Mali Müşavir Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi

Mali müşavir e-dönüşüm kontrol listesi, her müşterinin belge türünü, kullanıcı yetkisini, kontör akışını, arşivini ve mutabakatını birlikte denetler. İlk kontrol, müşterileri faaliyet alanı ve GİB e-belge statüsüne göre sınıflandırmaktır.

Bu liste, mali müşavirlik ofislerinde unutulan belge, yetki, berat ve arşiv kontrollerini görünür hâle getirir. Ayrıca müşteriye göre farklılaşan e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve e-Defter adımlarını aynı çalışma düzeninde toplar.

Mali Müşavir Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi

Mali müşavir e-dönüşüm kontrol listesi, müşteri bazında belge kapsamını, erişimleri, saklamayı ve aylık belge hareketlerini kontrol eder. Listeyi kullanırken her müşteriyi ayrı satırda izlemek gerekir.

Tek seferlik geçiş kontrolü yeterli değildir. Müşterinin faaliyet alanı, belge alıcıları, personeli veya kullandığı yazılım değişebilir. Bu nedenle liste, müşteri açılışında ve aylık kapanışta yeniden gözden geçirilmelidir.

• Her müşteri için faaliyet alanı, vergi bilgisi ve GİB e-belge statüsü dosyada bulunur.
• Düzenlenen, alınan ve bekleyen belgeler aylık olarak karşılaştırılır.
• Kullanıcı, imza, mali mühür ve entegrasyon erişimleri görev bazında tanımlanır.
• Kontör hesabı, gelen ve giden belge adedini ayrı ayrı içerir.
• Arşiv, berat, mutabakat ve hata kayıtları sorumlu kişiyle izlenir.

Ofisinizin müşteri dosyalarını bu başlıklara göre standartlaştırabilirsiniz. Sektöre göre belge sorumluluklarını görmek için mali müşavir sektörü sayfasındaki kapsamı da inceleyin.

Kontrol sonucunun kanıtı, yalnızca ekranda görünen başarılı durum değildir. İlgili belge numarası, işlem tarihi, kullanıcı ve hata açıklaması da kaydedilmelidir.

Aylık kapanışta sorumlu çalışan, tamamlanan maddeleri işaretlemelidir. Eksik maddeler için müşteri, belge türü ve tamamlanacak işlem açıkça yazılmalıdır.

Uygulamada her satıra son kontrol tarihi ve kanıt dosyasının adı da eklenmelidir. Böylece başka bir çalışan, işlemi yeniden araştırmadan kontrolün nasıl tamamlandığını anlayabilir.

Örneğin bir ofis, müşterilerinden birinin kullanıcı değişikliğini yalnızca e-posta ile bildirildiği için bekletebilir. Listeye tarih ve sorumlu alanı eklenirse erişim değişikliği takip edilir, kapanışta açık iş olarak görünür.

Karşı durumda, müşteri aynı belge türünü kullanmaya devam ediyor diye kapsam kontrolünü atlamayın. Yeni alıcı profili, faaliyet değişikliği veya gelen belge yoğunluğu mevcut süreci değiştirebilir.

Uzman notu: GİB statüsünü yalnızca eski müşteri dosyasına göre kabul etmeyin; güncel durumu ve kullanılan belge akışını birlikte doğrulayın.

Mali müşavir e-dönüşüm kapsamı nasıl belirlenir?

Mali müşavir e-dönüşüm kapsamı, bir müşterinin hangi işlemde hangi elektronik belgeyi kullanacağını gösteren çalışma çerçevesidir. Bu kapsam, faaliyet alanı, müşteri profili, işlem türü ve güncel GİB kuralları birlikte incelenerek belirlenir.

Önce müşterinin mal mı sattığı, hizmet mi verdiği, serbest meslek faaliyeti yürütüp yürütmediği yazılmalıdır. Ardından müşterinin kimlerden belge aldığı ve kimlere belge düzenlediği ayrıştırılır. Aynı işletme birden fazla belge türü kullanabilir.

1. Müşterinin faaliyet alanını ve fiilî işlem türlerini dosyaya kaydedin.
2. GİB üzerindeki e-belge kullanıcı durumunu güncel kaynaktan doğrulayın.
3. Alıcıların e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını işlem öncesinde kontrol edin.
4. Mal hareketi, hizmet satışı ve serbest meslek işlemlerini ayrı sınıflandırın.
5. İmza, mali mühür, portal ve entegrasyon erişimlerini görevlerle eşleştirin.
6. Aylık belge adedini ve beklenen kontör ihtiyacını müşteri bazında hesaplayın.
7. Geçiş veya kapsam değişikliğini güncel GİB duyurusu ve müşteri kayıtlarıyla doğrulayın.

Bu sıra, belge türü ile yazılım ayarının birbirinden kopmasını önler. Örneğin yalnızca e-Fatura hesabı açılmış olması, her satış işleminin otomatik olarak aynı belgeyle yapılacağı anlamına gelmez.

Kapsam belirlenirken eski hadlere veya geçmiş tarihli duyurulara güvenmeyin. Zorunluluklar ve uygulama ayrıntıları yıllık veya dönemsel olarak değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük bir kafe sahibi müşteriniz, tedarikçilerinden elektronik belge alabilir ve farklı alıcılara satış yapabilir. Bu durumda gelen belgeler, düzenlenen belgeler ve varsa mal sevki ayrı başlıklarda değerlendirilir.

Kapsam dosyasına yalnızca belge adını yazmak yerine işlemin tetikleyicisini de belirtin. Örneğin mal gönderimi, hizmet ifası, tahsilat veya dönemsel defter işlemi ayrı satırlarda izlenmelidir.

Karşı durumda, müşterinin ana faaliyet kodu bütün fiilî işlemleri açıklamıyorsa tek başına bu koda dayanmayın. Sözleşme, satış kanalı, alıcı profili ve gerçek işlem örnekleriyle kapsamı destekleyin.

Mali müşavir e-Fatura ve e-Arşiv ayrımını nasıl kontrol eder?

Mali müşavir için e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı, alıcının sistem statüsü ile işlemin izin verilen belge türüne göre yapılır. Alıcı e-Fatura sisteminde kayıtlıysa e-Fatura akışı, kayıtlı değilse mevzuatın izin verdiği e-Arşiv akışı değerlendirilir.

e-Fatura, elektronik fatura sistemindeki kayıtlı alıcıya düzenlenen ve sistem üzerinden iletilen belgedir. e-Arşiv fatura, e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan alıcılara veya mevzuatın izin verdiği diğer durumlara göre düzenlenen elektronik faturadır.

Yanlış: Her müşteriye aynı belge türünü otomatik seçmek. Doğru: Alıcının kayıtlılık durumunu, işlem türünü ve güncel uygulama kuralını belge kesmeden önce doğrulamak.

Bir mali müşavirlik ofisi, farklı sektörlerden müşterilere hizmet veriyorsa alıcı kontrolünü tek ekranda varsaymamalıdır. Müşteri kartındaki eski bilgi yerine işlem anındaki alıcı durumunu esas almalıdır.

Fatura düzenleme ekranında vergi kimlik numarası, unvan, adres, belge tarihi, sıra numarası ve tutar bilgileri de kontrol edilmelidir. Belge türü doğru olsa bile eksik alıcı bilgisi ayrıca hata yaratabilir.

Belge düzenlemeden önce üç ayrı kontrol yapılabilir: alıcı statüsü, alıcı etiketi ve belge senaryosu. Bu kontrollerin sonucu, özellikle yüksek tutarlı veya ilk kez işlem yapılan alıcılarda dosyaya kaydedilmelidir.

Küçük bir eczane müşterinizde tedarikçi faturaları ile son kullanıcı işlemleri aynı akış değildir. Tedarikçinin sistem statüsü, satış alıcısının bilgileri ve kullanılan belge ekranı ayrı ayrı incelenmelidir.

Alıcı kaydı ekranda bulunamıyorsa belgeyi varsayılan ayarla göndermeyin. Önce vergi bilgilerini, güncel alıcı sorgusunu ve işlem için geçerli GİB açıklamasını kontrol edin.

Mali müşavir e-İrsaliye ve e-SMM süreçlerini nasıl eşleştirir?

Mali müşavir e-İrsaliye ve e-SMM süreçlerini, işlemin mal hareketi veya serbest meslek hizmeti olmasına göre ayırmalıdır. Belge türü, müşterinin faaliyetinden ve yürürlükteki kapsamdan bağımsız seçilmemelidir.

e-İrsaliye, malın sevk edildiğini gösteren elektronik sevk belgesidir. e-SMM, serbest meslek faaliyetinin karşılığında düzenlenen elektronik serbest meslek makbuzudur. Bu iki belge, aynı müşteride farklı işlemler için kullanılabilir.

Örneğin bir müşterinin depodan ürün gönderimi varsa mal hareketi ayrıca incelenir. Aynı müşteri danışmanlık hizmeti veriyorsa hizmet tahsilatı için e-SMM kapsamı değerlendirilir. Fatura, irsaliye ve makbuz birbirinin yerine otomatik geçmez.

1. İşlemin mal sevki mi, hizmet ifası mı olduğunu belirleyin.
2. Mal sevkinde müşteri için e-İrsaliye kapsamını kontrol edin.
3. Serbest meslek faaliyetinde e-SMM kullanılması gerekip gerekmediğini doğrulayın.
4. Belge tarihlerini, alıcı bilgilerini ve işlem açıklamasını karşılaştırın.
5. Fatura, irsaliye ve makbuz arasındaki referansları dosyada eşleştirin.
6. İptal, iade veya düzeltme durumları için sorumlu kişiyi belirleyin.

Bu kontrol özellikle farklı faaliyetleri olan müşterilerde önemlidir. Tek bir işletme hem ürün satabilir hem de danışmanlık verebilir. Bu nedenle müşteri kartındaki ana faaliyet kodu, fiilî işlem akışının yerine geçmez.

e-İrsaliye kapsamı veya e-SMM yükümlülüğü konusunda kesin sonuç vermeden önce güncel GİB duyurusunu kontrol edin. Emin olunmayan durumda mali müşavir ve müşteri yetkilisi birlikte karar kaydı oluşturmalıdır.

Uygulamada önce sevk belgesini, sonra ilgili satış veya hizmet kaydını eşleştirin. Belge tarihleri farklı göründüğünde bunun teslim, düzenleme veya tahsilat sürecinden kaynaklanıp kaynaklanmadığını açıklama alanına yazın.

Örneğin mobilya satan bir müşteride depodan çıkan ürünlerin sevk akışı, mağazada verilen danışmanlık hizmetinden ayrılmalıdır. Aynı kullanıcı ekranı kullanılsa bile belge gerekçesi ve referans numarası farklı tutulmalıdır.

Karşı durumda yalnızca faturanın bulunması, mal hareketi kontrolünün tamamlandığını göstermez. Sevk bilgisi, teslim alan taraf ve varsa iade bağlantısı ayrıca incelenmelidir.

Mali müşavir e-Defter ve berat kontrolünü nasıl yapar?

Mali müşavir e-Defter ve berat kontrolünü, kayıt döneminin tamamı, dosya bütünlüğü, imza süreci ve başarılı gönderim kaydı üzerinden yapar. Sadece dosyanın bilgisayarda bulunması, e-Defter sürecinin tamamlandığını göstermez.

e-Defter, kanuni defter kayıtlarının elektronik dosyalarla tutulduğu uygulamadır. Berat ise ilgili e-Defter dosyasına ilişkin oluşturulan ve gönderim sürecinde kullanılan elektronik kayıttır.

• İlgili dönem için yevmiye ve kebir dosyalarının oluşturulduğunu kontrol edin.
• Dosya adlarının, dönem bilgilerinin ve müşteri verilerinin doğru olduğunu inceleyin.
• İmza veya mali mühür sürecinin doğru kullanıcıyla tamamlandığını doğrulayın.
• Berat dosyasının gönderim sonucunu ve sistem yanıtını kaydedin.
• Hata alan dosyalar için hata kodunu ve düzeltme tarihini not edin.
• Dosyaların yetkisiz değişikliğe karşı korunan klasörde saklandığını kontrol edin.

Bir döneme ait dosya eksikse önce hangi aşamada kaldığı belirlenmelidir. Dosya oluşturma, imzalama, gönderme ve saklama aşamalarının her biri farklı kontrol sonucuna sahiptir.

e-Defter kayıtlarını muhasebe programındaki toplamlarla da karşılaştırın. Dönem kapanışından sonra yapılan düzeltmeler, ilgili kayıt ve açıklama ile izlenebilir olmalıdır.

Berat süreleri, uygulama ayrıntıları ve teknik yöntemler için güncel GİB duyuruları esas alınmalıdır. Rakam veya tarih konusunda emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Aylık kontrol sırasında önce dönem klasörünü, sonra dosya bütünlüğünü ve en son gönderim yanıtını inceleyin. Bu sıra, gönderilmemiş bir dosyanın yalnızca arşivde bulunması nedeniyle tamamlanmış sanılmasını önler.

Yanlış: Dosyanın ortak klasörde görünmesini yeterli kabul etmek. Doğru: Dosyanın doğru döneme ait olduğunu, imzalandığını, gönderildiğini ve sistem yanıtının saklandığını ayrı ayrı kanıtlamak.

Karşı durumda, muhasebe programı toplamları dosyayla uyuşmuyorsa dosyayı hemen silip yeniden oluşturmayın. Önce kayıt farkını, düzeltme tarihini ve kullanıcı işlemlerini tespit edin.

Mali müşavir müşteri e-belge envanterini nasıl oluşturur?

Mali müşavir müşteri e-belge envanterini, her işletmenin kullandığı belge türünü ve işlem hacmini tek bir kayıt tablosunda göstererek oluşturur. Envanter, geçiş kararlarının ve aylık kontrollerin başlangıç noktasıdır.

Her müşteri için faaliyet, belge türü, alıcı profili, kullanıcı sayısı ve aylık belge adedi ayrı alanlarda yazılmalıdır. Ayrıca kullanılan portal veya entegrasyon, imza yöntemi, arşiv sorumlusu ve hata iletişim kişisi de belirtilmelidir.

• Müşterinin unvanı, vergi bilgisi ve faaliyet alanı kayıt altına alınır.
• e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve e-Defter durumu ayrı ayrı gösterilir.
• Gelen ve giden aylık belge adedi son dönemlerle karşılaştırılır.
• Portal, yazılım, kullanıcı ve imza erişimleri sorumlu kişilerle eşleştirilir.
• Arşiv, mutabakat ve hata incelemesinin hangi çalışan tarafından yapılacağı yazılır.

İki çalışanlı bir mali müşavirlik ofisi, örneğin otuz müşterinin bilgisini kişisel notlarda tutmamalıdır. Bunun yerine her müşteri için aynı alanları içeren ortak bir kontrol tablosu kullanmalıdır.

Bu tabloda boş bırakılan alanlar da önemlidir. Örneğin e-İrsaliye sütununun boş olması, müşterinin kapsam dışında olduğunu değil, incelemenin tamamlanmadığını gösterebilir.

Envanteri müşteri kabulünde doldurun. Sonra aylık kapanışta belge adedi, kullanıcı değişikliği, yeni faaliyet ve GİB statüsü bakımından güncelleyin.

Envanterde son doğrulama kaynağı ve kontrol tarihi için ayrı sütun açın. Böylece aynı bilgi eski dosyadan mı, müşteri beyanından mı, yoksa güncel sistem sorgusundan mı alındığı anlaşılır.

Örneğin bir market müşterisinde tedarikçi belgeleri, satış belgeleri, sevk hareketleri ve kullanıcılar aynı satırda farklı alanlarla izlenebilir. Bu yapı, yalnızca giden faturaya bakılarak yapılan eksik değerlendirmeyi önler.

Yanlış: Envanteri yalnızca geçiş gününde doldurup arşivlemek. Doğru: Yeni faaliyet, personel, yazılım veya belge hacmi değiştiğinde ilgili satırı güncellemek.

Mali müşavir kontör hesabını gelen ve giden belgelerle nasıl yapar?

Mali müşavir kontör hesabı, her müşterinin beklenen gelen ve giden e-belge adedinin ayrı hesaplanmasıyla yapılır. efaturakontor.com modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür.

Bu nedenle yalnızca ofisin düzenlediği belgeleri toplamak yeterli değildir. Müşterilerin aldığı faturalar, gelen e-belgeler ve farklı e-belge türleri için ortak havuzdaki toplam hareket birlikte incelenmelidir.

Örneğin altı müşterinin her biri ayda kırk giden ve yirmi beş gelen belge alıyorsa hesap şöyledir: Bir müşteri için toplam altmış beş belge gerekir. Altı müşteri için aylık tahmin üç yüz doksan kontördür.

• Giden belgeleri müşteri ve belge türüne göre aylık ayrı sayın.
• Gelen belgeleri müşterinin gelen kutusu kayıtlarından ayrıca sayın.
• Mevsimsel satış, kampanya veya dönemsel hizmet artışını not edin.
• Test, taslak ve gerçek belgelerin sistemde nasıl sayıldığını doğrulayın.
• İptal, iade veya düzeltme kayıtlarının kontör etkisini sağlayıcı yöntemiyle kontrol edin.

Kontör tahmini kesin fiyat hesabı değildir. Gerçek ihtiyaç, önceki ayların fiilî belge sayısı ve müşterinin beklenen işlem hacmiyle karşılaştırılmalıdır.

Bir müşterinin gelen belge sayısı düzenli artıyorsa yalnızca giden fatura geçmişine bakarak paket planlamak eksik sonuç verir. Kontrol tablosunda iki akışın ayrı sütunlarda bulunması bu hatayı önler.

Belge hacmi değiştiğinde kontör kullanım süresini de izleyin. Kullanılmayan kontör, beklenen dönemle uyumsuz bir planlama yapıldığını gösterebilir.

Mahalle kafesi müşteriniz ayda otuz gelen ve kırk beş giden belge alıyorsa aylık tahmin yetmiş beş kontördür. Bu sayı, kampanya veya sezon dönemlerinde ayrıca gözden geçirilmelidir.

Adım adım hesaplama için önce son dönem gelen belgeleri, sonra giden belgeleri ve son olarak olağan dışı artışları yazın. Her müşteri için toplamı ayrı hesaplayıp ofis toplamına en son ulaşın.

Karşı durumda yalnızca ortalama aylık sayıya güvenmeyin. Belge hacmi düzensiz olan müşterilerde en yoğun dönem, beklenen işlem ve mevcut kullanım süresi birlikte değerlendirilmelidir.

Mali müşavir e-dönüşümde yetki ve imza kontrollerini nasıl yapar?

Mali müşavir e-dönüşümde yetki ve imza kontrolünü, her çalışanın görevine göre erişim vererek yapar. Belge hazırlama, onaylama, gönderme, arşivleme ve raporlama yetkileri mümkün olduğunca ayrıştırılmalıdır.

Ortak kullanıcı adı kullanmak, işlemi kimin yaptığını izlemeyi zorlaştırır. Bu nedenle çalışan, müşteri yetkilisi ve dış hizmet sağlayıcısı erişimleri ayrı tanımlanmalıdır. İşten ayrılan personelin erişimi aynı gün kapatılmalıdır.

• Kullanıcıların hangi müşterileri ve belge türlerini görebildiğini kontrol edin.
• Belge oluşturma ile gönderme yetkisinin kimde olduğunu yazılı hâle getirin.
• İmza veya mali mühür aracının sorumlusunu ve saklama yerini belirleyin.
• Şifre, sertifika ve imza araçlarının ortak klasörlerde tutulmadığını doğrulayın.
• Yetki değişikliklerini tarih, kullanıcı ve gerekçe bilgisiyle kaydedin.

e-İmza kullanılan süreçlerde sertifikanın geçerlilik durumu ve yetkili kullanıcı ayrıca kontrol edilmelidir. Teknik hata ile yetki hatası birbirinden ayrılmalıdır.

Ücretsiz e-fatura portalındaki gelen ve giden kutular için de kullanıcı erişimleri düzenli incelenmelidir. Bir çalışanın yalnızca rapor görmesi gerekiyorsa gönderme veya silme yetkisi verilmemelidir.

Üç kişilik bir mali müşavirlik ofisinde bu kontrol basit bir yetki tablosuyla yapılabilir. Tabloya çalışan adı, müşteri grubu, erişim türü, imza sorumluluğu ve son kontrol tarihi yazılmalıdır.

Her ay kullanıcı listesini güncel çalışan listesiyle karşılaştırın. Aynı kişinin görevi değişmişse yalnızca yeni yetkiyi eklemeyin; artık gerekmeyen eski erişimleri de kaldırın.

Örneğin bir çalışan belge hazırlıyor, başka bir çalışan gönderim onayı veriyorsa yetki matrisi bu ayrımı açıkça göstermelidir. İmza aracı sorumlusu ayrıca yazılırsa teknik sorun ile görev uyuşmazlığı daha hızlı ayırt edilir.

Karşı durumda, küçük ofislerde herkes aynı işi yapıyor gerekçesiyle ortak kullanıcı kullanmayın. Kullanıcı sayısı az olsa bile işlem geçmişinin kişi bazında izlenmesi gerekir.

Mali müşavir e-belge arşivi ve mutabakatı nasıl denetler?

Mali müşavir e-belge arşivi ve mutabakatı, sistemdeki belgelerin muhasebe kayıtlarıyla ve müşteri işlem listeleriyle karşılaştırılmasıyla denetlenir. Arşiv kontrolü, belgenin bulunabilmesi; mutabakat kontrolü ise tutar ve kayıt uyumunun görülmesidir.

Her müşteri için gelen, giden, iade, iptal ve düzeltme kayıtlarının izlenebilir olması gerekir. Dosya adına yalnızca müşteri ismi yazmak yerine belge türü, dönem ve belge numarası gibi ayırt edici bilgiler kullanılmalıdır.

• Gelen kutusundaki belgelerin muhasebe kayıtlarına işlendiğini kontrol edin.
• Giden belgelerin sıra ve tutar toplamlarını satış kayıtlarıyla karşılaştırın.
• İade veya düzeltme belgelerini asıl belgeyle ilişkilendirin.
• Belgeye erişemeyen kullanıcıların nedenini ve çözüm adımını kaydedin.
• Arşiv yedeklerinin erişilebilirliğini ve sorumlu kişisini belirleyin.

Ücretsiz e-fatura portalında 10 yıl güvenli saklama sunulması, yasal kayıtların tamamının otomatik olarak düzeldiği anlamına gelmez. Platform saklaması ile muhasebe, defter ve belge sınıflandırma sorumlulukları ayrı değerlendirilmelidir.

Mutabakat sırasında toplam tutar kadar belge adedi de karşılaştırılmalıdır. Aynı tutarı taşıyan iki belgeden biri eksik veya mükerrer olabilir. Bu nedenle numara, tarih, alıcı ve tutar birlikte incelenmelidir.

Aylık arşiv denetiminde rastgele birkaç belge seçip ekranda açın. Belgenin görüntülenmesi, indirilmesi ve ilgili muhasebe kaydına ulaşılması ayrı ayrı test edilmelidir.

Uygulamada örneklem seçerken yalnızca sorunsuz belgeleri almayın. İade, iptal, düzeltme veya hata yaşamış belgelerden de örnek seçerek bağlantıların gerçekten çalıştığını kontrol edin.

Örneğin eczane müşterisinin bir gelen faturası arşivde açılıyor, fakat muhasebe kaydına bağlanamıyorsa arşiv testi tamamlanmış sayılmaz. Belge numarası, tarih ve kayıt referansı birlikte düzeltilmelidir.

Yanlış: Belgenin ekranda görüntülenmesini mutabakatın tamamlanması saymak. Doğru: Belgeyi muhasebe kaydı, sıra bilgisi, tutar ve varsa iade veya düzeltme bağlantısıyla karşılaştırmak.

Mali müşavir müşterisi için e-dönüşüm geçiş planı nasıl hazırlanır?

Mali müşavir müşterisi için e-dönüşüm geçiş planı, kapsam tespiti, teknik hazırlık, kullanıcı tanımı, test, canlı kullanım ve izleme adımlarından oluşur. Her adımın sorumlusu ve tamamlanma kanıtı yazılı olmalıdır.

Plan, müşterinin faaliyetini ve gerçek belge akışını temel almalıdır. Sadece yazılım kurulumuna odaklanan bir çalışma, alıcı bilgisi, arşiv, imza veya gelen belge kontrollerini dışarıda bırakabilir.

1. Müşterinin faaliyetini, GİB statüsünü ve belge ihtiyaçlarını belirleyin.
2. Kullanılacak portal veya entegrasyon ile imza yöntemini seçin.
3. Müşteri kullanıcılarını, yetkilerini ve sorumluluklarını tanımlayın.
4. Örnek belgeyle alıcı, adres, tarih ve tutar alanlarını test edin.
5. Gelen kutusu, giden kutusu, arşiv ve hata ekranlarını kontrol edin.
6. Gerçek kullanıma geçişte ilk belgeleri müşteriyle birlikte inceleyin.
7. İlk dönem sonunda belge adedi, kontör ve mutabakat sonuçlarını değerlendirin.

Test sırasında başarısız belgeyi silip yeniden oluşturmak yerine hata nedenini kaydedin. Böylece aynı hata, diğer müşteriler için de kontrol maddesine dönüştürülebilir.

Geçiş planında mevzuat tarihlerini kesinleştirmeden önce güncel kaynağı doğrulayın. Zorunluluk kapsamı, hadler ve uygulama tarihleri değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Planın sonunda müşteriye kısa bir kullanım talimatı verin. Talimatta belge kesme, gelen belgeyi onaylama, hata bildirme ve destek isteme adımları bulunmalıdır.

Geçiş planını belge türü sırasına göre değil, müşterinin işlem sırasına göre yazmak daha açıklayıcıdır. Satış, sevk, gelen belge, kayıt, arşiv ve raporlama adımları aynı akış üzerinde gösterilebilir.

Örneğin yeni bir müşteri için önce kullanıcı tanımı, sonra örnek belge, ardından gelen kutusu ve arşiv testi yapılabilir. Her adımın ekran görüntüsü yerine işlem numarası ve sonuç kaydı da dosyada tutulmalıdır.

Karşı durumda teknik kurulum tamamlanmış olsa bile müşteri gerçek alıcıyla belge gönderemiyorsa geçişi tamamlandı kabul etmeyin. Canlı kullanım öncesi eksik alanı, sorumluyu ve yeni test tarihini yazın.

Mali müşavir e-dönüşüm hatalarını nasıl önler?

Mali müşavir e-dönüşüm hatalarını önlemek için belge türü, alıcı bilgisi, yetki, kontör, arşiv ve muhasebe kaydı ayrı kontrol edilmelidir. Tek bir başarılı gönderim ekranı, bütün sürecin doğru olduğunu kanıtlamaz.

Yanlış: Sadece giden faturaları saymak yeterlidir. Doğru: Gelen ve giden belgelerin her birini ayrı sayıp toplam kontör ihtiyacına eklemek gerekir.

Yanlış: Aynı müşterinin bütün satışlarında aynı belge türünü seçmek. Doğru: Her işlemde alıcı statüsünü, mal veya hizmet niteliğini ve güncel mevzuat kapsamını kontrol etmek.

Bir diğer hata, eski personelin erişimini açık bırakmaktır. Kullanıcı listesi aylık incelenmeli, görev değişikliğinde erişim güncellenmeli ve imza aracı sorumlusu kayıt altına alınmalıdır.

Belge arşivindeki eksikliği yalnızca denetim döneminde aramak da risklidir. Her ay örnek belge açılmalı, ilgili muhasebe kaydı bulunmalı ve belge numarasıyla karşılaştırılmalıdır.

Teknik hatalarda ekran görüntüsü almak yararlıdır. Ancak ekran görüntüsü, hata kaydının yerine geçmez. Hata kodu, müşteri, belge numarası, işlem zamanı ve yapılan düzeltme ayrıca yazılmalıdır.

Yanlış tarihe düzenlenen belge, hatalı alıcı veya mükerrer kayıt için uygulanacak işlem değişebilir. Bu nedenle kesin olmayan çözümü uygulamadan önce sağlayıcı desteğini ve güncel GİB açıklamasını kontrol edin.

Ofiste haftalık kısa bir hata değerlendirmesi yapın. Aynı hata iki farklı müşteride tekrarlanıyorsa nedeni kullanıcı eğitimi, yazılım ayarı veya eksik kontrol maddesi bakımından sınıflandırın.

Adım adım düzeltme kaydında önce hatalı işlem, sonra etkilenen belge, ardından sorumlu kullanıcı ve uygulanan çözüm yazılmalıdır. Bu kayıt, aynı sorunda geçmiş kararı yeniden incelemeyi kolaylaştırır.

Karşı durumda hata yalnızca tek müşteride görülüyorsa genel kuralı değiştirmeden önce müşteri ayarını, alıcı bilgisini ve yetkisini kontrol edin. Her teknik uyarı mevzuat hatası anlamına gelmez.

Özet: 5 maddede mali müşavir e-dönüşüm kontrol listesi

Mali müşavir e-dönüşüm kontrol listesi, müşteri kapsamından başlayıp belge, kontör, yetki, arşiv ve mutabakat kontrolleriyle tamamlanır. Aşağıdaki beş madde, aylık ofis prosedürünün temelini oluşturur.

• Birinci madde: Her müşterinin faaliyet alanını, GİB e-belge statüsünü ve kullandığı belge türlerini güncel olarak kaydedin. Eski müşteri dosyasını tek doğrulama kaynağı kabul etmeyin.
• İkinci madde: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve e-Defter işlemlerini mal, hizmet, serbest meslek ve defter kapsamına göre ayrı değerlendirin.
• Üçüncü madde: Gelen ve giden belgeleri ayrı sayın. Her belgenin bir kontör düşürdüğü hesabı, gerçek müşteri hacmi ve dönemsel artışlarla birlikte yapın.
• Dördüncü madde: Kullanıcı, imza, mali mühür, portal ve entegrasyon erişimlerini görev bazında yönetin. Personel değiştiğinde erişim listesini hemen güncelleyin.
• Beşinci madde: Arşiv, berat, hata ve mutabakat kayıtlarını aylık inceleyin. Belgeyi yalnızca görüntülemekle kalmayın; muhasebe kaydı ve belge numarasıyla karşılaştırın.

Bu beş maddeyi müşteri dosyasındaki kontrol tablosuna ekleyebilirsiniz. Her satırda son kontrol tarihi, sorumlu çalışan, eksik işlem ve tamamlanma kanıtı bulunmalıdır.

Kontrol listesini ofisinizin aylık kapanış prosedürüne bağlayın. Mevzuat kapsamı, hadler veya tarihler konusunda emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Ek olarak her müşteri için bir sonraki kontrol tarihini ve açık riskin sorumlusunu belirleyin. Böylece liste yalnızca geçmiş işlemleri işaretleyen bir form değil, takip edilen bir çalışma planı olur.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur.

Paket seçimini yaparken gelen ve giden belge hacmini, müşteri bazındaki dönemsel artışı ve kullanım süresini birlikte değerlendirin.