Yapı Malzemeleri Yıl Sonu Kontrol: e-Fatura ve Kontör

Yapı malzemeleri yıl sonu kontrolü, e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye kayıtlarını muhasebe belgeleriyle eşleştirip kontör bakiyesini doğrulamaktır. Bu işlem, eksik belge, bekleyen durum, çift kayıt ve yetersiz kontör risklerini dönem kapanmadan gösterir.

Bu kontrol listesi; yapı malzemesi satan işletme sahiplerine, depo sorumlularına, muhasebe ekiplerine ve mali müşavirlere yardımcı olur. Yapı malzemeleri sektörü içinde farklı müşteri, şube ve sevkiyat türleri bulunduğu için kontrolleri yalnızca fatura toplamıyla sınırlamamak gerekir.

Yapı malzemeleri yıl sonu kontrolü neden yapılır?

Yapı malzemeleri yıl sonu kontrolü, satış, alış, sevkiyat, iade ve kontör kayıtlarının aynı dönemi göstermesini sağlar. Çimento, seramik, demir, boya, yalıtım ürünü veya tesisat malzemesi satan işletmelerde belge hacmi dönemsel olarak değişebilir.

Yıl sonunda yalnızca kesilen faturaları saymak yeterli değildir. Gelen e-Faturaların kabul veya ret durumları, e-Arşiv belgelerinin gönderim kayıtları, e-İrsaliye hareketleri ve muhasebe programındaki alış-satış kayıtları birlikte incelenmelidir.

Bu kontrol, vergi tutarı veya yasal yükümlülük hesabının yerine geçmez. İşletmenin e-belge kapsamı, belge düzenleme süresi, raporlama yöntemi ve istisnai işlemleri güncel GİB duyurusu ile mali müşavir görüşü üzerinden değerlendirilmelidir.

Kontrolün kapsamı nasıl belirlenir?

Önce kontrol edilecek hesap dönemi yazılı olarak belirlenir. Ardından e-Fatura giden kutusu, gelen kutusu, e-Arşiv kayıtları, e-İrsaliye kayıtları, ERP veya muhasebe programı ve kontör hareket ekranı aynı tarihler için dışa aktarılır.

Her dosyada belge numarası, belge tarihi, müşteri veya tedarikçi bilgisi, belge türü, toplam tutar ve durum alanları bulunmalıdır. Aynı belge farklı ekranlarda görünüyorsa bunun iki ayrı belge değil, aynı kaydın farklı görüntüsü olduğu doğrulanır.

Kontrol sonunda üç ayrı sonuç hazırlanır: eksik veya bekleyen belgeler, düzeltme gerektiren kayıtlar ve sonraki dönem için tahmini kontör ihtiyacı. Böylece yıl sonu işlemi, belirsiz bir inceleme yerine izlenebilir bir çalışma listesine dönüşür.

Yapı malzemeleri işletmesi e-Fatura durumunu nasıl kontrol eder?

Yapı malzemeleri işletmesi e-Fatura durumunu, giden ve gelen kutularındaki belge statülerini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırarak kontrol eder. Bunun için belge listesini tarih aralığı, durum ve belge türü filtreleriyle ayrı ayrı incelemek gerekir.

İlk olarak işletmenin kullandığı e-Fatura ekranından ilgili dönem seçilir. Giden belgelerde başarıyla gönderilen, bekleyen, reddedilen, iptal edilen veya teknik hata alan kayıtlar ayrı listelenir. Gelen belgelerde ise kabul, ret ve bekleyen durumlar ayrıca kaydedilir.

1. Kontrol edilecek hesap dönemi ve şubeler belirlenir.
2. Giden e-Fatura kayıtları durumlarına göre filtrelenir ve dışa aktarılır.
3. Gelen e-Faturalar tedarikçi, tarih ve işlem durumuna göre sınıflandırılır.
4. Belge numaraları muhasebe veya ERP kayıtlarıyla karşılaştırılır.
5. Eşleşmeyen belgeler için sorumlu kişi, açıklama ve takip tarihi yazılır.

Bir belgenin ekranda görünmesi, işlemin tamamlandığı anlamına gelmeyebilir. Özellikle bekleyen veya hata alan belgelerde sistem mesajı, gönderim zamanı ve alıcıya ulaşma durumu incelenmelidir.

Yanlış: Giden kutusundaki toplam belge sayısını doğrudan kesin satış sayısı kabul etmektir. Doğru: Durumu tamamlanmış kayıtları muhasebe fişleri ve satış raporlarıyla eşleştirmektir.

GİB veya entegratör ekranında kullanılan statü adları değişebilir. Bu nedenle işletme, kendi sistemindeki durum açıklamasını esas almalı; anlamı belirsiz kayıtları silmeden önce mali müşaviri ve teknik destek birimiyle görüşmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri yıl sonunda nasıl karşılaştırılır?

e-Fatura ve e-Arşiv karşılaştırması, alıcının e-belge statüsü ile kullanılan belge türünün uyumunu kontrol ederek yapılır. e-Fatura, kayıtlı alıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen faturadır. e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen ve arşivlenen faturadır.

Yapı malzemeleri satıcısı, aynı gün hem vergi numarasıyla çalışan müteahhide e-Fatura hem de bireysel müşteriye e-Arşiv düzenleyebilir. Bu iki işlem satış raporunda birlikte görünse bile belge türü ve kontrol ekranı farklı olabilir.

Yanlış: e-Arşiv belgelerini yalnızca e-Fatura giden kutusunda aramaktır. Doğru: e-Arşiv ekranındaki belge, iletim ve raporlama kayıtlarını ayrıca kontrol etmektir.

Alıcının kayıt durumu, özel işlem türü veya güncel mevzuat uygulaması belgenin yöntemini etkileyebilir. Tereddüt edilen durumlarda alıcı bilgisi GİB sisteminden ve işletmenin mali müşavirinden doğrulanmalıdır.

Gelen ve giden e-belgelerde kontör hesabı nasıl yapılır?

Kontör hesabı, aynı dönem içindeki gelen ve giden belge adetlerinin ayrı ayrı sayılmasıyla yapılır. efaturakontor.com sistemindeki kurala göre gelen belgelerin her biri 1 kontör, giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Temel hesaplama şöyledir: toplam kontör ihtiyacı, giden belge sayısı ile gelen belge sayısının toplamıdır. Belge içindeki ürün satırı, ürün çeşidi veya kalem sayısı ayrıca kontör olarak sayılmaz; hesap belge adedi üzerinden yürütülür.

Örneğin bir yapı malzemeleri işletmesi bir ayda 140 giden e-Fatura veya e-Arşiv belgesi ve 60 gelen e-Fatura alırsa, yalnızca bu belgeler için 200 kontör tüketimi beklenir. Aynı ay kullanılan e-İrsaliye gibi diğer e-belgeler varsa, bunların platformdaki işlem adedi ayrıca eklenmelidir.

Bu hesap, gerçekleşen tüketimi görmek için kullanılır. Yeni müşteri kazanımı, şantiye teslimatlarının artması, proje kapanışları, toplu alışlar ve sezon yoğunluğu gelecek dönemin belge sayısını değiştirebilir.

Yanlış: Sadece satış faturalarını sayıp tedarikçilerden gelen belgeleri dışarıda bırakmaktır. Doğru: Gelen ve giden belgeleri ayrı sütunlarda sayıp her iki toplamı tek havuz kontör hesabına eklemektir.

İptal sonrası yeniden düzenlenen belge, tekrar gönderim, teknik hata ve belge kopyası gibi durumlarda sistemin kontör hareketi incelenmelidir. İşlem yeni bir belge olarak kaydedildiyse tüketim oluşup oluşmadığını panelden doğrulamak gerekir.

Kullanılmayan kontör ve paket süresi yıl sonunda nasıl incelenir?

Kullanılmayan kontör kontrolü, yüklenen toplam, tüketilen toplam, kalan bakiye ve kullanım süresi bilgilerinin aynı hesapta incelenmesiyle yapılır. Bu dört bilgi birbirinden ayrılmadan yapılan değerlendirme yanıltıcı olabilir.

Önce kontör hareket ekranından yükleme, kullanım, düzeltme veya tanımlama kayıtları tarihleriyle dışa aktarılır. Sonra giden ve gelen belge adetleriyle karşılaştırılır. Panel bakiyesi ile basit hesap arasında fark varsa, geçmiş dönem devri, kampanya tanımı veya manuel düzeltme gibi açıklamalar aranır.

Bir paketin kalan kontörünün sonraki pakete devredilip devredilmediği, kullanım süresinin ne zaman başladığı ve bitiş tarihinin nasıl hesaplandığı sözleşme veya paket koşullarına göre belirlenir. Bu bilgiler varsayımla değil, hesap ekranı ve güncel hizmet koşullarıyla doğrulanmalıdır.

Uzman notu: Kalan kontörü yalnızca tahmini fatura sayısına bakarak kullanılmış kabul etmeyin; belge hareketi, bakiye ekranı ve paket süresini aynı gün karşılaştırın.

Yıl sonuna yakın dönemde düşük bakiye görülürse önce bekleyen gönderimler ve planlanan sevkiyatlar listelenir. Sonra son aylardaki ortalama tüketim ile yoğun dönem tüketimi ayrı hesaplanır. Tek bir sakin ay, yapı sektöründeki proje bazlı artışı temsil etmeyebilir.

Kontör süresi dolmak üzereyse veya bakiye beklenenden farklıysa belge göndermeyi durdurmak yerine teknik ve mali sorumlularla kontrol planı oluşturun. Güncel kullanım koşullarını ve GİB duyurularını ayrıca inceleyin.

Yapı malzemeleri satışlarında belge tarihi ve ürün bilgileri nasıl kontrol edilir?

Yapı malzemeleri satışlarında belge tarihi, alıcı bilgisi, ürün açıklaması, miktar, birim, fiyat, indirim ve vergi hesaplaması birlikte kontrol edilir. Bu alanlardan biri satış irsaliyesi, sipariş veya muhasebe kaydıyla uyuşmuyorsa belge ayrı incelemeye alınır.

Kontrole ürün bazında başlamak daha güvenlidir. Örneğin seramik kutusu, profil, bağlantı aparatı veya yalıtım levhası gibi ürünlerin miktarı ve birimi satış raporunda farklı yazılmış olabilir. Ürün kodu ile açıklamanın aynı ürünü gösterip göstermediği de karşılaştırılmalıdır.

Belge tarihi ile sevk tarihi aynı olmak zorunda olmayabilir. Ancak aradaki fark, sipariş, sevk ve teslim kayıtlarıyla açıklanabilmelidir. Hesap döneminin son günlerinde düzenlenen belgeler için malın teslimi, fatura tarihi ve muhasebe kaydı ayrı ayrı incelenir.

Alıcının vergi kimlik numarası, unvanı, adresi ve e-posta bilgisi özellikle toplu müşteri aktarımında kontrol edilmelidir. Yanlış müşteri kartına kesilen belge, kontör hesabından bağımsız olarak muhasebe ve tahsilat takibini de zorlaştırır.

Fiyat veya vergi oranı konusunda genel bir varsayım yapılmamalıdır. Ürünün niteliği, işlem türü, istisna veya tevkifat durumu değişebilir. Bu alanların güncel mevzuata uygunluğunu mali müşavirinizle kontrol edin.

Yıl sonu kontrolünde stok sayımı ile fatura adedi aynı şey değildir. Stok farkı; fire, iade, transfer, önceki dönem alımı veya henüz faturalanmamış teslimat kaynaklı olabilir. Bu nedenle stok farkını doğrudan e-Fatura hatası olarak işaretlemeyin.

İade, iptal ve hatalı e-Fatura kayıtları nasıl ayıklanır?

İade, iptal ve hatalı e-Fatura kayıtları; ilk belgenin numarası, işlem durumu, karşı belge ve muhasebe etkisi birlikte incelenerek ayıklanır. Amaç, aynı satışın hem geçerli hem iptal edilmiş gibi görünmesini önlemektir.

Önce belge listesinden iptal veya ret statüsündeki kayıtlar filtrelenir. Her kayıt için neden, tarih, ilgili müşteri, orijinal belge numarası ve yerine düzenlenen belge bulunur. Bir belge yalnızca sistemde görünmüyor diye silinmiş sayılmamalıdır.

Yapı malzemelerinde paletli ürün, kırık seramik, yanlış ölçü veya eksik sevkiyat nedeniyle iade işlemleri oluşabilir. İade edilen miktar, depo giriş kaydı ve muhasebe kaydıyla karşılaştırılır. Tam iade ile kısmi iade birbirinden ayrılmalıdır.

İptal edilen belgenin kontörünün otomatik olarak geri döndüğü varsayılmamalıdır. İptal, ret veya yeniden düzenleme hareketinin kontör etkisi kullanılan platformun işlem kaydından incelenir. Yeni belge oluşturulduysa, bunun ayrı tüketim oluşturup oluşturmadığı ayrıca sorulur.

GİB kuralları, alıcı ve satıcı senaryosu, belge türü ve iptal yöntemi işlem sonucunu etkileyebilir. Bu yüzden muhasebe kaydını değiştirmeden önce mali müşavirinizle, teknik durum için entegratör desteğiyle yazılı açıklama alın.

Kontrol dosyasında orijinal belgeyi, karşı belgeyi ve son durumu aynı satırda tutmak izlenebilirlik sağlar. Böylece yıl sonu denetiminde aynı olay için e-posta, ekran görüntüsü ve muhasebe fişi arasında bağlantı kurulabilir.

e-İrsaliye ile e-Fatura bilgileri yıl sonunda nasıl eşleştirilir?

e-İrsaliye ile e-Fatura eşleştirmesi, mal hareketi ile satış belgesinin numara, tarih, alıcı ve miktar bilgileri karşılaştırılarak yapılır. e-İrsaliye, mal hareketini belgeleyen elektronik sevk belgesidir; e-Fatura ise satış veya hizmet işleminin fatura belgesidir.

İşletmeniz e-İrsaliye kullanıyorsa önce giden ve gelen sevk kayıtlarını listeleyin. Ardından sevk belgesindeki alıcı, depo, ürün kodu, miktar ve taşıma bilgilerini ilgili fatura ile eşleştirin. Faturada sevk belgesi referansı bulunuyorsa bu bağlantıyı ayrıca doğrulayın.

Tek bir siparişin birkaç sevkiyata bölünmesi, bir faturanın birden fazla e-İrsaliye ile ilişkilendirilmesine neden olabilir. Bu durumda yalnızca belge tarihine bakmak doğru sonuç vermez. Sipariş numarası, sevk miktarı ve teslim kayıtları birlikte incelenmelidir.

e-İrsaliye ve e-Fatura kayıtları farklı sistemlerde tutuluyorsa aynı belge numarasının başında veya sonunda oluşan boşluklar, harf farkları ve tarih formatları karşılaştırmayı bozabilir. Dışa aktarılan dosyada önce bu biçim farkları standartlaştırılmalıdır.

e-İrsaliye ürün sayfasındaki işlem akışını incelerken, işletmenizin gerçekten bu belge kapsamına girip girmediğini güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle doğrulayın. Her yapı malzemeleri işletmesi aynı belge yükümlülüğüne sahip olmayabilir.

Kullanılan e-İrsaliye belgeleri de kontör hesabında ayrıca dikkate alınır. Faturayla ilişkilendirilmiş olması, iki belgenin tek belgeye dönüşmesi anlamına gelmez. Paneldeki işlem hareketi ve belge adedi bu nedenle ayrı kontrol edilmelidir.

Şube, depo ve muhasebe kayıtları nasıl mutabık hale getirilir?

Şube, depo ve muhasebe kayıtları; aynı dönem, aynı belge numarası ve aynı işletme bilgileri üzerinden karşılaştırma yapılarak mutabık hale getirilir. Yapı malzemeleri işletmelerinde merkez depo, satış mağazası ve şantiye teslim noktaları farklı kayıtlar oluşturabilir.

Önce her şube için giden belge, gelen belge, iade ve sevkiyat toplamları ayrı çıkarılır. Sonra merkez sistemdeki toplamla karşılaştırılır. Bir şubenin belgesi merkez kullanıcı tarafından kesilmişse belgeyi iki kez saymamak için benzersiz belge numarası kullanılmalıdır.

Depo transferi, satış, numune gönderimi veya şantiye teslimi aynı işlem değildir. Her hareketin hangi belgeyle desteklendiği açıklanmalı ve ilgili stok hareketiyle eşleştirilmelidir. Sadece ürün çıkışı görmek, bunun faturalı satış olduğunu kanıtlamaz.

Muhasebe programında kaydı bulunan ancak e-belge ekranında bulunmayan işlemler ve e-belge ekranında bulunup muhasebeye aktarılmayan belgeler iki ayrı fark listesine yazılır. Bu listeler, sorunun kaynağını belge gönderimi mi yoksa entegrasyon aktarımı mı olduğunu gösterir.

Kullanıcı yetkileri de kontrol edilmelidir. Bazı personel yalnızca kendi şubesini görürken, merkez kullanıcı tüm belgeleri görebilir. Bu nedenle toplamı tek kullanıcı ekranından almak yerine yetki kapsamını ve rapor filtrelerini not etmek gerekir.

Mutabakat tamamlandığında her fark için açıklama, sorumlu kişi, düzeltme tarihi ve mali müşavir görüşü kaydedilir. Açıklamasız bir toplam, sonraki yıl aynı farkın yeniden araştırılmasına neden olur.

Yapı malzemeleri yıl sonu kontrol listesi nasıl uygulanır?

Yapı malzemeleri yıl sonu kontrol listesi, belge durumu, içerik, muhasebe ve kontör adımlarının sıralı biçimde tamamlanmasıyla uygulanır. Her madde için tamamlandı, bekliyor veya bu işlem işletmede yok seçeneklerinden biri yazılmalıdır.

• İlgili hesap döneminin başlangıç ve bitiş tarihleri tüm raporlarda aynı seçilmiştir.
• Giden e-Fatura belgeleri durumlarına göre filtrelenmiş ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• Gelen e-Faturalar kabul, ret ve bekleyen durumlarıyla ayrı ayrı incelenmiştir.
• e-Arşiv belgelerinin alıcı, tutar, gönderim ve raporlama kayıtları kontrol edilmiştir.
• e-İrsaliye kullanan işletmeler, sevk belgelerini ilgili fatura ve depo hareketleriyle eşleştirmiştir.
• İptal, ret, iade ve yeniden düzenleme kayıtları orijinal belge numarasıyla ilişkilendirilmiştir.
• Gelen ve giden her belgenin kontör tüketimi paneldeki hareketlerle karşılaştırılmıştır.
• Kalan kontör, paket süresi ve planlanan dönemsel belge hacmi birlikte değerlendirilmiştir.
• Farklı çıkan kayıtlar için sorumlu kişi ve takip tarihi belirlenmiştir.

Listeyi tek seferde değil, üç turda uygulamak daha sağlıklı olur. İlk tur belge adetlerini, ikinci tur içerik ve durum bilgilerini, üçüncü tur ise kontör ve muhasebe mutabakatını kapsar.

Kontrol sırasında belge numarası, tarih, alıcı veya tedarikçi, belge türü, toplam tutar, durum ve kontör hareketi için ayrı sütunlar açın. Böylece aynı kaydı farklı ekranlarda tekrar aramak yerine tek dosyada izleyebilirsiniz.

İşletme e-İrsaliye kullanmıyorsa bu maddeyi uygulanamaz olarak işaretleyin; boş bırakmak kontrolün yapılıp yapılmadığını belirsizleştirir. Aynı yaklaşım şubesi, deposu veya e-Arşiv satışı olmayan işletmeler için de geçerlidir.

Kontrol dosyasını, mali müşavirin paylaşacağı çalışma belgeleriyle uyumlu biçimde saklayın. Portalda belge saklama özelliği bulunsa bile, işletmenin kendi mutabakat raporunu ayrıca arşivlemesi sonraki incelemeyi kolaylaştırır.

Küçük bir yapı malzemeleri işletmesi kontör planını nasıl yapar?

Küçük bir yapı malzemeleri işletmesi kontör planını, son aylardaki gerçek gelen ve giden belge adetlerini mevsimsel yoğunlukla birlikte değerlendirerek yapar. Yalnızca geçen yılın toplamını kopyalamak, yeni müşteri veya yeni sevkiyat hacmini gözden kaçırabilir.

Örnek olarak seramik, boya ve tesisat ürünü satan bir mağazanın ayda 140 giden e-belge ve 60 gelen e-Fatura aldığını düşünelim. Verilen kontör kuralına göre fatura belgeleri için aylık taban tüketim 200 kontördür. İşletme e-İrsaliye de kullanıyorsa bu belgeler ayrıca hesaplanır.

Aynı mağazada şantiye teslimleri nedeniyle son üç ayda aylık giden belge 320, gelen belge 90 seviyesine çıkarsa, yalnızca bu iki belge grubunun aylık tüketimi 410 kontör olur. Üç aylık dönem için taban hesap 1.230 kontördür; bu tutara diğer e-belge türleri ve olası değişiklikler ayrıca eklenmelidir.

İşletme plan yaparken son üç ayın ortalamasını, en yoğun ayı ve gelecek dönemde beklenen proje sayısını yan yana yazmalıdır. Yeni bir müteahhit hesabı, toplu tedarik anlaşması veya yeni şube açılışı varsa tahmin ayrıca güncellenmelidir.

Hacim düşükse gereğinden büyük paket seçmek yerine kullanım süresi, kalan bakiye ve belge artış ihtimali birlikte incelenir. Hacim yüksekse yalnızca ortalama ay değil, sevkiyatların yoğunlaştığı dönem de hesaba katılır. Güncel seçenekleri incelerken kontör paketleri sayfasındaki koşulları ve mali müşavirinizin önerisini karşılaştırın.

Bu örnek, herhangi bir işletmenin gerçek tüketim tahmini değildir. Doğru plan, işletmenin kendi panelinden alınan belge hareketleri ve gelecek dönem sipariş takvimi üzerinden hazırlanır.

Yıl sonu e-belge kontrolünde hangi kayıtlar saklanmalıdır?

Yıl sonu e-belge kontrolünde belge dosyası, durum kayıtları, muhasebe eşleştirmesi ve kontör hareket raporu birlikte saklanmalıdır. Tek başına PDF veya ekrandaki görüntü, gönderim ve kabul sürecinin tamamını göstermeyebilir.

Her e-Fatura ve e-Arşiv kaydı için belge numarası, UUID veya sistemdeki benzersiz kimlik, düzenleme tarihi, alıcı bilgisi, tutar, belge türü ve işlem durumu not edilmelidir. Kullanılan yazılımın dışa aktardığı alanlar mali müşavirle birlikte belirlenebilir.

e-İrsaliye için sevk belgesi numarası, ilişkili sipariş veya fatura referansı, ürün miktarı, çıkış noktası ve teslim bilgisi ayrıca tutulur. Bu alanlar, yıl sonunda stok hareketi ile fatura hareketi arasında açıklanamayan fark oluştuğunda kanıt niteliğinde çalışma kaydı sağlar.

İptal, ret, iade veya yeniden düzenleme durumlarında ilk belge ile sonraki işlem arasındaki bağlantı korunmalıdır. Yeni belgeyi eski belgenin üzerine yazmak, hem kontör hareketini hem de muhasebe izini belirsizleştirir.

Dosyaların erişim yetkisi, yedekleme yöntemi ve saklama süresi işletmenin bilgi güvenliği politikasına göre belirlenmelidir. Portalın 10 yıl güvenli saklama özelliği varsa bile, bu özellik işletmenin muhasebe çalışma dosyalarını otomatik olarak tamamlamaz.

Elektronik kayıtların saklanması, mevzuattaki belge ve defter yükümlülüklerinden bağımsız düşünülmemelidir. Güncel GİB duyurusunu, kullanılan sistemin teknik koşullarını ve mali müşavirinizin arşivleme talimatlarını birlikte kontrol edin.

e-Fatura portalında yıl sonu raporu nasıl hazırlanır?

e-Fatura portalında yıl sonu raporu, belirlenen dönem için belge listelerinin dışa aktarılması ve toplamların muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmasıyla hazırlanır. Rapor, yalnızca belge sayısını değil, bekleyen ve sonuçlanmamış işlemleri de göstermelidir.

Önce giden kutusundan belge türü, tarih, durum ve şube filtreleriyle ayrı raporlar alınır. Daha sonra gelen kutusu aynı filtrelerle dışa aktarılır. Dosya adlarında dönem, şube ve belge türü bulunması, farklı raporların karışmasını önler.

Rapor üzerinde toplam belge sayısı, tamamlanan belge sayısı, bekleyen belge sayısı, reddedilen veya iptal edilen belge sayısı ve açıklamasız farklar için ayrı sütunlar oluşturun. Bu ayrım, toplamın neden muhasebe satış raporuyla aynı olmadığını görünür kılar.

Bir belge portalda başarılı görünürken muhasebe programında bulunmayabilir. Tersi durumda muhasebeye manuel girilmiş fakat e-belgeye dönüşmemiş bir işlem olabilir. Her iki fark türü için belge numarası, işlem tarihi ve aktarım yöntemi araştırılmalıdır.

Rapor hazırlama sırasında tarih filtresinin belge tarihi mi, gönderim tarihi mi, kabul tarihi mi kullandığına bakın. Bu tarihler farklı sonuçlar üretebilir. Dönem kapanışı için hangi tarihin esas alınacağını mali müşavirinizle netleştirin.

Ücretsiz portal veya özel entegratör ekranı kullanılması, kontrol mantığını değiştirmez. Önemli olan giden ve gelen kutularının eksiksiz taranması, raporun kaydedilmesi ve farkların sorumlu kişiye atanmasıdır.

Yapı malzemeleri sektöründe yıl sonu kontrolünde hangi hatalar sık görülür?

Yapı malzemeleri sektöründe sık görülen yıl sonu hataları, yüksek ürün çeşitliliği, parça parça sevkiyat, farklı müşteri kartları ve yoğun dönemlerde hızlı belge düzenlenmesinden kaynaklanır. Hatalar çoğunlukla belge türü, tarih, miktar ve durum alanlarında ortaya çıkar.

İlk hata, aynı satışın sipariş, sevk, fatura ve tahsilat ekranlarında farklı numarayla izlenmesidir. Bu nedenle her sistemde ortak müşteri kodu, sipariş numarası veya belge referansı kullanılmalıdır. Ortak referans yoksa manuel eşleştirme tablosu hazırlanır.

İkinci hata, gelen e-Faturaların yalnızca toplam tutar üzerinden kontrol edilmesidir. Tedarikçi faturasında ürün miktarı, birim, teslim alınan mal ve satın alma siparişi karşılaştırılmadan kabul işlemi yapılırsa depo kayıtlarıyla fark oluşabilir.

Üçüncü hata, e-Arşiv faturalarını e-Fatura raporuna dahil etmektir. e-Arşiv Fatura sürecinde belge statüsü, alıcıya iletim ve raporlama kayıtları ayrı incelenmelidir. Kullanılan belge türü yanlış seçilmişse mali müşavirden işlem bazında görüş alınmalıdır.

Dördüncü hata, iptal veya ret durumunda eski belgeyi silip yeni belgeyi tek kayıt gibi göstermektir. Bu yaklaşım, kontör tüketimini ve belge geçmişini izlemeyi zorlaştırır. Orijinal belge ile düzeltme işlemi mutlaka bağlantılı tutulmalıdır.

Son hata, yalnızca yılın son ayını dikkate alarak kontör tahmini yapmaktır. Yapı projeleri ve şantiye teslimleri nedeniyle belge hacmi bazı aylarda artabilir. Son üç, altı veya işletmenin uygun gördüğü daha uzun dönemin verisi karşılaştırılmalıdır.

Yıl sonu kontrolünde mali müşavirle hangi bilgiler paylaşılır?

Yıl sonu kontrolünde mali müşavire, belge listeleri, fark raporu, iptal ve iade tablosu, kontör hareketleri ve dönemsel açıklamalar paylaşılır. Böylece mali müşavir yalnızca toplam tutarı değil, toplamı oluşturan belge akışını da değerlendirebilir.

Paylaşılacak ilk dosya giden ve gelen e-belgelerin dönemsel özetidir. Bu dosyada belge türü, belge adedi, durum, toplam tutar ve şube bilgisi bulunmalıdır. Gelen belgeler için tedarikçi bazında, giden belgeler için müşteri veya kanal bazında ek özet hazırlanabilir.

İkinci dosya, e-belge ekranı ile muhasebe programı arasında kalan farkları gösterir. Her farkın nedeni bilinmiyorsa tahmin yazmak yerine bekleyen açıklaması kullanılmalıdır. Mali müşavir, eksik veya yanlış işlenen kaydın muhasebe etkisini ayrıca değerlendirebilir.

Üçüncü dosya kontör raporudur. Yüklenen miktar, dönem içinde tüketilen miktar, kalan bakiye, gelen belge adedi, giden belge adedi ve diğer e-belge türleri ayrı satırlarda gösterilir. Bu format, bakiye ile belge sayısı arasındaki farkı görünür kılar.

Dosyalarda müşteri ve tedarikçilerin kişisel veya ticari bilgileri bulunabileceği için paylaşım kanalı güvenli seçilmelidir. Gereksiz kopyaları e-posta ekinde çoğaltmak yerine, yetkili erişimi olan ortak klasör veya işletmenin onaylı sistemi kullanılabilir.

Mevzuat, belge tarihleri veya vergi hesaplamaları konusunda kesin karar vermeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Bu makale, operasyonel kontrol akışını açıklar; kişiye özel vergi danışmanlığı yerine geçmez.

Özet: 5 maddede yapı malzemeleri yıl sonu kontrolü

Özetle yapı malzemeleri yıl sonu kontrolü, belge durumunu, belge içeriğini, muhasebe eşleşmesini ve kontör bakiyesini aynı dönem için doğrulama işlemidir. Aşağıdaki beş madde, kontrolün temel sırasını oluşturur.

• İlgili dönemin e-Fatura, e-Arşiv ve kullanılan diğer e-belge kayıtlarını eksiksiz listeleyin.
• Gelen ve giden belgeleri durum, belge numarası, alıcı veya tedarikçi ve muhasebe kaydıyla karşılaştırın.
• Her gelen ve giden belgenin platformdaki 1 kontör tüketimini kontör hareket ekranıyla doğrulayın.
• İptal, ret, iade, yeniden düzenleme, şube ve depo farklarını açıklamalı bir takip tablosuna yazın.
• Gelecek dönemin belge hacmini son aylardaki gerçek tüketim ve beklenen sevkiyat yoğunluğuyla planlayın.

Kontrol sonucunda bekleyen belge, hatalı müşteri bilgisi veya açıklanamayan bakiye farkı varsa kayıtları silerek çözüm üretmeyin. Önce sistem durumunu, muhasebe aktarımını ve ilgili işlem belgesini inceleyin.

Belge kapsamı, raporlama yöntemi, iptal prosedürü, vergi hesabı ve dönem kapanış tarihi işlem türüne göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek işletmenize özel son adımları kesinleştirin.

Kontrol tamamlandıktan sonra efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli tek havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz; ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneği de bulunur.

Paketler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresi sunar; satın alma öncesinde gerçek belge hacminizi ve paket koşullarını kontrol etmeniz gerekir.