Kafe İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Kafe e-arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya veya nihai tüketiciye yapılan satış için elektronik ortamda düzenlenen faturadır. En sık hatalar, müşteri türünü yanlış seçmek, POS fişini fatura sanmak ve belge bilgilerini kontrol etmeden göndermektir.

Bu rehber, kafe sahibi, işletme yöneticisi, kasa görevlisi ve mali müşavirle çalışan küçük işletmeler için hazırlanmıştır. Belge türünü belirleme, müşteri bilgisi alma, iade yönetimi, arşivleme ve günlük kontrol adımlarını birlikte açıklar.

Kafe e-arşiv fatura nedir ve ne zaman kullanılır?

Kafe e-arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya veya nihai tüketiciye düzenlenen elektronik fatura demektir. Belge, kafenin satışını kayıt altına alır ve alıcıya mevzuata, satış yöntemine ve kullanılan uygulamaya uygun şekilde iletilir.

Bir müşteri şirket adına fatura istiyorsa önce vergi bilgileri alınır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa genel kural olarak e-Fatura düzenlenir. Alıcı kayıtlı değilse veya satış nihai tüketiciye yapılıyorsa e-Arşiv Fatura gündeme gelir.

Ancak her kahve, tatlı veya paket servis işlemi otomatik olarak aynı belgeyle sonuçlanmaz. Kafenin vergi statüsü, alıcının durumu, satış kanalı, kullanılan yazar kasa ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilir.

Yanlış: Müşteri şirket olduğunu söylediği için doğrudan e-Arşiv Fatura seçmek doğru değildir. Doğru: Müşterinin e-Fatura kayıt durumunu ve vergi bilgilerini kontrol ettikten sonra belge türünü belirlemektir.

Nihai tüketici, çoğu günlük kafe satışında işletme adına belge istemeyen kişidir. Buna karşılık şirket toplantısı, kurumsal ikram veya düzenli catering hizmeti için fatura isteyen alıcı farklı bilgiler gerektirebilir.

Uygulamada ilk ayrım, siparişin nerede verildiği değil alıcının kim olduğudur. Örneğin şirket adına düzenlenecek toplantı faturasında müşteri vergi bilgilerini paylaşır; kafenin e-Arşiv mi e-Fatura mı kullanacağı kayıt sorgusuyla netleşir. Aynı gün bireysel kahve alan kişi içinse şirket bilgisi eklenmez. Kafe e-Fatura mükellefi olsa bile nihai tüketiciye yapılan satış otomatik olarak e-Fatura olmaz.

Kafenin faaliyet alanına göre diğer yükümlülükleri görmek için kafe sektörü e-dönüşüm rehberine bakılabilir. Teknik belge özellikleri için e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki güncel açıklamalar ayrıca incelenmelidir.

Kafe e-arşiv fatura zorunluluğu nasıl belirlenir?

Kafe e-arşiv fatura zorunluluğu, yalnızca işletmenin kafe olmasıyla belirlenmez. Mükellefin e-Fatura kapsamı, faaliyet türü, güncel düzenlemeler, satışın alıcısı ve kullanılan belge sistemi birlikte değerlendirilir.

Bir kafenin e-Fatura uygulamasına geçmesi, her müşteriye e-Fatura keseceği anlamına gelmez. E-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise genel olarak e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gerekir.

Geçiş kapsamını belirlerken ciro, faaliyet alanı, şirket türü ve güncel GİB duyuruları dikkate alınabilir. Bu ölçütler dönem içinde değişebildiği için eski bir blog yazısındaki had veya tarihe göre karar verilmemelidir.

• Kafenin e-Fatura mükellefi olup olmadığı kontrol edilmelidir.
• Alıcının vergi kimlik bilgileri ve e-Fatura kayıt durumu doğrulanmalıdır.
• Satışın perakende, kurumsal, paket servis veya catering niteliği belirlenmelidir.
• Yazar kasa, POS ve e-belge uygulamasının birbiriyle uyumu test edilmelidir.
• Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü birlikte kontrol edilmelidir.

Uygulama için önce işletmenin vergi statüsü ve mevcut e-belge tanımı mali müşavirle netleştirilebilir. Sonra kasa ekranında kayıtlı alıcı, kayıtlı olmayan işletme ve nihai tüketici için kısa seçim kuralı oluşturulur. Bu kural, personelin yoğun saatte hafızaya güvenmesini önler. Örneğin mahalle kafesi kurumsal sipariş almaya başladığında eski perakende akışını aynen sürdürmemeli, yeni müşteri tipini test siparişiyle kontrol etmelidir.

Örneğin küçük bir mahalle kafesi yalnızca bireysel müşterilere satış yapıyor olabilir. Bu durum, işletmenin tüm e-belge yükümlülüklerini tek başına açıklamaz. Kafe, şirketlere düzenli yemek satmaya başladıysa müşteri ve belge akışını yeniden incelemelidir.

Tereddüt edilen durumda rakam veya tarih tahmini yapılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle zorunluluk hadleri ve geçiş tarihleri yıllık olarak güncellenebilir.

Kafe e-arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura aynı şey değildir. e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılar arasında düzenlenen elektronik belgedir. e-Arşiv Fatura ise genel olarak sistemde kayıtlı olmayan alıcıya veya nihai tüketiciye düzenlenir.

Belge adını yalnızca müşterinin talebine göre seçmek doğru değildir. Müşteri fatura istediğinde önce vergi numarası, şirket unvanı ve e-belge kayıt durumu sorulmalıdır.

Bir kafe e-Fatura mükellefi olabilir, fakat bu durum her müşterisinin e-Fatura alıcısı olduğu anlamına gelmez. Kafenin kendi statüsü ile müşterinin e-belge statüsü ayrı ayrı değerlendirilir.

Alıcının sistemde kayıtlı olup olmadığını sorgulayamayan kasa görevlisi, işletmenin tanımlı uygulamasındaki doğrulama adımını kullanmalıdır. Emin olunamayan durumda fatura kesilmeden önce mali müşavirden veya yetkili destek kanalından bilgi alınmalıdır.

e-Fatura uygulamasının temel işleyişini ayrıca görmek isteyenler e-Fatura açıklamalarını inceleyebilir. Güncel teknik akış, kullanılan portalın ve özel entegratör yönteminin ekranlarına göre değişebilir.

Kafe e-arşiv fatura nasıl kesilir?

Kafe e-arşiv fatura kesme süreci, müşteri bilgilerinin alınmasıyla başlar ve belgenin durumunun kontrol edilmesiyle tamamlanır. Portal veya entegratör ekranlarının adları değişebilir, fakat temel kontrol sırası aynıdır.

1. Satışın tarihini, ürün veya hizmet içeriğini ve toplam tutarını kasa kaydından kontrol edin.
2. Alıcının nihai tüketici, e-Fatura mükellefi veya kayıtlı olmayan işletme olduğunu belirleyin.
3. Alıcının unvanını, vergi kimlik bilgilerini, adresini ve iletişim bilgisini belge türüne uygun alın.
4. Uygulamada e-Arşiv Fatura oluşturma ekranını açın ve belge seri bilgisini kontrol edin.
5. Ürün, miktar, birim, vergi bilgileri, indirim ve toplam tutarı satış kaydıyla karşılaştırın.
6. Belgeyi göndermeden önce alıcı bilgilerini ve belge tarihini ikinci kez doğrulayın.
7. Gönderim sonrasında belgenin başarılı, bekleyen veya hatalı durumunu takip edin.

Belge oluşturma ekranında yalnızca toplam tutarı yazmak yeterli değildir. Kafede satılan filtre kahve, sandviç, tatlı veya toplantı ikramı mümkün olduğunca anlaşılır açıklanmalıdır.

Gönderimden sonra oluşan belge numarası, durum kodu ve teslim bilgisi işletme kayıtlarıyla eşleştirilmelidir. Başarısız gönderim varsa aynı belgeyi rastgele yeniden oluşturmak yerine hata nedeni incelenmelidir.

Kasa personeli, müşterinin söylediği bilgileri doğrudan kopyalamamalıdır. Özellikle şirket unvanındaki harf, vergi numarası, adres ve e-posta bilgileri müşteriye tekrar okutulmalıdır.

Belge oluşturma adımları kullanılan hizmete göre farklılaşabilir. Bu nedenle kullanıcı ekranında görünmeyen bir alan için tahmin yapılmamalı, uygulama yardım ekranı, teknik destek ve mali müşavir birlikte kullanılmalıdır.

Kafe e-arşiv faturada hangi bilgiler bulunur?

Kafe e-arşiv faturada satıcı ve alıcı bilgileri, belge tarihi ve numarası, satılan ürün veya hizmet, miktar, vergi hesapları ve genel toplam yer alır. Zorunlu alanlar, alıcının niteliğine ve güncel belge kurallarına göre değişebilir.

Satıcı bölümünde kafenin ticari unvanı, vergi kimlik bilgisi, adresi ve sistemde tanımlı diğer bilgiler bulunmalıdır. Şube adı ile şirketin resmi unvanı karıştırılmamalı, fatura bilgileri vergi kaydıyla uyumlu tutulmalıdır.

Alıcı bölümünde bireysel müşteri veya işletmenin uygun kimlik ve iletişim bilgileri kullanılmalıdır. Kasa görevlisi bilmediği vergi numarasını tahmin etmemeli, müşteriden belge üzerinde kullanılacak bilgileri açıkça istemelidir.

Ürün satırlarında yalnızca masa numarası yazmak zayıf bir açıklamadır. Filtre kahve, iki adet sandviç, toplantı ikramı veya paket servis bedeli gibi satışın içeriğini anlatan ifadeler daha işlevseldir.

Vergi oranı, vergi tutarı, indirim, ara toplam ve genel toplam kasa veya muhasebe kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Oran konusunda eski bir menüye veya önceki faturaya güvenilmemeli, işletmenin güncel muhasebe tanımı esas alınmalıdır.

Örneğin bir kafe, şirket müşterisine 20 kişilik toplantı ikramı sattığında tek satırda belirsiz bir açıklama yapmak yerine hizmetin kapsamını mali müşavirinin uygun gördüğü şekilde tanımlamalıdır. Bu yaklaşım, sonradan açıklama ihtiyacını azaltır.

İç kontrol için ürün kartlarında standart açıklamalar hazırlanabilir. Filtre kahve, sandviç veya toplantı ikramı gibi ifadeler satışın içeriğini gösterir. Ancak hazır açıklama gerçekte satılmayan bir ürünü otomatik eklememelidir; personel son satırı fiili satışla karşılaştırmalıdır. Şube adı resmi satıcı unvanının yerine yazılmamalı, gerekiyorsa açıklama alanında ayrıca gösterilmelidir.

Kafe e-arşiv fatura, POS fişi ve yazar kasa fişinden nasıl ayrılır?

POS slipi, banka veya ödeme kuruluşu üzerinden yapılan kart ödemesini gösteren belgedir. Yazar kasa fişi, perakende satışın kullanılan cihaz üzerinden belgelendirilmesini sağlar. e-Arşiv Fatura ise ayrı bir elektronik fatura belgesidir.

Yanlış: POS slipini müşteriye göndermek e-Arşiv Fatura düzenleme yükümlülüğünü otomatik olarak yerine getirir. Doğru: Ödeme belgesi ile fatura belgesini ayrı değerlendirmek ve müşterinin talebine göre doğru belge akışını uygulamaktır.

Örneğin küçük bir işletme olan Mavi Kupa Kafe, bir şirketin 20 kişilik toplantısına yemek ve içecek sağlıyor. Şirket fatura istediğinde kasa görevlisi önce alıcının e-Fatura durumunu kontrol eder, sonra uygun e-belgeyi düzenler.

Bu satışta kartla ödeme alınırsa POS slipi ayrıca oluşabilir. Slip, ödemenin yapıldığını gösterir; düzenlenen e-Fatura ise satışın taraflarını, içeriğini ve vergi hesaplarını gösterir.

Bireysel müşteri yalnızca günlük tüketim için yazar kasa fişi alıyorsa her durumda ayrıca e-Arşiv Fatura oluşturmak gerekmeyebilir. Belge türü, satışın niteliği, müşterinin talebi ve güncel perakende kuralları birlikte değerlendirilmelidir.

POS, yazar kasa ve e-belge sistemi entegre olsa bile oluşan kayıtlar dönemsel olarak karşılaştırılmalıdır. Aynı satışın iki kez faturalandırılması veya satışın hiç belgeye bağlanmaması, entegrasyonun tek başına sorunu çözmediğini gösterir.

Özellikle paket serviste ödeme kanalı ile teslim belgesi karıştırılabilir. Kurye kart ödemesini POS ile alırken müşteri şirket adına fatura isteyebilir. Bu durumda sipariş numarası, ödeme kaydı ve e-belge numarası aynı işlem notunda ilişkilendirilmeli, fakat POS slipi fatura yerine kullanılmamalıdır. Kapanışta bu ilişki ayrıca kontrol edilmelidir.

Kafe e-arşiv fatura keserken en sık hangi hatalar yapılır?

Kafelerde en sık yapılan hatalar, yoğun saatlerde hızlı işlem yapmaktan ve belge türünü kontrol etmeden seçim yapmaktan kaynaklanır. Hatalar yalnızca fatura bilgilerini değil, POS ve günlük satış mutabakatını da etkileyebilir.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumu kontrol edilmeden e-Arşiv Fatura seçilmesi sık rastlanan bir hatadır.
• Şirket unvanı, vergi numarası veya adres bilgisinin müşteriyle doğrulanmaması belge doğruluğunu zayıflatır.
• Satış tarihi yerine gün sonu veya faturanın hazırlandığı tarih kullanılması inceleme gerektirebilir.
• POS slipi, yazar kasa fişi ve e-Arşiv Faturanın aynı satış için nasıl ilişkilendirileceğinin bilinmemesi mükerrer kayda yol açabilir.
• Ürün, miktar, indirim veya vergi toplamının kasa kaydıyla karşılaştırılmaması yanlış tutar riskini artırır.
• Gönderim hatası veya bekleyen durum kontrol edilmeden müşteriye belgenin ulaştığının varsayılması doğru değildir.
• İptal edilmesi gereken belgenin sistemden silinmeye çalışılması, iz bırakmayan ve hatalı bir işlem oluşturabilir.

Yanlış: Hatalı e-Arşiv Faturayı silip aynı numarayla yeniden hazırlamak güvenli bir düzeltme yöntemi değildir. Doğru: Belgenin mevcut durumunu incelemek, izin verilen iptal veya iade akışını kullanmak ve gerekiyorsa mali müşavirden görüş almaktır.

Yoğun saatlerde bu kontrolleri kasa görevlisinin tek başına yapması zor olabilir. Kafe, müşteri bilgi formu, kısa kontrol ekranı ve vardiya sorumlusu onayı gibi basit bir iç prosedür oluşturabilir.

Hata tespit edildiğinde yeni belge düzenlemeden önce eski belgenin gönderim, kabul, iptal veya başarısızlık durumuna bakılmalıdır. Her hata aynı yöntemle düzeltilmez; işlem türü ve belge durumu belirleyicidir.

Hata önleme için vardiya sorumlusu, kurumsal veya yüksek tutarlı siparişlerde gönderim öncesi ikinci onay verebilir. Bu kontrol her bireysel kahve satışına uygulanmak zorunda değildir; riskli işlem türlerine göre sınırlandırılabilir.

Kafe e-arşiv fatura iptali ve iadesi nasıl yönetilir?

e-Arşiv Fatura iptali ile ürün iadesi aynı işlem değildir. İptal, düzenlenen belgenin geçersiz hale getirilmesiyle ilgilidir. İade ise satış sonrasında ürün veya hizmetin geri alınması ve buna bağlı düzeltme sürecidir.

Uzman notu: Hatalı faturayı hemen yeniden kesmeden önce belgenin durumunu, iptal süresini ve alıcının işlemdeki rolünü kontrol edin; güncel GİB akışı ve mali müşavir görüşü belirleyici olmalıdır.

İptal gerektiğinde kullanılan portalın iptal veya düzeltme ekranı tercih edilmelidir. Belgenin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı, teknik durum kodu ve iptal talebinin hangi tarafça başlatılacağı kontrol edilmelidir.

Ürün veya hizmet iadesinde kafenin satış kaydı, iade nedeni ve alıcı bilgisi incelenmelidir. İade belgesi veya ilgili düzeltme yöntemi, işlemin niteliğine ve güncel muhasebe uygulamasına göre mali müşavirle belirlenmelidir.

İptal ve iade için uygulanacak süreler, belge türü ve güncel düzenlemelere göre değişebilir. Bu nedenle sabit bir gün sayısı ezberlenmemeli, güncel GİB duyurusu ve kullanılan sistemin uyarıları kontrol edilmelidir.

Sistem teknik hata nedeniyle belgeyi göndermediyse, aynı satış için ikinci bir belge oluşturulmadan önce durum sorgulanmalıdır. Gerekirse teknik destek kaydı açılmalı ve ilk belgenin gerçekten oluşmadığı doğrulanmalıdır.

İptal ve düzeltme akışları hakkında pratik sorular için e-dönüşüm sık sorulan sorular sayfası incelenebilir. Yine de somut işlem, kafenin kayıtlarına ve mali müşavirinin yönlendirmesine göre tamamlanmalıdır.

Kafe e-arşiv faturada müşteri bilgileri nasıl doğrulanır?

Kafe e-arşiv faturada müşteri bilgileri, fatura talep eden kişinin beyanıyla sınırlı bırakılmamalıdır. Unvan, vergi kimlik bilgisi, adres ve e-posta gibi alanlar müşteriye tekrar okutularak doğrulanmalıdır.

Şirket müşterisi vergi levhası, sipariş formu veya kurumsal e-posta imzasındaki bilgileri paylaşabilir. Kasa görevlisi bu bilgileri sisteme girerken harf, noktalama, vergi numarası ve adres uyumunu kontrol etmelidir.

Bireysel müşteride kullanılacak bilgiler, belgenin niteliğine ve yürürlükteki uygulamaya göre alınmalıdır. Gereksiz kişisel veri istenmemeli, alınan bilgiler yalnızca fatura düzenleme ve teslim süreçlerinde yetkili personel tarafından kullanılmalıdır.

Yabancı turistin pasaport taşıması, kafe satışını kendiliğinden ihracat işlemine dönüştürmez. Turiste yapılan yerinde yiyecek veya içecek satışı için farklı bir ihracat belgesi varsayımı yapılmamalıdır.

E-posta adresi alınırken müşteri, adresi yüksek sesle veya ekrandan doğrulamalıdır. Tek bir harf hatası, belgenin müşteriye ulaşmamasına neden olabilir; teslim edilemeyen belge durumu ayrıca takip edilmelidir.

Bir müşteri yalnızca kişisel tüketim için fatura istiyorsa işletme adına düzenlenmiş gibi işlem yapılmamalıdır. Müşterinin fatura türü, alıcı bilgisi ve teslim tercihi netleştirilmeden belge gönderilmemelidir.

Doğrulama için pratik yöntem, müşteriden bilgileri mesaj veya kurumsal e-posta ile istemek ve fatura ekranındaki alanlarla karşılaştırmaktır. Kasa personeli ekranda görünen veriyi müşteriye tekrar okur; müşteri onayından sonra belge gönderilir. Telefonla alınan bilgilerde rakamlar ikişerli gruplar halinde tekrar edilerek yazım hatası azaltılabilir. Müşteri alıcı bilgilerini veremiyor veya belgeyi başka şirket adına istiyorsa işlem durdurulmalı, bağlantı ve yetki mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Kafe e-arşiv fatura kayıtları ve kontör kullanımı nasıl kontrol edilir?

Kafe e-arşiv fatura kayıtları, günlük satış toplamı, belge durumu, POS hareketi ve kullanılan kontörle birlikte izlenmelidir. Kontör, e-belge düzenleme veya alma hakkını sayısal olarak takip etmeye yarayan kullanım birimidir.

efaturakontor.com sistemindeki kullanım kuralına göre gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca kafenin kestiği faturalar değil, gelen belgeler de aylık tüketim hesabına dahil edilmelidir.

• Gün sonunda başarılı, bekleyen ve hatalı belgeler ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
• Fatura numarası sıralaması ve satış tarihleri kasa kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.
• POS toplamı, yazar kasa kaydı ve e-belge toplamı arasındaki farklar açıklanmalıdır.
• Gelen ve giden belge adedi, kontör panelindeki kullanım hareketiyle eşleştirilmelidir.
• İptal, iade ve yeniden düzenleme işlemleri ayrı bir kontrol listesinde tutulmalıdır.

Günlük kontrol yapılmadığında küçük bir e-posta hatası veya başarısız gönderim, ay sonunda fark edilebilir. Oysa vardiya kapanışında birkaç dakikalık durum kontrolü, düzeltme sürecini daha yönetilebilir hale getirir.

Elektronik belgelerin saklanması, işletmenin kendi sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Kullanılan portalda 10 yıl güvenli saklama sunulsa bile işletme, belgelerin erişilebilirliğini ve muhasebe kayıtlarıyla uyumunu düzenli olarak kontrol etmelidir.

Aylık kontör ihtiyacı belirlenirken yalnızca fatura sayısı değil, gelen belgeler, iptal sonrası oluşan işlemler ve farklı e-belge türleri de dikkate alınmalıdır. Kesin plan için gerçek panel kullanımı ve mali müşavir kayıtları esas alınmalıdır.

Örneğin ay içinde 80 giden ve 25 gelen belge oluştuysa paneldeki toplam kullanım iki akışı da içermelidir. İptal veya bekleyen belge için ikinci kez işlem yapmadan önce panel hareketi incelenmelidir; böylece kontör ihtiyacı gerçek veriye göre planlanır.

Kafe e-arşiv fatura için günlük uygulama planı nasıl hazırlanır?

Kafe e-arşiv fatura için günlük uygulama planı, açılış kontrolü, satış sırasında doğrulama ve kapanış mutabakatından oluşur. Plan, yoğun saatlerde kasa görevlisinin hangi bilgiyi ne zaman kontrol edeceğini açıkça göstermelidir.

Sabah açılışında e-belge uygulamasının çalıştığı, seri bilgilerinin doğru olduğu ve yeterli kullanım hakkının bulunduğu kontrol edilir. Önceki günden kalan bekleyen veya hatalı belgeler varsa sorumlu personele bildirilir.

Satış sırasında şirket müşterisinden unvan, vergi numarası, adres ve e-Fatura durumu alınır. Bireysel müşteride ise belge ihtiyacı, teslim bilgisi ve uygulamanın istediği alanlar doğrulanır.

Örneğin küçük bir kafe, öğle saatlerinde kurumsal sipariş aldığında önce sipariş formunu hazırlar. Kasa personeli ödeme slipini, satış içeriğini ve e-belge kaydını birbirine karıştırmadan ayrı fakat bağlantılı şekilde takip eder.

Kapanışta e-belge toplamı, POS raporu ve yazar kasa kaydı karşılaştırılır. Fark varsa doğrudan yeni fatura kesilmez; önce eksik kayıt, mükerrer belge, iptal veya teknik hata ihtimali araştırılır.

Arşiv için elektronik belgenin asıl kaydı, belge numarası, durum bilgisi ve gerekli teslim kayıtları korunmalıdır. PDF görünümü müşteriye sunulabilir, fakat yalnızca PDF saklamak elektronik belgenin asıl kayıt niteliğini her durumda karşılamayabilir.

Haftalık veya aylık olarak mali müşavirle kısa bir kontrol yapılması, değişen GİB kurallarının işletme sürecine aktarılmasını sağlar. Güncel mevzuat, sistem uyarıları ve işletmenin gerçek satış modeli birlikte değerlendirilmelidir.

Planın yazılı olması, personel değiştiğinde bilgi kaybını azaltır. Bir sayfalık talimat; müşteri türünü, doğrulama sorusunu, gönderim durumunu ve sorumlu kişiyi içerebilir. Bu talimat, mali müşavirin güncel görüşüne göre yenilenmelidir.

Özet: 5 maddede kafe e-arşiv fatura kuralları

Kafe e-arşiv fatura sürecinde doğru belge türü, doğru müşteri bilgisi ve gönderim sonrası takip birlikte yürütülmelidir. Sadece POS slipine veya eski bir uygulamaya güvenmek, belge hatalarını ve mutabakat farklarını artırabilir.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol ederek e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasında doğru seçim yapın.
• Kafenin zorunluluk kapsamını ciro, faaliyet, mükellefiyet ve güncel GİB duyurularıyla birlikte değerlendirin.
• Unvan, vergi bilgisi, adres, satış içeriği, vergi hesapları ve toplam tutarı göndermeden önce doğrulayın.
• POS slipi, yazar kasa fişi ve e-Arşiv Faturanın farklı belgeler olduğunu unutmayın.
• İptal, iade, arşiv, teslim, kontör ve günlük mutabakat kayıtlarını düzenli olarak kontrol edin.

Bu beş kuralın günlük karşılığı, faturayı ödeme anından ayrı bir kontrol adımı olarak ele almaktır. Kasa görevlisi önce alıcı tipini seçer, sonra bilgileri doğrular ve en son gönderim durumunu kontrol eder. Böylece yoğunluk, belge türü seçimindeki eksikliği gizlemez. Bir sorun çıktığında aynı faturayı peş peşe yeniden göndermek yerine ilk kaydın oluşup oluşmadığı ve iade veya iptal gerekip gerekmediği incelenmelidir.

Karar verilemiyorsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Kafe yönetimi ayrıca haftalık olarak kurumsal müşteri sayısını, gelen belge adedini ve başarısız gönderimleri raporlayabilir. Bu rapor, personel eğitimi ile kontör planının gerçek kullanım verisine göre güncellenmesine yardımcı olur.

Belge hacminizi takip etmek isterseniz, efaturakontor.com paketlerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontörlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz.

Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel paket açıklamalarından kontrol edin.