Kafe mali müşavir e-fatura: İş bölümü ve uygulama rehberi

Kafe mali müşavir e-fatura iş bölümünde kafe günlük belge verisini ve müşteri bilgilerini sağlar; mali müşavir mevzuat kontrolünü, muhasebe kaydını ve dönemsel doğrulamayı yürütür. Kafe ve Mali Müşavir Arasında e-Fatura İş Bölümü, bu sorumlulukları belge türü ve işlem adımı üzerinden ayırır.

Bu rehber, kafe sahibi, işletme yöneticisi, kasa sorumlusu ve mali müşavir için hazırlanmıştır. Amaç; hangi belgenin ne zaman kesileceğini, hangi verinin kim tarafından kontrol edileceğini ve hatalı işlemlerde izlenecek yolu netleştirmektir. Güncel GİB duyurularını ve mali müşavirinizi ayrıca kontrol edin.

Kafe mali müşavir e-fatura iş bölümü nasıl kurulmalı?

Kafe mali müşavir e-fatura iş bölümü, günlük operasyon ile mali kontrolün yazılı biçimde ayrılmasıyla kurulmalıdır. Kafe satış bilgisini doğru toplar ve belgeyi zamanında oluşturur. Mali müşavir ise mükellefiyet durumunu, belge türünü, kayıtları ve dönemsel muhasebe uyumunu denetler.

Belgenin düzenlenmesi ile muhasebe kaydının yapılması aynı görev değildir. Kasa personeli müşteri bilgilerini alabilir, yetkili çalışan belgeyi oluşturabilir. Mali müşavir, kendisine iletilen belgeleri kayıtlarla karşılaştırır. Yetki sözleşmesinde ayrıca belirtilmedikçe her satışın mali müşavir tarafından manuel girileceği varsayılmamalıdır.

İş bölümü yapılırken tek bir sorumlu yerine işlem zinciri belirlenmelidir. Örneğin çalışan müşteri bilgilerini toplar, vardiya sorumlusu belgeyi kontrol eder, işletme sahibi gün sonu raporunu onaylar. Mali müşavir, bu raporu elektronik belgeler ve banka hareketleriyle karşılaştırır.

Örnek olarak küçük bir kafe, sabah vardiyasında gelen kurumsal müşterinin vergi bilgilerini alabilir. Öğleden sonra yetkili kullanıcı belgeyi düzenler. Akşam işletme sahibi, kesilen belge sayısını ve toplam tutarı kontrol eder. Mali müşavir ertesi kontrol döneminde bu verileri muhasebe kaydıyla eşleştirir.

Kafenin e-Fatura kapsamı nasıl belirlenir?

Kafenin e-Fatura kapsamı; işletmenin hukuki yapısı, vergi bilgileri, faaliyet alanı, ciroya bağlı şartları ve GİB kayıtları incelenerek belirlenir. Sadece kafe işletmek, her işletmenin aynı tarihte veya aynı yöntemle e-Fatura kullanacağı anlamına gelmez.

e-Fatura mükellefiyeti, belirli şartları taşıyan işletmenin elektronik fatura sisteminde belge düzenlemesi demektir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenebilen elektronik fatura türüdür. Uygulanacak kapsam; faaliyet, işletme türü, güncel hadler ve özel düzenlemelere göre değişebilir.

Mali müşavir önce vergi levhasını, faaliyet kodunu, şirket veya şahıs işletmesi durumunu, şube yapısını ve mevcut e-belge kayıtlarını inceler. Ardından GİB sistemindeki mükellefiyet durumunu kontrol eder. İşletme sahibi, bu inceleme yapılmadan yalnızca başka bir kafenin uygulamasını kendi işletmesine örnek almamalıdır.

Yanlış: Her kafe aynı ciroya ve aynı tarihe göre e-Fatura kullanır. Doğru: Her kafenin kapsamı kendi vergi ve faaliyet bilgileriyle incelenir. Hadler ve zorunluluklar yıllık olarak güncellenebileceği için güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü birlikte değerlendirilmelidir.

Yeni açılan, şube ekleyen veya işletme türünü değiştiren kafeler ayrıca durum kontrolü yapmalıdır. Kapanış, devir veya faaliyet değişikliği de belge süreçlerini etkileyebilir. Kafenin sektör bazlı belge akışını kafe sektörü sayfasında inceleyebilirsiniz.

Bu aşamada mali müşavire sorulacak sorular açık olmalıdır: Hangi belge türü kullanılacak, hangi kullanıcı belge kesecek, hangi tarihten itibaren kayıt tutulacak ve gelen belgeler nasıl aktarılacak? Yazılı cevaplar, sonraki görev paylaşımının temelini oluşturur.

Kafede e-Fatura mı e-Arşiv Fatura mı kullanılır?

Kafede e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya; e-Arşiv Fatura ise ilgili kurallara göre e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenen belge olarak değerlendirilir. Kesin seçim, alıcının statüsü ve güncel mevzuat kontrol edilerek yapılmalıdır.

e-Fatura, iki elektronik belge kullanıcısı arasındaki sistemsel fatura akışını ifade eder. e-Arşiv Fatura, elektronik olarak oluşturulan ve arşivlenen faturadır. Kafe, kurumsal müşterinin e-Fatura kayıtlı olup olmadığını ve gerekli müşteri bilgilerini satıştan önce kontrol etmelidir.

Bireysel müşteriye yapılan her satışın otomatik olarak aynı belgeye dönüşeceği düşünülmemelidir. Satışın niteliği, müşterinin belge talebi, ödeme kanalı ve işletmenin tabi olduğu kurallar birlikte incelenir. Bu nedenle kasa ekranındaki ödeme hareketi ile fatura türü aynı kavram değildir.

POS slipi, kartla yapılan ödemenin kanıtıdır; tek başına her durumda vergi faturası yerine geçmez. Fatura istenen işlemde müşteri bilgileri eksiksiz alınmalıdır. Unvan, vergi numarası, adres ve e-posta gibi alanlar, kullanılan sistemin zorunlu veri yapısına göre kontrol edilmelidir.

Kafe, e-Arşiv Fatura sürecinde alıcı türünü ve satış senaryosunu doğru seçmelidir. İade veya değişiklik olduğunda ilk belgenin türü, gönderim durumu ve işlem tarihi incelenir. Yeni belge oluşturmak, önceki hatayı her zaman kendiliğinden düzeltmez.

Örneğin bir kafe, toplantı organizasyonu için şirketten sipariş aldığında önce şirketin e-Fatura durumunu sorar. Şirket e-Fatura kullanıcısıysa ilgili akış uygulanır. Kullanıcı değilse e-Arşiv seçeneği gündeme gelebilir. Son karar, kafenin mali müşaviri ve güncel GİB kurallarıyla doğrulanır.

e-Fatura kesme görevini kafe mi mali müşavir mi üstlenir?

e-Fatura kesme görevini çoğu iş akışında kafe, mali müşavir ise kontrol ve muhasebe görevini üstlenir. Ancak taraflar yazılı olarak farklı bir yetki paylaşımı belirleyebilir. Önemli olan, belgeyi düzenleyen kişinin doğru veriye ve tanımlı kullanıcı yetkisine sahip olmasıdır.

Kafe sahibi, satış anında oluşan bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Mali müşavir, belgenin muhasebe kaydına uygunluğunu ve mevzuat açısından gereken kontrolleri yapar. Mali müşavirin her belgeyi oluşturması, kafenin müşteri verisi ve operasyonel sürece ilişkin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

1. Kafe, alıcının müşteri türünü ve fatura bilgilerini satıştan önce toplar.
2. Yetkili çalışan, işlem için uygun e-belge türünü seçer.
3. Belge tutarı, vergi bilgileri, tarih ve alıcı bilgileri gönderimden önce kontrol edilir.
4. Belge, tanımlı elektronik sistem üzerinden oluşturulur ve gönderim durumu izlenir.
5. Kafe, belge raporunu ve satış dayanağını mali müşavire belirlenen takvimde iletir.

Mali müşavir belge düzenleme görevini de üstleniyorsa, kafenin günlük veri aktarım saati netleştirilmelidir. Hangi satışların toplu gönderileceği, eksik müşteri bilgisinin nasıl tamamlanacağı ve hata çıktığında kimin aranacağı yazılı olmalıdır. Aksi durumda görev devri, kontrol boşluğuna dönüşebilir.

Örneğin işletme sahibi gün içinde iş başındaysa belgeyi kendisi düzenleyebilir. Yoğun akşam vardiyasında ise bu yetki eğitimli kasa sorumlusuna verilebilir. Mali müşavir, bu kullanıcıların işlemlerini dönemsel raporlarla kontrol eder. Kullanıcı değiştiğinde yetki listesi de güncellenmelidir.

e-Fatura ürün sayfasındaki temel işlem akışı incelenirken, kafenin kendi rol dağılımı ayrıca yazılmalıdır. Sistem ekranını bilmek, müşteri bilgisini doğru almak ve belgeyi muhasebeye eksiksiz aktarmak kadar önemlidir.

Kafe çalışanları e-Fatura bilgilerini nasıl toplar?

Kafe çalışanları e-Fatura bilgilerini satış sırasında, müşterinin belge talebi kesinleştiğinde ve yetkili kişinin kontrolünden geçecek şekilde toplamalıdır. Bilgi toplama işlemi, yoğun saatlerde sonradan hatırlamaya bırakılırsa yanlış unvan, eksik vergi numarası veya hatalı adres riski artar.

Çalışanların alacağı bilgiler işletmenin belge türüne göre değişir. Genellikle alıcının unvanı, vergi numarası veya gerekli kimlik bilgisi, adresi, e-posta adresi, sipariş açıklaması ve toplam tutar kontrol edilir. Kasa ekranındaki zorunlu alanlar, mali müşavirle birlikte belirlenmelidir.

Vardiya sonunda kasa sorumlusu, kesilen belgeler ile POS ve satış raporunu karşılaştırmalıdır. Fatura talep edilen ancak müşteri bilgisi tamamlanmayan işlem ayrı bir listede tutulmalıdır. Bu liste, müşteri bilgisi tamamlanmadan gönderim yapılmaması için mali müşavire veya işletme sahibine aktarılabilir.

Örneğin küçük bir mahalle kafesinde Ayşe Hanım sabah vardiyasında kurumsal müşterinin bilgilerini alır. Kasa sorumlusu, belgeyi oluşturmadan önce unvan ve vergi numarasını tekrar okur. Akşam işletme sahibi, belge toplamını gün sonu satış raporuyla karşılaştırır. Böylece tek kişinin dikkatsizliği sürecin tamamını etkilemez.

Yanlış: Mali müşavire yalnızca POS sliplerini göndermek yeterlidir. Doğru: Mali müşavire elektronik belge, satış raporu, iade bilgisi ve açıklama gerektiren işlemler birlikte iletilmelidir. POS slipi ödeme kanıtı sağlar; faturanın tüm muhasebe ve belge bilgilerini tek başına göstermez.

Çalışanlara kullanıcı adı ve parola ortak biçimde verilmemelidir. Her kullanıcıya görevine uygun yetki tanımlanması, hatanın kim tarafından oluşturulduğunu izlemeyi kolaylaştırır. İşten ayrılan veya görev değiştiren personelin erişimi aynı gün gözden geçirilmelidir.

Mali müşavir kafenin e-Fatura kayıtlarını nasıl kontrol eder?

Mali müşavir, kafenin e-Fatura kayıtlarını belge durumu, alıcı bilgisi, tutar, vergi, tarih ve muhasebe kaydı açısından karşılaştırarak kontrol eder. Kontrol yalnızca gönderilen faturaların sayısına bakmakla tamamlanmaz; satış ve gider belgelerinin dayanakları da incelenir.

İlk kontrol, gönderilen belgelerin başarılı, bekleyen, reddedilen veya hata alan durumlarını ayırır. Ardından belge numarası, tarih, alıcı, açıklama ve toplam tutar kontrol edilir. Hatalı veya eksik kayıtlar, kafenin günlük satış raporu ile birlikte değerlendirilir.

Dönemsel kontrolde banka hareketleri, POS raporları, kasa raporu ve elektronik belgeler karşılaştırılabilir. Bu karşılaştırma, satış yapılmış ancak belge görünmeyen işlemleri veya belge oluşturulmuş fakat satış raporuna yansımayan kayıtları ortaya çıkarabilir. İnceleme kapsamı kafenin çalışma düzenine göre belirlenir.

Bir belgede yanlış vergi bilgisi, hatalı alıcı veya tutar farkı varsa mali müşavir doğrudan düzeltme yapmadan önce kafe ile işlem dayanağını doğrulamalıdır. Çünkü mali müşavir, satışın nasıl gerçekleştiğini bilmeden yalnızca ekrandaki belgeye göre doğru karar veremeyebilir.

Örneğin aylık raporda 180 belge görünürken POS raporu 185 faturalı işlem gösteriyorsa, beş işlem ayrı ayrı araştırılır. Eksik müşteri bilgisi, gönderim hatası veya yanlış rapor filtresi ihtimalleri incelenir. Fark kapatılmadan dönem kaydı kesinleştirilmemelidir.

Kontrol sonuçları kısa bir hata listesiyle kafe sahibine iletilmelidir. Listede belge numarası, sorun, gerekli aksiyon, sorumlu kişi ve tamamlanma tarihi bulunabilir. Böylece aynı hata sonraki ay tekrarlandığında neden ve çözüm izlenebilir hale gelir.

Gelen e-Fatura ve gider belgelerini kim yönetir?

Gelen e-Fatura ve gider belgelerini günlük olarak kafe adına yetkilendirilmiş kişi takip eder; mali müşavir ise belgeyi muhasebe ve vergi kayıtları açısından inceler. Gelen belgenin sisteme ulaşması, otomatik olarak doğru gider hesabına işlendiği anlamına gelmez.

Kafelerde kahve, çay, süt, gıda, temizlik, bakım, kira veya hizmet alımlarına ilişkin belgeler farklı açıklamalar taşıyabilir. Yetkili çalışan önce belgenin gerçekten kafe için düzenlenip düzenlenmediğini kontrol eder. Tutar, tarih, satıcı bilgisi ve alınan mal veya hizmet karşılaştırılır.

İşletme için uygulanabilir bir akış şöyledir: Gelen kutusu her iş günü kontrol edilir. Belge, ilgili satın alma veya teslim bilgisiyle eşleştirilir. Eksik veya hatalı belge işaretlenir. Uygun belge, mali müşavirin belirlediği klasör, rapor veya entegrasyon akışıyla paylaşılır.

Gelen belgeyi onaylayan kişi ile muhasebe kaydını yapan kişinin farklı olması, ikinci bir kontrol sağlar. Küçük kafelerde bu kişiler aynı olabilir; bu durumda işletme sahibi ay sonunda seçili belgeleri ayrıca incelemelidir. Satıcıya ait olmayan veya kafe ile ilgisi bulunmayan belgeler kayda alınmamalıdır.

Belgeye itiraz, iade veya düzeltme gerektiğinde kafe gecikmeden mali müşavire bilgi vermelidir. Uygulanacak işlem, belgenin türüne, sistemdeki durumuna ve güncel kurallara göre belirlenir. Ekrandaki belgeyi görmezden gelmek, muhasebe kayıtlarındaki uyuşmazlığı çözmez.

Gelen belgeler için dosya adı veya açıklama standardı oluşturulabilir. Örneğin satıcı adı, belge tarihi ve belge numarası birlikte kullanılabilir. Bu yöntem, mali müşavirin aradığı belgeyi bulmasını ve kafenin geçmiş satın alma kayıtlarını açıklamasını kolaylaştırır.

Kafede e-Fatura iptali ve hatalı belge süreci nasıl yürür?

Kafede e-Fatura iptali ve hatalı belge süreci, önce belgenin türü ve sistemdeki durumu kontrol edilerek yürütülür. Belgeyi ekrandan silmek, gönderilmiş elektronik faturayı hukuken veya sistemsel olarak ortadan kaldırmaz.

Hata; yanlış alıcı, hatalı tutar, yanlış vergi bilgisi, mükerrer belge veya gerçekleşmeyen satış şeklinde ortaya çıkabilir. Her hata aynı işlemle düzeltilmez. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura için uygulanacak iptal, iade veya yeni belge süreci farklı olabilir.

İlk adımda kafe, belge numarasını, tarihini, alıcıyı, tutarı ve hatanın kaynağını mali müşavire iletir. İkinci adımda belgenin gönderim ve kabul durumu kontrol edilir. Üçüncü adımda mevzuata uygun işlem seçilir ve yapılan işlem kayıt altına alınır.

Yanlış: Hatalı belgeyi silip aynı numarayı yeniden kullanmak. Doğru: Belgenin durumunu kontrol edip yetkili süreç üzerinden iptal, iade veya düzeltme yolunu uygulamak. Yeni belge oluşturulacaksa eski belgenin neden geçersiz kaldığı da açıklanmalıdır.

Örneğin kafe, kurumsal müşterinin vergi numarasını yanlış girerek belge gönderdiğini fark ederse, önce belgenin sistem durumunu ve alıcıya ulaşıp ulaşmadığını kontrol eder. Ardından mali müşavir, uygun düzeltme yöntemini belirler. Kafe, ekran görüntüsü ve işlem açıklamasını dosyasında saklar.

İptal veya düzeltme işlemlerinde kesin süreler ve yöntemler belge tipine göre değişebileceği için rakam ezberlemek yerine güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü izlenmelidir. İşlem tamamlandığında yeni belgenin eski belgeyle ilişkisi raporlarda açıkça görülmelidir.

Kafe e-Fatura portalı ve kullanıcı yetkileri nasıl yönetilir?

Kafe e-Fatura portalı, gönderilen ve alınan belgelerin, kullanıcı işlemlerinin ve durum bilgilerinin takip edildiği çalışma ekranıdır. Portalın doğru kullanımı için her personele göreviyle sınırlı yetki verilmeli, yönetici erişimi işletme sahibi veya sorumlu kişide tutulmalıdır.

Kafeler GİB portalı, özel entegratör ekranı veya kullandıkları ticari yazılımın e-belge modülüyle çalışabilir. Seçim yapılırken kafenin belge hacmi, şube yapısı, kasa sistemi, muhasebe aktarımı ve kullanıcı sayısı dikkate alınır. Aynı anda iki farklı ekranda işlem yapılacaksa veri tekrarının nasıl önleneceği belirlenmelidir.

Kasa çalışanı yalnızca taslak oluşturma veya satış belgesi işlemi için yetkilendirilebilir. İşletme sahibi gönderim, iptal talebi ve rapor ekranlarını görebilir. Mali müşavir ise gerekli muhasebe raporlarına, gelen-giden kutularına ve kontrol belgelerine erişebilir. Yetki seviyesi, görev değiştikçe güncellenmelidir.

Portalda gelen ve giden kutularının günlük kontrol edilmesi, bekleyen belgelerin fark edilmesini sağlar. Belge durumları belirli aralıklarla dışa aktarılabilir veya mali müşavirin istediği rapor formatında paylaşılabilir. Elektronik saklama imkânı bulunsa bile işletme, kritik raporların yedeğini kendi düzeninde tutmalıdır.

Şifrelerin ortak kullanılması, yetkisiz işlem ve sorumluluk belirsizliği oluşturur. Çalışan ayrıldığında hesabı kapatılmalı, yeni çalışan başladığında ayrı kullanıcı açılmalıdır. İki aşamalı doğrulama veya benzeri güvenlik seçenekleri bulunuyorsa işletmenin güvenlik politikasına göre etkinleştirilmelidir.

Portal seçimi yapılırken yalnızca ekran sayısına bakılmamalıdır. Gelen belge takibi, arama, raporlama, saklama, kullanıcı yetkisi ve muhasebe aktarımı birlikte değerlendirilmelidir. Mali müşavir, kafenin kullanacağı ekranı görmeden yalnızca genel bir kullanım talimatı vermemelidir.

Kafe için günlük ve aylık e-Fatura kontrol listesi nedir?

Kafe için günlük ve aylık e-Fatura kontrol listesi, satış, gelen belge, kullanıcı ve muhasebe aktarımı adımlarını ayrı ayrı izlemelidir. Liste kısa tutulmalı, her maddede sorumlu kişi ve kontrol zamanı bulunmalıdır.

• Gün içinde fatura talep edilen işlemlerde alıcı bilgileri eksiksiz alınmıştır.
• Belge türü, alıcının elektronik fatura durumuna ve satış senaryosuna göre kontrol edilmiştir.
• Gönderilen belgelerin başarılı, bekleyen veya hata alan durumları incelenmiştir.
• POS raporu, kasa raporu ve elektronik belge toplamları karşılaştırılmıştır.
• Gelen belgeler satıcı, tutar, tarih ve alınan mal veya hizmet açısından doğrulanmıştır.
• İade, iptal, mükerrer işlem veya müşteri itirazı olan belgeler ayrı listelenmiştir.
• Yeni çalışanların kullanıcı yetkileri ve ayrılan personelin erişimleri kontrol edilmiştir.
• Mali müşavire gönderilecek belge ve raporların tamamı belirlenen tarihte paylaşılmıştır.

Günlük kontrolde amaç, gönderim ve veri hatalarını aynı gün fark etmektir. Aylık kontrolde ise satış raporu, banka ve POS hareketleri, gelen gider belgeleri ve muhasebe kayıtları birlikte değerlendirilir. Her kontrolün sonunda bulunan fark için sorumlu kişi atanmalıdır.

Yoğun sezonlarda kontrol sıklığı artırılabilir. Örneğin turistik bölgede çalışan bir kafe, hafta sonu belge sayısının arttığı dönemlerde vardiya kapanışına ikinci bir kontrol ekleyebilir. Şube sayısı arttığında her şube için ayrı rapor ve ortak merkez kontrolü oluşturulmalıdır.

Liste elektronik dosyada tutuluyorsa her satıra kontrol tarihi ve kullanıcı adı eklenebilir. Kâğıt liste kullanılıyorsa imza veya paraf alanı bulunmalıdır. Amaç belge üretmek değil, hangi işlemin kontrol edildiğini ve hangi farkın çözüldüğünü izlenebilir hale getirmektir.

Mali müşavir, kontrol listesini kendi muhasebe kapanış takvimiyle eşleştirmelidir. Kafenin raporu geç göndermesi, doğru belgenin yanlış dönemde kayda alınmasına veya eksik incelemeye neden olabilir. Takvim, işletmenin çalışma saatlerine ve belge yoğunluğuna göre yazılı belirlenmelidir.

Kafe mali müşavir e-fatura kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Kafe mali müşavir e-fatura kontör ihtiyacı, belirli dönemde gönderilecek ve alınacak elektronik belge sayısının ayrı ayrı tahmin edilmesiyle hesaplanır. Kontör hesabı ürün satırı veya sayfa sayısına göre değil, kullanılan hizmetin belge sayım kuralına göre yapılmalıdır.

Kontör, e-belge işlemlerinde kullanılan hizmet birimi demektir. efaturakontor.com işleyişinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca müşterilere kesilen belgeler değil, tedarikçilerden gelen elektronik belgeler de aylık tahmine eklenmelidir.

Örnek olarak bir kafenin ayda 600 giden elektronik belgesi ve 120 gelen belgesi olduğunu varsayalım. Tahmini tüketim 600 artı 120, yani 720 kontördür. İşletme, mevsimsel artış, yeni şube ve yoğun kampanya dönemleri için ayrıca güvenlik payı planlamalıdır.

İşletme sahibi son üç veya altı ayın belge sayılarını çıkarabilir. Her ay giden belgeler, gelen belgeler, iade ve iptal işlemleri ayrı sütunlarda izlenmelidir. Yaz sezonu, okul dönemi, etkinlik anlaşmaları veya paket servis büyümesi varsa geçmiş ortalama tek başına yeterli olmayabilir.

İptal edilen veya yeniden düzenlenen belgelerde kontör hesabının nasıl uygulandığı hizmet koşullarına göre kontrol edilmelidir. İşletme, yalnızca tahmini satış sayısına bakarak paket seçmemelidir. Şube, tedarikçi sayısı, mali müşavirin belge erişimi ve gelen-giden belge yoğunluğu birlikte değerlendirilmelidir.

Aylık tüketim raporu düzenli izlenirse dönem sonunda kontör eksikliği veya gereksiz yüksek kapasite riski azalır. Raporlama sorumlusu, her ay başlangıç bakiyesini, kullanılan miktarı ve kalan kontörü mali müşavirden bağımsız olarak işletme sahibine bildirmelidir.

Özet: 5 maddede kafe mali müşavir e-fatura iş bölümü

Kafe mali müşavir e-fatura iş bölümünün temelinde, günlük verinin kafe tarafından sağlanması ve mali kontrolün mali müşavir tarafından yürütülmesi vardır. Taraflar, belge türünü, kullanıcı yetkisini, rapor teslimini ve hata çözümünü yazılı biçimde belirlemelidir.

• Kafe, satış sırasında alıcı bilgilerini doğru toplar ve belge için gerekli veriyi hazırlar.
• Mali müşavir, e-Fatura kapsamını, belge türünü, muhasebe kaydını ve dönemsel uyumu kontrol eder.
• Giden ve gelen belgeler, durumlarıyla birlikte günlük veya belirlenen takvimde izlenir.
• İptal, iade, hatalı bilgi ve mükerrer belge işlemleri silme yöntemiyle değil, uygun süreçle yürütülür.
• Kontör planı, hem giden hem gelen belge sayısı ve sezonluk değişimler dikkate alınarak yapılır.

Bu beş maddeyi bir görev çizelgesine dönüştürmek için her görevin yanına sorumlu kullanıcı, kontrol zamanı ve kullanılacak ekran yazılabilir. Çizelge, kafe çalışanlarının değişmesi durumunda güncellenmelidir. Mali müşavir de kendi rapor ve kayıt takvimini bu çizelgeyle eşleştirmelidir.

Kafenin kapsamı, belge türü veya iptal süreci konusunda tereddüt varsa sabit bir internet yorumuna göre karar verilmemelidir. Güncel GİB duyurusu, kullanılan portalın işlem açıklamaları ve mali müşavirin yazılı değerlendirmesi birlikte incelenmelidir. Mevzuat hadleri ve uygulama tarihleri yıllık değişebilir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur. Kafe, seçimini gerçek gelen-giden belge sayısına göre yapmalıdır.