İhracat Faturasında Gümrük Beyannamesi Hatası Çözümü

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası, fatura ile gümrük beyannamesindeki referans veya ticari verilerin eşleşmediğini gösterir. Çözüm, belge durumunu belirleyip doğru GÇB bilgilerini XML üzerinde karşılaştırmak, ardından yetkili tarafla düzeltme yapmaktır.

Bu rehber, ihracat faturası düzenleyen küçük işletmelere, muhasebe ekiplerine ve gümrük müşavirlerine yardımcı olur. Hatanın teknik mi, veri uyuşmazlığı mı, yoksa belge statüsü kaynaklı mı olduğunu ayırmayı sağlar. Mevzuat ve teknik akış değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası ne demektir?

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası, e-Fatura bilgilerinin gümrük beyannamesiyle doğrulanamadığı anlamına gelir. Sistem, yanlış numara, eksik referans, uyumsuz tarih veya farklı ticari bilgiler nedeniyle belgeyi ilerletmeyebilir.

Gümrük beyannamesi, ihraç edilen eşyanın gümrük idaresine beyan edildiği elektronik veya yazılı kayıt sürecidir. GÇB ise ihracat işlemlerinde kullanılan gümrük çıkış beyannamesi ifadesinin kısaltmasıdır. Fatura, bu beyanla ilişkili ticari verileri taşıyabilir.

Uyarı, her zaman faturanın tümüyle geçersiz olduğunu göstermez. Bazen yalnızca beyanname numarası yanlış alana yazılır. Bazen de fatura kabul edilir, ancak ilgili gümrük kaydıyla bağlantı kurulamaz.

Hata; fatura oluşturulurken, XML yüklenirken, gönderim sırasında veya gönderim yanıtı alınırken görülebilir. Portal ve entegratör ekranlarındaki durum adları farklı olabilir. Bu nedenle yalnızca ekrandaki kısa hata metnine bakmak yeterli değildir.

Önce fatura numarasını, ETTN bilgisini, gönderim zamanını ve sistem durumunu kaydedin. ETTN, elektronik faturanın takip kimliğidir. ETTN, gümrük beyannamesi numarasının yerine geçmez ve iki bilgiyi birbirine dönüştürmez.

Bir ekranın belgeyi göstermesi, gümrük beyannamesiyle eşleştiği anlamına gelmez. Taslak, kuyruğa alınmış, gönderilmiş, kabul edilmiş veya reddedilmiş durumlar ayrı değerlendirilmelidir.

Yanlış: Hata mesajını görür görmez aynı faturayı tekrar tekrar göndermektir. Doğru: Önce mevcut gönderimin statüsünü, GÇB referansını ve XML içeriğini birlikte kontrol etmektir.

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası neden olur?

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası en çok yanlış GÇB numarası, eski taslak verisi ve XML alan uyuşmazlığı nedeniyle oluşur. Hatanın gerçek nedeni, fatura ve beyanname kaynakları yan yana incelenmeden belirlenemez.

İlk yaygın neden, gümrük müşavirinden alınan beyanname numarasının eksik veya hatalı aktarılmasıdır. Başındaki sıfırların silinmesi, araya boşluk eklenmesi veya başka sevkiyata ait numaranın kopyalanması doğrulamayı bozabilir.

İkinci neden, faturadaki numara ve tarihin beyannameye kaydedilen bilgilerle uyuşmamasıdır. Fatura taslakta değiştirilmiş, ancak XML eski bilgilerle üretilmiş olabilir. Ekrandaki görünür alan ile gönderilen veri aynı olmayabilir.

Beyanname numarası kesinleşmeden fatura hazırlanması da zamanlama sorunu yaratabilir. Müşavir daha sonra farklı bir beyanname numarası kullanmışsa, ilk taslaktaki referans geçersiz kalabilir. Bu durum, özellikle kopyalanan şablonlarda sık görülür.

Mal kalemlerinin miktarı, birimi, toplam değeri veya döviz cinsi farklı girildiğinde de ilişkilendirme başarısız olabilir. Her sistem bütün alanları aynı şekilde doğrulamaz. Yine de ticari verilerin tutarlı tutulması gerekir.

Alıcı bilgileri, vergi kimlik bilgileri, fatura senaryosu veya vergi istisnası alanları da süreci etkileyebilir. İhracat faturasıyla ilgili başka bir alıcı etiketi sorununu Alıcı Etiketi Bulunamadı Hatası rehberinde ayrıca inceleyebilirsiniz.

Son neden, portalın değil doğrudan XML dosyasının hatalı olmasıdır. Geçersiz karakter, eksik zorunlu alan, yanlış ondalık gösterim veya hatalı senaryo bilgisi buna yol açabilir. Sorunun kaynağı anlaşılmadan yeni belge düzenlemek, mükerrer kayıt riski doğurur.

Gümrük beyannamesi ve ihracat e-faturası bilgileri nasıl karşılaştırılır?

Gümrük beyannamesi ve ihracat e-faturası, aynı sevkiyata ait temel ticari veriler üzerinden karşılaştırılır. Bunun için faturanın PDF görünümünü değil, gönderilen XML verisini ve müşavirden alınan beyanname kaydını birlikte kullanın.

Karşılaştırmaya başlamadan önce iki belgeyi aynı sevkiyat için açın. Müşavirden beyanname numarasını, tarihini ve güncel işlem durumunu isteyin. Muhasebe veya ERP ekranından fatura numarasını, tarihini, para birimini ve toplam tutarı alın.

Tablodaki her alanın birebir aynı olması her işlemde zorunlu olmayabilir. Önemli olan, sistemin eşleştirme için kullandığı alanları doğru belgeyle karşılaştırmaktır. Bu alanları portalın hata ayrıntısından veya entegratör teknik desteğinden öğrenin.

Faturanın PDF çıktısı yalnızca okunabilir bir gösterimdir. Asıl elektronik veri XML içinde bulunur. PDF ile XML farklıysa, gönderim açısından XML esas alınabilir. Bu nedenle düzeltme kaynağı olarak yalnızca PDF dosyasını kullanmayın.

Gümrük beyannamesi numarası nasıl kontrol edilir?

Gümrük beyannamesi numarası, gümrük müşavirinden alınan güncel kayıtla ve faturanın XML alanıyla karşılaştırılarak kontrol edilir. Numaranın biçimi, portalın beklediği alan ve sevkiyatla ilişkisi birlikte doğrulanmalıdır.

Müşavirden yalnızca numarayı değil, numaranın hangi firma ve sevkiyata ait olduğunu da sorun. Aynı ihracatçı için farklı gönderiler bulunabilir. Eski bir e-posta ekindeki numarayı yeni faturaya aktarmak kolayca yanlış eşleşme yaratır.

Numarayı elle yazmak yerine güvenilir kaynaktan kopyalayın. Kopyalama sırasında başta veya sonda boşluk, görünmeyen karakter ya da eksik bölüm oluşabilir. Portal biçim uyarısı veriyorsa, beklenen gösterimi müşavir ve teknik destekten teyit edin.

Beyanname numarasını fatura numarası, ETTN veya sipariş numarasıyla karıştırmayın. Bu bilgiler farklı amaçlarla kullanılır. ETTN faturayı izler; sipariş numarası ticari süreci izler; GÇB referansı gümrük işlemiyle ilişkilidir.

1. İlgili sevkiyata ait beyanname numarasını gümrük müşavirinden yazılı olarak isteyin.
2. Numaranın taslak mı, tescilli mi, değişmiş mi olduğunu müşavirle netleştirin.
3. Portal veya ERP ekranındaki referansı, gönderilecek XML alanıyla karşılaştırın.
4. Eksik boşluk, kopyalama karakteri ve yanlış sevkiyat ihtimalini kontrol edin.
5. Düzeltmeden sonra belgeyi, sistemin izin verdiği gönderim akışında yeniden işleme alın.

Yanlış: GÇB numarasını fatura numarasından tahmin etmektir. Doğru: Gümrük müşavirinin güncel kaydını esas alıp portalın kabul ettiği biçimi doğrulamaktır.

Numara doğru görünüyorsa sorun mutlaka numarada değildir. Fatura tarihi, alıcı kaydı, senaryo, kalem tutarı veya XML bütünlüğü de aynı hatayı tetikleyebilir. Bu nedenle yalnızca tek alanı tekrar yazmak çözüm sağlamayabilir.

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası adım adım nasıl çözülür?

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası, belge statüsü ve veri kaynağı belirlenerek adım adım çözülür. İlk amaç yeni bir fatura göndermek değil, mevcut belgenin hangi aşamada kaldığını kesinleştirmektir.

Önce hata ekranının tam metnini kaydedin. Fatura numarası, ETTN, tarih, kullanıcı, gönderim zamanı ve ekran statüsü de not edilmelidir. Bu bilgiler, aynı belgenin tekrar gönderilip gönderilmediğini anlamanızı sağlar.

Sonra gümrük müşavirinden güncel beyanname bilgilerini alın. Numara, tarih, sevkiyat, ihracatçı, alıcı ve beyan edilen tutar aynı işlem için doğrulanmalıdır. Müşavir eski taslağı değil, güncel kaydı paylaşmalıdır.

Üçüncü aşamada fatura ekranını ve XML kaynağını karşılaştırın. Portalda doğru görünen bir alan, XML içinde boş veya farklı olabilir. Fatura uygulaması XML'i yeniden üretiyorsa, ana verideki yanlışlık düzeltilmeden tekrar gönderim yapmayın.

Dördüncü aşamada sorunun kaynağına göre müdahale edin. Taslaktaki yanlış bilgi düzenlenebilir. Teknik olarak reddedilmiş bir belge, sistemin izin verdiği yöntemle düzeltildikten sonra yeniden işleme alınabilir.

Beşinci aşamada gönderim yanıtını bekleyin ve yeni statüyü kaydedin. Başarılı görünen işlemin gümrük bağlantısını ayrıca müşavirle teyit edin. Sadece ekrandaki yeşil renk, tüm kurumlar arasındaki eşleşmeyi kanıtlamaz.

Belge daha önce kabul edilmişse yeni gönderim yapmadan önce altıncı aşamaya geçin. İptal, red, yeni fatura veya muhasebe düzeltmesi seçenekleri belge statüsüne göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Son olarak yapılan değişiklikleri yazılı olarak saklayın. Hangi alanın değiştiği, kimin onay verdiği ve hangi yanıtın alındığı belirtilmelidir. Böylece aynı hata sonraki sevkiyatta tekrarlandığında teşhis süresi kısalır.

Hatalı ihracat faturası gönderildiyse iptal veya düzeltme nasıl yapılır?

Hatalı ihracat faturası gönderildiyse iptal veya düzeltme yöntemi, belgenin sistemdeki statüsüne ve gümrük işlemiyle ilişkisine göre belirlenir. Kabul edilmiş belgeyi taslak gibi silmek veya hemen yeniden göndermek güvenli değildir.

Belge hiç gönderilmediyse ya da taslak durumundaysa, yanlış GÇB bilgisi kaynak kayıtta düzeltilir. XML yeniden oluşturulur ve gönderimden önce fatura numarası, tarih, tutar ve senaryo tekrar kontrol edilir.

Belge teknik nedenle reddedildiyse, hata yanıtında belirtilen alan düzeltilir. Sistem yeniden gönderime izin veriyorsa aynı iş akışı uygulanabilir. İzin vermiyorsa yeni belge oluşturma veya farklı düzeltme yöntemi için muhasebeciye danışılır.

Belge kabul edilmişse iptal sürecini yalnızca fatura portalından başlatmayın. Gümrük müşaviri, beyannameyle kurulan bağlantının durumunu incelemelidir. Gümrük kaydı, muhasebe kaydı ve elektronik fatura durumu birlikte değerlendirilmelidir.

Fatura beyannameye işlendi veya işlem devam ediyorsa, müşavir gümrük idaresi nezdindeki uygun düzeltme yöntemini belirler. Muhasebeci ise vergi, kayıt ve yeni belgenin muhasebe etkisini inceler. İşletme sahibi bu iki onay olmadan ilerlememelidir.

Yanlış: Kabul edilen faturayı silip aynı numarayla yeniden oluşturmaktır. Doğru: Belge statüsünü, gümrük bağlantısını ve muhasebe kaydını kontrol ederek yetkili tarafların önerdiği yöntemi uygulamaktır.

İptal veya düzeltme seçenekleri, işlem türüne ve güncel teknik kurallara göre değişebilir. Bu nedenle kesin bir süre, ceza veya tek tip işlem varsaymayın. Güncel GİB duyurusunu, portal yönergelerini ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gümrük müşaviri ve muhasebeci hangi kontrolleri yapar?

Gümrük müşaviri gümrük beyannamesi ve sevkiyat kayıtlarını, muhasebeci ise fatura ve vergi kayıtlarını kontrol eder. Entegratör veya yazılım desteği, bu verilerin elektronik akışta doğru taşınıp taşınmadığını inceler.

Gümrük müşaviri; doğru beyanname numarasını, işlem durumunu, beyannamedeki fatura bilgilerini ve sevkiyat kalemlerini doğrular. Numara değişmişse işletmeye güncel bilgiyi bildirir. Eski taslağın kullanılmaması için işlem referansını açıkça belirtir.

Muhasebeci; fatura numarası ve tarihini, ihracat senaryosunu, vergi istisnası bilgisini, döviz tutarını ve muhasebe kaydını inceler. Hatanın yalnızca teknik olmadığını düşünüyorsa, belge değişikliğinin kayıt etkisini değerlendirir.

Entegratör veya yazılım sağlayıcısı; XML şemasını, zorunlu alanları, karakterleri, gönderim kuyruğunu ve alınan yanıtı kontrol eder. Ancak teknik ekip, gümrük beyannamesindeki ticari bilginin doğruluğuna tek başına karar veremez.

Uzman notu: Aynı hata mesajını tekrar almak, her zaman aynı alanın yanlış olduğunu göstermez. Yanıt kodunu, XML'i ve beyanname kaynağını birlikte incelemeden yeniden gönderim yapmayın.

İşletme sahibi veya ihracat sorumlusu, bu üç taraf arasında belge akışını koordine eder. Sipariş, proforma, ticari fatura, paketleme listesi ve taşıma evrakının aynı sevkiyata ait olduğunu takip eder.

Taraflara aynı dosyada fatura numarasını, ETTN'yi, hata metnini ve gönderim saatini iletin. Kişisel yorum yerine kanıt paylaşmak, sorunun sorumluluk alanını hızlı biçimde belirler. Telefon görüşmesinin sonucunu kısa bir e-postayla teyit edin.

Hata yalnızca portalda oluşuyorsa teknik inceleme gerekir. Hata, beyanname kaydındaki farklı bir bilgi nedeniyle oluşuyorsa müşavir ve muhasebeci birlikte karar vermelidir. Tek bir tarafın varsayımıyla düzeltme yapılmamalıdır.

Kalem, tutar, döviz ve tarih uyuşmazlığı nasıl giderilir?

Kalem, tutar, döviz ve tarih uyuşmazlığı; fatura XML'i, gümrük beyannamesi ve ticari sevkiyat belgeleri birlikte karşılaştırılarak giderilir. Önce uyuşmazlığın hangi satırda veya toplamda bulunduğu belirlenmelidir.

Mal kalemlerinde açıklama, miktar, ölçü birimi, birim fiyat ve toplam değer incelenir. Ürün açıklamasının kelimesi kelimesine aynı olması her akışta aranmayabilir. Ancak beyan edilen eşya ve ticari bedel, gerçek sevkiyatla tutarlı olmalıdır.

Miktar ile birim arasında dönüşüm yapıldıysa, dönüşümün hangi belgeye göre yapıldığı açıklanmalıdır. Örneğin koli, adet ve kilogram bilgileri farklı alanlarda kullanılabilir. Yanlış birim, toplam tutar doğru görünse bile veri uyuşmazlığı yaratabilir.

Döviz kontrolünde para birimi kodu, birim fiyat, toplam tutar ve yuvarlama incelenir. Fatura başka, beyanname başka para birimindeyse dönüşüm yöntemi ve kaynağı muhasebeciyle teyit edilmelidir. Kuru rastgele değiştirerek tutarı eşitlemeyin.

Fatura tarihiyle beyanname tarihi aynı olmak zorunda olmayabilir. Buna rağmen işlem akışındaki tarih ilişkisi ve faturanın beyannameye nasıl kaydedildiği önemlidir. Tarih uyuşmazlığı varsa müşavir, muhasebeci ve portal yönergesi birlikte değerlendirilmelidir.

Vergi istisnası veya ilgili sebep alanı eksikse, yalnızca tutarı değiştirerek sorunu çözemezsiniz. Vergi Muafiyet Sebebi Eksik Hatası açıklamasında alanın nasıl kontrol edileceği ayrıca ele alınır.

Bu kontroller sonunda tek bir alan hatalıysa, tüm faturayı baştan değiştirmeyin. Hangi kaydın düzeltilmesi gerektiğini belirleyin. Yeni belge gerekiyorsa numara bütünlüğünü ve mevcut muhasebe kaydını koruyacak yöntemi mali müşavirinizle netleştirin.

XML, portal ve entegratör kaynaklı hata nasıl ayırt edilir?

XML, portal ve entegratör kaynaklı hata; aynı belgenin kaynak dosyası, gönderim kaydı ve sistem yanıtı karşılaştırılarak ayırt edilir. PDF'in açılması veya portalda görünmesi, XML'in doğru olduğu anlamına gelmez.

XML, elektronik faturanın makine tarafından okunan veri kaynağıdır. GÇB referansı, tarih, tutar, para birimi ve senaryo bilgisi bu yapıda farklı alanlarda taşınabilir. Alan adları kullanılan uygulamaya göre ekranda farklı gösterilebilir.

XML yüklenmiyor veya doğrulanamıyorsa, e-Fatura XML Yüklenmiyor Hatası rehberini kullanarak dosya kaynağını, zorunlu alanları ve karakter sorunlarını kontrol edin. Ham XML'i rastgele elle değiştirmeyin.

PDF açılmıyor ancak XML gönderilebiliyorsa sorun görüntüleyici veya dosya üretimiyle ilgili olabilir. PDF'i elektronik belgenin tek doğrulama kaynağı saymayın. Görüntüleme sorununu, e-Fatura PDF Açılmıyor çözüm rehberindeki kontrollerle ayrı inceleyin.

Alıcı etiketi bulunamıyor veya karşı taraf seçilemiyorsa, gümrük beyannamesi numarası doğru olsa bile gönderim başlayamaz. Böyle bir durumda Alıcı Etiketi Bulunamadı Hatası çözüm adımlarını uygulayın.

Mali mühür veya imza aşaması hiç başlamıyorsa, veri uyuşmazlığından önce yetkilendirme sorununu kontrol edin. PIN engeli için Mali Mühür PIN Bloke Oldu Hatası rehberine bakın. İmza tamamlanmadan gümrük eşleşmesi beklenmez.

Teknik destek talebine XML dosyasını, hata yanıtını, ekran görüntüsünü, fatura numarasını ve ETTN'yi ekleyin. GÇB numarasını da güvenli biçimde paylaşın. Hassas ticari verileri herkese açık kanallarda yayımlamayın.

Küçük işletmeler ihracat faturası hatasını nasıl yönetebilir?

Küçük işletmeler ihracat faturası hatasını, görevleri ayırarak ve tek bir sevkiyat dosyası oluşturarak yönetebilir. Fatura, beyanname ve taşıma belgeleri aynı klasörde tutulursa yanlış numara kullanma ihtimali azalır.

Örneğin küçük bir yöresel ürün marketi, yurt dışındaki müşterisine paketli ürün gönderiyor. Muhasebe çalışanı önceki sevkiyatın GÇB numarasını yeni faturaya kopyalıyor. Portal, fatura ile gümrük kaydını eşleştiremeyince gümrük beyannamesi hatası gösteriyor.

İşletme sahibi bu durumda yeni fatura kesmeden önce gönderim ekranındaki statüyü kaydediyor. Ardından müşavirden yeni sevkiyata ait güncel numarayı ve beyannamede kullanılan fatura bilgilerini yazılı olarak istiyor.

Müşavir, numaranın önceki gönderiye ait olduğunu doğrularsa muhasebe çalışanı kaynak taslağı düzeltir. XML yeniden oluşturulur. Fatura numarası, düzenleme tarihi, kalem toplamları ve döviz bilgileri gönderim öncesi ikinci kişi tarafından kontrol edilir.

Belge teknik olarak reddedilmişse, sistemin izin verdiği düzeltme akışı izlenir. Belge kabul edilmişse aynı işlem tekrar gönderilmez. Gümrük bağlantısı ve muhasebe kaydı incelenmeden iptal veya yeni belge kararı verilmez.

İşletme, dosyaya hata ekranını, müşavir yanıtını, düzeltilen alanı ve son sistem yanıtını ekler. Bu kayıtlar, mali müşavirin sonraki beyan ve muhasebe işlemlerini daha hızlı değerlendirmesine yardımcı olur.

Bu örnek, sorunun yalnızca büyük şirketlerde görülmediğini gösterir. Küçük işletmelerde bir kişinin hem satış hem muhasebe yapması riski artırabilir. En azından GÇB numarası ve toplam tutar için ikinci bir kontrol noktası oluşturulmalıdır.

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası nasıl önlenir?

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası, fatura oluşturma ve gönderim öncesi kontrol adımları standartlaştırılarak önlenir. En etkili yöntem, müşavirden gelen bilgiyi doğrudan sevkiyat dosyasıyla eşleştirmektir.

Her sevkiyat için ayrı bir kontrol kaydı açın. Bu kayıtta müşteri, sipariş, fatura, GÇB, taşıma evrakı ve sorumlu kişiler bulunmalıdır. Eski faturadan kopyalanan alanlar, yeni belge gönderilmeden önce temizlenmelidir.

• Gümrük müşavirinden güncel beyanname numarası, tarihi ve işlem durumunu aldınız.
• Fatura numarası ve düzenleme tarihini XML kaynağıyla karşılaştırdınız.
• İhracat senaryosu ve alıcı bilgilerinin doğru kayda bağlandığını kontrol ettiniz.
• Mal kalemlerinin miktar, birim, açıklama ve toplam değerini sevkiyat belgeleriyle karşılaştırdınız.
• Döviz cinsi, birim fiyat ve yuvarlama farklarını muhasebecinizle teyit ettiniz.
• Vergi istisnası veya ilgili sebep alanının işlem için doğru olduğunu doğruladınız.
• Belgenin daha önce gönderilip gönderilmediğini ve mevcut yanıtını kaydettiniz.
• Düzeltme sonrasında yeni sistem yanıtını ve müşavir onayını dosyaya eklediniz.

Gönderim yetkisini tek kişide bırakmak yerine, kritik alanlar için ikinci göz kontrolü uygulayın. Özellikle GÇB numarası, fatura numarası ve toplam tutar üçlü kontrol edilmelidir. Bu kontrol, birkaç dakikalık işlemle mükerrer gönderimi önleyebilir.

Şablonlar kullanılıyorsa, önceki sevkiyata ait numara ve tarih alanları otomatik temizlenmelidir. Otomatik alan eşleştirmesi yanlışsa, yazılım desteğinden test faturası veya güvenli kontrol yöntemi isteyin. Üretim belgesini deneme amacıyla tekrar tekrar göndermeyin.

Mevzuat, teknik şema ve portal ekranları zamanla değişebilir. Vergi istisnası, belge senaryosu veya gümrük akışında güncelleme olduğunda süreç dokümanınızı yenileyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi düzenli olarak kontrol edin.

Özet: 5 maddede ihracat faturasında gümrük beyannamesi hatası çözümü

İhracat faturasında gümrük beyannamesi hatası çözümünün temeli, belge statüsünü belirlemek ve doğru kaynaktaki GÇB bilgilerini XML ile karşılaştırmaktır. Aşağıdaki beş madde, sorunu güvenli biçimde yönetmek için uygulanabilir kısa bir yol haritası sunar.

• Statüyü belirleyin: Faturanın taslak, kuyrukta, reddedilmiş, gönderilmiş veya kabul edilmiş olduğunu kaydedin; aynı belgeyi bilmeden tekrar göndermeyin.
• GÇB bilgisini doğrulayın: Gümrük müşavirinden doğru sevkiyata ait güncel beyanname numarasını, tarihi ve işlem durumunu yazılı olarak alın.
• XML'i inceleyin: Fatura ekranı ile gönderilen XML içinde numara, tarih, senaryo, alıcı, kalem, tutar ve döviz bilgilerinin tutarlı olduğunu kontrol edin.
• Statüye uygun düzeltin: Taslak veya teknik ret durumunda sistemin izin verdiği düzeltmeyi yapın; kabul edilmiş belgelerde müşavir ve mali müşavir onayı olmadan iptal veya yeni gönderim başlatmayın.
• Kayıtları saklayın: Hata metnini, ETTN'yi, müşavir yanıtını, değişen alanı ve son sistem yanıtını aynı sevkiyat dosyasında koruyun.

Bu yaklaşım, hatayı yalnızca ekrandaki uyarıdan okumak yerine kaynak belgelerle teşhis eder. Böylece yanlış GÇB numarası, XML uyuşmazlığı, tutar farkı ve belge statüsü sorunları birbirinden ayrılır.

Kesin işlem yöntemi, ihracatın niteliğine, belgenin kabul durumuna ve gümrük bağlantısına göre değişebilir. Ceza, süre veya iptal yöntemi hakkında varsayım yapmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli tek havuz kontör paketleri bulunur; paketler 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve 12-18 ay kullanılabilir.

Ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneği, belge akışını tek panelden takip etmek isteyen işletmeler için kullanılabilir.