Sektörel · 12 dk okuma · 10 Eylül 2026

e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kafe Örneğiyle Kime Belge?

Kafelerde e-Fatura ve e-Arşiv seçimini; müşteri kaydı, POS fişi, paket servis ve şirket adına fatura örnekleriyle açıklıyoruz.

efaturakontor.com Editör Ekibie-Fatura & kontör uzmanlığı · İçerik mevzuat değişikliklerine göre güncellenir
Kısa cevap

Kafe e-Fatura e-Arşiv ayrımında temel kural şudur: e-Fatura, GİB e-Fatura kayıtlarında bulunan alıcılara; e-Arşiv Fatura ise genel olarak bu kayıtlarda bulunmayan alıcılara düzenlenir. Belge türü, müşterinin ödeme şekline, masadaki ürünün fiyatına veya e-posta adresine göre seçilmez. Önce alıcının e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilir, ardından işlem bilgileriyle uyumlu belge oluşturulur.

Kafe e-Fatura e-Arşiv ayrımında temel kural şudur: e-Fatura, GİB e-Fatura kayıtlarında bulunan alıcılara; e-Arşiv Fatura ise genel olarak bu kayıtlarda bulunmayan alıcılara düzenlenir. Belge türü, müşterinin ödeme şekline, masadaki ürünün fiyatına veya e-posta adresine göre seçilmez. Önce alıcının e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilir, ardından işlem bilgileriyle uyumlu belge oluşturulur.

Bu rehber, kafe sahipleri, vardiya sorumluları, kasiyerler ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Özellikle masada tüketim, paket servis, kurumsal kahvaltı, catering ve şirket adına fatura taleplerinde hangi kontrolün yapılacağını açıklar. Kafedeki POS fişiyle e-belgeyi birbirine karıştırma, yanlış alıcıya belge gönderme ve aynı satış için iki kez belge düzenleme risklerini de örneklerle ele alır.

Belge seçimi, kafenin e-belge kullanıcısı olup olmadığı ve işlemin özel bir mevzuat kapsamına girip girmediği birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır. Zorunluluk, istisna veya güncel teknik uygulama konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kafe e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nasıl yapılır?

Kafe e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı, alıcının GİB e-Fatura kayıt durumuna göre yapılır. Alıcı kayıtlı bir e-Fatura kullanıcısıysa, kafenin e-belge kapsamındaki satışında genel olarak e-Fatura düzenlenir. Alıcı kayıtlı değilse, aynı kapsamda e-Arşiv Fatura kullanılır. Bu ayrım, müşterinin şirket sahibi veya bireysel tüketici olmasından daha belirleyicidir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura akışıdır. Belge, alıcının sistemdeki gelen kutusuna iletilir ve gönderim bilgileri sistem üzerinde izlenir. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılar için düzenlenen elektronik faturadır. Alıcıya iletim yöntemi, kafenin kullandığı uygulama ve güncel kurallara göre değişebilir. Ayrıntılı teknik özellikler için e-Fatura uygulaması ve e-Arşiv Fatura açıklamalarına bakılabilir.

Kafenin müşteriden nakit, kredi kartı, yemek kartı veya havale alması belge türünü tek başına değiştirmez. Aynı şekilde müşterinin Gmail, şirket uzantılı e-posta veya hiç e-posta adresi vermemesi de e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki temel seçimi belirlemez. Önemli bilgiler; alıcının vergi kimliği, e-Fatura kullanıcı durumu, satışın niteliği ve kafenin tabi olduğu belgeleme düzenidir.

Pratikte karar vermeden önce üç ayrı soruyu birbirinden ayırmak gerekir. Birinci soru, kafe bu satış için fatura veya başka bir mali belge düzenlemek zorunda mı sorusudur. İkinci soru, fatura düzenlenecekse alıcı e-Fatura kullanıcısı mı sorusudur. Üçüncü soru ise ödeme kaydıyla düzenlenen belgenin birbirini doğru tamamlayıp tamamlamadığıdır. Bu sıralama, kasada hızlı ve hatasız işlem kurulmasını sağlar.

Kafede e-Fatura kullanıcı durumu nasıl kontrol edilir?

Kafede e-Fatura kullanıcı durumu, alıcının doğru VKN veya TCKN bilgisiyle uygulamadaki alıcı sorgulama ekranından kontrol edilir. Müşterinin yalnızca şirket adını söylemesi, e-posta göndermesi veya kartvizit göstermesi yeterli değildir. Kullanıcı kaydı belge düzenlenmeden önce ve doğru alıcı bilgisiyle incelenmelidir.

Şirket müşteriden fatura talebi geldiğinde önce unvan, vergi kimlik numarası, vergi dairesi ve adres bilgileri alınır. Gerçek kişi adına düzenlenecek belgede gereken kimlik bilgileri, kullanılan uygulamanın alanlarına ve güncel kurallara göre girilir. VKN içinde tek bir rakamın yanlış yazılması, sorgunun başka bir işletmeyi göstermesine veya belgenin hatalı alıcıya gitmesine neden olabilir.

  1. Kasiyer, müşteriden belge üzerinde kullanılacak resmi unvanı ve vergi kimlik bilgilerini alır.
  2. Uygulamadaki alıcı sorgulama ekranında VKN veya gerekli kimlik bilgisiyle kayıt kontrol edilir.
  3. Sonuçta görünen unvanın müşterinin verdiği bilgilerle aynı olduğu doğrulanır.
  4. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğu görülürse e-Fatura, olmadığı görülürse fatura düzenlenmesi gereken durumda e-Arşiv seçilir.
  5. Sorgu sonucu belirsizse kasiyer tahmin yapmaz; mali müşavirden veya yetkili sistem sorumlusundan teyit alır.

Şirketin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını müşteriye sormak yardımcı olabilir, ancak tek başına yeterli kontrol değildir. Bir şirket yeni kayıt olmuş, unvan değiştirmiş veya şube bilgisiyle merkez bilgisi karıştırılmış olabilir. Bu nedenle belge oluşturma ekranındaki kayıt, müşterinin beyanıyla birlikte değerlendirilmelidir. Güncel kullanıcı listesi ve uygulama yöntemi için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

POS fişi ile e-Fatura veya e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

POS fişi, ödemenin kart veya ödeme kuruluşu üzerinden gerçekleştiğini gösteren işlem kaydıdır; e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura ise fatura niteliğindeki ayrı bir elektronik belgedir. Kart slipinde tutar ve işlem bilgisi bulunabilir, ancak bu durum slipin otomatik olarak e-Fatura yerine geçtiği anlamına gelmez.

Kafelerde ayrıca ÖKC fişi, yemek kartı çıktısı, sipariş ekranı ve banka tahsilat kaydı bulunabilir. Bu belgelerin her biri farklı bir süreci kanıtlar. ÖKC belgesinin belirli işlemlerdeki hukuki niteliği, kullanılan cihaz ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir. Her müşteri için hem perakende belgesi hem de fatura düzenlenip düzenlenmeyeceği, işlemin şartlarına göre mali müşavirle netleştirilmelidir.

Örneğin müşteri kahvesini kredi kartıyla ödemiş ve fatura istememiş olabilir. Bu işlemde kart slipi ödeme kanıtıdır. Kafenin ilgili satış için hangi mali belgeyi düzenleyeceği, kendi e-belge kapsamına ve perakende satış düzenine bağlıdır. Müşteri sonradan şirket adına fatura isterse, önce alıcı bilgileri ve kullanıcı durumu kontrol edilir. Önceki belgeyle yeni belgenin aynı satışa ait olduğu da kayda alınır.

Yanlış: Kredi kartıyla yapılan her satış için otomatik olarak e-Arşiv Fatura kesmek veya POS slipini e-Fatura sanmak doğrudur. Doğru: Ödeme kaydını ayrı, mali belgeyi ayrı değerlendirin; fatura gerekiyorsa alıcının e-Fatura durumunu kontrol ederek uygun belgeyi oluşturun.

Masada tüketim yapan bireysel müşteriye hangi belge verilir?

Masada tüketim yapan bireysel müşteriye verilecek belge, müşterinin fatura isteğine, kafenin uygulamasına ve satışın tabi olduğu güncel belgeleme kurallarına göre belirlenir. Bireysel müşterinin e-Fatura kullanıcısı olmaması, fatura düzenlenmesi gereken durumda genel olarak e-Arşiv seçilmesini sağlar. Ancak her masa hesabı otomatik olarak ayrıca e-Arşiv faturaya dönüştürülmez.

Örneğin Ayşe Hanım kafede kahve ve tatlı tüketmiş, ödeme sonrası yalnızca işletmenin düzenlediği perakende belgesini almıştır. Fatura talebi bulunmuyorsa kafe, kendi satış sisteminde ve mevzuatta öngörülen belge akışını uygular. Ayşe Hanım daha sonra faturayı kişisel bilgileriyle isterse, kafe önce bu talebin hangi belgeyle karşılanacağını belirler. Fatura düzenlenecekse alıcının bilgileri alınır ve e-Arşiv süreci işletilir.

Masada tüketim ile paket servis arasında otomatik belge farkı kurmak da doğru değildir. Her iki işlemde de müşterinin kim olduğu, faturanın talep edilip edilmediği, satışı kimin yaptığı ve kafenin hangi e-belge uygulamasını kullandığı incelenir. Menüdeki ürünün pahalı olması, masanın kalabalık olması veya ödemenin bölünmesi, tek başına e-Fatura seçimini gerektirmez.

Yanlış: Bireysel müşteri olduğu için her durumda yalnızca POS fişi yeterlidir veya müşterinin e-posta adresi varsa mutlaka e-Fatura kesilir. Doğru: Fatura gerekip gerekmediğini belirleyin; fatura gerekiyorsa bireysel alıcının kullanıcı durumuna göre e-Arşiv sürecini uygulayın.

Kafe çalışanları bu ayrımı müşteriye sade biçimde açıklayabilir. Önce müşterinin fatura isteği sorulur, sonra ad-soyad veya gerekli kimlik bilgileri alınır. Şirket adına düzenleme isteniyorsa bireysel işlem gibi devam edilmez. Müşterinin verdiği şirket bilgileriyle e-Fatura kullanıcı sorgusu yapılır ve sonuç ekranına göre belge tipi seçilir.

Şirket adına kafe faturası nasıl düzenlenir?

Şirket adına kafe faturası düzenlemek için önce tüzel kişinin doğru kimlik bilgileri ve e-Fatura kullanıcı durumu alınmalıdır. Şirketin kafede ödeme yapması, onu otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı yapmaz. Kafe, fatura düzenlenecek alıcının VKN bilgisiyle sorgu yapar ve çıkan sonuca göre e-Fatura veya e-Arşiv Fatura seçer.

Bir şirketin çalışanı, kurumsal kahvaltı veya toplantı ikramı için ödeme yapabilir. Çalışanın kartını kullanması, faturanın çalışanın kişisel bilgilerine kesileceği anlamına gelmez. Fatura şirket adına isteniyorsa şirket unvanı, VKN, vergi dairesi, adres ve varsa siparişe ait açıklamalar işletmenin prosedürüne uygun şekilde alınmalıdır. Ödeme yapan kişi ile faturadaki alıcının farklı olabileceği kasiyere anlatılmalıdır.

  1. Müşteriden şirketin resmi unvanını, VKN bilgisini ve fatura adresini alın.
  2. Şirketin e-Fatura kullanıcı durumunu uygulamanızdaki sorgu ekranından kontrol edin.
  3. Menü, kişi sayısı, hizmet tarihi ve toplam tutar gibi işlem bilgilerini sipariş kaydıyla karşılaştırın.
  4. Kullanıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse fatura düzenlenmesi gereken durumda e-Arşiv oluşturun.
  5. Belge numarası ve gönderim durumunu vardiya kapanış kayıtlarına ekleyin.

Şirketin yalnızca e-posta adresi vermesi, vergi bilgilerini vermemesi veya çalışan kartvizitinin bulunması belge düzenlemek için yeterli değildir. Fatura bilgileri eksikse çalışan belgenin gönderimini durdurmalı ve müşteriden resmi bilgileri istemelidir. Bilgiler doğrulanmadan kesilen belge, sonradan iptal veya düzeltme süreci doğurabilir.

Yanlış: Kurumsal müşteri ödeme yaptıysa doğrudan e-Fatura seçmek ve şirket unvanını müşterinin söylediği biçimde kontrolsüz yazmak hatalıdır. Doğru: VKN ile sorgu yapın, resmi unvanı sistem sonucuyla karşılaştırın ve belge türünü bu kontrolden sonra belirleyin.

Paket servis ve online siparişte e-Fatura mı e-Arşiv mi seçilir?

Paket servis ve online siparişte e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, ödeme kanalına değil alıcının e-Fatura kullanıcı durumuna ve satışı kimin yaptığına göre belirlenir. Kendi sipariş sisteminden yapılan satışla bir platform aracılığıyla alınan siparişte tarafların rolü aynı olmayabilir. Bu nedenle önce faturayı düzenleyen mükellef belirlenmelidir.

Kafe siparişi kendi adına alıyor, tahsilatı kendi sistemi üzerinden yapıyor ve müşteriye fatura düzenliyorsa alıcı bilgileri kontrol edilir. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse fatura düzenlenmesi gereken durumda e-Arşiv uygulanır. Müşterinin siparişi uygulama üzerinden vermesi veya teslimat adresinin farklı olması bu temel kuralı değiştirmez.

Bir aracı platform, sözleşmesine göre yalnızca siparişi yönlendirebilir, tahsilat yapabilir veya belirli hizmetleri kendi adına faturalandırabilir. Platformun müşteri adına hangi belgeyi düzenlediği, kafenin ayrıca aynı satış için belge düzenleyip düzenlemeyeceğini etkiler. Sözleşme, komisyon faturası ve satış faturası birbirinden ayrılmalıdır. Bu ayrım yapılmadan her sipariş için otomatik e-Arşiv oluşturmak çift belge riskini artırır.

Online sipariş ekranında müşterinin şirket bilgileri, vergi kimlik numarası ve fatura talebi ayrı alanlarda tutulmalıdır. Sadece teslimat adresi, alıcı vergi bilgisi yerine kullanılmamalıdır. Sipariş iptal edildiğinde, kısmi iade olduğunda veya ödeme platform üzerinden geri döndüğünde belgeye uygulanacak işlem sistemdeki satış kaydıyla eşleştirilmelidir.

Paket servis yoğunluğu olan kafeler, vardiya kapanışında sipariş platformu raporu ile düzenlenen e-belge listesini karşılaştırmalıdır. Rapor ile belge sayısı uyuşmuyorsa önce mükerrer kayıt, iptal edilen sipariş ve platformun kendi belgelendirme sorumluluğu incelenir. Emin olunmayan sözleşme veya teknik akış için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Catering ve kurumsal kahvaltıda belge düzeni nasıl kurulmalıdır?

Catering ve kurumsal kahvaltıda belge düzeni, siparişin alıcısı, hizmetin kapsamı, teslimat biçimi ve faturayı düzenleyen taraf belirlenerek kurulmalıdır. Kafe, yalnızca masada servis yaptığı küçük satışlardaki yöntemi büyük organizasyona aynen uygulamamalıdır. Kurumsal alıcı e-Fatura kullanıcısıysa genel olarak e-Fatura, değilse fatura düzenlenmesi gereken durumda e-Arşiv gündeme gelir.

Örneğin bir kafe, bir şirketin toplantısına yüz kişilik kahvaltı hazırlıyor. Sipariş alınırken şirketin resmi unvanı, VKN bilgisi, hizmet tarihi, kişi sayısı, menü kapsamı, teslim yeri ve varsa sözleşmedeki açıklamalar kaydedilir. Şirketin e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilmeden belge türü seçilmez. Sipariş avansı, kalan ödeme ve hizmetin tamamlanması gibi aşamalar da mali müşavirle değerlendirilir.

Yiyeceklerin kafeden başka bir adrese taşınması, fatura ile taşıma veya sevk belgesinin aynı olduğu anlamına gelmez. E-Fatura ve e-Arşiv Fatura mali belge akışını, e-İrsaliye veya ilgili sevk belgesi ise mal hareketine ilişkin süreci ifade eder. E-İrsaliye gerekip gerekmediği, kafenin yükümlülüğü ve taşımanın niteliğine göre ayrıca incelenmelidir.

Uzman notu: Büyük siparişlerde belge türünü teslimat gününde belirlemeyin; müşteri bilgilerini, sözleşmeyi ve e-Fatura kullanıcı durumunu sipariş onaylanırken kontrol edin.

Catering hizmetinde birden fazla şube veya farklı şirket adına ödeme yapılacaksa tek alıcı varsayımı kurulamaz. Her alıcının resmi bilgisi ayrı doğrulanmalıdır. Şirketin çalışanı siparişi verse bile belge, ödemeyi yapan kişinin değil hizmetten yararlanan ve faturayı talep eden doğru tüzel kişinin bilgileriyle düzenlenmelidir.

Yanlış e-Fatura veya e-Arşiv düzenlenirse nasıl düzeltilir?

Yanlış e-Fatura veya e-Arşiv düzenlendiğinde belgeyi sistemden rastgele silmek yerine hatanın türü ve belgenin gönderim durumu belirlenmelidir. Yanlış belge türü, yanlış VKN, hatalı tutar, mükerrer belge ve eksik alıcı bilgisi farklı düzeltme yolları gerektirebilir. Uygulamadaki iptal, ret, itiraz, iade veya yeniden düzenleme seçenekleri güncel kurallara göre kullanılmalıdır.

Belge henüz gönderilmemişse taslak kontrolü yapılır ve doğru alıcı bilgileriyle yeniden oluşturulur. Belge karşı tarafa veya sisteme iletilmişse, yalnızca PDF dosyasını silmek resmi kaydı ortadan kaldırmaz. Belgenin numarası, oluşturma zamanı, gönderim durumu ve hata nedeni kaydedilir. Sonraki işlem, e-Fatura veya e-Arşiv uygulamasının ilgili iş akışından yürütülür.

Durumİlk kontrolİşlem yaklaşımıKaçınılacak hata
e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv düzenlendi.Alıcının VKN ve kullanıcı durumu doğrulanır.Mali müşavirle uygun iptal veya düzeltme akışı belirlenir.Aynı satış için ikinci belgeyi kontrolsüz kesmekten kaçınılır.
VKN veya unvan yanlış yazıldı.Belgenin gönderim ve kabul durumu incelenir.Uygulamanın ilgili düzeltme süreci kullanılır.Yalnızca e-posta göndererek resmi düzeltme yapıldığı sanılmaz.
Aynı satış için iki belge oluştu.POS, sipariş ve e-belge kayıtları karşılaştırılır.Mükerrer belge için yetkili düzeltme yöntemi uygulanır.İki belgenin de muhasebeye aktarılmasına izin verilmez.
POS kaydı ile fatura tutarı uyuşmuyor.İndirim, iade ve hizmet kalemleri incelenir.Satış kaydı ve belge birlikte düzeltilir.Yalnızca POS raporunu değiştirip e-belgeyi bırakmak doğru değildir.

Belge düzeltme sürecinde tarih veya süre konusunda tahmin yürütülmemelidir. İptal, ret ve itiraz seçeneklerinin kullanılabileceği zaman aralığı belge türüne ve güncel teknik düzenlemeye bağlı olabilir. Uygulamadaki yardım ekranını, güncel GİB duyurularını ve sık sorulan sorular sayfasını inceleyin; tereddütte mali müşavirinizden yazılı işlem akışı isteyin.

Kafe vardiyasında e-belge kontrolü nasıl yapılır?

Kafe vardiyasında e-belge kontrolü, sipariş kaydı, ödeme kaydı, alıcı bilgisi, belge türü ve gönderim durumunun birlikte karşılaştırılmasıyla yapılır. Kasiyer yalnızca toplam tahsilata bakmamalıdır. Özellikle şirket faturaları, sonradan fatura talepleri, iptal edilen siparişler ve paket servis işlemleri vardiya kapanışında ayrı kontrol edilmelidir.

  1. Vardiya başında e-belge düzenleme yetkisi olan çalışanları ve sorumlu yöneticiyi belirleyin.
  2. Fatura talebi gelen her sipariş için alıcı bilgilerini satış kaydına eksiksiz girin.
  3. Şirket veya ticari işletme bilgisi varsa VKN ile e-Fatura kullanıcı sorgusu yapın.
  4. Belge türünü seçmeden önce satışın perakende belge, e-Fatura veya e-Arşiv akışını netleştirin.
  5. Belge oluşturulduktan sonra numara, tarih, tutar ve gönderim durumunu kontrol edin.
  6. Vardiya sonunda POS, ÖKC, sipariş platformu ve e-belge raporlarını karşılaştırın.

Bir kasiyer, müşterinin acele ettiğini söyleyerek kullanıcı sorgusunu atlamamalıdır. İşlem yoğunluğu, yanlış alıcıya belge gönderme riskini ortadan kaldırmaz. Hız kazanmak için müşteri bilgileri önceden tanımlanabilir, ancak kayıtlı unvan ve VKN her yeni fatura talebinde kontrol edilmelidir. Eski müşterinin bilgilerinin değişmediği varsayımı hataya yol açabilir.

Örneğin küçük bir mahalle kafesinde sabah vardiyasında üç şirket faturası talebi gelebilir. Sorumlu çalışan her talebi ayrı sipariş numarasıyla eşleştirir, alıcı kullanıcı durumunu kontrol eder ve belge numarasını kapanış raporuna yazar. Akşam vardiyası bu raporu POS ve banka tahsilatlarıyla karşılaştırır. Böylece aynı satışın iki kez faturalanması daha erken fark edilir.

Kafe e-belge uygulaması ve arşiv süreci nasıl kurulmalıdır?

Kafe e-belge uygulamasını; satış kanalı, kullanıcı sorgusu, yetki, gönderim, arşiv ve muhasebe aktarımını birlikte karşılayacak şekilde kurmalıdır. Yalnızca belge oluşturabilmek yeterli değildir. Kasiyerin hangi alanları dolduracağı, mali müşavirin hangi raporu alacağı ve yöneticinin hangi kayıtları kontrol edeceği baştan belirlenmelidir.

Az sayıda fatura düzenleyen işletmeler portal üzerinden işlem yapabilir. Yoğun paket servis, çoklu şube veya online sipariş kullanan işletmeler ise sipariş ve muhasebe sistemleriyle uyumlu bir entegrasyon akışına ihtiyaç duyabilir. Hangi yöntemin uygun olduğu günlük belge sayısına, çalışan sayısına, mevcut yazılıma ve mali müşavirin çalışma biçimine göre değerlendirilmelidir.

  • Her kasiyer, e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki temel kullanıcı kontrolünü bilmelidir.
  • Şirket faturası talebinde VKN, unvan ve adres alanları doğrulanmadan belge gönderilmemelidir.
  • POS slipi, ÖKC fişi, sipariş kaydı ve e-belge aynı belge gibi değerlendirilmemelidir.
  • Online platform satışlarında faturayı kimin düzenlediği sözleşmeye göre kontrol edilmelidir.
  • İptal, iade ve mükerrer belge kayıtları ayrı bir takip ekranında tutulmalıdır.
  • Gün sonu raporları mali müşavirle belirlenen aralıklarla karşılaştırılmalıdır.

Arşivde yalnızca müşteriye gönderilen PDF dosyasını saklamak yeterli olmayabilir. Belge numarası, işlem kaydı, gönderim sonucu ve düzeltme geçmişi birlikte izlenmelidir. Efaturakontor.com üzerindeki ücretsiz e-fatura portalında gelen-giden kutusu, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama özellikleri bulunur; işletme kendi arşiv sorumluluğunu yine mali müşaviriyle netleştirmelidir.

Personel değiştiğinde yetkilerin güncellenmesi de önemlidir. Eski çalışanın kullanıcı adı açık bırakılmamalı, yeni çalışana yalnızca görevine uygun erişim verilmelidir. E-imza veya mali mühür kullanılan işlemlerde cihaz, şifre ve yetki paylaşımı işletmenin bilgi güvenliği prosedürüne göre yönetilmelidir. Teknik arıza halinde belgeyi tekrar kesmeden önce sistem durumunu kontrol edin.

Özet: 5 maddede kafe e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nasıl yapılır?

Kafe için doğru belge seçimi, önce satışın hangi belgeyi gerektirdiğini, sonra alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol ederek yapılır. Ödeme kanalı, masa hesabı veya müşterinin e-posta adresi tek başına belge türünü belirlemez.

  • e-Fatura, genel olarak GİB e-Fatura kayıtlarında bulunan alıcılara; e-Arşiv Fatura ise kayıtlı olmayan alıcılara, fatura düzenlenmesi gereken durumda kullanılır.
  • Şirket müşteriden gelen her talepte unvan, VKN, adres ve kullanıcı durumu doğrulanmalı; müşterinin yalnızca sözlü beyanıyla belge türü seçilmemelidir.
  • POS slipi, ÖKC fişi, yemek kartı çıktısı ve e-belge farklı kayıtları gösterir; aynı satış için mükerrer belge oluşturulup oluşturulmadığı kontrol edilmelidir.
  • Paket servis, online sipariş ve catering işlemlerinde faturayı kimin düzenlediği, alıcının kim olduğu ve platform sözleşmesi birlikte incelenmelidir.
  • Yanlış belge düzenlendiğinde PDF silmek yerine belge durumunu kaydedin ve güncel iptal, ret, itiraz veya düzeltme akışını mali müşavirinizle uygulayın.

Mevzuat, teknik uygulama, e-belge zorunluluğu ve istisnalar zaman içinde güncellenebilir. Bu nedenle kafenizin kapsamını güncel GİB duyurusuyla ve mali müşavirinizin yazılı yönlendirmesiyle düzenli olarak kontrol edin.

Kontör planı yaparken efaturakontor.com paketlerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontörlerinin 100'den 500.000 kontöre kadar sunulduğunu ve gelen-giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü dikkate alabilirsiniz.

Ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavire özel panel, 10 yıl güvenli saklama ve gelen-giden kutusu bulunur; kontör tanımlaması Sovos altyapısına aynı gün yapılır ve kullanım süresi 12-18 aydır.

Sık Sorulan Sorular

Kafede e-Fatura mı e-Arşiv Fatura mı düzenlenir?

e-Fatura, genel olarak GİB e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya gönderilen elektronik faturadır. e-Arşiv Fatura, genel olarak e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenir. Kafe önce VKN veya gerekli kimlik bilgileriyle kullanıcı durumunu kontrol eder. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse ve fatura düzenlenmesi gerekiyorsa e-Arşiv seçilir. Güncel istisnalar için GİB duyurusu ve mali müşavir kontrolü gerekir.

Kredi kartıyla ödeme yapılması belge türünü değiştirir mi?

Hayır. Kredi kartı, nakit, yemek kartı veya havale kullanılması e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki seçimi tek başına değiştirmez. POS slipi veya ödeme kaydı, tahsilatın gerçekleştiğini gösterir. Fatura gerekiyorsa kafe alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol eder. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse genel olarak e-Arşiv düzenlenir. POS kaydı ile e-belge ayrıca karşılaştırılır.

Bireysel müşteriye kafede hangi belge verilir?

Bireysel müşterinin fatura isteyip istemediği ve kafenin ilgili satış için hangi mali belgeyi düzenlediği birlikte değerlendirilir. Fatura düzenlenmesi gerekiyorsa bireysel alıcı genellikle e-Fatura kullanıcısı olmadığından e-Arşiv süreci gündeme gelir. Ancak her masa hesabı otomatik olarak ayrıca e-Arşiv faturaya dönüştürülmez. Perakende belge, ÖKC ve fatura uygulaması güncel kurallara göre kontrol edilmelidir.

Şirket adına kafe faturası keserken hangi bilgiler alınır?

Şirket adına fatura talebinde resmi unvan, VKN, vergi dairesi, fatura adresi ve işlem bilgileri alınmalıdır. Çalışanın ödeme yapması, faturanın çalışanın kişisel bilgilerine kesileceği anlamına gelmez. Kafe, şirketin e-Fatura kullanıcı durumunu VKN ile sorgular. Kayıt varsa e-Fatura, kayıt yoksa fatura düzenlenmesi gereken durumda e-Arşiv kullanılır. Eksik bilgiyle belge gönderilmemelidir.

Yanlış e-Fatura veya e-Arşiv nasıl düzeltilir?

Önce hatanın türü ve belgenin gönderim durumu belirlenir. Yanlış VKN, yanlış belge türü, hatalı tutar ve mükerrer belge farklı düzeltme süreçleri gerektirebilir. Belgeyi yalnızca PDF olarak silmek resmi kaydı ortadan kaldırmaz. Uygulamadaki iptal, ret, itiraz, iade veya yeniden düzenleme seçenekleri güncel kurallara göre kullanılmalıdır. İşlemden önce GİB duyurusu ve mali müşavir yönlendirmesi kontrol edilmelidir.

Kontöre mi ihtiyacınız var?

Tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör, ücretsiz portal, aynı gün tanımlama. Sovos altyapısı.

Paketleri Gör
WhatsApp Hemen Ara