Sigorta Acentesi İçin e-Arşiv Fatura: Kurallar ve Sık Hatalar

Sigorta acentesi e-arşiv fatura düzenlerken önce işlemin gerçek satıcısını, sonra alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmelidir. Acente, kendi hizmeti için uygun belgeyi seçmeli; yalnızca sigorta primi tahsil ettiği işlemde otomatik olarak fatura düzenlememelidir.

Bu rehber; acente sahibi, operasyon çalışanı ve mali müşavir için hazırlanmıştır. Poliçe ile fatura ayrımını, e-Fatura ve e-Arşiv seçimini, düzenleme süresini, iptal adımlarını ve belge kontrolünü somut örneklerle açıklar.

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura nedir ve ne zaman kullanılır?

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya veya nihai tüketiciye elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Belge, acentenin kendi mal veya hizmet satışını belgelendirir; yalnızca poliçe aracılığı ve tahsilat yaptığı her işlem için otomatik oluşmaz.

Acentenin iki farklı rolü olabilir: sigorta şirketi adına aracılık yapmak ve kendi hizmetini sunmak. Hangi işlemde faturayı acentenin düzenleyeceği, sözleşmeye, muhasebe kaydına ve işlemin ekonomik gerçekliğine göre belirlenir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, acentenin kendi hizmeti için düzenlediği fatura çoğunlukla e-Arşiv olarak oluşturulur. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, genel uygulamada e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenir.

e-Arşiv fatura, yalnızca PDF dosyası demek değildir. Belgenin elektronik kaydı, numarası, teknik bütünlüğü, raporlama bilgisi ve alıcıya sunulan görünümü birlikte değerlendirilir.

Acente bu belgeyi GİB e-Arşiv portalı, özel entegratör veya kendi bilgi işlem sistemi üzerinden düzenleyebilir. Kullanılan kanal değişse de alıcı kontrolü, fatura bilgileri ve saklama sorumluluğu ortadan kalkmaz.

Sigorta acentesinin belge akışını anlatan sigorta acentesi sektör sayfası, poliçe, tahsilat ve hizmet kayıtlarını birlikte değerlendirir. Teknik alanlar için ayrıca e-Arşiv fatura ürün sayfasındaki güncel açıklamalar incelenebilir.

Sektör adı tek başına her acenteyi aynı e-belge kapsamına sokmaz. Acentenin şirket türü, faaliyet yapısı, cirosu ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte kontrol edilmelidir.

İlk karar için acente üç kaydı yan yana açabilir: poliçe veya hizmet sözleşmesi, tahsilat dekontu ve muhasebe fişi. Üç kayıtta da acentenin yalnızca aracı olduğu görülüyorsa prim tutarı acentenin faturası gibi ele alınmaz. Acentenin ayrıca ücret aldığı görülüyorsa sadece o ücretin belge düzeni incelenir. Bu karşılaştırma, ekranın otomatik oluşturduğu belgeyi sorgulamak için kullanılır.

Sigorta acentesi e-Arşiv faturayı kime keser?

Sigorta acentesi e-Arşiv faturayı, genel uygulamada e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefine veya nihai tüketiciye keser. Ancak önce faturayı düzenleyen tarafın gerçekten acente olup olmadığı belirlenmelidir.

Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle GİB sistemindeki e-Fatura kayıt durumu kontrol edilmelidir. Sadece müşterinin şirket unvanına, e-posta adresine veya daha önce aldığı belge türüne bakmak yeterli değildir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı olarak görünüyorsa, acentenin kendi hizmeti için düzenlenecek belge genel olarak e-Fatura kanalına yönelir. Alıcı sistemde kayıtlı görünmüyorsa, e-Arşiv seçeneği gündeme gelir.

Nihai tüketiciye yapılan hizmet satışlarında alıcı bilgileri, kullanılan uygulamanın istediği alanlara ve güncel mevzuata göre girilmelidir. Ad, soyad, adres ve kimlik bilgileri gereken durumlarda eksiksiz yazılmalıdır.

Müşterinin e-posta ile PDF istemesi, alıcının e-Fatura statüsünü değiştirmez. Önce doğru belge türü oluşturulur; ardından belge, mevzuata ve işlem kanalına uygun biçimde elektronik veya basılı olarak sunulur.

Şube, merkez ve acente bilgileri karıştırılmamalıdır. Faturayı düzenleyen vergi mükellefinin unvanı, VKN bilgisi ve adresi kullanılmalı; başka bir acentenin bilgileri kopyalanmamalıdır.

Bir şirketin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığından emin olunamıyorsa belge kesilmemelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, yanlış belge türü seçme riskini azaltır.

Kontrol sonucunu işlem dosyasına kaydetmek de önemlidir. Personel, sorgu tarihini, kullanılan VKN veya TCKN'yi ve seçilen belge türünü kısa bir notla saklayabilir. Alıcı daha sonra e-Fatura kullanıcısı olduğunda eski işlem geriye dönük değişmez; yeni işlemde statü yeniden kontrol edilir. Vergi kimliği uyuşmuyorsa belgeyi tamamlamadan önce alıcıdan resmi bilgiyi istemek gerekir.

Poliçe, prim ve acente hizmeti faturası nasıl ayrılır?

Poliçe, prim ve acente hizmeti faturası aynı kavramlar değildir; fatura, işlemin gerçek hizmet veya mal sağlayıcısı tarafından düzenlenir. Poliçenin acente ekranında oluşturulması, acenteyi otomatik olarak primin fatura düzenleyeni yapmaz.

Poliçe, sigorta teminatını, kapsamını, süresini ve prim bilgilerini gösteren sigortacılık belgesidir. Poliçenin fatura yerine geçip geçmediği, düzenleyenin sıfatı ve işlem türüne göre değerlendirilir.

Acente, primi sigorta şirketi adına tahsil edebilir. Bu tahsilatın acentenin kendi geliri olup olmadığı, komisyon sözleşmesinde ve muhasebe kayıtlarında görülmelidir.

Sigorta şirketinin sattığı poliçeye ilişkin fatura veya özel belge düzenleme sorumluluğu şirkete aitse, acente aynı prim tutarı için kendi adına ikinci bir fatura kesmemelidir. Bu durum mükerrer belgelendirme riski yaratır.

Acente ayrıca kendi adına danışmanlık, dosya hizmeti veya sözleşmede tanımlanan başka bir hizmet bedeli alıyorsa, bu bedelin faturalandırılması farklı değerlendirilebilir. KDV, istisna ve benzeri vergi unsurları işlem özelinde belirlenmelidir.

Örneğin Aylin Sigorta, bir müşterinin primini sigorta şirketine aktarıyor ve sadece aracılık komisyonu kazanıyorsa, primin tamamını kendi hizmet geliri gibi yazamaz. Kendi komisyon hizmetinin faturalanıp faturalanmayacağını sözleşme ve mali müşavirle netleştirir.

Bu ayrım için acente, poliçe ekranındaki prim toplamını doğrudan satış raporuna aktarmamalıdır. Önce komisyon oranı, hak ediş raporu ve banka hareketi eşleştirilir; ardından acentenin geliri belirlenir. Sözleşmede acentenin ayrıca dosya veya danışmanlık bedeli alması, primin tamamının acenteye ait olduğu anlamına gelmez. Karşı durumda, acente kendi adına hizmet sunuyorsa o hizmetin belge türü ayrıca değerlendirilir.

Yanlış: Poliçe numarasını fatura numarası yerine yazmak ve primin tamamını acente satışı göstermek. Doğru: Poliçe, tahsilat ve acente hizmet kaydını ayırarak gerçek fatura düzenleyenini belirlemektir.

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura hangi sürede düzenlenir?

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura, genel fatura düzenleme kuralı dikkate alınarak hizmetin yapıldığı veya işlemin gerçekleştiği tarihi izleyen yasal süre içinde düzenlenir. Genel uygulamada bu süre yedi gündür; özel işlemler ayrıca kontrol edilmelidir.

Acente için hizmet tarihi her zaman poliçenin oluşturulduğu an olmayabilir. Komisyonun hak edildiği tarih, ayrı hizmet bedelinin gerçekleştiği tarih veya sözleşmede tanımlanan işlem tarihi muhasebe kayıtlarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Faturada belge tarihi ile hizmet veya işlem tarihinin farklı olabileceği durumlar vardır. Bu iki alan birbirine rastgele eşitlenmemeli; dayanak kayıt, sözleşme ve tahsilat hareketiyle uyumlu yazılmalıdır.

e-Arşiv sisteminin elektronik olması, fatura düzenleme süresini sınırsız hâle getirmez. Portalda yaşanan yoğunluk, internet kesintisi veya personel değişikliği, yasal sürenin takibi için tek başına gerekçe sayılmamalıdır.

Özel sektör, kamu, yabancı müşteri, internet üzerinden satış veya istisnalı işlem gibi durumlarda farklı belge kuralları bulunabilir. Böyle bir işlemde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin bir acente, mart ayında tamamlanan kendi danışmanlık hizmetini nisan ortasında geriye dönük düzenlememelidir. Hizmet tarihi, fatura tarihi ve muhasebe kaydı birlikte incelenerek uygun işlem yapılmalıdır.

Günlük takip için her hizmet kaydına son fatura tarihini içeren basit bir liste açılabilir. Listeye işlem tarihi, hizmetin dayanağı, planlanan düzenleme son günü, fatura numarası ve gönderim durumu yazılır. Hafta sonu, resmi tatil veya sistem kesintisi gibi durumların süre hesabına etkisi işlem özelinde incelenmelidir; bunlar otomatik olarak her gecikmeyi mazur göstermez.

Yanlış: Faturayı, acentenin sisteme giriş yaptığı günün işlemi saymak. Doğru: Hizmetin veya gelirin doğduğu tarihi belgeleyen kaydı esas alıp yasal düzenleme süresini takip etmektir.

e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunmalıdır?

e-Arşiv faturada satıcı ve alıcı bilgileri, belge tarihi ve numarası, hizmetin açıklaması, tutarlar ile uygulanacak vergi bilgileri eksiksiz bulunmalıdır. Zorunlu alanlar, fatura türüne ve işlem özelliklerine göre değişebilir.

Satıcı bölümünde acentenin ticaret unvanı veya adı, adresi, VKN bilgisi ve gerekli iletişim alanları yer almalıdır. Fatura acente adına düzenleniyorsa, sigorta şirketinin bilgileri satıcı alanına yanlışlıkla yazılmamalıdır.

Alıcı bölümünde gerçek kişi veya tüzel kişinin doğru adı, soyadı ya da unvanı kullanılmalıdır. VKN, TCKN, adres ve diğer kimlik alanları, alıcının statüsüne ve uygulamadaki zorunluluklara göre doldurulmalıdır.

Hizmet açıklaması, sadece poliçe numarasından oluşmamalıdır. Aracılık, danışmanlık veya sözleşmede belirlenen hizmetin niteliği; dönem, dosya veya referans bilgisiyle anlaşılır biçimde açıklanmalıdır.

Matrah, miktar, birim fiyat, indirim, vergi oranı, vergi tutarı ve toplam tutar birbiriyle matematiksel olarak uyumlu olmalıdır. İstisna, tevkifat veya farklı vergi uygulaması varsa kod ve açıklama rastgele seçilmemelidir.

e-Arşiv belgesinin seri-sıra yapısı ve teknik alanları kullanılan yazılım tarafından oluşturulabilir. Acente, belgeyi göndermeden önce numara, tarih, alıcı ve tutar ön izlemesini mutlaka kontrol etmelidir.

Poliçe numarası, acente dosya numarası ve ödeme dekontu faturayı tamamlayan yardımcı referanslardır. Bunlar, faturanın zorunlu alanlarının yerine geçmez; gerektiğinde açıklama bölümünde destekleyici bilgi olarak kullanılabilir.

Göndermeden önce dört alanın birlikte okunması yararlıdır: alıcı kimliği, hizmet açıklaması, vergi satırı ve toplam tutar. Örneğin dosya numarası doğru olsa bile alıcının VKN'si başka şirkete aitse belge düzeltilmelidir. Şablondan eski poliçe bilgisi geliyorsa otomatik doldurma kapatılmalı veya ön izleme zorunlu tutulmalıdır. Bu kontrol özellikle aynı gün çok sayıda yenileme giren acentelerde uygulanmalıdır.

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura kesmek için önce faturaya konu işlemi doğrular, alıcı statüsünü sorgular ve uygun belge kanalında alanları doldurur. Aşağıdaki sıra, portal veya entegrasyon ekranı değişse de temel kontrol mantığını korur.

İşleme başlamadan önce sözleşme, poliçe, tahsilat dekontu ve muhasebe kaydı karşılaştırılmalıdır. Bu belgeler, faturanın kimin adına kesileceğini ve hangi hizmet bedelini kapsayacağını anlamaya yardımcı olur.

1. Faturaya konu olan hizmetin acenteye mi, sigorta şirketine mi ait olduğunu belirleyin.
2. Alıcının VKN veya TCKN bilgilerini doğrulayarak e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin.
3. Alıcı statüsüne göre e-Fatura veya e-Arşiv belge türünü seçin.
4. Fatura tarihi, hizmet dönemi ve açıklama alanlarını dayanak kayıtlarla uyumlu doldurun.
5. Unvan, adres, vergi bilgileri ve iletişim alanlarını resmi kayıtlara göre yazın.
6. Matrah, indirim, vergi, istisna veya tevkifat bilgilerini mali müşavirin belirlediği uygulamayla eşleştirin.
7. Belge numarası, toplam tutar, alıcı ve satıcı bilgilerini ön izleme ekranında tekrar kontrol edin.
8. Faturayı oluşturduktan sonra alıcıya iletimini, raporlama durumunu ve arşiv kaydını takip edin.

Fatura oluşturulduktan sonra yalnızca PDF indirmek yeterli değildir. Belgenin sistemde başarılı oluştuğu, alıcıya gönderildiği ve ilgili elektronik kayıtların saklandığı doğrulanmalıdır.

İki çalışanlı bir acente için pratik görev bölümü şöyle olabilir: operasyon çalışanı müşteri statüsünü ve hizmet açıklamasını girer; acente sahibi sözleşme ve tutarı kontrol eder; mali müşavir vergi uygulamasını değerlendirir. Bu sıra, tüm sorumluluğun tek kullanıcıda toplanmasını önler. Ancak görev paylaşımı, faturanın hukuki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; gönderimden önce son kontrol yine yetkili kişi tarafından yapılmalıdır.

e-Fatura ve e-Arşiv farkı sigorta acentesinde nasıl uygulanır?

e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki temel fark, belgenin alıcıya hangi elektronik kanaldan gönderildiği ve alıcının e-Fatura kayıt durumudur. Sigorta acentesi, belge türünü müşteri talebinden önce sistem statüsüne göre seçmelidir.

e-Fatura kullanan alıcıya düzenlenen belge, ilgili e-Fatura gönderim kanalına gider. e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya veya nihai tüketiciye düzenlenen belge ise genel uygulamada e-Arşiv olarak oluşturulur.

Aşağıdaki tablo, acentenin ilk kararını verirken kullanabileceği pratik ayrımı gösterir. İşlemin özel bir istisnası veya farklı raporlama kuralı varsa, tablo tek başına yeterli kabul edilmemelidir.

e-Fatura zorunluluğunun kapsamını sektör bazında anlamak için avukatlar için e-Fatura zorunluluğunu açıklayan rehberdeki alıcı ve mükellefiyet ayrımı da karşılaştırılabilir.

Bir PDF dosyası, tek başına e-Fatura veya e-Arşiv fatura kanıtı değildir. Elektronik belgenin kaynağı, numarası, gönderim durumu ve saklanan orijinal kaydı birlikte incelenmelidir.

Örneğin acente bir anonim şirkete fatura kesecekse, müşterinin e-posta adresini almak yeterli değildir. Vergi kimliği sorgulanır, sistemdeki etiket ve kayıt durumu kontrol edilir, sonra alıcıya uygun kanal seçilir. Bireysel müşteride ise kimlik ve adres bilgilerinin uygulamadaki zorunlu alanlara uygunluğu incelenir. Aynı müşteri farklı vergi kimliğiyle işlem yapıyorsa eski kart kopyalanmamalıdır.

Sigorta acentesinin e-Arşiv faturada en sık yaptığı hatalar nelerdir?

Sigorta acentesinin en sık yaptığı e-Arşiv hataları, yanlış düzenleyen seçimi, alıcı statüsünün kontrol edilmemesi, tarih hatası ve eksik açıklamadır. Bu hatalar, işlem belgeleri ile fatura kayıtlarının karşılaştırılmamasından kaynaklanır.

İlk hata, sigorta şirketine ait prim tutarının acente geliri kabul edilmesidir. Acente, tahsilat hareketini kendi hizmet geliriyle karıştırmamalı; prim, komisyon ve varsa ayrı ücretleri farklı kayıtlarla izlemelidir.

İkinci hata, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmeden e-Arşiv düzenlemektir. Yanlış: Müşteri e-posta istediği için doğrudan e-Arşiv seçmek. Doğru: Önce GİB statüsünü sorgulamak, sonra belgeyi göndermektir.

Üçüncü hata, poliçe numarasını fatura numarası sanmaktır. Poliçe numarası sigortacılık işlemine, fatura numarası ise vergi belgesine ait ayrı referanslardır ve aynı amaçla kullanılmaz.

Dördüncü hata, hizmet tarihini ve fatura tarihini rastgele yazmaktır. Yanlış: Eski işlemi bugünün hizmeti gibi göstermek. Doğru: Sözleşme, hak ediş, tahsilat ve muhasebe kaydındaki gerçek tarihi esas almaktır.

Beşinci hata, e-Arşiv belgesini sadece PDF olarak saklamaktır. PDF müşterinin okuyacağı görünüm olabilir; elektronik orijinal, raporlama kaydı ve işlem geçmişi ayrıca korunmalıdır.

Altıncı hata, vergi oranı, istisna, tevkifat veya toplam tutarı tahmin ederek doldurmaktır. Bu alanlar işlem türüne göre değişebileceği için mali müşavir onayı olmadan kopyala-yapıştır yapılmamalıdır.

Yedinci hata, iptal edilen veya düzeltilen belgenin yerine yeni belge düzenlerken eski kaydı yok saymaktır. İptal, iade, yeni fatura ve muhasebe fişi birbirine referans verecek şekilde izlenmelidir.

Hata listesi aylık toplantıda belge numarası, hata türü, kök neden ve alınan aksiyon sütunlarıyla tutulabilir. Örneğin üç faturada aynı VKN hatası varsa sorun personel dikkatsizliği değil, eski müşteri kartının otomatik gelmesi olabilir. Şablon veya yetki düzenlenerek kaynak giderilir. Bir hatanın düzeltilmiş olması, geçmiş faturanın otomatik iptal edildiği anlamına gelmez.

Hatalı e-Arşiv fatura nasıl düzeltilir veya iptal edilir?

Hatalı e-Arşiv fatura, düzenlendikten sonra ekrandan silinerek düzeltilmez; uygun iptal, itiraz, iade veya yeniden faturalama süreci işlem türüne göre uygulanır.

Belge henüz taslak durumundaysa alanlar gönderimden önce düzeltilebilir. Sistem tarafından oluşturulup alıcıya iletilmiş belge ise artık taslak gibi değiştirilmemeli, kayıtlı işlem olarak ele alınmalıdır.

İptal yöntemi; kullanılan portal veya entegratör kanalına, faturanın tarihine, alıcının niteliğine ve güncel mevzuata göre değişebilir. Bu nedenle ekrandaki iptal seçeneğinin bulunması, her durumda aynı sonucu doğurmaz.

Alıcının belgeyi kabul etmemesi, e-Fatura sistemindeki ret akışıyla e-Arşiv faturadaki itiraz veya iade sürecinin aynı olduğu anlamına gelmez. Belge türüne uygun işlem adımı seçilmelidir.

Vergi tutarı veya hizmet bedeli yanlışsa, muhasebe kaydı da kontrol edilmelidir. Sadece yeni bir fatura kesmek, önceki yanlış belgenin hukuki ve muhasebesel izini kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Uzman notu: Düzenlenmiş faturayı ekrandan silmek, GİB kayıtlarını ve alıcıya gönderilmiş belgeyi ortadan kaldırmaz. İptal veya düzeltme adımını uygulamadan önce mali müşavirinizden işlem bazlı onay alın.

Örneğin müşteri VKN’si hatalı yazılan bir e-Arşiv faturada, önce doğru alıcı bilgisi ve mevcut belgenin durumu incelenir. Ardından güncel prosedüre göre iptal veya düzeltme yapılır; yeni belge eski kayıtla ilişkilendirilir.

İptal, itiraz veya iade kanıtı; e-posta, sistem ekranı, işlem numarası ve muhasebe kaydıyla birlikte saklanmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uygulamada düzeltme sırası dört kayıtla izlenebilir: hatalı faturanın numarası, iptal veya itiraz kanıtı, yeni faturanın numarası ve muhasebe fişi. Bu sıra, denetimde neden yeni belge düzenlendiğini açıklar. Hata yalnızca müşteriye gönderilen görünümdeyse yeniden belge üretmeden önce elektronik orijinalin doğru olup olmadığı incelenmelidir; her görsel fark yeni fatura gerektirmez.

e-Arşiv faturalar nasıl saklanır ve denetlenir?

e-Arşiv faturalar, elektronik orijinalleri, gönderim kayıtları ve ilgili muhasebe belgeleri birlikte saklanarak denetlenebilir hâle getirilir. Sadece müşteriye gönderilen PDF dosyasını korumak yeterli bir arşiv yöntemi değildir.

Arşivde mümkün olduğunda elektronik fatura kaydı, görüntülenebilir kopya, belge numarası, tarih, alıcı bilgisi, raporlama sonucu ve iptal veya düzeltme kanıtı bulunmalıdır. Dosyalar değiştirilemeyecek şekilde erişim kontrollü tutulmalıdır.

Acente, aylık olarak düzenlediği faturaları satış ve tahsilat kayıtlarıyla karşılaştırmalıdır. Aynı poliçe, müşteri veya işlem için iki ayrı fatura oluşmuşsa, farkın nedeni belge numarası üzerinden araştırılmalıdır.

Personel değişikliğinde arşiv erişimi kaybolmamalıdır. Kullanıcı yetkileri, yedekleme planı ve belgelerin hangi klasör veya sistemde tutulduğu yazılı bir prosedürle belirlenmelidir.

• Her faturanın elektronik orijinal kaydını ve görüntülenebilir kopyasını saklayın.
• Fatura numarası, tarih, alıcı ve tutar bilgilerini muhasebe kaydıyla eşleştirin.
• GİB gönderim veya raporlama durumunu başarısız kayıtlar için ayrıca izleyin.
• İptal, iade, itiraz ve düzeltme belgelerini ana faturayla ilişkilendirin.
• Portal, entegratör veya şirket sistemi için düzenli yedekleme ve erişim kontrolü uygulayın.
• Saklama süresini güncel vergi mevzuatı, e-belge kuralları ve mali müşavirinizin yönlendirmesiyle belirleyin.

Denetimde belgeyi hızlı bulmak için müşteri adı yerine fatura numarası, tarih ve VKN gibi sabit alanlarla arama yapılmalıdır. Poliçe numarası ise yardımcı filtre olarak kullanılabilir.

Arşiv sistemi değiştirilecekse eski belgeler aktarılmadan önce örnek dosya açma, bütünlük ve erişim testi yapılmalıdır. Aktarım tutanağı ve yedek kopya, geçiş tarihindeki kanıtları korur.

Arşiv testinde rastgele bir ay seçip beş belge üzerinden deneme yapılabilir. Kullanıcı, fatura numarasıyla elektronik orijinale, görüntüye, gönderim sonucuna ve muhasebe kaydına ulaşamıyorsa arşiv prosedürü tamamlanmış sayılmaz. Bulut veya şirket sunucusu kullanılması tek başına yeterli değildir; yetki, yedek ve geri yükleme testi de belgelenmelidir.

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura ve kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura kontör ihtiyacını, ay içinde oluşturduğu giden ve aldığı gelen elektronik belge sayılarını ayrı ayrı sayarak hesaplar. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Acente tarafından düzenlenen her giden e-Arşiv fatura bir kontör tüketir. Sigorta şirketinden, tedarikçiden veya başka bir hizmet sağlayıcıdan alınan her gelen e-belge de ayrı bir kontör olarak dikkate alınır.

Basit aylık hesap şu şekilde yapılır: giden e-Arşiv faturalar artı gelen e-Fatura ve e-Arşiv faturalar artı kullanılan diğer e-belgeler. Aynı belgenin PDF görünümünü indirmek, ikinci bir fatura düzenlenmedikçe ayrıca kontör anlamına gelmez.

Örneğin küçük bir acente ay içinde kendi hizmetleri için 75 giden e-Arşiv fatura düzenliyor ve 20 gelen e-belge alıyorsa, toplam tüketim 95 kontördür. Bu sayı, yalnızca örnek hesaplama amacı taşır.

Poliçe veya tahsilat kaydının ayrıca fatura sayılmadığı durumda, bunları kontör hesabına otomatik belge gibi eklemek doğru değildir. Hesaplama, gerçekten oluşturulan veya alınan elektronik belge hareketlerine dayanmalıdır.

Aylık belge hacmi değişiyorsa son ayı değil, birkaç aylık ortalamayı ve yenileme dönemlerini birlikte değerlendirmek gerekir. e-ticarette kontör ihtiyacını hesaplama yöntemi, belge sayısını hacme dönüştürme mantığını açıklar.

Meslek hizmetlerinde belge sayısının nasıl izlenebileceğini görmek için avukatların aylık kontör hesabına ilişkin örnek de karşılaştırılabilir. Ancak acentenin gerçek ihtiyacı kendi gelen-giden belge raporundan çıkarılmalıdır.

Kontör planında belge türü kadar giriş ve çıkış yönü de izlenmelidir. Örneğin acente 40 e-Arşiv ve 15 e-Fatura gönderip 25 gelen belge alıyorsa toplam tüketim 80 kontördür; yalnızca 55 gönderim saymak eksik hesap olur. İptal edilmiş bir belgenin kontör etkisi için kullanılan hizmetin kuralı ayrıca incelenmelidir; otomatik iade varsayımı yapılmamalıdır.

Özet: 5 maddede sigorta acentesi e-Arşiv fatura kuralları

Sigorta acentesi e-Arşiv fatura sürecinin doğru yönetimi, belge türünden önce işlemin gerçek tarafını ve alıcının sistem statüsünü belirlemeyi gerektirir. Aşağıdaki beş madde, günlük operasyon için kısa bir kontrol çerçevesi sunar.

• İşlemi doğru tarafla eşleştirin: Prim tahsilatı, poliçe düzenlenmesi ve acentenin kendi hizmet bedelini birbirine karıştırmayın. Faturanın düzenleyenini sözleşme, muhasebe kaydı ve işlemin ekonomik gerçekliğine göre belirleyin.
• Alıcı statüsünü sorgulayın: Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını VKN veya TCKN üzerinden kontrol edin. Kayıtlı alıcıya genel uygulamada e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya veya tüketiciye e-Arşiv düzenlenir.
• Tarih ve alanları doğrulayın: Hizmet tarihi, fatura tarihi, numara, unvan, adres, vergi bilgileri, açıklama ve tutarlar dayanak belgelerle uyumlu olmalıdır. Genel yedi günlük süreyi ve özel işlem kurallarını ayrıca izleyin.
• Hatalı belgeyi silmeyin: Düzenlenmiş belge için uygun iptal, itiraz, iade veya düzeltme akışını kullanın. PDF, poliçe numarası veya yeni fatura, eski kaydın yerine kendiliğinden geçmez.
• Arşiv ve kontörü birlikte izleyin: Elektronik orijinal, gönderim kaydı ve muhasebe belgesini koruyun. Gelen ve giden her elektronik belgenin bir kontör tükettiğini aylık raporla karşılaştırın.

Bu kontroller özellikle çok sayıda yenileme, farklı sigorta şirketi ve bireysel müşteriyle çalışan acentelerde önemlidir. Mevzuat, teknik ekranlar ve özel kapsamlar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi düzenli olarak kontrol edin.

Belge hacminizi karşılaştırmak için efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz; ücretsiz e-fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri de bulunur.

Paketlerde kontörlerin Sovos altyapısına aynı gün tanımlanması ve 12-18 ay kullanım süresi, acentenin belge hacmi ile yenileme dönemine göre planlama yapmasına yardımcı olur.