Kasap İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi
Kasapların yıl sonunda e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, stok, cari hesap ve kontör kayıtlarını eşleştirmesi için uygulanabilir kontrol listesi.
Kasap için yıl sonu e-Fatura ve kontör kontrolü, gelen-giden belgeleri, e-Arşiv satışlarını, e-İrsaliyeleri, stok hareketlerini ve kalan kontörü karşılaştırmaktır. Bu işlem, eksik belgeyi ve yanlış kontör hesabını yeni döneme taşımamanızı sağlar.
Kasap için yıl sonu e-Fatura ve kontör kontrolü, gelen-giden belgeleri, e-Arşiv satışlarını, e-İrsaliyeleri, stok hareketlerini ve kalan kontörü karşılaştırmaktır. Bu işlem, eksik belgeyi ve yanlış kontör hesabını yeni döneme taşımamanızı sağlar.
Liste; tek şubeli kasapları, mahalle kasaplarını ve restoranlara düzenli sevkiyat yapan işletmeleri hedefler. Özellikle mali müşavire belge teslimi, kırmızı et stok takibi ve tedarikçi faturalarının kontrolü için uygulanabilir bir sıra sunar. İşletmenizin kapsamını ayrıca kasap sektörü e-dönüşüm sayfasından karşılaştırabilirsiniz.
Kasap İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi
Kasap için yıl sonu kontrol listesi, belge akışını, cari bilgileri, stok kayıtlarını ve kontör raporunu aynı kapanış dosyasında toplar. Böylece yalnızca fatura sayısına bakmak yerine, her belgenin işletme kaydındaki karşılığını görürsünüz.
Önce kullandığınız portal veya entegrasyon ekranından yıl içindeki giden ve gelen belge raporlarını alın. Ardından e-Arşiv faturalarını, e-İrsaliyeleri ve muhasebeye aktarılan kayıtları tarih sırasıyla karşılaştırın. Rapor tarih aralığının yılın tamamını kapsadığından emin olun.
- Giden e-Faturaların tamamı, alıcı bilgileri ve belge numaralarıyla listelenmiştir.
- Gelen e-Faturalar, tedarikçi cari hesabı ve teslim alınan ürünlerle eşleştirilmiştir.
- e-Arşiv faturalarında tarih, alıcı, ürün, miktar ve tutar kontrol edilmiştir.
- e-İrsaliye kayıtları, sevk edilen kilogram veya ürün adediyle karşılaştırılmıştır.
- Kalan kontör, raporlanan belge sayısı ve gelecek dönem tahminiyle birlikte not edilmiştir.
Kontrol sırasında bir belgenin sistemde görünmemesi, belgenin hiç düzenlenmediği anlamına gelmez. Mali müşavirin muhasebe programını, portal raporunu ve e-posta arşivini birlikte kontrol edin. Aynı belge iki kez aktarılmışsa bunu ayrıca işaretleyin.
Kasap işletmelerinde tartım, kesim, sevkiyat ve perakende satış kayıtları farklı ekranlarda tutulabilir. Bu nedenle kapanış dosyasında belge numarası, tarih, cari hesap ve stok hareketi aynı satırda görünmelidir.
Kapanış dosyasına yalnızca toplamları yazmak yerine, fark çıkan belgeleri ayrı bir istisna listesine alın. Bu listede belge numarası, farkın türü, sorumlu kişi, yapılacak işlem ve kontrol tarihi bulunmalıdır.
Belge türü zorunluluğu, geçiş tarihleri, tutar hadleri ve istisnalar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Bu liste, muhasebe ve operasyon kayıtlarını karşılaştırır; tek başına mevzuat uygunluğu kararı vermez.
Kasap yıl sonu kontrol süreci hangi sırayla yürütülür?
Kasap yıl sonu kontrol süreci, önce belge raporunun alınması, sonra cari ve stok kayıtlarının eşleştirilmesi, en son kontör sayımının yapılması sırasıyla yürütülür. Bu sıra, eksik belge ile gerçek kontör tüketimini karıştırmanızı önler.
İşleme başlamadan önce mali müşavirinizden ilgili yıl için kullanılacak kapanış tarihini, aktarılacak dosya türlerini ve özel kontrol başlıklarını öğrenin. Portalda rapor alma yetkinizin bulunduğunu ve geçmiş döneme ait belgelerin görüntülenebildiğini de kontrol edin.
- İlgili yılın ilk ve son gününü seçerek gelen-giden belge raporunu oluşturun.
- Giden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini satış, tahsilat ve teslim kayıtlarıyla eşleştirin.
- Gelen e-Faturaları tedarikçi cari hesabı, irsaliye ve depo kabul kayıtlarıyla karşılaştırın.
- e-İrsaliyelerdeki sevk tarihi, ürün türü, kilogram ve alıcı bilgilerini kontrol edin.
- Farklı sistemlerdeki tekrar kayıtlarını belge numarası ve tarih üzerinden ayırın.
- Kontör raporundaki kullanım ile belge raporundaki toplamı ayrı ayrı doğrulayın.
Her adımın sonunda kontrol eden kişinin adını ve kontrol tarihini kapanış dosyasına yazın. Fark bulunmadığında bile tamamlandı notu ekleyin. Böylece sonraki dönemde aynı kayıt tekrar incelenmez.
Karşı durumda, işletme yıl içinde şube açtıysa veya farklı bir portal kullandıysa tek rapor yeterli olmayabilir. Eski ve yeni sistemden alınan dosyaları dönem sınırlarına göre birleştirin. Aynı belge numarası serisini iki kez toplamayın.
Yanlış: Portalda görünen toplamı doğrudan muhasebe kaydı kabul etmek. Doğru: Portal toplamını muhasebe, stok ve cari raporlarıyla birlikte kontrol etmek. Bu ayrım, özellikle yıl içinde sistem değişikliği yapan kasaplarda önemlidir.
Kasap e-Fatura ve e-Arşiv faturaları nasıl karşılaştırır?
Kasap e-Fatura ve e-Arşiv karşılaştırması, belge türünü, alıcıyı, tarihi, tutarı ve satış kaydını aynı satırda kontrol ederek yapılır. İlk cümledeki amaç, aynı satışın iki kez kaydedilmesini veya hiç kaydedilmemesini bulmaktır.
e-Fatura, elektronik ortamda düzenlenip alıcının sistemindeki belge akışına göre takip edilen faturadır. e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemi dışında kalan alıcılar için elektronik ortamda oluşturulan ve arşivlenen faturadır. Uygulanacak belge türü, alıcının durumu ve mevzuat kapsamına göre değerlendirilir.
Giden belge raporunu dışarı aktarırken belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı unvanı, vergi bilgisi, ürün açıklaması, miktar, birim ve toplam tutar sütunlarını alın. Perakende müşterilerde alıcı alanı sınırlı olabilir. Bu nedenle kasa veya satış raporundaki işlem numarasını da ekleyin.
| Belge türü | Öncelikli kontrol alanı | Eşleştirilecek kayıt | Fark çıkarsa yapılacak işlem |
|---|---|---|---|
| e-Fatura | Alıcı bilgisi, belge durumu ve belge numarası | Satış kaydı, cari hesap ve muhasebe aktarımı | Portal durumu, aktarım ve karşı taraf kaydı birlikte incelenir. |
| e-Arşiv Fatura | Tarih, alıcı, ürün, miktar ve tutar | Kasa, POS, banka veya satış raporu | Fatura numarası ve satış işlemine göre tekrar kontrol yapılır. |
| e-İrsaliye | Sevk bilgisi, ürün ve miktar | Depo çıkışı, teslim ve ilgili fatura | Sevkiyat ile fatura arasındaki fark ayrı kayda alınır. |
Bu tabloyu Excel veya kullandığınız raporlama aracında filtreleyin. Önce boş alıcı, boş miktar ve tekrarlanan belge numaralarını süzün. Daha sonra toplamları gün bazında karşılaştırın; yalnızca yıllık toplam, tek günlük hatayı gizleyebilir.
Yanlış: e-Arşiv faturayı yalnızca yazdırıp elektronik kaydı incelememek. Doğru: Elektronik belge kaydını, görüntülenen çıktıyı ve satış işlem numarasını birlikte saklamak. Teknik görüntü ile muhasebe aktarımı arasında fark varsa mali müşavirinizle belge bazında ilerleyin.
e-Fatura kapsamındaki işletmelerin alıcı ve satıcı durumları farklı olabilir. Bir belgeyi sırf alıcı tanıdık olduğu için e-Arşiv veya e-Fatura olarak seçmeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
Gelen e-Fatura ve tedarikçi kayıtları nasıl kontrol edilir?
Gelen e-Fatura kontrolü, tedarikçi belgesindeki ürün ve tutarın gerçekten teslim alınan mal ile işletme kayıtlarına eşleşmesiyle yapılır. Belgenin gelen kutusunda görünmesi, ürünün eksiksiz teslim edildiğini tek başına kanıtlamaz.
Önce gelen kutusunda ilgili yılın tüm belgelerini listeleyin. Her belgeyi tedarikçi cari hesabı, sipariş veya alım kaydı, e-İrsaliye ve depo kabul fişiyle karşılaştırın. Tedarikçinin belge numarası ile kendi satın alma kayıtlarınızdaki referansı aynı satıra yazın.
Et, kıyma, sakatat, ambalaj ve yardımcı ürünleri ayrı gruplarda kontrol edin. Faturadaki kilogram ile teslim alınan kilogram aynı değilse farkın nedeni araştırılmalıdır. Eksik teslim, sonradan teslim, iade veya tartım farkı birbirinden ayrılmadan belge kapatılmamalıdır.
Örneğin tek şubeli bir kasap, üç tedarikçiden gelen faturaları kontrol ederken bir faturanın depoya girmeyen ürünleri içerdiğini fark edebilir. Bu durumda faturayı stokta var kabul etmek yerine, teslim kaydını ve tedarikçiyle yazışmayı istisna listesine eklemek daha güvenlidir.
Karşı durumda, tedarikçi faturayı dönem sonunda gönderip ürünü daha önce teslim etmiş olabilir. Bu kayıt otomatik olarak yanlış sayılmaz. Belgenin düzenleme tarihi, sevk tarihi, teslim kaydı ve muhasebe aktarımı birlikte değerlendirilmelidir.
Gelen belgelerde ret, kabul, yanıt veya farklı durum ifadeleri görülebilir. Bu ifadelerin anlamı kullanılan portal ve belge sürecine göre incelenmelidir. Durumu kesinleşmeyen belgeyi ödenmiş, stoklanmış veya muhasebeleşmiş kabul etmeyin.
Kasap e-İrsaliye kayıtlarını sevkiyatla nasıl eşleştirir?
Kasap e-İrsaliye eşleştirmesi, elektronik sevk belgesindeki mal ve miktarın fiili sevkiyat, teslim kaydı ve ilgili fatura ile karşılaştırılmasıdır. e-İrsaliye, malların sevki sırasında kullanılan elektronik sevk belgesidir; fatura kontrolünün yerine geçmez.
Restoranlara, otellere veya toplu alıcılara yapılan sevkiyatlarda ürünler çoğunlukla kilogram, koli veya adet üzerinden gönderilir. Kapanış dosyasında sevk edilen birim ile faturalandırılan birimin aynı olup olmadığını kontrol edin. Birim dönüşümü varsa bunu işletme prosedürünüzde açıklayın.
Her e-İrsaliye için belge numarasını, sevk tarihini, alıcıyı, araç veya teslim referansını, ürün açıklamasını ve miktarı yazın. Sonra depo çıkış kaydı, teslim imzası veya dijital kabul bilgisi ve fatura numarasıyla eşleştirin.
Uzman notu: e-İrsaliye üzerindeki miktarı, kasadan kesilen satış tutarıyla doğrudan aynı kabul etmeyin; sevk, teslim, iade ve faturalama aşamalarını ayrı ayrı kontrol edin.
Örneğin bir kasap restorana iki farklı günde ürün sevk ettiyse, tek faturanın iki e-İrsaliye ile ilişkili olması mümkündür. Bu nedenle yalnızca belge numarası değil, sevk tarihi ve alıcı bilgisi de kullanılmalıdır. Aynı gün yapılan iki sevkiyatı da otomatik olarak birleştirmeyin.
İade edilen ürün, eksik teslim veya alıcı tarafından reddedilen koli varsa ilk sevkiyat kaydını silerek farkı kapatmayın. İade veya düzeltme sürecinin hangi belgeyle gösterildiğini mali müşaviriniz ve ilgili operasyon sorumlunuzla netleştirin.
e-İrsaliye kullanma zorunluluğu ve kapsamı işletmenin faaliyet alanına, mükellefiyetine ve güncel mevzuata göre değişebilir. Kasabın her perakende satışını sevkiyat belgesiyle ilişkilendirmesi gerekmeyebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
Kasap stok ve tartım kayıtları yıl sonunda nasıl kapatılır?
Kasap stok kapanışı, açılış miktarı, alımlar, üretim veya parçalama hareketleri, satışlar, iadeler ve fire kayıtlarının fiziksel sayımla karşılaştırılmasıdır. Amaç, fatura toplamını stok miktarıyla açıklanabilir hale getirmektir.
Önce ürün kartlarını aynı birimle düzenleyin. Kırmızı et, kıyma, kemikli ürün, sakatat, işlenmiş ürün ve ambalaj malzemeleri ayrı takip edilebilir. Kilogram ile adet birlikte kullanılıyorsa dönüşüm kuralını, tartım cihazını ve sorumlu kişiyi kayıt altına alın.
Kontrol için basit bir hesap kurulabilir: açılış stoku artı alımlar artı üretimden gelen miktar, satışlar ve iadeler çıkarıldığında beklenen stok bulunur. Bu yalnızca örnek bir kontrol yöntemidir. Üretim verimi, parçalama kaybı ve fire ayrıca değerlendirilmelidir.
Örneğin tek şubeli bir kasapta beklenen stok 70 kilogram, fiziksel sayım 68 kilogram çıkarsa iki kilogramlık fark hemen vergi veya muhasebe sonucu olarak yorumlanmamalıdır. Önce kıyma üretimi, kemik ayrımı, gün sonu tartımları ve kayıt zamanı incelenmelidir.
Yanlış: Sayım farkını sonraki aya aktararak açıklama yapmamak. Doğru: Farkı ürün, kilogram, tarih ve neden bilgisiyle istisna kaydına almak. Fire veya üretim dönüşümü için kullanılan yöntem, işletmenin mali müşaviriyle uyumlu olmalıdır.
Karşı durumda, işletme yalnızca perakende satış yapıyor ve stok programı kullanmıyorsa ayrıntılı üretim tablosu bulunmayabilir. Bu durumda kasa raporu, satın alma faturaları, depo sayımı ve tartım fişleri temel alınabilir. Eksik kayıtları geriye dönük tahminle doldurmak yerine belgeleyin.
Stok kontrolü tamamlandığında her farkın ilgili e-Fatura, e-Arşiv veya e-İrsaliye numarası bulunmalıdır. Belge numarası olmayan fiziksel hareketleri ayrıca listeleyin. Böylece mali müşavir, muhasebe ve işletme sahibi aynı açıklamayı görür.
Kasap e-belge kontör tüketimi nasıl hesaplanır?
Kasap e-belge kontör hesabı, dönem içindeki kontör düşen gelen-giden belgelerin sayısının portal raporu ve paket hareketleriyle karşılaştırılmasıdır. Kalan kontör, yalnızca satın alınan toplamdan tahmin edilmemeli; belge bazındaki kullanım raporuyla doğrulanmalıdır.
Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca düzenlediğiniz e-Faturaları saymak yeterli değildir. Gelen e-Faturalar, giden e-Faturalar ve hizmet kapsamındaki diğer gelen-giden e-belgeler ayrı sütunlarda listelenmelidir.
Önce portalın kontör hareketleri ekranından dönem raporunu alın. Ardından e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve varsa diğer e-belge türlerini belge raporundan ayrı ayrı sayın. Aynı belge birden fazla raporda görünüyorsa belge numarası ve yön bilgisiyle tekrar kaydı ayırın.
Örnek olarak bir işletmenin raporunda 300 giden e-Fatura, 200 giden e-Arşiv, 70 giden e-İrsaliye ve 160 gelen e-Fatura bulunabilir. Bu rakamlar yalnızca hesap yöntemini göstermek içindir. Kullanılan hizmet kuralı ve rapor kapsamı doğrulanmadan kesin kontör sonucu çıkarılmamalıdır.
Başarısız işlem, iptal, tekrar gönderim veya teknik hata görülen belgelerin kontör etkisini varsaymayın. Bu belgelerin portal hareket raporunda nasıl işlendiğini kontrol edin. Fark varsa destek kaydı, rapor numarası ve belge numarasıyla yazılı açıklama isteyin.
Yanlış: Kalan kontörü, yıl başındaki paket miktarından tahmini belge sayısını çıkararak hesaplamak. Doğru: Kontör hareket raporunu belge türü, belge yönü ve dönem filtresiyle doğrulamak. Birden fazla paket veya farklı tanımlama tarihi varsa her hareketi ayrı inceleyin.
Kalan kontörü gelecek dönem planına aktarırken beklenen belge sayısını geçmiş yılın günlük ve aylık yoğunluğuyla karşılaştırın. Bayram, sezon, restoran sevkiyatı veya yeni müşteri kazanımı gibi işletmeye özgü hareketleri mali müşavir ve operasyon ekibiyle ayrıca değerlendirin.
Kasap cari hesap ve mutabakat kontrolünü nasıl yapar?
Kasap cari hesap mutabakatı, tedarikçi ve müşterilerle işletme kayıtlarında görünen borç-alacak bakiyelerinin belge, ödeme ve iade kayıtlarıyla karşılaştırılmasıdır. Bu işlem, faturaların yalnızca kesildiğini değil, doğru hesaba işlendiğini de kontrol eder.
Tedarikçi bazında gelen e-Fatura toplamını, irsaliye ve teslim kayıtlarını, yapılan ödemeleri, fiyat farklarını ve iadeleri listeleyin. Müşteri bazında ise özellikle restoran ve toplu alıcıların faturalarını, tahsilatlarını, iade edilen ürünleri ve açık bakiyeleri ayrı gösterin.
Perakende müşterilerin tamamı için cari hesap bulunmayabilir. Bu durumda kasa, POS, banka ve e-Arşiv raporları karşılaştırılır. Toptan satış yapan müşterilerde ise alıcıya gönderilen mutabakat bilgisi, belge numaraları ve dönem bakiyesi birlikte kontrol edilmelidir.
Mutabakat e-postası gönderirken hangi tarihteki bakiyenin sorulduğunu açık yazın. Karşı taraftan gelen cevap, e-Fatura üzerindeki alıcı bilgisi ve kendi muhasebe kaydınızla eşleşmiyorsa belge bazında inceleme yapın. Yanıt alınmaması, bakiyenin otomatik olarak onaylandığı anlamına gelmez.
Mutabakat sürecini elektronik olarak izlemek isteyen işletmeler, e-Mutabakat çözümünün hangi kayıtları kapsadığını inceleyebilir. Kullanılan yöntem ne olursa olsun, karşı tarafın cevabını ve fark açıklamasını kapanış dosyasına ekleyin.
Karşı durumda, müşteri yalnızca kasa alışverişi yapıyor ve veresiye hesabı bulunmuyorsa müşteri bazlı mutabakat gerekmeyebilir. Böyle bir durumda toplam satış, ödeme kanalı ve düzenlenen e-Arşiv belgeleri üzerinden kontrol yapılır. İşletme politikanızı mali müşavirinizle netleştirin.
Mali müşavire yıl sonu e-belge dosyası nasıl teslim edilir?
Mali müşavire yıl sonu e-belge dosyası, orijinal elektronik belgeleri, raporları, fark listelerini ve açıklamaları düzenli klasör yapısıyla teslim etmektir. Sadece yazdırılmış fatura görüntülerini göndermek, elektronik kayıtların izlenebilirliğini azaltabilir.
Önce mali müşavirinizle istenen dosya türünü ve teslim kanalını kesinleştirin. Bazı ofisler portal kullanıcı yetkisiyle inceleme yapabilir, bazıları dışa aktarılan rapor veya elektronik belge dosyası isteyebilir. Aynı dosyayı hem e-posta hem farklı mesajlaşma kanalıyla çoğaltmayın.
Klasörleri belge yönüne ve türüne göre ayırın. Örneğin gelen e-Faturalar, giden e-Faturalar, e-Arşiv, e-İrsaliye, cari mutabakat, stok sayımı ve kontör raporu ayrı başlıklar olabilir. Dosya adında dönem, belge türü ve rapor tarih aralığı bulunmalıdır.
Her klasöre bir açıklama dosyası ekleyin. Bu açıklamada raporun hangi tarihler arasında alındığı, toplam belge sayısı, fark bulunan belge sayısı ve bekleyen işlemler yazılmalıdır. Eksik veya erişilemeyen dosyalar varsa bunları saklamaya çalışmak yerine açıkça belirtin.
e-Fatura belgelerinin teknik kaynağı, görüntüleme çıktısı ve muhasebe aktarım raporu farklı amaçlara hizmet eder. e-Fatura süreçleri hakkında kullanılan sistemin rapor seçeneklerini kontrol edin. Mali müşavirinizin istediği formatı öğrenmeden dosyaları dönüştürmeyin.
Örneğin mahalle kasabı, belgeleri yalnızca masaüstünde tutuyorsa bilgisayar arızası ciddi veri kaybı oluşturabilir. Dosyaları yetkili kişilerin erişebileceği güvenli bir konuma yedekleyin. Yedekleme yönteminin saklama ve erişim sorumluluğunu mali müşavirinizle ayrıca değerlendirin.
Yıl sonu teslimi tamamlandığında dosyaların açılabildiğini, belge numaralarının okunabildiğini ve rapor toplamlarının birbirini açıklayabildiğini kontrol edin. Teslim edildi bilgisi, tarih ve karşı tarafın teyidi de kapanış notuna eklenmelidir.
Yıl sonu e-Fatura hataları nasıl bulunur ve düzeltilir?
Yıl sonu e-Fatura hataları, belge raporu ile satış, alım, sevkiyat veya muhasebe kaydı arasında açıklanamayan fark bulunduğunda ortaya çıkar. Düzeltme yöntemi, hatanın belge türüne, durumuna, tarafların kayıtlarına ve güncel mevzuata göre belirlenir.
İlk olarak hatanın teknik mi, ticari mi, stok kaynaklı mı olduğunu sınıflandırın. Teknik hata; dosyanın oluşmaması, raporda görünmemesi veya aktarım sorunu olabilir. Ticari hata; alıcı bilgisi, ürün, miktar veya tutarın yanlış yazılmasıdır. Her sınıf farklı inceleme gerektirir.
Belge durumu kesinleşmeden yeni bir belge düzenleyerek farkı kapatmayın. Portalda belge numarasını arayın, gönderim ve yanıt kayıtlarını kontrol edin, karşı tarafın belgesini isteyin. Ardından mali müşavirinizin önerdiği düzeltme adımını ve gerekçeyi dosyalayın.
Yanlış: Hatalı görünen faturayı portalda yok sayıp aynı satış için ikinci belge düzenlemek. Doğru: Önce belge durumunu, karşı taraf kaydını ve muhasebe aktarımını doğrulamak. Aynı işlem için ikinci belge oluştuysa iki kaydı da istisna listesine alın.
Alıcı vergi bilgisi, unvan, adres, miktar veya birim hatası varsa düzeltmenin hangi belge süreciyle yapılacağı konusunda mali müşavirinize danışın. Mevzuat, belge türü ve işlem tarihine göre uygulanacak yöntem değişebilir. Rakam veya süre tahminiyle işlem başlatmayın.
e-Arşiv tarafında da fatura görüntüsü ile elektronik kayıt birbirinden farklı algılanabilir. e-Arşiv Fatura süreçlerini incelerken alıcı bilgisi, belge numarası, gönderim kanalı ve satış kaydını birlikte kontrol edin.
Belge bulunamıyorsa portal raporu, muhasebe yazılımı, e-posta arşivi, kasa kaydı ve tedarikçi veya müşteri teyidi sırasıyla incelenebilir. Her aramanın sonucunu tarih ve kişi bilgisiyle yazın. Böylece aynı eksik belge tekrar tekrar araştırılmaz.
Belge iptali, iade, düzeltme, yeniden düzenleme veya itiraz gibi işlemlerin koşulları değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. İşletme sahibi, kendi başına hukuki veya vergisel sonuç çıkararak belge silmemelidir.
Özet: 5 maddede kasap yıl sonu e-Fatura ve kontör kontrolü
Kasap yıl sonu kapanışında en güvenli yaklaşım, belgeyi tek başına değil satış, alım, sevkiyat, stok, cari ve kontör kayıtlarıyla birlikte değerlendirmektir. Her fark, yeni döneme aktarılmadan önce belge numarasıyla açıklanmalıdır.
- İlgili yılın gelen ve giden e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye raporlarını aynı tarih aralığıyla alın.
- Gelen belgeleri tedarikçi cari hesabı, teslim alınan ürün, miktar ve depo kaydıyla eşleştirin.
- Giden belgeleri satış, kasa, POS, banka, sevkiyat ve müşteri kayıtlarıyla karşılaştırın.
- Fiziksel stok sayımını kilogram veya adet bazında yapın ve fire veya iade farklarını açıklayın.
- Kontör raporunu belge yönü ve türüyle kontrol edin; gelen ve giden her belgenin 1 kontör düşürdüğünü hesaba katın.
Kapanış dosyasında toplamlar kadar fark listesi de bulunmalıdır. Belge numarası, fark açıklaması, sorumlu kişi ve planlanan işlem yazıldığında mali müşavirle iletişim kolaylaşır. Belge kapsamı veya zorunluluk konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
Kontör ihtiyacınızı planlamak isterseniz, efaturakontor.com paketlerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontörleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısında aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleriyle birlikte incelenebilir.
Sık Sorulan Sorular
Kasap yıl sonu e-Fatura kontrolünde hangi belgeler listelenir?
Kasap yıl sonu kontrolünde gelen ve giden e-Faturalar, e-Arşiv faturaları, e-İrsaliyeler, muhasebe aktarım raporları, stok kayıtları ve cari hesap hareketleri listelenir. Her belgede numara, tarih, alıcı veya satıcı, ürün, miktar ve tutar bilgileri karşılaştırılır. Ayrıca kontör kullanım raporu alınır. Portal raporu ile muhasebe ve satış kayıtları arasında fark varsa belge numarasıyla ayrı bir istisna listesi oluşturulur.
Gelen ve giden e-belgeler kontör hesabını nasıl etkiler?
Kullanılan kontör modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca kasabın düzenlediği faturalar sayılmaz; tedarikçilerden gelen e-Faturalar ve hizmet kapsamındaki diğer gelen-giden e-belgeler de hesaba katılır. Kontör sonucu, portal hareket raporu ile belge raporunun aynı tarih aralığında karşılaştırılmasıyla doğrulanmalıdır. Başarısız veya iptal işlemlerin etkisi ayrıca rapordan kontrol edilmelidir.
Kasap e-Fatura ile e-Arşiv faturayı nasıl ayırır?
e-Fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve alıcının sistemindeki belge akışına göre takip edilen faturadır. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura sistemi dışında kalan alıcılar için elektronik ortamda oluşturulan ve arşivlenen faturadır. Kasap, belge türünü alıcının durumuna ve güncel mevzuata göre belirlemelidir. Yıl sonu kontrolünde belge türü, alıcı bilgisi, numara, tarih, ürün, miktar ve tutar satış kaydıyla karşılaştırılır.
e-İrsaliye ile kasap stok kaydı nasıl eşleştirilir?
e-İrsaliye üzerindeki sevk tarihi, alıcı, ürün ve kilogram veya adet bilgileri depo çıkışı ve teslim kaydıyla karşılaştırılır. Ardından ilgili fatura bulunur. Bir fatura birden fazla sevkiyatla ilişkiliyse yalnızca belge numarası değil, sevk tarihi ve alıcı da kontrol edilir. İade, eksik teslim veya reddedilen ürünler ilk sevkiyatı silerek kapatılmamalı; uygun düzeltme yöntemi mali müşavirle belirlenmelidir.
Yıl sonunda eksik e-Fatura veya e-Arşiv belgesi bulunursa ne yapılır?
Önce portalda belge numarası, tarih ve alıcı veya satıcı bilgileriyle arama yapılmalıdır. Daha sonra muhasebe programı, e-posta arşivi, kasa veya POS raporu, e-İrsaliye ve karşı taraf kaydı incelenir. Belge gerçekten bulunamıyorsa durum, belge türü ve işlem tarihiyle mali müşavire bildirilir. Yeni belge düzenlemeden önce güncel GİB duyurusu ve uygulanacak düzeltme yöntemi kontrol edilmelidir.
Mali müşavire yıl sonu e-belge kapanış dosyasında ne gönderilir?
Kapanış dosyasında gelen-giden belge raporları, e-Arşiv ve e-İrsaliye raporları, orijinal elektronik belgeler, muhasebe aktarım kayıtları, stok sayım tablosu, cari mutabakatlar ve kontör hareket raporu bulunabilir. İstisna listesinde belge numarası, farkın nedeni, sorumlu kişi ve planlanan işlem yazılmalıdır. Teslim formatı ve kanalı önceden mali müşavirle belirlenmeli, dosyaların açıldığı son kez kontrol edilmelidir.
Tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör, ücretsiz portal, aynı gün tanımlama. Sovos altyapısı.