matbaa e-irsaliye gerekir mi? Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

Matbaa için e-İrsaliye, her işletmede otomatik olarak zorunlu değildir; yükümlülük, GİB kapsamı ile matbaanın faaliyet ve sevkiyat modeline göre belirlenir.

Bu rehber, baskı ürünlerini müşteriye gönderen, fason üretim yapan veya depo transferi gerçekleştiren matbaalara yöneliktir. Hangi sevkiyatta hangi belgeyi kontrol edeceğinizi, e-Fatura ile e-İrsaliye farkını ve hatalı belge risklerini açıklar. Faaliyetinizin ayrıntılarını ayrıca matbaa sektörüne özel e-dönüşüm sayfasında inceleyebilirsiniz.

Matbaa İçin e-İrsaliye Gerekir mi? Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

Matbaa için e-İrsaliye zorunluluğu, yalnızca işletmenin matbaa olarak faaliyet göstermesine bakılarak belirlenmez. GİB tarafından belirlenen kapsama girme durumu, işletmenin e-belge statüsü, mal hareketinin niteliği ve sevkiyatı kimin yaptığı birlikte incelenir.

Matbaa kendi ürettiği katalog, kutu, etiket, broşür veya ambalajı müşteriye gönderiyorsa ortada bir mal hareketi bulunur. Bu hareketin hangi belgeyle izleneceği, matbaanın e-İrsaliye uygulamasındaki durumuna ve alıcının belge yapısına göre değerlendirilir.

e-Fatura kullanıcısı olmak, her matbaayı tek başına ve her sevkiyat için otomatik olarak e-İrsaliye zorunlusuna dönüştürmez. Bununla birlikte bazı faaliyet, mükellefiyet veya GİB kapsamı şartları e-İrsaliye yükümlülüğünü ayrıca doğurabilir.

Matbaanın yalnızca hizmet verdiği düşüncesi de tek başına yeterli değildir. Baskı sonunda müşteriye ait veya matbaanın ürettiği fiziksel ürün taşınıyorsa, fatura işleminden ayrı olarak sevkiyat belgesi değerlendirilmelidir.

Bu nedenle karar verirken faaliyet kodunu, e-Fatura ve e-İrsaliye kayıt durumunu, sevk edilen ürünün mülkiyetini ve taşıma adresini birlikte listeleyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özellikle aynı gün içinde farklı müşterilere yapılan dağıtımlarda, her hareketin ayrı belge gerektirip gerektirmediğini önceden netleştirin. Tek bir genel kuralı bütün baskı siparişlerine uygulamak, belge ve stok kayıtlarında uyumsuzluk yaratabilir.

Örneğin üç çalışanlı bir mahalle matbaası, ayda sınırlı sayıda kurumsal sipariş gönderiyor olsun. Matbaa her sipariş için ürün miktarını ve teslim adresini tek tabloda kontrol ediyor. Fakat farklı günlerde şube transferi de yapıyorsa, her hareketi satış teslimi gibi kaydetmemelidir.

Matbaa e-İrsaliye zorunluluğu hangi duruma göre belirlenir?

Matbaa e-İrsaliye zorunluluğu, işletmenin GİB tarafından tanımlanan kapsamda olup olmadığı ve fiili mal hareketinin nasıl gerçekleştiği üzerinden belirlenir.

İlk kontrol, matbaanın mevcut e-belge statüsüdür. İşletmenin e-Fatura kullanıcısı olması, gönüllü e-İrsaliye kullanması veya belirli bir zorunluluk grubuna girmesi farklı sonuçlar doğurabilir. Bu statüler, vergi levhasındaki faaliyet alanından ayrı olarak uygulama kayıtlarında da incelenmelidir.

İkinci kontrol, sevkiyatın türüdür. Matbaanın kendi stokundaki hazır ürünleri müşteriye göndermesi, fason baskı sonrası ürün teslim etmesi veya ürünleri başka bir depoya taşıması aynı olay değildir. Her senaryoda malın sahibi, gönderen taraf ve teslim alan adres ayrı değerlendirilir.

Üçüncü kontrol, alıcının belge sistemidir. Alıcı e-belge kullanıcısı olabilir, olmayabilir veya farklı bir belge düzeniyle çalışabilir. Belgenin gönderileceği kanal ve karşı tarafın kabul edebileceği format, sevkiyat başlamadan önce kontrol edilmelidir.

Uygulamada karar sırasını faaliyet kapsamı, e-belge statüsü, mal hareketi ve alıcı bilgisi şeklinde kurun. Her sipariş için bu dört başlığı işaretleyin. Sonuç değişiyorsa, eski sipariş kaydını kopyalamak yerine yeni senaryoyu ayrıca değerlendirin.

Karşı durumda, sadece tasarım dosyasının e-posta ile gönderilmesi fiziksel mal hareketi oluşturmaz. Ancak baskılı ürün daha sonra kargo, araç veya müşteri teslimatıyla taşınırsa belge değerlendirmesi yeniden yapılmalıdır.

• Matbaanın e-Fatura ve e-İrsaliye uygulamalarındaki kayıt durumu kontrol edilmelidir.
• Sevk edilen ürünün matbaaya mı, müşteriye mi ait olduğu yazılı olarak belirlenmelidir.
• Sevkiyatın satış, fason teslim, iade veya şirket içi transfer olduğu sınıflandırılmalıdır.
• Alıcının vergi bilgileri, teslimat adresi ve belge kabul kanalı doğrulanmalıdır.
• Taşıyıcı, araç, sürücü ve sevk zamanı bilgilerinin kim tarafından girileceği kararlaştırılmalıdır.
• Güncel GİB kılavuzu ve mali müşavir görüşü, özel durumlarda dosyaya eklenmelidir.

Bu kontrollerden biri eksikse sadece yazılım ekranına bakarak karar vermeyin. Özellikle fason üretim ve müşteri malı işlemlerinde, sözleşme ile fiili taşıma akışı birlikte incelenmelidir.

Matbaada hangi sevkiyatlar e-İrsaliye kapsamına girer?

Matbaada e-İrsaliye kapsamı, basılı ürünün neden ve kimin adına taşındığına göre değişir. Satış teslimi, depo transferi, iade ve müşteri malı hareketleri ayrı senaryolar olarak ele alınmalıdır.

Kendi ürettiğiniz kartvizit, kitap, etiket veya kutuyu müşteriye gönderiyorsanız, bu hareket bir ürün sevkiyatıdır. Belge zorunluluğunuz varsa sevk öncesi süreç e-İrsaliye üzerinden yürütülür. Sadece fatura kesilmiş olması, sevkiyat kaydının yerine geçmez.

Ürünleri kendi merkezinizden şubenize veya dış depoya gönderiyorsanız, işlem satış olmasa bile fiziksel mal hareketi vardır. Bu nedenle transfer senaryosu için ayrı belge akışı oluşturun ve alıcı adresini gerçek teslim noktasına göre yazın.

Örneğin bir ambalaj matbaası, aynı gün iki müşteriye kutu ve etiket gönderiyorsa, ürünleri tek sevkiyat kaydı altında birleştirmemelidir. Her teslimatın alıcısı, adresi, miktarı ve sipariş bağlantısı ayrı izlenmelidir.

Kargo firmasının taşıma yapması, belge sorumluluğunu kendiliğinden kargo firmasına aktarmaz. Malı sevk eden matbaa, taşıyıcıya verilecek belge ve kayıt akışını önceden belirlemelidir.

Dağıtım aracı önce depoya, sonra mağazalara uğruyorsa, rota üzerindeki her teslim noktasını sevk planıyla karşılaştırın. Teslim adresi değiştiğinde, belgenin statüsüne göre hangi düzeltme adımının uygulanacağını önceden belirleyin.

Tek seferde farklı müşterilere dağıtım yapılıyorsa, her teslimatın adresini ve ürün miktarını karıştırmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Matbaa e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Matbaa e-İrsaliye malın hareketini, e-Fatura ise satış veya hizmet işlemine ait mali belgeyi gösterir. Bu iki belge aynı bilgileri içerebilse de aynı işlevi görmez.

e-İrsaliye, ürünün hangi tarihte, nereden nereye ve hangi miktarla taşındığını izler. e-Fatura, işlem bedelini, vergisel hesaplamayı, satıcıyı ve alıcıyı gösterir. Bir baskı siparişinde ürün önce sevk edilebilir, fatura süreci ise ilgili faturalama kuralına göre ayrıca yürütülebilir.

e-Arşiv Fatura da e-İrsaliye yerine geçen bir sevkiyat belgesi değildir. Alıcının e-Fatura sistemindeki durumu, fatura türünü etkileyebilir; fakat fiziksel ürünün taşınması için gereken belge değerlendirmesi ayrı kalır. Belge türlerini e-Fatura ve e-Arşiv Fatura süreçlerinden bağımsız düşünmeyin.

Yanlış: Fatura düzenlendiği için matbaanın ayrıca sevkiyat belgesi hazırlamasına gerek yoktur. Doğru: Fatura mali işlemi, e-İrsaliye ise mal hareketini belgelediği için iki süreç ayrı kontrol edilir.

Örneğin bir matbaa, 5.000 adet kutuyu müşteriye gönderirken fatura düzenleyebilir. Ancak taşıma anında ürünün sevk bilgileri, teslim adresi ve miktarı ayrıca izlenmelidir. Faturadaki ürün açıklaması ile sevk belgesi arasında anlamlı uyum bulunmalıdır.

Sevk ve faturalama aynı gün gerçekleşse bile belgelerin amacı değişmez. Karşı durumda yalnızca tasarım hizmeti veriliyor ve basılı ürün taşınmıyorsa, e-İrsaliye değerlendirmesi fiziksel mal hareketi bulunmadığı için farklılaşabilir.

Bu ayrım, matbaanın müşteriye yalnızca tasarım veya danışmanlık hizmeti verdiği durumlarda da önemlidir. Fiziksel ürün taşınmıyorsa sevkiyat belgesi değerlendirmesi değişebilir; fiziksel ürün taşınıyorsa konu yeniden incelenmelidir. Daha geniş belge ayrımı için e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı rehberine bakabilirsiniz.

Matbaa e-İrsaliye düzenlerken hangi bilgiler kontrol edilir?

Matbaa e-İrsaliye düzenlerken alıcı, ürün, miktar, sevk zamanı, teslim adresi ve taşıma bilgileri birbirini doğrulamalıdır. Eksik veya yanlış bilgi, belgenin operasyonel kullanımını zorlaştırabilir.

İlk olarak alıcının unvanını, vergi kimlik bilgilerini ve teslim adresini sipariş kaydıyla karşılaştırın. Merkez adresi ile gerçek teslim noktası farklı olabilir. Kargo şubesi, üretim tesisi veya mağaza adresi doğru seçilmelidir.

Ürün açıklamasını yalnızca baskı işi veya sipariş numarası olarak bırakmayın. Koli, adet, ebat, ürün kodu ve gerekiyorsa seri veya parti bilgisi stok kaydıyla uyumlu olmalıdır. Miktar birimi de üretim ve teslim kayıtlarında aynı kullanılmalıdır.

• Alıcının unvanı ve vergi kimlik bilgileri sipariş kaydıyla karşılaştırılmalıdır.
• Fiili teslim adresi, müşterinin merkez adresinden farklıysa ayrıca doğrulanmalıdır.
• Basılı ürünün adı, kodu, adedi ve ölçü birimi stok kaydıyla eşleştirilmelidir.
• Sevk tarihi ve gerekiyorsa sevk zamanı, gerçek taşıma planına göre girilmelidir.
• Taşıyıcı firma, araç plakası ve sürücü bilgileri operasyon sorumlusundan alınmalıdır.
• Fason işlerde müşteriye ait malın açıklaması ve teslim miktarı ayrıca yazılı olmalıdır.
• İlgili sipariş, üretim emri veya fatura numarası sistemde referans olarak saklanmalıdır.

Adres veya ürün bilgisi son dakika değişirse, çalışan doğrudan eski belgeyi kopyalamamalıdır. Önce fiili sevkiyat bilgisi doğrulanmalı, sonra uygulamadaki belge statüsüne uygun işlem seçilmelidir.

Uzman notu: Sevk belgesini yazdırmak, elektronik gönderim ve durum kontrolünün tamamlandığı anlamına gelmez. Belge numarasını, gönderim sonucunu ve teslim kaydını aynı sipariş dosyasında birlikte saklayın.

Belgeyi hazırlayan çalışan ile aracı teslim alan çalışan farklıysa bilgi akışını yazılı hale getirin. WhatsApp mesajı, telefon notu veya sözlü talimat, daha sonra belge uyuşmazlığını çözmek için yeterli olmayabilir.

Gönderimden önce ikinci bir çalışan tarafından kontrol yapılması küçük matbaalarda bile faydalıdır. Özellikle benzer isimli şirketlerde, yanlış müşteriye belge gönderme riskini azaltır.

Matbaada e-İrsaliye sevkiyat süreci nasıl yürütülür?

Matbaada e-İrsaliye süreci, siparişin sevk kararından başlayıp belgenin oluşturulması, iletilmesi, taşıma sırasında erişilmesi ve teslim kaydının kapatılmasıyla yürütülür.

İlk adım, sevk edilecek ürünün üretim ve kalite kontrol kaydını tamamlamaktır. Baskı adedi, fire, eksik koli veya yeniden basım durumu netleşmeden belge oluşturmayın. Belgedeki miktar, fiilen araca yüklenen ürünle uyumlu olmalıdır.

Örneğin baskı tamamlandığında sistemde 1.000 koli görünmesine rağmen araçta 980 koli varsa, belgeyi planlanan miktarla göndermeyin. Önce yükleme sayımını, fire kaydını ve sipariş miktarını karşılaştırın; farkın nasıl kaydedileceğini sorumlu kişi belirlesin.

1. Siparişi, üretim emrini ve teslim adresini aynı müşteri kaydı üzerinden kontrol edin.
2. Sevk edilecek ürünlerin miktarını, birimini, koli sayısını ve varsa ürün kodunu kesinleştirin.
3. Alıcı, gönderici, taşıyıcı, araç ve sürücü bilgilerini uygulamadaki alanlara girin.
4. e-İrsaliyeyi sevkiyat planına uygun şekilde oluşturun ve ilgili sisteme gönderin.
5. Belgenin gönderim veya kabul durumunu kontrol ederek taşıyıcıya erişilebilir hale getirin.
6. Fiili teslimde eksik, fazla veya hasarlı ürün varsa teslim kaydını açıklamayla tamamlayın.
7. Belgeyi sipariş, üretim ve faturalama kayıtlarıyla birlikte arşivleyin.

Belge oluşturmak ile belgenin karşı sisteme ulaştığını varsaymak aynı şey değildir. Gönderim durumunu, hata mesajlarını ve alıcı yanıtını takip edecek bir sorumlu belirleyin. Taşıma başladıktan sonra ekran kontrolü yapmak geç kalınmış olabilir.

Karşı durumda taşıyıcı araç değişikliğini telefonla bildirmişse, bu bilgiyi yalnızca sözlü bırakmayın. Uygulamanın izin verdiği güncelleme adımını, değişiklik zamanını ve ilgili sipariş kaydını birlikte kontrol edin.

e-İrsaliye uygulamasının teknik seçeneklerini ve güncel kullanım adımlarını e-İrsaliye ürün bilgileri üzerinden inceleyebilirsiniz. Ancak ekran akışı, hukuki zorunluluğun kapsamını tek başına belirlemez.

Sevkiyat tamamlandığında teslim alan kişinin adı, teslim tarihi ve varsa miktar farkı şirket prosedürüne göre kaydedilmelidir. Belge statüsü ile fiziksel teslim sonucu uyuşmuyorsa, mali müşavire ve ilgili operasyon sorumlusuna bildirim yapın.

Fason baskıda matbaa e-İrsaliye belgesini nasıl düzenler?

Fason baskıda matbaa e-İrsaliye değerlendirmesi, malın mülkiyetine ve fiili taşıma sorumluluğuna göre yapılır. Hizmet faturası düzenlenmesi, fiziksel ürün hareketi varsa sevkiyat belgesi incelemesini ortadan kaldırmaz.

Örneğin müşteri kendi kâğıdını veya ambalaj malzemesini matbaaya gönderiyorsa, giriş taşımasını kimin yaptığı belirlenmelidir. Malı sevk eden tarafın belge yükümlülüğü ile matbaanın mal kabul kaydı birbirinden farklı olabilir.

Matbaa baskıyı tamamladıktan sonra ürünleri müşteriye geri gönderiyorsa, bu kez çıkış hareketinin niteliği incelenir. Ürün müşterinin mülkiyetinde kalmış olabilir; yine de fiili taşıma, teslim adresi ve tarafların belge statüsü kayıt altına alınmalıdır.

Fason iş sözleşmesine ürünün kime ait olduğu, hammaddenin kim tarafından sağlandığı, firelerin nasıl hesaplandığı ve teslimin hangi adrese yapılacağı yazılmalıdır. Bu bilgiler, sadece muhasebe açısından değil, sevkiyat belgesinin doğru düzenlenmesi açısından da önem taşır.

Matbaa, müşteriden gelen malı önce kabul alanında saymalı, sonra üretim emriyle eşleştirmelidir. Baskı sonrası çıkışta ise tamamlanan miktar, fire ve iade edilecek malzeme ayrı gösterilmelidir. Böylece mülkiyet ile taşıma kayıtları karışmaz.

Yanlış: Ürün müşteriye ait olduğu için matbaa hiçbir sevkiyat belgesi kontrolü yapmaz. Doğru: Mülkiyet, sevk eden taraf, teslim alan taraf ve belge statüsü birlikte incelenir.

Fason baskıda her sipariş için mal kabul fişi, üretim emri, teslim tutanağı ve varsa taşıma belgesini eşleştirin. Özel bir işlem modeli varsa, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Müşterinin gönderdiği ürünler matbaa deposunda farklı siparişlerle karışıyorsa, ürün kodu ve miktar takibi daha da önem kazanır. İrsaliye ile stok girişinin aynı ürünü gösterdiğinden emin olun.

Matbaa şubeler arası ve depolar arası transferde e-İrsaliye nasıl uygulanır?

Matbaa şubeler arası ve depolar arası transferde e-İrsaliye, satış yapılmasa bile gerçekleşen fiziksel mal hareketi üzerinden değerlendirilir. Transfer belgesinde gerçek gönderen birim, teslim alan birim ve taşıma bilgileri doğru gösterilmelidir.

Merkez depodan dijital baskı şubesine gönderilen kâğıt, mürekkep, kutu veya hazır ürün için transfer emri oluşturun. Siparişe bağlı olmayan sevkiyatlarda bile malın neden taşındığını açıklayan şirket içi kayıt bulunmalıdır.

Örneğin merkez depo, yoğun sezon öncesi şubeye 300 koli etiket gönderiyorsa, transfer emrinde ürün kodu, koli miktarı, çıkış adresi ve teslim alacak şube açıkça yazılmalıdır. Satış faturası bulunmaması, stok hareketinin kayıtsız bırakılmasını gerektirmez.

Şube ve depo tanımlarını yazılımda ayrı adresler olarak tutun. Aynı şirketin farklı noktaları tek bir genel adres altında gösterilirse, teslimat ve stok hareketi izlenemez hale gelebilir. Gerçek teslim noktası, taşıma planıyla karşılaştırılmalıdır.

Transfer sırasında taşıyıcı değişirse, araç veya sürücü bilgilerini güncelleme prosedürünüz hazır olmalıdır. Belge oluşturulduktan sonra yapılan her değişiklik, uygulamanın izin verdiği statü ve işlem adımlarına göre yürütülmelidir.

Şubeler arasında ürün gönderirken satış faturası varmış gibi işlem yapmayın. Transferin satıştan farklı olduğunu, sevk nedenini ve teslim alacak birimi doğru kaydedin. Faturalama ile stok transferi aynı kayıt değildir.

Şirketin farklı tüzel kişilikleri arasında yapılan hareketler ise basit şube transferi sayılmayabilir. Tarafların vergi kimlikleri, mülkiyet değişimi ve faturalama durumu ayrıca incelenmelidir.

Transfer belgelerini depo çıkış fişi, stok hareketi ve teslim alan imzası veya elektronik onayla ilişkilendirin. Belge türü konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Matbaa e-İrsaliye hatası nasıl düzeltilir ve iptal edilir?

Matbaa e-İrsaliye hatası, belgenin taslak, gönderildi, kabul edildi veya reddedildi gibi mevcut durumuna göre düzeltilir. Elektronik olarak gönderilmiş belgeyi PDF üzerinde değiştirerek düzeltmek geçerli bir çözüm değildir.

İşletme, hata fark edildiği anda önce belge numarasını ve mevcut statüyü kaydetmelidir. Daha sonra yanlış alanı, fiili sevkiyatın başlayıp başlamadığını ve alıcıya bildirim yapılıp yapılmadığını birlikte değerlendirmelidir.

Belge henüz gönderilmediyse taslak alanları kontrol edilip düzenlenebilir. Gönderimden sonra ise belge statüsünü ve uygulamanın sunduğu iptal, ret, iade veya yeni belge seçeneklerini inceleyin.

Alıcı belgeyi reddettiyse ret nedenini okuyun. Yanlış vergi bilgisi, hatalı adres, eksik ürün miktarı veya teknik alan hatası varsa düzeltme işlemi yeni belge sürecini gerektirebilir. Belgenin ilk gönderim kaydını silmeyin.

Sevkiyat başladıktan sonra miktar veya adres hatası fark edilirse, fiili durumu gizleyecek şekilde geriye dönük kayıt oluşturmayın. Taşıma durumu, teslim sonucu ve uygulama statüsü birlikte değerlendirilerek mali müşavir yönlendirmesi alınmalıdır.

Yanlış: Hatalı e-İrsaliyenin çıktısı üzerinde kalem veya adres değiştirilebilir. Doğru: Elektronik kaydın statüsü korunur ve uygun düzeltme veya yeni belge adımı uygulamanın kurallarına göre yürütülür.

İade durumunda ilk belge numarasını, iade gerekçesini ve geri gelen miktarı ilişkilendirin. Böylece depo, muhasebe ve müşteri hizmetleri aynı olayın farklı kayıtlarını tutmamış olur.

İptal süreleri ve teknik işlem adımları her senaryoda aynı olmayabilir. Güncel GİB teknik kılavuzunu, kullandığınız özel entegratörün işlem ekranını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Matbaa e-İrsaliye için portal mı, entegrasyon mu seçilmeli?

Matbaa e-İrsaliye için portal veya entegrasyon seçimi, aylık belge hacmi, sipariş sistemi, stok programı, taşıyıcı kullanımı ve operasyon personeline göre yapılmalıdır.

Portal seçilen işletmelerde kullanıcı yetkileri, kayıt numarası ve ikinci kontrol adımı baştan tanımlanmalıdır. Entegrasyonda ise ürün kodları, müşteri adresleri ve birim eşleştirmeleri test edilmeden canlı sevkiyata geçilmemelidir.

Az sayıda sevkiyat yapan küçük bir matbaa, belge bilgilerini kontrollü şekilde portala girerek çalışabilir. Ancak adres ve ürün bilgileri her seferinde elle yazılıyorsa, ikinci kişi kontrolü olmadan gönderim yapmak hata riskini artırır.

Örneğin dört çalışanlı bir dijital baskı atölyesi ayda 15 kurumsal teslimat yapıyor olsun. Siparişler farklı kanallardan geliyor, fakat ürün ve müşteri bilgileri tek tabloda tutuluyorsa portal kullanılabilir. Atölye, her sevkiyat için hazırlama ve kontrol sorumlusu belirlemelidir.

Her gün çok sayıda koli gönderen etiket veya ambalaj matbaasında entegrasyon daha uygun olabilir. Sipariş, stok, üretim ve taşıma bilgileri aynı sistemden alındığında manuel tekrar azalır. Buna rağmen entegrasyon kurulması, yanlış ana veri sorununu kendiliğinden çözmez.

Seçim yaparken şu soruları sorun: Kaç belge gönderiliyor, kaç belge alınıyor, kaç kullanıcı işlem yapıyor, stok programı veri aktarabiliyor mu ve taşıyıcı bilgisi hangi ekrandan geliyor? Cevaplar belge hacminden daha gerçekçi bir karar sağlar.

Portal veya entegrasyon bir kanal tercihidir; belgenin zorunlu olup olmadığını değiştirmez. Kullanılan sistemin gelen belge, giden belge, hata, durum ve arşiv ekranlarını operasyon sorumlusu düzenli takip etmelidir.

Bir uygulama seçmeden önce mali müşavirinizle belge akışını, yazılım sağlayıcınızla veri aktarımını ve çalışanlarınızla günlük kontrol adımlarını netleştirin.

Matbaa e-İrsaliye maliyeti, kontör ve arşiv nasıl hesaplanır?

Matbaa e-İrsaliye maliyeti, gönderilen ve alınan belge sayısı, kullanılan kanal, arşiv hizmeti ve seçilen kontör planına göre hesaplanır. Ürün satırı sayısı ile belge sayısını birbirine karıştırmayın.

Basılı ürün tek belgede çok sayıda satır içerse bile kontör planlamasını satır sayısıyla değil, sistemde oluşan belge hareketleriyle yapın. Yeniden düzenleme, gelen yanıt ve diğer e-belgeler için kullanılan hizmet kuralını ayrıca inceleyin.

efaturakontor.com kullanım modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Örneğin bir matbaa ay içinde 50 giden ve 35 gelen e-belge işlemi yapıyorsa, bu hareketler belge bazında toplam 85 kontör olarak planlanır.

Bir e-İrsaliyede 20 farklı ürün satırı bulunması, o belgenin 20 ayrı belge olduğu anlamına gelmez. Buna karşılık yanlışlıkla yeniden oluşturulan veya tekrar gönderilen işlemlerin kontör etkisi, kullanılan sistemin işlem kurallarına göre kontrol edilmelidir.

Kontör hesabını yalnızca e-İrsaliye üzerinden yapmayın. Matbaanın e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve diğer e-belge işlemleri aynı havuzdan düşüyorsa, gelen ve giden tüm belge hacmini aylık tabloda gösterin.

Arşiv tarafında belge XML kaydı, görsel çıktı, gönderim durumu, alıcı yanıtı ve teslim kanıtı birlikte düşünülmelidir. Sadece PDF indirmek, teknik belge kaydının tamamını sakladığınız anlamına gelmeyebilir.

Yasal saklama yükümlülüğü ile hizmet sağlayıcının sunduğu arşiv süresini ayrı değerlendirin. Erişim yetkileri, yedekleme, belge indirme ve kullanıcı değişikliği prosedürlerini işletme içinde yazılı hale getirin.

Aylık kullanımınızı son üç ayın giden ve gelen belge sayısıyla ölçün. Sezonluk katalog, takvim veya ambalaj üretimlerinde yoğun dönemleri ayrıca hesaplayın ve güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede matbaa e-İrsaliye kontrolü

Matbaa e-İrsaliye kontrolü, faaliyet statüsünü ve fiili ürün hareketini birlikte inceleyen beş temel adımdan oluşur.

Bu beş adım, sevkiyat başlamadan önce sipariş sorumlusu ve muhasebe çalışanı tarafından birlikte uygulanmalıdır. Böylece yalnızca belge düzenlenmez; ürün, adres, teslim ve arşiv kayıtları da aynı işlem dosyasında eşleştirilir.

• Matbaanın e-İrsaliye zorunluluğunu yalnızca sektör adına göre değil, GİB kapsamı, e-belge statüsü ve gerçek sevkiyat modeli üzerinden değerlendirin.
• Kendi ürününüzün satışı, müşteri malının fason baskısı, şube transferi ve iade hareketlerini ayrı senaryolar olarak sınıflandırın.
• e-Fatura veya e-Arşiv Faturanın mali belge olduğunu, e-İrsaliyenin ise ürün hareketini izlediğini kabul ederek iki süreci birbirine bağlayın.
• Sevk öncesinde alıcı, adres, ürün, miktar, taşıyıcı, araç, sürücü ve belge durumunu ikinci bir kişiyle kontrol edin.
• Gelen ve giden belge adetlerini, kontör tüketimini, elektronik kayıtları, teslim kanıtlarını ve arşiv erişimini aylık olarak gözden geçirin.

Fason baskı, müşteri malı, farklı tüzel kişilikler veya özel taşıma modellerinde tek başına genel bilgiyle karar vermeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; uygulamadaki işlem statüsünü de belge dosyanızda saklayın.

Matbaanızın e-belge hacmini incelemek için efatur