Yapı Malzemeleri Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi

Yapı malzemeleri e-dönüşüm, işletmenin e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter ve arşiv süreçlerini mevzuata uygun kontrol etmesi demektir. Yapı Malzemeleri Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi, bu kontrolleri satıştan sevkiyata kadar sıralar.

Bu liste; yapı marketi, seramik satıcısı, boya distribütörü, kereste işletmesi ve şantiye tedarikçileri için hazırlanmıştır. Kapsam belirsizliğini, yanlış belge seçimini, eksik sevkiyat bilgisini ve beklenmeyen kontör tüketimini azaltmaya yardımcı olur.

Yapı malzemeleri e-dönüşüm kontrol listesi nereden başlar?

Yapı malzemeleri e-dönüşüm kontrolü, vergi ve operasyon bilgilerini aynı sıra içinde doğrulamakla başlar. İşletme önce faaliyetini, müşteri tiplerini, belge hacmini ve depo-sevkiyat akışını yazılı olarak çıkarır.

Çimento, tuğla, boya, seramik, yalıtım ürünü ve hırdavat satışlarında belge ihtiyacı aynı değildir. Toptan satış yapan işletme, son kullanıcıya satış yapan yapı marketinden farklı alıcı ve sevkiyat senaryoları yönetir.

İlk çalışma, son on iki ayın belge hareketlerini ayırmaktır. Giden faturalar, gelen faturalar, e-İrsaliyeler, iadeler, şantiye teslimleri ve e-Defter kayıtları ayrı sütunlarda izlenmelidir.

• İşletmenin vergi türü, faaliyet kodu ve e-belge durumunu mali müşavirle doğrulayın.
• Alıcıların e-Fatura kayıtlı olup olmadığını işlem öncesinde kontrol edin.
• Depo, mağaza, şantiye ve sevk adreslerini sistemde ayrı tanımlayın.
• Ürün kodu, ölçü birimi, KDV bilgisi ve stok miktarını eşleştirin.
• Gelen ve giden belge hacmini belge türlerine göre aylık izleyin.
• Yetkili kullanıcıları, imzalama aracını ve arşiv sorumlusunu belirleyin.

Bu sıranın önemli olmasının nedeni, bir belgenin birkaç süreci aynı anda etkilemesidir. Örneğin yanlış ürün birimi, faturayı, irsaliyeyi, stok çıkışını ve müşteri mutabakatını birlikte bozabilir.

Listeyi uygularken önce bir tablo oluşturun ve her belge türünü ayrı sütunda izleyin. Sütunlarda tarih, alıcı, depo, belge numarası, ürün miktarı, gönderim durumu ve sorumlu kullanıcı bulunmalıdır.

Örneğin küçük bir hırdavat işletmesi, mağaza satışlarını ve şantiye teslimlerini aynı ekranda izleyebilir. Ancak teslim adresi, araç bilgisi ve ürün birimi farklıysa bu işlemleri ayrı senaryolar olarak kaydetmelidir.

Yanlış: Satış, depo ve muhasebe kayıtlarını tek kişinin hafızasına bırakmak. Doğru: Her adımı sorumlu kişi, belge numarası ve kontrol tarihiyle kayıt altına almak.

Faaliyetinizin özel yükümlülüklerini ayrıca değerlendirmek için yapı malzemeleri sektörü sayfasındaki ilgili başlıkları inceleyebilirsiniz. Güncel kapsam için GİB duyurularını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yapı malzemeleri işletmeleri e-Fatura kapsamını nasıl kontrol eder?

Yapı malzemeleri işletmesi e-Fatura kapsamını; vergi mükellefiyetini, faaliyetini, güncel ciro koşullarını ve özel sektör yükümlülüklerini birlikte inceleyerek belirler.

Tek başına ürün satmak, her işletmenin aynı tarihte aynı belgeye geçeceği anlamına gelmez. İşletmenin hukuki yapısı, faaliyet alanı, müşteri profili ve GİB tarafından yayımlanan güncel kurallar birlikte değerlendirilir.

Kontrol sırasında mali müşavirden yazılı veya e-posta ile kapsam teyidi alınması yararlıdır. Teyitte hangi belge türlerinin zorunlu, hangilerinin gönüllü kullanılacağı ve geçiş için hangi yöntemin seçileceği açıkça belirtilmelidir.

Bu tablo, belge seçimini kolaylaştıran bir başlangıç aracıdır; mevzuat yerine geçmez. Zorunluluk şartları ve geçiş takvimleri güncellenebildiği için her yıl GİB duyurusu yeniden kontrol edilmelidir.

Belge kapsamı netleşmeden yazılım, paket veya kullanıcı sayısı kararı vermek doğru değildir. Önce kapsamı, sonra işlem akışını, en son teknik bağlantıyı planlayın.

Kapsam teyidini yalnızca işletme sahibinin genel kanaatine bırakmayın. Faaliyet kodu, bilanço veya işletme hesabı durumu, müşteri türü ve mevcut e-belge kullanımı mali müşavire birlikte iletilmelidir.

Bir yapı marketi hem bireysel müşteriye hem müteahhide satış yapıyorsa, kapsam değerlendirmesi müşteri bazında belge akışını da içermelidir. Gönüllü kullanım kararı, zorunlu uygulama şartlarıyla karıştırılmamalıdır.

Yapı malzemeleri satışında e-Arşiv Fatura ne zaman kullanılır?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen ve mevzuat koşullarına göre saklanan fatura demektir.

Yapı malzemeleri satışında önce alıcının e-Fatura sistemindeki durumu kontrol edilir. Kayıtlı alıcıya uygun e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise işlem koşullarına uygun e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Alıcının vergi kimlik numarası, unvanı, adresi ve belge tercihi satış ekranında doğrulanmalıdır. Tüketici satışlarında gerçek kişi bilgileriyle şirket bilgileri birbirine karıştırılmamalıdır.

Örneğin bir yapı marketi, bir müteahhide kırk paket seramik satıyor. Müteahhit e-Fatura kullanıcısıysa satış e-Fatura olarak, bireysel ev sahibine yapılan uygun işlem ise e-Arşiv Fatura olarak değerlendirilir.

Yanlış: Her müşteriye aynı fatura türünü seçmek. Doğru: Alıcının kayıt durumunu ve işlem koşulunu belge düzenlemeden önce kontrol etmek.

Fatura türü belirlendikten sonra ürün satırları, teslim adresi ve ödeme bilgileri incelenir. e-Arşiv Fatura sürecinde kullanılan teknik yöntemin güncel GİB kurallarına uygun olması gerekir.

İnternet, telefon veya mağaza satışının her biri aynı belge akışına sahip olmayabilir. Özellikle farklı kasa, depo ve satış kanalları kullanan işletmeler, her kanalın hangi belgeyi oluşturduğunu ayrıca yazmalıdır.

İade veya satış iptalinde ilk faturanın durumu kontrol edilmeden yeni belge oluşturulmamalıdır. İade alınan seramik, boya veya hırdavatın miktarı; stok girişi, müşteri talebi ve düzenlenecek belgeyle birlikte incelenmelidir.

Kayıtlı müşteri bilgisi değişmişse yalnızca unvan alanını düzeltmek yeterli olmayabilir. Vergi bilgisi, adres, teslim noktası ve ilgili sipariş kaydı birlikte karşılaştırılmalı; mevzuata bağlı düzeltme yöntemi mali müşavirle netleştirilmelidir.

Yapı malzemeleri firması e-İrsaliye sürecini nasıl kurar?

e-İrsaliye, malların sevk edildiğini ve mal hareketinin bilgilerini gösteren elektronik sevk belgesi demektir.

Yapı malzemeleri firması e-İrsaliye sürecini, siparişten önce ürün, miktar, araç, sürücü ve teslim adresi bilgilerinin doğrulanmasıyla kurar. Sevk belgesi, fatura ile aynı belge değildir.

Seramik, alçıpan, boya veya çimento sevkiyatında miktar kadar ölçü birimi de önemlidir. Palet, koli, torba, metrekare, kilogram ve adet bilgilerinin stok sistemiyle tutarlı olması gerekir.

1. Siparişteki alıcı, vergi bilgisi ve teslim adresini doğrulayın.
2. Sevk edilecek ürün kodlarını, miktarlarını ve ölçü birimlerini depodan teyit edin.
3. Araç, sürücü, sevk tarihi ve varsa şantiye bilgisini ilgili belgeye aktarın.
4. Belgeyi sevk başlamadan önce oluşturup gönderim durumunu kontrol edin.
5. Teslim, kısmi teslim, iade veya ret bilgisini ilgili kayıtlarla eşleştirin.

Kısmi sevkiyatlarda tek siparişin birkaç belgeye bölünmesi gerekebilir. Bu durumda her sevk miktarı, kalan sipariş miktarı ve düzenlenen fatura satırları ayrı izlenmelidir.

Her yapı malzemeleri işletmesi otomatik olarak aynı e-İrsaliye yükümlülüğüne tabi değildir. Kapsamı belirleyen güncel GİB düzenlemelerini ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.

Mal hareketi yoğun olan işletmeler için e-İrsaliye sürecinde ürün ve adres tanımlarını sevkiyattan önce test etmek, sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır.

Yükleme tamamlanmadan önce depo sorumlusu, sevk belgesindeki miktarı fiziksel hazırlık listesiyle karşılaştırmalıdır. Özellikle aynı ürünün farklı renk, ebat veya lot seçenekleri varsa yalnızca ürün adını kontrol etmek yeterli değildir.

Yanlış: Şantiye adresi değiştiğinde eski adresi belgeye kopyalamak. Doğru: Güncel teslim noktası, saha sorumlusu ve sevk planını gönderimden önce yeniden doğrulamak.

E-Fatura ve e-Arşiv belgelerinde hangi bilgiler kontrol edilir?

E-Fatura ve e-Arşiv kontrolü, yalnızca toplam tutarı incelemek değil, belgenin bütün temel alanlarını doğrulamak demektir.

Alıcı ve satıcının unvanı, vergi kimlik numarası veya kimlik bilgisi, adresi, belge tarihi, belge numarası ve para birimi ilk kontrolde incelenir.

Ürün satırlarında stok kodu, ürün açıklaması, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, indirim, vergi bilgisi ve satır toplamı karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: Seramik satışında sadece koli sayısını yazmak. Doğru: Koli içeriğini, toplam metrekareyi ve sistemde kullanılan ölçü birimini tutarlı biçimde göstermek.

Vergi oranı, istisna, tevkifat, indirim ve iade gibi alanlar işlemin niteliğine göre değişebilir. Bu alanlar, alışılmış şablonla otomatik doldurulmadan mali müşavir ve işlem belgesiyle karşılaştırılmalıdır.

Bir boya distribütörü aynı müşteriye farklı depolardan ürün gönderiyorsa, teslim adresi ve sevk bilgisi her belge için ayrıca incelenir. Merkez adresini her sevkiyata kopyalamak doğru olmayabilir.

Belge gönderilmeden önce önizleme, alıcı sorgulama ve ürün satırı kontrolleri yapılmalıdır. e-Fatura kullanımında teknik gönderim başarılı görünse bile belge içeriği ayrıca kontrol edilmelidir.

Ölçü birimi kontrolünde satış birimi ile stok birimini karıştırmayın. Bir ürün koliyle satılıp metrekareyle stoklanıyorsa dönüşüm katsayısı, ürün kartında tanımlı ve satış ekibi tarafından doğrulanabilir olmalıdır.

Bir faturadaki satır toplamı, indirim ve vergi alanları sipariş formuyla karşılaştırılmalıdır. Yuvarlama farkı veya eksik satır görülürse belge gönderilmeden önce taslak üzerinde düzeltme yapılması daha güvenlidir.

Kontrolü hızlandırmak için ürün kartlarında zorunlu alanlar belirlenebilir. Ancak otomatik tanım, istisna veya özel vergi uygulaması içeren işlemlerde insan kontrolünün yerini almamalıdır.

Yapı malzemeleri e-dönüşüm kontör hesabı nasıl yapılır?

Kontör, elektronik belge gönderme veya alma işlemlerinde kullanılan birim demektir. Yapı malzemeleri işletmesi, tahminini belge türü ve yönü bazında yapmalıdır.

Dikkat: efaturakontor.com işleyişinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Aynı ticari işlemde ayrı düzenlenen fatura ve irsaliye, iki ayrı belge olduğu için ayrı kontör hareketi oluşturur.

Basit hesaplama için aylık giden e-Fatura, giden e-Arşiv Fatura, giden e-İrsaliye ve gelen belgeleri ayrı sayın. Sonra bu adetleri toplayarak dönemsel kontör ihtiyacını belge bazında görün.

Örneğin küçük bir yapı marketinde ayda 80 giden e-Fatura, 35 giden e-Arşiv Fatura, 25 e-İrsaliye ve 20 gelen belge oluşuyorsa toplam hareket 160 belgedir.

Hesaplama yalnızca ortalama aya göre yapılmamalıdır. İnşaat sezonu, kampanyalı seramik satışı, toplu şantiye teslimleri ve ay sonu sipariş yoğunluğu ayrı izlenmelidir.

İptal, reddetme, yeniden gönderme veya teknik hata durumlarının kontör etkisi kullanılan sisteme ve belge statüsüne göre ayrıca kontrol edilmelidir. Paneldeki kontör hareketi ile belge listesini karşılaştırın.

Fatura hacmine göre paket hesabını ayrıntılandırmak için aylık kontör tüketimi ve fatura hacmi konusundaki yöntemi kullanabilirsiniz.

Kontör tablosuna her belge türü için beklenen ve gerçekleşen adetleri iki ayrı sütunda yazın. Böylece sevkiyat artışının, gelen belge yoğunluğunun veya yeniden gönderimlerin tüketimi nasıl değiştirdiğini görebilirsiniz.

Gelen belgeler de hesaba katılmalıdır; yalnızca satış faturalarını saymak eksik tahmin oluşturur. Tedarikçilerden gelen faturalar, gelen irsaliyeler ve diğer elektronik belgeler dönemsel hacim hesabında ayrı izlenmelidir.

Yanlış: Paket seçimini yalnızca normal ayın giden faturalarına göre yapmak. Doğru: Gelen belgeleri, sevkiyatları, yoğun sezonu ve güvenli kullanım payını ayrı senaryolarla hesaplamak.

Depo ve şantiye sevkiyatında yapı malzemeleri e-dönüşüm kayıtları nasıl eşleştirilir?

Depo ve şantiye sevkiyatında yapı malzemeleri e-dönüşüm kayıtları, sipariş, e-İrsaliye, fatura ve stok hareketi aynı ürün satırlarıyla eşleştirilerek denetlenir.

Birden fazla depo kullanan firmalar, her depoya ayrı kod veya adres tanımlamalıdır. Sevk adresi, fatura adresi ve teslim noktası farklıysa bu fark sistemde açıklanmalıdır.

Şantiye teslimlerinde yalnızca müşteri unvanı yeterli olmayabilir. Proje adı, saha adresi, teslim sorumlusu ve araç bilgisi işletmenin iç kontrol kayıtlarında ayrıca tutulabilir.

Örneğin seramik satan küçük bir işletme, 120 metrekare ürünü iki ayrı günde gönderiyor. İlk sevkte gönderilen miktar irsaliyede ve stoktan düşülür; kalan miktar ikinci sevk için ayrı kontrol edilir.

e-İrsaliye, fatura düzenleme ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Fatura kesildiğinde ürün kodu, miktar, teslim bilgisi ve ilgili sipariş bağlantısı sevk kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

İade veya hasarlı ürünlerde ilk sevk kaydı silinmemelidir. İade belgesi, teslim tutanağı, stok girişi ve gerekiyorsa fatura düzeltmesi birbirini açıklayacak şekilde dosyalanmalıdır.

Taşıma belgesi, sevk belgesi ve fatura arasındaki ilişki her işlemde aynı olmayabilir. Farklı akışları yazılı prosedüre bağlayın ve istisnaları mali müşavirle değerlendirin.

Eşleştirme için sipariş numarasını, irsaliye numarasını ve fatura numarasını aynı çalışma kaydında tutun. Bu üç bilgi, teslimat sorunu çıktığında hangi ürünün nerede kaldığını daha hızlı göstermeye yardımcı olur.

Örneğin bir kereste işletmesi, aynı müşterinin iki şantiyesine benzer ürün gönderiyorsa adres ve proje kodu kritik hale gelir. Fatura doğru müşteriye ait olsa bile yanlış şantiyeye yapılan teslim ayrıca incelenmelidir.

Yapı malzemeleri işletmesinde çalışan ve mali müşavir yetkileri nasıl düzenlenir?

Yetki matrisi, hangi kullanıcının belge hazırlayacağını, imzalayacağını, göndereceğini ve raporlayacağını gösteren görev dağılımı demektir.

Yapı malzemeleri işletmesinde kasa personeli, satış sorumlusu, depo çalışanı, muhasebe görevlisi ve işletme sahibi aynı yetkiye sahip olmamalıdır.

Satış personeli taslak fatura hazırlayabilir; mali müşavir veya yetkili muhasebe çalışanı kontrol yapabilir. Gönderim ve imzalama yetkisi ise işletmenin belirlediği sorumlu kişide tutulmalıdır.

• Satış kullanıcısı, müşteri ve ürün bilgilerini oluşturup taslak belge hazırlamalıdır.
• Depo kullanıcısı, stok miktarı, sevk adresi ve teslim durumunu doğrulamalıdır.
• Muhasebe kullanıcısı, vergi alanlarını, belge türünü ve dönem kayıtlarını kontrol etmelidir.
• İşletme sahibi, imzalama yetkisini ve kullanıcı değişikliklerini düzenli olarak gözden geçirmelidir.

Mali müşavir kontrolü, şirketin belge düzenleme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. İşletme, onaya gönderilen belgelerin ticari gerçekliğini ve teslim bilgisini kendisi doğrulamalıdır.

Çalışan ayrıldığında kullanıcı erişimi aynı gün kapatılmalı, görev değişikliğinde yetki seviyesi yeniden incelenmelidir. Ortak kullanıcı adı kullanmak, işlem sorumlusunu sonradan belirlemeyi zorlaştırır.

Yetki ve gönderim adımlarını e-Fatura sürecindeki görevlerle birlikte yazılı hale getirin. GİB hesabı, imzalama aracı ve entegrasyon kullanıcılarının erişimlerini güncel tutun.

Yetki matrisi hazırlanırken yedek sorumlu da belirlenmelidir. İşletme sahibi veya asıl muhasebe kullanıcısı bulunmadığında taslakların kim tarafından kontrol edileceği yazılı değilse sevkiyat ve fatura akışı bekleyebilir.

Şifre, imza aracı veya kullanıcı erişimi ortak kullanılıyorsa işlem geçmişinin kime ait olduğu belirsizleşir. Her kullanıcı için ayrı erişim ve görev tanımı oluşturmak, hata incelemesini somutlaştırır.

Yapı malzemeleri e-dönüşüm arşivi ve e-Defter kayıtları nasıl korunur?

e-belge arşivi, düzenlenen ve alınan belgelerin erişilebilir, bütünlüğü korunmuş ve gerektiğinde sunulabilir biçimde saklanması demektir.

Sunulan ücretsiz e-fatura portalında belgeler için 10 yıl güvenli saklama özelliği bulunur. Bu özellik kullanılsa bile işletme, yasal saklama yükümlülüğünü ve kendi yedekleme politikasını ayrıca değerlendirmelidir.

Arşiv planında belge türü, tarih, belge numarası, müşteri, depo ve işlem durumu gibi arama bilgileri bulunmalıdır. Sadece yazdırılmış kâğıt veya PDF klasörü, elektronik belgenin asıl kayıt ihtiyacını tek başına karşılamayabilir.

Ay sonunda gelen ve giden belgeler dışa aktarılmalı, erişim yetkileri kontrol edilmeli ve önemli kayıtların yedeklenip yedeklenmediği doğrulanmalıdır. Yedek dosyası, ana sistemden bağımsız bir konumda tutulmalıdır.

Uzman notu: Belgeyi yalnızca PDF olarak saklamayın; elektronik kaydın belge numarası, durumu, gönderim bilgisi ve gerektiğinde doğrulanabilir asıl verisi de korunmalıdır.

e-Defter kapsamındaki işletmelerde defter ve berat süreçleri, e-fatura arşivinden ayrı kontrol edilmelidir. e-Defter kayıtlarının dönem, berat ve mali müşavir çalışma takvimiyle eşleştirilmesi gerekir.

Arşiv erişimi kesildiğinde önce kullanıcı yetkisi, internet bağlantısı, entegrasyon durumu ve belge filtreleri incelenir. Sorun mevzuatla ilgiliyse güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Arşiv sorumlusu her ay rastgele seçilen belgeleri açarak numara, tarih, taraf bilgisi ve belge statüsünü kontrol edebilir. Bu örnekleme, sistemde kayıtlı görünen fakat içeriği eksik veya yanlış sınıflandırılmış belgeleri fark ettirir.

Dosya adlandırma ve klasörleme yöntemi, elektronik arama ekranının yerine geçmez. Ancak dışa aktarılan raporlarda dönem, belge türü ve işlem durumu kullanılırsa denetim sırasında ilgili kayıtlar daha kolay bulunur.

Yapı malzemeleri e-dönüşüm geçişinde test ve hata yönetimi nasıl yapılır?

Yapı malzemeleri e-dönüşüm geçişinde test, gerçek satışa başlamadan önce belge ve sevkiyat senaryolarını kontrollü biçimde denemek demektir.

Test planında en az bir e-Fatura, bir e-Arşiv Fatura, bir e-İrsaliye, bir gelen belge, bir iade ve bir kısmi sevk senaryosu bulunmalıdır.

• Gerçek müşteri yerine test için yetkilendirilmiş kayıt veya uygun test hesabı kullanın.
• Ürün kodu, miktar, ölçü birimi ve vergi alanlarını farklı ürünlerle deneyin.
• Alıcı sorgusu, imzalama, gönderim ve belge durumunun değişmesini gözlemleyin.
• Depo stok çıkışı ile e-İrsaliye satırlarının aynı anda oluştuğunu kontrol edin.
• Hata mesajını, tarihini, belge numarasını ve kullanıcı bilgisini kayıt altına alın.

Hata yönetiminde önce belge statüsü belirlenmelidir. Taslak, gönderildi, alıcıya ulaştı, reddedildi veya teknik hata durumlarının her biri farklı işlem gerektirebilir.

Örneğin boya satışında yanlış vergi bilgisiyle oluşturulan belgeyi aynı müşteri için tekrar göndermek, mükerrer kayıt riskini doğurabilir. Önce mevcut belgenin statüsünü kontrol edin.

Geçiş tamamlandıktan sonra ilk dönem belgeleri günlük izlenmelidir. Gönderim başarısı, alıcıya ulaşma durumu, stok etkisi ve muhasebe aktarımı birlikte kontrol edilmelidir.

Teknik çözümün ekran adları ve hata kodları sağlayıcıya göre değişebilir. Bu nedenle kesin işlem adımını ilgili sistem kılavuzu, GİB duyurusu ve mali müşavirinizle doğrulayın.

Her test senaryosunun beklenen sonucu önceden yazılmalıdır. Örneğin alıcı sorgusunun tamamlanması, belgenin doğru statüye geçmesi ve stok hareketinin tek kez oluşması ayrı ayrı izlenmelidir.

Kısmi sevkiyat testinde siparişin kalan miktarını ayrıca kontrol edin. İlk irsaliye gönderildikten sonra kalan ürünün yanlışlıkla yeniden sevk edilmemesi için depo ve satış ekranlarındaki miktarlar karşılaştırılmalıdır.

Yapı malzemeleri işletmesi aylık e-dönüşüm denetimini nasıl yapar?

Aylık e-dönüşüm denetimi, belge listeleri, satış kayıtları, stok hareketleri, kontör kullanımı ve arşiv durumunun aynı dönemde karşılaştırılması demektir.

Denetimi ay kapanışından hemen önce değil, ay boyunca küçük kontrollerle yürütmek daha sağlıklıdır. Böylece yanlış alıcı, eksik sevk adresi veya gönderilmemiş belge erken fark edilir.

1. Giden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini satış veya kasa kayıtlarıyla karşılaştırın.
2. Gelen belgeleri muhasebe kayıtları ve satın alma evraklarıyla eşleştirin.
3. e-İrsaliyeleri sevk listeleri, teslim tutanakları ve stok çıkışlarıyla kontrol edin.
4. Kontör hareketini belge türü, yönü ve kullanıcı bazında inceleyin.
5. Arşiv erişimini, hata listesini ve bekleyen belgeleri raporlayıp sorumlu belirleyin.

Bir işletme aynı ay içinde hem mağaza hem şantiye satışı yapıyorsa, kanalları ayrı raporlamalıdır. Mağaza satışındaki e-Arşiv yoğunluğu ile şantiye sevkiyatındaki e-İrsaliye yoğunluğu tek toplamda kaybolmamalıdır.

Ay sonunda hazırlanan kısa raporda toplam belge sayısı, hatalı belgeler, bekleyen işlemler, kontör bakiyesi ve düzeltme sorumlusu yer almalıdır. Rapor, mali müşavire düzenli gönderilebilir.

Denetim sonucu yalnızca teknik hata gösteriyorsa kullanıcı eğitimi veya entegrasyon ayarı incelenir. Vergi, belge kapsamı veya özel işlem sorunu varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Denetimde önce istisna listesini çıkarın; iade, kısmi teslim, iptal talebi ve bekleyen alıcı yanıtlarını normal işlemlerden ayırın. Böylece hata sayısı yapay biçimde artmaz ve her kayıt için sorumlu atanabilir.

Örneğin bir eczaneye yapı tadilatı ürünü sağlayan küçük işletme, ay sonunda satış faturalarını stok çıkışlarıyla karşılaştırabilir. Bir ürün satılmış görünüyor fakat sevk kaydı yoksa işlem, muhasebe kapanmadan araştırılmalıdır.

Özet: 5 maddede yapı malzemeleri e-dönüşüm kontrol listesi

Yapı malzemeleri e-dönüşüm kontrol listesi, kapsamı doğrulama, doğru belgeyi seçme, sevkiyatı eşleştirme, kontörü izleme ve arşivi koruma adımlarından oluşur.

Bu beş adım birlikte uygulanmadığında yalnızca belge düzenlemek yeterli olmaz. Yapı malzemeleri sektöründe ürün ölçüsü, teslim adresi ve depo hareketi finansal kayıt kadar önemlidir.

• Kapsamı doğrulayın: Vergi durumunuzu, faaliyet alanınızı, müşteri tiplerinizi ve güncel GİB yükümlülüklerini mali müşavirinizle kontrol edin.
• Belge türünü seçin: Alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve işlemin niteliğini inceleyerek e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenleyin.
• Sevkiyatı eşleştirin: Ürün kodu, miktar, ölçü birimi, teslim adresi, irsaliye ve fatura bilgilerini aynı siparişle ilişkilendirin.
• Kontörü hesaplayın: Gelen ve giden belgeleri ayrı sayın; her belgenin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak yoğun dönemleri izleyin.
• Arşivi denetleyin: Elektronik asıl kayıtları, belge durumlarını, kullanıcı erişimlerini, yedekleri ve e-Defter çalışma takvimini düzenli kontrol edin.

Bu liste, küçük işletmeler için aylık; yoğun distribütörler için haftalık uygulanabilir. Ancak güncel zorunluluklar ve istisnalar değişebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu kontrolün çıktısı, yalnızca düzenlenmiş belgelerden oluşmamalıdır. Her ay hangi işlemin kontrol edildiği, hangi hatanın düzeltildiği ve sonraki ay için hangi önlemin alınacağı da kısa raporda yer almalıdır.

İhtiyacınızı belge hacmine göre belirlemek için efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini inceleyebilirsiniz; paketler 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur.

Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi hakkında güncel koşulları efaturakontor.com üzerinden kontrol edebilirsiniz.