Kasap e-Fatura Zorunluluğu: Kapsam, Sınırlar ve Geçiş Takvimi

Kasap için e-Fatura zorunluluğu, kasaplık faaliyeti tek başına değil; faaliyet kodu, mükellefiyet türü, brüt satış hasılatı ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilerek belirlenir.

Bu rehber, perakende veya toptan çalışan kasapların zorunluluk kapsamını, geçiş tarihini, başvuru adımlarını ve e-Arşiv ayrımını anlamasına yardımcı olur. Özellikle küçük işletmeler, belge türünü ve günlük iş akışını karıştırmadan ilerleyebilir.

Kasap için e-Fatura zorunluluğu kimleri kapsar?

Kasap e-Fatura zorunluluğu, işletmenin yalnızca kasap olarak faaliyet göstermesiyle otomatik başlamaz. GİB düzenlemelerinde belirlenen mükellef grupları, faaliyet alanları, hesap dönemi hasılatı ve diğer özel koşullar birlikte incelenir. Bu nedenle aynı ilçede çalışan iki kasabın belge yükümlülüğü aynı olmayabilir.

Perakende et satan küçük bir dükkân ile restoranlara, otellere veya marketlere düzenli toptan satış yapan işletmenin durumu farklı değerlendirilebilir. Şirketin gerçek kişi veya tüzel kişi olması, ek faaliyet kodları, internetten satış ve mevcut e-belge kayıtları da incelemeye dâhil edilir. Önce vergi levhasındaki faaliyet kodları kontrol edilmelidir.

Kasap işletmesi için ilk kontrol; e-Fatura kayıt durumu, ilgili hesap dönemindeki brüt satış hasılatı ve faaliyet özelindeki geçiş şartlarıdır. Bu bilgiler, yalnızca banka hareketlerinden veya POS toplamlarından çıkarılamaz. Vergi beyannameleri, muhasebe kayıtları ve GİB mükellef sorgusu birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin küçük bir kasap dükkânı işleten Murat Bey, hem son tüketiciye hem de mahalledeki bir lokantaya satış yapıyor olsun. Lokanta e-Fatura kullanıcısıysa belge akışı farklı, son tüketiciye yapılan satışın belgesi farklı olabilir. Murat Bey, kapsamı öğrenmek için kasap sektörü sayfasındaki operasyon ayrımını incelemeli ve mali müşavirinden yazılı geçiş değerlendirmesi istemelidir.

Kasaplarda e-Fatura zorunluluğu hangi ciro ve faaliyet ölçütlerine göre belirlenir?

Kasaplarda e-Fatura zorunluluğu, tek bir ciro rakamıyla bütün işletmelere uygulanacak şekilde açıklanamaz. Mevzuatta yer alan hasılat sınırı, faaliyetin niteliği, ilgili hesap dönemi ve özel sektör hükümleri birlikte incelenmelidir. Bu sınırlar yıllık olarak güncellenebildiği için güncel GİB duyurusuna bakılmalıdır.

Brüt satış hasılatı, işletme sahibinin tahmin ettiği yıllık satıştan farklı bir muhasebe ölçüsüdür. KDV beyannameleri, gelir veya kurumlar vergisi kayıtları ve muhasebe hesapları esas alınarak mali müşavir tarafından hesaplanır. Banka hesabındaki para, POS toplamı veya alış faturalarının tutarı tek başına zorunluluk hesabı değildir.

Faaliyet kodu da en az hasılat kadar önemlidir. Kasaplık yanında et ürünleri imalatı, paketli ürün satışı, toptan dağıtım, internetten sipariş veya farklı bir ticari faaliyet bulunabilir. Her faaliyet, aynı geçiş kuralına tabi olmayabilir. Bu yüzden yalnızca ana faaliyet adına bakmak yerine vergi kayıtlarındaki bütün kodlar kontrol edilmelidir.

Yanlış: Zorunluluk yalnızca yıllık ciroya bakılarak kesinleşir. Doğru: Hasılat, faaliyet kodu, mükellefiyet türü ve özel satış koşulları birlikte değerlendirilir. Online satış, aracı platform kullanımı veya belirli alıcılara yapılan düzenli teslimatlar da ayrıca incelenmelidir.

Güncel bir tutarı ezbere kullanmak, yanlış geçiş tarihi belirlenmesine neden olabilir. İşletme sahibi, ilgili hesap dönemini ve hasılat hesabını mali müşaviriyle doğrulamalıdır. Son karar verilmeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kasap e-Fatura geçiş takvimi nasıl hesaplanır?

Kasap e-Fatura geçiş takvimi, zorunluluğu doğuran koşulun hangi hesap döneminde oluştuğuna ve ilgili düzenlemenin geçiş hükmüne göre hesaplanır. Başvuru tarihi ile fiilen e-Fatura düzenlemeye başlanacak tarih aynı gün olmayabilir. Bu iki tarih mutlaka ayrı sütunlarda takip edilmelidir.

Takvimi belirlerken üç bilgi gerekir: şartın oluştuğu dönem, başvuru veya aktivasyon için tanınan son tarih ve elektronik belge düzenleme başlangıcı. Tebliğlerde bazı mükellef grupları için farklı geçiş tarihleri bulunabilir. Bu nedenle eski bir internet yazısındaki tarih, mevcut işletme için doğrudan kullanılmamalıdır.

1. İşletmenin faaliyet kodlarını ve ilgili hesap dönemlerindeki brüt satış hasılatını çıkarın.
2. GİB'in güncel e-belge duyurularında ilgili mükellef grubunu ve geçiş hükmünü bulun.
3. Mali müşavirinizden başvuru, aktivasyon ve belge düzenleme tarihlerini yazılı olarak isteyin.
4. Mali mühür veya e-imza gibi gerekli elektronik araçların geçerlilik süresini kontrol edin.
5. Geçiş tarihinden önce alıcı kartlarını, stokları, test faturalarını ve arşiv akışını doğrulayın.

Örneğin Murat Bey, hesap dönemi sonunda sınırın aşıldığını öğrenmişse yalnızca başvuru ekranını açması yeterli değildir. Sistem aktivasyonu tamamlanmalı, e-Fatura kullanıcısı olan lokanta müşterileri belirlenmeli ve ilk ticari fatura senaryosu test edilmelidir.

Geçiş tarihinde portalın çalışmaması, sertifikanın süresinin dolması veya müşteri bilgilerinin eksik olması belge düzenleme riski doğurur. Bu nedenle başvuru son güne bırakılmamalı; işletme, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizin yazılı takvimini esas almalıdır.

Kasap e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

Kasap e-Fatura başvurusu, GİB portalı, özel entegratör veya teknik entegrasyon yöntemlerinden işletmeye uygun olan seçilerek yapılır. Yöntem değişse de mükellefin e-Fatura sistemine doğru bilgilerle kaydolması ve aktivasyonunu tamamlaması gerekir. Başvuru yöntemi seçmek, yasal zorunluluğu ortadan kaldırmaz.

İlk adımda vergi kimlik bilgileri, yetkili kişi, iletişim adresi ve işletmenin elektronik imza aracı kontrol edilir. Gerçek kişi ve tüzel kişi işletmelerde kullanılacak mali mühür veya e-imza, seçilen başvuru yöntemine ve mevzuata göre değişebilir. Sertifikanın başvuru sırasında çalıştığı ayrıca denenmelidir.

İkinci adım, belge üretim kanalını seçmektir. Az sayıda fatura kesen kasap, portal üzerinden işlem yapabilir. Günlük satışları, stok hareketleri ve müşteri siparişleri yüksek olan işletme ise muhasebe veya satış yazılımıyla entegrasyonu değerlendirebilir. e-Fatura ürün sayfasında portal ve belge akışı seçenekleri karşılaştırılabilir.

Aktivasyondan sonra örnek bir fatura hazırlanmalı, alıcı bilgileri ve senaryo kontrol edilmelidir. Fatura numarası, tarih, ürün açıklaması, miktar, birim, vergi bilgisi ve toplam tutar gözden geçirilmelidir. Test başarılı olmadan tüm satış akışını yeni sisteme taşımak, hatalı belgelerin artmasına neden olabilir.

Başvuru tamamlandığında GİB mükellef sorgusu ve kullanılan uygulamadaki durum ekranı kontrol edilmelidir. E-Fatura kullanıcısı olup olmadığı belirsiz alıcılar için kayıt sorgusu yapılmalıdır. Sistem seçimi ve aktivasyon süreci hakkında kesin tarih gerekiyorsa, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kasap e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmamasıdır. e-Fatura, sisteme kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura akışıdır. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine veya son tüketicilere düzenlenen elektronik belge türüdür.

Kasap, lokanta veya market gibi e-Fatura kullanıcısı olan ticari alıcıya satış yaptığında genellikle e-Fatura senaryosu üzerinden ilerler. Son tüketiciye yapılan satışta ise işlem koşullarına göre e-Arşiv Fatura veya kullanılmasına izin verilen perakende belgesi gündeme gelebilir. Alıcının vergi kimlik bilgileri ve sistem kayıt durumu önemlidir.

Yanlış: Her müşteriye aynı belge türü gönderilir. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kayıt durumu, sonra işlem için uygun belge türü belirlenir. Bu kontrol, özellikle kasabın hem perakende hem de toptan satış yaptığı günlerde önem taşır.

e-Arşiv Fatura, basitçe e-Fatura'nın yazdırılmış hâli değildir. Elektronik oluşturma, iletim ve arşivleme kuralları bulunur. Belgenin müşteriye gösterilme veya iletilme şekli, işlem türüne ve yürürlükteki kurallara göre değişebilir. Ayrıntılı akış için e-Arşiv Fatura açıklamalarını inceleyin.

Kasap müşteriye hangi belgeyi düzenlemelidir?

Kasap, satışın alıcı türüne ve işlem koşuluna göre e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya izin verilen perakende belgesini düzenler. Belge seçimi, müşterinin sözlü talebinden önce vergi kimlik bilgileri, e-Fatura kayıt durumu ve satışın niteliği üzerinden yapılmalıdır.

Ticari alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa, alıcının doğru vergi kimlik bilgileriyle e-Fatura gönderilir. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura veya mevzuatın izin verdiği diğer belge gündeme gelebilir. Son tüketici satışlarında yazar kasa, perakende fişi ve fatura ilişkisi ayrıca değerlendirilmelidir.

Kasap çalışanı, müşteri kartında unvan, ad-soyad, vergi kimlik numarası veya gerekli kimlik bilgilerini doğru tutmalıdır. Eksik karakter, yanlış vergi numarası veya eski firma unvanı, faturanın karşı tarafta kabul edilmemesine yol açabilir. Sipariş teslim edilmeden önce müşteri kartı yeniden kontrol edilmelidir.

Örneğin bir kafe sahibi, kasaptan haftalık et alımı yapıyor ve e-Fatura kullanıyor olsun. Kasap, bu satışı son tüketici fişi gibi işlememeli; kafenin doğru ticari bilgileriyle uygun fatura senaryosunu seçmelidir. Aynı gün evine alışveriş yapan tüketici için ise farklı bir belge akışı oluşabilir.

İade, fiyat farkı veya yanlış belge durumunda faturayı silmek yerine sistemdeki iptal, ret veya düzeltme prosedürü izlenmelidir. Bu işlemlerin süreleri ve onay adımları belge senaryosuna göre değişebilir. Çalışanların, hangi durumda muhasebe sorumlusuna haber vereceği yazılı bir prosedürde belirtilmelidir.

Kasap e-Fatura gelen ve giden belgeleri nasıl yönetir?

Kasap e-Fatura yönetimi, gelen faturaları kontrol etmeyi ve giden faturaları doğru alıcıya göndermeyi aynı günlük rutinde birleştirir. Sadece satış faturalarına bakmak yeterli değildir. Tedarikçilerden gelen et, ambalaj, soğutma ve lojistik faturalarının da düzenli kontrol edilmesi gerekir.

Gelen kutusu her iş günü açılmalı, yeni belgeler tarih, tedarikçi, ürün, miktar ve tutar açısından incelenmelidir. Faturadaki kilogram veya koli bilgisi teslim alınan ürünle karşılaştırılmalıdır. Uyuşmazlık varsa belge kabul edilmeden önce tedarikçi ve mali müşavirle iletişim kurulmalıdır.

Giden faturalar için müşteri kaydı, belge senaryosu, ürün miktarı ve teslim bilgisi kontrol edilir. Gönderim sonrasında belgenin iletildiği, kabul edildiği, reddedildiği veya hata verdiği sistem ekranından izlenir. Reddedilen fatura, yeni bir fatura kesilmeden önce neden ve işlem tarihi bakımından değerlendirilmelidir.

Kontör hesabında yalnızca kasabın kestiği faturalar dikkate alınmamalıdır. efaturakontor.com uygulamasında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle aylık plan yapılırken tedarikçi sayısı, günlük satış yoğunluğu, iade belgeleri ve farklı e-belge türleri birlikte tahmin edilmelidir.

Yanlış: Gelen faturalar yalnızca mali müşavirin sorumluluğundadır. Doğru: İşletme teslim aldığı ürün ve tutarı kontrol eder, mali müşavir ise muhasebe ve mevzuat yönünü izler. İki tarafın görev sınırı belirlenirse kayıp belge, mükerrer kayıt ve geç fark edilen hatalar azalır.

Kasap için e-İrsaliye ne zaman gündeme gelir?

Kasapta e-İrsaliye zorunluluğu, e-Fatura kullanıcısı olmaktan ayrı değerlendirilir. e-İrsaliye, sevk edilen malın taşıma ve teslim sürecini elektronik olarak belgeleyen e-belgedir. Bu nedenle kasap e-Fatura kullanmaya başladığında e-İrsaliye yükümlülüğünün otomatik başladığı varsayılmamalıdır.

Kasabın merkez depodan şubeye, soğuk hava deposundan satış noktasına veya tedarikçiden müşteriye mal sevk etmesi, irsaliye sürecini doğurur. Etin kilogramı, ürün türü, sevk adresi, araç veya taşıma bilgileri ve sevk zamanı operasyon açısından önemlidir. Hangi sevklerin e-İrsaliye kapsamına girdiği güncel kurallara göre kontrol edilmelidir.

Örneğin bir kasap, restoranlara düzenli toplu et teslimatı yapıyorsa fatura ile sevk belgesinin zamanlamasını birlikte planlamalıdır. Fatura daha sonra düzenlenebilen bir işlemde, malın taşıma sırasında hangi belgeyle hareket edeceği ayrıca incelenir. Fatura numarası ile irsaliye numarasının karıştırılması, teslimat ve muhasebe kayıtlarını bozabilir.

İşletmenin faaliyet alanı, satış hacmi, ürün grubu ve düzenlemede sayılan özel mükellefiyet şartları değerlendirilmelidir. Zorunluluk yoksa bile işletme, sevk belgelerini düzenli ve izlenebilir tutmalıdır. Zorunluluk ihtimali için e-İrsaliye ürün bilgisindeki kapsam açıklamalarını okuyup güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura ve e-İrsaliye aynı belge değildir. Biri satışın faturalandırılmasını, diğeri malın sevkini izler. Kasap çalışanları, araç yola çıkmadan önce hangi belgenin hazırlanacağını ve teslimde hangi kaydın kapatılacağını bilmelidir.

Kasap e-Fatura günlük satış ve kasa kayıtlarıyla nasıl uyumlanır?

Kasap e-Fatura uygulaması, satış, tartım, stok ve kasa kayıtlarının aynı işlem akışında eşleştirilmesini gerektirir. E-Fatura başvurusu yapmak, mevcut terazinin veya POS cihazının kendiliğinden uyumlu olduğu anlamına gelmez. İşletme, kullanılan satış yazılımının hangi alanları e-belgeye aktardığını kontrol etmelidir.

Ürün kartlarında et türü, birim, kilogram veya adet bilgisi, fiyat, vergi bilgisi ve stok kodu tutarlı olmalıdır. Tartım sonucu ile faturadaki miktar arasında fark bulunmamalıdır. Parçalı satışlarda yuvarlama, gramaj ve fiyat değişiklikleri çalışanlara açık bir işlem kuralıyla anlatılmalıdır.

Küçük bir mahalle kasabı olan Ayşe Hanım, sabah ürün girişini teslim fişiyle kontrol ediyor, gün içinde kilogram üzerinden satış yapıyor ve akşam kasa kapatıyor olsun. Her satışta müşteri türünü seçerse, restoran siparişi ile bireysel alışverişin belge akışını ayırabilir. Gün sonu raporu, kesilen faturalarla karşılaştırılmalıdır.

İnternet veya telefon siparişlerinde müşteri bilgileri teslimden önce alınmalıdır. Kayıtsız veya eksik bilgilerle hazırlanan taslak belge, sonradan düzeltme ihtiyacını artırır. İade edilen ürünlerde stok düşümü, kasa iadesi ve elektronik belge işlemi ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Kasap, satış yazılımı kullanmıyorsa portalda manuel giriş yaparken aynı kontrolleri kendisi uygulamalıdır. Çok yoğun satış yapan işletmelerde otomasyon faydalı olabilir; ancak otomasyon da yanlış ürün kartını veya yanlış müşteri kaydını düzeltemez. İlk kurulumdan sonra günlük ve haftalık mutabakat yapılması gerekir.

Kasap e-Fatura geçişinde hangi hatalar yapılır?

Kasap e-Fatura geçişindeki en yaygın hatalar, yalnızca ciroya bakmak, geçiş tarihini yanlış okumak ve müşteri türüne göre belge seçmemektir. Bu hatalar, belge düzeninin bozulmasına, muhasebe kayıtlarının gecikmesine ve karşı tarafla mutabakat sorunlarına neden olabilir.

Bir başka hata, e-Fatura aktivasyonu tamamlanmadan elektronik belge düzenlenebildiğini sanmaktır. Başvuru formu gönderilmiş olsa bile sistemdeki aktif durum, sertifika ve uygulama hesabı kontrol edilmelidir. Portalda görünen kullanıcı hesabı ile vergi kimlik bilgilerinin aynı işletmeye ait olduğu doğrulanmalıdır.

Yanlış: Müşteri e-Fatura kullanıcısı görünmüyorsa her durumda kâğıt fatura kesilir. Doğru: İşlem türüne ve güncel kurallara göre e-Arşiv Fatura veya izin verilen başka belge seçeneği incelenir. Belge türü, müşterinin talebinden çok sistem kaydı ve işlem koşullarıyla belirlenir.

Hatalı ürün açıklaması, kilogram yerine adet girilmesi, yanlış vergi numarası ve eksik teslim adresi de sık görülür. E-Fatura gönderildikten sonra düzeltme yöntemi, belgenin senaryosuna ve durumuna göre değişir. Bu nedenle çalışanlar, gönderimden önce zorunlu alanları kontrol eden kısa bir ekran listesi kullanmalıdır.

Son hata, sadece giden belgeleri izlemektir. Gelen faturaların kabul veya ret durumu, tedarikçi bakiyeleri ve stok kayıtlarıyla birlikte takip edilmelidir. Güncel mevzuat değişiklikleri için GİB duyuruları izlenmeli, ceza veya vergi riski doğurabilecek konularda mali müşavirden görüş alınmalıdır.

Kasap e-Fatura için hangi kontrol listesi kullanılmalıdır?

Kasap e-Fatura kontrol listesi, zorunluluğu ve günlük belge akışını birlikte doğrulamalıdır. Liste yalnızca başvuru aşamasında kullanılmamalıdır. İlk geçişten sonra her ay güncellenmesi, çalışan değişikliklerinin ve yeni satış kanallarının sisteme yansıtılması gerekir.

• Vergi levhasındaki ana ve ek faaliyet kodlarının güncel olduğu doğrulanmalıdır.
• İlgili hesap dönemlerinin brüt satış hasılatı mali müşavirle birlikte hesaplanmalıdır.
• İşletmenin e-Fatura kayıt durumu GİB mükellef sorgusundan kontrol edilmelidir.
• Mali mühür veya e-imzanın geçerli, erişilebilir ve yetkili kişiye tanımlı olduğu denenmelidir.
• Restoran, market, otel ve son tüketici müşteri grupları ayrı sınıflandırılmalıdır.
• Ürün kartlarında kilogram, adet, fiyat, stok kodu ve vergi bilgilerinin tutarlı olduğu görülmelidir.
• Gelen faturalar ile teslim alınan ürünlerin miktar ve tutar açısından eşleştiği kontrol edilmelidir.
• Giden belgelerin durumlarının gönderimden sonra takip edildiği belirlenmelidir.
• İrsaliye gerektiren sevkler için ayrı bir sorumlu ve kontrol adımı tanımlanmalıdır.
• Elektronik belgelerin mevzuatta öngörülen saklama ve erişim düzeniyle korunduğu doğrulanmalıdır.

Bu listede bir madde eksikse geçiş tamamlanmış sayılmamalıdır. Özellikle belge kullanıcısı sorgusu ve sertifika kontrolü, ilk fatura kesilmeden önce yapılmalıdır. İşletme, kimin müşteri kartı açacağını, kimin fatura göndereceğini ve kimin gelen belgeyi kontrol edeceğini yazılı olarak belirlemelidir.

Uzman notu: Kasaplarda en güvenli yöntem, ilk hafta tüm e-belgeleri günlük kasa ve teslim kayıtlarıyla karşılaştırmaktır. Hata erken fark edilirse düzeltme süreci daha kontrollü yürütülür.

GİB portalı, kullanılan entegrasyon ve muhasebe programı farklı ekranlar sunabilir. Ekran adları değişse de kontrol mantığı değişmez: alıcı, belge türü, ürün, tutar, durum ve arşiv kaydı doğrulanır. Sık sorulan uygulama konuları için e-dönüşüm SSS sayfası da incelenebilir.

Kasap e-Fatura kayıtları ve arşiv süreci nasıl yürütülür?

Kasap e-Fatura kayıtları, elektronik belgenin içeriği, gönderim durumu, gelen veya giden yönü ve muhasebe bağlantısıyla birlikte saklanmalıdır. Sadece faturanın PDF görüntüsünü indirmek, her durumda elektronik belgenin bütün teknik izini korumaya yetmeyebilir.

Gelen faturalar için tedarikçi, belge tarihi, belge numarası, malın miktarı ve muhasebe kaydı eşleştirilmelidir. Giden faturalar için alıcı, senaryo, gönderim zamanı ve sistem sonucu takip edilmelidir. İptal, ret, iade veya düzeltme işlemi varsa ana belgeyle bağlantısı korunmalıdır.

İşletme, arşiv erişimini tek bir çalışanın kişisel bilgisayarına bırakmamalıdır. Yetkili kullanıcılar, yedekleme düzeni ve erişim şifreleri belirlenmelidir. Bilgisayar değişikliği, internet kesintisi veya kullanıcı ayrılığı gibi durumlarda belgelere nasıl ulaşılacağı önceden yazılmalıdır.

Kasap dükkânında günlük belge sayısı düşük olsa bile düzenli arşiv kontrolü gerekir. Yoğun toptan satış yapan işletmelerde ise ay sonunda alınan ve kesilen belgeler, cari hesap ve stok raporlarıyla karşılaştırılmalıdır. Eksik görünen belge için önce sistem durumu, sonra muhasebe kaydı incelenmelidir.

Saklama süresi, belge türü ve vergi mevzuatı bakımından güncel kurallar esas alınmalıdır. Hizmet sağlayıcının arşiv ekranı pratik erişim sunabilir; ancak işletme kendi muhasebe ve belge sorumluluğunu devretmiş sayılmaz. Teknik saklama özelliği ile yasal saklama yükümlülüğü birbirinden ayrılmalıdır.

Kasap e-Fatura geçişi için mali müşavirle hangi bilgiler paylaşılmalıdır?

Kasap e-Fatura geçişinde mali müşavire faaliyet kodları, hasılat hesapları, satış kanalları, müşteri türleri ve mevcut yazılım bilgileri birlikte sunulmalıdır. Sadece vergi levhasını göndermek, özellikle toptan satış veya internet siparişi bulunan işletmelerde eksik değerlendirmeye yol açabilir.

Mali müşavir, ilgili hesap dönemini ve brüt satış hasılatını muhasebe kayıtlarından doğrulamalıdır. İşletme sahibi de et, sakatat, paketli ürün ve yan ürün satışlarının hangi faaliyet altında yürütüldüğünü açıklamalıdır. Farklı faaliyetlerin bulunması, geçiş şartlarının ayrıca değerlendirilmesini gerektirebilir.

Paylaşılması gereken ikinci grup bilgi, operasyonel akıştır. Kasap; hangi müşterilerin e-Fatura kullandığını, siparişlerin telefonla mı internetten mi geldiğini, sevklerin hangi araçlarla yapıldığını ve stok programının bulunup bulunmadığını belirtmelidir. Böylece e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye ayrımı gerçek iş akışına göre yapılır.

Başvuru öncesinde şu soruların cevapları yazılı alınmalıdır: Zorunluluk hangi kurala dayanıyor? Başlangıç tarihi nedir? Hangi belge türleri kullanılacak? Portal mı, entegrasyon mu seçilecek? İlk gün hangi satışlar elektronik düzenlenecek? Bu cevaplar, çalışanlara verilecek uygulama talimatının temelini oluşturur.

Mevzuat değişebildiğinden eski ciro sınırları veya geçmiş geçiş tarihleri kullanılmamalıdır. Mali müşavir değerlendirmesi, güncel GİB duyurusu ile karşılaştırılmalıdır. Emin olunmayan durumda rakam tahmin etmek yerine ilgili tebliğdeki hesaplama yöntemi ve geçiş maddesi kontrol edilmelidir.

Kasap e-Fatura kullanırken müşteri ve tedarikçi mutabakatı nasıl yapılır?

Kasap e-Fatura mutabakatı, müşteri ve tedarikçi kayıtlarının elektronik belge durumlarıyla karşılaştırılmasıdır. Bu işlem, yalnızca ay sonunda toplam tutarı kontrol etmekten ibaret değildir. Belge numarası, tarih, ürün miktarı, fiyat, vergi ve cari hesap hareketi birlikte incelenmelidir.

Tedarikçi tarafından gönderilen faturada örneğin 80 kilogram ürün görünürken teslim kaydında 75 kilogram bulunuyorsa fark açıklanmalıdır. Eksik teslim, tartım farkı, kısmi kabul veya yanlış fatura ihtimalleri ayrı değerlendirilir. Belgeyi otomatik olarak kabul etmek yerine işletmenin teslim sorumlusu kontrol yapmalıdır.

Müşteriye kesilen faturalar, sipariş formu, sevk belgesi ve ödeme kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Restorana düzenli satış yapan kasap, haftalık teslim listesinde yer alan kilogramları fatura toplamıyla eşleştirebilir. Böylece aynı siparişin iki kez faturalandırılması veya teslim edilmeyen ürünün faturaya eklenmesi daha erken fark edilir.

Mutabakat ekranında kabul, ret, iptal ve bekleyen belgeler ayrı filtrelenmelidir. Reddedilen bir belgenin yerine yeni belge düzenlenmeden önce ret gerekçesi okunmalıdır. Yanlış vergi numarası, yanlış alıcı veya ürün miktarı gibi nedenler, muhasebe kaydı açılmadan önce düzeltilmelidir.

Gelen ve giden elektronik belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için belge hacmi mutabakat planına dâhil edilmelidir. İşletme, sadece giden faturaları sayarsa aylık ihtiyacını eksik hesaplayabilir. Düzenli raporlama, hem belge takibini hem de kontör kullanımını daha öngörülebilir hâle getirir.

Kasap e-Fatura zorunluluğunda işletme içi görev dağılımı nasıl yapılır?

Kasap e-Fatura zorunluluğunda görev dağılımı, belgeyi hazırlayan, kontrol eden ve muhasebeye aktaran kişileri açıkça belirlemelidir. Küçük işletmede bu görevleri aynı kişi yürütebilir; ancak kontrol adımları yine de yazılı olmalıdır.

Kasada çalışan kişi, müşterinin türünü ve gerekli bilgileri alır. Sevkiyat sorumlusu, ürün miktarını ve taşıma belgesini kontrol eder. İşletme sahibi veya yetkili kişi, gönderim durumunu takip eder. Mali müşavir ise muhasebe kaydı, vergi uygulaması ve mevzuat açısından danışmanlık verir.

Tek kişinin izinli olduğu günlerde işlem durmamalıdır. İkinci bir yetkili kullanıcı, portal erişimi ve sertifika kullanım prosedürü belirlenebilir. Şifrelerin ortak bir kâğıtta tutulması yerine güvenli erişim yöntemi kullanılmalıdır. Yetki değişikliği olduğunda eski kullanıcının erişimi zamanında kaldırılmalıdır.

Çalışanlara uzun teorik eğitim yerine gerçek kasap senaryoları gösterilmelidir. Bir lokantaya toplu satış, son tüketiciye kilogramla satış, ürün iadesi ve depodan şubeye sevk ayrı ayrı uygulanmalıdır. Her senaryoda belge türü, müşteri bilgisi, miktar ve gönderim sonucu kontrol edilmelidir.

İşletme, haftada en az bir kez bekleyen veya hata veren belgeleri gözden geçirmelidir. Sistem bildirimi görülmeden işlemin tamamlandığı varsayılmamalıdır. Belge ekranı, kasa raporu ve muhasebe kaydı arasında uyumsuzluk varsa aynı gün sorumlu kişiye aktarılmalıdır.

Özet: 5 maddede kasap e-Fatura zorunluluğu

Kasap e-Fatura zorunluluğunu doğru yönetmenin özeti, beş kontrol noktasında toplanır. İşletme önce kapsamı belirlemeli, sonra geçiş tarihini doğrulamalı ve günlük belge akışını buna göre kurmalıdır.

• Kapsamı belirleyin: Kasaplık faaliyetinin yanında faaliyet kodlarını, mükellefiyet türünü ve özel satış kanallarını inceleyin.
• Hasılatı doğru hesaplayın: Brüt satış hasılatını ilgili hesap dönemine göre muhasebe kayıtlarından çıkarın ve güncel sınırlarla karşılaştırın.
• Takvimi yazılılaştırın: Başvuru, aktivasyon ve elektronik belge düzenlemeye başlama tarihlerini GİB duyurusu ve mali müşavir görüşüyle netleştirin.
• Belge türünü seçin: Alıcının e-Fatura kayıt durumuna göre e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya izin verilen perakende belgesini kullanın.
• Akışı her gün kontrol edin: Gelen ve giden belgeleri ürün, miktar, cari hesap, kasa ve arşiv kayıtlarıyla karşılaştırın.

e-Fatura kullanıcısı olmak, e-Arşiv Fatura veya e-İrsaliye yükümlülüklerinin tamamını tek başına açıklamaz. Her belge türü için ayrı kapsam, alıcı ve sevk kontrolü yapılmalıdır. Sınırlar ve geçiş tarihleri değişebildiğinden güncel GİB duyurusu ile mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli tek havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri işletmenin belge hacmine göre değerlendirilebilir.