T-Soft ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

T-Soft e-Arşiv fatura akışı, sipariş bilgilerini tanımlı kurallarla e-belge servisine aktarır ve uygun alıcı için e-Arşiv faturayı oluşturur. Alıcının e-Fatura kayıt durumu, ödeme bilgisi ve sipariş toplamı kontrol edilmeden her siparişin otomatik kesilmesi doğru değildir.

Bu rehber, T-Soft mağazasında satış yapan işletmeler için entegrasyon hazırlığını, veri eşleştirmesini ve fatura teslimini açıklar. Ayrıca hata kayıtlarını, muhasebe aktarımını, kontör hesabını ve canlıya geçiş öncesi kontrolleri somut adımlarla ele alır.

T-Soft e-Arşiv fatura akışı nasıl çalışır?

T-Soft e-Arşiv fatura akışı, siparişten fatura belgesine kadar veriyi otomatik taşıyan ardışık bir süreçtir. Mağazadaki sipariş oluşturulur, ödeme ve alıcı bilgileri alınır, uygun belge türü belirlenir ve e-belge servisine gönderim yapılır.

e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan faturadır. T-Soft siparişindeki ürün, miktar, fiyat, vergi, indirim, kargo ve ödeme bilgileri fatura alanlarına aktarılır.

Akışın ilk adımı siparişin hangi durumda faturalanacağını belirlemektir. Ödeme alınmış, hazırlanıyor veya tamamlandı gibi durumlar kullanılabilir; ancak doğru durum, işletmenin satış ve iptal sürecine göre seçilmelidir.

Entegrasyon, sipariş verisini doğrudan faturaya dönüştürmeden önce alıcının e-Fatura sistemindeki durumunu kontrol etmelidir. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse uygun şartlarda e-Arşiv süreci işletilir.

Otomasyon, insan kontrolünü tamamen kaldırmaz. Özellikle yüksek tutarlı siparişlerde, indirimli ürünlerde, kısmi iadelerde ve vergi bilgisi eksik müşterilerde belge oluşmadan önce kontrol adımı bırakmak gerekir.

• Siparişin fatura bekleyen duruma geçmesi, otomasyonun başlangıç koşuludur.
• Alıcı bilgileri ve e-belge türü, gönderimden önce doğrulanmalıdır.
• Fatura numarası, tarih ve toplam tutar sistemler arasında aynı kalmalıdır.
• Başarılı gönderim sonrası belge numarası ve durum bilgisi kaydedilmelidir.

Belge oluşturma ile alıcıya gönderme aynı anda gerçekleşmeyebilir. Bu nedenle entegrasyon, taslak, gönderim kuyruğu, servis yanıtı ve teslim bilgilerini ayrı durumlar olarak izlemelidir.

Örneğin ödemesi onaylanan fakat adresi eksik bir sipariş, otomatik olarak beklemeye alınabilir. Eksik bilgi tamamlandığında aynı sipariş üzerinden devam etmek, mükerrer belge riskini azaltır.

T-Soft e-Arşiv fatura entegrasyonu için hangi bilgiler gerekir?

T-Soft e-Arşiv fatura entegrasyonu için işletme bilgileri, alıcı alanları, ürün verileri, ödeme ayrıntıları ve e-belge servis erişimi gerekir. Bu alanlar tamamlanmadan yapılan bağlantı, eksik veya hatalı belge üretebilir.

İşletmenin unvanı, vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, vergi dairesi, adresi ve iletişim bilgileri tanımlanmalıdır. Fatura serisi, numara yönetimi ve belge tarihi de yetkili kullanıcı tarafından belirlenmelidir.

Alıcı tarafında ad, soyad veya unvan, adres, il, ilçe, e-posta, vergi bilgisi ve telefon gibi alanlar bulunur. Tüzel müşterilerde vergi bilgileri, bireysel müşterilerde ise kimlik ve adres verileri tutarlı olmalıdır.

Ürün kartlarında ürün adı, miktar birimi, birim fiyat, KDV oranı, indirim kuralı ve stok kodu bulunmalıdır. Kargo bedeli, hizmet bedeli veya hediye ürün gibi satırlar ayrıca tanımlanırsa fatura toplamı daha doğru oluşur.

Bağlantı için özel entegratör hesabı, yetkilendirme bilgileri ve kullanılacak servis yöntemi gerekir. Kullanıcı adı, parola, anahtar veya benzeri erişim bilgilerinin sadece yetkili kişilerde tutulması ve düzenli değiştirilmesi gerekir.

• İşletme unvanı, vergi bilgileri ve adresi fatura hesabında doğrulanmalıdır.
• T-Soft ürün kartlarında vergi ve birim bilgileri eksiksiz tamamlanmalıdır.
• Alıcı e-posta adresinin yazım biçimi gönderimden önce kontrol edilmelidir.
• Fatura serisi ve numara yönetiminin mevcut belgelerle çakışmadığı doğrulanmalıdır.
• Entegrasyon erişim bilgilerinin yetki kapsamı ve güvenliği ayrıca incelenmelidir.

Kurulumdan önce mevcut muhasebe programındaki müşteri ve ürün kodlarıyla T-Soft kodları karşılaştırılmalıdır. Aynı ürünün farklı KDV veya birim koduyla açılması, entegrasyon çalışsa bile yanlış satır üretebilir.

Test ve canlı erişim bilgileri birbirinden ayrılmalıdır. Servis sağlayıcının istediği yetki, imza, ağ veya kullanıcı doğrulaması varsa, erişim testi belge gönderilmeden yapılmalıdır.

T-Soft sipariş verisi e-Arşiv faturaya nasıl aktarılır?

T-Soft sipariş verisi, alan eşleştirme kurallarıyla e-Arşiv faturaya aktarılır. Siparişteki her bilginin fatura üzerindeki karşılığı önceden belirlenmeli ve test siparişleriyle doğrulanmalıdır.

Ürün satırları, müşteri bilgileri, teslimat adresi ve fatura adresi ayrı alanlar olarak ele alınır. Teslimat adresinin fatura adresi yerine otomatik yazılması, özellikle pazar yeri ve kurumsal siparişlerde hataya neden olabilir.

Ödeme yöntemi, ödeme tarihi, kargo bedeli ve kampanya indirimi de fatura toplamıyla birlikte aktarılmalıdır. Taksitli ödeme veya kapıda ödeme kullanılıyorsa, ödeme açıklamasının işletmenin muhasebe uygulamasıyla uyumlu olması gerekir.

Alan eşleştirmesi yapılırken aşağıdaki tablo, temel kontrol çerçevesi olarak kullanılabilir. Gerçek alan adları T-Soft sürümüne, kullanılan bağlantıya ve özel entegratör servisinin teknik yapısına göre değişebilir.

Alanların nasıl eşleştirileceği, N11 e-Fatura entegrasyonu rehberindeki pazar yeri sipariş mantığıyla benzer şekilde incelenebilir. Ancak T-Soft ve pazar yeri alanları birebir aynı kabul edilmemelidir.

İlk eşleştirmeyi aşağıdaki sırayla sınamak, hangi alanda hata olduğunu görünür kılar.

1. Bir ürünün T-Soft kodunu, fatura satırındaki ürün koduyla karşılaştırın.
2. Aynı ürünün miktarını ve birim fiyatını sipariş ekranından kontrol edin.
3. KDV oranını ürün kartı, fatura satırı ve toplam vergi üzerinden karşılaştırın.
4. İndirim ile kargo bedelinin toplam tutara etkisini ayrı ayrı inceleyin.
5. Oluşan belgenin PDF ve veri içeriğini muhasebe kaydıyla karşılaştırın.

Bir alan boş geliyorsa önce T-Soft sipariş kaydını, sonra eşleştirme kuralını inceleyin. Sorunun kaynağı belirlenmeden yalnızca belgeyi tekrar göndermek, aynı hatayı çoğaltabilir.

T-Soft e-Arşiv fatura hangi sipariş durumunda kesilir?

T-Soft e-Arşiv fatura, işletmenin belirlediği güvenli faturalama durumuna ulaşan ve alıcı kontrolünden geçen siparişte kesilmelidir. Bu durum, her işletmede ödeme alındı, sipariş tamamlandı veya sevkiyat onaylandı biçiminde farklı olabilir.

Ödeme alınmadan fatura kesmek, iptal ve tahsilat uyuşmazlığı yaratabilir. Buna karşılık yalnızca kargoya verilen siparişleri beklemek, dijital teslim edilen ürünlerde veya kargosuz hizmetlerde gereksiz gecikme oluşturabilir.

Entegrasyon kuralında sipariş durumu ile ödeme durumunu birlikte değerlendirmek daha güvenlidir. Örneğin ödeme başarılı görünürken sipariş iptal edilmişse, sistem belge oluşturmadan önce bu çelişkiyi durdurmalıdır.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı da tetikleyici sürecin parçasıdır. Kayıtlı bir alıcıya e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekebileceği için güncel kullanıcı durumu ve ilgili mevzuat kontrol edilmelidir.

Yanlış: Her ödenmiş siparişi doğrudan e-Arşiv faturaya çevirmek. Doğru: Ödeme, sipariş durumu, alıcı türü ve iptal kontrolünü birlikte tamamladıktan sonra uygun belgeyi oluşturmak.

Durum kuralı yazılı hale getirilirken ödeme başarısız, kısmi ödeme, manuel havale bekliyor ve iptal edildi gibi karşı durumlar da tanımlanmalıdır. Sadece olumlu sipariş durumlarını yazmak, beklenmeyen kayıtların otomasyona girmesine yol açar.

Belge oluşturulduktan sonra siparişin iptal edilmesi, ilk belgenin yok sayıldığı anlamına gelmez. Belge numarası ve servis durumu korunmalı, iade veya iptal için işletmenin muhasebe prosedürü uygulanmalıdır.

İşletme, farklı satış kanallarından gelen siparişlerde ayrı tetikleyiciler kullanabilir. Ancak her kuralın hangi belge türünü oluşturduğu, sorumlu kullanıcı ve kontrol edilecek tarih aralığıyla birlikte kayıt altına alınmalıdır.

T-Soft e-Arşiv ve e-Fatura seçimi nasıl yapılır?

T-Soft e-Arşiv ve e-Fatura seçimi, alıcının GİB kayıt durumu ve işlem koşulları birlikte incelenerek yapılır.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura sistemiyle düzenlenen belge demektir. e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenip iletilen fatura demektir.

Bu ayrım yalnızca müşterinin e-posta adresine göre yapılamaz. Vergi kimlik numarası, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, unvan ve güncel kullanıcı sorgusu birlikte değerlendirilmelidir.

Tüzel müşteri vergi numarasını vermişse, sipariş formundaki unvan ve adres bilgileri de aynı tüzel kişiyle uyumlu olmalıdır. Bireysel müşteride ise ad, soyad, kimlik ve adres alanlarının doğru yazılması gerekir.

Sorgu sonucu alınamıyorsa sistemin belgeyi otomatik kesmesi yerine bekleme durumu tanımlanabilir. Sonuç tekrar alındığında belge türü seçilir ve sipariş, uygun faturalama kuyruğuna aktarılır.

e-Fatura ayrımının teknik kuralları için e-Fatura ürün sayfasındaki genel kapsam incelenebilir. Teknik ekran adları T-Soft kurulumu ve kullanılan entegratör servisinin yapısına göre değişebileceği için uygulamadaki alanlar ayrıca doğrulanmalıdır.

Yanlış: Kurumsal göründüğü için her şirket müşterisine e-Arşiv kesmek. Doğru: Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumunu ve vergi bilgilerini sorgulayıp uygun belge türünü seçmek.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse bile e-Arşiv düzenleme koşulları, işlem türü ve güncel mevzuat bakımından ayrıca kontrol edilmelidir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

T-Soft e-Arşiv fatura entegrasyonu nasıl test edilir?

T-Soft e-Arşiv fatura entegrasyonu, canlı satış başlamadan önce farklı alıcı, ödeme, indirim ve iptal senaryolarıyla test edilmelidir.

Testin amacı yalnızca bağlantının çalıştığını görmek değildir. Sipariş alanlarının doğru taşındığı, alıcıya uygun belge türünün seçildiği, toplamın değişmediği ve servis yanıtının T-Soft kaydına döndüğü kanıtlanmalıdır.

Kontrollü bir test için aşağıdaki adımlar uygulanabilir:

1. Test ortamı veya düşük riskli bir deneme hesabı için bağlantı bilgilerini tanımlayın.
2. Vergi bilgileri ve e-posta adresi eksiksiz bir bireysel müşteri senaryosu oluşturun.
3. Vergi numarası bulunan bir tüzel müşteri senaryosunda alıcı türü kontrolünü deneyin.
4. Ödeme alınmış, ödeme bekleyen ve iptal edilmiş siparişleri ayrı ayrı çalıştırın.
5. Ürün, indirim, kargo, KDV ve genel toplam değerlerini siparişle karşılaştırın.
6. Servis yanıtındaki belge numarası, tarih ve durum bilgisini T-Soft kaydında inceleyin.
7. Hata veya bekleyen kayıtların tekrar gönderim davranışını canlıya geçmeden gözlemleyin.

Test belgesinin gerçek müşteriye gitmemesi için alıcı e-posta ve ortam ayarları dikkatle kontrol edilmelidir. Test verisi canlı hesaba ulaşmışsa belge durumu, teslim kaydı ve muhasebe etkisi ayrıca incelenmelidir.

Alan adı, yetki veya servis yanıtı belirsizse önce entegrasyon dokümanı incelenmeli, sonra teknik iletişim kanalı üzerinden doğrulama istenmelidir. Varsayım yaparak canlı sipariş üzerinde deneme yapmak yerine tek bir kontrollü kayıtla ilerlemek daha güvenlidir.

Küçük işletme T-Soft e-Arşiv fatura akışını nasıl kurar?

Küçük işletme, T-Soft e-Arşiv fatura akışını az sayıda net kural, kontrollü ürün kartı ve günlük hata kontrolüyle kurabilir.

Örneğin mahalle marketi işleten bir işletme, T-Soft mağazasında paketli gıda ve temizlik ürünleri satar. İşletme önce ürün kartlarına birim, fiyat, KDV ve stok kodlarını girer; ardından fatura adresiyle teslimat adresini ayrı alanlarda tutar.

Müşteri ödeme yaptığında sistem siparişi fatura bekliyor durumuna geçirir. Alıcının e-Fatura kayıt durumu sorgulanır. Uygun şartlar sağlanıyorsa e-Arşiv belgesi oluşturulur ve belge numarası siparişe kaydedilir.

Müşteri adresini eksik girdiyse sipariş otomatik kesim kuyruğuna alınmaz. Market sahibi veya yetkili çalışan bilgiyi tamamlar, toplamı yeniden kontrol eder ve belgeyi aynı sipariş üzerinden oluşturur.

Kargo bedeli, kampanya indirimi ve hediye ürün gibi alanlar market senaryosunda sık karışabilir. Hediye ürünün bedelsiz mi, indirimli mi gösterileceği muhasebe uygulamasıyla önceden belirlenmelidir.

Yanlış: Küçük işletme olduğu için ürün kartlarındaki vergi ve birim alanlarını önemsememek. Doğru: Az ürün satılsa bile her kartı fatura satırı, stok ve muhasebe kaydıyla uyumlu tutmak.

Bu senaryo, yalnızca T-Soft üzerinden elektronik sipariş alan işletmeler için geçerlidir. Fiziksel mağaza satışları farklı bir kasa veya belge düzeniyle yürütülüyorsa, iki sistemin numara, tarih ve muhasebe aktarım kuralları birlikte planlanmalıdır.

T-Soft e-Arşiv fatura hataları ve tekrar gönderim nasıl yönetilir?

T-Soft e-Arşiv fatura hataları, önce hata türü ve belge durumu belirlenerek, sonra düzeltilmiş veriyle yönetilmelidir.

Hata ekranındaki mesaj tek başına yeterli olmayabilir. Sipariş numarası, entegrasyon isteğinin zamanı, servis yanıtı, belge numarası ve T-Soft üzerindeki son durum birlikte incelenmelidir.

• Eksik alıcı bilgisi hatasında müşteri kaydı ve fatura adresi tamamlanmalıdır.
• Vergi bilgisi uyuşmazlığında alıcı unvanı, VKN veya TCKN yeniden doğrulanmalıdır.
• Toplam tutar hatasında ürün, indirim, kargo ve vergi satırları ayrı ayrı karşılaştırılmalıdır.
• Yetki hatasında servis hesabının erişim bilgileri ve kullanım kapsamı kontrol edilmelidir.
• Bekleyen kayıtta yeni gönderimden önce önceki isteğin belge oluşturup oluşturmadığı aranmalıdır.

Yanlış: Hata görüldüğünde aynı siparişi arka arkaya göndermek. Doğru: Önce belge numarası, servis yanıtı ve işlem durumunu kontrol edip yalnızca gerekli düzeltmeden sonra tekrar denemek.

Uzman notu: Servis yanıtı alınmadan aynı siparişi yeniden göndermek, mükerrer belge riskini artırır; önce belge numarası, durum ve yanıt kaydı kontrol edilmelidir.

Belge numarası oluşmuşsa T-Soft ekranındaki hata mesajı eski bir denemeye ait olabilir. Bu durumda yeni belge üretmeden önce e-belge servisindeki kayıt ve gönderim durumu doğrulanmalıdır.

Teknik hata belirli aralıklarla tekrarlanıyorsa sorunun T-Soft verisinden mi, yetkilendirmeden mi, servis erişiminden mi kaynaklandığını ayırın. Mevzuata bağlı hata mesajlarında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

T-Soft e-Arşiv fatura iade ve iptali nasıl yönetilir?

T-Soft e-Arşiv fatura iade ve iptal süreci, belgenin henüz oluşturulup oluşturulmadığına göre farklı yürütülür.

Sipariş faturalama kuyruğundayken iptal edilmişse, belge oluşturma tetikleyicisi durdurulabilir. Ancak belge e-belge servisine gönderilmiş veya numara almışsa, yalnızca T-Soft siparişini silmek belgeyi ortadan kaldırmaz.

Belge düzenlendikten sonra ürünün tamamı ya da bir kısmı iade edilebilir. İade senaryosunda ürün miktarı, iade edilen satır, kargo bedeli, vergi ve ilk belgenin numarası birlikte incelenmelidir.

İptal, itiraz veya iade işleminin yöntemi; belge türüne, alıcının durumuna, işlem tarihine ve güncel mevzuata göre değişebilir. Bu nedenle otomasyon kuralı, mali müşavir onayı olmadan tek tip bir işlem dayatmamalıdır.

1. Önce siparişin belge oluşturulmadan mı yoksa belge numarası alınarak mı iptal edildiğini belirleyin.
2. Belge numarası varsa servis kaydını ve alıcıya teslim durumunu kontrol edin.
3. İade edilen ürünleri, miktarları ve ilgili tutarları ilk belgeyle karşılaştırın.
4. Uygulanacak iade veya iptal yöntemini mali müşavirinizle teyit ederek sisteme işleyin.

Elektronik ortamda düzenlenmiş belgeyi PDF dosyasını silerek iptal etmek doğru değildir. Yapılan işlem, belge numarası ve dayanak kayıtlarıyla birlikte muhasebe sisteminde izlenebilir olmalıdır.

İade koşulları işletmenin satış politikasından farklı olabilir. Ticari ve vergisel sonuç doğuran işlemlerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

T-Soft e-Arşiv fatura nasıl teslim edilir ve saklanır?

T-Soft e-Arşiv fatura, başarılı biçimde oluşturulduktan sonra tanımlı elektronik teslim kanalıyla alıcıya iletilmeli ve belge kayıtları erişilebilir biçimde saklanmalıdır.

Alıcı e-postası gönderimden önce doğrulanmalıdır. Hatalı adres, dolu posta kutusu veya güvenlik filtresi teslim bildiriminin alınmamasına neden olabilir; bu durum belgenin hiç oluşturulmadığı anlamına gelmez.

Gönderim başarısız görünüyorsa önce e-belgenin servis durumunu kontrol edin. Belge numarası oluşmuşsa, sırf e-posta ulaşmadı diye yeni fatura kesmek yerine izin verilen yeniden iletim veya alternatif teslim yöntemini değerlendirin.

Saklama kaydında belge numarası, tarih, alıcı bilgisi, toplam tutar, veri dosyası, görüntülenebilir kopya ve servis yanıtı bulunmalıdır. Bu bilgiler, muhasebe aktarımı ve sonradan yapılacak denetimlerde aynı belgeyi bulmayı sağlar.

Ücretsiz e-fatura portalında gelen-giden kutusu, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama özellikleri bulunabilir. Kullanılan hesabın saklama kapsamını ve belge indirme yöntemini e-Arşiv fatura sayfasındaki güncel bilgilerle kontrol edin.

Muhasebe aktarımında sipariş numarası ile fatura numarasının ayrı alanlarda korunması önemlidir. Sipariş, ödeme ve belge numarası aynı kabul edilirse iade veya mutabakat sırasında kayıtlar karışabilir.

T-Soft e-Arşiv fatura kontör hesabı nasıl yapılır?

T-Soft e-Arşiv fatura kontör hesabı, düzenlenen ve alınan e-belge sayıları üzerinden yapılır; her gelen ve giden belge bir kontör düşürür.

Bu nedenle yalnızca T-Soft mağazasından çıkan e-Arşiv faturalarını saymak yeterli değildir. Aynı havuzda kullanılan e-Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve diğer e-belgeler de işletmenin toplam belge planına eklenmelidir.

Örneğin bir ayda 240 giden e-Arşiv fatura, 40 gelen e-Fatura ve 20 giden e-İrsaliye bulunuyorsa toplam kullanım 300 belgedir. Her belgenin bir kontör düşürdüğü kullanım kuralında, bu hareketler için 300 kontörlük kapasite gerekir.

İptal edilen veya yeniden oluşturulan belgelerde kontör hareketinin nasıl işlendiği kullanılan servis ve işlem durumuna göre panelden kontrol edilmelidir. Başarısız teknik denemenin kontör etkisini varsaymak yerine kullanım raporu ve belge geçmişi incelenmelidir.

Kontör planı yapılırken kampanya dönemleri, iade yoğunluğu, farklı satış kanalları ve gelen belgeler için aylık ortalama çıkarılmalıdır. Beklenmeyen sipariş artışında gönderimin durmaması için mali müşavir ve yetkili kullanıcı birlikte takip yapmalıdır.

Güncel paket seçeneklerini karşılaştırırken kontör paketleri sayfasını ve işlem hacminizi birlikte değerlendirin. Mevzuat veya servis kullanım koşulları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

T-Soft e-Arşiv fatura canlıya geçişinde hangi kontroller yapılır?

T-Soft e-Arşiv fatura canlıya geçişi, test sonuçları ve günlük kontrol sorumlulukları yazılı olarak onaylandıktan sonra yapılmalıdır.

Canlıya geçmeden önce işletme, hangi sipariş durumunun belge oluşturduğunu ve hangi kayıtların beklemeye alınacağını netleştirmelidir. Yetkili kullanıcı, hata durumunda belgeyi kimin inceleyeceğini ve muhasebeye kimin bilgi vereceğini bilmelidir.

• İşletme unvanı, vergi bilgileri, adresi ve fatura serisi canlı hesapta kontrol edilmiştir.
• Ürün kartlarındaki birim, fiyat, KDV ve indirim alanları örnek siparişlerle doğrulanmıştır.
• Fatura adresi ile teslimat adresinin ayrı alanlara aktarıldığı görülmüştür.
• e-Fatura kayıt kontrolü ve e-Arşiv seçim kuralı farklı müşteri tiplerinde test edilmiştir.
• Ödeme bekleyen, iptal edilen, kısmi iade içeren ve yüksek tutarlı siparişler için bekleme kuralı tanımlanmıştır.
• Başarılı belge numarası, servis yanıtı, teslim bilgisi ve muhasebe aktarımı kayıt altına alınmaktadır.
• Gelen ve giden belgeler için kontör tüketimi düzenli olarak izlenecektir.

Canlıya geçiş günü, ilk birkaç belge manuel olarak kontrol edilmelidir. Ürün satırı, vergi toplamı, alıcı bilgisi, belge tarihi ve gönderim durumu birlikte karşılaştırılmadan otomasyonun tamamen bırakılması risklidir.

İlk günlerde günlük hata raporu alınması, alan eşleştirme sorunlarını erken gösterir. Raporlarda yalnız başarısız kayıtlar değil, bekleyen, tekrar denenmiş ve başarılı görünen belgeler de incelenmelidir.

Kuralların satış ekibine ve muhasebeye aktarılması teknik kurulum kadar önemlidir. Kullanıcılar hangi durumda siparişi değiştireceğini, hangi durumda yeni belge oluşturmaması gerektiğini ve kime bildirim yapacağını bilmelidir.

Özet: 5 maddede T-Soft e-Arşiv fatura akışı

T-Soft e-Arşiv fatura akışı, sipariş verisinin kontrol edilmesi, uygun belge türünün seçilmesi ve belgenin izlenebilir biçimde saklanmasıyla doğru çalışır.

• Fatura kesme tetikleyicisi, ödeme ve sipariş durumları birlikte değerlendirilerek belirlenmelidir.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu, vergi bilgileri ve adresi belge oluşturulmadan önce doğrulanmalıdır.
• Ürün, KDV, indirim, kargo ve ödeme alanları test siparişleriyle fatura satırlarına karşılaştırılmalıdır.
• Hata, bekleyen kayıt, iade ve iptal durumlarında yeni belge oluşturmadan önce mevcut belge geçmişi incelenmelidir.
• Gelen ve giden tüm e-belgeler için kontör kullanımı, teslim durumu ve muhasebe aktarımı düzenli izlenmelidir.

Bu beş kontrol, T-Soft mağazasında otomatik faturalamanın yalnızca teknik olarak değil, muhasebe ve operasyon açısından da izlenebilir olmasını sağlar. Uygulama ayrıntıları kullanılan entegratör servisine göre değişebilir.

Belge türü, iptal yöntemi, vergi uygulaması veya saklama yükümlülüğü konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu akış için efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri, 100'den 500.000 kontöre kadar seçeneklerle incelenebilir.

Ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama sunar; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresi bulunur.