarlanmasından kaynaklanır.

Elektronik belgeyi yazdırmak, her durumda elektronik aslı ortadan kaldırmaz. İşletme, basılı kopyanın hangi amaçla kullanıldığını ve elektronik aslın nerede saklandığını ayırmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura nasıl kesilir?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kesme süreci, önce alıcının durumunu sorgulamakla başlar. Ardından doğru belge türü, senaryo, alıcı bilgileri, kalemler ve vergiler seçilir; gönderimden sonra sistem kaydı kontrol edilir.

1. Önce alıcının vergi kimlik bilgilerini ve e-Fatura uygulamasındaki kayıt durumunu kontrol edin.
2. İşleme uygun portalı, özel entegratör ekranını veya ERP bağlantısını açarak yeni belge oluşturma alanına girin.
3. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse uygunluk durumuna göre e-Arşiv Fatura seçeneğini işaretleyin.
4. Fatura tarihi, alıcı bilgileri, mal veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat ve vergi alanlarını kontrol ederek doldurun.
5. Kullanılan e-Fatura senaryosunu ve alıcının sistem adresini doğruladıktan sonra belgeyi gönderin.
6. Gönderim sonucunu, belge numarasını ve teslim durumunu kaydederek elektronik arşivde erişilebilir tutun.

Portal kullanırken ekran adları hizmet sağlayıcıya göre değişebilir. Buna rağmen karar sırası değişmez: alıcı sorgusu, belge türü, senaryo, zorunlu alanlar, gönderim ve durum kontrolü. Bu sıra, personelin ezbere işlem yapmasını önler.

e-Fatura ve e-Arşiv işlemlerini ilk kez kuran işletmeler, satış ve muhasebe ekranlarını birlikte test etmelidir. Bir deneme belgesinin gerçek fatura olarak gönderilmemesi için test ortamı veya mali müşavir yönlendirmesi kullanılmalıdır.

Entegrasyon kullanan işletmelerde müşteri kartındaki eski bilgi, yanlış belge türü üretebilir. ERP’deki vergi numarası, e-posta, şube ve senaryo alanları düzenli kontrol edilmelidir. Gerekirse sık sorulan sorular sayfasındaki uygulama açıklamaları incelenmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv faturada iptal ve itiraz nasıl yapılır?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’da iptal, ret, itiraz ve iade aynı işlem değildir. Kullanılacak yöntem; belge türüne, e-Fatura senaryosuna, işlem tarihine ve güncel mevzuatta tanımlanan sürece göre değişir.

Ticari senaryolu e-Fatura’da alıcının kabul veya ret yanıtı sistem üzerinden izlenebilir. Temel senaryolu belgelerde aynı ret akışı bulunmayabilir. Bu nedenle satıcı, her e-Fatura’da alıcının sistemden ret yanıtı göndereceğini varsaymamalıdır.

e-Arşiv Fatura’da iptal veya düzeltme adımları, kullanılan portalın ilgili menüsünden ve mevzuatta izin verilen yöntemle yürütülür. Alıcıya gönderilmiş bir PDF’yi silmek, e-Arşiv belgesini otomatik olarak iptal etmez.

Mal iadesi ile faturanın teknik iptali farklı konulardır. Alıcı ürünü geri gönderdiğinde iade faturası, düzeltme belgesi veya başka bir muhasebe işlemi gerekebilir. Hangi belgenin kullanılacağını satış sözleşmesi ve mali müşavir görüşüyle belirlemek gerekir.

Yanlış: “E-postadaki e-Arşiv PDF’sini silersem fatura iptal olur.” Doğru: “İptali, belgenin oluşturulduğu sistemde ve geçerli yöntemle ayrıca tamamlamalıyım.” İşlem sonrasında iptal kaydı ve ilgili yazışmalar saklanmalıdır.

İptal veya itirazda tarih sınırları ve başvuru kanalları önem taşıyabilir. Güncel süreyi hatırlamıyorsanız rakam tahmin etmeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. İşlem tamamlanmadan yeni belge düzenlemek de kayıt karmaşası yaratabilir.

e-Fatura ve e-Arşiv faturada saklama nasıl yapılır?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, elektronik aslı ve işlem geçmişi erişilebilir olacak şekilde saklanmalıdır. Saklama planı; belgenin görüntüsünü, elektronik verisini, gönderim durumunu ve gerektiğinde ibraz edilebilecek kayıtları kapsamalıdır.

Yalnızca bilgisayardaki PDF klasörü güvenli bir arşiv sayılmayabilir. PDF, okunabilir görüntü olabilir; işletme ayrıca belgenin sistem kaydına, gönderim bilgisine ve kullanılan elektronik formatına erişebilmelidir.

Saklama hizmetinde arama, tarih aralığı, alıcı bilgisi ve belge numarasıyla filtreleme bulunması günlük denetimleri kolaylaştırır. Gelen ve giden belgelerin ayrı kutularda görünmesi, muhasebe mutabakatındaki eksik kayıtların bulunmasına yardımcı olur.

Bir hizmet sağlayıcının 10 yıl güvenli saklama sunması, işletmenin tüm yasal sorumluluklarını otomatik olarak ortadan kaldırmaz. Sözleşmede kapsam, veri dışa aktarma, erişim yetkisi ve hizmet sona erdiğinde teslim yöntemi incelenmelidir.

Yetkilendirme de saklama kadar önemlidir. Satış personeli her arşiv belgesini silmemeli, muhasebe kullanıcısı gerekli kayıtları değiştirmeden önce işlem geçmişini korumalıdır. Yedekleme yapılacaksa dosyaların bütünlüğü ve erişim izinleri ayrıca kontrol edilmelidir.

Denetim veya muhasebe talebinde belgeye hızlı ulaşmak için aylık arşiv kontrolü yapılabilir. Eksik belge, hatalı alıcı, başarısız gönderim ve yinelenen kayıtlar düzenli raporlarla ayrıştırılmalıdır. Saklama yöntemi belirlenirken güncel GİB kurallarını ve mali müşavirinizin önerisini esas alın.

e-Fatura ve e-Arşiv faturada kontör hesabı nasıl yapılır?

Kontör hesabı, kullanılan hizmet modelinde her elektronik belge işlemi için düşen kullanım birimine göre yapılır. efaturakontor.com modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu kural e-belge planlamasında dikkate alınmalıdır.

Örneğin bir işletme ay içinde 18 e-Fatura gönderiyor, 7 e-Fatura alıyor ve 12 e-Arşiv Fatura düzenliyorsa toplam kullanım 37 kontör olur. Hesap, belge türlerinin adından çok gerçekleşen gelen ve giden belge adedine dayanır.

Bu yaklaşım, farklı e-belge türlerini tek havuzdan izlemek isteyen işletmeler için planlama sağlar. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye veya başka bir desteklenen e-belgede kontör düşüm kuralı ayrıca hizmet koşullarında kontrol edilmelidir.

Görüntüleme, rapor alma, iptal denemesi veya taslak oluşturma gibi işlemlerin kontör düşürüp düşürmediği her hizmet modelinde aynı olmayabilir. Bu nedenle paket seçmeden önce kontörün hangi işlemde harcandığını ve iade koşullarını yazılı olarak inceleyin.

Ay sonunda gelen ve giden belge sayısını muhasebe raporuyla karşılaştırmak, beklenmeyen tüketimi fark ettirir. Özellikle toplu fatura gönderen e-ticaret işletmeleri günlük belge adedini ve başarısız gönderimlerin tekrar oluşturulup oluşturulmadığını takip etmelidir.

Kontör ihtiyacını planlarken paketler sayfasındaki kullanım koşullarını, geçerlilik süresini ve desteklenen belge türlerini kontrol edin. Kontör hesabı, mevzuattaki belge türü seçiminin yerine geçmez; önce doğru belge düzenlenmeli, sonra kullanım planlanmalıdır.

Hangi durumda e-Fatura, hangi durumda e-Arşiv kullanılır?

Hangi belgenin kullanılacağı, satış anında alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlemin özel kuralları kontrol edilerek belirlenir. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise uygun koşullarda e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bir küçük eczane, tüketiciye reçetesiz ürün veya kişisel bakım ürünü satarken alıcının e-Fatura posta kutusu bulunmayabilir. Bu işlemde alıcı bilgileri ve satış koşulları kontrol edilerek e-Arşiv seçeneği değerlendirilir.

Aynı eczane, e-Fatura kullanan bir ilaç veya ürün tedarikçisinden mal alıyorsa belgeyi e-Fatura olarak alabilir. Burada eczanenin satıcı olması değil, işlemdeki alıcının ve satıcının uygulama kayıtları belirleyicidir.

Bir mahalle marketi, bireysel müşteriye yaptığı satışlarda genellikle e-Arşiv akışını kullanır. Market başka bir kayıtlı işletmeye toptan satış yaptığında ise alıcının e-Fatura durumu sorgulanır ve uygun belge türü seçilir.

Bir kafe, kurumsal müşteriye düzenli hizmet faturası keserken müşterinin e-Fatura kayıt durumunu satış sözleşmesinden varsaymamalıdır. Vergi numarasıyla yapılan sorgu, müşteri kartındaki “kurumsal” etiketinden daha güvenilir bir kontrol sağlar.

Yanlış: “İşletmem e-Fatura kullanıyor, tüm müşterilerime e-Fatura keserim.” Doğru: “Kendi statümün yanında her alıcının kayıt durumunu ve işlem istisnalarını kontrol ederim.” Zorunluluk kapsamı sektör ve dönem değişiklikleriyle güncellenebilir.

e-Fatura e-Arşiv farkını kontrol etmek için hangi liste kullanılmalı?

e-Fatura e-Arşiv farkını işlem öncesinde kontrol etmek için kısa bir belge düzenleme listesi kullanılmalıdır. Liste, alıcı sorgusunu, belge türünü, zorunlu alanları, gönderim kaydını ve saklama adımını birlikte kapsamalıdır.

• Alıcının vergi kimlik bilgilerini ve e-Fatura kayıt durumunu güncel sistemden kontrol ettim.
• Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse mevzuata uygun e-Arşiv seçeneğini değerlendirdim.
• Alıcının doğru kullanıcı adresini, şubesini veya teslim bilgisini kontrol ettim.
• Fatura tarihi, seri veya numara alanı, açıklama, miktar ve tutar bilgilerini karşılaştırdım.
• Vergi oranı, istisna açıklaması ve işlem türü için mali müşavir yönlendirmesini uyguladım.
• Belge senaryosunu seçtim ve gönderimden sonra sistem durumunu kontrol ettim.
• Alıcıya gönderilen görüntüyü ve elektronik aslı erişilebilir arşivde sakladım.
• İptal, ret, itiraz veya iade ihtimali varsa kullanılacak süreci önceden belirledim.

Bu liste, özellikle satış personeli ile muhasebe departmanı farklı sistemler kullandığında işe yarar. Satış ekranında oluşturulan bilgi, muhasebe ekranına eksiksiz aktarılmalı; kullanıcılar belge türünü yalnızca müşteri talebine göre değiştirmemelidir.

Kontrol listesine işletmenin kendi sektörüne ait alanlar da eklenebilir. İrsaliye ilişkisi, hizmet dönemi, sipariş numarası veya özel açıklama gibi alanlar her satışta aynı zorunlulukta olmayabilir.

Belge türü konusunda tereddüt yaşandığında eski bir faturayı kopyalamak yerine alıcı sorgusu yeniden yapılmalıdır. Mevzuat ve zorunluluklar değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Teknik uygulama ayrıntıları için e-Fatura uygulamasının ve e-Arşiv Fatura uygulamasının özelliklerini karşılaştırın. Bu sayfalar, muhasebe sürecinizde hangi ekranların ve belge akışlarının kullanılacağını planlamanıza yardımcı olabilir.

e-Fatura ve e-Arşiv için hangi hatalı uygulamalardan kaçınılmalı?

En sık hatalar, alıcının kayıt durumunu sorgulamamak, PDF’yi elektronik asıl sanmak ve iptal sürecini yalnızca e-posta silme işlemiyle tamamladığını düşünmektir. Bu hatalar, belge düzeni ve muhasebe kayıtlarında uyumsuzluk oluşturabilir.

İlk hata, müşteri kartındaki eski vergi numarasına güvenmektir. Şirket unvanı, vergi numarası, şube ve e-Fatura kullanıcı adresi ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Kart bilgisi değiştiğinde entegrasyonda eski değer kalabilir.

İkinci hata, e-Arşiv Fatura’yı yalnızca PDF dosyası olarak değerlendirmektir. Dosyanın görünümü doğru olsa bile sistemdeki belge kaydı, gönderim bilgisi ve arşiv erişimi ayrıca korunmalıdır.

Üçüncü hata, e-Fatura senaryolarını birbirinin yerine kullanmaktır. Temel ve ticari senaryolarda alıcının yanıtı, ret biçimi ve işlem takibi farklı olabilir. İşletme, kullandığı senaryonun iş akışını personeline yazılı olarak açıklamalıdır.

Dördüncü hata, başarısız gönderimi kontrol etmeden aynı faturayı yeniden oluşturmaktır. Önce ilk belgenin sistem durumuna bakılmalı, yinelenen kayıt oluşup oluşmadığı belirlenmeli ve gerekirse mali müşavirle görüşülmelidir.

Uzman notu: Belge türünü seçmeden önce alıcının güncel e-Fatura durumunu sorgulayın; dosya biçimi, tek başına belge türünü göstermez.

Bu kontroller, küçük işletmelerde bir sayfalık görev talimatıyla uygulanabilir. Sorumlu personel, her gün gönderim hatalarını ve gelen belgeleri kontrol etmeli; haftalık olarak arşiv ile muhasebe kayıtlarını karşılaştırmalıdır.

e-Fatura ve e-Arşiv karşılaştırmasında hangi mevzuat noktaları kontrol edilir?

Karşılaştırmada kontrol edilmesi gereken mevzuat noktaları; uygulama kapsamı, alıcının kayıt durumu, zorunluluklar, belge bilgileri, raporlama ve saklama kurallarıdır. Bu başlıklar, sabit bir ezber yerine güncel düzenlemelerle birlikte değerlendirilmelidir.

e-Fatura veya e-Arşiv kullanma zorunluluğu her işletme için aynı koşullara bağlı değildir. Faaliyet alanı, işlem türü, mükellefiyet yapısı ve dönemsel düzenlemeler kapsamı etkileyebilir. Sadece başka bir işletmenin kullandığı belgeyi örnek almak doğru sonuç vermez.

Faturada satıcı ve alıcı bilgileri, tarih, tutar, mal veya hizmet açıklaması ve vergisel alanlar doğru olmalıdır. İstisna, tevkifat, iade veya özel işlem içeren belgelerde ilave açıklama ve kodlar gerekebilir.

GİB’in uygulama kılavuzları, teknik duyuruları ve güncel açıklamaları takip edilmelidir. Ceza, had veya belirli tarihlere ilişkin rakamlar yıllık olarak değişebileceği için eski bir internet içeriği tek başına karar kaynağı yapılmamalıdır.

Mali müşavir, işletmenin faaliyetini ve geçmiş kayıtlarını bildiği için belge seçimini somut işlemle birlikte değerlendirebilir. Teknik sağlayıcı ekranı belgeyi oluşturabilir; ancak mevzuata uygunluk sorumluluğu yalnızca ekranın otomatik seçimine bırakılmamalıdır.

Tereddüt halinde önce GİB’in güncel duyurusunu, ardından işletmenin mali müşavir görüşünü kontrol edin. Bu yöntem, rakamsal veya tarihsel bilgileri tahmin ederek yanlış yönlendirme yapmaktan daha güvenlidir.

e-Fatura ve e-Arşiv işlemlerinde işletme içi görev dağılımı nasıl yapılır?

İşletme içi görev dağılımı, satışın doğru belge türüyle başlamasını ve muhasebenin son kontrolü yapmasını sağlayacak şekilde kurulmalıdır. En azından alıcı sorgusu, belge oluşturma, gönderim takibi ve arşiv kontrolü ayrı adımlar olarak tanımlanmalıdır.

Satış personeli, müşteri bilgilerinin alınmasından ve siparişin doğru aktarılmasından sorumlu olabilir. Ancak personel, e-Fatura veya e-Arşiv kararını kendi tahminine göre değiştirmemelidir. Sistem sorgusu ve işletme talimatı esas alınmalıdır.

Muhasebe personeli, vergi alanlarını, senaryoyu, belge durumunu ve gelen belgelerin kaydını kontrol eder. Gün sonunda başarısız gönderimler, bekleyen yanıtlar ve eksik alıcı bilgileri raporlanabilir.

Yönetici, kullanıcı yetkilerini ve saklama politikasını belirlemelidir. Her kullanıcının iptal, silme veya ayar değiştirme yetkisine sahip olması gerekmez. Yetki sınırları, hata ve izinsiz değişiklik riskini azaltır.

Entegrasyon kullanılan işletmelerde teknik sorumlu, ERP ile e-belge sistemi arasındaki veri aktarımını izlemelidir. Ürün kodu, vergi kodu, müşteri kartı ve belge numarası gibi alanlarda oluşan hatalar muhasebeye ulaşmadan yakalanmalıdır.

Bu görev dağılımı, tek çalışanlı işletmelerde de sadeleştirilerek uygulanabilir. İşletme sahibi günlük gönderim kontrolünü yapar, mali müşavir haftalık veya aylık kayıtları inceler ve olağan dışı durumlar birlikte değerlendirilir.

Özet: 5 maddede e-Fatura e-Arşiv farkı

e-Fatura e-Arşiv farkı, alıcının sistem kaydı, iletim kanalı, senaryo, saklama ve iptal akışı birlikte değerlendirilerek anlaşılır. Doğru belge türü, yalnızca faturanın PDF görünümüne veya müşterinin işletme türüne bakılarak seçilmez.

• e-Fatura, genellikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcılar arasındaki elektronik fatura akışıdır.
• e-Arşiv Fatura, genellikle e-Fatura posta kutusu bulunmayan tüketici veya işletmelere yapılan satışlarda kullanılır.
• e-Fatura sistemdeki posta kutusuna, e-Arşiv Fatura ise alıcıya uygun ve mevzuata uygun yöntemle iletilir.
• İptal, ret, itiraz ve iade işlemleri belge türüne ve senaryoya göre farklı yürütülebilir.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için belge adediyle kullanım planı yapılmalıdır.

Karar vermeden önce alıcının vergi bilgilerini sorgulayın, zorunlu alanları kontrol edin ve gönderim durumunu kaydedin. Özel sektör kuralları, işlem türleri ve uygulama zorunlulukları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İhtiyacınızı planlarken efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100 ile 500.000 kontör arasında inceleyebilir ve ücretsiz e-Fatura portalı seçeneğini değerlendirebilirsiniz. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12-18 ay aralığındadır.