Kasap e-İrsaliye Gerekir mi? Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

Kasap için e-İrsaliye, işletme GİB'in zorunlu kapsamına giriyorsa ve mal sevkiyatı yapıyorsa gerekir; yalnızca kasap olmak tek başına otomatik e-İrsaliye zorunluluğu oluşturmaz. Zorunluluk, işletmenin e-Fatura statüsü, faaliyeti, ürünleri ve güncel kuralları birlikte incelenerek belirlenir.

Bu rehber, mahalle kasabından şubeli et işletmesine kadar farklı işletmelerin sevkiyat belgesi seçimini netleştirir. Tedarikçiden gelen et, şubeler arası transfer, müşteri teslimatı ve iade süreçlerinde hangi kontrolün yapılacağını adım adım açıklar. Kasap sektöründeki diğer e-dönüşüm başlıkları için kasap sektörü sayfasını da inceleyebilirsiniz.

Kasap e-İrsaliye zorunluluğu nasıl belirlenir?

Kasap e-İrsaliye zorunluluğu, yalnızca iş yeri tabelasına veya vergi levhasındaki faaliyet koduna bakılarak belirlenmez. İşletmenin e-Fatura kapsamı, yıllık brüt satış hasılatı, faaliyet alanı ve ürün hareketleri birlikte değerlendirilir.

GİB düzenlemeleri, bazı mükellef gruplarını faaliyet veya hasılat kriterlerine göre e-İrsaliye uygulamasına dahil eder. Bu kriterler dönemsel olarak değişebildiği için eski bir muhasebe notu güncel zorunluluğu tek başına kanıtlamaz. Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü birlikte kontrol edilmelidir.

Kasaplar açısından et, karkas, parçalanmış ürün, paketli ürün veya işlenmiş gıda sevkiyatları ayrı ayrı incelenebilir. Ürünün niteliği, işletmenin üretim yapıp yapmadığı ve gönderimin satış, transfer veya iade amacı taşıyıp taşımadığı önemlidir.

Tek dükkânda perakende satış yapan bir kasap ile kendi üretim tesisinden üç şubeye ürün gönderen işletmenin durumu aynı olmayabilir. Şube sayısı tek başına zorunluluk yaratmaz; ancak mal hareketlerinin düzenli ve belgeli biçimde izlenmesini gerektirir.

e-Fatura kullanıcısı olmak, her durumda otomatik olarak e-İrsaliye kullanma zorunluluğu anlamına gelmez. Buna karşılık zorunlu kapsama giren e-Fatura mükellefi, sevkiyatlarını kâğıt belgeyle sürdürmeye devam edemez. Kapsam, işletme bazında teyit edilmelidir.

Kasap işletmesi teknik ayrıntıları e-İrsaliye uygulaması üzerinden inceleyebilir. Kesin karar verilirken güncel GİB duyurusunu, işletmenin vergi kayıtlarını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kasap sevkiyatında sevk irsaliyesi ne zaman gerekir?

Kasap için sevk irsaliyesi, malın bir adresten başka bir adrese taşınmasını gösteren belgedir. Satışın aynı anda gerçekleşip gerçekleşmemesi, malın depoya, şubeye, müşteriye veya işleme noktasına gönderilip gönderilmediği önem taşır.

Et ürünleri tedarikçiden kasap dükkânına geldiğinde bir mal hareketi oluşur. Kasap kendi ürününü soğuk hava deposuna, başka bir şubeye veya fason işleme noktasına gönderdiğinde de sevkiyatın belgelendirilmesi gerekir. Belgenin türü işletmenin e-İrsaliye statüsüne göre seçilir.

Müşteri ürünü iş yerinden alıp taşıyorsa, işlem türüne göre farklı perakende belge kuralları uygulanabilir. Ancak kurye, nakliye firması veya işletme aracıyla müşterinin adresine gönderim yapılması, sevkiyat belgesi yönünden ayrıca değerlendirilmelidir.

Yanlış: Fatura kesildiği için sevk belgesi gereksizdir. Doğru: Fatura satış bedelini ve vergi işlemini gösterir; sevk irsaliyesi ise malın taşınmasını belgelendirir. Bazı özel durumlarda faturanın sevk belgesi işlevi görmesi mümkün olabilir, fakat şartları ayrıca kontrol edilmelidir.

Sevk belgesinde ürünün cinsi, miktarı, birimi, gönderici ve teslim yeri gibi bilgiler tutarlı olmalıdır. Karkas et kilogramla, paketli ürün adet veya kilogramla izleniyorsa ölçü birimi tüm belgelerde aynı mantıkla kullanılmalıdır.

Kasap işletmesi, sevkiyat başlamadan önce hangi belgenin düzenleneceğini belirlemelidir. Mal araçta yola çıktıktan sonra belge aramak, eksik bilgi ve denetim riski yaratır. Kâğıt sevk irsaliyesi veya e-İrsaliye seçimi, zorunluluk durumuyla uyumlu olmalıdır.

E-Fatura, e-Arşiv ve kasap e-İrsaliye arasındaki fark nedir?

e-İrsaliye, taşınan malın sevk bilgilerini elektronik ortamda gösteren belgedir. Bu belge, satış tutarını veya tahsilatı tek başına göstermez; temel amacı mal hareketini kayıt altına almaktır.

e-Fatura, kayıtlı e-Fatura kullanıcıları arasında elektronik ortamda düzenlenen ve faturanın mali içeriğini taşıyan belgedir. Ürün, miktar, fiyat, vergi ve toplam tutar gibi bilgiler satış işlemini açıklar.

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemindeki alıcı koşullarının oluşmadığı durumlarda elektronik fatura düzenlenmesini sağlayan belgedir. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olmaması, işlemin niteliği ve güncel mevzuat hükümleri e-Arşiv seçimini etkileyebilir.

Bir kasap, müşteriye e-Arşiv fatura düzenlediğinde malın taşıma belgesi konusu kendiliğinden çözülmüş olmaz. Müşteri teslimatı, aracın kullanılması veya ürünün başka adrese gönderilmesi ayrıca sevk belgesi açısından incelenmelidir.

Yanlış: e-Arşiv fatura, her sevkiyatta e-İrsaliye yerine geçer. Doğru: e-Arşiv fatura ile e-İrsaliye farklı amaçlara hizmet eder; yalnızca mevzuatta belirtilen şartlar oluşuyorsa fatura sevk belgesi işlevi görebilir.

Kasap işletmesi bu ayrımı e-Fatura ve e-İrsaliye süreçlerini birlikte tasarlayarak yönetmelidir. e-Fatura sürecini ayrıca incelemek, fatura ve sevk belgesinin hangi adımda oluşturulacağını mali müşavirle netleştirmeye yardımcı olur.

Kasap sevkiyatında hangi belge hangi durumda kullanılır?

Kasap sevkiyatında kullanılacak belge, malın nereye gittiğine, gönderimin amacına ve işletmenin e-İrsaliye statüsüne göre değişir. Aşağıdaki tablo, yaygın senaryoları ilk kontrol noktası olarak gösterir; nihai değerlendirme güncel GİB kurallarına göre yapılmalıdır.

Tablodaki e-İrsaliye veya sevk irsaliyesi ifadesi, işletmenin elektronik uygulama kapsamına göre okunmalıdır. Bir işletme zorunlu e-İrsaliye kapsamındaysa kâğıt belge seçeneği kullanılamaz; kapsam dışında kalan işletmede ise kâğıt belge kuralları devam edebilir.

Örneğin kasap, tedarikçiden gelen 120 kilogram ürünü teslim alırken belge üzerindeki miktarı tartım ve paket bilgileriyle karşılaştırmalıdır. Şubeye 40 kilogram ürün gönderirken de satış faturası bulunmasa bile transfer belgesi düzenleme ihtiyacını değerlendirmelidir.

Belge seçimi yalnızca muhasebe ekranında yapılmaz. Aracı kullanan personel, sevkiyat adresi ve teslim alan kişi de süreçte önemlidir. Her sevkiyat türü için kısa bir şirket prosedürü oluşturmak, aynı olayda farklı belge kullanılmasını önler.

Kasap şube transferinde e-İrsaliye nasıl düzenlenir?

Kasap şube transferinde e-İrsaliye, satış faturası kesilmemiş olsa da mal hareketini göstermek için düzenlenebilir veya zorunlu olabilir. Ana mağazadan şubeye gönderilen ürün, işletme içinde kalsa bile bir adresten diğerine taşınır.

İlk adımda gönderen işletme, teslim alacak şube ve fiziksel teslim adresi doğru seçilir. Aynı tüzel kişiye bağlı şubeler arasında transfer yapılması, adres ve teslim yeri bilgilerinin yazılmayacağı anlamına gelmez.

İkinci adımda ürünler tek tek veya uygun ürün gruplarıyla kaydedilir. Karkas, kıyma, kuşbaşı, paketli ürün ve yan ürünler farklı cins veya birimlerle izleniyorsa belge satırları buna göre ayrılmalıdır.

Gönderim aracı işletmeye aitse araç bilgisi, sürücü bilgisi ve sevk zamanı sistemdeki ilgili alanlara işlenir. Nakliyeci kullanılıyorsa taşıyıcı bilgileri ve teslim süreci, sözleşme ve operasyon kayıtlarıyla uyumlu tutulmalıdır.

Şubede teslim alınan miktar, belge üzerindeki miktarla karşılaştırılır. Eksik, fazla, bozuk ambalajlı veya yanlış ürün geldiğinde belge üzerinde rastgele değişiklik yapılmaz; işletmenin iade, fark ve muhasebe prosedürü uygulanır.

Transfer düzeni sık tekrarlanıyorsa ürün kartları, şube adresleri ve araç bilgileri önceden kontrol edilmelidir. Böylece her sevkiyatta manuel yazım azalır, ancak otomatik gelen bilgilerin doğruluğu yine personel tarafından incelenir.

Kasap için e-İrsaliye zorunluluğu nasıl kontrol edilir?

Kasap için e-İrsaliye zorunluluğu, GİB'in güncel kapsamı ile işletmenin gerçek faaliyetinin karşılaştırılmasıyla kontrol edilir. Sadece geçmişte kâğıt irsaliye kullanılmış olması veya başka bir kasabın e-İrsaliye kullanması karar vermek için yeterli değildir.

Kontrol sırasında işletmenin e-Fatura kullanıcı durumu, faaliyet konusu, ürün grupları, hasılat kriterleri ve sevkiyat modelleri ayrı ayrı yazılmalıdır. Ayrıca gönüllü geçiş yapılıp yapılmadığı ve kullanılan teknik yöntemin kapsamı mali müşavirle görüşülmelidir.

• İşletmenin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı güncel kayıtlarla doğrulanmalıdır.
• Kasap faaliyetinin üretim, toptan satış, perakende satış veya karma yapı içerip içermediği belirlenmelidir.
• Et ve et ürünlerinin hangi amaçla alındığı, satıldığı veya başka adrese gönderildiği listelenmelidir.
• Yıllık brüt satış hasılatı ve ilgili hesap dönemi, güncel GİB kriterleriyle karşılaştırılmalıdır.
• Şube, depo, soğuk hava tesisi ve fason işleme noktalarına yapılan sevkiyatlar ayrı incelenmelidir.
• Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü yazılı işletme prosedürüne işlenmelidir.

Bu liste, hukuki görüş yerine operasyonel ön kontrol sağlar. Kapsama girip girmediği kesinleşmeyen işletme, sevkiyatlarını rastgele belgeyle yürütmemelidir. Özellikle yıllık kriterlerin değişebildiği dönemlerde güncel duyuru yeniden kontrol edilmelidir.

Kontrol sonucunda zorunluluk yoksa kâğıt sevk irsaliyesi veya mevzuata uygun gönüllü elektronik yöntem değerlendirilebilir. Zorunluluk varsa geçiş tarihi, teknik kullanıcı tanımı ve personel eğitimi birlikte planlanmalıdır. Ayrıntılı sorular için sık sorulan sorular sayfası da kullanılabilir.

Kasap e-İrsaliye belgesinde hangi bilgiler bulunur?

Kasap e-İrsaliye belgesinde gönderici, alıcı, teslim yeri, ürün, miktar ve sevk bilgileri bulunur. Belgenin teknik formatı GİB kurallarına göre oluşturulur; işletme, kendi operasyonuna ait bilgileri eksiksiz ve tutarlı girmelidir.

Belge hazırlanırken ürün adı ve miktarı, ölçü birimi, sevk tarihi ve zamanı, gönderim adresi ve teslim adresi kontrol edilir. Araç plakası, sürücü veya taşıyıcı bilgileri ise sevkiyat modeline ve ilgili alanların kullanımına göre eklenir.

1. Gönderici ve alıcının vergi kimlik bilgilerini, unvanını ve adresini kontrol edin.
2. Kasap ürünlerini cins, miktar ve uygun ölçü birimiyle belge satırlarına ekleyin.
3. Sevk ve teslim adreslerinin gerçek fiziksel noktaları gösterdiğinden emin olun.
4. Sevk tarihi, zamanı, araç ve sürücü bilgilerini operasyon kaydıyla karşılaştırın.
5. Belgeyi sevkiyat başlamadan önce oluşturun ve sistemin verdiği belge numarasını kaydedin.
6. Teslim sonrasında miktar ve ürün kontrolünü yaparak farkları işletme prosedürüne göre yönetin.

Belge numarası, gönderim zamanı ve ürün miktarı, denetim veya iç kontrol sırasında birbirini desteklemelidir. Sistemde kayıtlı ürün kartı ile fiili ürün adı farklıysa, belge gönderilmeden önce düzeltme yapılmalıdır.

Uzman notu: e-İrsaliye, et ürünlerinin gıda güvenliği ve soğuk zincir belgelerinin yerine geçmez. Veteriner sağlık belgesi, ürün etiketi veya sıcaklık kaydı gerekiyorsa bunları ayrıca saklayın.

Teknik alanların tamamı her sevkiyatta aynı şekilde kullanılmayabilir. Bu nedenle belge ekranındaki zorunlu alanlar, GİB teknik kılavuzu ve kullanılan uygulamanın güncel yönlendirmesiyle kontrol edilmelidir.

Kasap işletmesi e-İrsaliye yerine kâğıt belge kullanabilir mi?

Kasap işletmesi, e-İrsaliye için zorunlu kapsamda değilse mevzuata uygun kâğıt sevk irsaliyesi kullanabilir; ancak bu durum işletmenin diğer e-belge yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. e-Fatura, e-Arşiv ve sevk belgesi ayrı ayrı değerlendirilir.

Zorunlu kapsamda olan işletme ise kâğıt belgeyle devam edemez. Teknik geçiş sorunu, personelin belgeyi bilmemesi veya nakliyecinin kâğıt istemesi, zorunlu elektronik uygulamanın yerine otomatik istisna oluşturmaz.

Gönüllü e-İrsaliye kullanımı düşünülüyorsa, geçişin teknik şartları ve uygulamadan sonra uyulacak belge kuralları önceden incelenmelidir. İşletme, gönüllü geçişle birlikte düzenleme, gönderme, saklama ve teslim kontrolü süreçlerini standartlaştırmalıdır.

Yanlış: Kâğıt irsaliye defteri bulunduğu için e-İrsaliye zorunluluğu yoktur. Doğru: Belgenin kâğıt olarak hazır bulunması, işletmenin elektronik uygulama kapsamı dışında olduğunu göstermez.

Sevkiyat aracı internet bağlantısı olmayan bir bölgede çalışacaksa belgeye erişim yöntemi önceden belirlenmelidir. Sürücünün belge numarasını, çıktıyı veya mevzuata uygun elektronik görüntüyü nasıl taşıyacağı operasyon sorumlusu tarafından açıklanmalıdır.

Kâğıt ve elektronik yöntem arasında karar verilirken sevkiyat sayısı, şube yapısı, personel sayısı ve teslimat yoğunluğu dikkate alınabilir. Yine de ilk ölçüt pratiklik değil, işletmenin güncel GİB kapsamındaki hukuki durumudur.

Kasabın gelen e-İrsaliye ve ürün kabul kontrolü nasıl yapılır?

Kasabın gelen e-İrsaliye kontrolü, belgeyi almakla bitmez; ürün, miktar, teslim yeri ve taşıma bilgileri fiili teslimatla karşılaştırılır. Fark varsa belge üzerinde gelişigüzel oynama yapılmadan işletmenin düzeltme veya iade süreci uygulanır.

Tedarikçiden gelen karkas veya paketli ürünlerde kilogram, paket adedi, ürün cinsi ve ambalaj durumu kontrol edilmelidir. Özellikle tartımla teslim edilen ürünlerde belge miktarı ile fiili tartım arasında fark oluşursa teslim alan personel bunu kayıt altına almalıdır.

Gelen e-İrsaliye ile fatura aynı belge değildir. Sevk belgesi malın hareketini, fatura ise satışın mali içeriğini gösterir. Fatura daha sonra geldiğinde ürün, miktar ve fiyat bilgilerinin sevk kaydıyla uyumlu olup olmadığı ayrıca incelenir.

Yanlış şubeye gelen ürün, eksik koli veya bozuk ambalaj gibi durumlarda teslim alan kişi, sorumlu yöneticiye ve muhasebeye bilgi vermelidir. İade sevkiyatı gerekiyorsa yeni hareketin belgesi, ürün miktarı ve iade nedeni ile uyumlu hazırlanmalıdır.

Bu süreçte görev paylaşımı açık olmalıdır. Kasap çalışanı fiziksel ürün kontrolünü, şube sorumlusu teslim onayını, muhasebe veya mali müşavir ise belge ve fatura uyumunu izleyebilir. Benzer iş bölümü için mali müşavirle e-belge iş bölümü yaklaşımı incelenebilir.

İşletme, gelen belgeleri yalnızca arşivlemek yerine tarih, tedarikçi, ürün ve teslim sonucu üzerinden izlemelidir. Böylece kayıp belge, mükerrer kayıt, eksik ürün ve yanlış şubeye teslim gibi sorunlar daha erken fark edilir.

Küçük kasap işletmesi e-İrsaliye sürecini nasıl yönetir?

Küçük kasap işletmesi e-İrsaliye sürecini, önce gerçek sevkiyat akışını çıkararak yönetebilir. Tek dükkân, sınırlı personel ve az sayıdaki tedarikçi, belge kontrolünün yapılmayacağı anlamına gelmez; sadece sorumlulukların sade kurulmasını gerektirir.

Örneğin Zeynep Hanım tek şubeli bir mahalle kasabı işletiyor ve tedarikçiden paketli et alıyor olsun. İşletmesinin e-İrsaliye zorunluluğu bulunup bulunmadığı önce e-Fatura durumu, faaliyet ve güncel kriterler üzerinden mali müşavirle teyit edilmelidir.

Zeynep Hanım zorunlu kapsamda değilse tedarikçiyle hangi sevk belgesinin geleceğini önceden netleştirir. Gelen belgede ürün miktarını, teslim adresini ve ürün cinsini kontrol eder; satış faturası geldiğinde iki belgeyi karşılaştırır.

İşletme ileride ikinci bir şube açar ve merkezden düzenli ürün göndermeye başlarsa süreç değişir. Şube adresleri tanımlanır, transfer ürünleri listelenir ve e-İrsaliye kapsamına girilip girilmediği yeniden değerlendirilir.

Varsayalım işletme zorunlu e-İrsaliye kapsamına girdi. Bu durumda sevkiyat personeli, belge oluşturulmadan aracı yola çıkarmamalı; merkez ve şube sorumluları teslim miktarını aynı kayıt üzerinden kontrol etmelidir.

Bu senaryoda en büyük hata, küçük işletmenin otomatik olarak istisna olduğunu düşünmektir. İşletme ölçeği bazı yükümlülükleri etkileyebilir, fakat kesin karar faaliyet, statü ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte incelenerek verilmelidir.

Kasap e-İrsaliye yanında hangi belgeleri kontrol etmelidir?

Kasap e-İrsaliye, mal hareketini belgelendirir; gıda güvenliği, hayvansal ürün izlenebilirliği ve taşıma koşullarıyla ilgili diğer belgelerin yerine geçmez. Bu nedenle e-belge kontrolü, işletmenin tüm sevkiyat dosyasının yalnızca bir bölümünü oluşturur.

Etin kaynağına, ürünün niteliğine ve sevkiyat modeline göre veteriner sağlık belgeleri, ürün etiketleri, parti veya lot bilgileri, soğuk zincir kayıtları ve taşıma evrakları gündeme gelebilir. Hangi belgenin gerektiği ürün ve faaliyet özelinde mali müşavir, ilgili uzman veya yetkili kurumla teyit edilmelidir.

Kasap, müşteriye fatura veya perakende satış belgesi düzenlerken sevk belgesinden ayrı bir işlem yürütür. Ödeme kaydı, fatura, irsaliye ve teslim tutanağı aynı işlemi göstermeli; farklı miktar veya tarih varsa sebebi açıklanmalıdır.

Şu kontrol listesi, her sevkiyat dosyasını kapatmadan önce kullanılabilir:

• Sevk belgesindeki gönderici, alıcı ve teslim adresi fiili işlemle uyumludur.
• Ürün cinsi, kilogramı, paket sayısı ve ölçü birimi teslim edilen ürünle aynıdır.
• Fatura veya satış belgesi, sevk edilen ürün ve miktarla çelişmemektedir.
• Gerekli olduğu durumda taşıyıcı, araç, sürücü ve teslim bilgileri kaydedilmiştir.
• Gıda güvenliği, etiket, soğuk zincir ve veterinerlik belgeleri ayrıca dosyalanmıştır.
• İade, eksik teslim veya bozuk ürün varsa ilgili sorumluya yazılı bilgi verilmiştir.

Kontrol listesi, belge türlerinin birbirine karıştırılmasını önler. Ancak her ürün için aynı ek belgenin gerektiği varsayılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; gıda mevzuatı yönünden gerekiyorsa yetkili kurumdan ayrıca bilgi alın.

Özet: 5 maddede kasap e-İrsaliye zorunluluğu

Kasap için e-İrsaliye gerekip gerekmediği, yalnızca kasaplık faaliyetinin bulunmasına göre değil, işletmenin GİB kapsamındaki statüsüne ve gerçek sevkiyatlarına göre belirlenir. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye aynı belge değildir.

Bir işletme zorunlu kapsamdaysa tedarikçiden gelen ürün, şube transferi, müşteri teslimatı veya iade gibi hareketler için uygun elektronik süreç kurulmalıdır. Kapsam dışında kalan işletme ise kâğıt belge veya mevzuata uygun gönüllü yöntemi mali müşavirle değerlendirebilir.

Belge hazırlanırken ürün miktarı, birim, adres, tarih, araç ve teslim bilgileri fiili hareketle eşleştirilmelidir. e-İrsaliye, et ürünlerinin veterinerlik, etiketleme veya soğuk zincir belgelerinin yerine geçmez.

• Kasap olmak tek başına otomatik e-İrsaliye zorunluluğu oluşturmaz; işletmenin statüsü ve faaliyetleri birlikte incelenir.
• e-Fatura veya e-Arşiv fatura, her durumda sevk irsaliyesinin yerine geçmez.
• Şubeler arası transfer ve satış dışı mal hareketleri de sevkiyat belgesi yönünden değerlendirilir.
• Gelen belgelerde ürün, miktar, adres ve teslim bilgileri fiili ürünle karşılaştırılır.
• Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü olmadan kesin zorunluluk kararı verilmez.

Belge hacmini ayrıca planlamak isterseniz efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar, ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleriyle sunulur.

Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için seçim öncesinde belge akışınızı ve güncel koşulları kontrol edin.