Kafe Ayda Kaç Kontör Tüketir? Fatura Hacmine Göre Paket Önerisi

Kafenin ayda tüketeceği kontör, gönderilen ve alınan e-belgelerin toplam sayısıdır; temel hesapta her gelen veya giden belge bir kontör düşürür.

Bu rehber, kafe sahipleri, işletme yöneticileri ve mali müşavirler için paket hesabını netleştirir. Satış adedi, tedarikçi faturaları, e-İrsaliye kullanımı ve yoğun sezon etkisini aynı yöntemde birleştirir.

Kafe kontör ihtiyacı, kafenin belirli dönemde oluşturduğu ve aldığı kontör kapsamındaki belge sayısı demektir. Doğru hesap, gereğinden küçük paket nedeniyle yaşanabilecek kesintileri ve gereksiz büyük paket seçimini azaltır.

Kafe kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Kafe kontör ihtiyacı, giden belgeler ile gelen belgelerin sayısı toplanarak hesaplanır. Kullanılan belge türü kontör havuzunun kapsamındaysa, her belgeyi ayrı bir kullanım olarak kaydetmek gerekir.

Temel formül şöyledir: aylık kontör ihtiyacı = giden e-belge sayısı + gelen e-belge sayısı + kapsam dahilindeki diğer belge sayısı. Bu toplam, önce son üç ayın gerçek kayıtlarıyla hesaplanmalıdır.

Belge sayısını sayarken aynı tarih aralığını kullanın. Örneğin 1–30 Nisan raporlarını, gelen kutusunu ve muhasebe kayıtlarını birlikte filtreleyin. Farklı dönemleri toplamak, aynı faturayı iki kez saymanıza neden olabilir.

Fatura içindeki ürün veya hizmet satırı sayısı, bu planlama hesabında belge sayısı yerine geçirilmemelidir. Örneğin tek e-Arşiv Fatura içinde on ürün satırı bulunması, onu on ayrı belge gibi saymanızı gerektirmez.

1. Son üç aya ait giden e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve diğer kapsam içi belgeleri ayrı ayrı çıkarın.
2. Aynı dönemde tedarikçilerden gelen belgeleri, portalın gelen kutusu ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.
3. e-İrsaliye veya faaliyetinizde kullanılan diğer belgeleri, gönderilmiş ve alınmış olarak toplamınıza ekleyin.
4. Ortalama ayı yoğun ayla karşılaştırıp, belirlediğiniz güvenlik payını toplam ihtiyaca uygulayın.

Yanlış: Kafenin toplam satış tutarını doğrudan kontör sayısı kabul etmek yanlıştır. Doğru: Satışlardan kaç e-belge oluştuğunu ve kaç belgenin alındığını saymaktır.

İptal veya yeniden düzenleme kayıtlarını ayrıca inceleyin. Portal raporundaki kullanım hareketi ile muhasebe kaydı aynı görünmüyorsa, belge numarasını ve işlem tarihini eşleştirin. Kararı, ekran verisi ve mali müşavir teyidi birlikte belirlemelidir.

Bu yöntem, cirodan bağımsız olarak gerçek belge trafiğini ölçer. Mevzuat veya entegratör ekranı özel bir işlem tanımlıyorsa, son hesabı mali müşavirinizle ve güncel GİB duyurusuyla doğrulayın.

Kafede hangi e-belgeler kafe kontör ihtiyacına girer?

Kafede kontör tüketen belgeler, işletmenin kullandığı e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve faaliyet kapsamındaki diğer e-belgelerdir. Her kafenin bütün belge türlerini kullanması gerekmez.

e-Fatura, kayıtlı alıcı ve satıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen fatura demektir. Kafe, kurumsal müşterilerine veya e-Fatura kullanan tedarikçilerine belge gönderip alabilir; bu hareketleri e-Fatura ürün sayfasındaki kapsamla karşılaştırabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara elektronik olarak düzenlenen fatura demektir. Kafelerde bireysel müşterilere veya farklı statüdeki alıcılara yapılan satışların bir bölümü bu tür belgeye dönüşebilir; belge türünü alıcı bilgileri ve güncel kurallar belirler.

e-İrsaliye, mal hareketini elektronik ortamda belgeleyen sevk belgesi demektir. Kendi deposundan şubesine ürün gönderen veya belirli ticari işlemlerinde sevk belgesi düzenleyen kafeler, ilgili kullanımı e-İrsaliye sayfasındaki kurallarla birlikte değerlendirmelidir.

e-SMM, e-MM veya e-Bilet gibi belgeler yalnızca kafenin faaliyetinde gerçekten kullanılıyorsa hesaba eklenmelidir. Örneğin kafenin kendi bünyesinde serbest meslek makbuzu düzenlemesi tipik değildir; ancak farklı bir faaliyet veya etkinlik modeli varsa belge trafiği değişebilir.

Belge türünü yalnızca satış kanalına bakarak kesinleştirmeyin. Alıcının e-belge statüsü, işlem şekli ve güncel uygulama koşulları birlikte değerlendirilir. Emin olmadığınız işlemlerde belgeyi oluşturmadan önce mali müşavirinizden teyit alın.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanılması, belge başına kontör kuralını ortadan kaldırmaz. Portal gelen ve giden kutularını, mali müşavire özel paneli ve güvenli saklamayı sunabilir; kontör hesabı yine oluşturulan ve alınan belge adediyle yapılır.

Yanlış: Kafede bir belge türü kullanılmıyorsa o tür için aylık kontör yazmak yanlıştır. Doğru: Son dönemde gerçekten oluşan belge türlerini listelemek ve yalnızca kapsam içindeki adetleri toplamaktır.

Aylık fatura hacmi kafe kontör ihtiyacını nasıl belirler?

Aylık fatura hacmi, kafenin bir ayda düzenlediği ve aldığı gerçek e-belge sayısını gösterir. Bu hacim, satış tutarından çok belge düzenleme sıklığıyla kontör ihtiyacını belirler.

Önce satış kanalını ayırın: masa servisi, paket servis, kurumsal catering, online sipariş ve toptan satış aynı belge sıklığına sahip olmayabilir. Her kanaldan kaç e-belge çıktığını ayrı sütunlarda izlemek daha doğru sonuç verir.

Her kanal için iki ayrı sütun açın: işlem adedi ve düzenlenen e-belge adedi. Bu iki sayı eşitse otomatik olarak doğru kabul etmeyin; toplu fatura, iptal ve farklı teslimat modelleri aradaki farkı açıklayabilir.

Örneğin online sipariş sistemi ayda 900 işlem gösterirken yalnızca 300 e-Arşiv Fatura üretmiş olabilir. Paket hesabına 900 işlem değil, kapsam içindeki 300 belge girer; kalan farkın nedenini raporla doğrulayın.

Bir müşteriye her siparişte ayrı belge düzenleniyorsa, sipariş sayısı kontör tüketimini yükseltir. Aynı müşteriye dönem sonunda tek toplu belge düzenleniyorsa, işlem tutarı büyüse bile belge adedi daha düşük kalabilir.

Örneğin ay içinde 240 e-Arşiv Fatura, 35 e-Fatura, 60 gelen tedarikçi faturası ve 10 e-İrsaliye oluştuğunu varsayalım. Temel kullanım 345 belge, yani 345 kontördür; paket hesabı bu gerçek toplamdan başlar.

Bu hesapta üç ayın toplamını üçe bölerek ortalama bulabilirsiniz. Ancak en yüksek ay ortalamadan belirgin biçimde fazlaysa, yalnızca ortalamayı temel almak küçük paket seçme riskini artırır.

Fatura hacmi, muhasebe kayıtları, portal raporları ve satış sistemiyle karşılaştırılmalıdır. Raporlar uyuşmuyorsa önce belge türü, tarih aralığı, iptal durumu ve gelen-giden ayrımı kontrol edilmelidir.

Kafenin nakit veya kart satışlarının tamamı otomatik olarak aynı kontör sayısına dönüşmez. Satış sistemindeki işlem adediyle e-belge adedini ayrı tutmak, hesaplama hatalarını önleyen temel adımdır.

Gelen belgeler kafe kontör ihtiyacını neden artırır?

Gelen belgeler, kafenin tedarikçilerinden aldığı e-belgelerdir ve temel hesapta her biri bir kontör tüketir. Bu nedenle yalnızca müşterilere gönderilen faturaları saymak eksik planlama oluşturur.

Kahve çekirdeği, süt, şurup, ambalaj, temizlik ürünü ve ekipman tedarikçileri farklı tarihlerde belge gönderebilir. Her tedarikçi haftalık ayrı fatura düzenliyorsa, aynı aylık alış tutarına rağmen belge sayısı artar.

Örneğin bir kavurma firması ayda tek toplu e-Fatura gönderirse gelen tarafta bir belge görünür. Başka bir tedarikçi aynı ürün grubunu dört haftalık fatura ile gönderirse gelen tarafta dört belge oluşur.

Gelen belge sayısını tedarikçi bazında izlemek, artışın kaynağını bulmayı sağlar. Örneğin süt tedarikçisi haftalık fatura kesmeye başladıysa, alış tutarı değişmese bile ay sonunda üç veya dört ek belge oluşabilir.

Karşı durumda, tek tedarikçi birkaç teslimatı tek faturada birleştiriyorsa, teslimat sayısı gelen belge sayısına eşit olmaz. Bu nedenle irsaliye adedini fatura adedi yerine kullanmayın; iki raporu ayrı ayrı doğrulayın.

Bu fark, satın alma tutarından bağımsızdır. 100.000 liralık tek bir fatura ile 25.000 liralık dört faturanın kontör etkisi, belge kapsamı ve kullanım kuralı aynıysa adet üzerinden değerlendirilir.

Gelen kutusundaki kayıtları muhasebe fişleriyle karşılaştırın. Bir belgenin e-Fatura, e-Arşiv veya başka bir kapsam içi belge olarak görünmesi, toplam sayımda doğru sınıflandırılmasını sağlar.

Yanlış: Tedarikçiden gelen faturaları kafenin kontör hesabına dahil etmemek yanlıştır. Doğru: Gelen ve giden belgeleri birlikte saymak, tek havuzdaki gerçek aylık kullanımı göstermektir.

Her kâğıt belgeyi otomatik olarak kontör kullanımı kabul etmeyin. Önce belgenin hangi kanaldan düzenlendiğini, kontör kapsamına girip girmediğini ve portal raporunda görünüp görünmediğini mali müşavirinizle doğrulayın.

Kafede e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kontör hesabını nasıl etkiler?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, alıcının durumuna ve güncel düzenlemelere göre kullanılan farklı elektronik fatura türleridir. Kontör hesabında önemli olan, kafenin hangi türden kaç belge gönderdiği veya aldığıdır.

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcılar arasındaki belge akışında kullanılır. Kafe, şirket müşterisine düzenli catering hizmeti veriyorsa alıcının kayıt durumu ve işlem bilgileri e-Fatura düzenlenmesini gerektirebilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara yönelik elektronik faturalama yöntemidir. Kafedeki bireysel satışların hangi belgeyle belgelendirileceği, işlem şekline ve güncel GİB kurallarına göre değerlendirilmelidir.

Bu iki türü kontör planında ayrı sütunlarda izlemek yararlıdır. Böylece alıcı profilindeki değişiklik, kurumsal satış artışı veya perakende satış yoğunluğu hangi belge türünü artırıyor, kolayca görülür.

Aynı satışın belge türü değiştiğinde mutlaka iki kontör düşeceği anlamına gelmez. Bir işlem için düzenlenen belgeyi ikinci kez saymamak, belge kaydı ile satış kaydını ayırmak gerekir.

Zorunluluk, istisna ve geçiş takvimleri faaliyet, alıcı türü ve mevzuata göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yalnızca eski bir sektör bilgisini paket hesabının temeli yapmayın.

Küçük bir kafe için kafe kontör ihtiyacı nasıl örneklenir?

Küçük bir kafenin kafe kontör ihtiyacı, günlük müşteri sayısından değil, ay içinde oluşan e-belge toplamından örneklenmelidir. Aşağıdaki senaryo, paket seçimi için yöntem gösterir; her işletme için sabit tüketim iddiası taşımaz.

Mahalle kafesinin bir ayda 260 e-Arşiv Fatura ve 35 e-Fatura gönderdiğini varsayalım. Aynı ayda 70 gelen tedarikçi e-Faturası ve 10 e-İrsaliye kullanılmış olsun. Temel toplam 375 belgedir; bu nedenle ilk ihtiyaç hesabı 375 kontördür.

Bu senaryoda satış sistemi, portal ve muhasebe raporu aynı ayı göstermelidir. Bir rapor yalnızca gönderilen belgeleri içeriyorsa, gelen tedarikçi belgelerini ayrıca ekleyin. Aksi halde küçük kafe için bile eksik paket seçilebilir.

Şube veya catering eklenirse hesabı tek işletme toplamında bırakmayın. Her faaliyet kanalını ayrı izlemek, artışın kalıcı mı yoksa tek etkinliğe mi bağlı olduğunu anlamanızı sağlar.

İşletme, örnekte kendi planlama politikası olarak yüzde 20 güvenlik payı belirlerse 75 kontör ekler. Sonuç 450 kontöre çıkar. Bu oran yasal bir zorunluluk veya her kafe için geçerli sabit bir oran değildir; yalnızca hesaplama örneğidir.

Yaz aylarında açık alan hizmeti veren başka bir kafede 520 e-Arşiv Fatura, 80 e-Fatura, 110 gelen belge ve 24 e-İrsaliye oluşabilir. Toplam 734 belge olur; aynı yüzde 20 örneğiyle ihtiyaç 880,8 kontör, yukarı yuvarlanmış plan ise 881 kontördür.

Bu ikinci işletme, 881 kontörü karşılayan mevcut paket seçeneğini aramalıdır. Paket adını veya ara miktarı varsaymak yerine, güncel seçeneklerde ihtiyacı karşılayan ilk paketi ve kullanım süresini kontrol etmek gerekir.

Yanlış: Her küçük kafe için en düşük paketi otomatik seçmek doğru değildir. Doğru: İşletmenin son üç ay verisini, yaklaşan sezonu ve gerçek belge türlerini birlikte değerlendirmektir.

Kafe e-İrsaliye kullanmıyorsa, örnekteki 10 belgeyi toplamdan çıkarmalıdır. Kullanılmayan bir modülü varsayımsal olarak eklemek, ihtiyacı olduğundan yüksek gösterir ve karşılaştırmayı bozar.

Kafe kontör ihtiyacı için güvenlik payı nasıl belirlenir?

Güvenlik payı, hesaplanan aylık belge ihtiyacının üzerine eklenen işletme planlama payıdır. Mevzuat tarafından belirlenmiş tek bir kontör oranı değildir; satış dalgalanması ve operasyon riskine göre belirlenir.

Düzenli çalışan bir kafe, son üç ay ortalaması ile en yüksek ay arasındaki farkı inceleyebilir. En yüksek ay ortalamadan yüzde 10 fazlaysa daha sınırlı, iki katına yaklaşıyorsa daha yüksek bir tampon gerekebilir.

Payı belirlerken belge başına düşen işlemi değil, ay sonunda beklenen toplam adedi kullanın. Örneğin yeni bir catering müşterisi, az sayıda yüksek tutarlı fatura yerine her teslimatta ayrı belge gerektirebilir.

Karşı durumda, sezon dışında yalnızca sabit tedarikçilerle çalışan bir kafenin belge trafiği dar bir aralıkta kalabilir. Böyle bir işletmede fazla tampon, kullanım süresi dolmadan kontör bırakma riskiyle karşılaştırılmalıdır.

Yeni şube açılışı, catering anlaşması, kurumsal müşteri artışı ve tedarikçilerin ayrı fatura kesmeye başlaması belge sayısını yükseltebilir. Bu olayları yalnızca geçmiş veriye bakarak tahmin etmek mümkün olmayabilir.

Uzman notu: Güvenlik payını ciroya değil, belge adedindeki dalgalanmaya göre belirleyin. Aynı ciroda daha sık fatura kesilmesi, kontör ihtiyacını doğrudan artırabilir.

Örneğin aylık ortalama 400 belge ve yoğun ay 480 belge ise 400 kontörlük çıplak ortalama riskli olabilir. 480 belgeyi ve beklenen büyümeyi karşılayan paket, yalnızca geçmiş ortalamayı karşılayan paketten daha güvenli bir plan olabilir.

Ancak her işletmenin otomatik olarak yüzde 20 veya yüzde 30 eklemesi doğru değildir. Sezonu olmayan, belge sayısı sabit ve yeterli kalan bakiyesi bulunan bir kafe daha düşük pay kullanabilir.

Güvenlik payını yılda bir kez değil, iş modeli değiştiğinde yeniden hesaplayın. Yeni POS kanalı, şube, tedarikçi veya kurumsal satış sözleşmesi oluştuğunda aylık tahmin tablosunu güncelleyin.

Yoğun sezon kafe kontör ihtiyacını nasıl değiştirir?

Yoğun sezon, aynı kafenin kafe kontör ihtiyacını kısa sürede artırabilir. Yazlık bölgelerde, bayram dönemlerinde, etkinlik haftalarında ve turistik aylarda belge sayısı normal ay ortalamasını aşabilir.

Hesap için günlük belge ortalamasını, açık olunan gün sayısıyla çarpın. Örneğin günde ortalama 18 giden ve 5 gelen belge alan bir kafe, 23 belgeyi 26 açık günle çarparsa ayda yaklaşık 598 belge planlar.

Uygulamada takvimi üç gruba ayırın: normal gün, hafta sonu ve etkinlik günü. Her grupta giden ve gelen belge ortalamasını ayrı hesaplayın. Sonra grupları gerçek açık gün sayısıyla çarparak sezon tahmini oluşturun.

Sezon sonunda tahmin ile gerçekleşeni karşılaştırın. Tahmin sürekli yüksek kalıyorsa güvenlik payını azaltabilirsiniz. Gerçekleşme tahmini aşıyorsa sonraki sezon için yoğun ayı ve etkinlik takvimini birlikte temel alın.

Bu değer yalnızca normal çalışma düzenini gösterir. Hafta sonu, özel etkinlik veya tatil döneminde günlük sayı yükseliyorsa, yoğun günleri ayrı satırda hesaplamak gerekir.

Kafenin paket servis ve catering faaliyetleri de belge düzenleme sıklığını değiştirebilir. Aynı gün içinde çok sayıda ayrı kurumsal teslimat yapılıyorsa, ciro sabit kalsa bile giden belge adedi artabilir.

Karşı durumda, müşteri sayısı yüksek olan bir kafe tüm satışlarını tek bir toplu belge akışıyla belgelendiriyorsa, beklenen kontör sayısı müşteri sayısından düşük olabilir. Bu nedenle müşteri trafiği yalnızca yardımcı göstergedir.

Yoğun sezon başlamadan önce kalan kontörü kontrol edin. Sezon ortasında yeni paket almak zorunda kalmamak için geçmişteki en yüksek ayı, yaklaşan etkinlik takvimini ve tedarikçi belge sıklığını birlikte değerlendirin.

Sezonluk işletmelerde yıllık toplam kadar kullanım süresi de önemlidir. Kullanılmayan kontörlerin geçerlilik şartlarını satın alma öncesinde inceleyin ve güncel paket bilgilerindeki süreyi esas alın.

Kafe kontör ihtiyacı nasıl aylık izlenir?

Aylık izleme, kafe kontör ihtiyacını tahminden çıkarıp ölçülebilir bir işletme kaydına dönüştürür. Her ay gelen, giden ve belge türü bazındaki adetleri aynı dosyada veya rapor ekranında saklayın.

Portalın gelen ve giden kutuları, hangi belgelerin işlendiğini kontrol etmek için kullanılabilir. Güvenli saklama kayıtları belgeye sonradan ulaşmayı kolaylaştırır; ancak saklama özelliği aylık kontör sayımının yerine geçmez.

Aşağıdaki kontrol listesi, ay kapanışında satış ve muhasebe kayıtlarının karşılaştırılmasına yardımcı olur.

• Giden e-Fatura ve e-Arşiv Fatura adetlerini ayrı ayrı kaydettim.
• Gelen tedarikçi belgelerini portal ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırdım.
• e-İrsaliye ve kullanılan diğer kapsam içi belgeleri toplam hesaba ekledim.
• İptal, reddedilme veya yeniden düzenleme gibi durumları ilgili kayıtlarla doğruladım.
• Bu ayın toplamını önceki iki ayın toplamıyla karşılaştırdım.
• Kalan kontörün gelecek ay tahminini ve kullanım süresini karşılayıp karşılamadığını kontrol ettim.

İzleme dosyasında belge numarası, belge türü, yönü, düzenleme tarihi ve durum alanları bulunmalıdır. Bu alanlar, aynı kaydın tekrar sayılmasını ve iptal edilen belgelerin yanlış yorumlanmasını önlemek için pratik bir denetim izi oluşturur.

Ay sonu raporunda dört sayı mutlaka görünmelidir: giden belge, gelen belge, diğer kapsam içi belge ve toplam kullanım. Bu ayrım, hatanın satış kanalından mı yoksa tedarikçi trafiğinden mi geldiğini gösterir.

Bir ayda beklenmeyen artış varsa doğrudan büyük pakete geçmek yerine önce nedeni bulun. Yeni bir müşteri, toplu geçmiş veri aktarımı veya yinelenen belge kaydı gerçek kullanım ile raporlama hatasını ayırabilir.

Portal kayıtlarını muhasebe evrakıyla düzenli karşılaştırmak, mali müşavirle yapılacak aylık görüşmeyi de somutlaştırır. Böylece paket yenileme kararı tahmine değil, belge adedine dayanır.

Kafe ne zaman daha büyük kontör paketine geçmeli?

Kafe, kalan kontörü geçerli kullanım süresi içinde beklenen belge sayısını karşılamıyorsa daha büyük paketi değerlendirmelidir. Karar, yalnızca mevcut bakiyenin bitmesini bekleyerek değil, ileriye dönük tahminle verilmelidir.

Üç belirti özellikle önemlidir: aylık gerçekleşen kullanımın tahmini sürekli aşması, yoğun sezon öncesinde kalan bakiyenin yetersiz kalması ve yeni belge türü veya satış kanalı eklenmesi. Bu belirtiler birlikte görülüyorsa planı erken güncelleyin.

Örneğin kalan bakiyeniz 500, gelecek ay beklenen kullanımınız 620 kontörse, ay sonunu beklemek operasyon riski yaratır. Önceki dönemden devreden geçerli bakiye ve güncel paket koşulları birlikte incelenerek ihtiyaç belirlenmelidir.

Karar için basit bir adım uygulayın: önce kullanım süresinin bitişini, sonra kalan kontörü, ardından gelecek ayın belge tahminini yazın. Kalan miktar tahminin altındaysa, paket seçeneklerini süre ve kapsam ile birlikte karşılaştırın.

Yanlış: Bakiyenin bugün yüksek olması, gelecek ay için kesinlikle yeterli olduğu anlamına gelmez. Doğru: Bakiye, süresi içinde kullanılabilecek dönem ve beklenen belge sayısıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Yeni paket kararını yalnızca kalan kontöre göre vermeyin. Kullanım süresi dolacaksa, yüksek bakiye görünmesine rağmen işletmenin fiilen kullanabileceği miktar daha düşük olabilir. Bu nedenle takvim ve tahmin birlikte incelenmelidir.

Ücretsiz portal kullanımı, gelen ve giden belgelerin kontör tükettiği gerçeğini değiştirmez. Portal ile paket kullanımını ayrı kavramlar olarak değerlendirin; biri belge işleminin yapıldığı kanal, diğeri kullanım hakkının planıdır.

Tek bir olağanüstü ay, her zaman büyük paket gerektirmez. Etkinlik nedeniyle oluşan geçici artıştan sonra kullanım normale dönecekse, kalan bakiye ve kullanım süresiyle birlikte daha ölçülü bir plan yapılabilir.

Kararsız kaldığınızda belge türü, gelen-giden sayıları ve kullanım süresini birlikte listeleyin. Benzer hesaplama soruları için sık sorulan sorular bölümünü inceleyin; mevzuatla ilgili kararı güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşüyle kesinleştirin.

Kafe kontör paketleri fatura hacmine göre nasıl karşılaştırılır?

Paket karşılaştırması, kafenin çıplak aylık ihtiyacı, güvenlik payı, sezon değişimi ve kullanım süresi birlikte değerlendirilerek yapılır. Sadece paket büyüklüğünü veya aylık fiyatı karşılaştırmak eksik karar verir.

Önce hedef kontör sayısını yazın. Sonra bu sayıyı karşılayan mevcut seçenekleri, geçerlilik süresi ve tüm e-belge türlerinde kullanım kapsamıyla karşılaştırın. Ayrı belge havuzları varmış gibi iki kez paket hesabı yapmayın.

Karşılaştırmayı yaparken paket kontörünü beklenen toplam kullanıma bölerek yaklaşık dönem karşılığını görebilirsiniz. Bu işlem fiyat hesabı değildir; yalnızca paketin işletmenin kullanım süresi içinde bitip bitmeyeceğini anlamaya yarayan bir planlama kontrolüdür.

Örneğin hedefiniz 881 kontörse, mevcut seçenekler içinde bu sayıyı karşılayan ilk paketi inceleyin. Tam ihtiyacın altında kalan paket, dönem sonunda ek alım gerektirebilir; çok üzerindeki paket ise kullanım süresiyle birlikte değerlendirilmelidir.

Kafe işletmeleri için güncel kontör paketlerini karşılaştırırken belge kapsamını, kalan kullanım hakkını ve süre koşullarını aynı ekranda kontrol edin. Mevzuat zorunluluğu ile ticari paket seçimini birbirine karıştırmayın.

En doğru paket, her zaman en büyük paket değildir. Düzenli izlenen, yoğun ayı karşılayan ve kullanılmadan sona erme riski taşımayan seçenek, işletmenin gerçek belge trafiğine daha uygundur.

Özet: 5 maddede kafe kontör ihtiyacı

Kafe kontör ihtiyacının özeti, belge adedini doğru saymak ve gelecekteki dalgalanmayı hesaba katmaktır. Aşağıdaki beş madde, aylık planlama kararını tek kontrol noktasında toplar.

• Kafenin aylık kontör ihtiyacı, gönderilen ve alınan kapsam içi e-belgelerin toplam sayısıyla bulunur.
• Her gelen veya giden belge temel hesapta bir kontör düşürür; ürün satırı, ciro veya müşteri sayısı tek başına kontör sayısı değildir.
• e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve kullanılan diğer belge türlerini ayrı sütunlarda izlemek, belge trafiğindeki değişimi görünür kılar.
• Son üç ay ortalamasına yoğun sezon, yeni müşteri, yeni şube ve satış kanalı etkisini eklemek daha gerçekçi paket planı oluşturur.
• Seçimden önce kalan kontörü, kullanım süresini, belge kapsamını ve güncel GİB kurallarını mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.

Bu beş adımı her ay aynı sırayla uygulamak, paket kararındaki kişisel tahmini azaltır. Özellikle gelen belge sayısını ayrı izlemek, yalnızca kasa satışlarına bakılan planlardan daha gerçekçi sonuç verir.

Son kontrolü satın alma veya yenileme gününde değil, yoğun dönem başlamadan önce yapın. Belge kapsamı, kalan bakiye ve geçerlilik süresi birlikte teyit edilirse dönem ortasında eksik kullanım hakkı riski azalır.

Kontör hesabınızı netleştirdikten sonra efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz.

Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi gibi koşulları güncel paket bilgileriyle birlikte kontrol edin.