Özel Entegratör Nedir? Tanım, Kullanım ve Seçim Rehberi

Özel entegratör, işletmelerin e-Fatura ve diğer e-belgelerini GİB kurallarına uygun biçimde oluşturup iletmesine aracılık eden izinli hizmet sağlayıcı demektir. Bu kuruluşlar, belge yazılımını, teknik bağlantıyı, durum takibini ve saklama altyapısını işletme adına yönetir.

Bu konu; e-belgeye geçmek isteyen işletmeler, mali müşavirler, yazılım ekipleri ve şirket yöneticileri için önemlidir. Tanımın yanında hangi belgelerin işlendiğini, portal ile farklarını ve seçim sırasında kontrol edilecek maddeleri açıklar.

Özel entegratör seçimi yalnızca fiyat karşılaştırması değildir. GİB uyumu, mali mühür kullanımı, veri saklama, destek süreci, kontör hesabı ve işletmenin mevcut muhasebe yazılımıyla bağlantısı birlikte incelenmelidir.

Özel entegratör nedir ve ne iş yapar?

Özel entegratör, e-belge düzenleme ve iletim süreçlerini teknik olarak yöneten yetkili hizmet sağlayıcı demektir. İşletmenin hazırladığı belgeyi uygun formata dönüştürür, ilgili sisteme iletir ve oluşan yanıtı kullanıcıya gösterir.

Bu yapı, yalnızca fatura kesme ekranından oluşmaz. Kullanıcı hesabı, belge şablonu, alıcı sorgulama, gönderim durumu, hata mesajı, arşiv erişimi ve gerektiğinde muhasebe yazılımı bağlantısı da sürecin parçasıdır.

Özel entegratör üzerinden gelen belgeler de kullanıcı panelinde görüntülenebilir. İşletme, gelen kutusunu kontrol ederek kabul, ret veya teknik hata durumlarını izler. Böylece belge akışı tek bir ekranda takip edilebilir.

Özel entegratör GİB’in kendisi değildir. GİB mevzuat ve teknik çerçeveyi belirlerken özel entegratör, bu çerçevede çalışan yazılım ve iletişim altyapısını sağlar.

İşletmenin mali sorumluluğu ise ortadan kalkmaz. Belge bilgilerinin doğruluğu, doğru alıcı seçimi, vergi bilgileri, tarih, tutar ve kullanıcı yetkileri işletme tarafından kontrol edilmelidir.

Örneğin bir işletme, satış faturasını panelde hazırlar. Sistem belgeyi kontrol eder, elektronik imza veya mali mühür sürecini uygular, ardından belgeyi alıcıya ve ilgili GİB kanalına iletir.

Kısaca özel entegratör, e-belge düzenleme yükümlülüğünü işletmenin yerine üstlenen taraf değil, bu yükümlülüğün teknik olarak uygulanmasına aracılık eden çözüm ortağıdır. Hukuki ve ticari doğruluk yine mükellefin sorumluluğundadır.

Bu hizmetin kapsamı sözleşmeye göre değişebilir. Bir sağlayıcı yalnızca portal sunarken başka bir sağlayıcı API bağlantısı, toplu aktarım, gelen belge işleme veya farklı e-belge türlerini destekleyebilir.

Bu nedenle demo sırasında yalnızca fatura oluşturma ekranı incelenmemelidir. Gelen kutusuna erişim, reddedilen belgenin görüntülenmesi, kullanıcı yetkisi ve belge dışa aktarma adımları da gerçek bir örnekle denenmelidir.

Özel entegratör ile GİB arasındaki görev farkı nedir?

GİB ile özel entegratörün görevleri farklıdır; GİB kuralları ve merkezi sistemi belirler, özel entegratör ise belgelerin bu kurallara uygun işlenmesini sağlayan teknik hizmeti sunar.

GİB, e-belge türlerinin teknik kılavuzlarını, uygulama esaslarını ve geçerli duyuruları yayımlar. Ayrıca belirli hizmet sağlayıcıların özel entegratör olarak çalışmasına izin verir veya bunları ilgili listelerde gösterir.

Özel entegratör; sunucu, kullanıcı paneli, entegrasyon servisi, veri aktarımı ve durum ekranlarını işletir. Belgenin hazırlanması, gönderilmesi ve yanıtının alınması için gerekli yazılım katmanını sağlar.

GİB portalı doğrudan kullanılabildiğinde işletme belgeyi GİB’in sunduğu ekrandan oluşturur. Özel entegratörde ise aynı işlemler, hizmet sağlayıcının arayüzü veya işletmenin kullandığı ticari yazılım üzerinden yapılabilir.

Bu fark, sorumluluğun tamamen hizmet sağlayıcıya geçtiği anlamına gelmez. Yanlış vergi numarası, hatalı tarih, eksik adres veya yanlış tutar gibi ticari bilgiler kullanıcı tarafından düzeltilmelidir.

Teknik bir iletim hatasında özel entegratör destek ve kayıt sistemi sunabilir. Ancak mevzuat kapsamı, belge düzenleme şartları veya geçiş zorunluluğu değiştiğinde işletme güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinin değerlendirmesini dikkate almalıdır.

Bu nedenle hizmet sözleşmesinde GİB’e iletim, saklama, destek, veri erişimi ve iptal süreçlerinin kim tarafından yürütüldüğü açıkça incelenmelidir. GİB ile özel entegratörü aynı kurum gibi değerlendirmek yanlış beklenti oluşturur.

Pratik bir ayrım yapmak gerekirse GİB, uyulacak çerçeveyi ve merkezi kontrol noktalarını belirler. Özel entegratör ise bu çerçeveyi günlük işlemlerde kullanılabilir ekranlara, servis bağlantılarına ve kayıt mekanizmalarına dönüştürür.

Bir belge gönderilmediğinde önce hata kodu ve teknik durum incelenebilir. Fakat belgenin ticari içeriği yanlışsa, özel entegratör bu bilgiyi işletme adına yorumlayarak değiştiremez; düzeltme yetkisi ve karar işletmeye aittir.

Özel entegratör hangi e-belgelerde kullanılır?

Özel entegratör; e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Bilet gibi e-belgelerde kullanılabilir. Sunulan belge türleri, hizmet sağlayıcının kapsamına göre değişebilir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki faturanın elektronik ortamda düzenlenip iletilmesini ifade eder. Alıcının sistem durumu, fatura senaryosu ve yanıt türü gönderim akışının nasıl ilerleyeceğini etkileyebilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemindeki alıcı kapsamına girmeyen alıcılara düzenlenen elektronik faturalar için kullanılabilir. Belgenin alıcı bilgileri, gönderim yöntemi ve arşiv kaydı belirlenen kurallara uygun olmalıdır.

e-İrsaliye mal hareketine ilişkin bilgileri, e-SMM serbest meslek faaliyetindeki tahsilat belgesini, e-MM üreticiden alım belgesini ve e-Bilet ise bilet satış sürecini elektronik ortama taşır.

e-Defter, e-belge düzenlemekten farklı bir süreçtir. Defter dosyalarının hazırlanması, berat işlemleri, imza ve saklama adımları ayrıca incelenmelidir; bir entegratörün fatura hizmeti, otomatik olarak her e-Defter sürecini kapsamaz.

e-Yoklama da fatura veya irsaliye değildir. İşletmenin yoklama sürecine ilişkin elektronik kayıtları ifade eder; kapsamı anlamak için e-Yoklama nedir? açıklamasına bakılabilir.

Fatura senaryosunu anlamak için temel fatura nedir? içeriği de yararlıdır. Belge türünü seçmeden önce faaliyet alanı, müşteri tipi ve güncel GİB şartları birlikte değerlendirilmelidir.

Belge türlerini karşılaştırırken e-Fatura ürününün kayıtlı alıcı akışını, e-Arşiv Fatura kapsamını ve e-İrsaliye süreçlerini ayrı incelemek gerekir. Aynı panelde bulunmaları, bu belgelerin aynı kurallarla düzenlendiği anlamına gelmez.

Örneğin üreticiye mal gönderen bir işletme, faturadan önce veya fatura ile bağlantılı irsaliye sürecini ayrıca planlayabilir. Serbest meslek erbabı ise satış faturası yerine faaliyetinin niteliğine uygun makbuz türünü değerlendirmelidir.

Hizmet sağlayıcının ürün listesinde bir belge türünün yazması, tüm işlevlerin otomatik olduğu anlamına gelmez. İptal, yanıt, toplu düzenleme, entegrasyon ve saklama özellikleri her belge için ayrı sorulmalıdır.

Özel entegratör nasıl çalışır ve belge akışı nasıl ilerler?

Özel entegratör, işletmenin oluşturduğu e-belgeyi kontrol eder, elektronik biçime dönüştürür, gerekli imza sürecini çalıştırır ve alıcıya veya ilgili sisteme iletir.

Belge akışı genellikle aşağıdaki sırayla ilerler. Ekran adları hizmet sağlayıcıya göre değişse de temel kontroller benzerdir.

1. İşletme, belge türünü ve ilgili senaryoyu seçerek müşteri veya tedarikçi bilgilerini girer.
2. Sistem, zorunlu alanları, vergi bilgilerini, tarihleri ve toplam tutarları temel kontrollerden geçirir.
3. Belge, geçerli elektronik imza veya mali mühür yöntemiyle imzalanır.
4. Özel entegratör, belgeyi uygun elektronik formatta ilgili sisteme iletir.
5. Alıcı veya merkezi sistemden gelen durum bilgisi kullanıcı paneline aktarılır.
6. İşletme, gönderim sonucunu, belge numarasını ve arşiv kaydını kontrol eder.

Bu akışta belge numarası, benzersiz belge kimliği, düzenleme tarihi ve alıcı bilgileri birlikte izlenmelidir. Sadece ekranda gönderildi ifadesini görmek, belgenin tüm kontrolleri tamamladığını göstermeyebilir.

Alıcıdan gelen uygulama yanıtı veya teknik durum bilgisi ayrıca takip edilmelidir. Belge reddedilmişse neden incelenmeli, düzeltme yapılabiliyorsa yeni belgenin hangi işlemle oluşturulacağı mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Özellikle yoğun satış yapan işletmelerde manuel giriş yerine muhasebe veya satış yazılımı entegrasyonu kullanılabilir. Ancak otomasyon, hatalı ürün veya müşteri verisini kendiliğinden düzeltmez; ana veri kalitesi önemini korur.

Otomatik akış kurulmadan önce bir test belgesiyle başlamak daha güvenlidir. Testte müşteri kartı, vergi bilgisi, KDV satırı, toplam tutar ve belge senaryosu kontrol edilmeli; üretim hesabında gerçek gönderim yapılmadığı doğrulanmalıdır.

Gelen belgelerde de benzer bir sıra izlenir. Sistem belgeyi alır, kullanıcı panelinde gösterir ve işletme kabul, ret, muhasebeleştirme veya arşivleme kararını kendi iç prosedürüne göre verir.

Gönderim sonucunu muhasebe kaydıyla eşleştirmek günlük kontrolün önemli parçasıdır. Belge numarası ve toplam tutar kayıtta görünmüyorsa, destek kaydı açmadan önce ilgili belge kimliği, zaman bilgisi ve hata açıklaması hazırlanmalıdır.

Özel entegratör kullanmak zorunlu mudur?

Özel entegratör kullanmak her işletme için tek yöntem değildir; uygunluk, işletmenin e-belge kapsamına ve GİB’in güncel teknik seçeneklerine göre değerlendirilir.

İşletmeler bazı durumlarda GİB’in sunduğu portalı, bazı durumlarda özel entegratörü, bazı durumlarda ise teknik şartları karşılayan doğrudan entegrasyonu kullanabilir. Bu seçeneklerin kapsamı faaliyet ve mükellefiyet durumuna göre değişebilir.

Bir işletmenin e-belge kullanma zorunluluğu bulunması, mutlaka belirli bir özel entegratörü seçmesi gerektiği anlamına gelmez. Yine de belge üretim, imza, gönderim ve saklama şartları eksiksiz karşılanmalıdır.

Yanlış: Özel entegratör seçince bütün hukuki ve ticari sorumluluk hizmet sağlayıcıya geçer. Doğru: Teknik iletim dışarıdan alınsa bile belge bilgilerinin doğruluğu ve mevzuata uygunluğu mükellefe aittir.

GİB geçiş şartları, teknik kılavuzlar veya uygulama kapsamı değişebilir. Bu nedenle yalnızca eski bir blog yazısına göre karar verilmemeli, güncel GİB duyurusu ve mali müşavirin görüşü kontrol edilmelidir.

İşletmenin belge sayısı düşükse portal yeterli olabilir. Çok sayıda belge, çoklu şube, farklı kasa veya mevcut muhasebe yazılımı varsa otomatik entegrasyon daha uygun olabilir.

Karar verirken zorunluluk sorusunun yanında günlük iş akışı da incelenmelidir. Kullanıcı sayısı, onay yetkisi, gelen belge takibi ve geçmiş kayıtlara erişim yöntemi seçim sonucunu doğrudan etkiler.

Zorunluluk değerlendirmesinde yalnızca ciro veya belge sayısı dikkate alınmamalıdır. Faaliyet türü, sektör kuralları, müşteri profili ve işletmenin bağlı olduğu güncel uygulama kapsamı birlikte incelenmelidir.

Bir geçiş tarihi veya teknik yükümlülük söz konusuysa, başvuru ve aktivasyon süresinin ayrıca planlanması gerekir. Güncel tarih ve hadler yıllık olarak değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özel entegratör seçerken hangi teknik özellikler incelenir?

Özel entegratör seçiminde API, muhasebe bağlantısı, durum takibi, test ortamı, hata kayıtları ve kullanıcı yetkilendirmesi birlikte incelenmelidir.

İşletmenin mevcut yazılımı varsa entegrasyon yönteminin belgelenmiş olması gerekir. Web servis, API veya dosya aktarımı seçenekleri; hangi belge türlerini desteklediğiyle birlikte yazılı olarak kontrol edilmelidir.

API anahtarı nedir? sorusu da bu aşamada önem kazanır. API anahtarı, bir uygulamanın başka bir hizmete erişimini tanımlayan kimlik bilgisidir ve kullanıcı hesabı gibi korunmalıdır.

Teknik dokümanda gönderim yanıtları, hata kodları, tekrar deneme davranışı ve belge durumlarının nasıl sorgulanacağı açıklanmalıdır. Belirsiz veya yalnızca sözlü anlatılan entegrasyon süreçleri operasyon sırasında sorun yaratabilir.

Test ortamı, üretim ortamına geçmeden önce örnek belge göndermeye yarar. Testte kullanılan bilgiler ile gerçek müşteri belgelerinin ayrılması, yanlış alıcıya gönderim riskini azaltır.

Çoklu şube kullanan işletmeler için seri, numara, kullanıcı ve yetki ayrımı incelenmelidir. Her kullanıcının belge oluşturma, onaylama, gönderme veya yalnızca görüntüleme yetkisi aynı olmamalıdır.

Teknik seçimde yalnızca özellik listesine bakmak yeterli değildir. Demo sırasında gerçek iş akışı denenmeli, hata oluştuğunda kullanıcıya hangi ekranın ve hangi kayıt numarasının gösterildiği kontrol edilmelidir.

Entegrasyon kurulacaksa ürün ve müşteri kartlarının hangi alanlarla eşleştiği önceden yazılı hale getirilmelidir. Bir sistemde müşteri kodu, diğerinde vergi numarası kullanılıyorsa eşleşme kuralı belirlenmeden otomasyon başlatılmamalıdır.

Toplu gönderim özelliği de kapasiteyle birlikte değerlendirilmelidir. İşletme, aynı anda kaç belge aktarılabildiğini, başarısız kayıtların nasıl ayrıldığını ve tekrar gönderimde mükerrer belge riskinin nasıl önlendiğini sormalıdır.

Özel entegratör seçiminde güvenlik ve saklama nasıl değerlendirilir?

Özel entegratör seçiminde güvenlik; erişim yetkisi, elektronik imza, veri saklama, yedekleme, kayıt izleri ve hesap kapatma prosedürü üzerinden değerlendirilir.

Her kullanıcıya aynı yetkiyi vermek yerine görev bazlı roller kullanılmalıdır. Mali müşavir, kasa personeli, yönetici ve sadece görüntüleme yapan kullanıcıların erişimleri ayrı tanımlanabilir.

Elektronik imza veya mali mühür bilgileri ortak kullanıcı hesabında tutulmamalıdır. Kimlik doğrulama, parola politikası ve mümkünse ek güvenlik adımları hizmet sağlayıcının teknik açıklamalarıyla birlikte incelenmelidir.

• Hangi verilerin hangi süreyle saklandığı ve kullanıcı tarafından nasıl dışa aktarılabildiği kontrol edilmelidir.
• Silme, arşivleme ve hesap kapatma işlemlerinde yetkili kullanıcıların kim olduğu öğrenilmelidir.
• Belge üzerinde yapılan giriş, gönderim, değiştirme ve görüntüleme kayıtlarının tutulup tutulmadığı sorulmalıdır.
• Destek ekibinin kullanıcı hesabına erişmesi gerekiyorsa bu erişimin kayıt altına alınıp alınmadığı doğrulanmalıdır.

Arşiv hizmeti, işletmenin kendi yedekleme sorumluluğunu tamamen ortadan kaldırmayabilir. Kritik belgelerin düzenli dışa aktarımı, muhasebe kayıtlarıyla eşleştirilmesi ve erişim testlerinin yapılması ayrıca planlanmalıdır.

Uzman notu: Saklama süresi yazılı olsa bile, işletme belgelerini dönemsel olarak indirip okunabilirliğini ve bütünlüğünü kontrol etmelidir.

Güvenlik değerlendirmesinde hizmet sözleşmesi, veri merkezi bilgisi, yedekleme yöntemi ve olay bildirimi prosedürü birlikte okunmalıdır. Emin olunmayan noktalar için güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Elektronik imza sürecinde e-İmza seçeneklerini incelerken cihazın kimde bulunduğu, PIN yönetimi ve imza yetkisinin hangi kullanıcıya tanımlandığı sorulmalıdır. Ortak bilgisayarlarda açık bırakılan oturumlar ayrıca risk oluşturur.

Saklama konusunda yalnızca dosyanın indirilebilmesi yeterli değildir. Dosyanın hangi formatta tutulduğu, belgeyle bağlantılı yanıtların saklanıp saklanmadığı ve gerektiğinde okunabilir biçimde sunulup sunulmadığı da kontrol edilmelidir.

Özel entegratör ile GİB portalı arasındaki farklar nelerdir?

Özel entegratör ile GİB portalı arasındaki temel fark, iş akışının kimin yazılımı üzerinden yürütüldüğüdür; portal doğrudan ekran sunarken entegratör otomasyon ve bağlantı seçenekleri sağlayabilir.

Aşağıdaki karşılaştırma genel çerçeveyi gösterir. Gerçek özellikler, işletmenin kapsamı ve hizmet sağlayıcının sözleşmesine göre ayrıca doğrulanmalıdır.

Portal ile özel entegratör arasında seçim yaparken günlük belge sayısı ilk ölçütlerden biridir. Az sayıda belge düzenleyen ve manuel giriş yapabilen işletme portalı yeterli bulabilir; yoğun işlem yapan işletmede otomasyon ihtiyacı öne çıkar.

Mevcut muhasebe veya satış yazılımından belge üretilecekse portal yerine entegrasyon seçeneği daha yakından incelenmelidir. Ancak bağlantı kurulması, yazılımdaki müşteri ve ürün bilgilerinin güncel olduğu varsayımını gerektirir.

Portalın veya entegratör panelinin kullanılabilir olması, mevzuat sorumluluğunu değiştirmez. Her iki yöntemde de gönderim sonrası durum kontrol edilmeli, gelen belgeler düzenli izlenmeli ve arşiv kayıtlarına erişim test edilmelidir.

Karşılaştırma yaparken yalnızca ilk kullanım kolaylığına bakmak yanıltıcı olabilir. Kullanıcı sayısı arttığında yetki yönetimi, toplu işlem, destek kaydı ve geçmiş belge araması günlük maliyeti belirleyen unsurlara dönüşür.

GİB portalı ile özel entegratör arasında kesin bir üstünlük sıralaması yapılmamalıdır. Doğru seçenek; belge hacmi, entegrasyon ihtiyacı, kullanıcı yapısı, saklama planı ve işletmenin teknik kapasitesine göre değişir.

Özel entegratör ücretlendirmesi ve kontör hesabı nasıl incelenir?

Özel entegratör ücretlendirmesi; kontör veya işlem bedeli, paket kapsamı, kurulum, entegrasyon, destek ve ek belge türleri birlikte incelenerek değerlendirilmelidir.

Bir teklifin yalnızca toplam fiyatına bakmak yeterli değildir. Paket içinde kaç belge bulunduğu, kontörlerin hangi işlemlerde kullanıldığı, kullanım süresi, ek kullanıcı bedeli ve entegrasyon ücretinin ayrı olup olmadığı yazılı sorulmalıdır.

Kontörlü modellerde gönderilen ve alınan belgelerin nasıl sayıldığı özellikle kontrol edilmelidir. Bazı hizmetlerde işlem türleri farklı hesaplanabilir; bu nedenle gelen kutusu, giden kutusu, iptal, tekrar gönderim ve test işlemlerinin kontör etkisi sözleşmeden okunmalıdır.

Örneğin varsayımsal olarak ay içinde 80 giden ve 20 gelen belge işleyen bir işletmede, her gelen ve giden belgenin bir kontör sayıldığı modelde toplam kullanım 100 kontör olur. Gerçek hesap, seçilen hizmetin kurallarına göre yapılmalıdır.

Yanlış: Paket seçerken yalnızca ayda kesilen faturaların sayısını dikkate almak yeterlidir. Doğru: Giden belgelerin yanında gelen belgeler, belge türleri ve varsa ek işlem kuralları da toplam tüketime dahil edilmelidir.

Kontörün süresi dolduğunda kalan miktarın devredilip devredilmediği, paket yükseltme veya düşürme koşulları ve kullanılmayan kontörlerin iade edilip edilmediği ayrıca sorulmalıdır. Bu maddeler sağlayıcıya göre değişebilir.

İşletme, geçmiş üç veya altı aylık belge sayısını belge türlerine ayırarak yaklaşık ihtiyaç çıkarabilir. Mevsimsel satış yapan işletmelerde yalnızca sakin ayın verisiyle paket seçmek, yoğun dönemde ek alım ihtiyacı doğurabilir.

Paketleri karşılaştırırken kontör miktarını tek başına ölçüt kabul etmeyin. Belge saklama, destek kanalı, entegrasyon kapsamı ve gelen belgelerin işlenme biçimi toplam maliyet hesabına dahil edilmelidir.

Özel entegratör değiştirirken hangi adımlar izlenir?

Özel entegratör değişikliği; arşiv verilerinin alınması, yeni sistemin test edilmesi, kullanıcı ve yazılım bağlantılarının kurulması, geçiş tarihinin belirlenmesi ve gönderimlerin izlenmesiyle yapılır.

İlk adım, mevcut hizmet sözleşmesini incelemektir. Saklanan belgelerin hangi formatta dışa aktarılabildiği, geçmiş kayıtlara erişim süresi, açık destek talepleri ve hesap kapatma prosedürü yazılı olarak netleştirilmelidir.

İkinci adımda işletme, kullandığı belge türlerini ve entegrasyon noktalarını listeler. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM veya e-MM akışlarının her biri için kullanıcı, seri, yazılım ve yetki bilgileri ayrı kaydedilmelidir.

1. Mevcut sağlayıcıdan belge arşivi, yanıt kayıtları ve raporların nasıl alınacağı öğrenilmelidir.
2. Yeni özel entegratörün kapsamı, test ortamı, API dokümanı ve destek kanalı yazılı olarak doğrulanmalıdır.
3. Gerçek müşteri bilgileri kullanılmadan örnek belgeyle giriş, imza, gönderim ve durum takibi denenmelidir.
4. Geçiş tarihi belirlenmeli ve aynı belgenin iki sistemden gönderilmesini önleyen iç prosedür hazırlanmalıdır.
5. Geçiş sonrasında ilk belgeler, numara sürekliliği, alıcı bilgisi ve yanıt durumuyla birlikte kontrol edilmelidir.

Geçmiş belgelerin yeni panele otomatik taşınacağı varsayılmamalıdır. Belgeler yeni sistemde görünmüyorsa, eski sağlayıcıdan alınan arşiv dosyalarının nerede ve hangi yetkililer tarafından korunacağı işletme içinde belirlenmelidir.

Yazılım entegrasyonu kullanan işletmelerde bağlantı bilgileri ve test anahtarları da yenilenebilir. Üretim anahtarının yanlış ortamda kullanılması, test belgesinin gerçek alıcıya gitmesi veya mükerrer gönderim riski doğurabilir.

Değişiklik sırasında güncel GİB teknik koşulları ve mali müşavirinizin yönlendirmesi kontrol edilmelidir. Geçişin teknik olarak tamamlanması, işletmenin eski dönem belgelerine erişim ve saklama sorumluluğunu sona erdirmez.

Küçük işletmeler özel entegratör seçimini nasıl yapmalı?

Küçük işletmeler özel entegratör seçimini belge hacmi, kullanıcı sayısı, mevcut yazılım, gelen belge takibi ve destek ihtiyacına göre yapmalıdır.

Örneğin bir eczane sahibi ay içinde varsayımsal olarak 80 satış belgesi gönderiyor ve 20 alış belgesi alıyor olabilir. Her belge bir kontör sayılıyorsa aylık plan 100 kontörlük kullanıma göre değerlendirilir; bu yalnızca örnek hesaplamadır.

Bu eczanede tek kullanıcı manuel panelden çalışıyorsa basit bir portal yeterli olabilir. Ancak kasa veya stok programından otomatik belge üretilecekse API ya da hazır yazılım bağlantısı, manuel giriş sayısını azaltan değil, veriyi doğru aktaran bir kontrol sistemi olarak değerlendirilmelidir.

Küçük işletme seçim sırasında şu soruları yazılı yanıtlamalıdır: Gelen belgeler nerede görülür, mali müşavir hangi yetkiyle erişir, hata kaydı nasıl açılır ve belge arşivi hangi yöntemle indirilir?

Düşük belge hacmi olan bir kafe için çok gelişmiş entegrasyon gereksiz olabilir. Buna karşılık bir markette çoklu kasa, farklı kullanıcılar ve yoğun gelen fatura trafiği varsa şube ve rol bazlı yetkilendirme daha önemli hale gelir.

Yanlış: Küçük işletme olduğum için sözleşme ve güvenlik maddelerini incelememe gerek yoktur. Doğru: İşlem hacmi düşük olsa bile mali mühür, kullanıcı yetkisi, saklama ve destek süreçleri başlangıçta yazılı olarak kontrol edilmelidir.

Demo sırasında gerçek günlük iş akışı taklit edilmelidir. Bir müşteri kartı açma, e-Arşiv belge düzenleme, gelen faturayı bulma, belgeyi indirme ve kullanıcı yetkisini değiştirme adımları birlikte denenebilir.

İşletme büyüdüğünde paket, kullanıcı ve entegrasyon ihtiyacı değişebilir. Bu nedenle küçük başlangıç planının yükseltme koşulları ve geçmiş belgelerin erişilebilirliği, ilk seçim kadar önemlidir.

Özet: 5 maddede özel entegratör seçimi

Özel entegratör seçimi, GİB uyumu ile işletmenin gerçek belge ve kullanıcı akışının birlikte değerlendirilmesiyle doğru yapılır.

Aşağıdaki beş madde, karar vermeden önce teknik ve ticari kontrolü aynı çerçevede toplar.

• Özel entegratörün sunduğu e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve diğer e-belge kapsamı işletmenin faaliyetleriyle eşleştirilmelidir.
• GİB portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon seçenekleri belge hacmi, otomasyon ihtiyacı ve kullanıcı sayısıyla karşılaştırılmalıdır.
• API, muhasebe bağlantısı, test ortamı, hata kodları, tekrar gönderim ve durum takibi gerçek bir örnekle sınanmalıdır.
• Mali mühür, rol bazlı yetki, erişim kayıtları, yedekleme, arşiv dışa aktarma ve hesap kapatma prosedürü yazılı olarak incelenmelidir.
• Kontör veya işlem hesabında gelen ve giden belgelerin nasıl sayıldığı, kullanım süresi ve ek ücretler sözleşmeden doğrulanmalıdır.

Mevzuat hadleri, geçiş tarihleri ve teknik uygulamalar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Emin olunmayan bir özelliği, yalnızca satış görüşmesindeki sözlü açıklamaya dayanarak varsaymayın.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için tek havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Ücretsiz e-Fatura portalı, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama özellikleri bulunur; GİB onaylı özel entegratör Sovos altyapısı ve Sovos Platinum Partner yapısıyla kontörler aynı gün tanımlanır, kullanım süresi 12-18 aydır.