temel ticari fatura: Hangi Müşteriye Hangisi? (Rehber)

Temel Fatura, alıcının sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı vermesinin beklenmediği işlemlerde; Ticari Fatura ise alıcının kabul, ret ya da itiraz sürecinin önemli olduğu işlemlerde kullanılır. Seçim, müşterinin şirket türünden çok işlem akışına ve tarafların anlaşmasına göre yapılır.

Temel Fatura vs Ticari Fatura: Hangi Müşteriye Hangisi? sorusu, e-Fatura düzenleyen işletmelerin günlük kararlarından biridir. Bu rehber; satış ekiplerine, muhasebe çalışanlarına, küçük işletme sahiplerine ve mali müşavirlerle çalışan yöneticilere doğru senaryoyu seçme yöntemi sunar.

Temel Fatura ve Ticari Fatura arasındaki temel fark nedir?

Temel Fatura ile Ticari Fatura arasındaki temel fark, alıcının elektronik yanıt sürecidir. Temel senaryoda alıcı, e-Fatura uygulaması üzerinden kabul veya ret yanıtı vermez. Ticari senaryoda ise alıcı, faturaya ilişkin uygulama yanıtı gönderebilir.

Temel Fatura, işlemin elektronik ortamda gönderilmesini ve kayıt altına alınmasını sağlar. Ancak bu senaryo, alıcının faturayı mutlaka onayladığı anlamına gelmez. Faturaya itiraz gerekiyorsa, mevzuata uygun başka bildirim yolları ve süreler ayrıca değerlendirilir.

Ticari Fatura, satın alma onayının önemli olduğu kurumsal iş akışlarında kullanılır. Alıcı, faturayı kontrol ettikten sonra kabul veya ret yanıtı gönderebilir. Kullanılan özel entegratörün ekranı, yanıt türlerini ve işlem durumlarını ayrıca gösterebilir.

İki senaryo da e-Fatura kullanıcısı olan alıcılar için gündeme gelir. Alıcının vergi kimlik numarasıyla e-Fatura kayıtlarında bulunması gerekir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, temel veya ticari e-Fatura yerine genellikle e-Arşiv Fatura değerlendirilir.

Senaryo seçimi, alıcının büyük ya da küçük olmasına göre otomatik yapılmaz. Bir anonim şirket temel senaryoda fatura alabilir. Bir şahıs işletmesi de e-Fatura kullanıcısıysa, iş akışına göre ticari senaryoda fatura alabilir.

Yanlış: Ticari Fatura her kurumsal müşteriye, Temel Fatura her bireysel müşteriye gönderilir. Doğru: Senaryo, müşterinin e-Fatura durumu ve kabul-ret prosedürü incelenerek belirlenir.

Bu farkı bilmek, faturanın gönderiminden sonra gereksiz iptal, iade veya yeniden düzenleme işlemlerini azaltır. Karar verirken sözleşmeyi, sipariş onayını, teslim sürecini ve alıcının yanıt beklentisini birlikte kontrol edin.

Temel Fatura hangi müşteri ve işlemlerde kullanılır?

Temel Fatura, alıcının faturayı sistem üzerinden onaylamasının gerekmediği düzenli ve açık işlemlerde kullanılabilir. Buradaki ölçüt müşteri büyüklüğü değil, faturanın kabul sürecine ihtiyaç duyup duymamasıdır.

Örneğin düzenli sevkiyat yapan bir tedarikçi, fiyat ve miktarları sözleşmeyle önceden belirlenmiş müşterisine temel senaryoda fatura düzenleyebilir. Taraflar, faturaya itirazı uygulama yanıtı yerine mevzuata uygun dış bildirimlerle yürütmeyi kararlaştırmış olabilir.

Abonelik, periyodik bakım, düzenli hizmet veya standart teslimat işlemlerinde temel senaryo tercih edilebilir. Ancak bu örnekler otomatik kural oluşturmaz. İşlem özelinde onay, sipariş kapatma veya bütçe kontrolü gerekiyorsa ticari senaryo daha uygun olabilir.

Temel senaryoda alıcı, faturayı elektronik sistemde görür ve muhasebe kayıtlarına alabilir. Fakat sistemde kabul yanıtı bulunmaması, alıcının tüm itiraz haklarını kaybettiği anlamına gelmez. İtirazın yöntemi ve süresi ayrıca kontrol edilmelidir.

Satıcı, fatura oluşturmadan önce alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu doğrulamalıdır. Vergi kimlik numarası, unvan ve adres bilgilerindeki hata, doğru senaryo seçilse bile belgenin işlenmesini zorlaştırabilir.

Temel Fatura, hızlı onay gerektirmeyen işlemlerde operasyonel olarak daha sade bir akış sunar. Buna karşılık, alıcının satın alma biriminden açık onay alması gereken siparişlerde bu sadelik beklenen kontrolü sağlamayabilir.

Bir işletme temel senaryoyu yalnızca fatura reddedilmesin diye seçmemelidir. Senaryo, karşı tarafın gerçek iş akışını yansıtmalıdır. Sipariş ve sözleşme, temel senaryo kullanımını desteklemiyorsa mali müşavirden işlem öncesi görüş alın.

Ticari Fatura hangi müşteriler için daha uygundur?

Ticari Fatura, alıcının faturayı kontrol edip elektronik ortamda kabul veya ret yanıtı vermesinin önemli olduğu müşteriler için uygundur. Özellikle satın alma onayı, sipariş eşleştirmesi ve teslim kontrolü gereken işlemlerde bu senaryo değerlendirilir.

Kurumsal tedarik sözleşmelerinde alıcı, faturanın sipariş numarasıyla karşılaştırılmasını isteyebilir. Miktar, birim fiyat, teslim tarihi veya hizmet kabul tutanağı kontrol ediliyorsa, ticari senaryo bu yanıt akışını destekleyebilir.

Alıcının muhasebe departmanı faturayı kabul etmeden ödeme süreci başlamıyorsa, ticari fatura tercih edilmesi taraflar için daha anlaşılır olabilir. Böylece satıcı, yanıt durumunu kendi gönderilen belgeler ekranından izleyebilir.

Ticari senaryo, her büyük müşteriye zorunlu olarak uygulanmaz. Büyük bir şirket, tedarikçileriyle temel senaryoda çalışabilir. Küçük bir işletme de satın alma onayı istiyorsa, e-Fatura kullanıcısı olması koşuluyla ticari senaryoyu tercih edebilir.

Ticari Fatura gönderilmeden önce alıcının yanıt süreci öğrenilmelidir. Alıcının hangi birimin yanıt vereceği, sipariş sorumlusunun kim olduğu ve ret durumunda hangi belgelerin kullanılacağı netleştirilmelidir.

Alıcı faturayı kısmen kabul etmek istiyorsa, kullanılan sistemin ve mevzuatın bu iş akışını nasıl desteklediği incelenmelidir. Kısmi kabulün nasıl kayda alınacağı bilinmeden yalnızca ticari senaryoya güvenmek doğru değildir.

Bu nedenle ticari fatura seçimi, müşterinin unvanından önce süreç gereksinimine dayanır. Satıcı, sözleşmede kabul, ret, iade, fiyat farkı ve teslim itirazı adımlarını açıkça tanımlamalıdır.

Temel Fatura ile Ticari Fatura kabul ve ret süreci nasıl işler?

Temel Fatura gönderildiğinde alıcı belgeyi sisteminde görüntüleyebilir, fakat temel senaryoda standart uygulama yanıtıyla kabul veya ret işlemi yürütülmez. Ticari Faturada ise alıcı, sistemin desteklediği uygulama yanıtı üzerinden işlem durumunu bildirebilir.

İlk adım, alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğunu ve doğru vergi kimlik numarasıyla seçildiğini kontrol etmektir. Ardından satışın sözleşmesi, siparişi ve teslim bilgileriyle fatura senaryosu eşleştirilir.

1. Alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve temel veya ticari senaryo beklentisini kontrol edin.
2. Sipariş, sözleşme, irsaliye ve hizmet kabul belgesindeki bilgileri karşılaştırın.
3. Fatura ekranında doğru alıcıyı, senaryoyu, tarihleri, kalemleri ve vergileri seçin.
4. Ön izleme ekranında unvan, vergi numarası, tutar ve açıklama alanlarını kontrol edin.
5. Belgeyi imzalayıp gönderin ve gönderim durumunu ilgili giden kutusundan izleyin.

Temel senaryoda itiraz ortaya çıkarsa, alıcıyla iletişim kurup mevzuata uygun bildirim yöntemi belirlenir. Ticari senaryoda ret veya kabul yanıtı, sistemde oluşan durumla birlikte takip edilir.

GİB kuralları, fatura senaryosu ve kullanılan uygulamanın teknik özellikleri birlikte değerlendirilmelidir. [e-Fatura ürün sayfasındaki](https://efaturakontor.com/urun/e-fatura) süreç açıklamaları, ekran akışını incelerken yardımcı olabilir.

Yanıt gelmemesi, her zaman faturanın hukuken kabul edildiği anlamına gelmez. Özellikle ticari faturada süre, teslim kaydı ve alıcının itiraz bildirimi ayrı ayrı takip edilmelidir.

Gönderimden sonra faturanın PDF görüntüsünü değil, elektronik belgenin durumunu esas alın. XML, zarf, gönderim ve yanıt kayıtlarını saklamak, sonradan yapılacak muhasebe ve denetim kontrollerini kolaylaştırır.

Ticari Fatura itirazı ve 8 günlük süre nasıl değerlendirilir?

Ticari Fatura ret sürecinde uygulamada dikkate alınan süre genellikle sekiz gündür. Ancak süre hesabı, belgenin senaryosu, sistem kayıtları, teslim bilgisi ve güncel GİB kuralları birlikte incelenerek yapılmalıdır.

Satıcı, ticari faturayı gönderdikten sonra yanıt durumunu düzenli izlemelidir. Alıcı ret yanıtı gönderirse, ret gerekçesi ve ilgili sipariş belgeleri incelenir. Yanıtın teknik olarak oluşması, ticari uyuşmazlığın tüm yönlerini tek başına çözmez.

Alıcı, faturada miktar veya fiyat hatası gördüğünde yalnızca e-posta göndermekle yetinmemelidir. İtirazın geçerli yöntemi, olayın niteliğine ve mevzuata göre belirlenmelidir. Mali müşavir, hukuk danışmanı veya güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Sekiz günlük süreyi son güne bırakmak risklidir. Hafta sonu, resmi tatil, sistem kesintisi ve teslim kaydı gibi ayrıntılar süre değerlendirmesini etkileyebilir. Bu nedenle belge ulaştığında tarih ve saat bilgisi kayıt altına alınmalıdır.

Ret süresi geçtiğinde sistem üzerinden ret yanıtı gönderilememesi mümkündür. Böyle bir durumda faturayı tekrar düzenlemek veya aynı belgeyi yeniden göndermek yerine, mali müşavirle düzeltme ve itiraz yöntemini belirleyin.

Satıcı, ticari faturanın kabul edilmesini ödeme garantisi olarak yorumlamamalıdır. Kabul yanıtı, elektronik iş akışındaki bir durumu gösterir. Sözleşmedeki ödeme vadesi, teslim şartı ve hizmet kabul koşulları ayrıca geçerlidir.

Uzman notu: Ticari faturada ret süresini fatura tarihine bakarak tahmin etmeyin; teslim kaydını, sistem zaman damgasını ve güncel GİB kılavuzunu birlikte kontrol edin.

Mevzuat ve uygulama kuralları değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yüksek tutarlı veya uyuşmazlık içeren işlemlerde yazılı kayıt olmadan karar vermeyin.

Müşteri e-Fatura kullanıcısı değilse hangi belge düzenlenir?

Müşteri e-Fatura kullanıcısı değilse, temel veya ticari e-Fatura senaryosu seçilemez; işlem için genellikle e-Arşiv Fatura değerlendirilir. Belgenin türü, alıcının sistemdeki kullanıcı durumu ve işlemin özel koşulları kontrol edilerek belirlenir.

Satıcı, belge düzenlemeden önce alıcının vergi kimlik numarası veya gerekli kimlik bilgileriyle e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmelidir. Alıcı kayıtlı değilse, e-Fatura gönderim adresi seçmek yerine e-Arşiv süreci kullanılabilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara elektronik belge düzenleme sürecidir. Ancak e-Arşiv uygulamasında da alıcının niteliği, tutar, teslim yöntemi ve güncel mevzuat şartları önem taşır.

Bir tüketiciye yapılan perakende satış ile bir işletmeye yapılan vergi numaralı satış aynı şekilde değerlendirilmez. Alıcının bilgileri, belgenin gönderim kanalı ve arşivleme koşulları işlem öncesinde belirlenmelidir.

Alıcı sonradan e-Fatura kullanıcısı olmuşsa, yalnızca önceki alışverişlere bakarak yeni belge türü seçmeyin. Belgenin düzenlendiği tarihteki kullanıcı durumu ve ilgili teknik kayıtlar incelenmelidir.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki farkları [e-Arşiv Fatura ürün sayfasında](https://efaturakontor.com/urun/e-arsiv-fatura) inceleyebilirsiniz. Sayfadaki bilgiler, uygulama ekranını anlamaya yardımcı olur; mevzuat açısından güncel GİB duyurusu ayrıca kontrol edilmelidir.

Müşterinin e-Fatura kullanıcısı olmaması, faturaya itiraz edemeyeceği anlamına gelmez. Belgenin elektronik gönderilmesi ile itiraz ve ödeme uyuşmazlığı süreçlerini birbirinden ayrı değerlendirin.

Fatura senaryosu satış sözleşmesi ve siparişle nasıl eşleştirilir?

Doğru senaryo seçimi için önce sözleşmede fatura onayı, ret ve teslim kontrolü adımlarını arayın. Sözleşme sessizse, sipariş sürecinde alıcının uygulama yanıtı isteyip istemediğini yazılı olarak netleştirin.

Aşağıdaki karşılaştırma, temel ve ticari senaryoyu müşteri türünden bağımsız biçimde değerlendirmeye yardımcı olur. Her satır, karar verirken kontrol edilmesi gereken farklı bir iş kuralını gösterir.

Sözleşmede ticari fatura yazması, her belgenin mutlaka ticari senaryoda düzenleneceği anlamına gelmeyebilir. Metin, teknik e-Fatura senaryosunu açıkça tanımlıyorsa bu talep ayrıca dikkate alınmalıdır.

Sipariş numarası, irsaliye numarası, teslim tutanağı ve hizmet kabul belgesi birbiriyle eşleşmelidir. Eşleşme yapılmıyorsa ticari senaryo seçmek, tek başına muhasebe hatasını düzeltmez.

Kararsız kaldığınızda satış temsilcisinin sözlü beyanıyla yetinmeyin. Alıcının muhasebe biriminden e-posta veya sözleşme ekiyle yazılı teyit alın. Bu kayıt, sonradan oluşan ret ve itirazlarda açıklama sağlar.

Özel senaryo gerektiren ihracat, kamu, tevkifat veya istisna işlemlerinde temel-ticari karşılaştırması yeterli olmayabilir. Böyle durumlarda güncel GİB kılavuzu ve mali müşavir görüşü birlikte kullanılmalıdır.

Temel Fatura ve Ticari Fatura teknik olarak nasıl düzenlenir?

Her iki fatura da elektronik belge olarak hazırlanır, imzalanır ve alıcıya gönderilir. Teknik fark, belge oluşturma ekranında seçilen senaryo ve sonrasında izlenen yanıt akışında ortaya çıkar.

Önce alıcının doğru cari kartını seçin. Vergi kimlik numarası, unvan, adres, fatura tarihi, para birimi, kalem açıklaması ve vergi bilgileri kontrol edilmelidir. Cari karttaki eski bilgi, senaryo kararını da etkileyebilir.

1. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol edin.
2. Temel veya ticari senaryoyu sözleşme ve siparişle eşleştirin.
3. Fatura kalemlerini irsaliye, sipariş ve hizmet kabul kayıtlarıyla karşılaştırın.
4. Vergi, istisna, tevkifat ve ödeme bilgilerini ilgili işlem türüne göre inceleyin.
5. Elektronik imza sonrasında gönderim ve yanıt durumlarını takip edin.

Ön izleme ekranında görünen PDF, yalnızca okunabilir görüntüdür. Elektronik belgenin XML içeriği, zarf bilgisi ve sistem durumu da kontrol edilmelidir. Özellikle numara, tarih ve vergi kimliği alanlarında bu ayrım önemlidir.

Temel senaryoda gönderimden sonra uygulama yanıtı beklenmez. Ticari senaryoda ise ret, kabul veya sistemin desteklediği yanıtların durumu izlenir. Kullanıcı ekranındaki durum adı, işlemin hukuki bütününü tek başına açıklamaz.

Gönderim başarısızsa aynı faturayı hemen yeniden oluşturmayın. Önce hata kodunu, gönderim numarasını ve alıcının kayıt durumunu inceleyin. Çift belge oluşmasını önlemek için muhasebe sorumlusuyla kontrol yapın.

Teknik işlem adımlarını incelerken [e-Fatura süreç sayfasına](https://efaturakontor.com/urun/e-fatura) bakabilirsiniz. Ekran adı ve işlem akışı yazılıma göre değişebilir; güncel kullanıcı kılavuzunu esas alın.

Küçük işletme için doğru fatura senaryosu nasıl seçilir?

Küçük işletme, doğru fatura senaryosunu müşteri sayısına göre değil, her müşteriyle yürüttüğü satış akışına göre seçmelidir. Sipariş onayı, teslim kontrolü ve itiraz yöntemi bu kararı doğrudan etkiler.

Örneğin küçük bir kahve toptancısı, mahalle marketlerine düzenli ürün gönderiyor. Marketle imzalanan sözleşmede miktar ve fiyatlar önceden kesinleşiyor, teslim sonrası ayrıca uygulama onayı istenmiyorsa temel senaryo değerlendirilebilir.

Aynı toptancı, zincir bir kafeye ürün satıyor ve ödeme öncesinde satın alma biriminin elektronik kabul yanıtı gerekiyor olabilir. Bu durumda alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, ticari senaryo sözleşmedeki onay akışına daha uygun olabilir.

Toptancı, bireysel tüketiciye veya e-Fatura kullanıcısı olmayan küçük bir işletmeye satış yaptığında temel-ticari seçimi yapılamaz. Alıcının durumuna göre e-Arşiv Fatura ve ilgili perakende kuralları incelenir.

Bir eczane veya market için de aynı yöntem geçerlidir. Müşterinin vergi mükellefi olması, tek başına ticari senaryo zorunluluğu doğurmaz. Eczanenin tedarikçisi, sipariş kabul prosedürünü ayrıca öğrenmelidir.

İşletme, müşteri kartına yalnızca şirket unvanı yazmakla yetinmemelidir. Kartta e-Fatura kullanıcı durumu, tercih edilen senaryo, sözleşme numarası ve özel işlem notları tutulabilir.

Yanlış: Küçük müşteriye her zaman temel, büyük müşteriye her zaman ticari fatura kesilir. Doğru: Aynı müşteriyle yapılan farklı satışlarda bile sözleşmeye göre farklı senaryolar gerekebilir.

Küçük işletmelerde tek bir kişinin satış, faturalama ve tahsilatı yürütmesi yaygındır. Bu nedenle kısa bir senaryo kontrol listesi hazırlamak, kişiye bağlı hataları ve unutulan ret yanıtlarını azaltır.

Temel Fatura ve Ticari Fatura hatalarında ne yapılır?

Fatura senaryosu yanlış seçildiyse ilk adım, belgenin gönderim ve yanıt durumunu kontrol etmektir. Hemen yeni fatura düzenlemek yerine, mevcut elektronik kaydın hangi aşamada olduğunu belirleyin.

Belge henüz gönderilmediyse senaryo ve alıcı bilgisi düzeltilerek yeniden kontrol yapılabilir. Belge gönderildiyse, iptal, iade, itiraz veya yeniden düzenleme yönteminin işlem türüne uygunluğu mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Yanlış: Ticari fatura ret yanıtı gelmedi diye aynı faturayı temel senaryoyla tekrar gönderin. Doğru: Önce ilk belgenin durumunu, numarasını ve geçerli düzeltme yöntemini yazılı olarak teyit edin.

Yanlış: Temel faturada sistemsel ret bulunmadığı için alıcının hiçbir itirazı olamaz. Doğru: Teknik yanıt olmaması ile hukuki itiraz hakkını ayırın ve uygun bildirim süresini kontrol edin.

• Alıcının vergi kimlik numarasının doğru olduğunu kontrol edin.
• Alıcının düzenleme tarihindeki e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol edin.
• Temel veya ticari senaryo tercihini sözleşme ve siparişle karşılaştırın.
• Ticari faturada yanıt ve ret sürelerini günlük olarak izleyin.
• İrsaliye, sipariş, hizmet kabulü ve fatura kalemlerini eşleştirin.
• Hata halinde aynı belgeyi çoğaltmadan mali müşavirden yöntem alın.

Hata yönetiminde kayıtların sıralı olması önemlidir. Gönderim zamanı, alıcıya ulaşma durumu, ret gerekçesi, yazışmalar ve düzeltme belgesi aynı dosyada saklanmalıdır.

Güncel uygulama sorularında [sık sorulan sorular sayfasını](https://efaturakontor.com/sss) inceleyebilirsiniz. Ancak tutar, süre veya özel senaryo içeren uyuşmazlıklarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Fatura senaryosu seçerken hangi kayıtlar ve kontroller tutulur?

İşletme, fatura senaryosu kararını yalnızca ekran seçimi olarak görmemelidir. Müşteri kartı, sözleşme, sipariş, teslim belgesi ve yanıt kayıtları birlikte tutulursa kararın dayanağı sonradan açıklanabilir.

Her müşteri için kısa bir senaryo kartı oluşturabilirsiniz. Bu kartta e-Fatura kullanıcı durumu, tercih edilen senaryo, onay verecek birim, ret iletişim kanalı ve sözleşme referansı bulunabilir.

Fatura gönderiminden sonra üç durum izlenmelidir: belgenin başarıyla gönderilmesi, alıcıya ulaştırılması ve ticari senaryoda yanıt oluşması. Bu durumları yalnızca e-posta kutusundan takip etmek yeterli değildir.

Aylık mutabakat sırasında satış kayıtlarıyla gönderilen faturaları karşılaştırın. Eksik gönderim, mükerrer belge, yanlış alıcı veya bekleyen ticari yanıt varsa sorumlu kişiye görev tanımlayın.

Şirket içinde görev ayrımı yoksa bile basit bir tablo kullanılabilir. Satış personeli siparişi, muhasebe çalışanı faturayı, yönetici ise istisna ve uyuşmazlık kayıtlarını kontrol edebilir.

Belge arşivinde elektronik dosya, gönderim sonucu, yanıt kaydı ve ilgili ticari belgeler birlikte saklanmalıdır. Sadece PDF saklamak, elektronik belgenin bütün teknik izlerini korumayabilir.

Mevzuat değişikliği, entegratör güncellemesi veya sözleşme yenilemesi olduğunda müşteri senaryo kartlarını yeniden değerlendirin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, eski uygulama alışkanlıklarının sürmesini önler.

Kontrol sıklığı, işletmenin belge hacmine göre belirlenebilir. Düşük hacimli işletmeler haftalık kontrol yapabilir; yoğun satış yapan işletmelerde günlük durum takibi daha güvenli bir yöntemdir.

Temel Fatura mı Ticari Fatura mı seçmek için hangi sorular sorulur?

Karar vermeden önce alıcıya ve işleme ilişkin beş soruyu yanıtlayın. Bu sorular, müşterinin unvanına göre varsayım yapmak yerine gerçek operasyonu ortaya çıkarır.

İlk soru, alıcının düzenleme tarihinde e-Fatura kullanıcısı olup olmadığıdır. Kullanıcı değilse temel veya ticari e-Fatura yerine e-Arşiv süreci değerlendirilir. Bu kontrol, diğer bütün sorulardan önce yapılmalıdır.

İkinci soru, alıcının faturayı ödeme öncesinde elektronik olarak kabul etmesinin gerekip gerekmediğidir. Açık bir kabul gerekiyorsa ticari senaryo incelenir. Böyle bir ihtiyaç yoksa temel senaryo uygun olabilir.

Üçüncü soru, ret gerekçesinin nasıl kayda alınacağıdır. Miktar, fiyat ve teslim uyuşmazlıkları sık yaşanıyorsa, yanıt akışının işletme için gerçekten kullanılabilir olması gerekir.

Dördüncü soru, sözleşmenin hangi senaryoyu veya itiraz kanalını öngördüğüdür. Satış ekibinin alışkanlığı, sözleşmede bulunan açık bir hükmün önüne geçirilmemelidir.

Beşinci soru, işlemde özel senaryo bulunup bulunmadığıdır. İhracat, kamu, tevkifat, istisna veya sektörel düzenlemeler varsa yalnızca temel ve ticari ayrımına göre karar vermeyin.

Bu sorulara verilen yanıtları müşteri kartına kısa not olarak ekleyin. Not, sonraki faturayı düzenleyen çalışanın aynı kararı yeniden araştırmadan kontrol yapmasına yardımcı olur.

Yanıtlar belirsizse fatura gönderimini aceleye getirmeyin. Yazılı teyit alıp güncel GİB kılavuzunu ve mali müşavir görüşünü dosyalamak, sonradan açıklama yapmayı kolaylaştırır.

Temel ticari fatura seçimi muhasebe ve tahsilatı nasıl etkiler?

Temel ticari fatura seçimi, muhasebe kaydından önceki onay ve takip adımlarını etkiler. Senaryo doğru olsa bile, işletmenin fatura kontrolü, ödeme vadesi ve mutabakat süreci ayrıca tasarlanmalıdır.

Ticari senaryoda bekleyen yanıtlar, tahsilat ekibinin ödeme takvimini etkileyebilir. Ancak bir faturanın kabul yanıtı alması, alıcının sözleşmedeki ödeme vadesini değiştirmez. Yanıt durumu ile tahsilat vadesi ayrı alanlarda izlenmelidir.

Temel senaryoda sistemsel kabul yanıtı bulunmadığı için muhasebe ekibi farklı kanıtlar kullanabilir. Sipariş, irsaliye, hizmet kabul tutanağı ve e-posta teyidi bu belgeler arasında yer alabilir.

Satıcı, ticari faturada ret yanıtı gördüğünde faturayı otomatik olarak yok saymamalıdır. Ret nedeni incelenmeli, mal veya hizmet gerçekten teslim edilmişse ticari ve muhasebesel etkiler ayrı değerlendirilmelidir.

Alıcı tarafında da fatura senaryosu önemlidir. Satın alma birimi, ticari faturayı onaylamadan muhasebeye aktarmıyorsa, satıcının gönderim sonrasında yanıt takibi yapması gerekir.

Mutabakat dönemlerinde bekleyen temel ve ticari faturaları ayrı raporlamak faydalıdır. Böylece temel faturalar için dış itiraz kayıtları, ticari faturalar için uygulama yanıtları farklı şekilde incelenebilir.

Yanlış senaryo, tek başına muhasebe kaydını geçersiz hale getiren otomatik bir sonuç doğurmayabilir. Bununla birlikte, işlem sürecini ve tarafların kanıtlarını etkileyebilir. Her hatayı somut belge ve mevzuat çerçevesinde değerlendirin.

Vergi, istisna, tevkifat ve hizmet kabulü gibi konular senaryodan bağımsız olarak ayrıca kontrol edilmelidir. Fatura senaryosu seçimi, verginin hesaplanma yönteminin yerine geçmez.

Temel ve Ticari Fatura için gönderim sonrası takip nasıl yapılır?

Gönderim sonrası takip, temel senaryoda teslim ve arşiv kayıtlarına; ticari senaryoda ise bunlara ek olarak kabul veya ret yanıtına dayanır. Takip ekranındaki her durum, sorumlu çalışan tarafından açıklanabilir olmalıdır.

İlk kontrol, faturanın gönderim hatası vermeden sistemden çıkmasıdır. İkinci kontrol, alıcıya ulaştığını gösteren teknik durumdur. Üçüncü kontrol ise ticari senaryoda beklenen yanıtın süresinde oluşup oluşmadığıdır.

Giden belgeler ekranında fatura numarası, senaryo, alıcı, tarih ve durum birlikte görüntülenmelidir. Gelen yanıt varsa yanıtın türü ve zamanı da aynı dosyaya işlenmelidir.

Temel faturada alıcıdan yanıt gelmemesi beklenen durum olabilir. Bu nedenle işletme, yanıt yokluğunu hata olarak işaretlememelidir. Bunun yerine teslim, itiraz ve muhasebe kayıtlarını kendi prosedürüyle izlemelidir.

Ticari faturada bekleyen yanıtlar için günlük görev listesi oluşturun. Fatura tutarı yüksekse veya teslim kabulü bekleniyorsa, satış ve muhasebe ekipleri aynı kayıt üzerinde çalışmalıdır.

Alıcı ret yanıtı gönderdiğinde ret gerekçesini sipariş ve teslim kayıtlarıyla karşılaştırın. Gerekçe hatalıysa karşı tarafla yazılı iletişim kurun; teknik yanıtı silmeye veya kayıt dışı bırakmaya çalışmayın.

Gönderim ve yanıt kayıtlarını işletmenin saklama politikasına uygun biçimde koruyun. Kullanılan portalın arşiv özelliklerini, yedekleme yöntemini ve erişim yetkilerini düzenli aralıklarla kontrol edin.

Bu takip düzeni, müşteri sayısı az olan işletmeler için de gereklidir. Az belge, hatanın önemsiz olduğu anlamına gelmez; tek bir yanlış senaryo bile tahsilatı geciktirebilir.

Temel Fatura ve Ticari Fatura seçimi hangi özel durumlarda değişir?

Bazı işlemlerde temel veya ticari senaryo seçimi yeterli olmaz. İhracat, kamuya satış, tevkifatlı işlem, istisna, özel entegrasyon veya sektörel zorunluluk varsa ilgili özel senaryo ayrıca kontrol edilmelidir.

İhracat işlemlerinde alıcının e-Fatura kullanıcı durumundan daha fazla bilgi gerekir. Gümrük, teslim ve vergi istisnası süreçleri devreye girebilir. Bu nedenle standart yurt içi temel-ticari karşılaştırmasıyla işlem tamamlanmamalıdır.

Kamu kurumlarıyla yapılan satışlarda kurumun teknik ve idari belge beklentileri olabilir. Sipariş, kabul tutanağı ve elektronik yanıt prosedürü sözleşmede farklı biçimde tanımlanabilir.

Tevkifat veya istisna içeren faturada senaryo seçimi, hesaplama alanlarının doğruluğunu ortadan kaldırmaz. Vergi kodu, açıklama ve dayanak belgenin ayrı ayrı kontrol edilmesi gerekir.

Sektörel uygulamalarda alıcının kullandığı sistem, satıcının kullandığı portal ve GİB kuralları birlikte dikkate alınır. Ekranda bir seçenek görünmesi, o seçeneğin her işlem için mevzuata uygun olduğu anlamına gelmez.

Özel durumlarda mali müşavire işlem öncesi örnek belge gösterin. Fatura taslağının, siparişin ve sözleşme maddesinin birlikte incelenmesi, yalnızca sözlü açıklama almaktan daha sağlıklı sonuç verir.

GİB duyuruları ve teknik kılavuzlar zaman içinde güncellenebilir. Rakam, had, süre veya senaryo kodu içeren işlemlerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özel senaryo bulunup bulunmadığı belirsizse, faturayı sırf alıcı talep etti diye temel veya ticari olarak göndermeyin. İşlem dayanağını yazılı hale getirip yetkili kişiden onay alın.

Fatura senaryosu seçimi için işletme içi prosedür nasıl hazırlanır?

İşletme içi prosedür, müşteri tanımlama, senaryo seçimi, gönderim, yanıt takibi ve hata yönetimi adımlarını kısa şekilde açıklamalıdır. Prosedürün amacı çalışanların aynı durumda farklı kararlar vermesini önlemektir.

İlk bölümde alıcı doğrulama sürecini tanımlayın. Vergi kimlik numarası, unvan ve e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilmeden belge hazırlanmayacağını açıkça yazın.

İkinci bölümde temel ve ticari senaryo için karar ölçütlerini belirtin. Elektronik kabul gerekiyorsa ticari senaryo incelenir; kabul yanıtı gerekmiyorsa temel senaryo değerlendirilebilir.

Üçüncü bölümde özel durumları ayırın. İhracat, kamu, tevkifat, istisna ve e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için ilgili kontrol noktalarını ayrı başlıklarla gösterin.

Dördüncü bölümde gönderim sonrası sorumluluğu tanımlayın. Temel faturada teslim ve itiraz kayıtları, ticari faturada yanıt süresi ve ret gerekçesi takip edilmelidir.

Beşinci bölümde hata halinde uygulanacak yolu yazın. Aynı faturanın tekrar gönderilmemesi, belge durumunun kontrol edilmesi ve mali müşavirden yöntem alınması temel kurallar olabilir.

Prosedürü yeni personel başladığında ve mevzuat değiştiğinde güncelleyin. Eski ekran görüntülerini kullanmak yerine güncel yazılım kılavuzuna ve GİB duyurularına göre kontrol yapın.

Belge hacmi arttığında prosedürün bir görev listesiyle desteklenmesi gerekir. Böylece fatura düzenleyen çalışan, satış ekibi ve muhasebe sorumlusu aynı kayıt üzerinden ilerler.

Özet: 5 maddede Temel Fatura vs Ticari Fatura

Temel Fatura ve Ticari Fatura arasında seçim yaparken ilk olarak alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol edin. Kullanıcı değilse, temel-ticari e-Fatura karşılaştırması yerine e-Arşiv sürecini değerlendirin.

Alıcının elektronik kabul veya ret yanıtı vermesi gerekiyorsa ticari senaryo öne çıkar. Böyle bir yanıt gerekmiyorsa ve işlem akışı önceden kesinleşmişse temel senaryo uygun olabilir.

• Temel Fatura, standart uygulama yanıtıyla kabul veya ret beklenmeyen e-Fatura senaryosudur.
• Ticari Fatura, alıcının kabul veya ret yanıtının iş akışında önemli olduğu e-Fatura senaryosudur.
• Müşterinin büyük, küçük, şahıs veya sermaye şirketi olması tek başına senaryo belirlemez.
• Ticari faturada uygulamadaki sekiz günlük ret süresini ve sistem kayıtlarını güncel kurallarla kontrol edin.
• Yanlış senaryo seçildiğinde aynı belgeyi çoğaltmayın; mevcut durumu inceleyip mali müşavirden düzeltme yöntemi alın.

Kararınızı sözleşme, sipariş, teslim belgesi ve alıcının yazılı prosedürüyle destekleyin. Özel senaryo ihtimali varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge hacmini planlarken efaturakontor.com'da gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alın. [Havuz kontör paketleri](https://efaturakontor.com/paketler), 100'den 500.000 kontöre kadar tüm e-belgelerde kullanılabilir; ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri sunulur.