Kargo mali müşavir e-fatura iş bölümü ve sorumlulukları

Kargo mali müşavir e-fatura iş bölümünde kargo işletmesi ticari ve operasyonel veriyi hazırlar; mali müşavir belge türünü, mevzuat uygunluğunu, muhasebe kaydını ve dönem kontrollerini yürütür. Görevlerin yazılı ayrılması, yanlış alıcıya belge gönderilmesini ve eksik kayıt riskini azaltır.

Bu rehber, kargo şubesi sahipleri, operasyon sorumluları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. İşletmenin hangi bilgiyi ne zaman paylaşacağını, mali müşavirin hangi noktada kontrol yapacağını ve gönderim sonrasında hangi kayıtların karşılaştırılacağını açıklar. Kargo sektörü için e-dönüşüm süreçlerini incelerken bu görev ayrımı temel çalışma planı olarak kullanılabilir.

Kargo mali müşavir e-fatura iş bölümü nasıl kurulmalıdır?

Kargo mali müşavir e-fatura iş bölümü, verinin sahibi ile muhasebe kontrolünü yapan kişiyi birbirinden ayırarak kurulmalıdır. Kargo işletmesi müşteri, gönderi, hizmet ve ücret bilgilerini eksiksiz üretir. Mali müşavir ise bu bilgilerin belgeye doğru aktarılmasını ve muhasebe kayıtlarıyla uyumunu inceler.

İlk adım, işletmenin belge sürecini yazılı bir görev tablosuna dönüştürmektir. Tabloya gönderi kabulü, müşteri bilgilerinin doğrulanması, fatura taslağı, e-belge gönderimi, gelen belge kontrolü ve aylık mutabakat eklenmelidir. Her satırda sorumlu kişi, kontrol eden kişi ve tamamlanma zamanı bulunmalıdır.

Kargo personeli hizmetin kime verildiğini ve hangi bedelle sunulduğunu en iyi bilen taraftır. Mali müşavir ise vergi kimliği, belge türü, muhasebe hesabı, dönem ve vergi uygulamasını kontrol eder. Bu nedenle mali müşavirden operasyon ekranındaki her gönderiyi tek tek oluşturması beklenmemelidir.

Yanlış: Kargo şubesindeki personel faturayı gönderdiğinde tüm sorumluluk mali müşavire geçer. Doğru: Personel ticari veriyi doğrular, mali müşavir belge ve kayıt kontrollerini yapar, işletme sahibi ise son onay ve erişim yetkilerini yönetir.

İşletmenin ölçeği görev dağılımını değiştirebilir. Küçük bir şubede aynı kişi veri girişi ve gönderim yapabilir. Ancak mali müşavir kontrolü, düzenli rapor ve istisna bildirimi yine ayrı bir kontrol noktası olarak korunmalıdır.

Bu model, belgeyi kimin düzenlediğinden çok kontrol zincirinin izlenebilir olmasına dayanır. Her işlem için ekran kaydı, belge numarası, gönderim durumu ve muhasebeye aktarıldığına dair işaret tutulmalıdır. Böylece sorun çıktığında sorumluluk tahminle değil kayıtla belirlenir.

Kargo şirketinde e-Fatura sürecini kim başlatır?

Kargo şirketinde e-Fatura sürecini, gönderiyi veya hizmet satışını oluşturan operasyon birimi başlatır. Sürecin başlangıç verisi, müşterinin kimliği, hizmetin türü, gönderi numarası, ücret kalemleri ve hizmet tarihinden oluşur. Mali müşavir genellikle bu ticari olayın ilk kaynağı değildir.

Gönderi kabulünde müşterinin unvanı, vergi kimlik bilgisi, adresi ve iletişim bilgileri alınmalıdır. Kurumsal müşterilerde VKN ve unvanın cari hesapla eşleşmesi önemlidir. Bireysel müşterilerde kimlik ve adres bilgilerinin hangi belge türüne göre kullanılacağı, işletmenin belge politikası ve mali müşavir yönlendirmesiyle belirlenmelidir.

Operasyon personeli ayrıca hizmetin kimin adına verildiğini belirlemelidir. Gönderici ile faturanın düzenleneceği kişi veya şirket her zaman aynı olmayabilir. Örneğin bir şirket, farklı bir müşterisi adına taşıma hizmeti satın alabilir. Bu ayrım sisteme aktarılmadan hazırlanan fatura yanlış alıcıya gidebilir.

İlk kayıt tamamlandıktan sonra yetkili personel müşteri kartını ve gönderi verisini kontrol eder. Eksik alan varsa taslak fatura oluşturulmamalıdır. Özellikle şube kodu, gönderi numarası, hizmet bedeli, ek ücret ve indirim bilgilerinin ayrı alanlarda tutulması, sonradan yapılacak mutabakatı kolaylaştırır.

Gün sonunda operasyon birimi mali müşavire yalnızca toplam tutarı göndermemelidir. Belge bazlı liste, gönderi numarası, alıcı bilgisi, belge türü, belge numarası ve sistem durumu da paylaşılmalıdır. Toplam tutar doğru görünse bile tek bir yanlış VKN veya mükerrer gönderim ayrıca incelenebilir.

Kargo işletmesinde satış veya hizmet verisi başka bir yazılımdan geliyorsa, mali müşavir entegrasyon ekranındaki aktarım raporunu istemelidir. Aktarım başarısızsa fatura kesilmiş kabul edilmemelidir. Taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi ve hata durumları ayrı ayrı izlenmelidir.

Mali müşavir e-Fatura kontrolünde hangi görevleri üstlenir?

Mali müşavir e-Fatura kontrolünde belge türünü, alıcı bilgilerini, tutarları, vergi uygulamasını ve muhasebe kaydını inceler. Kargo işletmesinin düzenlediği her ticari veriyi kendisi üretmez. Bunun yerine işletmeden gelen belge ve raporların mevzuata, cari kayıtlara ve dönem bilgisine uygunluğunu denetler.

Aşağıdaki tablo, kargo mali müşavir e-fatura iş bölümünü pratik biçimde ayırır. Taraflar sözleşmeyle farklı bir çalışma modeli kurabilir. Ancak kontrolün kimin sorumluluğunda olduğu yazılı değilse, hata anında görev sınırları belirsizleşir.

Mali müşavir, özellikle reddedilen veya teknik olarak gönderilemeyen belgeleri ayırmalıdır. Reddedilme nedeni düzeltilmeden aynı belgeyi tekrar göndermek, mükerrer kayıt veya yeni bir hata oluşturabilir. Gerekirse kargo işletmesinden hizmetin gerçek durumunu açıklayan belge ve rapor istenir.

Kontrolün sıklığı işletmenin belge hacmine göre belirlenebilir. Düşük hacimli bir işletmede günlük kısa kontrol ve aylık kapsamlı mutabakat yeterli olabilir. Yüksek hacimli kargo operasyonlarında ise gün içi istisna raporu, haftalık hata listesi ve dönem sonu belge karşılaştırması gerekir.

Kargo işleminde e-Fatura mı, e-Arşiv mi düzenlenir?

Kargo işleminde e-Fatura veya e-Arşiv Fatura seçimi, alıcının e-belge durumuna, işlemin niteliğine ve güncel mevzuata göre yapılır. e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik faturadır. e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için elektronik arşiv belgesi olarak düzenlenen faturadır.

Belge türü seçilirken yalnızca müşterinin şirket olması yeterli değildir. Alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumu, işletmenin kendi yükümlülüğü ve işlem tarihi birlikte değerlendirilmelidir. Sistem üzerinde alıcı sorgusu yapılmadan sabit bir belge türü seçmek, yanlış belge düzenleme riskini artırır.

Kargo personeli alıcı bilgisini doğru girer, mali müşavir ise belge türü kararının işletme politikasına ve güncel kurallara uygunluğunu kontrol eder. Özellikle yeni bir kurumsal müşteriyle çalışmaya başlandığında, cari kart ile e-belge kullanıcı bilgilerinin eşleşmesi yeniden incelenmelidir.

Yanlış: Her şirket müşteriye otomatik olarak e-Fatura düzenlenir. Doğru: Alıcının sistemdeki durumu, işlem koşulları ve güncel GİB kuralları kontrol edilerek uygun belge türü belirlenir.

Belge ayrımının ayrıntıları için mali müşavir e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı rehberi incelenebilir. Kargo şirketi, bu kararı yalnızca yazılımın varsayılan seçimine bırakmamalıdır. Varsayılan seçim, yanlış tanımlanmış müşteri kartını düzeltemez.

Mevzuat ve teknik uygulamalar zaman içinde değişebilir. Bu nedenle işletme, belge türü kararlarını güncel GİB duyurusu ve mali müşavirin yazılı yönlendirmesiyle gözden geçirmelidir. Emin olunmayan bir işlemde geçmişte kullanılan yöntem otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir.

Kargo ve mali müşavir arasında e-Fatura veri akışı nasıl yapılır?

Kargo ve mali müşavir arasında e-Fatura veri akışı, operasyon yazılımından belge sistemine ve oradan muhasebe kaydına izlenebilir biçimde kurulmalıdır. Her aktarımda belge numarası, gönderi numarası, alıcı bilgisi, tutar ve sistem durumu birlikte taşınmalıdır.

İlk veri paketi müşteri kartından oluşur. Unvan, VKN veya gerekli kimlik bilgisi, adres ve cari hesap kodu aynı kayıt üzerinde bulunmalıdır. İkinci paket hizmet detaylarını içerir. Taşıma bedeli, ek hizmet, yakıt veya bölgesel ücret gibi kalemler ayrı izlenirse fatura kontrolü daha kolay yapılır.

Üçüncü aşama, belge durumunun aktarılmasıdır. Taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi, iptal edildi veya teknik hata gibi durumlar ayrı kodlarla tutulmalıdır. Sadece faturanın oluşmuş görünmesi yeterli değildir. GİB ya da kullanılan sistem tarafından verilen yanıt ayrıca kaydedilmelidir.

Mali müşavir, entegrasyonun çalıştığını toplam tutardan değil, belge bazlı rapordan kontrol etmelidir. Örneğin operasyon raporunda yüz hizmet görünürken muhasebe aktarımında doksan dokuz belge varsa aradaki belge bulunmalıdır. Eksik aktarım, dönem kapanmadan araştırılmalıdır.

İşletme, yetki seviyelerini de belirlemelidir. Operasyon personeli taslak oluşturabilir, muhasebe sorumlusu düzeltme talep edebilir, mali müşavir kontrol raporuna erişebilir. Her çalışana sınırsız gönderim ve iptal yetkisi vermek, yanlış işlemin kaynağını belirlemeyi zorlaştırır.

Belge oluşturma ve gönderim ekranının temel işleyişi için e-Fatura hizmetinin teknik akışı incelenebilir. Kullanılan sistem farklı olsa bile veri alanları, durum kodları ve yetkilendirme mantığı yazılı görev planına aktarılmalıdır.

Kargo e-Fatura gönderimi hangi adımlarla tamamlanır?

Kargo e-Fatura gönderimi, ticari verinin doğrulanması, belge türünün seçilmesi, taslağın kontrolü, elektronik gönderim ve yanıtın kaydedilmesi adımlarıyla tamamlanır. Gönderim tuşuna basmak sürecin yalnızca bir aşamasıdır. Belgenin sistem yanıtı alınmadan işlem tamamlanmış sayılmamalıdır.

1. Kargo personeli müşteri, gönderi ve hizmet bedeli bilgilerini operasyon ekranına eksiksiz girer.
2. Yetkili kullanıcı alıcının e-Fatura sistemindeki durumunu ve cari hesap eşleşmesini kontrol eder.
3. Uygun belge türü seçilir ve fatura taslağındaki tarih, tutar, vergi ve açıklama alanları incelenir.
4. Mali müşavir veya belirlenen muhasebe sorumlusu, belgeyi muhasebe ve mevzuat açısından kontrol eder.
5. Yetkili kullanıcı belgeyi GİB veya kullanılan özel entegratör sistemi üzerinden gönderir.
6. Gönderim yanıtı kabul, ret veya teknik hata olarak kaydedilir ve ilgili kişiye bildirilir.
7. Belge, yanıt bilgisi ve gönderi kaydı dönem klasöründe veya güvenli elektronik arşivde saklanır.

Bu adımların her birinde sorumlunun adı veya kullanıcı hesabı belirlenmelidir. Özellikle yoğun saatlerde farklı personel aynı müşterinin taslağını açabilir. Taslak numarası ve gönderi numarası görünür değilse aynı hizmet için iki farklı belge hazırlanabilir.

Gönderim sonrasında mali müşavir, kabul edilen belgeleri muhasebe raporuyla karşılaştırır. Reddedilen belgeler ise ayrı bir hata listesine alınır. Hata giderildikten sonra yeni belgenin önceki belgeyle ilişkisi açıklanmalı ve işletmenin iç kayıtlarında not tutulmalıdır.

Giden belgelerde elektronik gönderim durumu ile muhasebe kaydı birlikte izlenmelidir. Bir ekranın başarılı görünmesi, karşı sistem yanıtının kesin olarak alındığı anlamına gelmeyebilir. Bu nedenle günlük rapor alınması ve belirsiz durumların mali müşavire bildirilmesi gerekir.

Gelen e-Fatura kontrolünü kargo şirketi nasıl yürütür?

Gelen e-Fatura kontrolünü kargo şirketi, hizmetin gerçekten alınıp alınmadığını ve belgenin doğru işletmeye düzenlenip düzenlenmediğini inceleyerek yürütür. Mali müşavir daha sonra vergi, dönem, muhasebe hesabı ve kayıt uygunluğunu kontrol eder.

Gelen belgede tedarikçi unvanı, VKN, belge numarası, tarih, hizmet açıklaması ve tutar kontrol edilmelidir. Kargo işletmesi, örneğin araç bakımına veya ambalaj tedarikine ilişkin faturayı ilgili sipariş, sözleşme veya teslim kaydıyla karşılaştırabilir. Hizmet alınmadıysa belge doğrudan muhasebeye aktarılmamalıdır.

Operasyon birimi hizmetin fiili tarafını kontrol eder. Mali müşavir vergi ve kayıt tarafını inceler. Bu iki kontrol birbirinin yerine geçmez. Mali müşavir faturanın teknik olarak doğru olmasını görebilir, fakat kargo şubesinin gerçekten o hizmeti alıp almadığını işletmeden teyit etmesi gerekir.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için belge sayısı raporlanırken iki yön ayrı izlenmelidir. Bu bilgi, dönem sonu belge adedi ve sistem hareketleriyle karşılaştırılmalıdır. Kontör hesabı, faturanın muhasebeleştirilip muhasebeleştirilmediğiyle karıştırılmamalıdır.

Gelen belgede hata varsa kargo işletmesi belgeyi kabul edilmiş gibi işlememelidir. Önce tedarikçiye hata bildirilir, ardından mali müşavir uygun düzeltme veya iade yöntemini değerlendirir. Hatalı belgenin yalnızca açıklama alanına not düşülmesi her durumda düzeltme anlamına gelmez.

Gelen kutusu düzenli kontrol edilmezse bazı faturalar geç fark edilebilir. İşletme, sorumlu kullanıcıyı, kontrol sıklığını ve mali müşavire aktarım zamanını belirlemelidir. Özellikle birden fazla şubesi olan şirketlerde şube ve merkez gelen belgeleri ayrı raporlanmalıdır.

Kargo e-Fatura iptali ve düzeltmesi nasıl yönetilir?

Kargo e-Fatura iptali ve düzeltmesi, hatanın türü belirlenerek ve ilgili sistem kuralları izlenerek yönetilir. Yanlış alıcı, yanlış tutar, mükerrer belge, hizmetin hiç gerçekleşmemesi ve sonradan oluşan iade aynı işlem değildir.

Önce belgenin gönderim durumu ve karşı tarafın sistemdeki konumu kontrol edilir. İptal veya itiraz yöntemi, belgenin durumuna, tarafların kullandığı sisteme ve geçerli uygulamaya göre değişebilir. Bu nedenle kargo personeli tek başına kesin bir süre veya işlem yöntemi belirlememelidir.

Mali müşavir, hatanın muhasebe ve vergi etkisini değerlendirir. Operasyon birimi ise hizmetin gerçekten verilip verilmediğini, gönderi numarasını ve müşterinin talebini açıklar. Her iki bilgi bir araya gelmeden sadece belge ekranına bakarak düzeltme yapılması eksik karar doğurabilir.

Yanlış: İptal düğmesine basılması her hatalı faturayı otomatik olarak düzeltir. Doğru: Belgenin durumu incelenir, uygun iptal veya iade süreci seçilir, yeni belge gerekiyorsa önceki belgeyle ilişkisi kayıt altına alınır.

Düzeltme sonrasında yeni belge numarası eski kaydın yerine sessizce yazılmamalıdır. Eski belge, hata nedeni, yeni belge ve gönderim durumu birlikte saklanmalıdır. Böylece muhasebe raporu ile operasyon raporu arasında fark oluştuğunda işlem geçmişi görülebilir.

İptal veya iade konusunda güncel teknik kurallar değişebileceği için GİB duyurusu ve mali müşavirin yönlendirmesi kontrol edilmelidir. Özellikle farklı tarihlerde düzenlenen belgelerde aynı yöntem varsayılmamalıdır. Şüpheli durumlarda işlem önce taslak olarak hazırlanmalı, onaydan sonra gönderilmelidir.

Kargo şirketi e-Fatura zorunluluğunu nasıl takip eder?

Kargo şirketi e-Fatura zorunluluğunu faaliyet alanı, işletme yapısı, güncel GİB düzenlemeleri ve kendi mükellefiyet durumu üzerinden takip eder. Sadece kargo sektöründe faaliyet göstermek, her işletme için aynı tarihte ve aynı koşulda geçiş anlamına gelmez.

İşletme önce mevcut mükellefiyetlerini, faaliyet kodlarını, şube yapısını ve kullandığı belge türlerini mali müşaviriyle gözden geçirmelidir. Daha sonra güncel GİB duyurularında sektör, ciro, işlem türü veya özel kapsam bakımından yeni bir yükümlülük bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.

Geçiş planında yalnızca yazılım kurulumu bulunmamalıdır. Kullanıcı yetkileri, müşteri kartı temizliği, belge türü kuralları, arşiv düzeni, gelen kutusu kontrolü ve personel eğitimi de takvime eklenmelidir. Hazırlık tamamlanmadan gönderim yapmak, ilk günlerde operasyon kesintisi doğurabilir.

Kargo ve nakliye faaliyetlerindeki kapsamı anlamak için nakliye için e-Fatura zorunluluğu ve geçiş takvimi rehberi incelenebilir. Yine de blog bilgisi, işletmeye özel mali müşavir değerlendirmesinin yerine geçmez.

Mevzuat kapsamındaki hadler, tarihler ve idari sonuçlar yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle rakam veya tarih içeren eski bir kontrol listesi doğrudan kullanılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle yeni şube, birleşme veya faaliyet değişikliğinde değerlendirmeyi tekrarlayın.

İşletme ayrıca kendi geçiş kanıtlarını saklamalıdır. Başvuru bilgisi, kullanıcı yetkisi, test gönderimi, ilk kabul edilen belge ve eğitim kaydı aynı dosyada tutulabilir. Böylece zorunluluk kontrolü yalnızca sözlü beyana değil, tarihli işletme kayıtlarına dayanır.

Küçük bir kargo işletmesinde e-Fatura iş bölümü nasıl uygulanır?

Küçük bir kargo işletmesinde e-Fatura iş bölümü, aynı kişinin birden fazla işi yapabildiği fakat kontrol adımlarının yine ayrıldığı basit bir günlük planla uygulanır. Örneğin tek şubeli bir kargo acentesinde işletme sahibi, gişe personeli ve mali müşavir üç farklı rol üstlenebilir.

Gişe personeli gönderi kabulünde müşteri ve hizmet bilgilerini girer. İşletme sahibi gün sonunda taslak veya gönderilmiş belgeleri operasyon raporuyla karşılaştırır. Mali müşavir ise belirlenen günlerde belge türü, vergi, kayıt ve hata raporlarını inceler. Böylece gişe personeli kendi girdisini tek başına onaylamaz.

Bu senaryoda günlük dosyada gönderi numarası, alıcı, belge türü, tutar, belge numarası ve sistem durumu bulunabilir. Bir belge kabul edilmediyse işletme sahibi bunu hata listesine alır. Mali müşavir, hatanın düzeltilme yöntemini belirler ve muhasebe kaydına aktarılmadan önce işletmeden açıklama ister.

Haftalık kontrolde toplam hizmet bedeli ile düzenlenen giden belgeler karşılaştırılır. Gelen faturalar ayrıca tedarikçi, tarih ve tutar bazında listelenir. Şube sayısı arttığında aynı yöntem merkez raporuna genişletilir; her şube kendi listesini gönderir, merkez tek dosyada mutabakat yapar.

Yanlış: Küçük işletmede belge hacmi düşük olduğu için kayıt tutmaya gerek yoktur. Doğru: Hacim düşükse kayıt daha kısa olabilir, ancak belge numarası, sistem durumu ve mali müşavire iletim tarihi yine tutulmalıdır.

İşletme sahibi izinli olduğunda sürecin kimin tarafından sürdürüleceği önceden belirlenmelidir. Kullanıcı adı paylaşmak yerine yetkili yedek kullanıcı tanımlanmalıdır. Acil durumda yapılan her işlem, ilk iş gününde asıl sorumluya raporlanmalı ve kontrol listesine işlenmelidir.

Kargo mali müşavir e-Fatura aylık kontrol listesi nedir?

Kargo mali müşavir e-fatura aylık kontrol listesi, belge sayısını, sistem durumlarını, tutarları, gelen belgeleri ve muhasebe kayıtlarını aynı dönem içinde karşılaştırmalıdır. Liste, ay sonunda tek seferde hazırlanmak yerine günlük ve haftalık kayıtların birleştirilmesiyle oluşturulmalıdır.

Aşağıdaki kontrol listesi, küçük veya orta ölçekli kargo işletmeleri için başlangıç çerçevesi sağlar. İşletmenin şube sayısı, belge hacmi ve kullandığı sistem arttıkça ek alanlar eklenebilir. Her madde tamamlandığında tarih ve kontrol eden kullanıcı yazılmalıdır.

• Giden belgelerin belge numarası, gönderi numarası ve sistem durumu karşılaştırılmıştır.
• Reddedilen, bekleyen veya teknik hata veren giden belgeler ayrı listeye alınmıştır.
• Gelen belgeler tedarikçi, tarih, tutar ve hizmetin fiili alımı açısından incelenmiştir.
• e-Fatura ve e-Arşiv belge türü seçimleri, müşteri kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• Operasyon raporundaki hizmet toplamı, düzenlenen belge toplamıyla mutabık hale getirilmiştir.
• Mükerrer belge, eksik belge ve yanlış alıcı ihtimalleri kontrol edilmiştir.
• İptal, iade veya düzeltme gerektiren işlemlerin açıklaması ve yeni belgesi kaydedilmiştir.
• Mali müşavire gönderilen raporun tarihi, kapsamı ve yanıtı işletme dosyasına eklenmiştir.

Uzman notu: Aylık toplam tutar doğru görünse bile belge bazındaki eksik veya mükerrer kayıtlar ayrıca aranmalıdır.

Kontrol listesi bir muhasebe onayı yerine geçmez. Liste, hangi belgenin incelendiğini ve hangi istisnanın açık kaldığını gösteren çalışma kanıtıdır. Vergi uygulaması veya özel bir işlem konusunda tereddüt varsa mali müşavirden yazılı değerlendirme alınmalıdır.

Düzenli liste, dönem kapanışında zaman kazandırır. Ancak geçmiş dönemden kalan açık hata varsa yeni döneme devredilmemelidir. Açık maddeler sorumlu kişi, son tarih ve beklenen işlem ile birlikte izlenmelidir.

Özet: 5 maddede kargo mali müşavir e-Fatura iş bölümü

Kargo mali müşavir e-Fatura iş bölümü için temel kural, ticari veriyi üreten işletme ile muhasebe ve mevzuat kontrolünü yapan mali müşavirin görevlerini açıkça ayırmaktır. Aşağıdaki beş madde, günlük uygulamada kullanılabilecek kısa bir çerçeve sunar.

• 1. Veri sahibi belirlenmelidir: Kargo işletmesi müşteri, gönderi, hizmet, ücret ve alıcı bilgilerini doğru ve zamanında oluşturmalıdır.
• 2. Belge türü kontrol edilmelidir: e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, alıcının sistem durumu ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.
• 3. Mali müşavir kontrol noktası olmalıdır: Mali müşavir belge uygunluğunu, vergi uygulamasını, muhasebe kaydını ve dönem kontrolünü incelemelidir.
• 4. Sistem yanıtı izlenmelidir: Gönderim tuşuna basılması yeterli değildir; kabul, ret, teknik hata ve iptal durumları belge bazında kaydedilmelidir.
• 5. Aylık mutabakat yapılmalıdır: Operasyon raporu, gelen ve giden belgeler, muhasebe kayıtları ve düzeltme işlemleri aynı dönem içinde karşılaştırılmalıdır.

Bu beş madde, işletmenin büyüklüğünden bağımsız olarak görev sınırlarını görünür hale getirir. Küçük işletmelerde kişiler aynı olabilir, fakat veri girişi, onay, mali kontrol ve raporlama adımları yine ayrı işaretlenmelidir.

Mevzuat kapsamı, belge türleri ve teknik ekranlar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yeni şube açılışı, faaliyet değişikliği veya farklı müşteri profili oluştuğunda görev tablosunu yeniden değerlendirin.

Belge hacmi arttığında işletme, tüm e-belgeler için ortak kontör hareketini ve belge durumlarını tek raporda izleyebilir. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur.

Paketlerde kullanım süresi 12-18 ay olarak uygulanır. İşletme, seçim yapmadan önce gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü ve kendi aylık belge hacmini hesaplamalıdır.