Nakliye Ayda Kaç Kontör Tüketir? Fatura Hacmine Göre Paket

Nakliye kontör ihtiyacı, aylık gelen ve giden e-belge sayılarının toplamına göre hesaplanır; sabit bir tüketim rakamı yoktur. Fatura, irsaliye ve kullanılan diğer belgeler ayrı ayrı değerlendirilir.

Bu rehber, nakliye firmalarının aylık belge hacmini ölçmesine ve uygun kontör seviyesini seçmesine yardımcı olur. Hesaplama yöntemi; filo büyüklüğünü, müşteri sayısını, gelen faturaları ve yoğun sevkiyat dönemlerini birlikte dikkate alır.

Nakliye kontör ihtiyacı ayda kaç belgeye göre hesaplanır?

Nakliye kontör ihtiyacı, bir ay içinde oluşturulan ve alınan tüm e-belgelerin toplamına göre hesaplanır. İşletmenin araç sayısı tek başına yeterli ölçüt değildir; belge üretme sıklığı belirleyicidir.

Önce giden belgeleri sayın, ardından gelen belgeleri ayrı bir toplam olarak kaydedin. E-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye gibi belge türlerini aynı ay için ayrı satırlarda izleyin.

Bir sevkiyatta hem fatura hem e-İrsaliye düzenleniyorsa iki ayrı belge oluşur. Bu nedenle tek taşıma operasyonunu tek kontör gibi kabul etmek, gerçek tüketimi olduğundan düşük gösterir.

Örneğin bir nakliye işletmesi ay içinde 120 giden fatura, 80 gelen fatura ve 150 e-İrsaliye düzenlesin. Bu örnekte toplam tüketim 350 belge, yani 350 kontördür.

Gelen belgeler de hesaba katılmalıdır; çünkü gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Yalnızca müşteriye gönderilen faturaları saymak, özellikle bakım ve akaryakıt alımı yüksek firmalarda eksik sonuç verir.

Aylık hesabı tek bir ayla sınırlamak yerine son üç ayı karşılaştırın. Böylece düşük sezon, normal sezon ve yoğun sezon arasındaki farkı görerek daha gerçekçi bir paket seviyesi belirleyebilirsiniz.

Nakliye sektörüne özgü müşteri, araç ve belge akışını birlikte değerlendirmek için nakliye sektörü sayfasındaki iş akışlarını da inceleyebilirsiniz. Mevzuat kapsamı değişebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bir gelen veya giden nakliye belgesi kaç kontör tüketir?

Kontör hesabında her gelen veya giden belge bir kontör düşürür. Hesaplama, belgenin kaç satır içerdiğine veya kaç kalem taşıdığına göre değil, ayrı bir belge olarak oluşup oluşmadığına göre yapılır.

Giden belgeler, nakliye firmasının müşterilerine veya alıcılarına gönderdiği e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye kayıtlarını kapsar. Her belge, ilgili işlem havuzundan bir kontör kullanır.

Gelen belgeler ise tedarikçilerin, servis firmalarının veya diğer işletmelerin nakliye şirketine gönderdiği belgelerdir. Akaryakıt, lastik, bakım, yedek parça ve dış hizmet faturaları bu gruba girebilir.

Belgedeki ürün veya hizmet satırı sayısı kontör sayısını tek başına artırmaz. Örneğin aynı e-Fatura içinde beş farklı taşıma hizmeti bulunması, belge ayrı ayrı gönderilmediği sürece beş kontör anlamına gelmez.

Ancak fatura ve e-İrsaliye aynı operasyon için ayrı ayrı düzenlenmişse iki belge olarak izlenir. İptal, iade veya yeniden düzenleme işlemlerinde yeni bir belge oluşup oluşmadığını portal hareketlerinden kontrol etmek gerekir.

Uygulamada belge yönünü ve durumunu aynı satırda tutun. Portalda gönderildi görünen e-İrsaliye ile taslak kaydı aynı toplamda birleştirmeyin. Önce tamamlanan kayıtları filtreleyin, sonra belge numarası veya UUID ile muhasebe listesini karşılaştırın. Bu kontrol, entegrasyon kesintilerinden sonra oluşan tekrarları fark ettirir.

Yanlış: Bir sevkiyat olduğu için yalnızca bir kontör tüketildiğini varsaymak. Doğru: Aynı sevkiyatta oluşan fatura, e-İrsaliye ve varsa diğer ayrı belgeleri tek tek saymak.

Bu ayrım, özellikle çok şubeli veya taşeronlu nakliye firmalarında önemlidir. Belge türü, yönü ve işlem durumunu birlikte kaydetmek, aylık kontör ihtiyacını daha doğru gösterir.

Aylık nakliye fatura hacmi nasıl doğru sayılır?

Aylık nakliye fatura hacmi, portalda veya entegrasyon ekranında raporlanan giden ve gelen belgeler karşılaştırılarak doğru sayılır. Sadece muhasebe programındaki kesilen fatura adedi yeterli değildir.

İlk olarak seçtiğiniz ayın başlangıç ve bitiş tarihini kesinleştirin. Ardından giden kutusu, gelen kutusu ve e-İrsaliye hareketlerinden belge adetlerini ayrı ayrı dışa aktarın veya kayıt altına alın.

Sonraki adımda aynı belgeyi iki kez saymadığınızı kontrol edin. Muhasebe programı, portal ve arşiv raporu birlikte kullanılıyorsa belge numarası veya UUID üzerinden karşılaştırma yapmak daha güvenli sonuç verir.

Adım adım sayım yapmak için önce portal raporunu dışa aktarılabilir bir formatta alın. Belge türü, yön, tarih, durum ve belge numarası sütunlarını bırakın. Ardından aynı numaranın birden fazla satırda bulunup bulunmadığını filtreleyin. Son toplamı, tamamlanmış elektronik belge kayıtlarıyla doğrulayın.

Aşağıdaki tablo, yalnızca hesaplama yöntemini göstermek için hazırlanmış örnek bir aylık dağılımdır. Gerçek nakliye kontör ihtiyacı, işletmenin kendi portal raporlarından ve belge akışından çıkarılmalıdır.

Bu örnekte 240 giden ve 60 gelen belge bulunur. Toplam tüketim 300 kontördür; belge türlerinin farklı olması, toplamı ayrı bir temel formülle değiştirmez.

Hesaplama sırasında taslak, iptal edilmiş veya gönderimi tamamlanmamış kayıtların nasıl raporlandığını ayrıca kontrol edin. Portalın belge durumu ile muhasebe programının kayıt durumu her zaman aynı görünmeyebilir.

Aylık hacmi ölçerken yalnızca ortalamaya bakmayın. Son üç ayın en yüksek değerini, devam eden müşteri sözleşmelerini ve yeni araç yatırımlarını birlikte değerlendirerek paket seçiminizi yapın.

Nakliye kontör hesabında gelen belgeler neden eklenir?

Gelen belgeler nakliye kontör hesabına eklenir; çünkü gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu kural, yalnızca müşteriye kesilen faturaları sayan hesaplardan farklı sonuç doğurur.

Nakliye firmalarının tedarikçi faturaları genellikle düzenli ve yüksek hacimli olabilir. Akaryakıt istasyonları, araç servisleri, lastik tedarikçileri, sigorta aracılık hizmetleri ve dış taşıma sağlayıcıları gelen belge sayısını artırabilir.

Bir firma ayda 100 müşteri faturası düzenleyip 140 tedarikçi faturası alıyorsa, yalnızca giden belgeleri baz alan hesap 100 kontör gösterir. Gerçek toplam ise diğer belge grupları eklenmeden bile 240 kontördür.

Karşı durum olarak, taşeron taşıması yapan firma gelen belgeleri tek bir aylık fatura içinde toplu alabilir. Bu durumda araç veya sefer sayısı artmış olsa da gelen belge adedi aynı oranda yükselmeyebilir. Tek faturadaki çok sayıda satırı ayrı belge gibi saymayın; portalda oluşan gerçek belge adedini esas alın.

Gelen kutusundaki her kaydın ilgili işletmeye ait olup olmadığını ve aynı belgenin tekrar raporlanıp raporlanmadığını kontrol edin. Yanlış mükellef bilgisi veya mükerrer kayıt, raporun elle incelenmesini gerektirebilir.

Özellikle akaryakıt ve bakım faturaları farklı şubelere veya araçlara dağıtılıyorsa, belge sayısını araç sayısıyla karıştırmayın. Bir belge birden fazla araca ait olsa bile ayrı belge olarak değerlendirilir.

Yanlış: Gelen faturaları muhasebe işlemi olduğu için kontör hesabının dışında bırakmak. Doğru: Portalda gelen ve giden kutularındaki tamamlanmış belgeleri ayrı ayrı sayıp toplam ihtiyaca eklemek.

Gelen belgelerin sayısı işletmeden işletmeye değişir. Bu nedenle paket seçerken sadece aylık kesilen fatura adedini değil, satın alma yoğunluğunu ve dış hizmet kullanımını da inceleyin.

E-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye nakliye kontörünü nasıl etkiler?

E-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye, nakliye kontör ihtiyacını belge adedi kadar etkiler. Her belge türünü ayrı izlemek, aynı operasyon içinde oluşan farklı belgelerin gözden kaçmasını önler.

E-Fatura, kayıtlı alıcılara gönderilen veya bu alıcılardan alınan faturaların takibinde kullanılır. Nakliye şirketleri müşteri faturaları kadar akaryakıt, bakım ve taşeron faturalarını da gelen kutusunda izleyebilir.

E-Arşiv Fatura, alıcının ve işlem koşullarının durumuna göre kullanılan ayrı bir fatura türüdür. E-Fatura yerine e-Arşiv düzenlenmesi, o belgenin kontör hesabında ayrı bir belge olmasını değiştirmez.

E-İrsaliye, mal hareketine ilişkin ayrı bir elektronik belgedir. Fatura ile aynı taşıma sürecinde düzenlenirse, fatura ve e-İrsaliye iki farklı belge olarak toplamda ayrı ayrı dikkate alınır.

Örneğin üç kamyonlu bir işletme, ay sonunda akaryakıt ve servis faturalarını tek tedarikçi belgesinde alabilir. Araç başına ayrı belge gelmediği için kontör hesabı üç katına çıkmaz. Tersine, her araç için ayrı düzenlenen belgeler varsa gelen belge sayısı artar. Ayırıcı ölçüt araç değil, elektronik kaydın belge olarak oluşmasıdır.

İşletme e-SMM, e-MM veya başka bir e-belge türü kullanıyorsa bu belgelerin havuz hesabına dahil edilip edilmediğini hizmet koşullarından kontrol etmelidir. Kullanılmayan belge türlerini tahmine eklemek gereksiz yüksek sonuç doğurur.

Bir belge türünün zorunlu olup olmadığı ile kontör tüketimi aynı konu değildir. Zorunluluk için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; kontör hesabı için portal belge raporlarını esas alın.

Belge türlerini tek bir toplamda birleştirmeden önce aylık dağılımı kaydedin. Bu yöntem, e-İrsaliye hacmi artarken fatura hacminin sabit kaldığı nakliye modellerini daha doğru analiz etmenizi sağlar.

Küçük nakliye işletmesi için hangi kontör paketi uygundur?

Küçük nakliye işletmesi için uygun paket, son üç ayda ölçülen toplam belge sayısını ve en yoğun aydaki artışı karşılamalıdır. Araç sayısı az olsa bile gelen belgeler ve e-İrsaliyeler hesabı büyütebilir.

Örneğin iki araçla çalışan bir nakliye işletmesi ayda 45 giden e-Fatura, 20 e-Arşiv Fatura, 25 gelen tedarikçi faturası ve 35 e-İrsaliye düzenliyor olsun. Bu örnekte aylık toplam 125 belgedir.

Bu işletme, yalnızca 45 müşteri faturasına bakarsa ihtiyacını ciddi biçimde düşük hesaplar. 125 belgeyi, yoğun aylarda oluşabilecek ek sevkiyatları ve yeni müşterileri ayrıca değerlendirmelidir.

Bu senaryoda işletme sahibi bir aylık tablo açabilir: 45 giden e-Fatura, 20 e-Arşiv, 25 gelen tedarikçi faturası ve 35 e-İrsaliye. Sonra her hafta kalan kontörü kontrol edip yeni müşteri sevkiyatlarını ekler. Üç ay boyunca toplamlar 125, 110 ve 160 olursa paket kararında 160 belgeli ay referans alınır; ancak kullanım süresi içinde tüketilemeyecek büyük seçenek de ayrıca elenir.

100 kontörlük bir seçenek, 125 belgeli bu ayı tek başına karşılamaz. Paket seçimi yapılırken mevcut tüketimi aşan, ancak uzun süre kullanılmadan beklemeyecek bir seviye tercih edilmelidir.

Küçük firmalarda belge sayısı aylar arasında dalgalanabilir. Hasat, inşaat, perakende veya dönemsel sözleşme taşımaları artıyorsa normal ay yerine yoğun ay verisini temel almak daha güvenlidir.

İşletme yalnızca fatura kesiyor, e-İrsaliye kullanmıyor ve gelen belge sayısı düşük kalıyorsa daha düşük bir başlangıç seviyesi yeterli olabilir. Bu durum, kullanım kapsamı ve portal raporu doğrulanarak değerlendirilmelidir.

Pratik yöntem şudur: son üç ayı toplayın, en yüksek ayı belirleyin, yeni müşteri etkisini ekleyin ve çıkan sonucun üzerinde kalan paket seçeneklerini karşılaştırın. Paket fiyatı kadar kullanım süresini de kontrol edin.

Orta ölçekli nakliye firması paketini nasıl seçmelidir?

Orta ölçekli nakliye firması paketini, şube, müşteri, araç ve belge türü bazında ayrıştırılmış aylık toplam üzerinden seçmelidir. Tek bir şirket toplamı, yoğun şubenin gerçek ihtiyacını gizleyebilir.

Örneğin altı araçlı bir firma ayda 260 giden fatura, 220 gelen fatura ve 300 e-İrsaliye üretiyorsa toplam tüketim 780 belgedir. Bu değer, yalnızca kesilen fatura adediyle ölçülemez.

Şubelerden biri ayın son haftasında çok yoğun çalışıyorsa, aylık ortalama yerine o şubenin en yüksek haftalık hareketini inceleyin. Sonuçları merkez, şube ve taşeron gönderimleri olarak ayrı kaydedin.

Entegrasyon kullanılıyorsa aynı belgenin önce muhasebe programında, sonra portalda ayrı bir işlem gibi sayılmadığından emin olun. Belge numarası, gönderim durumu ve alıcı bilgisi karşılaştırması burada önem taşır.

Orta ölçekli firmalar için paket belirlerken yeni araç alımı, filo kiralama, yeni bölge açılışı veya büyük müşteri sözleşmesini hesaba katın. Bu gelişmeler belge hacmini birkaç hafta içinde değiştirebilir.

En büyük paketi otomatik olarak seçmek de doğru yaklaşım değildir. Kullanım süresi içinde tüketilemeyecek kadar yüksek kontör, nakit planlamasında gereksiz yük oluşturabilir; düşük paket ise sık yenileme gerektirebilir.

Seçimden önce üç rapor hazırlayın: belge türü dağılımı, gelen-giden yön dağılımı ve şube bazlı yoğunluk. Bu üç rapor, orta ölçekli firmanın gerçek nakliye kontör ihtiyacını görünür hale getirir.

Yoğun sevkiyat dönemlerinde nakliye kontör ihtiyacı nasıl planlanır?

Yoğun sevkiyat dönemlerinde nakliye kontör ihtiyacı, ortalama ay yerine en yüksek belge hacmi ve beklenen artış birlikte değerlendirilerek planlanır. Sezon etkisi, paket seçiminde doğrudan dikkate alınmalıdır.

Hasat, turizm, kampanya, inşaat veya yıl sonu sevkiyatları bazı nakliye firmalarında belge sayısını artırabilir. Bu artışı tahmin etmek için geçmişteki aynı dönemleri ve imzalanan yeni sözleşmeleri inceleyin.

Önce son on iki ayın aylık belge toplamlarını listeleyin. Sonra en yüksek üç ayı, bu aylardaki e-İrsaliye oranını ve gelen tedarikçi faturalarının aynı dönemde artıp artmadığını karşılaştırın.

Yeni bir müşteri için beklenen taşıma adedini doğrudan kontör sayısı kabul etmeyin. Her taşımanın kaç fatura, kaç e-İrsaliye ve kaç ek belge üreteceğini işletmenizin süreçlerine göre ayrı hesaplayın.

Örneğin 200 taşıma operasyonu, 200 e-İrsaliye anlamına gelebilir; fakat faturalama haftalık toplu yapılıyorsa fatura sayısı daha düşük olabilir. Bu nedenle operasyon sayısı ile belge sayısı aynı kavram değildir.

Yoğun dönemin ne kadar süreceği belirsizse, geçmiş dönemdeki en yüksek haftayı ayrı inceleyin. Ay sonu fatura kesimi artıyor, fakat e-İrsaliye günlük düzenleniyorsa iki akışı farklı varsayımlarla planlayın. Böylece tüm belge türlerini tek bir operasyon tahminiyle aynı oranda artırma hatasından kaçınırsınız.

Yoğun dönem başlamadan önce kalan kontör miktarını, bekleyen belge listesini ve planlanan sevkiyatları kontrol edin. Eşik değer belirlemek, kontör bitmeden önce gerekli işlemi planlamanızı sağlar.

Sezonun ne kadar süreceği belirsizse güncel tüketimi haftalık izleyin. Günlük tüketim olağandışı artarsa ilgili raporu mali müşavirinizle ve entegrasyon sorumunuzla birlikte inceleyin.

Kontör paketi seçerken hangi belgeler ve süreler kontrol edilir?

Kontör paketi seçerken belge kapsamı, toplam adet, geçerlilik süresi, gelen belgelerin dahil olup olmadığı ve kullanılan e-belge türleri birlikte kontrol edilir. Sadece paket adedine bakmak eksik değerlendirmedir.

İlk kontrol, paketin hangi e-belgelerde geçerli olduğudur. E-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye için tek havuz kullanımının nasıl uygulandığını hizmet koşullarından ve müşteri panelinden doğrulayın.

İkinci kontrol, tüketim kuralıdır. Gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü dikkate alın; gönderilen belge sayısını ikiyle çarpmak ise yalnızca gelen ve giden adetleri eşitse yaklaşık sonuç verir.

Üçüncü kontrol, paket kullanım süresidir. Paketin bir sonraki döneme devredilip devredilmediğini, sürenin hangi tarihte başladığını ve yenileme koşullarını satın almadan önce yazılı bilgilerden inceleyin.

Belge sayısı düşük olan firmalar için geçerlilik süresi, adet kadar önemlidir. Paket kullanım süresi içinde tüketilemeyecek bir seviye seçmek, ihtiyacın üzerinde alım yapılmasına neden olabilir.

Mevzuat tarafında ise e-belge zorunluluğu, kapsam ve geçiş tarihleri ayrı kontrol edilmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; kontör paketi seçimi mevzuat danışmanlığının yerine geçmez.

Fiyat karşılaştırması yaparken birim kontör maliyetini, kullanım süresini, belge türü kapsamını ve destek kanalını aynı tabloda değerlendirin. Böylece yalnızca toplam fiyat üzerinden yapılan yanıltıcı karşılaştırmalardan kaçınırsınız.

Nakliye kontör hesabında hangi hatalar maliyeti artırır?

Nakliye kontör hesabındaki en yaygın hatalar, gelen belgeleri dışarıda bırakmak, fatura ile e-İrsaliyeyi birleştirmek ve yoğun dönemi hesaba katmamaktır. Bu hatalar düşük paket seçimine ve beklenmedik yenilemeye yol açabilir.

İlk hata, yalnızca kesilen faturaları saymaktır. Akaryakıt, bakım, lastik, taşeron ve diğer tedarikçi belgeleri gelen kutusunda yer alıyorsa toplam ihtiyaca eklenmelidir.

İkinci hata, taşıma sayısını belge sayısı sanmaktır. Bir taşıma için e-İrsaliye, fatura ve farklı bir hizmet belgesi düzenlenebiliyorsa her ayrı belgeyi ayrıca kaydetmek gerekir.

Yanlış: Son üç ayın ortalamasını alıp yoğun ayı yok saymak. Doğru: Ortalama değeri, en yüksek ayı ve beklenen yeni operasyonları birlikte karşılaştırmak.

Üçüncü hata, portal ve muhasebe raporlarını belge numarası olmadan toplama eklemektir. Aynı kayıt iki raporda görünebilir; bu nedenle toplamadan önce mükerrer kayıtları ayıklayın.

Bir başka karşı durum, portalda iptal görünen belgenin muhasebe listesinde hâlâ aktif görünmesidir. Bu kaydı otomatik olarak yeni tüketim kabul etmeyin; belge hareketindeki durum, numara ve oluşum tarihini karşılaştırın. Yeniden düzenlenen belgenin yeni numarası varsa toplamı buna göre güncelleyin.

Dördüncü hata, iptal veya yeniden düzenleme kayıtlarını durum bilgisi olmadan saymaktır. Yeni bir belge oluşup oluşmadığını ve kontör hareketinin hangi kayda bağlı olduğunu portal raporundan kontrol edin.

Hesaplama hatasını azaltmak için her ay aynı tarih aralığını, aynı belge durumlarını ve aynı rapor kolonlarını kullanın. Yöntem değişirse aylık karşılaştırmalar anlamını kaybedebilir.

Nakliye işletmesi kontör ihtiyacını nasıl düzenli izlemelidir?

Nakliye işletmesi kontör ihtiyacını düzenli izlemek için aylık belge raporu, kalan kontör kontrolü ve yoğunluk uyarısı oluşturmalıdır. Bu takip, paket bitmeden önce karar vermeyi sağlar.

Her ay aynı gün rapor alın ve önceki ayla karşılaştırın. Raporu belge türü, gelen-giden yönü, şube ve işlem durumu başlıklarıyla saklamak, artışın kaynağını hızlıca gösterir.

1. Ayın başında kalan kontör miktarını ve kullanım süresi bitişini kaydedin.
2. Ay içinde giden, gelen ve belge türü bazındaki tüketimi haftalık olarak izleyin.
3. Ay sonunda portal raporunu muhasebe kayıtları ve operasyon listesiyle karşılaştırın.
4. Gelecek ayın sevkiyat planına göre gereken kontör seviyesini önceden değerlendirin.

Takip dosyasında belge adedi dışında gönderim tarihi, belge türü, yönü, şube ve durum alanları bulunmalıdır. Bu alanlar, yüksek tüketimin yeni müşteriden mi yoksa mükerrer işlemden mi kaynaklandığını ayırır.

Manuel çalışan küçük firmalar için aylık tablo yeterli olabilir. Entegrasyon kullanan veya çok şubeli firmalar ise portal raporlarını muhasebe ve operasyon sistemleriyle düzenli karşılaştırmalıdır.

Uzman notu: Kontör bitimine yakın bekleyen belgeleri topluca göndermek yerine, haftalık tüketim eğilimini izleyin. Ani artışın nedeni bulunmadan paket seviyesini değiştirmek yanlış karar doğurabilir.

İzleme sorumluluğunu tek bir kişiye tanımlayın ve izin dönemleri için yedek sorumlu belirleyin. Böylece kritik belge gönderimleri, yalnızca bir çalışanın kişisel takibine bağlı kalmaz.

Nakliye kontör paketi seçimi için uygulanabilir plan nedir?

Nakliye kontör paketi seçimi için uygulanabilir plan, belge hacmini ölçmek, yoğun ayı belirlemek, kapsamı doğrulamak ve kullanım süresini kontrol etmektir. Bu adımlar, tahmine dayalı alımı azaltır.

İlk hafta son üç ayın e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve gelen belge sayılarını çıkarın. Her belge türünü ayrı yazın, ardından gelen ve giden toplamlarını birleştirin.

İkinci adımda en yüksek aylık toplamı belirleyin. Eğer yakın zamanda yeni müşteri, araç veya bölge ekleniyorsa bu değişikliğin beklenen belge adetlerine etkisini ayrıca hesaplayın.

Üçüncü adımda seçilecek paketin tüm kullanılan e-belgelerde geçerli olduğunu doğrulayın. Gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü hesaba katmadan sadece fatura sayısına göre karar vermeyin.

Karar kaydı oluştururken hangi ayların referans alındığını, yoğun dönem varsayımını ve paket süresini yazılı saklayın. Bir ay sonra gerçek tüketim tahminin altında kalırsa hemen daha büyük seviyeye geçmeyin. Önce farkın sezon kaynaklı mı, yeni müşteri kaynaklı mı, yoksa raporlama tekrarından mı doğduğunu inceleyin.

Dördüncü adımda paketin kullanım süresini ve kalan kontör takibini inceleyin. Düşük hacimli işletmeler için uzun süre geçerli seçenekler, yüksek hacimli işletmeler için ise tüketim hızına uygun seçenekler karşılaştırılmalıdır.

Beşinci adımda aylık rapor için sorumlu belirleyin ve her ay aynı yöntemle ölçüm yapın. İlk ay sonunda gerçek tüketim, tahminle karşılaştırılmalı; sonraki seçim bu veriye göre güncellenmelidir.

Bu plan, nakliye firmasının belge üretme biçimine göre uyarlanabilir. Mevzuat kapsamı, belge zorunluluğu veya entegrasyon süreci hakkında tereddütte güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede nakliye kontör ihtiyacı

Nakliye kontör ihtiyacı, sabit bir sektör rakamıyla değil, işletmenin aylık gelen ve giden e-belge toplamıyla belirlenir. Doğru paket seçimi için belge türlerini, yoğun dönemleri ve kullanım süresini birlikte incelemek gerekir.

• Giden e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliyeleri aylık belge adedi olarak ayrı ayrı kaydedin.
• Gelen tedarikçi ve hizmet faturalarını dışarıda bırakmayın; her gelen veya giden belge bir kontör düşürür.
• Aynı operasyon içindeki fatura ve e-İrsaliyeyi tek belge kabul etmeyin; ayrı oluşan belgeleri ayrı sayın.
• Son üç ayın ortalamasını, en yüksek ayı ve yaklaşan yeni operasyonları birlikte değerlendirin.
• Paketin belge kapsamını, kullanım süresini ve portal raporlarındaki tüketim kuralını satın almadan önce kontrol edin.

Bu beş adım, küçük nakliye işletmesinden çok şubeli filoya kadar uygulanabilir. Raporlama yöntemini her ay değiştirmemek, gerçek tüketim eğilimini görmenizi sağlar.

Bu özeti elektronik tabloya aktarırken her ay aynı kolonları kullanın. Böylece paket kararı kişisel tahmine değil, izlenebilir belge verisine dayanır.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerde kullanılabilen havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı da bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerde 12-18 ay kullanım süresi uygulanır.