N11 ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

n11 e-arşiv fatura, N11 sipariş bilgilerinin doğrulanıp e-belge sistemine aktarılmasıyla otomatik kesilir; bunun için N11 hesabı, entegrasyon bağlantısı ve doğru fatura senaryosu gerekir.

Bu rehber, N11'de satış yapan küçük işletmeler, muhasebe ekipleri ve yazılım geliştiriciler için hazırlanmıştır. Sipariş aktarımı, alıcı türü, kontör kullanımı, hata kontrolü ve iade eşleştirmesi gibi sorunları birlikte çözer.

N11 e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

N11 e-Arşiv fatura, siparişin müşteri ve ürün verileri kontrol edildikten sonra e-belge servisinde oluşturulur.

İlk adımda N11 sipariş kaydı entegrasyon tarafından alınır. Sipariş numarası, alıcı bilgileri, ürün satırları, kargo bedeli, indirim ve ödeme bilgileri aktarılır. Bu aktarım, manuel kopyalamaya göre daha izlenebilir bir kayıt üretir.

Sonraki adımda alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı kontrol edilir. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse e-Arşiv senaryosu kullanılır. Kayıtlı alıcı için belge türü e-Fatura olabilir.

Entegrasyon, satıcının vergi bilgilerini de belgeye ekler. Vergi numarası, unvan, adres ve iletişim bilgilerindeki eksiklikler gönderimden önce durdurulmalıdır. Aksi durumda belge hatalı veya eksik oluşabilir.

Belge oluşturma tetikleyicisi işletmenin kuralına göre belirlenir. Örneğin ödeme onayı, kargoya teslim veya siparişin hazırlanması tetikleyici olarak seçilebilir. Bu karar, muhasebe süreciyle birlikte verilmelidir.

Oluşan e-Arşiv fatura, ilgili özel entegratör veya e-belge yazılımı üzerinden GİB kurallarına uygun şekilde işlenir. Sistem başarılı belge numarasını ve durum bilgisini kaydetmelidir.

Son aşamada fatura bilgisi N11 siparişiyle eşleştirilir. Sipariş ekranında belge numarası bulunması, müşteri desteği ve iade kontrolleri için önemlidir. Aynı siparişin ikinci kez faturalandırılması böylece önlenir.

Manuel işlem gerektiğinde sipariş numarası, belge numarası ve işlem nedeni not edilmelidir. Otomatik akış çalışmadığında bu kayıtlar, muhasebe ekibinin eksik belgeleri daha hızlı bulmasını sağlar.

Küçük bir eczane sahibi, N11'de reçetesiz ürün satıyorsa ödeme onayından sonra veriyi çekebilir. Kargoya çıkmadan önce adres ve ürün kontrolü yapılır. Adres eksikse belge bekler; sipariş iptal edilirse tetikleyici çalışmaz.

Uygulamada günlük kontrol sırası sipariş çekme, veri doğrulama, mükellef sorgusu, belge oluşturma ve durum yazma şeklindedir. Bu sıralama bozulursa belge, henüz kesinleşmeyen sipariş bilgileriyle düzenlenebilir.

N11 siparişinde e-Arşiv fatura mı e-Fatura mı seçilir?

N11 siparişinde belge türü, alıcının GİB e-Fatura kayıt durumuna ve güncel mevzuata göre seçilir.

Alıcının e-Fatura sisteminde kayıtlı olması, yalnızca şirket türüne bakılarak anlaşılmaz. Vergi kimlik bilgileriyle yapılan güncel mükellef sorgusu veya entegrasyonun doğrulama sonucu dikkate alınmalıdır.

Gerçek kişi alıcıların çoğu işlemde e-Arşiv senaryosu kullanılabilir. Ancak gerçek kişinin e-Fatura mükellefi olup olmadığı ayrıca kontrol edilmelidir. Tüzel kişi alıcı için de aynı kayıt kontrolü geçerlidir.

Yanlış: N11'deki her sipariş için aynı belge türünü seçmek doğrudur. Doğru: Her siparişte alıcı statüsü ve fatura bilgileri ayrı kontrol edilmelidir.

Entegrasyon, alıcı statüsünü güncel olmayan bir önbellekten okuyorsa yanlış senaryo seçebilir. Bu nedenle sorgu tarihini, sorgu sonucunu ve kullanılan vergi numarasını işlem kaydında tutmak gerekir.

Mevzuat ve teknik uygulamalar zamanla değişebilir. Özellikle e-Fatura ve e-Arşiv kapsamındaki güncel koşulları GİB duyurusundan ve mali müşavirinizden teyit edin.

Örneğin şirket unvanı verilen bir N11 siparişinde vergi numarası bulunmuyorsa belge hemen gönderilmemelidir. Unvan tek başına e-Fatura adresini belirlemez. Vergi bilgisi tamamlandıktan sonra kayıt sorgusu yenilenmelidir.

Sorgu sonucu ile sipariş bilgilerinin tarihi de önemlidir. Alıcı sonradan mükellef olmuşsa eski kayıtla işlem yapılmamalıdır. Entegrasyon, belge gönderiminden önce güncel sonucu yeniden kontrol etmelidir.

N11 e-Arşiv fatura entegrasyonu hangi verileri taşır?

N11 e-Arşiv fatura entegrasyonu, siparişi belgeye çevirmek için kimlik, adres, ürün, vergi ve ödeme verilerini taşır.

Alıcı tarafında ad-soyad veya unvan, T.C. kimlik numarası ya da vergi bilgisi, adres, e-posta ve telefon bulunabilir. Hangi alanların zorunlu olduğu belge senaryosuna göre değişebilir. Eksik alanlar için işlem kuralı tanımlanmalıdır.

Satıcı tarafındaki vergi bilgileri entegrasyon hesabından gelmelidir. Şube, depo veya farklı ticari unvan kullanan işletmelerde doğru satıcı profili seçilmelidir. Yanlış profil, bütün siparişlerde hatalı düzenleyici bilgisi oluşturabilir.

Ürün satırlarında stok kodu, ürün adı, miktar, birim fiyat, KDV oranı, indirim ve satır toplamı yer alır. N11 ürün adı ile muhasebe ürün kodu farklıysa bir eşleştirme tablosu kullanılmalıdır.

Kargo, hizmet bedeli ve sipariş indirimi ayrı satır veya tanımlı alan olarak aktarılabilir. Bu alanların nasıl işlendiği, muhasebe kayıtları ve entegrasyon dokümanıyla karşılaştırılmalıdır.

Ödeme yöntemi, sipariş tarihi, teslimat adresi ve fatura adresi de akışta önem taşır. Teslimat adresinin fatura adresi yerine yanlışlıkla yazılması, müşteri talep ve iade süreçlerini zorlaştırır.

Entegrasyon, N11 sipariş numarasını dış referans olarak belgeye bağlamalıdır. Böylece aynı müşteri adına benzer tutarda başka siparişler bulunduğunda doğru belge seçilebilir.

Ürün, vergi ve adres alanlarında karakter sınırı veya biçim farkı varsa test yapılmalıdır. Canlı gönderimden önce farklı müşteri tipleriyle deneme siparişleri oluşturmak güvenli bir yöntemdir.

Alan eşleştirme tamamlandıktan sonra bir siparişin ham verisi ile oluşan belge satır satır karşılaştırılmalıdır. Sadece genel toplamı kontrol etmek, kargo veya indirim alanındaki hatayı gizleyebilir.

Karşı durumda, N11'deki ürün kodu muhasebe sisteminde bulunmuyorsa belge üretimi durmalıdır. Sistem varsayılan bir ürün kartı seçmemeli; kullanıcıya eşleştirme görevi ve sipariş referansı göstermelidir.

N11 e-Arşiv fatura otomatik akışı nasıl kurulur?

N11 e-Arşiv fatura otomatik akışı, hesap yetkilendirme, alan eşleştirme, tetikleyici ve hata kuralı tanımlanarak kurulur.

Kurulumdan önce N11 mağaza hesabının erişim yetkileri, e-belge hesabının aktifliği ve satıcı bilgilerinin güncelliği kontrol edilir. Bu üç koşuldan biri eksikse sipariş aktarımı tamamlanmayabilir.

1. N11 mağaza bağlantısını, yetkili kullanıcı veya teknik erişim bilgileriyle oluşturun.
2. Satıcı vergi bilgilerini ve doğru e-belge profilini entegrasyona tanımlayın.
3. N11 sipariş alanlarını fatura alanlarıyla tek tek eşleştirin.
4. E-Fatura ve e-Arşiv yönlendirme kuralını alıcı statüsüne göre belirleyin.
5. Test siparişleriyle belge, durum ve sipariş numarası eşleşmesini doğrulayın.

İlk testte yalnızca gerçek müşteriye ait olmayan kontrollü veriler kullanılmalıdır. Test belgesinin taslak mı, başarılı mı veya reddedilmiş mi olduğu ayrıca incelenmelidir.

Otomatik tetikleyici bir kez çalıştığında aynı sipariş için tekrar çalışmamalıdır. Bunun için sipariş numarası ve belge durumunu kullanan bir tekrar kontrolü gerekir.

İşletme, eksik verili siparişlerde otomatik durdurma kuralı tanımlamalıdır. Örneğin vergi bilgisi eksikse sistem belge üretmek yerine kullanıcıya görev oluşturabilir.

Manuel onay seçeneği, yüksek tutarlı veya kurumsal alıcılı siparişlerde tercih edilebilir. Ancak tüm siparişleri manuel onaya bağlamak, otomatik akışın hız avantajını azaltır.

Kurulum ekranlarının adı kullanılan yazılıma göre değişebilir. Bu nedenle N11 teknik dokümanı, entegrasyon sağlayıcısının kılavuzu ve güncel GİB duyurusu birlikte kontrol edilmelidir.

Akış kurgusunda önce durdurma koşulları, sonra belge üretme koşulları yazılmalıdır. İptal edilmiş, mükerrer veya eksik adresli siparişler otomatik üretim listesinden ayrılmalıdır.

Örneğin küçük bir market, ödeme onayını fatura tetikleyicisi seçebilir. Ancak kapıda ödeme siparişlerinde sevkiyat onayı beklenebilir. Tüm ödeme yöntemlerine aynı tetikleyiciyi uygulamak her işletme için uygun değildir.

N11 API ile e-Arşiv fatura entegrasyonu nasıl test edilir?

N11 API ile e-Arşiv fatura entegrasyonu, kimlik doğrulama, veri çekme, belge gönderme ve durum sorgulama testleriyle doğrulanır.

İlk olarak API erişim bilgilerinin doğru hesap ve mağazaya ait olduğu kontrol edilir. Yanlış mağaza anahtarı, bağlantıyı çalıştırsa bile başka siparişlerin alınmasına veya yetki hatasına neden olabilir.

Yetki kapsamı yalnızca gereken işlemleri içermelidir. Sipariş okuma, fatura bilgisi güncelleme veya durum yazma izinleri ayrı değerlendirilmeli; kullanılmayan yetkiler açık bırakılmamalıdır.

Test senaryosunda başarılı ödeme, eksik adres, e-Fatura kayıtlı alıcı, iptal edilen sipariş ve iade edilen ürün bulunmalıdır. Her senaryo için beklenen sonuç önceden yazılmalıdır.

API yanıtındaki sipariş numarası, müşteri bilgisi ve toplam tutar belgeye aktarılmış mı kontrol edilir. Yanıtın yalnızca başarılı görünmesi, bütün alanların doğru taşındığı anlamına gelmez.

Belge gönderildikten sonra yalnızca ilk API yanıtı kaydedilmemelidir. Belgenin son durumu, belge numarası ve hata açıklaması da takip edilmelidir.

Bağlantı koparsa sistem aynı siparişi tekrar çekebilir. Tekilleştirme anahtarı bulunmayan entegrasyonlarda çift fatura riski artar. Bu nedenle yeniden deneme mantığı kontrollü tasarlanmalıdır.

Şifre ve erişim anahtarları e-posta, ekran görüntüsü veya ortak dosyada tutulmamalıdır. Kullanıcı hareketleri, hata kayıtları ve değişiklik tarihleri yetkili ekip tarafından izlenmelidir.

Test raporunda her sipariş için alınan veri, gönderim sonucu ve son belge durumu ayrı sütunlarda tutulmalıdır. Böylece bağlantı hatası ile belge doğrulama hatası birbirinden ayrılır.

API kullanımı, teknik dokümanda belirtilen istek ve yanıt yapısına göre sınanmalıdır. Sağlayıcının erişim sınırı veya bakım durumu varsa yeniden deneme planı buna göre güncellenmelidir.

N11 e-Arşiv fatura kontör hesabı nasıl yapılır?

N11 e-Arşiv fatura kontör hesabı, oluşturulan giden belgelerin ve sisteme alınan gelen belgelerin ayrı ayrı sayılmasıyla yapılır.

N11 siparişinden düzenlenen e-Arşiv fatura giden e-belgedir. Bu hizmet modelinde her giden belge bir kontör düşürür. Sipariş sayısını tahmin ederken yalnızca aktif ürün sayısı değil, kesilecek belge sayısı dikkate alınmalıdır.

Gelen belgeler de ayrı hesaplanır. Kullanılan kontör modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. N11 satış faturaları giden, işletmenin başka işlemlerden aldığı e-belgeler gelen kayıt olabilir.

Örneğin bir ayda 420 N11 siparişi faturalandırılıyorsa, yalnızca bu giden belgeler için en az 420 kontörlük kullanım planlanır. İade, ek satış kanalı ve gelen belgeler ayrıca değerlendirilir.

Bir siparişin iki kez belgeye dönüşmesi yalnızca muhasebe hatası değildir. Aynı zamanda gereksiz kontör tüketimine ve müşteri kayıtlarında karışıklığa yol açar.

Taslak, başarısız gönderim ve yeniden deneme işlemlerinin kontör etkisi kullanılan hizmetin kuralına göre incelenmelidir. Her başarısız denemenin ücretsiz olduğunu varsaymak doğru değildir.

Aylık kontör takibinde toplam sipariş, başarılı belge, bekleyen işlem, hata ve gelen belge sayıları ayrı tutulmalıdır. Böylece kullanım artışının gerçek satıştan mı, tekrar denemeden mi kaynaklandığı görülür.

Kontör planını belirlerken güncel paket koşullarını ve işletmenin büyüme tahminini kontrol edin. Fiyat, kullanım süresi ve belge sayımı için hizmet sağlayıcısının güncel bilgilendirmesine bakın.

Kontör planı hazırlanırken satış tahminine iade ve ek kanallar için ayrı pay eklenmelidir. Bu payın oranı işletmenin geçmiş verisiyle belirlenmelidir. Sabit bir varsayım, yoğun kampanyalarda yetersiz kalabilir.

Karşı durumda, taslak belgelerin veya başarısız denemelerin nasıl sayıldığı bilinmiyorsa kullanım raporu esas alınmalıdır. Paket seçmeden önce hizmet koşullarındaki belge sayımını ve kullanım süresini güncel olarak inceleyin.

N11 e-Arşiv faturada hatalar nasıl önlenir?

N11 e-Arşiv faturada hatalar, belge oluşmadan önce veri doğrulama ve gönderim sonrasında durum takibi yapılarak önlenir.

En sık sorunlar eksik alıcı bilgisi, yanlış vergi oranı, hatalı indirim, kargo bedelinin atlanması ve aynı siparişin iki kez işlenmesidir. Her hata için ayrı bir kontrol kuralı tanımlanmalıdır.

Yanlış: API bağlantısı başarılıysa fatura verilerinin tamamı doğrudur. Doğru: Sipariş toplamı, vergi, alıcı ve satıcı alanları belge öncesi ayrıca karşılaştırılmalıdır.

Ürün fiyatı ile sipariş toplamı uyuşmuyorsa sistem belgeyi otomatik göndermemelidir. Kargo, kupon ve satıcı indiriminin hangi satıra işlendiği açıkça belirlenmelidir.

Vergi oranı ürün kartından geliyorsa ürün kartlarının güncelliği düzenli kontrol edilmelidir. Aynı ürünün farklı varyantları, yanlış oran veya yanlış stok koduyla eşleşebilir.

Gönderim hatalarında otomatik yeniden deneme sınırsız bırakılmamalıdır. Sistem belirli denemelerden sonra işlemi beklemeye almalı ve hata kaydını kullanıcıya göstermelidir.

Belge numarası oluşmuşsa yeni bir belge göndermeden önce mevcut durum sorgulanmalıdır. Aksi halde teknik hata sanılan işlem, ikinci bir fatura oluşturabilir.

Hata ekranı, sipariş numarası ve belge referansını birlikte göstermelidir. Muhasebe çalışanı bu iki bilgiyi göremiyorsa doğru kaydı bulmak için manuel arama yapar.

Hatalı belgelerin düzeltme yöntemi işlem türüne göre değişebilir. İptal, yeniden düzenleme veya iade sürecini uygulamadan önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hata çözümünde önce ham N11 verisi, sonra alan eşleştirmesi ve belge yanıtı incelenmelidir. Bu sıra, sorunun kaynağını değiştirmeden düzeltme yapılmasını önler.

Yanlış: Belge numarası görünmüyorsa aynı siparişi hemen yeniden göndermek güvenlidir. Doğru: Önce belge durumunu sorgulayın, ardından yeniden deneme kararını kayıt altına alın.

N11 e-Arşiv fatura iptali ve iade süreci nasıl yönetilir?

N11 e-Arşiv fatura iptali ve iadesi, N11 sipariş durumundan ayrı olarak belge kaydı üzerinden yönetilir.

Siparişin N11'de iade edildi görünmesi, e-Arşiv faturanın otomatik olarak yok olduğu anlamına gelmez. Sipariş durumu ile belgenin iptal veya düzeltme durumu ayrı alanlarda izlenmelidir.

Ürün gönderilmeden önce sipariş iptal edilmişse belge oluşturma tetikleyicisi çalıştırılmamalıdır. Belge daha önce oluşturulduysa sistem, işlemi sessizce silmek yerine muhasebe görevi oluşturmalıdır.

Fatura gönderildikten sonra müşteri iadesi oluşursa satır, miktar, tutar ve ödeme iadesi birlikte incelenir. Sadece stok miktarını düzeltmek, belge ve muhasebe kayıtlarını düzeltmez.

Gerçek kişi ve işletme alıcılarda düzeltme yöntemi aynı olmayabilir. Alıcının statüsü, belgenin durumu ve işlemin niteliği dikkate alınarak mali müşavirden uygulama teyidi alınmalıdır.

Otomasyon, iade bildirimini doğrudan iptal komutuna çevirmemelidir. Önce iade gerçekten onaylandı mı, ürün geri geldi mi ve ödeme iadesi tamamlandı mı kontrol edilmelidir.

İptal veya düzeltme işleminden sonra yeni belge düzenlenirse eski belgeyle bağlantı kurulmalıdır. Sipariş numarası, eski belge numarası, yeni belge numarası ve işlem nedeni saklanmalıdır.

İade akışında güncel GİB kuralları ve kullanılan e-belge yazılımının işlem adımları esas alınır. Süre veya belge yöntemi konusunda rakamlı varsayım yapmadan güncel duyuruyu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin markette üç ürünlü siparişin yalnızca bir ürünü iade edilirse belge kontrolü satır bazında yapılmalıdır. Tüm siparişi iptal etmek, kalan iki ürünün satış kaydını da yanlış etkileyebilir.

Karşı durumda, ürün iadesi onaylanmadan ödeme iadesi yapılmışsa işlem beklemeye alınmalıdır. Stok, ödeme ve e-belge kayıtları aynı sipariş numarasıyla tamamlanmadan otomatik düzeltme uygulanmamalıdır.

N11 e-Arşiv fatura müşteriye nasıl iletilir ve saklanır?

N11 e-Arşiv fatura, alıcının doğrulanmış iletişim bilgisiyle geçerli elektronik kanaldan iletilmeli ve erişilebilir biçimde saklanmalıdır.

Fatura e-posta ile gönderilecekse adres, N11 siparişindeki fatura bilgileriyle karşılaştırılmalıdır. Yazım hatalı veya boş e-posta adresi varsa sistem gönderimi başarılı gösterse bile müşteri belgeyi alamayabilir.

Belgenin görsel PDF kopyası müşteri iletişimi için kullanılabilir. Ancak PDF görünümü, e-belge sistemindeki asıl kayıt, belge numarası ve durum bilgisinin yerine tek başına geçmez.

Sistem, oluşturulan belgenin tarihini, numarasını, alıcı bilgisini, gönderim kanalını ve teslim durumunu kaydetmelidir. Müşteri yeniden istediğinde aynı belge kontrollü biçimde bulunabilmelidir.

Arşiv erişimi rol bazlı olmalıdır. Satış personeli sipariş ve belge durumunu görebilirken, vergi bilgilerini değiştirme yetkisi yalnızca yetkili kullanıcılarda tutulmalıdır.

Belgeler düzenli yedeklenmeli ve arama ölçütleri belirlenmelidir. Sipariş numarası, müşteri bilgisi, belge numarası ve tarih üzerinden arama yapılabilmesi operasyon süresini azaltır.

Uzman notu: E-posta gönderiminin başarılı görünmesi, alıcının belgeyi gördüğünü kanıtlamaz; teslim hatalarını ve müşteri talebini ayrıca kaydedin.

Arşivleme süresi ve saklama yöntemi, mevzuat ile hizmet sözleşmesine göre değerlendirilmelidir. Kayıtların değiştirilemezliği, erişilebilirliği ve gerektiğinde ibraz edilebilirliği mali müşavirle birlikte kontrol edilmelidir.

Teslim bildirimi alınmadığında aynı belgeyi farklı kanallardan rastgele göndermek yerine iletişim bilgisi doğrulanmalıdır. Yeniden gönderim tarihi, kanal ve kullanıcı bilgisi işlem geçmişine eklenmelidir.

Arşiv yedeği yalnızca PDF dosyalarından oluşmamalıdır. Belge numarası, elektronik kayıt, durum bilgisi ve sipariş referansı birlikte saklanırsa belge daha sonra güvenilir biçimde doğrulanabilir.

N11 e-Arşiv fatura ile sipariş mutabakatı nasıl yapılır?

N11 e-Arşiv fatura mutabakatı, sipariş sayısı, belge sayısı, toplam tutar ve iade durumunun karşılaştırılmasıyla yapılır.

İlk kontrolde N11 raporundaki siparişler ile e-belge sistemindeki belgeler eşleştirilir. Her sipariş için belge numarası, belge tarihi ve belge durumu bulunmalıdır.

İkinci kontrolde net tutar, indirim, kargo, vergi ve genel toplam karşılaştırılır. Küçük yuvarlama farkları bile raporda açıklanmalı; sistemin hangi yuvarlama kuralını kullandığı bilinmelidir.

Bir kafe sahibi N11'de kahve ekipmanı satıyorsa, günlük sipariş raporunu her akşam dışa aktarabilir. Örneğin onaylı sipariş, kesilen fatura, bekleyen veri ve iade sütunlarını ayrı izlemelidir.

Bu kafe sahibi, ödeme kuruluşunun hesabını fatura toplamıyla doğrudan eşitlememelidir. Komisyon, kargo kesintisi ve ödeme tarihi, faturadaki satış tutarından farklı olabilir.

İade edilen siparişler mutabakat tablosunda ayrı gösterilmelidir. İade tutarı, stok hareketi, ödeme iadesi ve belge düzeltmesi aynı referansla işaretlenmelidir.

Günlük kontrol, hatayı ay sonuna bırakmaktan daha güvenlidir. Özellikle yoğun kampanya dönemlerinde bekleyen belgeler, tekrar denemeler ve eksik müşteri verileri aynı gün incelenmelidir.

Ay sonunda muhasebeye aktarılacak raporda başarılı, hatalı, iptal bekleyen ve iade bekleyen kayıtlar ayrılmalıdır. Bu rapor, eksik veya mükerrer belge araştırmasını kolaylaştırır.

Mutabakat için önce sipariş numarası temel anahtar seçilmelidir. Aynı müşteri veya aynı tutar üzerinden eşleştirme yapmak, benzer siparişlerde yanlış belge bağlantısı oluşturabilir.

Karşılaştırma farkı bulunduğunda kayıt doğrudan silinmemelidir. Sipariş ham verisi, belge yanıtı, ödeme raporu ve iade kaydı incelenerek farkın nedeni açıklanmalıdır.

N11 e-Arşiv fatura entegrasyonu hangi satış kanallarına uyarlanır?

N11 e-Arşiv fatura entegrasyonu, farklı satış kanallarına aynı temel mantıkla uyarlanır; ancak her kanalın sipariş alanları ve durumları ayrıdır.

N11 bir pazaryeri olduğu için sipariş verisi platformdan alınır. Kendi e-ticaret sitenizde ise ürün, müşteri ve ödeme verileri mağaza yazılımından gelebilir. Bu nedenle N11 bağlantısının erişim bilgileri başka kanala kopyalanmamalıdır.

WooCommerce kullanan işletmeler için [WooCommerce e-Fatura entegrasyonu ve kontör bağlantısı](/blog/woocommerce-e-fatura-entegrasyonu-nasil-yapilir-kurulum-ve-kontor-baglantisi) yazısı, alan eşleştirme mantığını karşılaştırmak için incelenebilir.

PrestaShop mağazasında çalışan satıcılar, [PrestaShop ile e-Arşiv fatura kesme](/blog/prestashop-ile-e-arsiv-fatura-kesme-otomatik-fatura-akisi) rehberinde siparişten belgeye geçiş adımlarını görebilir.

OpenCart kullananlar için [OpenCart e-Fatura entegrasyonu](/blog/opencart-e-fatura-entegrasyonu-nasil-yapilir-kurulum-ve-kontor-baglantisi) içeriği, mağaza bağlantısı ve kontör kontrolü açısından ilgili bir örnektir.

Kurumsal kaynak planlama yazılımı bulunan işletmeler, [Odoo e-Fatura entegrasyonu](/blog/odoo-e-fatura-entegrasyonu-nasil-yapilir-kurulum-ve-kontor-baglantisi) yazısındaki ürün, müşteri ve belge eşleştirme yaklaşımından yararlanabilir.

Birden fazla kanalda satış yapan işletme, ortak stok kodu ve ortak sipariş referansı kullanmalıdır. Aynı ürünün N11, web sitesi ve sosyal satış kanalında farklı kodlarla tutulması mutabakatı zorlaştırır.

Belge türü kuralı da kanal adına göre değil, alıcı ve işlem bilgisine göre çalışmalıdır. Teknik bağlantı değişse bile e-Fatura ve e-Arşiv yönlendirme mantığı tutarlı kalmalıdır.

Uyarlama sırasında her kanal için sipariş durumu, müşteri alanı ve ödeme alanı ayrı belgelenmelidir. Bir kanaldaki teslim edildi durumu, başka kanalda fatura kesme koşuluna karşılık gelmeyebilir.

Karşı durumda aynı müşteri farklı kanallardan alışveriş yapıyorsa sipariş referansları birleştirilmemelidir. Her satış kanalının dış referansı korunmalı, ortak raporda kanal bilgisi ayrıca gösterilmelidir.

Özet: 5 maddede N11 e-Arşiv fatura otomasyonu

N11 e-Arşiv fatura otomasyonu, sipariş verisini doğru belge türüyle eşleştirip kayıt ve kontrol adımlarını birbirine bağlar.

Başarılı bir akış yalnızca fatura üretmez. Alıcı statüsünü kontrol eder, ürün ve vergi alanlarını doğrular, belge durumunu izler ve siparişle belge arasında referans kurar.

Aşağıdaki beş madde, N11 satışlarında otomatik fatura akışını kurmadan önce ve çalıştırırken kullanılabilecek kısa kontrol çerçevesidir.

• N11 siparişindeki alıcı bilgilerini ve güncel e-Fatura kayıt durumunu belge üretmeden önce doğrulayın.
• Ürün, miktar, indirim, kargo, vergi ve toplam tutar alanlarının fatura alanlarıyla eşleştiğini test edin.
• Tekilleştirme anahtarı kullanarak aynı siparişin birden fazla kez faturalandırılmasını önleyin.
• Giden ve gelen belgelerin kontör tüketimini ayrı izleyerek aylık kullanım raporu oluşturun.
• İade, iptal, hata ve teslim durumlarını N11 siparişinden bağımsız belge kayıtlarıyla birlikte takip edin.

Kurulum sırasında hangi adımın otomatik, hangi adımın kullanıcı onaylı olacağı yazılı hale getirilmelidir. Özellikle iptal ve iade işlemlerinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uygulama başlamadan önce sorumlu kullanıcı, hata inceleme süresi ve günlük kontrol saati belirlenmelidir. Bu görevler tanımlanmazsa otomasyon çalışsa bile bekleyen belgeler fark edilmeyebilir.

İşletme, ilk hafta sipariş ve belge raporlarını birlikte incelemelidir. Alan eşleştirmesi doğrulandıktan sonra otomatik kapsam genişletilebilir. İade ve iptal adımları ise ayrıca onaylı yürütülmelidir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100 ile 500.000 kontör arasında sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri bulunur. Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır; güncel paket ve hizmet koşullarını satın alma öncesinde kontrol edin.