GİB Portal Nedir? Kullanım Alanları ve Dikkat Edilecekler

GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan ve yetkili kullanıcıların e-belge işlemlerini internet üzerinden yaptığı web uygulamasıdır. Portal üzerinden belge oluşturma, gönderme, gelen belgeleri görüntüleme ve işlem durumunu takip etme süreçleri yürütülür.

Bu içerik; e-Fatura kullanmaya başlayan işletmelere, mali müşavirlere ve portal seçimi yapan küçük şirketlere yarar. GİB Portalın kapsamını, e-Arşiv ayrımını, giriş adımlarını, iptal süreçlerini ve belge saklama kontrollerini somut biçimde açıklar.

GİB Portal Nedir? Tanımı, Nerede Kullanılır, Nelere Dikkat Edilir

GİB Portal, e-belge düzenlemek ve yönetmek için GİB tarafından sunulan çevrim içi işlem ekranı demektir. Kullanıcı, yetkisi ve aktif başvurusu kapsamında portala girerek belge işlemlerini manuel yürütür.

Günlük kullanımda GİB Portal ifadesi çoğunlukla GİB e-Fatura Portalını anlatır. Ancak e-Arşiv gibi belge türleri için farklı GİB uygulamaları veya menüler bulunabilir. Bu nedenle tek bir portalın bütün e-belgeleri otomatik yönettiği düşünülmemelidir.

Portal bir muhasebe, stok veya cari hesap programı değildir. Ürün stoklarını otomatik azaltmaz, banka hareketlerini uzlaştırmaz ve işletmenin bütün muhasebe kayıtlarını kendiliğinden oluşturmaz. Bu işlemler için ayrı yazılım veya mali müşavir desteği gerekir.

GİB Portalda hazırlanan belgenin geçerli olabilmesi, doğru alıcı bilgilerine ve teknik kurallara bağlıdır. Kullanıcı yalnızca belgeyi ekrana yazmakla yetinmemeli, gönderim sonucunu ve sistemdeki belge durumunu da kontrol etmelidir.

Portal kullanımı özellikle düşük veya orta belge hacmine sahip işletmelerde manuel işlem ihtiyacını karşılayabilir. Belge sayısı yükseldiğinde ise veri aktarımı, tekrar eden girişler ve kullanıcı hataları nedeniyle farklı bir çalışma yöntemi değerlendirilmelidir.

Örneğin tek şubeli bir kırtasiye, haftada birkaç kurumsal satış faturası düzenliyorsa sabit bir sıra kullanabilir: VKN kontrolü, kalem karşılaştırması ve gönderim kaydı. Gün içinde çok sayıda tekrar eden satış varsa aynı manuel yöntem yeterli olmayabilir.

• GİB Portal, kayıtlı veya yetkilendirilmiş kullanıcıların e-belge işlemlerini yürüttüğü web tabanlı kanaldır.
• Portalda görünen menüler, işletmenin başvuru ve aktivasyon durumuna göre değişebilir.
• Belge gönderildi bilgisi, belgenin her zaman karşı tarafça kabul edildiği anlamına gelmez.
• Portal kullanımı, işletmenin muhasebe ve yasal saklama sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.
• Bir e-belgenin doğru kanaldan düzenlenmesi, alıcının statüsü ve belge türüyle birlikte değerlendirilmelidir.

Yanlış: Portalda kayıtlı şirket görünüyorsa her kullanıcı belge gönderebilir. Doğru: Kullanıcı rolünü, imza yetkisini ve işletmenin ilgili belge türündeki aktivasyonunu işlemden önce doğrulamaktır.

GİB Portal hangi e-belgeler için kullanılır?

GİB Portal, başta e-Fatura işlemleri olmak üzere aktif edilen e-belge hizmetlerinin yönetilmesinde kullanılır. Hangi belge ekranının açılacağı, işletmenin başvuru türüne ve GİB uygulamasındaki yetkilendirmesine bağlıdır.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura sürecini ifade eder. GİB e-Fatura Portalı üzerinden uygun kullanıcıya fatura hazırlanabilir, gönderilebilir, gelen faturalar incelenebilir ve işlem durumları takip edilebilir.

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara veya mevzuatın izin verdiği diğer durumlara yönelik elektronik faturalama yöntemidir. e-Arşiv işlemleri, e-Fatura ekranından farklı bir GİB uygulaması veya yetkili kanal üzerinden yürütülebilir.

e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve benzeri belgeler için kullanılan ekranlar her işletmede aynı olmayabilir. İşletme, yalnızca portalda gördüğü menüye bakarak ilgili belge türünde aktif olduğunu varsaymamalıdır.

Belge türü seçimi, satışın niteliğiyle birlikte alıcının e-belge statüsüne göre yapılır. Bir alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığı bilinmiyorsa, VKN veya TCKN bilgisi ve güncel GİB kayıtları kontrol edilmelidir.

Belge kanalını seçmek için önce VKN veya TCKN’yi doğrulayın, sonra e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin ve işlemin mal teslimi ya da hizmet sunumu olduğunu belirleyin. Sonuç belirsizse mali müşavirinizden görüş alın.

• e-Fatura, kayıtlı e-Fatura kullanıcıları arasındaki elektronik faturalama sürecinde kullanılır.
• e-Arşiv fatura, alıcının statüsüne göre e-Fatura dışındaki faturalama senaryolarında kullanılabilir.
• e-İrsaliye, mal hareketini gösteren ve fatura yerine geçmeyen ayrı bir elektronik belgedir.
• e-SMM ve e-MM için gerekli başvuru, yetki ve uygulama koşulları ayrıca incelenmelidir.
• Portalda bir menünün görünmesi, düzenlenen her belgenin otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez.

GİB Portal ile özel entegratör arasındaki fark nedir?

GİB Portal ile özel entegratör arasındaki temel fark, işlemlerin nerede ve ne kadar otomasyonla yürütüldüğüdür. GİB Portal manuel web ekranı sunarken, özel entegratör ERP veya muhasebe yazılımıyla veri aktarımı sağlayabilir.

GİB Portalda kullanıcı belge bilgilerini ekrana girer, kontrolleri yapar ve gönderim işlemini başlatır. Bu yöntem, az sayıda belge düzenleyen işletmelerde kurulumu ve günlük takibi daha anlaşılır hale getirebilir.

Özel entegratör kullanıldığında fatura bilgileri bir ticari yazılımdan aktarılabilir. Ancak entegrasyonun doğru çalışması için kullanıcı yetkileri, cari kart bilgileri, vergi tanımları ve bağlantı ayarları düzenli kontrol edilmelidir.

Doğrudan entegrasyon ise işletmenin kendi yazılımının GİB teknik gerekliliklerine uygun bağlantı kurmasıdır. Bu yöntemde yazılım geliştirme, sertifika, güvenlik, hata yönetimi ve kesintilere karşı operasyon planı işletmeye aittir.

Üç yöntemde de fatura bilgilerinin doğruluğu ve yasal uygunluğu işletmenin sorumluluğundadır. Kanal değiştiğinde VKN hatası, yanlış vergi oranı veya yanlış senaryo seçimi gibi ticari sorumluluklar ortadan kalkmaz.

Karar verirken ilk kurulumdan çok aylık operasyonu ölçün. On faturayı manuel girmek kolay olabilir; aynı müşteri ve ürün bilgilerini her gün yeniden yazmak ise hata riskini artırır. Düşük hacimli tek seferlik işlemlerde entegrasyon gereksiz kalabilir.

API anahtarı, bir yazılımın başka bir hizmetle kimlik doğrulayarak iletişim kurmasını sağlayan teknik bilgidir. GİB Portalın normal web kullanımı ile API bağlantısı aynı şey değildir; entegrasyon planlayanlar API anahtarı güvenlik kurallarını ayrıca incelemelidir.

GİB Portal’a nasıl giriş yapılır?

GİB Portal’a giriş, GİB’in güncel resmi ekranından uygun kimlik doğrulama yöntemi seçilerek yapılır. Kullanıcı adı, şifre, elektronik imza veya diğer doğrulama seçenekleri hesap türüne göre değişebilir.

İlk adımda adres çubuğuna rastgele bir arama sonucunu değil, GİB’in güncel resmi internet adresini yazmak gerekir. Sahte giriş sayfaları kullanıcı adı, şifre ve sertifika bilgilerini ele geçirmek için benzer görseller kullanabilir.

Giriş sonrasında işletme seçimi veya kullanıcı rolü ekranı açılabilir. Bir mali müşavir birden fazla mükellefi yönetiyorsa, belge düzenlemeden önce doğru şirket ve doğru kullanıcı yetkisinin seçildiğini kontrol etmelidir.

Elektronik imza kullanılan işlemlerde sertifikanın bilgisayarda tanınması ve gerekli yazılımın güncel olması gerekir. Sertifika görünmüyorsa aynı belgeyi tekrar tekrar göndermek yerine bağlantı, sürücü ve yetki kontrol edilmelidir.

Ortak bilgisayarlarda oturum açık bırakılmamalıdır. Kullanıcı, işlem bitince güvenli çıkış yapmalı ve şifresini başka çalışanlarla paylaşmamalıdır. Yetki değişiklikleri şirket yöneticisi veya ilgili mali müşavir tarafından kayıt altına alınmalıdır.

Giriş sorunu yalnızca şifre hatası değildir; yanlış mükellef, süresi dolmuş sertifika veya engellenen tarayıcı bileşeni de aynı sonucu doğurabilir. Kullanıcı hata mesajını kaydedip bağlantı ve yetkiyi sırayla kontrol etmelidir.

1. GİB’in güncel resmi giriş ekranına gidin ve işlem yapmak istediğiniz uygulamayı seçin.
2. Hesabınız için sunulan kimlik doğrulama yöntemlerinden uygun olanını kullanın.
3. Birden fazla şirket görünüyorsa doğru mükellef kaydını ve kullanıcı rolünü seçin.
4. Elektronik imza gerekiyorsa sertifika ve bağlantı yazılımının çalıştığını kontrol edin.
5. Girişten sonra gelen kutusu, giden kutusu ve yetki bilgilerini inceleyin.
6. İşlem tamamlandığında oturumu kapatın ve ortak cihazlarda bilgilerin kaydedilmesine izin vermeyin.

GİB Portal’da e-Fatura nasıl oluşturulur ve gönderilir?

GİB Portal’da e-Fatura oluşturmak için önce alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilir, ardından fatura bilgileri ilgili alanlara girilir ve gönderim sonucu takip edilir.

Faturada alıcının VKN veya TCKN bilgisi, unvanı, adresi, fatura tarihi, kalem açıklamaları, miktar, birim fiyat, vergi bilgileri ve toplam tutar doğru yazılmalıdır. Eksik veya uyumsuz bilgi belge akışını etkileyebilir.

Fatura senaryosu ve fatura türü, işlemin niteliğine göre seçilir. Temel veya ticari senaryo gibi seçeneklerin sonuçları farklı olabileceğinden, karar vermeden önce fatura tipi açıklamasını ve güncel GİB kurallarını incelemek gerekir.

Belgenin teknik yapısı da önemlidir. UBL-TR, elektronik faturanın standart veri yapısını tanımlayan Türkiye’ye özgü uygulama profilidir. Alanların nasıl oluşturulduğunu anlamak isteyenler UBL-TR açıklamasına başvurabilir.

Gönderim sonrasında yalnızca ekranda belgenin açılması yeterli değildir. Belge numarası, gönderim zamanı, sistem yanıtı ve alıcıya ulaşma durumu kontrol edilmelidir. Hatalı bir belgeyi yeni bir fatura düzenleyerek gizlemek yerine doğru düzeltme yöntemi kullanılmalıdır.

Örneğin bir kafe, kurumsal etkinlik faturasında müşterinin VKN’sini sözleşmeyle karşılaştırmalıdır. Ön izlemede toplam farklıysa gönderim durdurulmalı, kalem ve vergi hesapları yeniden incelenmelidir. Fatura çıktıktan sonra düzeltme yöntemi belirlenmeden yeni belge oluşturulmamalıdır.

1. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini ve e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin.
2. Fatura tarihini, numarasını, para birimini ve ödeme bilgilerini doğru girin.
3. Mal veya hizmet kalemlerinde miktar, fiyat, indirim ve vergi alanlarını karşılaştırın.
4. İşlemin gerektirdiği fatura senaryosunu ve belge türünü seçin.
5. Gönderimden önce ön izleme veya doğrulama ekranındaki toplamları inceleyin.
6. Gönderimden sonra belge durumunu ve sistem yanıtını kayıt altına alın.

GİB Portal’da gelen e-Fatura ve yanıt süreci nasıl işler?

GİB Portal’da gelen e-Fatura süreci, belgenin gelen kutusuna ulaşması, bilgilerinin incelenmesi ve uygulanabilir yanıt veya muhasebe işleminin yürütülmesiyle işler.

Gelen kutusuna düşen belge, işletmenin muhasebe kayıtlarına otomatik olarak doğru işlendiği anlamına gelmez. Alıcı; satıcı bilgilerini, mal veya hizmeti, miktarları, vergi tutarlarını ve ticari anlaşmayı karşılaştırmalıdır.

e-Fatura senaryosu, alıcının verebileceği yanıtı etkileyebilir. Ticari senaryoda kabul veya ret gibi yanıt seçenekleri bulunabilirken, temel senaryoda aynı yanıt yöntemi geçerli olmayabilir. Güncel işlem süresi ve yöntem GİB duyurularından kontrol edilmelidir.

E-posta bildirimi, belgenin resmi sistem durumunu tek başına kanıtlamaz. Kullanıcı, portala girerek gelen belgeyi ve ilgili sistem yanıtını kontrol etmelidir. Bildirim gelmemesi de portalda belge olmadığı anlamına gelmez.

Gelen belgeler için şirket içinde görev paylaşımı yapılmalıdır. Belgeyi kimin inceleyeceği, kimin onaylayacağı ve mali müşavire hangi formatta iletileceği önceden belirlenmezse sonradan tarih ve kayıt sorunları oluşabilir.

Bir markette gelen fatura, teslim alınan koli sayısıyla eşleşmiyorsa muhasebeye aktarılmadan önce satın alma sorumlusuna gönderilmelidir. Belgeyi yalnızca tutarı doğru göründüğü için onaylamak, eksik teslim veya yanlış ürün kaydını sonradan fark ettirebilir. Bu kontrol, düşük hacimli işletmelerde de uygulanabilir.

• Gelen kutusunu belirli aralıklarla kontrol edin ve yalnızca e-posta bildirimine güvenmeyin.
• Satıcı unvanını, VKN bilgisini ve fatura numarasını sipariş kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Kalem, miktar, vergi ve toplam tutar bilgilerini teslim veya sözleşme belgeleriyle eşleştirin.
• Senaryoya göre kabul, ret, iptal veya itiraz yönteminin uygulanabilirliğini kontrol edin.
• İşlem sonucunu mali müşavirinizle paylaşın ve gerekli kayıtları şirket arşivinde saklayın.

GİB Portal’da e-Arşiv fatura ne zaman düzenlenir?

e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura sistemindeki durumuna veya işlemin ilgili mevzuattaki niteliğine göre e-Fatura dışında elektronik fatura düzenlenmesini sağlayan yöntemdir.

e-Arşiv ile e-Fatura aynı belge türü değildir. e-Fatura, kayıtlı kullanıcıların sistemleri arasındaki akışa dayanırken e-Arşiv fatura, farklı alıcı gruplarına yönelik düzenlenebilir. Bu nedenle alıcı bilgisi ve belge kanalı birlikte değerlendirilmelidir.

GİB e-Arşiv işlemleri için kullanılan ekran, e-Fatura Portalından farklı olabilir. İşletme, kendi başvuru durumuna göre hangi GİB uygulamasını kullanacağını belirlemeli ve ekrandaki güncel açıklamaları takip etmelidir.

e-Arşiv faturanın alıcıya iletilme yöntemi, elektronik kaydın güvenliği ve belge çıktısının içeriği ayrıca kontrol edilmelidir. PDF görünümü, belgenin teknik kayıt ve saklama gerekliliklerinin tamamını tek başına açıklamayabilir.

Alıcının e-Fatura kayıt durumu değişebileceği için daha önce kullanılan yöntem her işlemde otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir. Özellikle yeni müşteri, şube veya kurumsal alıcı işlemlerinde VKN kontrolü yenilenmelidir.

Yeni şubeye düzenlenen e-Arşiv faturada merkez ve şube bilgilerinin karıştırılması, alıcı statüsü doğru olsa bile belgeyi hatalı kılabilir. Bu nedenle unvan, adres ve iletişim bilgileri ayrıca doğrulanmalıdır.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu işlem öncesinde kontrol edin.
• e-Fatura ve e-Arşiv ekranlarının aynı uygulama olduğunu varsaymayın.
• Faturanın alıcıya hangi yöntemle iletileceğini ve hangi çıktının saklanacağını belirleyin.
• Belge üzerindeki tarih, numara, tutar ve vergi bilgilerini gönderimden önce doğrulayın.
• İptal veya düzeltme gerektiğinde ilgili e-Arşiv uygulamasının güncel prosedürünü kullanın.

GİB Portal’da iptal, itiraz ve hata düzeltme nasıl yapılır?

GİB Portal’da iptal, itiraz ve hata düzeltme işlemleri belgenin türüne, senaryosuna, durumuna ve güncel mevzuattaki yönteme göre yürütülür; gönderilmiş belge genellikle basitçe silinmez.

İptal, düzenlenen belgenin geçersiz hale getirilmesi için kullanılan süreçtir. İtiraz ise alıcının belgeye veya işleme karşı bildirimde bulunmasıdır. Bu iki işlem aynı anlama gelmez ve her belge için aynı ekrandan yapılmayabilir.

e-Fatura senaryosu, tarafların hangi yanıtı verebileceğini etkiler. Ticari senaryoda yanıt süreci bulunabilir; temel senaryoda ise hatanın düzeltilmesi için farklı bir iptal, itiraz veya yeni belge yöntemi gerekebilir.

e-Arşiv faturada düzeltme, kullanılan portalın güncel menülerine ve işlemin niteliğine göre gerçekleştirilir. Belge numarasını değiştirerek yeni fatura oluşturmak, önceki belgenin durumunu kendiliğinden düzeltmez.

İptal ve itiraz süreçlerini karşılaştırmak için e-Belge İptal/İtiraz Portalı rehberini inceleyin. Süre, bildirim ve belge türüne ilişkin güncel şartlar için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Gönderilmiş faturayı portaldan silmek, karşı tarafın sistemindeki belgeyi de ortadan kaldırır. Doğru: Belge durumunu inceleyip uygun iptal, itiraz veya düzeltme prosedürünü uygulamaktır.

1. Belgenin e-Fatura mı, e-Arşiv mi olduğunu ve mevcut durumunu belirleyin.
2. Belgenin senaryosunu, alıcı bilgisini ve düzenleme tarihini kontrol edin.
3. Portalda sunulan iptal, itiraz veya yanıt seçeneklerinden uygulanabilir olanı seçin.
4. İşlem sonucunu belge numarasıyla birlikte kaydedin ve mali müşavire iletin.

GİB Portal kullanırken hangi teknik ve hukuki kontrollere dikkat edilir?

GİB Portal kullanırken en önemli kontroller, alıcı kimliği, belge tarihi, vergi hesapları, senaryo, gönderim durumu, kullanıcı yetkisi ve kayıt saklama düzenidir.

Teknik kontrol, portala giriş yapılabilmesiyle bitmez. Tarayıcı oturumu, elektronik imza, sertifika, internet bağlantısı ve ekran doğrulaması birlikte değerlendirilmelidir. Aynı belgenin bağlantı sorunu nedeniyle iki kez gönderilmediği de kontrol edilmelidir.

Hukuki kontrol ise belgenin hangi türde düzenleneceğini ve hangi sürecin uygulanacağını belirler. Vergi oranları, istisna kodları, belge senaryoları ve bildirim usulleri işlem türüne göre değişebilir.

GİB duyuruları ve ikincil düzenlemeler zaman içinde güncellenebilir. Özellikle ceza, özel usulsüzlük ve bildirim tutarları yıllık olarak değişebileceğinden, eski bir blog yazısındaki rakamla işlem yapılmamalıdır.

Şirket içinde hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan kişilerin görevleri ayrılmalıdır. Küçük işletmelerde aynı kişi birden fazla görevi üstlense bile, işlem sonrası ikinci bir gözle belge kontrolü yapılması hataları azaltır.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisinin doğru olduğunu kontrol edin.
• Alıcı unvanını, adresini ve e-Fatura kayıt durumunu doğrulayın.
• Fatura tarihi, numarası, kalemleri, miktarları ve toplam tutarı karşılaştırın.
• Vergi oranı, istisna kodu ve hesaplanan tutarların işlemle uyumunu inceleyin.
• Belge senaryosunun ve e-belge türünün satışa uygun olduğunu kontrol edin.
• Gönderim sonrasında sistem durumunu, belge numarasını ve yanıtı kaydedin.
• Kullanıcı yetkilerini, şifre güvenliğini ve elektronik imza erişimini düzenli inceleyin.
• XML, PDF veya sistem çıktılarının şirket arşivinde yedeklendiğini doğrulayın.

Uzman notu: Portalda belgenin ön izlemesini görmek, gönderimin tamamlandığını göstermez; mutlaka belge durumunu ve sistem yanıtını ayrıca kontrol edin.

Yanlış: Portal belgeyi kabul ettiyse tüm ticari ve muhasebe kontrolleri tamamlanmıştır. Doğru: Sistem kabulünü teknik sonuç olarak görüp belgeyi sipariş, teslim ve muhasebe kayıtlarıyla ayrıca karşılaştırmaktır.

GİB Portal küçük işletmeler için ne zaman uygundur?

GİB Portal, düşük veya düzenli belge hacmine sahip küçük işletmeler için manuel işlem yükü yönetilebilir olduğunda uygun olabilir.

Örneğin küçük bir eczane sahibi, kayıtlı bir ecza deposuna ayda sınırlı sayıda fatura düzenliyorsa portala girerek alıcı bilgilerini ve ürün kalemlerini manuel kontrol edebilir. Gönderim sonrası belge numarasını mali müşavirine iletebilir.

Aynı eczane, gün içinde çok sayıda satış belgesi düzenliyor ve bilgileri farklı programlarda tutuyorsa manuel portal kullanımı zamanla hata üretebilir. Bu durumda muhasebe veya satış yazılımıyla veri aktarımı değerlendirilmelidir.

Bir kafe veya markette işlem hacmi yüksekse, her belgenin tek tek yazılması yerine satış sisteminin e-belge süreçleriyle nasıl bağlanacağı incelenmelidir. Ancak bağlantı kurulmadan önce ürün, vergi ve müşteri kartları temizlenmelidir.

Portal seçimi yalnızca belge sayısına göre yapılmaz. Kullanıcının teknik bilgisi, belge çeşitliliği, mali müşavirle çalışma biçimi, şube sayısı ve gün içindeki işlem yoğunluğu da karar üzerinde etkilidir.

GİB Portalın uygun olup olmadığını değerlendirirken önce bir aylık gerçek işlem akışını ölçmek gerekir. Manuel giriş süresi, düzeltme sayısı ve bekleyen belgeler kaydedilirse karar varsayıma değil işletme verisine dayanır.

• Ayda az sayıda belge düzenleyen işletmeler portal kullanımını daha kolay yönetebilir.
• Çok sayıda tekrarlı işlem yapan işletmeler veri aktarımı ve otomasyon ihtiyacını değerlendirmelidir.
• Birden fazla şubesi olan işletmeler kullanıcı ve yetki yönetimini ayrıca planlamalıdır.
• Belge türü, muhasebe programı ve mali müşavir çalışma yöntemi birlikte incelenmelidir.

GİB Portal’da kayıt, arşiv ve yetki yönetimi nasıl yapılır?

GİB Portal’da kayıt ve arşiv yönetimi, belgelerin durumunu izlemek, gerekli çıktıları almak, yedeklemek ve yetkili kişilerin erişimini sınırlamakla yapılır.

Portalda bir belgenin görüntülenebilmesi, işletmenin saklama yükümlülüğünün tamamen yerine getirildiği anlamına gelmeyebilir. Sistemlerin saklama özellikleri ile işletmenin kendi yasal ve operasyonel arşiv düzeni ayrı değerlendirilmelidir.

Belgeyi yalnızca ekran görüntüsü olarak saklamak yerine, sistemin sunduğu uygun elektronik kayıt ve çıktı formatları muhafaza edilmelidir. XML teknik veri için, PDF ise okunabilir görünüm için kullanılabilir; hangi formatın gerektiği belge türüne göre kontrol edilmelidir.

Dosya adlarında belge numarası, tarih ve alıcı bilgisi gibi ayırt edici alanlar kullanılabilir. Böylece mali müşavir, denetçi veya şirket yöneticisi aradığı belgeyi yalnızca portala girerek değil, şirket arşivinde de hızlıca bulabilir.

Kullanıcı yetkileri düzenli aralıklarla gözden geçirilmelidir. İşten ayrılan personelin hesabı kapatılmalı, geçici yetkiler kaldırılmalı ve ortak şifre kullanımından kaçınılmalıdır. Erişim kayıtları ve işlem sorumluları şirket prosedüründe belirtilmelidir.

• Giden ve gelen belgeleri belge numarası, tarih ve işlem türüyle sınıflandırın.
• Uygun elektronik kayıtları ve okunabilir çıktıları birlikte saklayın.
• Arşiv yedeklerini tek bir bilgisayarda bırakmayın ve erişimi sınırlayın.
• İşten ayrılan personelin portal ve elektronik imza yetkilerini zamanında kaldırın.
• Saklama süresi ve formatı için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede GİB Portal nedir?

GİB Portal, e-belge işlemlerinin yetkili kullanıcılar tarafından GİB’in web tabanlı uygulamaları üzerinden yürütülmesini sağlayan işlem kanalıdır.

Portalın doğru kullanımı, yalnızca belgeyi ekrana yazmaya değil, alıcı statüsünü, belge türünü, senaryoyu, teknik sonucu ve arşiv kaydını birlikte kontrol etmeye dayanır.

• GİB Portal, e-Fatura başta olmak üzere aktif edilen e-belge hizmetlerinde kullanılan çevrim içi işlem ekranıdır; her belge türü aynı menüde bulunmayabilir.
• e-Fatura ile e-Arşiv aynı belge değildir; alıcının kayıt durumu ve işlemin niteliği, kullanılacak faturalama kanalını etkiler.
• Gönderim ekranındaki başarı mesajı tek başına yeterli değildir; belge numarası, sistem durumu ve karşı tarafa ulaşma bilgisi ayrıca incelenmelidir.
• İptal, itiraz ve düzeltme işlemleri belgenin türüne, senaryosuna ve güncel kurallara göre yapılır; gönderilmiş belge basitçe silinmez.
• Portal kullanımı, işletmenin muhasebe kontrolü, yasal saklama, kullanıcı güvenliği ve güncel GİB duyurularını takip etme sorumluluğunu kaldırmaz.

Belge hacmi yükselirse portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçenekleri gerçek işlem verileriyle karşılaştırılmalıdır. Güncel teknik şartları, süreleri ve mevzuat değişikliklerini işlem öncesinde GİB duyurusundan ve mali müşavirinizden teyit edin.

efaturakontor.com üzerinde e-belgelerde geçerli tek havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerde 12-18 ay kullanım süresi yer alır; güncel koşulları kontör paketleri sayfasından kontrol edebilirsiniz.