Tıbbi Cihaz Faturası Nedir? Kullanım ve Dikkat Edilecekler

Tıbbi cihaz faturası, tıbbi cihazın satışını veya teslimini belgeleyen ve ürün bilgilerini gösteren mali belgedir. Bu fatura, tek başına ürünün tıbbi cihaz olduğunu kanıtlamaz. Ürünün mevzuattaki statüsü ayrıca kontrol edilir.

Bu açıklama; üretici, distribütör, medikal ürün satıcısı, eczane, hastane ve klinik satın alma birimleri için yararlıdır. Amaç, fatura düzenlerken ürün kimliğini, taraf bilgilerini, vergi uygulamasını ve izlenebilirlik kayıtlarını birlikte kontrol etmektir.

Tıbbi cihaz faturası nedir ve ayrı bir fatura türü müdür?

Tıbbi cihaz faturası, tıbbi cihazın alım satımını gösteren ve genel fatura kurallarına göre düzenlenen belgedir. Türkiye uygulamasında tıbbi cihaz adı, tek başına ayrı bir fatura türü oluşturmaz.

Fatura; kâğıt belge, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak düzenlenebilir. Hangi belgenin kullanılacağı, öncelikle satıcı ve alıcının e-belge statüsüne, işlem koşullarına ve güncel GİB kurallarına göre belirlenir.

Belgede ürünün ticari tanımı, miktarı, birim fiyatı, vergi bilgileri ve toplam tutarı bulunur. Ürünün niteliğine göre marka, model, seri numarası, lot numarası veya katalog kodu da eklenir.

Tıbbi cihaz faturası ile uygunluk belgesi aynı şey değildir. Fatura, ticari işlemi ve bedeli gösterir. Uygunluk, yetkilendirme, garanti veya kullanım belgeleri farklı dokümanlarla desteklenebilir.

Bir faturada tıbbi cihazın yalnızca cihaz ifadesiyle yazılması, ürünün kolayca tanınmasını engeller. Alıcı, stok, garanti, iade ve denetim süreçlerinde daha ayrıntılı açıklamaya ihtiyaç duyabilir.

Bu nedenle ürünün etiketi, sipariş formu, irsaliyesi ve varsa Ürün Takip Sistemi kayıtları karşılaştırılır. Faturadaki bilgiler, diğer belgelerdeki bilgilerle çelişmemelidir.

Ürün adı ile mevzuat statüsünü aynı kontrol olarak görmek hatalıdır. Satıcı, ürün etiketini, üretici beyanını ve ilgili kayıt ekranını birlikte incelemelidir. Bu inceleme, faturadaki açıklamanın doğru kurulmasını sağlar.

Örneğin bir tansiyon ölçüm cihazında marka ve model bilgisi açıkça yazılabilir. Ancak ürünün gerçekten tıbbi cihaz statüsünde olup olmadığı, satıcının ürün kayıtları ve güncel mevzuat üzerinden ayrıca değerlendirilir.

Örneğin cihazın kutusunda model kodu T-200, siparişte ise T200 yazıyorsa iki kayıt hemen birleştirilmemelidir. Satıcıdan yazılı doğrulama alınır; doğrulama yoksa fatura satırı ve teslim kaydı bekletilir.

Tıbbi cihaz faturasında hangi bilgiler yer alır?

Tıbbi cihaz faturasında genel fatura bilgileri ile ürünü tanımlayan özel bilgiler birlikte yer alır. Bilgiler, işlemin taraflarını ve faturadaki ürünü başka belgelerle eşleştirecek açıklıkta olmalıdır.

Satıcının unvanı, adresi, vergi bilgileri ve fatura numarası temel kontrol alanlarıdır. Alıcının unvanı, adresi, vergi bilgileri ve işlemde kullanılan iletişim bilgileri de doğru yazılmalıdır.

Fatura tarihi, teslim veya satış kapsamı, ürün miktarı, ölçü birimi, birim bedel, indirim, vergi matrahı ve toplam tutar birlikte incelenir. Para birimi kullanılıyorsa bu bilgi ayrıca belirgin olmalıdır.

Ürün açıklaması; marka, model, ürün adı, katalog numarası veya stok koduyla desteklenebilir. Ürünün seri numarası ya da lot numarası varsa, işlem belgeleriyle uyumlu şekilde gösterilmesi izlenebilirliği güçlendirir.

Ürün açıklaması hazırlanırken katalog metni doğrudan ve anlaşılır biçimde kısaltılır. Kısaltma, model veya ölçü bilgisini silmemelidir. Çok sayıda cihaz içeren faturada her satırın ayrı ürün kimliğine bağlanması, sonradan yapılan sayım ve iade kontrolünü kolaylaştırır.

Ürünün garanti süresi, teslim şekli, ödeme şartı veya servis bilgisi her işlemde aynı şekilde yazılmayabilir. Bu alanlar, sözleşmeye, ihale şartlarına, alıcı prosedürüne veya tarafların anlaşmasına göre eklenebilir.

Yanlış: Faturaya yalnızca medikal cihaz yazmak. Doğru: Ürünün marka, model ve ayırt edici kodunu, mevcutsa seri veya lot bilgisiyle birlikte belirtmektir.

Farklı modeller aynı siparişte bulunuyorsa, tek satırda toplamak yerine ayrı satırlar açmak daha sağlıklı olabilir. Ancak bu tercih, muhasebe yazılımının ve alıcının satın alma formatının desteklediği ölçüde uygulanmalıdır.

Faturaya yazılacak bilgilerin tamamı her ürün için aynı değildir. Seri numarası olmayan ürüne seri numarası uydurulmaz. İlgili alanın gerekip gerekmediği, ürün etiketi ve sözleşme belgeleri üzerinden doğrulanır.

Tıbbi cihaz faturası nerede kullanılır?

Tıbbi cihaz faturası, cihazın satıldığı veya teslim edildiği ticari işlemlerde kullanılır. Üretici, ithalatçı, distribütör, bayi, medikal mağaza, eczane, hastane ve klinik arasındaki alım satımlar buna örnek olabilir.

Fatura, muhasebe kaydının oluşturulmasında ve satış bedelinin belgelenmesinde kullanılır. Alıcı, faturayı gider, stok, sabit kıymet veya ilgili muhasebe hesabına aktarırken kendi mali müşavirinin uygulamasını izlemelidir.

Hastane ve klinik satın almalarında fatura, sipariş ve teslim belgeleriyle karşılaştırılır. Kamu veya özel kurum prosedürleri, faturada ürün kodu, sipariş numarası ya da teslim bilgisi gibi ek alanlar isteyebilir.

Garanti ve servis süreçlerinde fatura, satın alma tarihini ve ürünü gösteren belgelerden biridir. Ancak garanti koşulları yalnızca faturaya değil, üretici veya satıcının garanti belgesine ve sözleşmesine de bağlı olabilir.

İade işlemlerinde fatura numarası, ürün tanımı ve iade miktarı kontrol edilir. İade edilen ürünün seri veya lot bilgisi varsa, ilk satış belgesiyle eşleşmesi beklenir.

Bir eczane sahibi, bir klinikten gelen siparişle beş adet tansiyon ölçüm cihazı sattığını düşünelim. Faturada yalnızca toplam miktar değil, her ürünün tanımı, birim bedeli ve varsa ayırt edici bilgileri kontrol edilir.

Bu eczane, faturayı kaydetmeden önce üç adım izleyebilir. Önce sipariş numarasını açar, sonra kutu etiketlerini miktar bazında sayar, son olarak model ve seri bilgilerini fatura satırlarıyla karşılaştırır. Uyuşmazlıkta cihazlar satış stokuna alınmaz.

Karşı durum şudur: Tek kullanımlık ve seri numarası bulunmayan bir sarf ürününde aynı kontrol, seri bazında yürütülmez. Ürün kodu, lotu ve miktarı üzerinden kayıt yapılır; seri alanı boş bırakılır.

Her medikal ürün satışı aynı kayıt sürecini gerektirmez. Ürünün tıbbi cihaz sayılıp sayılmadığı, alıcının iç prosedürü ve ilgili ürün takip yükümlülüğü ayrıca incelenmelidir.

Tıbbi cihaz faturası ile normal fatura arasındaki fark nedir?

Tıbbi cihaz faturası ile normal fatura arasındaki temel fark, ürün açıklamasının daha ayrıntılı ve izlenebilirlik odaklı olmasıdır. Belgenin temel mali yapısı ise genel fatura kurallarına dayanır.

Her iki faturada da taraf bilgileri, tarih, belge numarası, mal veya hizmet açıklaması, miktar, bedel, vergi ve toplam tutar gibi alanlar kontrol edilir.

Tıbbi cihaz işleminde ürünün marka, model, seri, lot, katalog veya cihaz kodu gibi bilgileri daha önemli hâle gelebilir. Bu bilgilerin gerekip gerekmediği ürünün özelliklerine göre belirlenir.

Fark, vergi hesabının otomatik olarak değişmesi anlamına gelmez. Örneğin aynı cihaz bir işletmeye ve bireysel müşteriye satıldığında belge kanalı, alıcının statüsü ve işlem koşulları yeniden değerlendirilir; ürün adı tek başına belirleyici değildir.

Bir satın alma birimi, cihazı sabit kıymet olarak kaydedecekse faturadaki ürün tanımını kendi varlık kartıyla eşleştirir. Bu muhasebe sınıflaması, cihaz faturasını ayrı bir belge türüne dönüştürmez; sadece kayıt amacını farklılaştırır.

Fatura tipi nedir sorusu, cihazın niteliğinden bağımsız olarak belgenin işlemdeki kullanımını açıklar. Bu nedenle fatura türü ile ürün kategorisi karıştırılmamalıdır.

Yanlış değerlendirme, tıbbi cihaz için mutlaka özel bir fatura şablonu gerektiği düşüncesidir. Çoğu durumda doğru yaklaşım, genel fatura alanlarını doldurmak ve ürüne özgü bilgileri uygun açıklama alanına eklemektir.

Tıbbi cihaz faturasında ÜTS ve seri numarası nasıl gösterilir?

Tıbbi cihaz faturasında ÜTS ve seri numarası, ürünün niteliğine göre kontrol edilen izlenebilirlik bilgileridir. Her ürün için aynı alanın zorunlu olduğunu varsaymak yerine, ilgili ürün kaydı ve güncel kurallar incelenmelidir.

ÜTS, Ürün Takip Sistemi ifadesinin kısaltmasıdır. Sistem, kapsamındaki ürünlerin hareketlerinin ve ürün kimliğinin takip edilmesine yardımcı olur. Fatura, ÜTS bildirimlerinin yerine otomatik olarak geçmez.

Ürünün üzerinde seri numarası varsa, faturadaki seri bilgisi etiketteki bilgiyle aynı olmalıdır. Harf, rakam, tire ve sıfır gibi karakterlerde yapılacak küçük bir hata bile eşleştirmeyi bozabilir.

Adım adım kontrolde önce fiziksel etiket okunur, ardından irsaliye ve fatura satırı karşılaştırılır. Son olarak ilgili ürün takip ekranındaki kayıt incelenir. Bu sıra, faturadaki yazım hatasının sistem kaydıyla karıştırılmasını önler.

Seri numarası bulunmayan ürünlerde lot numarası veya üretici kodu kullanılabilir. Ancak hangi bilginin yazılacağı, ürünün gerçek etiketi ve kurum prosedürü üzerinden belirlenir; boş alan uydurma veriyle doldurulmaz.

Yanlış: ÜTS kaydı yapıldıysa faturaya ayrıntılı ürün yazmaya gerek yoktur. Doğru: Fatura, teslim belgesi ve varsa ÜTS bilgilerinin birbirini desteklediğini kontrol etmektir.

İrsaliye ile fatura farklı zamanda düzenlenmişse, ürün tanımı ve ayırt edici kodlar iki belgede karşılaştırılır. Kısmi teslimatlarda miktar ve seri bilgisi, teslim edilen ürünle sınırlı tutulmalıdır.

Yanlış: Kısmi teslimatta siparişin tüm seri numaralarını ilk faturaya yazmak. Doğru: O teslimatta gerçekten gönderilen cihazların miktarını ve ayırt edici bilgilerini belgelemektir. Kalan ürünler için sonraki teslim ayrı değerlendirilir.

ÜTS, seri veya lot bilgisi konusunda tereddüt varsa satıcı kayıtları ve alıcının teslim prosedürü incelenir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; ürün takip kuralları ürüne göre değişebilir.

Tıbbi cihaz satışında e-Fatura mı, e-Arşiv mi kullanılır?

Tıbbi cihaz satışında e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, cihazın adından çok alıcı ve satıcının e-belge durumuna göre belirlenir. İşlem tarihi, tarafların statüsü ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilir.

Alıcı ve satıcı e-Fatura sisteminde kayıtlıysa, işlem şartları uygunsa e-Fatura düzenleme süreci gündeme gelir. Alıcının kayıtlı olmaması veya farklı bir işlem durumu, e-Arşiv Fatura seçeneğini gündeme getirebilir.

Bu ayrım yalnızca tıbbi cihazlarda geçerli değildir. Elektronik belgenin türü, belge üzerindeki ürünün medikal olması nedeniyle otomatik olarak değişmez.

Örneğin bir klinik e-Fatura kullanıcısıysa, satıcının müşteri kartında klinik unvanı ve vergi bilgileri seçilir. Alıcı e-belge kullanıcısı değilse, satıcı kendi sistemindeki uygun e-Arşiv akışını kontrol eder; cihaz adı seçimi değiştirmez.

GİB Portal nedir sorusunun cevabı, elektronik fatura oluşturma ve gönderme kanallarını anlamaya yardımcı olur. Portal kullanılırken alıcı bilgileri ve belge senaryosu dikkatle seçilmelidir.

Özel entegratör kullanılıyorsa, sistemde müşteri kartı, belge senaryosu, ürün bilgileri ve e-belge ayarları kontrol edilir. Özel entegratör nedir açıklaması, bu hizmet modelinin işleyişini anlamak için kullanılabilir.

Belge gönderilmeden önce alıcının vergi bilgileri, e-posta adresi, ürün satırları ve vergi hesaplaması kontrol edilir. Gönderim sonrasında belgenin durumunun başarılı, reddedilmiş veya beklemede olup olmadığı izlenir.

Gönderim öncesi taslakta alıcı adresinin ve belge senaryosunun ekran görüntüsü alınması, kurum içi kontrolde yardımcı olabilir. Ancak ekran görüntüsü, düzenlenmiş elektronik belgenin XML dosyası veya sistem yanıtı yerine geçmez.

Elektronik belge kuralı dönemsel olarak güncellenebilir. Bu nedenle geçerli zorunlulukları ve istisnaları güncel GİB duyurusundan, kullanılan sistemin dokümantasyonundan ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Tıbbi cihaz faturasında KDV ve vergi bilgileri nasıl kontrol edilir?

Tıbbi cihaz faturasında KDV ve diğer vergi bilgileri, ürünün niteliği ile işlem koşullarına göre kontrol edilir. Tek bir tıbbi cihaz KDV oranı varsaymak doğru değildir.

Vergi değerlendirmesinde ürünün kapsamı, teslim şekli, alıcının durumu, varsa istisna veya özel uygulama ve güncel mevzuat dikkate alınabilir. Uygulanacak oran veya istisna, işlemden önce mali müşavirle doğrulanmalıdır.

Faturada vergi matrahı, hesaplanan vergi, indirimler ve genel toplam birbirini matematiksel olarak tutmalıdır. Kuruş farkı, birim fiyat ile miktarın yanlış çarpılması veya indirim sırasının değiştirilmesi hataya yol açabilir.

Uygulama adımı basittir: miktar ile birim bedel çarpılır, indirim matrahı kontrol edilir, vergi hesaplanır ve genel toplam yeniden bulunur. Sistem sonucuyla sözleşme tutarı farklıysa belge gönderilmeden neden araştırılır.

Bir hastaneye, kliniğe veya eczaneye yapılan satışlarda alıcının unvanı ve vergi bilgileri doğru girilmelidir. Kamu kurumu veya özel kurum prosedürü varsa, sipariş ve sözleşmedeki tutarlarla da karşılaştırma yapılır.

İstisna uygulandığı düşünülüyorsa, yalnızca açıklama satırına istisna yazmak yeterli kabul edilmemelidir. Dayanak, belge senaryosu ve gerekli kodlar güncel mevzuat ile muhasebe uygulamasına göre kontrol edilmelidir.

Karşı durum olarak, sözleşmede vergi istisnası ifadesi bulunması tek başına yeterli olmayabilir. İstisnanın işlem ve alıcı bakımından uygulanabilirliği, gerekli kod ve dayanak belgeleriyle birlikte mali müşavir tarafından değerlendirilmelidir.

Yanlış vergi uygulaması tespit edilirse, belgenin iptal, itiraz veya düzeltme yöntemi işlem türüne ve belge kanalına göre değişebilir. Gönderilmiş e-belgede rastgele yeni belge oluşturmak yerine uzman görüşü alınmalıdır.

Vergi oranları ve bazı sınırlar yıllık olarak güncellenebilir. Rakam vermeden yöntem olarak, güncel GİB düzenlemelerini ve mali müşavirinizi kontrol edin; ürünün tıbbi cihaz olması tek başına vergi sonucunu belirlemez.

Tıbbi cihaz faturası alıcı ve satıcı tarafından nasıl incelenir?

Tıbbi cihaz faturası, satıcı tarafından düzenlenmeden önce; alıcı tarafından ise teslim ve muhasebe kaydı sırasında incelenir. Her iki taraf da belgeyi yalnızca toplam tutara bakarak onaylamamalıdır.

Satıcı ilk olarak doğru müşteri kartını seçer. Unvan, vergi numarası, adres, e-belge durumu ve sipariş bilgileri kontrol edilir. Yanlış alıcıya düzenlenen belge, ürün doğru olsa bile işlem sorununa dönüşebilir.

Alıcı, faturadaki ürünleri sipariş ve teslim belgesiyle karşılaştırır. Miktar, ürün modeli, seri veya lot bilgisi, birim fiyat ve toplam bedel farklıysa, kayıt tamamlanmadan satıcıdan açıklama istenir.

İnceleme iki aşamada yapılabilir. Operasyon sorumlusu ürün ve miktarı, muhasebe sorumlusu ise vergi ve toplamı kontrol eder. Küçük işletmede aynı kişi görev alıyorsa bu iki kontrolü farklı zamanlarda tekrarlamak faydalı olur.

Mükellef listesi nedir bilgisi, alıcının e-belge sistemindeki durumunu kontrol ederken yararlı olabilir. Ancak liste kontrolü, ürün veya fatura bilgilerinin tamamının doğrulandığı anlamına gelmez.

Satıcı, elektronik faturanın gönderim durumunu ve alıcıya ulaşıp ulaşmadığını sistem üzerinden takip eder. Alıcı ise belgenin kendi sistemine aktarılıp aktarılmadığını, kayıt numarasını ve eklerini kontrol eder.

Kurum satın alımlarında fatura, teklif, sipariş, irsaliye, teslim tutanağı ve sözleşmeyle birlikte dosyalanabilir. Hangi ekin gerekli olduğu, kurumun satın alma prosedürüne ve işlem sözleşmesine göre değişir.

Bir eczane sahibi cihazı stoktan düşmeden önce faturadaki model ve miktarı teslim kutusuyla karşılaştırır. Kutu etiketi farklıysa ürünü satış kaydına almadan önce satıcıyla düzeltme sürecini başlatır.

Tıbbi cihaz faturasında en sık yapılan hatalar nelerdir?

Tıbbi cihaz faturasında en sık yapılan hatalar, ürünün genel adla yazılması, seri veya lot bilgisinin yanlış aktarılması, yanlış alıcı seçimi ve vergi hesabının kontrol edilmemesidir.

Ürün satırına yalnızca cihaz veya medikal ürün yazılması, stok ve garanti takibini zorlaştırır. Ürün adı, marka, model veya üretici kodu gibi ayırt edici bilgiler mevcutsa kullanılmalıdır.

Seri numarası kutudan, etiketten veya sistem kaydından kontrol edilmeden kopyalanırsa karakter hatası oluşabilir. Özellikle sıfır ve O, bir ve I gibi benzer karakterler yeniden doğrulanmalıdır.

Yanlış: Faturayı, irsaliyeyi ve ÜTS kaydını ayrı ayrı doğru kabul etmek. Doğru: Üç belgedeki ürün, miktar ve ayırt edici bilgileri birlikte karşılaştırmaktır.

Bir diğer hata, tıbbi cihaz olduğu için otomatik olarak belirli bir e-belge türünün seçileceğini düşünmektir. Belge kanalı, tarafların e-belge statüsü ve işlem koşulları incelenerek seçilmelidir.

Örneğin medikal ürün satan küçük bir dükkân, aynı modelden on adet alabilir. Kutu sayısı doğru olsa bile iki kutuda farklı lot varsa, tek lot yazmak stok ve iade izini bozabilir. Her lot ayrı takip edilir.

Fatura gönderildikten sonra durum bilgisi takip edilmezse ret, hata veya alıcıya ulaşmama durumu geç fark edilir. Elektronik belgenin sistemdeki yanıtı ve kayıt durumu ayrıca incelenmelidir.

Sistem yanıtı nedir sorusunun cevabı, gönderilen e-belgenin teknik ve işlem durumunu anlamaya yardımcı olur. Yanıt görülmeden işlem tamamlandı varsayılmamalıdır.

Tıbbi cihaz faturası nasıl düzenlenir?

Tıbbi cihaz faturası, ürün ve taraf bilgileri doğrulanıp uygun belge türü seçildikten sonra düzenlenir. Aşağıdaki sıra, pratik bir ön kontrol yöntemi olarak kullanılabilir.

1. Satıcı ve alıcının unvan, adres, vergi ve e-belge bilgilerini doğrulayın.
2. Ürünün tıbbi cihaz statüsünü ve mevcut ürün kayıtlarını ilgili belgelerden kontrol edin.
3. Marka, model, katalog kodu, miktar, birim ve fiyat bilgilerini siparişle karşılaştırın.
4. Seri veya lot numarası gerekiyorsa, bilgiyi ürün etiketi ve teslim belgesinden alın.
5. Vergi, indirim, toplam tutar ve varsa istisna uygulamasını mali müşavirle kontrol edin.
6. Belgeyi gönderin, sistem yanıtını izleyin ve teslim dosyasıyla birlikte saklayın.

İlk adımda müşteri kartını kontrol etmek, sonradan iptal veya düzeltme ihtiyacını azaltır. Özellikle aynı ticari grubun farklı şubeleri varsa, doğru vergi bilgisi ve adres seçimi önemlidir.

Ürün satırı hazırlanırken katalogdaki isim, siparişteki isim ve fiziksel etiket karşılaştırılır. Bu üç kaynakta farklılık varsa, faturayı kesmeden önce hangi bilginin esas alınacağı netleştirilir.

Uygulamada taslak fatura oluşturulur, ürün satırları kaydedilir ve ikinci kişi varsa bağımsız kontrol yapılır. Sonra belge gönderilir. Gönderim sonrasında sistem yanıtı alınmadan siparişin tamamen kapatıldığı varsayılmaz.

Yanlış: Fatura kesildikten sonra kutu etiketini kontrol etmek. Doğru: Ürün fiziksel olarak teslim edilmeden veya teslim kaydı kapanmadan önce etiket, miktar ve belge satırını karşılaştırmaktır. Böylece düzeltme ihtiyacı erken görülür.

Fatura gönderilmeden önce taslak ekranında miktar, para birimi, vergi ve toplam alanları yeniden okunur. Gönderimden sonra yalnızca PDF görüntüsüne değil, elektronik belgenin durum mesajına da bakılır.

Bu adımlar, her kurumun iç prosedürünün yerine geçmez. Kamu alımı, ithalat, garanti veya özel sözleşme bulunan işlemlerde ek belge ve kontrol adımları gerekebilir.

Tıbbi cihaz faturası nasıl saklanır ve doğrulanır?

Tıbbi cihaz faturası, düzenlendiği belge kanalına uygun elektronik veya fiziksel kayıtla saklanır. Saklama sürecinde belge dosyası, ekler ve ürünü tanımlayan kayıtlar birlikte korunmalıdır.

Elektronik faturada XML veya ilgili elektronik belge dosyası, görüntü dosyasından daha temel kayıttır. PDF ya da görsel kopya okumayı kolaylaştırır; ancak yalnızca görsel kopyaya güvenilmemelidir.

Karşı durumda yalnızca kâğıt belge düzenlenmişse, asıl nüsha ve teslim evrakı fiziksel dosyada korunur. Taranmış kopya aramayı kolaylaştırır; fakat şirket prosedürü ve mevzuat hangi belgenin esas alınacağını ayrıca belirler.

İrsaliye, sipariş, teslim tutanağı, garanti belgesi ve varsa ÜTS işlem kayıtları fatura ile ilişkilendirilir. Dosya adında fatura numarası, tarih veya sipariş numarası kullanılması aramayı kolaylaştırır.

Uzman notu: Fatura arşivinde yalnızca belgeyi değil, ürünün hangi sipariş ve teslimle eşleştiğini gösteren kayıtları da saklayın.

Belgenin doğrulanmasında satıcı bilgileri, belge numarası, tarih, alıcı, ürün satırları ve toplam tutar kontrol edilir. Elektronik belgenin imza veya sistem doğrulama durumuna da bakılır.

İptal, ret veya düzeltme durumları ayrıca kaydedilir. Eski ve yeni belgenin hangi nedenle ilişkilendirildiği açıklanmazsa, sonraki muhasebe veya garanti incelemesinde karışıklık yaşanabilir.

Saklama süresi ve arşiv formatı, vergi mevzuatı, şirket politikası ve ilgili sektör prosedürlerine göre değerlendirilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; dosyaları yalnızca kişisel bilgisayarda bırakmayın.

Özet: 5 maddede tıbbi cihaz faturası

Tıbbi cihaz faturası, tıbbi cihazın satışını veya teslimini gösteren mali belgedir. Özel bir fatura adı gibi düşünülmemeli, genel fatura kuralları ürünün izlenebilirlik ihtiyaçlarıyla birlikte uygulanmalıdır.

Belgeyi inceleyen kişi, yalnızca fiyat ve vergi toplamına bakmamalıdır. Ürün kimliği, taraf bilgileri, seri veya lot bilgisi, elektronik belge durumu ve ek belgeler aynı işlem dosyasında değerlendirilmelidir.

Aşağıdaki beş madde, düzenleme ve kontrol sırasında kullanılabilecek kısa bir son kontroldür.

• Tıbbi cihaz faturası, satış veya teslim işlemini gösteren mali belgedir; uygunluk belgesi ya da ÜTS kaydı yerine geçmez.
• Faturada satıcı, alıcı, tarih, numara, ürün, miktar, bedel, vergi ve toplam bilgileri doğru olmalıdır.
• Marka, model, seri, lot veya katalog kodu gibi bilgiler ürünün niteliğine ve işlem belgelerine göre eklenmelidir.
• e-Fatura veya e-Arşiv seçimi cihazın adına göre değil, tarafların durumu ve güncel GİB kurallarına göre yapılmalıdır.
• KDV, istisna, saklama ve ürün takip konularında güncel düzenleme ile mali müşavir görüşü birlikte dikkate alınmalıdır.

Belgeyi kapatmadan önce kayıt sorumlusu, ürün açıklamasını ve teslim evrakını son kez işaretleyebilir. Bu kontrol, özellikle aynı modelin farklı lot veya seri bilgileriyle satıldığı işletmelerde karışıklığı azaltır.

Bu kontrol listesi, özellikle küçük işletmelerde düzenleme hatalarını erken fark etmeye yardımcı olur. Yine de ürünün mevzuat statüsü veya vergi uygulaması belirsizse işlem tamamlanmadan uzman görüşü alınmalıdır.

Belge hacmini elektronik ortamda yönetmek isteyen işletmeler, efaturakontor.com üzerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerde kullanım süresi 12-18 ay arasındadır.

Kontör hesabında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle aylık belge hacmi planlanırken iki yönlü trafik birlikte hesaplanmalıdır.